秘书工作的特点

秘书工作的特点

一、需要当机立断处理的事情多

这天上午十点左右，李总正在主持一个小型会议，听取有关部门关于工厂污水处理设备运行情况的汇报。这时秘书小王接到李总的一个老朋友打来的电话，对方要求找李总接电话。按有关规定，公司领导人在开会时原则上不得接电话，但是，如果小王机械地拒绝对方，则有可能铸成大错，因为说不定李总因为想了解某种信息而早就在等对方的电话。因此，在这种情况下，秘书应该悄悄告诉李总，听听他有什么吩咐。所以，秘书在平时就应注意熟悉上司的工作内容、社交范围等各种情况。俗话说留心留学问。如果你对上司的工作非法了解，即使遇到这种突然的情况，你也能马上判断出来应如何应付，不至于措手不及。

二、工作的内容变化快

秘书工作的内容不仅繁杂而且变化快。比如按原定的日程安排，秘书小钢今天下午2点应陪上司马总去天成公司拜访王总，落实明年销售代理问题，可就在1点半，天成公司王总的秘书小程来电话，说王总今天下午有急事要出门，希望将原定的时间改到明天上午9点半。如果推到明天上午9点半，那么，原定马总明天去省城跟大地广告公司谈广告的时间就得改期，那么，什么时候再约大地广告公司……面对这种多米诺骨牌效应，小钢又要重新与各方联系协商，及时调整马总的工作日程；调整之后，又要尽快通知有关部门，如马总的司机。

三、一心几用的时候多

秘书工作不仅繁杂多变，而且常常必须同时处理好几项工作。这天，秘书于雪正在座位上准备给刚刚出差回来的赵总报销差旅费，赵总来电话让她赶紧给他去送一份资料；刚刚把资料找出来，前台又来电话说有一位客人找……哪些工作应该优先处理，哪些事情可以暂缓，如果秘书分不清它们之间的轻重缓急，则有可能捡了芝麻丢了西瓜。

四、忙闲不一的情况多

秘书经常是忙碌的，但并不总是忙碌的，如遇到上司长期出差或学习等情况，秘书就显得比较清闲了。忙的时候相当忙，闲的时候也相当闲，这是秘书工作的另一个特征。

秘书的日常工作

一、日常工作的范围所谓“日常工作”是指秘书每天都要做的工作，一般都有固定的模式。对于日常工作，一般不需要上司有专门的指示，秘书可以自行决定或处理。一般秘书的日常工作如下：

1、办公室的整理：上司办公室和会客室的整理打扫，空调、换气、照明的调整等。

2、接待客人和接打电话：为来客登记、带路和传话；给客人端茶送水和送客人出门；接电话并转达电话内容等。

3、文书工作：起草公司内外的文件信函；各种文件信函的收集与存档。

4、日程管理：日常日程表的管理；会面的预约和登记等。

5、信息管理：收集公司内外的各种信息，并对信息进行整理、汇编和上报。

6、出差准备：出差期间的日程管理；与相关单位联系和协调；安排交通工具、住宿地点；出差回来后的费用报销、出差总结

7、准备会议：会场的安排；登记工作；制作会议文件资料并发放给会议代表；作会议记录和会议纪要等。

8、照顾上司：给上司沏茶(或冲咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。

9、档案管理。

10、辅导新秘书的工作。

秘书在处理上述日常工作的同时，还需要经常处理一些非常常工作。非常规工作是指在工作日程之外突然出现需要紧急处理的事情，也可以说是突发事件。发生突发事件时，秘书更需要能冷静。主要的突发事件有这么几种：上司急病、上司出了事故、重要客户急病或突然死亡、媒体采访、遇到骚扰等。

二、职责范围1、整理办公室：秘书的主要职责是为上司整理办公室。应该说整理办公室是一件很平常的工作，不仅秘书，每一个白领都要整理自己的办公室，但是，作为一种职责，秘书的“整理办公室”并不单指手持吸尘器为上司吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。在这里“整理办公室”有更广泛的含义，它包括了从文书档案一直到与各部门联系和协调等工作，即为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。可以说，秘书工作是从整理办公室开始，也是以整理办公室结束。

2、收集信息秘书的第二大职责就是为上司收集他决策所需的信息。比如你的上司是主管营销的副总，他负责公司的市场、销售、采购等几个部门的工作；为了给他的决策提供可靠而又及时的信息，你就要经常与上司负责的这几个部门联系，并通过各种途径收集各种信息。这项工作的难度是判断这些信息的真实性和可靠性。如果是这几个部门汇报上来的材料，那这些信息是否准确还比较好判断；如果是从网上或其他途径收集到的，那判断起来就不那么容易了。对于秘书来说，给上司提供信息一定要及时，但必须慎重。

