参加展会流程解读

参加展会流程

参会准备

确定参展负责人

确定参展人员

确定参展产品

准备物品和资料

费用预算

宣传资料

报展、布展、撤展、食宿

服装

办公用品

名片

会场交流

收集信息

传递信息

会后跟踪

资料整理

联系客户

参加展会注意事项

展览会已经不是简单意义上的展示产品、推销产品、购买商品的场所。现代展览会已经快速发展为交流和获得信息的中心。参加展览会是企业整个市场拓展工作的重要组成部分，应被列为全盘市场计划之中，在确定了参展目的后，选择对应的展览会是关键。

申请参展

选择某个展览后，与主办单位取得联系，对方会传真或邮寄申请文件。给公司这些文件应包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。

填好参展表格、返回给展会主办者、并得以确认之后，还要将全部或者部分展位费作为定金汇至主办者，这样，展位便得到最后的确定。

费用预算

参展费用包括展位费、展位装饰装修费、展品运输费、机票火车长途车费、市内交通费、食宿费、必要的设备租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。做参展经费预算时，还要加上总费用的１０％，作为不可预见费用的支出。

展台位置

展台的位置由主办者全盘规划，按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排展台的位置，或者是以展位费的多少来区分位置的好坏。主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。总之，越早将参展申请表格递交给展会主办者，越容易得到好的位置。

标准展台

除国内某些大型商品定货会仍采用面积较小的展位外，通常展览会的展位面积为９平方米（３米×３米），成为标准展台。展会主办负责标准展台的搭建并提供展示所需要的基本设施，包括三面展墙，二个能固定在展墙上的射灯，一个展桌（长１米，宽５０厘米，高８０厘米），二把椅子，地毯，２２０Ｖ５Ａ三项电源插座一个，以及刻写眉板文字即贵公司的名称。无特殊要求，眉板文字是单位名称。

展览会的标准展位中，有一种特殊的位置--位于每行展位的顶端，是最多只有两面展墙的展位，它有两个边甚至三个边可以面对观众行走的通

道，能更多接触到参观者。因此，如果越早申请参展，越有机会向展会主

办者寻求该种展位。

特殊装修

超过四个或者四个以上的标准展位的面积时，可以只预定光地面积，而自行策划、特殊装修。特殊装修可以根据公司产品特点、技术特点、市场

定位、展览期间的活动安排，做出别出心裁的独特装修。

展位的装修展会提供标准展位的搭建，展墙、桌椅都采用的防火材料，在做特殊装修时要特别注意，如果采用的是木结构的展架和装饰物，应涂

上防火材料。

家俱

大多数参展商会有这样的感受，就是一个资料桌不够用。展会组织者、展览场馆以及展览服务公司，可以提供桌、椅、柜子、沙发等家俱的临时租用服务。

水、电、煤气

如果在展览中要有大的用电量、使用上下水、煤气、天然气等，一定要在参展申请表格中加以说明、特别强调，在收取一定的费用后，展会主办者会安排、并可以提供这些服务。

电话

可以申请在展览期间租用电话线（国内长途ＤＤＤ，和国际长途ＩＤＤ），但要提前向主办单位提出，以免除不必要的加急费用。

物品保管

展览期间，展会组织者对展会提供安全保障，展览馆出入口设有保安，大件展品的出入馆都要登记。但目前我国展馆尚缺少贵重物品保险柜租用存放服务。展览期间人来人往，难免零乱，所以小件展品和贵重物品等应自己妥善保管。如果是特装修的展位，不要忽略了贮藏室的设计和搭建。贮藏室可以放置公司礼品、文件、和工作人员的衣服、随身物品等。标准展位的参展工作人员则应随身携带公文箱包，用于携带和临时存放小件物品、钱财等。

包装箱的存放

展览开始之前，主办者和展览馆管理者、展览运输服务公司会收走包装纸箱、包装木箱和材料，或者指定统一存放的仓库，这是为展位整洁的需要，同时也是防火安全的要求。通常，展览结束撤馆时，包装材料会退还或自行领走。

展品的运输

展会主办者会在参展细则里提供展品运输的提货负责人的姓名和收货地址，可以按此，将展品提前运往展览所在地。另一便捷的方式是委托运输代理，运输代理提供门到展位到门的服务。

布展和撤展

展会组织者通常会给布展留出足够的时间，展会的布展时间为３天以上，并且可以在正常工作时间之外加班施工。在展会最后一天，观众清场以后即可以开始撤展。

清洁服务

展会免费提供参观者通道和其他公共场地的清洁卫生，但展位内的清洁通常由参展单位自行负责。

工作证

参展人员报到时，展会主办者会提供参展工作证，一般一个标准展位提供２-３个工作证。工作证也是通行证，在整个布展、展览和撤展期间有效。

入场券

展会主办者视展位面积的多少分配给每个参展单位一定数量的展览入场券甚至开幕式请柬，这给公司提供了联系客户和关系单位的机会，可以列出名单，将入场券和名片一起寄给这些嘉宾，邀请他们前来参观和见面。

