IT环境下会计电子档案管理存在的问题及对策
IT 环境下会计电子档案管理存在的问题及对策
赵瑞婷
（山西管理职业学院，山西临汾041050）
摘
要：随着信息技术的发展，会计电算化赋予了会计档案管理许多新的特点，同时也给企业的会计档案管理
工作带来新的问题和挑战。因此，只有采取相应的对策，才能真正做到会计档案管理的完整化和规范化，使会计工作更好的为经济发展服务。
关键词：会计档案；IT 环境；管理；问题中图分类号：G271
文献标识码：A
文章编号：1008-8881（2011）04-0219-03
收稿日期：2011-09-23
作者简介：赵瑞婷（1974-），山西管理职业学院讲师,硕士。
近年来，随着IT 技术的迅猛发展和广泛应用，传统的手工会计最终被电算化会计以及网络会计
取代已经成为会计工作发展的必然。这无疑极大地促进了会计工作的进步和效率的提高，但由此也给会计档案管理带来了新的问题和挑战。
一、IT 环境下会计档案的特点
IT 环境下的会计电子档案是指存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印生成的书面等形式的会
计数据。
同手工记账时代的传统会计档案相比,IT 环境下会计电子档案的形成与管理有以下四个方面的特点：
（一）载体具有双重性。在原有的手工会计系统下，所有财务信息全部采用纸张为载体，具有单一性。而在会计电算化核算条件下，财务信息的保存变为两种方式：一是打印出的纸质会计数据，二是保存在计算机及其他介质的电子会计数据。这就使得会计档案载体发生了翻天覆地的变化，呈现出电子和纸质双重载体的特点。
（二）内容具有广泛性。在传统的手工操作条件下，纸张会计档案仅指那些反映经济业务的会计凭证、
会计账簿、会计报表及有关的附属资料。实行会计电算化以后，几乎所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的。根据规定，除了传统意义上的会计档案,还要包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据,与传统的会计档案相比,存储的范围和领域明显扩大。另
外，由于计算机是一种特殊的操作工具，那些实现会计电算化的程序文件、
数据结构文件以及各种代码等资料也必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。
（三）信息具有共享性。网络技术的运用,可以提高会计文档的多方位检索速度,并能够实现会计档案信息的网上远距离传送,使统一会计信息资源的电子数据形式在部门间、
上下级单元间、社会各相关职权人之间交换，并能够被各需求方无停滞地解读和使用，最终实现会计电子档案信息资源共享。
二、IT 环境下会计电子档案管理出现的新问题及其成因分析不难看出，以上会计电子档案具有的新特点确实促进了会计工作效率的提高，但同时也给企业的会计档案管理带来新的问题和挑战，主要体现在：（一）会计电子档案管理法规滞后。在会计电算化条件下，由于缺乏完善的、针对电子档案的制度规范，缺少高安全系数的授权和认证制度，从而使会计信息的完整性和安全性因此受到严重挑战。究其原因，首先是国家有关会计电子档案管理的法规
制度相对滞后。
《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》和《会计档案管理办法》等相关规范文件，多制定于上世纪90年代中后期，在信息技术日新月异的今天，显然已经无法满足经济发展对会计电子档案管理的更高需求。其次，各个基层单位由于对会计电子档案管理的重要性缺乏认识其内部也基本未形成科学、完整、规范的一系列相应制度。
·专题专论·
山西煤炭管理干部学院学报
Journal of Shanxi Coal-M ining Administrators College
2011年11月第24卷
第4期
Nov.，2011Vol.24
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会计电算化档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用原有手工系统的制度，没有针对会计电算化信息系统档案保管的特点对人员职责、工作程序、保存环境等做出相应调整和更加详细的规定，也没有采取相应的保障措施来改善保管会计电子档案的硬件环境。这些问题的存在，都亟需建立健全相关法规制度予以保证。
（二）会计电子档案归档内容不完整。由于会计电算化实施的时间在我国并不长，许多会计档案人员和主管单位财务的领导对会计电子档案的组成内容不甚清楚，又缺乏对会计电子档案的管理经验，从而在工作中带有一定的随意性。因此很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而对存有会计数据、会计软件的磁性介质、光盘等不能进行及时归档和备份，从而影响会计档案的完整性。另外，在当今软件技术发展迅速的时代，为了适应现实财务工作的变化，大部分软件都会定期和不定期地进行版本更新和替换。但许多单位的财务部门在软件升级和更换时却对原有相关的会计电子资料未进行及时整理归档，这也会导致会计电子档案的不完整。