三、发挥主观能动性由于秘书工作的琐碎和繁杂，上司不可能对秘书的每一项工作作出指示，所以，秘书应该充分发挥主观能动性，完成自己职责范围内的工作。但是，这并不等于什么事都由你一个人决定。秘书的能力表现在她能判断什么事情可以由自己决定作主，如果判断出是自己能作主的，那就无须上司交代而出动去做。能恰到好处地分担上司的“杂务”，是个秘书能力的标志。

要充分发挥主观能动性，一定要先熟悉上司的工作习惯。有些上司十分清楚自己的工作量，他可以合理地将自己认为是“杂务”的工作分派给秘书去做。但大多数的上司还是习惯把各种杂务揽在自己的身上，使自己苦不堪言。因此，作好助手，秘书要熟悉上司的工作习惯和工作内容，知道自己能为上司做哪些杂务，哪些“杂务”不能做。

于雪是某公司财务总监的秘书。每年到二月底，她就发现上司特别忙碌，经常把财务部门的几个经理就会频繁地找来，通霄达旦地研究问题，而在平常很难出现这种情况。刚给财务总竖当秘书时，于雪并不知道这是为什么，只是觉得有些特别，所以，她并知道自己要主动做些什么。从去年起她才开始知道，作为一家上市公司，公司每年三月底之前要向社会公开财务决算报告。由于对外发布公司业绩报告会影响公司股票价格，事关重大，所以上司要与那几个经理密切磋商。由于了解了这一点，今年于雪不需要上司交代，过完元旦她就将做决算报告所需要的相关资料都准备好了。

四、注意“越位”秘书的任务就是为上司创造最佳的决策环境，所以，秘书应该有主动积极的精神，尽量为上司多处理一些杂务，减轻上司的负担。但是，这种主动性的分寸不容易把握，许多秘书在工作中积极过了头，有时甚至让上司很被动。经验不足的秘书在工作中常犯这么一种错误：因为上司一向要求这么做，所以这次我也可以这么做，因此，经常不经上司确认就自行其是。虽然上司过去都是那样要求的，但未必这次他也会要求你那么去做。对于那些上司有特殊要求的工作，秘书在做之前一定要请上司确认。另外，在遇到那些自己不明白或自己不能作决定的事情时，必须向上司请示，不能先斩后奏。

作为秘书，绝对不能干预上司的决策，超越自己的职责范围，自行其是。以下几种行为是典型的超越自己职责范围的行为，秘书在工作必须加以注意：

1、未经授权，在各部门送上来的报告上签字盖章。

2、私自代表上司与客人洽谈业务。

3、随便接待或回绝没有预约的客人。

4、询问会议内容。

5、代替上司接待客人。除非上司有明确的授权，那怕是非常熟悉的客人来访，秘书的职责也只是端茶送水和陪客人闲聊，也决不允许秘书私自代表上司与客人洽谈业务上的事情。

6、随意决定上司的工作日程。即使上司工作日程表上空余的时间较多，秘书也不能按自己的想法更改上司的日程表，重新安排上司的工作日程；要更改上司的工作日程表必须先与上司商量。

五、执行指令与服从指令1、执行指令

正确而且按时处理好上司交办的工作，这是对一个秘书的起码要求。秘书在接受上司的指示和执行上司的指示的时候，应该注意以下几点：

a、对于自己的日常工作，不需要都等上司的指示，应该自觉主动地去处理。

b、在同时处理几项工作的时候，要分清轻重缓急，确定需要优先处理的工作。

c、在处理上司交办的工作时，不能自作主张影响工作结果。

d、完成上司交办的工作之后，要找适当的时机向上司汇报。

2、记录指令

对于上司一些重要的指示要尽可能地记录下来。由于这种记录只是给自己看，所以记录可灵活简洁一些，如使用些缩写或符号；如果过于专注于写笔记本身，就不能集中精力去听上司的指示。秘书在记录上司的口头指示时，要注意以下几点：

a、要准确写出要点。

b、不要照搬口头用语，应高度概括成有文章特点的语句。

c、要将日期、时间、地点、数量等准确、清楚地记下。

d、根据需要可做些省略和简化。

3、服从指令上司在对秘书作指示时，有时也会出现失误。即使上司出现失误也不能当面顶撞。如果当面顶撞领导，对于一个职业秘书来说，是一种职业自杀行为，因为秘书作为领导的助手，在任何情况下，都绝对不能干预上司的决策。

