照片档案整理方法步骤

照片档案整理方法步骤
照片档案整理方法步骤

照片档案整理方法步骤

?一、照片档案的定义

?照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和题名三部分。

?二、照片档案整理原则

?照片档案的整理应遵循照片档案的有机联系、便于保管和利用。照片档案的底片、照片应存放在照片盒内,数字照片的光盘,移动硬盘应单独存放。

?三、照片档案整理方法步骤

?收集——分类——排列——编号——装袋——装盒——编目?(一)照片档案收集

?1、收集范围

?(1)记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

?①领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。

?②本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

?③记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

?(2)记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。

?(3)其他具有保存价值的照片。

?2、收集要求:及时、齐全、完整。

?(1)对属于收集与归档范围的照片,应按照规定定期向本单位档案机关或档案工作人员归档,集中管理,任何单位或个人不得据为

已有。

(2)对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。

(3)对反映同一内容的若干张照片,应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点?(4)底片、照片、说明应齐全。

?(5)底片与照片影像应一致。

?(6)对无底片的照片应制作翻拍底片;对无照片的底片应制作照片。数字照片以光盘、移动硬盘和照片两种方式保存。

? 3 、收集时间

?(1)对具有归档价值的照片,其摄影者或承办单位应及时整理,各档案室归档,一般不应跨年度。

?(2)依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定,照片档案随立档单位其他形态的档案一起向有关档案移交。在特殊情况下,经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。

?(3)档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。

?(二)照片档案分类

?将照片按其形成年度分类或按年度――类别分类。

?(三)照片档案排列

?1、照片在全宗、年度内按时间先后顺序排列;

?2、照片在全宗、年度、类别内按时间先后顺序排列。?(四)照片档案编号

?1、编号

?在照片背面按照片排列顺序逐张编号。

?格式①:全宗号――年度――张号。

?格式②:全宗号――年度――类别――张号。

?2、填写

?(1)将照片全宗号、年度、张号填写到照片档案袋的档号章相应的位置。

?(2)将照片全宗号、年度、张号用笔或标签标注清楚在照片背面左上角。

?(五)照片档案装袋

?将照片装入照片袋,一张一袋,并逐项填写照片袋上的相关栏目。

照片袋采用130克无酸牛皮纸制成,规格长240mm,宽160mm(图略)。

?1、照片袋封面设置

?照片袋封面设置全宗名称、全宗号、年度、类别、张号、参见号、题名(文字说明)等项目(如图)。

?(1)全宗名称:即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。

?(2)张号:照片的排列顺序号。

?(3)参见号:指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。

如:文书2002永久5

?(4)题名:即文字说明。综合运用时间、地点、事由、人物、摄影者五要素,概括揭示照片摄像所反映的全部信息。时间用年月日表示。各要素之间用分隔符合“.”分开。

?2007年12月28日 . 防城港市防城区大菉镇米中村 .市档案局(馆)全体人员到新农村建设支部联系点防城区大菉镇米中村开展慰问困难老党员活动 .图为局(馆)全体人员在该村河堤合影左起依次:秘书科职工龙威展、监管科主任科员戴大伟、监管科科长陈敏、监管科职工庞燕、监管科副科级干部黄茂禄、秘书科科长王春凤、秘书科职工唐堂、局(馆)长唐强光 .摄影者:廖一

?2、照片袋背面设置

?照片袋背面设置备考表。备考表项目包括袋内照片说明、整理人、整理时间、检查人、检查时间(图略)。

?(1)袋内照片说明:袋内照片缺损、移出、补拍、翻拍等情况。

?(2)整理人:负责整理照片档案的人员姓名。

?(3)整理时间:照片档案整理完毕时间。

?(4)检查人:负责检查照片档案整理质量的人员姓名。?(5)检查时间:检查照片档案整理质量时间。

?3、大幅照片的放置

?对于照片袋放置不下的大幅照片,采用其他方式放置,原照片号不能改动。

?(六)照片袋装盒

?把每袋照片按张号顺序装入照片档案盒,并填写档案盒封面和盒脊相关的项目。档案盒规格及监制应符合规定。

? 1 、档案盒封面及盒脊

?(1)档案盒封面应标明全宗名称(图略)。

?(2)档案盒盒脊设置全宗号、年度、类别、起止张号。?(七)照片档案编目

?照片档案应依据全宗、年度和张号顺序编制照片档案目录。

?照片档案目录设置张号、题名(文字说明)、参见号、摄影者、备注等项目(图略)。

?四、底片的整理

?1、底片的排列编号

?采用照片和底片合一编号法,照片号即底片号。

?2、底片号的登录

?宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂片边处,不得影响画面:也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处,不得污染胶片。

