浅谈电子档案的服务性应用

浅谈电子档案的服务性应用
浅谈电子档案的服务性应用

浅谈电子档案的服务性应用

——建立社区宠物电子档案

作者姓名:闫萌

【摘要】电子档案,作为虚拟档案,是用来区别于一些客观存在的档案实体,是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动,只有引入正确的软件,硬件与足够的背景细节,这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端,以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。基于它这些特点,电子档案在服务性上会有更广泛、更方便快捷的应用。在实际应用“建立社区宠物电子档案”中能够尽善尽美的发挥其良好功效,把宠物扰民、袭民、引起的邻里纠纷以及社区卫生这些问题构成完整系统,运用宠物的电子档案,解决这些平日里毫无头绪的疑难问题。

【关键词】电子档案,宠物档案,服务性应用

前言

在现实生活中,我们常被宠物难题所困,如宠物咬人导致狂犬病的潜在,宠物厮打导致邻里纠纷,宠物抛弃导致动物得不到关爱也加重了对社区安全的威胁以及流浪宠物安臵问题,同时宠物随地大小便也带来了社区卫生环境差的影响。面对这些难题,怎样才是一个合理而又简便的解决之道?本文阐述的就是为了解决这些难题,为宠物们建立一个社区电子档案。

当然,构建和谐社会,推动社区安全、卫生建设,实现宠物电子档案的数据共享,确保宠物电子档案在实际生活中得到良好利用,解决宠物给市民生活带来各项问题,是宠物电子档案存在的前提。虽然这会涉及较多的人力投入以及信息化系统技术,但都是可以克服的。相对技术难题而言,激励使用者参与以提升宠物电子档案的价值,“做活”档案、共享数据,是更为复杂的难题,也是宠物电子档案能否实现预期效果、达到服务性应用的关键所在。

一、如何创建宠物电子档案

在社区中创建宠物电子档案不是一件易事,居民多且复杂导致了宠物的多种多样,在此我提议进行社区联网打造一个共属的宠物网站,其中建立社区宠物电子档案应从以下几方面着手:

1.建立完备宠物电子档案库。

建立完备宠物档案库,即将大众常养和非常养宠物种类建立一个总的数据库,包括这些宠物的物种、外貌、性格特点、生活习性以及此宠物图片信息,除了这些之外,还要把社区周边有关宠物服务机构建立在内,如动物防疫站、小动

物保护协会、各类宠物医院、美容院。

与此同时,几个社区之间联合完成一个完善的宠物信息档案,这样既省时省力,还避免了信息重复。将此档案库作为网络资源分享给社区居民,这样做的目的一是方便人们了解自家宠物各项特点,可以更好的去完善文明养宠物的意识,二是方便居民了解周边提供宠物服务的场所,减少宠物疾病传播、宠物丢弃问题的发生。

2.建立居民宠物电子档案

要求每个社区对每户的宠物进行信息调查统计,其中包括记录业主姓名、地址、宠物名、宠物类别、宠物性别、宠物年龄、宠物照片、《犬类免疫证》号码、免疫牌号码、检疫记录等内容,还要统计出每个社区共计宠物多少只,其中每类又是多少只。

档案内容具体分类:

(1)建立每户宠物基本信息电子档案

这类档案主要记录每户以及其宠物最基本的信息资料,主要内容如下表格:

宠物档案

业主姓名

地址

宠物名

宠物类别宠物相片

《犬类免疫证》

号码

免疫牌号码

检疫记录

业主签名:日期:

宠物豢养承诺书

本人是的业主,并为上述登记宠物之合法监管人。本人承诺遵守xxx的《小区宠物豢养规定》的一切条款及有关修订,并配合小区管理部门做好对本人所豢养之宠物的监管。若因本人监管不善,所造成的宠物扰民或伤人事故,由本人承担一切责任,并按规定妥善处理宠物。

特此确认

业主签名:

日期:

