企业电子档案管理中存在的问题及对策

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企业电子档案管理中存在的问题及对策

作者:丁文军

来源:《新西部下半月》2015年第10期

【摘要】本文针对当前企业电子档案管理中存在的问题,提出了加强企业电子档案管理的对策建议。电子档案管理人员要转变思维方式,更新观念;要做好电子档案鉴定工作,提高电子档案管理水平,进一步加强电子档案管理制度;建立档案安全保障体系和严格的保管制度,维护企业电子档案安全;加强电子档案管理的队伍建设。

【关键词】企业;电子档案管理;问题;对策建议

一、引言

近年来,随着计算机网络技术和办公自动化设备在企业中的大量应用,企业在日常的经济管理和科研生产中产生了大量的电子文件,对这些电子文件进行科学规范的管理是我们做好企业电子档案管理工作的一项重要任务。而对企业而言,做好电子档案管理工作,有利于保证企业档案的安全性,促进企业管理水平的提升;有利于实现纸张档案和电子档案的转换,方便企业档案的管理和输入;有利于企业相关资料的查询;有利于提高现代先进技术的使用率;能够实现办公自动化、无纸化的目标,能够在很大程度上拓宽电子服务范围,提高档案部门的地位,提高企业的现代化水平,确保企业与时俱进,紧跟时代的发展潮流。但是由于种种原因,企业在电子档案管理工作中还存在一些问题,我们只有重视问题,有效地改善和解决问题,才能促进企业电子档案管理工作加快发展,与时俱进,从而更好地为企业发展贡献力量。本文就对当前企业电子档案管理工作中存在的问题进行分析,也结合个人的工作实践提出几点对策建议。

二、当前企业电子档案管理存在的问题

1、对电子档案的认识不足

电子档案作为一种新生的事物,以其自身的独特优势(如具有可复制性、操作方便、实现资源共享、方便快捷、节约存储空间的特征)正在逐渐取代传统的纸质档案。然而,当前还有一些档案工作者思想观念陈旧、意识淡薄;对电子档案的管理不够重视;对新生事物也不好好接受,始终认为档案还是纸质的比较妥当,致使电子档案管理长期停滞不前;计算机操作水平低等,这给企业电子档案工作带来了很大阻碍,影响了企业发展的现实需要。

2、电子档案鉴定责任不清楚和归档管理工作滞后

电子档案的鉴定是根据鉴定的内容对其真假和价值判断的一项工作,档案鉴定的难度大、要求高,并且需要企业相关各部门的积极配合。然而,在企业电子档案管理中鉴定责任不是很清楚,致使电子档案鉴定工作不能顺利开展,甚至处于滞后状态,这样日积月累使得要鉴定的电子档案逐渐增多,负担加重,进而加大了规范管理的难度。另外,由于对电子档案的保管期

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