?3、底片袋的标注

?底片放入底片袋保管,一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。

对翻派底片,应在底片袋的左上方表明“F”字样。对烤贝底片,应在底片袋的左上方表明“K”字样。

?底片袋应使用表面略粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制作,其PH值应在7.2—9.5之间,α纤维素含量应高于87%。

?底片袋应使用中性胶粘剂,接缝应在袋边。

?五、数字照片中的光盘、移动硬盘的整理

?1、分类:光盘、移动硬盘各自分类。

?2、排列:光盘、移动硬盘按时间先后顺序排列。

?3、编号:光盘、移动硬盘按排列先后流水编号。

?4、光盘、移动硬盘的标注:光盘、移动硬盘各自单独存放保管,并进行标注。

照片档案归档整理规则

照片档案归档整理规则. 照片档案归档整理规则 一.归档内容: 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的

照片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作 品的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。. 11.其他有保存价值的照片。 二.归档要求及归档方式: 1.归档的照片材料,由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集,整理后移交档案室统一整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统,具有有机联系的,反映同一工

作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常,无病毒、清洁、无划伤,确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量,应分别符合国家有关规定,禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称,保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料 移交目录,相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单(一式二份)交档案室,交接双方清点后在移交清单上签字,各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式,由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间: 3.

档案的整理方法

科技档案的整理方法 一般讲,基层档案部门对科技档案的整理,大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。 一、分类。科技档案分类,就是根据科技档案的内容性质和形成特点,把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次,从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。 1、分类的要求。搞好科技档案的分类,应注意以下几点: (1)科技档案的分类要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统,同一种科技档案的分类标准应该一致。 (2)科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点,追求分类的整体适用效果。也就是说,科技档案的分类,要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。 (3)科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。(4)要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件,在编制科技档案分类方案时,要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点,确定明确的分类标准和分类方法,设置科学、合理的类目体系,形成完整的科技档案分类方案。 2、分类的方法。基层档案部门对科技档案的分类,实际上是在分类方案的指导下进行的。科技档案的种类很多,因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的,大体上,科技档案实体分类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法。对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法,其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法,其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。(1)工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类,就是在本单位全部基建档案范围内,以工程项目为分类单元,划分科技档案的类别。 (2)型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类,就是以各个型号的产品或设备为分类单元,划分科技档案的类别。 (3)课题分类法。适用于对科研档案的分类,以各个独立的研究课题为分类单元,划分科技档案的类别。 (4)专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。 (5)地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。 (6)时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。 以上几种基本方法,在实际应用时,可根据具体情况,结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类,具体到不同单位和不同基建项目,其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类,由于产品种类繁多,各种产品代号也不尽相同,因此在型号分类法的基础上,派生出许多具体分类方法,比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类,根据组织形式和设备类型的不同,设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。 二、案卷组织与排列 案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的,因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下,组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种:按结构组织案卷、按

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求 (文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技) 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义:是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。 (二)档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。 (三)档案整理的文件范围:凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。(四)档案整理的方法:一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1)以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2)所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是

一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。 3)以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,2.0cm 三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4)以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5)以“案卷”为单位档案整理的适应范围 (1)大部分单位短期保管(现10年)的文书档案,乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 (2)各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 (3)科技档案按“卷”整理,整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 (4)会计档案按“盒(卷)”整理,整理的依据是财政部、国 (财会字…1998?家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》