（三）会计电子档案管理专业人才缺乏。众所周知，IT环境下会计电子档案管理涉及到软件系统安全、计算机及网络维护等一系列专业的问题，要求会计人员不仅要精通会计专业，还要熟悉计算机知识和一定的档案管理知识。在传统会计领域，会计人员多是会计专业出身，而计算机知识的薄弱更是成为IT背景下电子档案充分发展的瓶颈。往往是会计人员进行一定的培训后就去操作系统，由于仅学会了操作，而对管理与维护非常陌生，由此导致的结果是使用微机处理业务的过程中一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手无策，或者经常出现错误操作，致使使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。又由于缺乏必要的档案管理知识，致使会计档案管理较为混乱。
（四）会计电子档案数据安全隐患多。会计电算化法规中明确规定，实现会计电算化的单位应坚持每天备份，而且要双重备份，并分处分人保管。但实际工作中以下几种不当情况却时有发生：一是由于我国大部分企业的内部控制不很健全，致使多数操作人员难以自觉养成每天备份的良好习惯，机器一旦出现故障，部分会计数据就会一去不复返，无从弥补；二是不少操作者虽然具有每天备份的良好习惯，但是却不能做到对备份的数据盘定期检查，总是心存侥幸，到头来白费功夫；三是实务中企业较多采用的软盘备份方式存在着容量小、易出故障等缺陷，在数据恢复上易出现麻烦，可能导致重要数据的流失。另外，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，非常容易泄密，并且泄密的危害大、范围广、影响时间长。
三、IT环境下的会计电子档案管理的改善措施
（一）建立健全会计电子档案管理的制度体系。会计工作的各个环节必须通过法律制度进行合理安排，而特定的法律制度安排必须适应经济社会和会计工作的发展要求。因此，国家财政部应该尽快在原有的《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》等管理规章的基础上，进一步修订，使之形成一个系统的、具体的、可操作性强的会计电子档案管理制度体系，并以法规制度的形式加以强制，在方法上指导各单位的会计电子档案管理工作。只有制度健全了，才能有效解决目前会计电子档案管理工作中存在的各种问题。
（二）建立严格的企业内部控制制度。内部控制制度是指一个企业或单位为了保护资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列制度、方法和手续。会计电算化环境下，会计档案电子化要求内部控制的范围必须相应扩大，除了建立会计电子档案的归档制度、保管制度、严格的借用手续制度等传统制度外，还要有制定系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等内部控制的具体方面。我国最新发布并于今年1月1日开始实施的《企业内部控制配套指引》第18号——
—信息系统中对此也有具体规定。例如第十条规定：企业应当加强信息系统运行与维护的管理，制定信息系统工作程序、信息管理制度以及各模块子系统的具体操作规范，及时跟踪、发现和解决系统运行中存在的问题，确保信息系统按照规定的程序、制度和操作规范持续稳定运行。第十一条规定：企业应当根据业务性质、重要性程度、涉密情况等确定信息系统的安全等级，建立不同等级信息的授权使用制度，采用相应技术手段保证信息系统运行安全有序。企业应当建立信息系统安全保密和泄密责任追究制度。
（三）培养复合型会计电子档案管理人员。会计档案归根到底是由人来操作的,保管人员的素质在会计电子档案保管中起核心和关键作用。会计电子档案保管人员属于复合型人才，除了掌握会计学、
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档案学、管理学和信息系统的基本理论、基本方法和基本技能，还应了解计算机应用技术、网络技术的基本操作及简单的计算机维护技术。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，对现有的会计档案保管人员定期的外出培训，培养出“会计—档案—计算机”三位一体的复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。同时，高职高专会计专业可以把会计档案管理岗位设置为会计专业的边缘性就业岗位，并将针对会计档案管理岗位的相关档案课程和计算机维护课程增设为选修课，这无疑是快速培养复合型会计电子档案保管人才的有效途径。
（四）提高会计电子档案管理的安全防范意识。一方面，针对会计电算化条件下数据大量集中的存储于光盘等磁性介质中这一显著缺点，在会计电子档案管理中必须做到：第一满足防磁、防火、防潮、防尘、防虫、避光、恒温、防变形、防磨损、防强震等基础环境要求，保证存储介质的物理性能不改变；第二安装监控和报警防盗设备，配备专门的安全保卫人员，提高戒备，防患于未然；第三对存放往年会计档案的介质应定期复制，防止会计电子档案的丢失和毁损。另一方面，针对目前会计系统大部分是网络会计系统，容易受到病毒和网上黑客的攻击这一特点，我们应采取必要措施来加强会计网络的安全性：如企业应当充分利用操作系统、数据库、应用系统自身提供的安全性能，在系统中设置安全参数，以加强系统访问安全。禁止未经授权人员擅自调整、删除或修改系统中设置的各项参数。涉及上网操作的，企业应当加强防火墙、路由器等网络安全方面的管理。企业应当定期检测信息系统运行情况，及时进行计算机病毒的预防、检查工作，禁止用户安装非法防病毒软件和私自卸载企业要求安装的防病毒软件。
参考文献:
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会通讯，2008，（12）.