为了工作需要，上司可能会让秘书去帮他做些“私事”或工作以外的事。比如，上司的老母亲从外地来探望儿子，但上司又要主持一个重要的会议，他只好让秘书代自己去火车站接母亲。遇到这种事情，有些秘书就会嘟起嘴，显得很不情愿。这种秘书得不到上司的信赖。如果要想让上司信赖你，那你对他交代的每一项工作都要毫无怨言地接受，并做到让他满意。事实上，对于秘书来说，“份外”的工作往往意味着“额外”的机会。

六、请示与汇报工作1、请示的方法秘书在接受上司指示时，必须注意力集中，并记住以下几点：

a、上司叫你时，应尽快答应，并作好记录的准备；按5W1H原则作重点记录。

5W1H原则是：什么时候？（When）什么地方？（Where）是谁？（Who）

结果是什么？（What）为什么？（Why）过程如何？（How）

b、如果对上司指示有不清楚的地方，不要急于发问，等上司基本说完了之后再问。

c、对于上司指示的要点，特别是一些数字，一定要重复一遍，请上司确认。

d、对于上司的指示，如果秘书了解一些相关的信息，或自己有什么建议和设想，应说出来给上司作参考。

e、如果秘书在接受上司的指示时，发现接受的工作与自己现有的工作在时间上有冲突，自己无法错开，那就应马上说出来，请上司指示。

秘书经常会从不是自己的直接上司那里接受一些指示，如果事情简单，就另当别论，如果执行起来要花费一定的时间和精力，就应该向自己的直接上司汇报。如果不向自己的直接上司汇报，上司又从其他的人那里听到了这件事的话，他可能会不高兴。

2、汇报的方法秘书要将自己执行上司指示的结果向上司汇报，或者将自己收集来的信息向上司或其他人汇报，因此，秘书在工作中需要汇报的情况很多。

在汇报的时候，要记住以下几个基本要点：

a、要向上司汇报什么，自己要事先想好；

b、向上司汇报时要尽量减少不必要的背景介绍，按结论、经过和理由这样的顺序汇报（也可以按结论、理由和经过这样的顺序汇报）；

c、向上司报告工作，要选择合适的时机，最好在完成某项工作之后或者在谈完其他工作的时候顺便汇报；如果情况不是紧急，不要打断上司的工作进行专门汇报；

d、有些事确实是要在上司工作进行中向上司汇报，在这种况下，上司当然希望秘书能尽快把工作汇报完毕，因此，即使上司不催促，秘书也应尽快把工作汇报完，等待上司的指示。

e、如果不是很急会误事，一般都是事后汇报。在汇报时不要过于详细，担心上司不明白，只要汇报按上司的指示把工作完成了就行，比如上司让秘书帮助发封信，秘书办完之后，只要对上司说句“则才这份文件己用挂号信寄走了”就可以了。

f、汇报比较重要的工作时，要把重点内容写下来交给上司。

下面是一个秘书完成上司交办的工作后汇报的例子：

“关于上海分公司召开营销工作会议的事，我在给您的报告里己简单写明了；作为重点，主要是这么两点，一是我公司的新产品展示会，将在上海和杭州举行；再一点就是商品的电视广告制作，我公司决定由天地广告公司负责，经费问题由他们先提出预算，他们已同意。关于在杭州举办新产品展示会的具体时间、场所、费用等具体问题，我己在报告中作了说明，请您指示。”

有很多人有这样一种毛病，在向上司汇报时，喜欢把汇报内容的各种背景扯进来，而且背景又有背景，前300年后500年，以为只有这样上司才能明白自己的意思。其实，你这样云山雾罩让上司反而不明白你到底要说什么事情，所以，几乎所有的上司都讨厌这种越扯越远的背景说明。向上司汇报的原则是“言简意赅”。怎样才能做到言简意赅呢？其实，只要坚持“5W1H”原则，即可。如果让上司明白了以上几条，汇报也就可以了。假如上司要求你再把事情的来龙去脉说明一下，那你才可以在最后作些补充说明。

在向上司汇报之前，秘书应把能想到的问题都想到，而且越周到越好，这样在上司问到时能对答如流。给上司汇报时尽量少给上司出问答题，多出选择题。比如，上司在与客户谈判时，另一个客户来电话，要求更改合同条款，并尽快给予答复。改还是不改，如果改，那又怎么改，当你把这个问题汇报给上司时，就不能让上司做回答题“我怎样答复对方”这样只会让上司为难；如果你让上司做选择题“合同改还是不改”，那上司很容易回答“改”或者“不者”；由于事情来得很突然，上司也可能犹豫不决，他有可能会来征询你的看法，所以，“改还是不改”，你一定要准备好自己的答案，给上司做参考。

