行政人事管理制度

XXX公司行政人事管理制度(试行)

为规范公司的管理，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，制订本管理制度。

一、考勤制度

1、员工工作时间由公司各项目根据工作性质单独确定。

2、公司实行上、下班两次打卡考勤制度，所有员工上、下班必须在指定地点打卡。

3、若因工作原因不能回到指定地点打卡者可微信打卡，要求将微信打卡图片分别发送到工作群和考勤管理员，打卡图片必须清楚显示日期、时间和地点。

4、凡因自身原因没能打上卡的须在48小时内填写《未打卡说明登记表》，请直属上司签卡后并交行政部审批，然后到行政部门签卡，每人每月签卡次数不能超过三次，超过三次数的行政部门不予以签卡，以事假论处。

5、迟到、早退按10-30元处罚，旷工半天按事假一天处罚。

6、考勤统计以纸质考勤表为准，打卡记录为辅证；如只有纸质考勤记录无打卡和签卡记录者视为缺勤，按旷工处理。

7、员工休假必须提前向直属上司书面请假（时间紧急可先电话请假，并于休假结束之后上班第一天内完成书面请假手续）。

8、项目经理必须在每月5日前（遇节假日提前）完成上月考勤表的审核，签字后提交至行政部门，提交后不能更改，考勤错误在下

月工资核算中结算（离职员工除外）。

二、周报制度

1、项目经理必须在每周周五（遇节假日提前）下班前在工作群提交本周周报。

2、周报内容：

⑴人员编制（编制、在编、缺编）；⑵安全培训及安全操作规程检查；⑶品质检查；⑷费用明细及总额；⑸员工着装、礼仪执行情况

⑹工作完成情况及困难；⑺合同外服务项目、证据及收入。

3、行政部门每周六完成周报提交情况检查，将周报打印存档，总经理负责工作点评和并协助排除困难。

4、未提交周报的项目经理按200元/次进行处罚，累计三次及以上降职。

三、员工招聘、入职及离职

㈠招聘

1、项目经理负责本项目员工招聘，行政部门负责平面、视频和网络招聘资料制作和发布。

2、公司员工推荐新员工入职满三个月者，按每名50元（3名及以下）或100元（第4名起）进行奖励。

3、新员工面试合格当天下午5点前，项目经理应将新员工的身份证照片（或复印件）提供给行政部门购买商业保险（注：保险公司周六、周日、法定节不上班，工作日下午5点下班），项目经理务必电话或微信向行政部门确定已成功参保后方可办理入职，新员工未参保就入职造成的工伤损失由项目经理全额赔偿。

4、应聘管理岗位（办公室人员和项目主管级及以上）的新员工通过面试后，必须到指定医院进行体检，并将体检报告交至行政部门，行政部门确认符合履行应聘岗位身体条件的方可入职。

㈡入职

1、新员工办理入职时需签订以下资料：

⑴签订劳动合同人员

①人力资源档案表；②《劳动合同》一式两份并按手印；③保密承诺书并按手印；④商业及个人行为操守协议书并按手印；⑤保密承诺书并按手印；⑥入职引导表。

⑵签订劳务合同人员

①劳务人员信息登记表一份；②《劳务合同》一式两份并按手印；

③根据年龄要求填写放弃购买社保确认书并按手印；④向员工发放《安全操作规程》,由新员工签字并按手印。

⑶过程监控

项目经理（或招聘专员）全程监控签订过程，确保所有资料由新员工本人签字、按手印，按手印一律用右手食指。

2、新员工入职时需提供学历证（签订劳动合同者）、身份证、银行卡复印件各一份。

3、由项目经理（或招聘专员）向新员工进行制度和第一级安全培训，由新员工签字确认。

4、由主管向新员工指定工作区域、发放工作装、告知工作要求、品质标准及危险源，并进行第二级安全培训，由新员工签字确认。

㈢离职

1、员工离职须提前一个月填写《离职申请表》，报项目经理审批（主管以下还须报总经理审批）并确定离职日期后报行政部门，由行政部门按确定的离职日期填写《解除劳务（劳动）关系确认书》后，再由离职人员签字并按手印（右手食指）；

2、由项目经理于员工离职当天安排工作交接及物料、工具、借款和服装清退，并将离职人员考勤表及交接清单提交至行政部门。

3、行政部门应于两个工作日内完成离职人员工资核算，并提交财务部门发放。

㈣档案和信息管理

1、员工签订的入职资料或离职资料，项目经理必须全程监控签订过程，确保由员工本人签字和按指纹，并于三个工作日内交至行政部门，由行政部建立员工花名册并进行资料归档。

2、项目经理负责建立和维护本项目员工通讯录，并及时提交行政部门。

3、项目经理负责建立主管工作群，主管负责建立分管区域工作群。

四、物料管理

1、物料申购：每月25日（遇节假日提前）下班之前，项目经理根据物料预算填制下个月的物料《月购计划表》(所有物料要有明确的规格和型号，以免误购），签字后报总经理审批，之后再提交行政部门。