而出现故障最多的可能是断电器，因此先检查断电器触点是否烧蚀、脏污，触点间隙是否过大过小等，视检查情况予以修理或更换。3、若完全无火花，可能的故障有断电器触点接触不良、活动触点或电容短路、点火线圈有断路或短路、点火开关和点火线圈低压线路接触不良等。
例二、故障现象：发动机低、中速运转良好，但在高速时运转不稳，消声器发出无节奏的“突突”声。
检修方法：此故障现象可能是断电器触点间隙过大，触电臂弹簧弹力过弱，火花塞间距过大，电容器不良，应进行检修或更换。若以上均正常，则可能是点火线圈轻微漏电，可将线柱螺栓拆卸，并加以清洁，用橡胶垫压入螺栓装上，即可排除漏电故障。
例三、故障现象：发动机发闷、无力，甚至过热。在突然加大油门时，速度不能随之增高，燃油消耗量增大。在急加速时，排气管有时会放炮。
检修方法：此故障原因有三点1、分电器外壳固定螺钉松动，使壳体自传而引起点火时间过迟2、断电器触点间隙过小3、离心式点火提前装置工作不正常。排除方法是将分电器外壳固定螺钉松开，用手向分火头旋转的相反方向转动分电器外壳。若上述现象消除，说明点火过迟。应校验断电器触点间隙，同时校正点火正时。
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[2]麻友良.电子点火系统原理与检修[M].沈阳：辽宁
科学技术出版社，1997.
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浅谈会计档案管理工作
浅谈会计档案管理工作 会计档案是记录和反映一个单位经济业务活动是否正常和合法的重要史料和证据，会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而现实中，会计档案管理这一财务管理的最后环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，影响财务管理的质量和水平。因此，做好会计档案管理工作具有很重要的意义。 1会计档案的收集与整理 會计档案的收集范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分，是记录和反映经济业务活动的重要历史资料和证据，是形成会计档案的前提和基础。因此，必须熟悉和掌握会计档案的收集范围。 1.1会计凭证 包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、银行存款对账单、银行存款余额调节表等。原始凭证粘贴时张与张之间要均匀、整齐，对于超过帐皮的原始凭证应折叠摆放；银行存款对账单、银行存款余额调节表应附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证后面一并装订。会计凭证装订要整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。
1.2会计账簿 包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。对于这些账簿要分别整理立卷，组成保管单位。订本式账簿以一本为一个保管单位；活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，装订后要加装封面、封底和扉页；计算机生成的总帐、明细账等应单独组卷并加装封面和扉页，填齐封面和扉页的各项内容。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写。 1.3会计报表 分月、季度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表及各种附表、报表附注和决算说明等。会计报表按本单位隶属单位和月、季、年分别整理，报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订。各类会计报表应编写页码，其方法与账簿相同。 1.4其他会计核算资料
电子档案管理系统平台
电子档案管理系统平台
目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)
第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置
会计毕业论文浅谈会计档案管理
浅谈会计档案管理 会计档案是会计信息系统的产物在时间维度上的积累，其所包含的会计信息内容具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性，不仅能完整的呈现出企业经济活动和组织发展的历史画面，而且能为管理当局的会计预测、决策、控制提供依据。因此，会计档案管理具有十分重要的意义。 一、会计档案的特点及其作用 会计档案是机关、企业、事业单位或其他经济组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿、和财务会计报告等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。由会计档案的定义可以看出，会计档案的内容主要包括三部分：会计凭证、会计账簿、财务会计报告，另外还有其它一些会计材料。 （一）会计档案的特点 1、整体性 一个会计年度产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等，他们之间相互联系，有了凭证，才有账簿；有了账簿，才有报表，这是一个不可分割的整体，保持会计档案的整体性，是管理好会计档案的基础。 2、稳定性 会计档案虽然内容与种类繁多，形成的量大，但是它的基本成分只有三个方面：会计凭证、会计账簿和会计报表。这种成分的稳定性，是区别于其他档案的重要标志。 3、规律性
一个会计年度中所形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等，在反映某一项经济活动时，从业务发生到结束上报，能连续不断地记录，便于进行正确的计算和综合分析，经济业务活动之间相互制约、紧密联系、环环相扣，这种内在的规律性，远远超过了其他档案。 4、特殊性 会计档案是以数字为主要内容，是记录反应经济活动的历史资料。会计凭证、会计账簿和会计报表都有特定的格式和项目，与一般文件资料不同，因此会计档案的装订、保管也有一定的特殊性。 （二）会计档案的重要作用 1、会计档案是经济活动的产物，是反映经济业务的历史纪录 会计档案与经济活动紧密相关。从会计凭证到会计账簿，最终产生会计报表，构成了一个完整的体系，直接反映各个历史阶段各项经济业务。通过会计核算的专门方法，对经济活动和财务收支情况予以连续的记录、反映和综合分析，使会计档案具有连续性和制约性的特点。 2、会计档案是预测、决策经济情况，开展会计分析的重要依据 真实、完整的会计档案是反映、监督、参与经营管理的重要信息资源，是财务工作的基础依据。同时会计档案传递管理规划，控制决策过程中所发生的会计信息，对经营管理有重要的支持和促进作用。利用会计电算化会计档案的数据可以设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，对历年的本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以预测本单位、本部门、甚至某一地区的将来的发展情况与发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的经营策略。