照片档案管理方法

照片档案管理 1、照片档案概念: 照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。(见《照片档案管理规范》GB/T 11821—2002。) 照片档案可以分为两类:传统的照片档案、新型的照片档案。传统的照片档案是指以感光材料为载体,以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案,其形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备。 第一节照片档案管理 一、照片档案的积累与收集 (一)直接收集和征集 1、找业务部门收集 2、定人、定点、定期收集 3、全面收集与重大活动重点收集相结合 4、协商与协作收集 5、深入实际部门,发现收集线索 6、收集与翻拍相结合 7、自摄 (二)直接收集的保障措施 1、宣传教育手段 2、行政手段 3、经济手段 4、档案人员直接参与 (三)收集要求 1、对属于收集与归档范围的照片,应定期归档,集中管理,不得据为己有。 2、对存有真伪疑义的照片进行鉴定 3、归档照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁 4、底片、照片说明齐全

5、底片、照片影像一致 6、翻拍与制作照片 7、符合相关标准要求 (四)收集时间 及时整理,不跨年 (五)照片档案的归档范围 1、反映单位主要职能活动和工作成果的照片档案。 2、领导人和著名人物参加与单位、地区有关的重大公务活动的照片档案。 3、单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。 4、记录单位、地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。 5、反映地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。 6、与其他载体档案有密切联系的照片档案。 7、其他具有保存价值的照片档案。 二、照片档案的归档要求 (一)常规照片的归档要求 1、归档的照片材料必须含有照片、底片与文字说明。 2、归档的照片内容应具有真实性。 3、归档的照片和底片应清晰和无损伤(最好为5吋)。 (二)文字说明六要素:照片说明的六要素是:事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。 (三)照片档案的结构 1、底片:底片分为原底片和翻版底片(复制底片)。——照片的母体、核心部分。 2、照片:是通过底片洗印而成的,与被摄对象是一致的。——直接利用的实际物。 3、文字说明:是照片的题名、文字补充和说明材料。——为方便利用,是照片档案的有机组成部分。 三、照片的整理方法、要求 1、照片的分类、组卷 根据形成量大小和利用需求一般采用两种分类组卷方法:一是形成量大的单位按年度——专题分类。是指将一个年度内归档的全部照片结合不同的专题依次排列组卷。一个年度的照片档案可形成一卷或若干卷。二是形成量少的单位按专题——年度分类。是指根据照片所反映的

照片档案归档整理规则

照片档案归档整理规则 一.归档内容: 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单 位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。 11.其他有保存价值的照片。 二.归档要求及归档方式: 1.归档的照片材料,由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集,整理后移交档案室统一 整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统,具有有机联系的,反映同一工作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常,无病毒、清洁、

无划伤,确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量,应分别符合国家有关规定,禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称,保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录,相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单(一式二份)交档案室,交接双方清点后在移交清单上签字,各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式,由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间: 1.照片资料每年三月——六月归档。 2. 照片制作成光盘或数码照片可根据具体活动情况随时归档。 四.整理规则 1 整理原则 照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。每一件事分为一组,底片相应和照片一起同时归档。 2.照片的分类 按照《电力工业企业档案分类规则》(0——9大类)为分类原则。即年度—保管期限—问题进行分类,分类方案应保持前后一致,不能随意变动。 3. 照片的排列 应在分类方案的最低一级类目内,按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用,照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。 照片册按照全宗号、年度、保管期限、册号的顺序排列,上架保存。 4. 照片的编号 照片号是固定和反映每张照片在分类与排列顺序的一组字符代码。由年度、保管期限代码、册号、张号和一组照片内的顺序号组成。采用五段式,第一段四位数字表示形成的年份,第二段表示保管期限代码,第三段表示册号,第四段表示流水号,第 2

文书档案整理方法

档案业务知识培训 2013.3

目录 第一章什么是档案 一、什么是档案 二、档案的形成者是谁 三、档案的本质属性 四、档案的形式多种多样 五、档案的作用 第二章归档文件整理规则 一、需要明确的几个基本概念 1、什么是归档文件 2、什么是归档文件整理 3、什么是“件” 二、文件的收集工作 1、确立文件的收集(归档)工作 2、归档文件的收集要求与方法 三、归档文件整理需要把握的四点要素 1、归档文件整理要做到四个分开 四、归档文件的装订 1、文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、装订要以“件”为单位

3、确定装订顺序 4、装订方式和要求 五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、文件实体分类六、归档文件的排列 七、归档文件的编号 1、盖印文件归档章 2、填写归档章 八、归档文件的编目 1、编制《文书档案归档文件目录》 2、装订《文书档案归档文件目录》 九、装盒 1、文件装盒要求 2、填写备考表、盒脊、封面 3、档案盒盒脊填写要求 第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则