2、采购入库：由行政部门将各项目物料月购计划提交采购人员，

由采购人员向指定供应商提出订货计划，物料到货后由采购人员填制《出入库单》并与仓库管理人员进行物料验收，仓库管理员根据《入库单》建立物料台帐。

3、货款支付：财务部门凭《出入库单》和发票挂帐支付货款。

4、物料出库：仓库管理员通知物料申购项目经理领料出库，并在《出入库单》签字，仓管管理员在物料台帐登记物料出库记录。

5、供应商选择：每种物料（尽可能集中）由采购人员到供应市场选择至少三家能满足公司需要的供应商，将物料报价单交财务部门寻价审核，并给出供应商选择建议，报总经理审核后由财务部门和采购人员备案。

五、工资管理

公司工资实行一级核算，项目经理负责工资标准的确定、业绩的考核、核算资料的提供、核算结果的复核，行政部门负责员工工资的核算，每月30日前分项目发放上月工资。

㈠工资标准确定

1、员工工资标准调整由项目经理确定，并填制《人事异动单》，签字后提交总经理审核。

2、新员工工资标准由项目经理确定，并填制《人事动态表》，签字后提交总经理审核。

㈡工资核算流程

1、由项目经理在每月5日前向行政部门提交《考勤表》时同时提供其它补发款明细。

2、由行政部门在每月10日前（遇节假日提前）根据项目员工工资标准、考勤完成员工出勤工资、加班费和餐补的核算，并提供给项目经理复核。

3、项目经理必须在一天之内完成《工资表》复核，签字后提交行政部门。

4、行政部门将《工资表》提交财务部门审核、总经理审批。

㈢临时工用工审批

新项目和春季需用临时工，由项目经理向总经理提出书面申请，由总经理审批用工人数和工资标准，项目经理只能在总经理审批的用工人数和工资标准范围内聘用临时工，否则，行政部门不予核算临时工工资。

㈣离职人员工资单独审批，于离职当天结算，3个工作日内发放。

六、费用报销管理

㈠报销时间及流程

1、费用发生部门须在每月20号前向财务部门提交本月需报销的费用清单及原始凭证（发票、单据），凡逾期提交的顺延至下月处理报销，超过三个月（含）以上未提交的原始凭证不予报销，视为自动放弃。

2、财务部门于当月28日前完成会计凭证制作并由财务部门负责人审核签字，再通知费用发生人员签字确认、费用发生部门经理审核、总经理审批，再按授权上报审批，并提交财务部门。

3、财务部门按审批报销金额（有借款的须先扣除借款）以现金

或银行转帐方式支付给报销人。

㈡报销范围及要求

1、报销范围

包括因公司经营业务发生的差旅费、采购费、交通费、办公费、运输费、业务招待费、培训费、资料费，在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

2、报销要求

⑴差旅费

①员工出差前须填制《出差审批表》，确定出差时间、地点、事由，经项目经理审核、总经理审批后方可出差，凭《出差审批表》和发票报销；

②交通工具及费用限额（人/日）

③凡因考察、学习等原因出差者，出差返回后应将考察、学习报告及相关图文资料等有参考价值的资料提交行政部门报批存档，财务部门根据审批过的出差报告给予报销费用。

⑵采购费

包括用于生产和办公的设施、设备及物料采购费用，须由申购项

目的经理填制《申购单》提报总经理审批，再按授权上报集团审批后，然后实行三家比价、财务核价，凭《申购单》、《核价单》及发票报销。

⑶业务招待费

是因业务需要招待客户所发生的礼品费、餐费。礼品费须提前上报礼品计划报总经理审批，再按授权上报集团审批后实施，凭礼品计划及发票报销；餐费须由业务发起人填制《客户接待单》，列明接待时间、对象以及人数，报总经理审批后，凭《客户接待单》及发票报销。

⑷交通费

是因业务需要外出（非出差）过程中发生的交通费用（包括乘座公共交通工具的费用，自驾的油费、路桥费、停车费），由业务发起人填制《派工单》，列明外出时间、地点、事由，经总经理审批后，凭《派工单》及发票报销。