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会计毕业论文浅谈会计 档案管理 集团文件发布号：（9816-UATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DQQTY-
浅谈会计档案管理 会计档案是会计信息系统的产物在时间维度上的积累，其所包含的会计信息内容具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性，不仅能完整的呈现出企业经济活动和组织发展的历史画面，而且能为管理当局的会计预测、决策、控制提供依据。因此，会计档案管理具有十分重要的意义。 一、会计档案的特点及其作用 会计档案是机关、企业、事业单位或其他经济组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿、和财务会计报告等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。由会计档案的定义可以看出，会计档案的内容主要包括三部分：会计凭证、会计账簿、财务会计报告，另外还有其它一些会计材料。 （一）会计档案的特点 1、整体性 一个会计年度产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等，他们之间相互联系，有了凭证，才有账簿；有了账簿，才有报表，这是一个不可分割的整体，保持会计档案的整体性，是管理好会计档案的基础。 2、稳定性 会计档案虽然内容与种类繁多，形成的量大，但是它的基本成分只有三个方面：会计凭证、会计账簿和会计报表。这种成分的稳定性，是区别于其他档案的重要标志。 3、规律性
一个会计年度中所形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等，在反映某一项经济活动时，从业务发生到结束上报，能连续不断地记录，便于进行正确的计算和综合分析，经济业务活动之间相互制约、紧密联系、环环相扣，这种内在的规律性，远远超过了其他档案。 4、特殊性 会计档案是以数字为主要内容，是记录反应经济活动的历史资料。会计凭证、会计账簿和会计报表都有特定的格式和项目，与一般文件资料不同，因此会计档案的装订、保管也有一定的特殊性。 （二）会计档案的重要作用 1、会计档案是经济活动的产物，是反映经济业务的历史纪录 会计档案与经济活动紧密相关。从会计凭证到会计账簿，最终产生会计报表，构成了一个完整的体系，直接反映各个历史阶段各项经济业务。通过会计核算的专门方法，对经济活动和财务收支情况予以连续的记录、反映和综合分析，使会计档案具有连续性和制约性的特点。 2、会计档案是预测、决策经济情况，开展会计分析的重要依据 真实、完整的会计档案是反映、监督、参与经营管理的重要信息资源，是财务工作的基础依据。同时会计档案传递管理规划，控制决策过程中所发生的会计信息，对经营管理有重要的支持和促进作用。利用会计电算化会计档案的数据可以设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，对历年的本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以预测本单位、本部门、甚至某一地区的将来的
浅谈会计档案管理
浅谈会计档案管理 发表时间：2018-11-03T15:19:02.093Z 来源：《中国教师》2018年12月刊作者：姜美娟[导读] 会计档案是会计信息系统的产物在时间维度上的积累，其所包含的会计信息内容具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性，不仅能完整的呈现出企业经济活动和组织发展的历史画面，而且能为管理当局的会计预测、决策、控制提供依据。因此，会计档案管理具有十分重要的意义。 姜美娟乳山市职业中等专业学校 264500 【摘要】会计档案是会计信息系统的产物在时间维度上的积累，其所包含的会计信息内容具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性，不仅能完整的呈现出企业经济活动和组织发展的历史画面，而且能为管理当局的会计预测、决策、控制提供依据。因此，会计档案管理具有十分重要的意义。【关键词】会计档案管理中图分类号：G652.2 文献标识码：A 文章编号：ISSN1672-2051 （2018）12-062-01 一、会计档案的特点及其作用 会计档案是机关、企业、事业单位或其他经济组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿、和财务会计报告等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。 （一）会计档案的特点 1、整体性 2、稳定性 3、规律性 4、特殊性 （二）会计档案的重要作用 1、会计档案是经济活动的产物，是反映经济业务的历史纪录会计档案与经济活动紧密相关。从会计凭证到会计账簿，最终产生会计报表，构成了一个完整的体系，直接反映各个历史阶段各项经济业务。 2、会计档案是预测、决策经济情况，开展会计分析的重要依据利用会计电算化会计档案的数据可以设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，对历年的本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。 3、会计档案是打击经济犯罪的重要依据 会计档案客观地记录了各项会计活动中的情况，在打击经济犯罪活动中会计档案为之提供了重要的凭证，无可辩驳地揭穿了一些经济犯罪活动的事实。 4、会计档案是经济科学研究的可靠资料 会计档案记录了经济活动的事实经过，记录了经营活动的经验及教训，为经济科学研究提供各种可靠的数据和可比性资料，具有重要价值。 二、会计档案管理的现状 随着社会主义市场经济体制的不断完善，原有的会计体制已不能完全适应新形势发展的需要。社会监督体系的不健全，也使社会经济生活中出现了一些亟待解决的问题。于是，一种自下而上的会计管理体制改革与试点在全国许多省市县展开，那就是实行会计委派制。 委派会计受财政部门委派，直接到行政、企事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。 