什么是档案 一、什么是档案? 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 二、档案的形成者是谁? 档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 三、档案的本质属性是什么? 档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点,其中历史再现性为其本质属性,其他特点为其一般属性。因此,可将档案的定义简要地表述为:档案是再现历史真实面貌的原始文献。四、档案的形式多种多样。 档案的形式多种多样,包括载体、制作手段、表现方式等。 1、从载体来看,有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等;

照片档案整理方法步骤

照片档案整理方法步骤 ?一、照片档案的定义 ?照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和题名三部分。 ?二、照片档案整理原则 ?照片档案的整理应遵循照片档案的有机联系、便于保管和利用。照片档案的底片、照片应存放在照片盒内,数字照片的光盘,移动硬盘应单独存放。 ?三、照片档案整理方法步骤 ?收集——分类——排列——编号——装袋——装盒——编目?(一)照片档案收集 ?1、收集范围 ?(1)记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。 ?①领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。 ?②本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 ?③记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。 ?(2)记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。 ?(3)其他具有保存价值的照片。 ?2、收集要求:及时、齐全、完整。 ?(1)对属于收集与归档范围的照片,应按照规定定期向本单位档案机关或档案工作人员归档,集中管理,任何单位或个人不得据为

已有。 (2)对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。 (3)对反映同一内容的若干张照片,应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点?(4)底片、照片、说明应齐全。 ?(5)底片与照片影像应一致。 ?(6)对无底片的照片应制作翻拍底片;对无照片的底片应制作照片。数字照片以光盘、移动硬盘和照片两种方式保存。 ? 3 、收集时间 ?(1)对具有归档价值的照片,其摄影者或承办单位应及时整理,各档案室归档,一般不应跨年度。 ?(2)依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定,照片档案随立档单位其他形态的档案一起向有关档案移交。在特殊情况下,经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。 ?(3)档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。 ?(二)照片档案分类 ?将照片按其形成年度分类或按年度――类别分类。 ?(三)照片档案排列 ?1、照片在全宗、年度内按时间先后顺序排列; ?2、照片在全宗、年度、类别内按时间先后顺序排列。?(四)照片档案编号 ?1、编号 ?在照片背面按照片排列顺序逐张编号。 ?格式①:全宗号――年度――张号。

(档案管理)档案归档文件整理的基本方法

归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,定件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件;一次会议或活动的文件可为一件或两件;会议记录、简报、信息均可为一件或两件;介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起,编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下:正文在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复件在后;转文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法,具体操作将文件的左、上侧对齐,并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊,用包角纸套在左上侧,压紧即可;文件超过40页以上,采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况,我们选择以下分类方法 保管期限-年度分类法

这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关,或每年形成的文件数量少的机关。如: 长久:2001年、2002年、2003年…… 定期:2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成,必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 (1)引言,提示分类方法。如按保管期限-年度,还是按其它分类方法。 (2)类别序号,是最低一级类目(机构或问题)的序号 (3)类目名称,按机构分类的,机关内部第一层机构名称就是类名,如,办公室、业务处;按问题分类的加“类”字,如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案,以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面,根据编制分类方案,分门别类地组放在一起,使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列 1、文件排列的含义,是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

档案整理及分类标准

For personal use only in study and research; not for commercial use 我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型: 1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料; 2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料; 3 财务、会计及其管理方面的文件材料; 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料; 5 经营管理方面的文件材料; 6 仪器、设备方面的文件材料; 7 基本建设、工程设计、施工方面的文件材料; 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料。 9 本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。 10电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 11其它具有利用和保存价值的文件材料。 (一)整理单位: 件:即归档文件的整理单位。一般以每份文为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文各为一件。 对“件”和“为一件”的确定,原则上,整理单位应为“自然件”,即单份文件,一般以每

人文件为一件。 但根据实际情况,还有以下一些原则: 1、会议文件的确定:按内容(问题)分别确定为件。 2、会议记录:以会议种类各为一件,如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项:一文一件 4、信息简报:每期为一件 5、请示与批复各为一件(四川省规定) 6、文件正本与不同稿本:正本与定稿为一件,但定稿过厚不易装订的,也可单独作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单:应与文件作为一件。 9、原件与复制件:复制件与原件作为一件。 10、转发文与被转发文:应作为一件。 11、报表、名册、图册等:按其本来的装订方式。一册(本)作为一件。 12、来文与复文:分别为一件。 (二)文件修整(略) 1、修裱破损文件