业主将表格及承诺书签好后,有社区管理人扫描至计算机,生成电子档案予以保留。在未来有情况发生时运用计算机查找业主及其宠物,会更加快捷、方便且准确性较高。

(2)建立宠物健康电子档案

这类档案主要记录每户宠物的健康状况,有无疾病、有无接受防疫站检查、有无养宠物的证件(特别是犬类)。对于户主来说需要记录宠物的成长过程,方便在宠物生病时的就医。特别要提出的是,由于宠物电子档案是联网设计,所以对于宠物自身的成长记录可由居民自行在网络上填写,也可以为宠物建立空间、日志、相册等自由任选项目。

下面列了一些可参考的关于宠物健康档案内容:

①基本情况:包括主人姓名、家庭住址、联系方式,宠物名、照片、品种、

性别、年龄、体重、毛色、特征、携养证编号、药物过敏史等。

②免疫情况:包括接种时间、疫苗种类、接种地点、接种人等。

③驱虫情况:驱虫时间、药物、给药方法等。

④体检记录:体检时间、容态、体重、体格、性格、习性、被毛、齿、眼、

鼻、耳、体温、脉搏或心率、呼吸、血液(包括血型、血象、血液寄生

虫)、尿常规、粪常规、肝功能、肾功能、既往病史、下次体检时间、医

嘱或建议、兽医师签名、宠物医院签章等。

3.建立流浪宠物及其领养情况电子档案

(1)建立流浪宠物电子档案

社区周边的流浪宠物一直是困扰居民和社区的难题,不忍心对它们臵之不理,又戒于安全问题不能抱回家里饲养,从而导致流浪宠物成为了威胁居民安全、健康的严重问题。在此,如果想安臵好流浪宠物,第一就先要为它们建立一个电子档案,其中具体包括:流浪宠物的种类、品种、外貌特点、有无疾病、有无伤人事件、常出没地点。其次将这些宠物归类登记好后,为它们拍照留底保存,也为有人愿意领养它们做出完善准备工作。

在此同时,社区之间联网发布这些流浪宠物的资料,一是让居民做好预防工作,二是方便领养服务。

(2)建立流浪宠物领养情况电子档案

立档对象有两大类:

1)基金直接参与救助类(此项必须建立,理由:基金制度公开诚信包括公开具体钱物收入支出,被救助对象有始有终);

2)个人独立救助类(此项可选择,理由:尊重爱心人士自愿,表扬鼓励善待身边动物者)

立档模式:由于救助过程可能繁琐复杂,档案只留存有价值有意义的具体记录指标。

立档内容:必填内容包括档案号,档案整理人,档案复核人,被救助宠物姓名,年龄,性格特征,被救助时间,基金支出费用,第一救助人,第一寄养人,第二寄养人(类推),最终领养人,领养时间,健康免疫记录,每年至少一次近况反馈。

(立档内容细则:包括公开信息和非公开信息,公开信息包括参与救助人的网名,email地址或qq等任一种;非公开信息包括参与救助者真实姓名地址通讯方式工作单位有效证件号码等)

存档方式:word文档格式(含宠物照片至少一张)存入电脑,同时不定期打印和刻光盘永久保存。

保管方式:社区负责流浪宠物及其领养的管理人亲自保管

档案范例:

档案号:2004000x

档案整理人:李x

档案复核人:王x

被救助猫猫姓名:雪格格(雪猫)

年龄:一岁左右

性格特征:温柔,非常亲近人,中长毛,黄眼睛

被救助时间:200x年x月x日

基金支出费用:人民币八十元整

第一救助人:孙小美美

第一寄养人:机器猫

第二寄养人:Lily猫

最终领养人:赵x

领养时间:200x年x月x日

健康免疫记录:200x年已绝育,已驱虫,已免疫

反馈情况:待查

领养人真实姓名居住地址电话号码工作单位(必填)