三、会计委派制下的会计档案管理工作存在的问题 （一）有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。 《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。 （二）纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。 会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。” （三）会计工作与会计档案管理相脱节。 会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。 四、加强会计档案管理的对策和具体措施 （一）应明确会计档案管理的主体，理顺会计档案管理体制。 会计核算中心应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，将各单位会计档案整理规范，在核算中心保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向核算单位的档案机构或会计机构移交。
电子档案管理系统解决方案设计
电子文档信息管理系统 解决方案
山东东昀电子科技有限公司
目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)
1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比
电子会计档案 基本做法
电子会计档案：基本做法 电子会计档案的管理正在发生根本变化，其基本做法包括： 一、以信息共享为核心搭建统一的电子会计档案信息管理平台 1．利用电子会计档案管理系统整合电子会计档案信息 以电子会计档案管理系统为基础平台，整合SAP系统、共享报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台等的报账流程报账和影像信息、自动收集各种信息， 保留调阅其它业务财务管理系统数据的能力，全方位提供会计档案电子信息。有关电子会计档案管理系统电子数据的来源关系详见图1。 2．利用电子会计档案管理系统管理全生命周期纸质会计档案 通过电子会计档案管理系统和影像子系统管理纸质档案制作、接收、流转、出入库、调阅等工作，藉此将会计档案电子信息和纸质会计档案勾稽对应，使电子会计档案管理系统成为管理全生命周期会计档案的信息平台。 3．形成统一的电子会计档案信息管理平台 形成1个门户、2个子系统、3个应用层面构成的统一的会计档案管理平台，电子会计档案管理系统与影像子系统统一门户、集中存储、统一管理、统一安全规则，影像子系统数据在纸质档案归档完成后转移至电子会计档案管理系统统一管理。 有关电子会计档案管理系统基本结构详见图2。
二、结合业财流程形成基础会计档案影像化整体解决方案 1.借助报账流程直接解决报账类原始凭证影像化 通过扫描前置到报账发起环节直接对报账类原始凭证影像化，为后续管理和业务审批会计处理全流程提供电子档案信息支撑，通过提升流程效率补偿扫描环节发生的劳动耗费。2．利用信息自动收集手段解决非报账类原始凭证影像化 直接获取非报账类原始凭证所涉及转固和预转固、资产、省代、税费、收入等业务及相应业务管理平台生成的会计档案电子信息，方便会计电子化处理及非报账类原始凭证电子数据的直接生成。 3．通过现有业务管理流程改造引入影像化 对基于纸质档案流转的业务管理模式进行改造，在业务管理流程初期引入影像化操作，使业务管理模式由基于纸质流转的处理模式转变为基于纸质档案的电子处理模式，如采购类物料模块凭证影像化管理试点问题。 三、多方合作寻求银行电子回单解决方案 1．寻求主要直联银办对直联银行回单电子化进行试点取得工行、招行、农行、建行等主要直联银行配合推进银行回单电子化试点，通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，支持后续电子会计档案信息利用。 2．建立资金业务稽核机制，同时保证资金支付安全性和完整性考虑到银行业目前尚未形成可认证的银行电子对账单，电子回单数据完整性无法直接核对确认，需依靠保证电子支付业务安全的及时稽核机制确认资金支付电子回单数据完整性。 3．与第三方支付公司合作实现非直联银行回单电子化 除主要直联银行外，剩余非直联银行全部采用直联方式进行银行回单电子化成本过高，且费时费力。通过将剩余银行账户交易转移到第三方支付公司、交易最终结果直接进入主要直联银行的方式可快速、高效地完成剩余银行的回单电子化工作。 4．基于电子回单形成电子化管理的单位收支报告体系 以基于电子回单数据完整性的电子银行回单汇总表替代电子银行对账单，在此基础上完
会计电算化档案管理的问题浅析
随着计算机技术的飞速发展，财务会计核算方式也发生了巨大变化，许多单位都已经实现了会计电算化，从目前情况看，会计电算化的实施在大大减轻财务人员劳动强度，提高工作效率的同时也不同程度地存在着某些问题。针对电算化会计档案管理中所存在的问题，应完善会计软硬件设施建设和会计档案管理各项制度，配备专业人员，提高会计部门人员素质。 一、电算化会计档案管理的重要内容 1.电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。 2.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。 3.采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。 4.通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。 二、电算化下会计档案管理存在的问题 1.领导重视不够，电算化会计档案意识缺乏。高质量的会计档案管理，能为经济主体的日常现金活动、财务预测与计划、科学的财务决策等提供重要的财务信息与资料。但在实际工作中，各单位领导对电算化会计档案工作认识不足，档案意识严重缺乏，认为电算化会计档案工作单一，管理简单，无须设立专门的财务管理机构，无须设立专职人员，造成电算化会计档案管理不规范，更难于保证电算化会计档案的安全。 2.电算化会计档案管理制度不完善 会计电算化工作是一种无纸化工作，所产生的数据均存在计算机的硬盘上，实际工作中常有以下几种不当情况发生：一是部分操作人员未养成每天备份的习惯，机器一但出现故障，则部分帐务数据将会丢失。二是不少操作者对备份的数据盘不能做到定期检查，一旦发生问题就无法进行补救。三是习惯性用软盘备份。由于软盘存在着容量小、易出故障等缺陷，在数据恢复上易出现麻烦。准确、真实和安全是会计档案的生命所在，是对会计工作提出的最基本的要求。由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。然而在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹。若被修改，就很难辨别出经济业务的“原貌”，会计信息的真实性就难以保证；再者，电算化条件下，会计数据的高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。可见，由于磁性材料易被遗失、污染、窜改、复制、销毁等，因此，防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。 3.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才 众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。一般会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作。他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外，对微机的软硬件知识了解甚少，一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手无策，即使厂家在安装会计软件时都做了系统的培训，但一些从未接触过计算机的会计人
电子文件 电子档案 OA三者之间的区别
电子文件、电子档案、OA三者的区别 作者：薛馨枫 概念澄清 电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。 办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。 电子文件与电子档案 （一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号 （二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号 办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统 （一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理
和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。 （二）电子文件管理系统 是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 （三）电子档案管理系统 是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。 电子文件与电子档案的区别 “文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。 电子文件电子档案 （一）价值的区别 电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。 （二）文件生命阶段涵盖的区别 电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。 电子文件的归档 “归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：（一）归档要求
会计档案电子化管理探析
会计档案电子化管理探析 摘要:如今计算机技术和网络技术发展迅速，对企业而言，会计档案的管理关乎企业的生存,但仍然存在不完善的地方。会计电子化自实行以来，档案管理总是容易出现问题，因此，完善电子化会计档案管理问题刻不容缓，这对会计档案的信息化有着重要的作用，对企业乃至社会的发展都有着不可磨灭的影响。通过研究电子化会计档案管理存在的问题, 分析了解企业现有会计档案管理模式，努力争取为会计电子化档案规范化管理提出有效可行的建议, 为企业的正常运行、社会的平稳发展保驾护航。 关键词:电子化会计档案档案管理
Abstract Now, the rapid development of computer technology and network technology, for enterprises, the accounting files management is enterprise's survival, but there is still not perfect place. Accounting computerization has gradually popularization; on the management of the computerized accounting files often appear problem, so it is urgent to speed up the perfect computerized accounting files management. It plays an important role in accounting files informatization and it has an indelible influence for the enterprise and the development of the society. By studying the problems of computerized accounting files management, investigating the existing accounting files management mode, put forward effective standardized management for accounting computerization of the files feasible suggestion, for the enterprise's normal operation, the steady development of the society. Keywords computerization accounting files file management
公司会计档案管理办法
会计档案管理规定（2017） 第一章总则 第一条为了加强会计档案管理工作，确保会计档案的真实、完整、可用、安全，有效利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部国家档案局令第79号）等有关法律和行政法规，结合本公司实际情况，制定本办法。 第二条本办法适用于总公司及各级分支机构（以下统称各级机构），应当依照本办法管理会计档案。 第三条本办法所称会计档案是指各级机构在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映本单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 第二章管理机构和职责 第四条财务会计部是会计管理部门。总公司财务会计部负责制定会计档案相关管理制度，规范作业流程标准，有权监督和检查各级财会部门会计档案管理工作质量；省分公司财务会计部负责依据总公司规定监督和检查所辖分支机构会计档案的真实性、合规性和安全性；总省财务共享服务中心、地市分