档案整理的方法及分类

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求(文书业务、会计声像、实物电子、科技 邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求(文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技) 编写吴金林 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义:是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。 (二)档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。 (三)档案整理的文件范围:凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。 (四)档案整理的方法:一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1)以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2)所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。3)以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,2.0cm三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4)以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5)以“案卷”为单位档案整理的适应范围 (1)大部分单位短期保管(现10年)的文书档案,乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 (2)各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 (3)科技档案按“卷”整理,整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

调查资料的整理步骤

调查资料的整理步骤 篇一:档案归档整理流程 档案归档整理流程 一、收集 收集工作作为档案管理的第一个步骤,由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用,目前将其划分为两个步骤:文件判断和确定期限。 1、文件判断。文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定,首先需要与各单位进行沟通和深入调研,根据实际情况划定合理的归档范围。 2、期限期限。根据文件的使用频率,重要程度等划分对应的保管期限,根据不同的保管期限进行相应的管理,主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。二、分类 归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分,应对照表格对于收集文件进行类别的划分。三、编制页码 注意编制页码的时候不漏页、不重页,案卷封面、卷内目录、备考表不编页码,卷内文件在右上角开始标号,从“001”开始,遇有正反双面在反页左上角标出。四、装订用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订,避免生锈腐蚀文件。五、排序

对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。 六、档号标识 对于排列好的文件依次标出档号,做到不重复,不断号,保持档案编号的自然连续性。七、著录 著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程,著录是为了满足检索查找提供利用的需要。八、装盒 即同“组卷”,将具有相同联系的文件放置在同一盒子里,对于案卷(盒子)进行编号。 案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表,案卷封面反映文件内容,备考表则对于案卷组卷情况进行说明,包括案卷包内容,日常使用、变更情况,组卷时间,组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面,备考表置于文件之后,二者不进行页码的标识。九、打印目录 包括卷内文件目录和案卷目录,注意按照文件的保管期限进行区分汇总。十、编制检索工具 对于准备好的各类目录进行整理,编制目录汇总表,提供日常利用。 档案归档整理流程图 篇二:资料整理方法 资料整理 所谓资料整理主要是指对文字资料和对数字资料的整

建设项目照片档案归档与整理方法参考模板

建设项目照片归档整理方法 ?建设项目照片收集范围 ?照片档案整理 ?数码照片档案管理 建设项目档案概念 ?建设项目档案是指从建设项目的提出、调研、评议、决策、规划、征地、拆建、勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用全过程中形成的应当归档保存的各种文字、图纸、图表、计算、声像等不同形式的文件材料。 照片档案 ?照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和文字说明三部分。 一、建设项目照片收集范围 ?凡是反映本工程项目建设过程中的工作活动,具有查考价值的照片均属收集范围 ?以能够反映项目建设全过程和整体面貌为基本原则 一、建设项目照片收集范围 ?记录本单位在参与工程项目建设过程中的主要职能活动和重要工作成果的照片 ?领导人和著名人物视察或参加与建设项目有关的重大公务活动的照片 ?在项目建设过程中本单位组织或参加的重要外事活动的照片 一、建设项目照片收集范围 ?记录本建设项目重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片 ?记录本建设项目的地理概貌及所涉及到的城乡建设、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片 ?其他具有保存价值的照片 历史的记忆随着时光流逝,凝固在泛黄的照片上,一个个瞬间,汇集成一部生动的历史画卷 照片具有强烈的生动性和形象性,时间感和空间感的特点,其作用和功能是其他载体所不能替代的 记录本单位主要职能活动和 重要工作成果的照片 ?开工前的原貌,包括拆迁前、拆迁过程、拆迁后; ?开工时:开工典礼; ?施工过程:记录主要部位施工状况 记录本单位主要职能活动和 重要工作成果的照片 ?竣工验收:竣工验收会、现场检查等; ?竣工后新貌:室内、外及周边环境。