⑸运输费

是公司向项目所在地或客户发运设施、设备、物料、文件、合同及其他物品产生的费用，由业务发起人经总经理审批后，凭运输合同（或快递单）及发票报销。

⑹办公费

是租赁办公场地，购买办公用品、日用品、订刊费、电话费、网络使用费和饮用水等，须由申购项目的项目经理填制《申购单》提报总经理审批，凭《申购单》及发票报销。

⑺团队建设费

是公司为增强员工凝聚力发生的费用。由业务发起人以函件形式向总经理申请，经总经理审批同意后方可实施，凭函件及发票报销。

⑻培训费

是员工参加特种作业上岗培训取证或参加地方政府、行业协会专项资质培训发生的费用。必须由行政部门提出书面申请，总经理审批方可实施，凭申请及发票报销。

⑼广告及资料费

是公司因业务需要投入的招聘（含网络招聘）和营销广告而产生的费用，因业务拓展或应地方政府和行业协会要求的发生资料费，必须由行政部门提出书面申请，总经理审批后，凭申请及发票报销。

⑽其它规定

①因开展公司业务发生的其它费用，须本着业务发起人申请、总经理审批原则，凭申请（须审批同意）和发票报销

②实行“费用包干制”且费用包括交通费（含公共交通工具乘座费、高速公路通行费、停车费）、餐费的，则不再按本制度单独报销交通费、餐费。

㈢借款标准、要求及流程

1、员工因公（因私一律不予借支）需要借款，借款金额不得超过其月工资总额的50%（工伤医疗费除外），超过时须有担保人(未特别指明担保人时,借款单上的最高职务审批人为默认的担保人,借款人未能按期偿还借款的,由担保人于借款日期到期后一个工作日内偿还借款)。

2、员工已有借款未完清的，不得再借款。

3、试用期员工不得办理借款,总监级以上人员因公出差不得办理个人借款。

4、员工因公借款由借款人并填制《借款单》,列明借款事项、金额、还款日期（未注明还款日期则默认为借款事项完成之日）,经项目经理审核、总经理审批（超出限额须担保人且报经董事长审批）后，由财务部门向借款人支付现金或转帐至借款银行卡。

5、员工借款事项完结后,在报销时扣回借款,余额于报销当时交回。因特殊原因当时不能交回的，延期三个工作日交回，延期三个工作日未交回的，视为严重违纪，公司予以辞退，公司采取法律手段强制收回并按每日1‰收取滞纳金。

六、安全管理

1、公司安全管理按《中华人民共和国安全生产法》实行全员责任制，各级管理人员必须贯彻国家“安全第一、预防为主、综合治理”的安全方针和生产经营服从安全需要的原则，确保生产安全。

2、公司贯彻执行国家一岗双责“管生产（经营）、管安全；谁主管、谁负责；谁安排、谁负责；谁带班、谁负责”的安全生产管理制度，各级管理人员必须既负责工作任务安排、也负责生产安全。

3、安全培训

⑴项目经理负责新员工的一级安全培训，在新员工入职时对员工实施《安全操作规程》和安全案例培训，并向员工发放《安全操作规程》,由新员工签字并按手印（右手食指）后交行政部门备案。

⑵主管负责新员工的二级安全培训，在新员工入职时进行岗位危险源地点和事项的培训以及《安全操作规程》重申，由新员工在《安全培训记录》上签字确认后由项目经理统一交行政部门备案。

⑶主管每月开展一次安全培训，培训内容为工作区域和岗位的安全注意事项、安全操作规程，辖区所有员工必须参培（因个人原因未参培员工必须于一天内自主学习并提交本个签字的学习心得，未按时提供学习心得的员工立即予以辞退），参培员工在《培训签到表》签字确认，每月5日前由项目经理统一将上月《培训记录》和培训照片交行政部门备案。

⑷主管在每日早会进行安全提醒并形成记录备查。

⑸项目经理未上交培训资料按缺一次扣200元进行经济处罚，由此引起的安全事故由责任人承担公司50%经济损失。

4、安全事故处理

⑴工作中发生安全事故，主管必须于10分钟内确认受伤时间、地点、原因、拍照留证、组织抢救并向项目经理报告。

⑵项目经理收到事故报告必须于1小时以内赶到抢救医院确认伤情，并于2小时内向行政部门报告受伤时间、地点、原因、伤情。

⑶行政部门收到项目经理报告后30分钟以内进行核实并上报保险公司。

⑷项目经理于安全事故发生一天内，向行政部门提交安全事故调查报告，报告内容包括：⑴事故描述：时间、地点、原因、伤情、抢救情况；⑵事故原因分析：①是否实施一、二级安全培训及实施证据，