公司财务会计部负责具体实施会计档案收集、整理、移交归档等工作，负责会计档案归档移交至办公室前的借阅管理。 第五条办公室是档案管理部门。负责制定公司档案相关管理制度，对会计档案管理各环节进行专业指导；负责会计档案的接收归档、保管、统计、利用等工作，有权监督和检查会计档案的真实可靠、安全规范和长期可读；负责会计档案归档移交后的借阅管理，负责组织会计档案鉴定及销毁工作。 第六条系统需求管理部是软件需求归口管理部门。负责统筹受理、审核和评估与会计档案管理相关的软件需求，组织进行需求的评审、确认，将审核通过的需求提交需求实现部门，并组织需求提出部门进行系统功能的验收。 第七条信息技术部是电子会计档案技术管理部门。负责系统开发、功能改造、日常运行维护；利用信息技术手段满足电子会计档案存储、归档、移交、保管、利用、销毁等要求；采取可靠的安全防护技术和措施，保证电子会计档案的真实、完整、可用、安全。 第三章归档和移交 第八条下列会计资料应当进行归档： （一）会计凭证,包括原始凭证、记账凭证; （二）会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产
电子档案管理系统解决方案
电子文档信息管理系统 解决方案 山东东昀电子科技有限公司
目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)
1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比
会计档案管理存在的问题及对策
会计档案管理存在的问题及对策 会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值，《会计法》和《会计基础工作规范》以及《会计档案管理办法》等都对会计档案管理做出了规定。会计档案管理是会计工作的重要组成部分，是会计的基础工作。规范会计档案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行为的发生。因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。 一、会计档案的特点及作用 （一）会计档案的特点 会计档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，会计档
案的特点主要表现如下： 第一，来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。 第二，内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。 第三，形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。 （二）会计档案的作用 会计档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用。首先，上市公司需要对外披露真实准确的财务信息，其合法经营的全部经济活动和经营成果都储存在会计档案中。其次，企事业单位对外融、投资，都需要向协作单位提供几年的有关会计数据，而会计数据也都来源于会计档案。第三，司法部门查处违法乱纪、贪污受贿问题更需要财务方面的确凿证据。第四，国家统计部门的统计数据中也有相当一部分来源
电子档案管理系统有哪些
电子档案管理系统有哪些 电子档案管理系统有哪些？现在市面上有很多电子档案系统，那么我们怎么在当中选择适合我们的系统呢？选择电子档案系统首先需要从系统的功能性、系统的实用性、系统的操作性上来选择，下面由小编来介绍百泰科技所研发的“电子档案管理系统” 广东百泰科技有限公司为了干部档案数字化建设，丰富干部档案工作和改进服务手段，为干部提供多样化、高水平的服务。特地研发了百泰电子档案管理系统。 一、系统概述 按照国家干部档案管理规范，实现干部档案电子化管理，系统内置标准化档案目录、档案名册、标签的制作功能，覆盖了档案登记、目录打印、名册输出、查阅借阅、转入转出、收发档案等一系列功能，并提供档案材料欠缺情况，通过网络及信息化技术实现档案材料的电子化管理，避免档案磨损、丢失、恶意修改、信息泄密等问题，加强档案的保护，实现档案无损管理，确保档案材料完整、安全，为领导和档案工作人员提供快速、准确查阅干部资料的途径，提升单位干部档案管理的工作效率和管理水平。 二、功能结构 主要功能包括：接收档案、接收档案材料、目录打印、阅档管理、借档管理、转档管理、名册管理、上报接收资料、工作日志、安全管理、系统管理、与干部信息管理系统无缝连接、接收或生成报上级单位、市委或省委组织部格式目录资料等功能。可生成常用表格、资料，提供档案材料欠缺情况，并提供强大的备份功能，有效保证重要数据不被遗失。
三、系统特点 1.专业的目录打印：专业定制的目录打印，默认为16K纸打印，支持B5纸和A4纸打印，可完成奇数页偶 数页套打印、自动空行，自动生成页码等。 2.完善的数据上报与交换：可以向省委、市委直接汇报数据，可接收下级单位上报的数据，上报数据内容 可以包括档案目录、材料和档案原始图片，可导入旧档的Excel文件。 3.定制的档案查阅：通过授权可以让外单位人员查阅电子档案，缩短查找原始档案的时间，减少原始档案 的磨损，管理员可以设置查阅时间，查阅的内容。本人不可以查阅本人的档案。 4.全面的功能集成：电子档案系统已由单机版全面升级为网络版，功能更丰富，并可以与干部信息管理系 统完美集成。 四、用户评价 由于电子档案管理系统严格按中组部档案管理规范，全面结合人事档案管理工作的实际需求而进行开发，目前已有数百家单位使用，并得到用户一致好评，以下为用户评价摘录： ☆我单位的档案管理评级一直通不过，使用电子档案系统之后，进行了规范化管理，顺利通过了评级。
推进会计档案管理工作电算化的有效路径初探
推进会计档案管理工作电算化的有效路径初探 作者：朱雁汾 来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第5期 文/山西文水县医疗保险管理服务中心??朱雁汾 【摘要】当前企业不断发展，对会计档案管理工作也提出了更高的要求，在这种情况下， 要提升会计档案管理工作的效率和效果，需要推动其电算化发展，需要采取有效的措施来实现，本文分析了推进会计档案管理工作电算化的有效路径。 【关键词】推进；会计档案管理工作；电算化；有效路径 会计档案工作属于管理学科的范畴，当前计算机在很多领域中都得到了广泛的应用，在会 计档案管理方面也得到了大范围的应用，很多企事业单位的会计核算系统都被计算机所取代， 会计电算化以及档案管理之间具有紧密的联系，电算化能够对会计档案范围进行拓展，促进档 案管理效果的提升，所以，企业需要采取有效的措施，推进会计档案管理工作电算化。 一、加强会计电算化档案的管理 要想更好地推进会计档案管理工作的电算化，就需要构建健全的管理制度体系，制定全面、具体的管理办法，通过法规制度的方式对管理工作提供指导和约束。