档案归档整理方法和步骤

档案归档整理方法和步骤 对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结,这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试,主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。同时,我们相信,对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。 一般情况下,归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。 一、收集文件 收集文件,就是根据党和国家的有关规定,通过一定的方式和手续,把散存在机关内部和个人手中的文件材料,加以清交、聚集的工作,是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。 二、区分归档和不归档材料的范围 (一)归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 (二)不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。 2、本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料。 3、同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。 4、下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。 (三)机关之间分工归档的范围 为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏,各单位之间必须明确的归档范围。 1、上级业务主管机关(部、厅、局)发来的文件,由隶属下级机关归档,党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。 2、上级业务主管机关召开的专业会议文件,由各隶属下级机关归档,党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议,并有重要发言,其印件和定稿(指领导发言稿)由党委或政府办公室归档。 3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他

档案的整理方法与步骤

科技档案的整理方法与步骤 科技档案的整理要经过分类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。 第一步分类 科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类,我们旗各单位的科技档案主要有基建、设备两大类,各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开,然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。 基建档案:一般先按工程性质或用途分类,之下按具体项目分类。如果项目不是很多的单位,可直接按具体项目分类。 设备档案:一般先按设备性质或用途分类,之下按设备型号分类。如果设备不是很多的单位,可分到设备性质,不必再分下去。 特别提示: 一个科技项目的文件材料具有成套性,其他项目的文件材料不能混入。 科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中,应归入所针对的项目科技文件材料中。 第二步组合 1基建档案按形成阶段和内容分别组卷。基建档案一般有依据性文件(可行性研究、立项)、基础性文件(勘探、测绘、征迁工作、招投标)、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件和使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成的文件。 基建文件材料数量多,规格杂,组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷,如竣工图组一卷或若干卷。若项目较小,材料不是很多,则可几个阶段的材料组成一卷,应视情况灵活掌握。 组卷顺序:依据文件(可行性研究、立项、审批)7基础性文件(勘探、测绘、征迁工作、招投标)T设计文件T施工文件—监理文件T竣工验收文件T评奖创优文件T使用、维修、改建、扩建。 2设备档案按形成阶段和文件内容分别组卷。设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收(合格证、说明书、随机图纸、质保书等)、安装调试、使用维护、更新改造等阶段和内容。组卷时按文件形成阶段、文件内容,结合数量多少确定组合。小型设备材料少的,可将文字材料和随机文件材料组成一卷。这也应视情况灵活掌握。 组卷顺序:市场调研一立项审批一购置合同一商务洽谈一开箱验收(合格证书、说明书、随机图纸、质保书等)-安装调试一验收一使用维护一更新改造。 第三步案卷和卷内文件材料排列 1基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。 2、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验(自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

档案整理分类方案

档案整理分类方案 为加强本公司档案管理,实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化,便于档案信息资源的开发利用,更好地为领导决策和各项工作服务,根据国家档案管理的有关规定,结合本公司档案整理实际情况,特制定本方案。 第一条本方案规定了档案分类的原则和方法、档号标识及归档范围和保管期限。 第二条档案分类原则是以公司所有在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象,依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点,进行科学分类。本方案适用于本办公室档案实体的分类、整理和排架管理。 第三条本方案共设置9个一级类目,并以两位阿拉伯数字作为一级类目代号。 1、公司文件(代号:01) 2、办证管理(代号:02) 3、合同管理(代号:03) 4、基本建设(代号:04) 5、检验报告(代号:05) 6、行政管理(代号:06) 7、人事档案(代号:07) 8、体系文件(代号:08) 9、声像实物档案(代号:09) 第四条二级类目的设置方法如下: 1、公司文件、办证管理、合同管理类的二级类目,按职能部门设置; 2、基本建设类的二级类目,按厂区或基建项目设置; 3、检验报告类的二级类目,按产品种类或型号设置; 4、行政管理类的二级类目,按类别、部门/厂区、财务报告、其他设置; 5、人事档案类的二级类目,按部门/人名设置; 6、体系文件类二级类目按厂区、类别和年限设置; 7、声像档案类的二级类目,按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置,照片类的三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置;实物档案类的二级类目,按荣誉品、纪念品、其他设置; 8、专业档案类的二级类目根据实际情况进行设置。 第五条归档文件 1.本部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料。 2.整理:将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序化的过程。