会刊

每个展览会都要出版一期展览会会刊或参展商名录，可免费列入每个参展单位的名称、地址、电话、联系人、甚至产品介绍，这是展览会的重要一环而不可忽视，它是展览会的延续。那些在展览会上没有看到公司的参观人员，那些没有来参观该展览会的人们，都可以在会刊中找到公司的名字。如果有足够的展览和宣传经费，在会刊上刊登广告，其效果当然更加明显。

场地广告

除会刊宣传外，展会主办者和展览馆还提供室内室外的场地广告，包括条幅、横幅、旗帜、气球等。对展览馆场地熟悉、有经验的参展单位的展览策划者会最早占领有利的位置。

技术讲座

部分展览会还同期举办技术讲座和研讨会，除展会特别要请的专题报告讲座外，参展商也可以要求在期间举办一场或者多场讲座。这是向各界来访者推荐新产品和新服务的一种很好的形式，这些有备而来的参加者，非

普通听众，而是专业人士，这是公司发展的良好机会。通常，在交纳规定的费用后，展会主办者提供会议室和基本的会议设备。特殊的会议设备，可以预先甚至临时租用。

举办活动及租用会议设备

为了吸引观众，参展商可以在展位内举办小型活动，如小型产品讲座，技术讲座，有奖活动，发送小纪念品，甚至新颖的文艺演出。总之，应在有限的时间、场地和经费预算内达到最好的宣传效果。这些活动所需要的设备，包括上述会议、技术讲座所需要的设备，如声像设备的大屏幕电视、电视墙、音响、舞台灯光、电视、录像机、ＶＣＤ、ＤＶＤ等。

参展人员的选用

选用了合适的参展人员，便能得到更佳的参展效果、更好的销售业绩。参展人员应具备以下基本条件：对公司的产品和技术有较深入的专业知识；对产品的性能、材质、价格有较全面的了解；自信、适应能力强；性格外向，易于与各种人交谈；有参展经验；身体健康，乐于出差。

着装

除日用消费品、食品的展销活动、娱乐性展示活动和产品促销活动的需要外，展览会期间应穿着正式服装。首先，在展位里参会人员是公司的发言人，代表的是公司的形象，另一方面也是对参观者的尊重。如果能配合展台的搭建和公司颜色统一着装，则效果会不同凡响。

食宿

如果对展览所在的城市不熟悉，可以住宿在展会推荐的招待所、宾馆和饭店。展会组织者推荐的住所通常是距离展馆较近，来往展馆交通方便并且价格适中。通常情况，展会会安排展览期间的午餐供应。

展览资料的准备

参加展览会之前要准备足够的宣传资料，包括名片、产品介绍、公司介绍、产品价格清单，其使用量往往会超过预料，所以要做好充分的准备工作。会后的联系

展会期间，参观者只是对公司有了粗浅的认识，真正的生意往往会来自于会后。展览会虽结束，生意则刚刚开始。所以切记两点：第一点，展会期间的客户访谈记录，这是第一笔财富；第二点，会后资料的整理：客户跟踪联系。

