中学档案管理制度

双流县通江职业中学档案管理制度

总则

1、为加强学校档案工作，全面提高学校档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据

《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等有关规定的精神，特制定本制度。

2、学校档案工作是学校工作的组成部分，是提高学校工作效率和质量的必要条件，是

维护学校工作历史面貌的一项重要工作。

3、各部门重大活动和工作活动中形成的全部档案均由本学校档案部门集中统一管理。

学校档案工作职责

1、传达贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策、法规和地方档案行政管理部门的

规定、办法。

2、制定本单位档案工作计划、管理办法、规章制度。

3、集中统一管理本学校在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案，积极提供

利用，为学校各项工作服务.

4、对本学校各部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导。

5、办理领导和上级档案部门交办的其他有关档案业务工作。

档案工作岗位职责

一、分管领导职责

1、分管领导负责机关档案工作的全面领导，确保学校档案工作的宏观建设，努力提

高档案工作科学管理水平，确立档案为学校和部门服务思想。

2、把档案工作列入学校议事日程，纳入目标管理，定期研究、检查、督促，确保完成

档案工作任务。

3、根据档案事业发展规划和工作要求，支持、解决档案管理工作中所需的人力、财力、

物力。

4、关心档案室和档案工作人员的工作、学习，表扬和奖励作出贡献的档案人员，以促

进、提高档案人员的政治、业务素质和工作积极性。

二、档案管理人员职责

1、宣传贯彻《档案法》及党和国家有关档案工作的方针、政策和规定，热爱档案工作，

努力学习档案专业知识，不断提高业务水平。

2、建立健全档案工作制度，规划草拟本学校档案工作计划和管理制度，并认真贯彻执

行。

3、按规定做好文书档案的工作和平时的归档工作。

4、集中统一管理本学校全部档案，做好各类档案及有关资料收集、整理、鉴定、统计

工作。

5、熟悉本学校室藏档案，积极开展档案的利用工作，热情接待查档人员，按规定办理

借阅手续，注意掌握利用效果的收集，编制必要的检索工具和参考资料。

6、认真做好库房管理，维护档案的完整、安全。

7、开展档案行政执法检查，对违反《档案法》的行为予以制止，并及时向领导汇报，

提出处理意见。

8、完成领导和上级档案部门交办的有关档案业务工作。

三、兼职档案人员职责

1、严格遵守相关档案法律法规，协助专职档案员在学校开展档案法律法规学习宣传

活动，增强全体教师归档意识。

2、认真参加学校年度文件材料归档等档案业务活动，注意收集本部门工作所产生的

档案材料，依照分类方案随时归入有关卷夹(盒)内。

3、每学期末按照要求对本部门所收集的档案进行整理、装订，并向档案室移交。

文书工作制度

文书工作是学校工作的组成部分，是保证文件质量，提高工作效率的必要条件，也是为档案工作打好基础的一项重要工作。

1、文书工作必须做到及时、准确、安全。

2、外单位来文一律由文书人员拆封，做到当天来文，当天登记，由文书人员负责传

递、用印和归档。

3、各种传阅文件由文书人员负责直送，不得横传，凡属规定阅文对象，阅后均应签

字，以示负责并备考。凡需外借的文件应向文书人员办理借阅手续，并按时退还。

4、正式发出和留存档案的文件材料，定稿和正本应一起归档保存。

5、各类会议都应指定专人，在专用记录纸上进行记录。通过电话发出和收到的重要

通知、指示和报告等应记录后与文件同等对待。

6、本学校工作活动中形成的全部文件材料(包括照片、录音、录像、图表、荣誉证书

等)，必须按照规定，及时向文书人员移交，集中管理，不得借故拖延留存。

7、文书人员应将办完的文件按照归档目录(文件分类方案)，随时归入有关条款的卷

夹(盒)内。

8、严格执行保密制度，做好文件材料的保密工作。没有归档价值的文件材料，经过

鉴别和主管领导人批准后，由文书人员负责统一集中销毁处理。

文件材料整理归档制度

1、应当归档的文件材料必须由学校各部门或承办人员收集齐全，交档案室或档案人员，

进行整理、归档、集中管理，任何个人都不得据为已有或者拒绝归档。

2、学校各部门办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括党、政、工、团、少以

及人事、总务、财会等工作的各种门类和载体的文件材料以及与本学校教育教学业务工作有关的材料，均属于归档范围。

3、文书档案由本学校档案部门(人员)在第二年的七月底以前整理归档完毕；其他门类

和载体的档案按有关规定，由经办人员整理立卷、定期移交归档。

4、归档文件材料向档案室移交时，须当面清点检查，同时附归档材料移交清单，办好

一切交接手续。

5、按照学校档案内容和载体不同，制定统一的分类方案。同一全宗应保持分类方案的

稳定。

6、归档文件的整理，以每份文件为一件。原件与复制件为一件。批复与申请、请示为

一件。报表、名册、图册按其原来的装订方式、一册(本)为一件。同一问题的来文

和复文(包括请示与批复、报告与批示等)可为一件。会议记录、未装订式样的统一的表格、可组合在一起为一件。

7、归档文件按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在

前，复制件在后；文件处理单在前，正文在后。去掉金属钉根据件内文件的厚薄，装订时以文件的左侧和左上角为装订的边和角。

8、编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编制归档号，归档号是在文件整理过

程中，体现归档文件类别，排列顺序的一组数字、字符的集合。包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章。