有效身份证件号码(此项可选择,理由:尊重个人自愿,以互相信任为基础)特别注意:以上信息为非公开信息,只可负责人查阅。

二、如何应用宠物电子档案

首先宠物电子档案要由专门人员负责保管、应用;其次宠物电子档案要运用网络的方式实现资源共享,但又不能公开非公开信息,注意部分保密工作;最后,最具现实意义的是宠物电子档案要切实在生活中得到服务性的应用。

1.宠物电子档案的专员负责与应用

负责人主要是统计资料、收集信息、完善信息、立档备案、查阅历史档案、保管档案存放、备份档案资料、注意保密档案。

2.实现网络资源共享

由于非公开档案以及宠物医疗、美容等服务信息是由社区联合又不失各自范围进行完善的,而且其中还包括宠物的健康档案、成长记录等由业主自行完

善的信息,所以也就需要将这些信息发布到网络,实现资源共享,方便应用,保证其服务性的体现。

3.服务性应用

宠物电子档案的服务性应用应体现在:宠物健康情况,宠物医疗、美容等机构信息的查阅,宠物自身物种的生活习性、性格特点的查阅,以及对居民来说的豢养注意、文明要宠物的要求、宠物各类证件办理的程序、金额、要求、地点等具体信息的查阅。

三、宠物电子档案的储存与保管

电子档案不同于纸质档案,决定了其在保存于维护方面的复杂性。

(一)宠物电子档案存储与保管原则

1.要保证宠物电子档案载体物理上的安全

一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上。所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境,并满足避光、防尘、防变形的要求,远离磁场和有害气体。

2.要对电子档案载体进行有效的监测和维护

电子档案载体,特别是磁性载体,极易受到保存环境的影响。因此,对保存的电子档案载体,必须要进行定期监测和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性。

(二)宠物电子档案存储的规范

1.字处理文件存储

●TXT文档可以作为电子档案直接存储

●XML文档可以作为电子档案直接存储

●Word97以上版本文档可以作为电子档案直接存储

●PDF文档可以作为电子档案直接存储

●对于无法转换格式的文档,应按原格式存放

2.图像文件的存储

●TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储

●JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储

●其它格式图片应转换为以上两种中的任意一种,有特殊压缩参数要做说

●对于无法转换格式的图片,应按原格式存放

●由扫描仪获得的图像电子档案,对于普通纸质档案来说光学分辨率不得

低于200pi,对于照片档案来说分辨率不得低于600pi

3.影像文件的存储

●MPEG2格式、比特率4Mb/s以上的影像文件可以作为电子档案直接存储

●对于无法转化格式的影像文件应按原格式存放,并将有关的软件、压缩

算法和计算机系统信息一并存档。

4.声音文件的存储

●WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储

●MP3格式可以作为电子档案直接存储

●对于无法转化格式的声音文件应按原格式存放,并将有关的软件、压缩

算法和计算机系统信息一并存档。

5.多媒体文件的存储

●多媒体文件包含多种信息形式,信息完整的多媒体文件对于无法转化格

式的影像文件应按原格式存放,并将有关的软件、压缩算法和计算机系

统信息一并存档。

综上这些观点,宠物电子档案的建立是必要的也是适应社会发展的,更重要的是能体现电子档案在生活中的服务性应用。以上属于个人浅短的观点,不够成熟和完善,有缺陷之处还需您的批评和指正。

参考文献:

【1】王萍,宋雪雁,《电子档案管理基础》,清华大学出版社,2006年2月第一版

【2】朱小怡,《数字档案馆建设理论与实践》,华东师范大学出版社,2007年8月第一版

【3】生活报,2004年11月26日11:29,https://www.360docs.net/doc/313985365.html,

【4】秦楚网-十堰晚报,五堰街办为辖区宠物狗建立档,2008-7-23 7:27:51【5】莆田广电网,责任编辑:吴清泉、李昉编辑:方莉莉、卢荔红,2008年6月12日