企业需要强化对这一工作 的领导，构建会计档案的相关环节的管理制度，确保会计档案能够得到有序的存放、保管，为 检查提供便利，防止出现档案丢失、泄密以及损坏的问题；还要构建可行性较强的管理制度体系，企业需要结合规章制度的要求，制定具体的管理条例，确保会计档案管理电算化的完整以 及安全，进而给政策提供更好的服务。 （一）构建电算化会计档案的归档制度。会计档案保管中包括开发和应用会计电算化系统 的相关软件程序和文档资料；会计数据在没有打印成书面形式前，需要有效地对副本进行管理，对于现金日记账、总分类账、记账凭证、银行存款日记账打印输出需要依据相关的管理部门要 求进行落实，要及时将相关的报表以及账簿打印出来。 （二）构建保管制度。在制定的过程中需要结合国家档案局的标准进行构建，在这一过程中，介质的选择很重要，要选择优质的磁盘备份会计档案数据，对于储存盘以及备用盘需要分 开进行存放；还需要做好相关的防护工作，如防尘、防压、防腐蚀以及防光等，依据分类和相 应的数据对各种电子会计档案做出相应的编号，需要将文件的内容以及时间标记上，制作档案 管理文件卡片。 （三）构建严格的借用手续制度。要想查看会计档案，要经过财务部门的负责人批准才可以，依据档案管理的规定，规范地办理借阅手续；如果外部单位想要对本部门会计档案进行查看，就需要提供单位介绍信，要经过财务部门负责人以及主管领导的同意之后才可以。 （四）构建定期备份制度。需要定期备份会计数据到磁性介质，建立备查登记簿，对于备 份的各方面具体信息需要登记好；磁性介质较为特殊，这就需要档案管理人员能够定期的进行 检查和复制，避免出现信息损坏的问题。 （五）构建电算化软件的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对档案的每项内容都需 要明确相应的使用权限。普通数据可以对共享的范围进行拓展；但是机密数据就需要特定的人
2016年会计档案管理办法
2016年会计档案管理办法 第一条为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，制定本办法。 第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。 第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 第四条财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。 县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。 第五条单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。 单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。 第六条下列会计资料应当进行归档： (一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证; (二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿; (三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告; (四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。 第七条单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。 第八条同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案： (一)形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输; (二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符
电子会计档案管理的有效途径
电子会计档案管理的有效途径 摘要：随着我国科技的进步，电子会计行业逐渐兴起。最新修订的《会计档案 管理办法》对电子会计档案做了新的划分与要求，这就意味着电子会计档案对企 业经营管理的佐证与支撑作用越来越重要。本文在解读新会计档案管理办法的基 础上，分析当前企业电子会计档案管理现状，探究在新形势下做好电子会计档案 管理工作的对策。 关键词：电子会计档案；管理；途径 随着计算机技术的发展和普及，在会计领域应用越来越广泛，越来越多企业 会计核算系统被先进计算机技术所取代，会计工作正在向着会计电算化方向发展，已经逐渐成为提高会计基础工作规范化和现代化的一项重要措施。为了更好地满 足会计工作规范化和现代化要求，传统形式会计档案与电算化会计相结合，全新 电算化会计档案管理在会计工作发展中的作用越来越重要。在这种情况下，供热 服务单位想要进一步提高管理水平，就必须要重视企业会计电子档案管理，本文 就此展开了研究分析。 1电子会计档案管理现状 1.1重视不够，相关制度混乱 一方面，虽然财务软件的使用已经得到普及，但许多企业仍习惯以纸质的会 计档案来保存会计信息，而疏忽了以电子形式存储和保管会计档案。因此，随着 业务量的增加，企业的会计资料归档工作要两者兼顾，工作量随之增加，而这与 倡导会计信息化的初衷则是相违背的。另一方面，许多企业的内控制度中有关电 子会计档案的管理要求少之又少。即使是已经做出内控调整的企业，针对电子会 计档案的输出格式也并未做出统一要求，对于电子会计档案的数据源也未做出专 门的保管措施，因而留下了一定的信息安全隐患，并且在提取和使用电子版会计 信息时有可能会出现数据损毁、信息不完整等情况。由此也导致财务工作与电子 会计档案管理工作始终无法协调开展。 1.2电子会计资料不全 由于我国电子会计管理工作开展时间相对较短，相应的工作管理人员缺乏经 验与指导，在此方面的工作内容和具体的工作安排，存在诸多不完善与不合理之处，电子会计档案的存储方式问题就是其中之一。工作人员在对档案进行管理时，具有一定的随意性，存储数据时多数是使用纸质打印的方式进行存档，对存储的 数据也会使用光盘等进行备份，但却未必能及时进行归档和存储，容易影响会计 档案的完整性。 2提升企业电子会计档案管理水平的相关对策 2.1建立严格的内部控制制度 内部控制制度主要是会计企业为了提高自身的经营管理效率，保证各项制度 方针的高校执行所采取的相应方法和制度，在实际应用中还能够实现对企业会计 资料准确性以及企业资产安全性的保护。相比于传统内部控制，会计档案信息化 模式下，内部控制范围有了明显的扩大，包含程序修改控制、数据编码控制、系 统开发控制等原有会计系统中所没有的内容。现行会计档案信息化要求下，内部 控制手段需要有足够多样性，以程序化控制作为主要控制手段。内部可控制的主 要目的是保证资料的可靠性和准确性，进而使会计电子档案安全和可靠得到保证。