9、归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录分保管期限装订。

10、装盒：将归档文件依保管期限按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及

备考表项目。装盒时不得混年度混保管期限。档案盒应采用无酸纸制作。声象材料要用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。

档案保管制度

1、根据保存档案资料的数量，设置必要的档案专用库房和柜、橱。

2、档案库房要落实各项安全保卫措施，添置温湿度计、去湿机、吸尘器、消防等设备，

做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。库房照明必须使用白炽灯。

3、档案人员进出库房应随手关门，非档案人员未经许可不得随意入内。

4、严格管理库房钥匙，不得转借他人，不得带出办公室；下班前认真检查库房门窗、

电灯是否关闭；定期检查防火设备，经常处于良好状态。

5、定时做好每天一次的库房内外温、湿度记录，及时采取措施，力争达到规定标准（温

度14～24度，湿度50～60）。

6、照片、底片应放入影集；录音带、录像带、光盘、磁盘应放置密封盒里，放入干燥

剂，有条件的应添置防磁柜。

7、库房中档案按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。库房内箱柜从左到右，从

上至下编号，并编制档案存放索引和示意图，

8、库房内严禁吸烟，不堆放杂物，并经常保持清洁整齐，每周一次，每季大清扫一次。

9、建立全宗卷，积累和存储本机关案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、

销毁清册、检查记录、全宗介绍等七个方面的材料。

10、定期对档案保管状况进行全面检查，对破损褪变的档案要进行修裱和复制。录音

带、录像带根据其特点，每隔一段时间翻录一次，如发现磁带变形，断裂等情况应及时进行补救。发现照片、底片发黄、发霉、变质等现象，及时进行清洗和技术处理。对检查情况要认真做好书面记录。

11、认真做好档案的收进、移出、借阅登记工作，调阅完毕的档案应及时还原，调卷

时要轻取轻放，减少对档案磨损。

12、应配备必要的专用的计算机、光盘刻录机、复印机等档案工作设施，档案设备应

专人负责保管，不得随意私自外借，确保设备处于良好状态。

13、档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。

档案统计、鉴定和移交制度

1、档案统计工作的主要内容包括：档案室人员、经费、设备、面积情况；室藏档案资

料的种类和数量情况；档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研情况，以表格形式揭示他们的过程、现状和变化。