秘书工作的性质

（一）秘书的根本性质：辅助性

辅助性是秘书部门天生的属性

辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求

辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的

（二）秘书工作的特征

与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征：

1.中介性

秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也

决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。

2.直接性

秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上

3.全面性

是体现在职能辅助的全面性上

是体现在过程辅助的全面性上

4.服务性

人们把秘书工作比喻为"上管天文地理，下管鸡毛蒜皮"，把秘书工作说成"没大没小，没

完没了"。

5.被动性

秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。

秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。

6.潜隐性

秘书工作的潜隐性表现在三个方面：

活动名义的假借性

活动过程的幕后性

劳动成果的潜在性

7.机密性

秘书应当提防六种不同的职业病态

什么职业干长了都会得职业病，秘书自然也不例外。虽然林林总总的秘书很多，但平时为人们熟识的大概可以归纳为六种。而针对这六种不同类型的工作性质，也就有了六种不同的职业病态，作为秘书应当提防。

1、接线秘书，又称挡驾秘书、花瓶秘书，主要负责领导日常工作中与下属的信息传递。此类秘书在民营企业中较多，一般由二十出头的年轻貌美的女孩担任。任何人想见到里屋的头儿，必须先经过她的同意和联系。要做这样的秘书，必须有好的长相和身材，气质好、做事麻利。日常工作较为轻松，不需要经常加班。但吃的是青春饭，什么时候准备结婚生子了，也就意味着下岗了。由于职业对年龄要求太高，长江后浪推前浪更替太快，易犯的职业病：年老恐惧症，生怕因岁数大了而失宠。最大的愿望是今年二十明年十八。

2、事务秘书，又称拎包秘书、随从秘书，主要负责领导日常工作的安排和落实。这类秘书较为常见，也算是秘书这个职业的形象代表。做这样的秘书非常辛苦，基本上没有自己的时间，不分地点不分时间必须随叫随到，领导到哪里办公务就紧跟到哪里。这类秘书的选拔相当严格，形象、人品、学识都有较高的要求，一般需要经过多年的考察。但一旦被选中，苦是苦了点，但如果干好了就能和领导建立相当密切的私人关系，以后升迁的机会也比别人大很多。由于常年需要事无具细地安排领导活动日程，生怕遗漏一丁点小事，久而久之就有了心理障碍，易犯的职业病：恐忘症。经常出了家门二里地还在嘀咕是否忘了关厕所的灯。

3、文字秘书，又称职业写手或笔杆子，主要负责领导日常讲话、报告的起草工作。这类秘书一般都在做幕后工作，不常露面，也是秘书中最苦最累的。需要经常熬夜赶材料，省鞋但费电费脑子，一年到头都在替别人思考和想话说，人格极易扭曲。做这类秘书，自身综合素质要求较高，特别是需要有较好的总结提练和文字表达能力，非一般人能够胜任。由于常年熬夜苦思冥想，生活极不规律，易犯的职业病：神经衰弱。因睡眠严重不好，往往是三十岁的年龄就到了五十岁的身体。

4、材料秘书，又称发文秘书、催办秘书，主要负责领导机关的公文运转及事务的督办。这类秘书是所有秘书中较为轻松的，平时事务不多，也出不了什么大的差错。但在这样的岗位上学不到什么真东西，做时间长了，人基本上也就废了，除了有机会去当领导，其他业务差不多都已不能胜任。由于常年从事核稿业务，眼睛负担过重，易犯的职业病：近视眼。别看他们不太会写材料，但眼镜度数比谁都高。

5、接待秘书，又称外场秘书、总管秘书，主要负责领导接待活动的安排。这类秘书必须有较好的形象、口才和缜密的思维能力，迎来送往热情周到。做这样的秘书，必须会来事，能够迎合领导的喜好。但经常因为忙于接待而三餐难饱，并时常空肚替领导喝酒，易犯的职业病：胃溃疡。别看他们经常亲自安排丰盛的宴席，但这些好东西却和自己的胃始终不能亲密接触。

6、智囊秘书，又称师爷、军师，主要是替领导出谋划策，排忧解难。这类秘书是所有秘书中层次最高的，堪称领导心腹。能够上到这个层次，没有十年八年的锤炼是不成的。由于知道的内幕消息太多，一般在外界很少与人交流，易犯的职业病：失语症。别看他们平时出谋划策的时候老谋深算，但平时给人的感觉往往是寡言少语。