【6】宠物俱乐部关于建立被救助流浪猫档案征求意见稿

【7】广州市番禺金业物业管理有限公司的《小区宠物豢养规定》,物业表格—098版本B,房地产E网

【8】南昌将建立宠物狗电子档案,2008-12-19 14:52:08来源:江南都市报

浅谈电子档案的服务性应用

——建立社区宠物电子档案

论文作者:闫萌

专业:教育科学与管理学院

班级:09公共事业管理

日期:2011年12月

论文独创性声明

本人声明:本人所呈交的论文是独立进行研究工作所取得的,除论文中已经注明引用的内容外,对论文的研究做出重要贡献的个人和集体,均已在文中以明确方式标明。本论文中不包含任何未加明确注明的其他个人或集体已经公开发表的成果。

电子档案管理系统平台

盛年不重来,一日难再晨。及时宜自勉,岁月不待人。电子档案管理系统平台

目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)

第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段,将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档,通过系统建立与各类相关信息的索引,使得办理事务时,可以非常方便的调用各种资料,提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块,实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来,艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中,这给档案管理、应用带来很多难题:首先,实物档案资料随着档案资料数量的增大,安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力;其次,档案资料的实物形式限制了流通效率,存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置

浅谈电子档案的管理和利用

浅谈电子档案的管理和利用 概要:为了适应电子档案工作需要和档案事业发展,电子档案的管理与利用着眼点要高,立足点要实,要符合本单位的客观实际,顺应其规律,加强科学管理,确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态,使其在社会生活中发挥更大的作用。 随着信息技术的快速发展,档案管理的电子化程度虽然已有所提高,但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同,其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的,就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手,分析了电子档案的主要利用途径,指出了做好电子档案管理的若干措施。 一、电子档案使用的主要途径 电子档案具有快捷、方便的特点,与传统的纸质档案相比,其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而,电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上,而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前,关于电子档案的利用,其途径主要有三种:提供拷贝、通信传输和直接利用。 二、加强电子档案管理的重要意义 电子档案对于大部分的单位和部门来说,还是一个新鲜事物,加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者,做好电子档案的管理,从理念上说,要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面,我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。 1.加强电子档案管理,有利于节省人力物力 在传统档案管理中,由于档案工作的特殊性,特别是一些易破碎的档案资料,一般需要大量的人财物力才能够更好地保管,而且还不可避免地存在损坏的风险。然而,计算机及其网络的出现,不但为归档提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途径,免除了立卷归档、检索查找的困难,减轻了工作人员的劳动强度,提高了归档质量和检索速度,有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后,就可把按“卷”立卷归档,改为按“件”整理归档,大大提高了档案管理的工作效率。

建立客户档案管理的重要性和必要性

建立客户档案管理的重要及必然性 随着市场竞争越来越激烈,公司越来越注重营销的管理工作,其中客户档案管理,在营销管理中举足轻重,同时,客户档案管理又是企业ISO9000:2000质量体系管理的重要组成部分。现将最近所学的关于客户档案管理一些想法与大家分享。 建立客户档案,很多人认为是一件很普通的事,不就是记录一下客户的联系方式、联系人、地址吗。其实不是这样,客户档案管理也需要数据化、精细化、系统化,这样的档案才对营销管理工作有指导性。要完善每一个客户档案,需要对客户进行一次全面“体检”。 客户档案管理的内容包括:客户基础资料、产品结构、市场竞争状况及市场竞争能力、与我司交易状况,结合其资信能力、市场容量、经营业绩、客户组织架构、竞争对手状况等一系列的相关资料,并进行分析、归类、整理、评价,有能力的企业可以建立数学模型、用计算机来进行管理。 因为市场经济变化莫测,准确的信息传递是获得成功的关键因素之一。客户档案管理就是对客户信息的收集、整理、并准确传递给销售人员,资料信息流程为:客户———收集———业务员传递———上级领导(或档案管理员)———反馈———业务员(公司领导)———服务———客户。对客户档案管理工作,我们要坚持动态管理、重点管理、灵活运用以及专人负责四个方面的原则。 随时更新以变应变