附：

参展总结

3月5日至8日我公司到太湖国际博览馆去参加了一年一度的展会，我和

朱玉叶作为公司代表去了会场，向来宾讲解和推销我公司的产品。从这一

次的展会中，我发现了许多的问题，主要表现在以下几点：

一，我们的专业知识不足，不能很好地给顾客讲解产品的性能。

二，产品的价格我们心中没数，以至于要经常打电话询问，还向顾客报错

了价。

三，现场没有技术人员，顾客需要设计产品无法施行。

四，准备太仓促，有些细节上的问题没处理好，例如名片的复印不周全。我认为我们以后的参展应该有这些方面的准备：

一，跟举办展会工作人员联系好举办的时间、地点以及场所具体位置。

二，去参展的物品必须要有代表性，品种要多，同类的物品不要重复。以货架、手推车、工具箱、文件柜，展示牌、仓储笼、工作台、周转车、铝型材、线棒、夹头、辊筒为代表性。

二，去参加会展的人员必须有足够的专业知识，对公司的所有产品必须有

一个概念。必要时要有技术人员在场。

三，会展物品的规格和尺寸要清楚，价格要心中有数。

四，现场物品要排放整齐和干净，给来宾一个好印象。

五，出示的名片就是代表企业，背面要写公司主要生产物流仓储设备，产

品有货架、手推车、仓储笼、工具柜、文件柜、办公家具、工作台等。

在现场代表公司去的参展人员必须做到：

一，对待来宾要有礼貌，主动上前询问，为其介绍我公司产品，发放产

品样书，并认真讲解，做到让顾客了解产品性能和价格。

二，根据客户的意愿，适当地引导他们能订购我们的产品，并发给其名

片，让他们联系我们。

三，对一些对我公司产品有兴趣的顾客，我们也要主动向其发放名片和

样书。

四，在会场，我们也要出去转转，向别的参展商发名片和样书，跟他们

多交谈。

五，在会场，如果别的参展商需要我方提供货品来帮助他们，我们一定

要友好地提供帮助，这对我们有百益无一害。

六，展会结束，通知公司领导安排驾驶员把货品运回公司。

展会后的工作：

客户根据公司资料及我们发放的名片联系我们，来进一步了解产品并想订购产品，我们根据客户需要让肖经理核算价格，再报价给他们，争取能销售出产品，从中也能清楚并能核算产品价格。

作为一个代表企业去参展的人员，除了做到以上几点外，还要在工作中不

断积累经验，不断充实自己，完善自己，成为一个专业的企业人才。

我这次作为我们佳润丰代表中的一员去参加了展会，让我受益

匪浅，发现了自己的许多不足，我会在平时的工作中，不断

学习，了解我们公司的产品，熟知其性能和构造，知道其价

格。其次，我要具备一个推销人员应有的素养。再次，在每次

展销前，一定要有充足的准备，这样会事半功备。

胡静芳

2011/03/09

展销会之参后感

时间：2011.3.5-3.8

地点：无锡太湖国际展览中心

这次在展览中心举办了装备制造业方面的展销会，我有幸被指派参加，对于这次经历，使我对于展销会有了一定的认识，和很大的收获。在此想记录下全身投入的展会上自己的所见，所

想，所感受，所经历。供大家一起分享，分享收获，分享感受。

所谓展销会，其实就是一个平台，提供展销商，参展商，供应商，客户相互接触的机会。通过展会这样的平台，展销商可以将自己的公司，企业推销出去，被人所知，为人所晓；参展商也可以通过这样的平台找到更加对口，适合的供应商。

想要在展会上成为聚焦点，获得更多的曝光机会，就要做好以下几点：

1、做好展前的准备工作

在展前应该做好一些必备工作。如：必备工具、宣传和了解相关展品的详尽资料。

必备工具：剪刀、裁纸刀、胶带（至少2卷）、大头针、订书机及订书针、卷尺、笔等

宣传方面：在这次展会上，关于宣传，我们只做到了发宣传书和名片，别无其他。其实还可以印制多张大型宣传横幅及我们公司名称的硬板横幅，可供多次展会使用；关于宣传书方面，我公司的宣传书做的比较厚实，其实像在展会上所用的宣传单，只需要做到简单明了，像货架、工作台等可分别做张宣传单，既可使客户对我们佳润丰所做产品一目了然，也可节约不必要的开支。

了解展品：关于展品，我们首先要准备好所展出的成品的报

价，规格尺寸，材质，用途等一切有关展品的资料。在展出成

品时，可在相应展品旁悬挂相关图片及介绍。

2、搭建布局与之匹配的展厅，突出其产品的特点

做好了前期准备工作，接下来就搭建与之匹配的展厅，但是在搭建时一定要有创意和突出其新颖。我所参加的这次展会

上我自己觉得没有比较创意和新颖的展厅，没有给人眼前一亮

的感觉。只有让客户注意到你的展厅，才会移步参观你的产

品。

3、展销人员的专业及随机应变

在展会上通过我们的介绍，使客户对产品深层次的了解。将客户吸引进了展厅，我想我们就基本上成功了一半了。接下来就是要接待客户，而这部分就是我们展销人员的事情了。在很短的时间内将自己的公司和公司的产品推销给客户，不是一件容易的事情，所以要求展销人员一定要具备专业的产品知识，还要有随机应变的能力。让客户能接受到你传递给他的咨询和信息。让他们对我们留下更深的印象。

4、.后期客户跟进

展会上跟客户充分的沟通交流后，对客户所提及的需求以及所了解到的潜需求，在展会结束后，一定要详细的做好分析，整理。通过各种方式（电话，电子邮件等）联系方式进行跟进。俗话说的好“趁热打铁”，在客户对你还留有印象的时候赶紧和他们获得联系，促成业务的建立达成。

以上就是自己通过这次展会上的实战，对展会的一些心得体会。只是个人意见，希望能和朋友们一起分享，也希望能受到朋友们的指教。大家一起学习，一起进步！

参展人：朱玉叶

日期：2011.3.9