自黄帝时代开始的我国部落联盟的昌盛时期，秘书工作产生的两个社会基础都已经具备，所以，这一时期应当是我国秘书工作的起源时期。从古籍记载和考古成果来看，也可得到印证。

我国部落联盟昌盛时期自黄帝时代至夏朝建国，历约400年。据古籍记载，黄帝除了设置六相以外，还设置了史官，陪侍于黄帝左右，记录言行，汇编成册，以备忘、信守。这就是我国最早的秘书人员。“史官”这一名称始见于商，黄帝设史官，可能是后人将当时的官名套用于黄帝时期。但是，它说明黄帝时代已有了类似于后代史官那样的秘书人员。史官的出现，是秘书工作起源的标志。

黄帝以后，部落联盟继续发展，公共管理事务越发繁忙，古籍中有关秘书活动的记载也日益增多。据《大戴礼记·保傅》、《淮南子·主术篇》、崔豹《古今注》等古籍记载，尧在位时，曾于庭前设置“进善旌”（即一面旗帜），让百姓站在旗下，向他提出对政事的建议、评论。一时，进善言治理天下者甚众。尧又根据舜的建议，命舜在土阶前树立了一根木柱，让百姓在上面书写意见、指出自己的过失，以修明政治，称为“诽谤之木”。由于此木是舜受命而立的，舜又名重华，所以又称华表。舜继位后，天天去进善旌下、诽谤木前，倾听和阅读百姓的意见，使他能了解下情，便于清除社会弊端。民众欲反映情况、建言陈事，只需击几下敢谏之鼓，他就出来接见，听取意见。这进善旌、华表木、敢谏之鼓，当是我国官方信访活动的源头。

舜在位时设立九官以治天下，其中有纳言一官，命龙（人名）担任。《尚书·舜典》载：“帝曰：龙！朕[B021]谗说殄行，震惊朕师，命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允。”舜命龙不论白天黑夜，需要时就宣布他的命令，并忠实地汇报民情，不让散布谣言、干坏事而使百姓震惊的人胡作非为。《史记·五帝本纪》孔安国注云：“纳言，喉舌之官也，听下言纳于上，受上言宣于下，必信也。”可见，纳言是调查了解下情，向舜汇报，供舜决策，并传达舜的命令，起上通下达作用的官员，当是典型的秘书官员。至此，部落联盟昌盛时期的秘书人员有：史官——记录部落联盟首领言行，并接受咨询的人员；纳言——调查研究，上通下达，宣布首领命令的官员。古籍记载中的文献有：典——记录部落联盟首领言行的上古文书。

综上所述，可知我国秘书工作起源于部落联盟昌盛时期，即黄帝至禹时期，距今约4500年至4100年。考试大编辑整理来源:一、工作失误是难免的

秘书工作千头万绪，在工作难免会出现一些这样或那样的差错。有时在安排上司工作日程时，出现了“撞车”现象；有时给上司送的材料牛头不对马嘴；也有对上司的提问一问三不知，等等。秘书当然在平时就要注意学习，精通业务，以防患于未然。但是，如果差错已经不可避免，那么，秘书应该如何处理呢？

比如，这天下午你在帮助上司整理文件时，上司突然问你：“对市场部做的这个国庆节期间的促销方案，你看怎么样？”“实在对不起，我对这个问题不太清楚。”

你的这种回答虽然诚实，但也只能算是一种应付。上司征求你的意见，说明上司对你比较重视；你这样地回答，不仅让上司失望，而且也说明你作为上司的助手，业务水平有待提高。

出现了差错，就应当采取措施补救，第一步就是要能发现差错。像上面这种情况，你事后也许会意识到对上司的询问的确缺乏应有的礼貌，但平时不注意钻研业务这个问题就往往容易被忽视。

二、失误后必须主动道歉对于秘书来说，谁都可能在工作中出现失误。虽然一般的失误不一定会造成实质性损失，但至少会给上司或同事带来麻烦，所以，工作出现失误之后一定要主动道歉。

有些秘书在出现工作失误之后，不是说“我不知道”，就是把责任往别人身上推，以逃避或隐瞒失误。如果这样，那这种“失误”不仅没有任何价值，而且它会像雪球一样越滚越大，最后有可能已铸成大错。

工作出现失误之后，将已发生的事如实告诉上司或同事，这样反而能反映出这为人的诚实，上司很可能