②该员工是否参加月度安全培训（未参加员工自学心得），③受伤地点和原因是否已识别为危险源，④该员工是否执行《安全操作规程》。

⑶事故责任确定：事故原因分析所列①②③项未做到为安全责任事故（第④项未做到立即修订培训资料）。⑷事故处理：②管理人员未履职按安全管理第3项第⑸款进行处罚，②员工违章操作承担公司损失的50%，③向公司通报安全事故处理决定，各项目组织传达学习。

七、品质管理

公司品质管理实行全员责任制，通过早会提高质量意识，通过品质检查加强过程控制，通过考核落实质量责任。

1、每日早会主管必须对上一工作日的服务品质进行点评，提出当日注意事项。

2、每日工作过程中的品质检查分为员工自检、主管巡检、经理抽检，员工自检整改不处罚，主管巡检按每处5元进行处罚，经理抽检按每处10元进行处罚（主管承担一半），

3、若因员工过失或未按上级要求的时间、质量完成工作任务导致公司被客户投诉，第一次进行口头警示，第二开始按每次5元进行处罚。

4、客户因服务品质问题对公司扣款，责任区域操作人员承担20%，主管承担20%、项目经理承担10%，并纳入月度经营考核。

5、主管（或经理）每月25日之前（遇节假日提前）将客户满意度调查表提交给服务项目负责人评分后，于每月28日之前报送行政部门，未提交按每次200元进行处罚。

八、仪容仪表管理

1、岗前检查：上岗前由主管召集员工召早会，并检查员工仪容仪表，符合标准方可安排上岗，仪容仪表上岗标准：

⑴必须穿着公司统一配置的工作服、黑色软底布鞋，不准穿拖鞋、鞋袜破烂、制服不整及奇装异服。

⑵无白发，女员工化淡妆、涂唇膏、盘头发（或短发），不可以浓妆艳抹、留长指甲，男员工不得留胡须、长发及大鬓角。

2、岗位检查：工作期间由主管或领班在工作现场检查员工礼仪，发现问题立即纠正，礼仪检查标准：

⑴笑容可佳、彬彬有礼，使用礼貌用语，例如：“您好”、“对不起”、“不客气”、“再见”等，任何时候都不能说：“喂”。不可用刻板面容对待宾客及同事。

⑵对于客户或工作人员的询问，应立即停下手上的工作，面对来人站立好，礼貌地说：“请问您有什么事？”。

⑶对客人指明方向应停下手中的一切事情，面对客人站好，用手掌指明方向，若不清楚，请告知客人：“对不起，我不是很清楚，您稍等，我帮您问问行吗？或您可以到客户中心了解一下具体情况”。

⑷工作时，必须尽量降低声音、不可以大声喧哗，留意言谈及控制情绪，不可以侮辱客人、同事和上司。

⑸在指定员工通道出入，不可以擅自出入其它通道。

⑹不能随地吐痰、乱丢杂物，看到地上有杂物时，必须主动拾起放入垃圾桶内。

3、定期巡查：由项目经理定期开展工作巡查，如有违反仪容仪表和礼仪的情况，按每次10元进行经理处罚。

九、其它

1、所有处罚事项，必须由被处罚人直接上司填制《处罚通知单》，经项目经理审批（项目经理被处罚由行政部门制单、总经理审批），并于审批后两天将《处罚通知单》交行政部门和被处罚人。

2、本制度由行政人事部制定、修改和解释。

3、本制度自下发之日起试行，在试行中完善。

附件：

LX-HR01-01《请假单》

LX-HR01-02《考勤表》

LX-HR01-03《未打卡说明登记表》

LX-HR02-A01《人力资源档案表》

LX-HR02-A02《劳动合同》

LX-HR02-A03《保密承诺书》

LX-HR02-A04《商业及个人行为操守协议书》

LX-HR02-A05《保密承诺书》

LX-HR02-A06《入职引导表》

LX-HR02-A07《离职审批表》

LX-HR02-A08《解除终止劳动合同确认书》

LX-HR02-A09《解除终止劳动合同证明书》

LX-HR02-B01《劳务人员基本信息登记表》

LX-HR02-B02《劳务合同》

LX-HR02-B03《劳务人员放弃购买社会保险确认书》

LX-HR03-01《离职申请表》

LX-HR03-02《解除劳务（劳动）关系确认书》LX-HR04-01《人事异动单》

LX-HR04-02《人事动态表》

LX-HR05-01《安全操作规程》

LX-HR06-01《培训签到表》

LX-HR06-02《培训完成情况记录》

LX-ZX01-01《月购计划表》

LX-ZX01-02《申购单》

LX-ZX01-03《出入库单》

LX-ZX02-01《出差审批表》

LX-ZX03-01《客户接待单》

LX-ZX04-01《核价单》

LX-ZX05-01《派工单》

LX-ZX06-01《处罚通知单》

LX-ZX07-01《借款单》