2、统计数据必须准确可靠，坚持实事求是，如实反映情况，不得马虎草率和弄虚作

假。

3、定期或不定期地进行帐物核对，作到帐物相符。

4、建立统计台帐，及时做好平时原始数据的登记工作，注意积累统计资料。

5、按统一规定的统计范围、格式、项目、要求和计量单位逐项填写不得遗漏，一律用

阿拉伯数字书写，字迹工整清晰，不得潦草。统计表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。

6、根据国家档案局《文书档案保管期限表》，结合本学校的具体情况，制定本机关文

书档案保管期限表。定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

7、建立档案鉴定小组，由学校分管领导、档案人员和有关业务部门的代表组成。

8、鉴定档案应采取直接鉴定法，按照档案的实际情况，以案卷为单位，保存从宽，销

毁从严；孤本从宽，复本从严。鉴定工作结束后应写出工作报告。

9、对鉴定后需要销毁的档案，一般应“判处销毁，暂缓执行”。以减少价值预测的失

误，到确认已无利用价值时再行销毁。

10、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记、造册，经学校分管领导

批准后，由二人在指定地点监销，监销人签字。

11、档案销毁清册应归入全宗卷，以留存查。

档案利用制度

1、学校档案人员应熟悉所藏档案情况，主动了解学校各项工作对利用档案的需要，积

极主动地做好提供利用工作。

2、学校档案室对2006年以前案卷必须编制《全引目录》、《案卷目录》，2006年以

后（包括2006年）编制《文件归档目录》，并根据工作的需要编制专题文件目录(卡片)等。

3、学校档案室应利用档案资源，开展档案的编研工作，编写全宗介绍，组织沿革，大

事记，基础数字汇编，发文汇集，专题文件汇集等汇编资料。

4、凡到档案室利用档案，都应按规定办理利用手续，并填写《档案借阅登记簿》，

在档案阅览室或指定地点阅档。查阅档案时不允许在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、折卷。

5、本学校工作人员或基层单位因工作需要查阅档案资料，一般不外借，如特殊情况需

外借时，须分管领导批准，办理登记批准手续，指定归还日期，借阅者不得将案卷转借他人，违者将追究责任。

6、查阅档案应与查阅人的职责相适当，超出职责范围时，须经领导批准，查阅机密文

件，需经分管领导批准后在指定地点查阅。

7、外单位查阅档案，必须持介绍信。

8、已经批准查阅的档案，如需摘抄、复制(印)，须经档案人员同意审核，确认无误后

加盖证明印章才能生效。

9、做好档案利用反馈工作，由利用者如实填写《档案利用效果登记簿》。

10、借阅归还档案时必须当面点清。

档案保密制度

1、认真学习贯彻《保密法》，充分认识档案工作的重要性、机要性，自觉保守党和国

家的机密。

2、定期开展保密检查，发现泄密事件及时追查，并报告有关部门。

3、严格借阅制度，健全借阅手续，按查阅要求和范围提供档案；机密档案资料的借阅，

必须履行批准手续；外借档案及时收回，做到档案资料不失控。

4、不私自将档案资料带出档案室；不私自抄录、复制档案内容传递给他人；不得随便

泄露档案的内容，数量及存放等情况。

5、在私自通信、通电、接待亲友或公共场所不得谈论或泄露国家机密。

6、无保存价值的档案资料及文件材料，应通过鉴定，有关方面确认签字，严格履行销

毁审批手续，方可办理销毁。

财产管理制度

为了进一步加强学校财产的管理，建立健全学校各项制度，防止国有资产的流失或使用过程不慎造成人为的损失特制订学校财产管理制度望师生遵照执行。

1、购买物品首先必须财产保管员填写物品申购单，后经分管领导签名同意，再经校长审批方可购买。

2、物品采购必须由学校指定的人员办理采购，任何部门和个人不得擅自采购。

3、物品购入之后必须凭有效发票经财产管理员验收之后经校长审批后方可报销及使用。

4、学校财产管理员接到物品发票之后即刻登记物品验收登记簿，并及时进入学校资产帐。

5、各保管员加强对本专用室物品的管理及使用，学校管理员应对各分管人员管理的财产每学期进行检查，平时经常性的指导。

6、每学期对班级财产使用管理进行检查，并将检查结果作为评比文明班级、先进班级的依据。

7、认真作好教工调离本校后对财产进行审核交接工作。

8、学校物品出校门必须经学校主管领导批准。任何人不得将学校财产拿出校门。

9、借用学校物品必须凭由学校主管领导审批同意的借条方能借用，用后必须及时归还。损坏必须照价赔偿。

10、学校财产如在使用过程中人为造成损坏必须经财产管理员核准，经主管领导审批，由学校报帐员开据发票进行赔偿。

图书室管理制度

1、图书人员应热情师生服务，为教学服务，认真履行工作职责，做好保管和借阅工作。

2、建立健全图书帐册。新购进的图书都要及时分类、编号、登记、上架，并定期清点核对，做到帐物相符。年终将一年报刊装订成册，归类存放。损坏的图书要履行注销手续，已禁止阅读的图书按上级规定妥善处理。

3、图书室保持清洁、干燥、通风、透光，做好防火、防晒、防霉、防蛀、防盗工作；阅览室保持室内肃静和环境卫生，不大声喧哗，不乱抛果皮和纸屑，不随地吐痰。

4、借阅图书凭借书证办理手续，一次不的超过规定的册数，按时归还；阅览报刊不准乱涂乱画，不准剪贴，不准携带出室。

5、爱护图书，损坏赔偿。教育读者爱护借阅的和阅览的图书报刊，如有遗失损坏视其情节照价赔偿或加倍赔偿，故意破坏者要从严处罚

图书室借阅制度

1、本图书室面向本校一至六年级的学生提供各类中文图书借阅服务。

2、本校学生凭借书证在四楼小图书室借阅图书。读者可在学校网站图书管理版块先查图书目录，并记录下所要借阅的书名及其书号，将书号和书名报给图书管理员办理借阅手续。

3、学生每人每次限借一册图书。借阅时间为一星期。超期归还则取消其借阅资格两个月。

4、读者借阅图书时应仔细检查书内是否有圈点、勾划、缺页等情况，如发现则应立即向图书管理员报告进行处理。严禁在图书上圈点、勾划、撕、挖。若发现损毁图书者，除责成其写出书面检查并通报全校外，还要按有关损坏书刊处罚规定进行处理：处以原书价三倍的罚款，并取消其借阅资格一学期。

5、读者若丢失图书，应购买同版图书赔偿，若无法买到，则按原书价的五倍赔偿。

6、本校学生离校时，必须还清所借图书，否则不能办理离校手续。