(档案管理)路桥照片档案整理指南

工程照片档案整理指南 一、概述 照片档案应以本项目建设活动为主,选用具有查考价值,尤其是具有历史意义的照片,大体可以包括以下几个方面: 1、本项目在筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片; 2、本项目领导活动的照片,上级有关领导在本项目视察活动的照片。 二、具体要求 本项目照片档案全部要求使用相纸打印,装订组卷。照片案卷的构成包括卷内目录、编制总说明、分组说明、照片及说明等5部分组成。 1、卷内目录:作用与其它案卷的卷内目录相同,作为本卷照片档案的索引。原则上每组照片录入一条目录,总说明单独一条目录。 2、编制说明:作为本卷照片档案的概括性叙述,内容应包括:项目名称、案卷内照片所涉及的桩号范围、施工时间、案卷内照片总数、总分组数、每组的张数及其所反映内容的概述等。若照片中有施工工艺的改进、质量问题的处理等,应重点介绍相关内容。(详见附件)

3、分组说明:为本组照片的概述性叙述,内容应包括:当组照片涉及的桩号范围、施工时间、照片总数、本组照片所反映的主要内容。(详见附件) 4、照片文字说明:包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素,要求简短、完整、明了。各要素的具体编写要求: a. 事由:照片所反映事件、事物的情由; b. 时间:照片拍摄的时间(由阿拉伯数字表示,如:2001.01.23); c. 地点:被拍摄物所在的具体地点; d. 人物:照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份; e. 背景:对揭示照片主题具有一定作用的背景; f. 摄影者:照片的拍摄单位和拍摄人。照片档案中,如某次活动只收集了一张照片,则要以单张照片为单位填写文字说明。 三、其它说明 1、本项目为绿化升级工程,反映施工效果的照片必须有施工前后的对比,即必须有同一位置施工前照片及施工后照片,两张作为一组。 2、若以一组有密切联系(或反映同一问题)的照片为单位,则需写分组说明,每张照片可以简写其它要素。 例如:初步设计审查会,会前走访线路现场,留下了会议代表察看地形的照片,然后在会议室具体讨论,又形成一些照片,可以把这一次会议全过程形成的若干张照片作为一组照片,写一个分组说明,说明这一组照片的内容,要说明开会的时间、地点、参加人员情况(主

档案管理方法

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 档案整理的质量要求 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义: 是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。 (二)档案整理的基本要求: 遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。 (三)档案整理的文件范围: 凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。 (四)档案整理的方法: 一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1)以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2)所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。 3)以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,2.0cm三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4)以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5)以“案卷”为单位档案整理的适应范围

机关文书档案的整理归档方法和要求内容

机关文书档案的整理归档方法和要求 一、什么是文件材料的归档整理? 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,以件为单位,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。 二、上述定义包括以下几层含义: 1、办理完毕的; 2、文书材料; 3、基本整理单位是“件”; 4、整理的基本环节是:装订、分类、排列、编号、装盒等。 三、归档文件整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 四、工作要求: 强化收集、简化整理、细化检索、深化利用 五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求 (一)收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求:材料齐全完整、内容真实准确 如何才能做到齐全完整? 1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2、制订本单位的归档制度。

归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。 (1)明确归档范围 凡是反映本单位各种职能活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》,结合本单位职能及其内设职能部门工作实际,加强对工作中形成文件材料的研究,详尽编制本机关的文件材料归档范围。 各单位制定的归档范围,报送档案管理部门审批同意后,应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。 (2)归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集: A、随办随归; B、定期收集; C、年终集中收集。 (3)归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。 D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件,则一般只要收集发文稿纸与印件,其中发文稿纸上除了领导

照片档案归档整理规则

照片档案归档整理规则

照片档案归档整理规则 一.归档内容: 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本 系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照 片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会 议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、 自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品 的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的 重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的 照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工 程主体、内部结构等形式的照片。

11.其他有保存价值的照片。 二.归档要求及归档方式: 1.归档的照片材料,由形成单位负责一率由 拍摄人员负责收集,整理后移交档案室统一整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统,具有有机联系的,反映同一工作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常,无病毒、清洁、无划伤,确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量,应分别符合国家有关规定,禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称,保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录,相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单(一式二份)交档案室,交接双方清点后在移交清单上签字,各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式,由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间:

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