动态管理就是把客户档案建立在已有资料的基础上进行随时更新,而不是建立在一个静态档案上。市场在变,客户也在变。我们基本做到“知已知彼”,随时了解客户的经营动态、市场变化、负责人的变动、体制转变等,加强对客户资料收集、整理,以供企业管理人员作辅助参考决策。另外,我们定期(如二个月)开展客户档案全面修订核查工作,对成长快或丢失的客户分析原因后,另作观察。修订后的客户档案,分门别类,整理为重要、特殊、一般性客户三个档次。 这样周而复始形成一种档案管理的良性循环,就能及时了解客户动态变化,为客户提供有效帮助。 抓两头放中间 在客户档案管理中,我们采取“抓两头、放中间”的管理办法,也就是关注大客户和最差客户,这样有利于企业产生最大化利润并降低企业风险。首先对主要客户的档案管理,不停留在一些简单的数据记录和单一的信息渠道来源上,坚持多方面、多层次了解大客户的情况,如业务员信息、市场反馈、行业人士、网站、内部消息、以及竞争对手的情况。还注意了大客户的亲情化管理,如节假日的问候,新产品上市,销量上升的祝贺等,让客户知道我们一直在关注它。我们对于客户信息经常加以分析,处理后归档留存。其次,对风险性大的客户管理,如:经营状况差、欠账、信誉度下降、面临破产改制等,随时了解其经营动态,做好记录,确保档案信息的准确性、时效性,并不定期访问调查,不定时提醒业务经理、业务员客户当前状况,把风险控制在最大限度内。 这些重要客户的档案管理都要定期向领导汇报,发现不正常现象,及时上报,避免给企业造成损失。

关于电子档案信息安全管理研究

关于电子档案信息安全管理研究 发表时间:2017-05-05T16:46:36.963Z 来源:《基层建设》2017年3期作者:赵莹[导读] 本文主要分析了电子档案信息管理存在的安全问题,并提出了相应的保障措施。 临沂市公路局山东临沂 276002 摘要:随着我国电子档案研究与实践的不断推进,档案管理部门十分重视电子档案信息安全管理问题。近些年先后制定了一系列措施,有力促进了我国的电子档案信息安全管理工作,但电子档案信息安全仍然面临着种种困难和挑战。只有清楚地认识到存在的主要问题,才能有的放矢,推动电子档案信息安全的完善。本文主要分析了电子档案信息管理存在的安全问题,并提出了相应的保障措施。 关键词:电子档案;信息;安全管理引言 上个世纪九十年代以来,以计算机为核心的信息技术革命的飞速发展点燃了一场全球范围的信息革命,为档案现代化管理开辟了无限广阔的前景,电子档案成为信息时代档案存贮和传播的重要介质。由于电子档案具有非人工识读性、信息与特定载体之间的可分离性、信息对系统的依赖性、信息存贮的高密度性、信息的易变性等特点,使电子档案信息安全保障工作与传统档案安全保障有着质的区别。管理好电子文件,关系到国家和社会历史记忆的长期保存,关系到人类文明的传承延续,对电子档案的管理,必须解决好它的保真、保密、保存、读取等难题。 1. 电子档案安全管理应遵循的原则 1.1信息安全管理原则 确保电子档案信息库的结构不被破坏,能够保持原有数据的正确、有效,并在使用时遵循定时保密功能和备份功能,使同一数据随时保有异地副本,保证数据对用户的可用性。 1.2软件安全管理原则 电子档案软件系统关系到档案的信息内容。系统一旦破坏,将导致信息无法正常读出,甚至丢失。因此,正常运行的系统、适宜的保存方式、安全的记录系统、完善的软硬件设施,是确保软件安全的必要条件。 1.3网络安全管理原则 外网与内网在连接和系统配置管理方面都应严格按照预先制定的管理制度和权限操作,修补系统软件的漏洞、控制账户密码权限、删除过期的账户密码、销毁档案信息的任何行为都要遵守权限制度,并制定不同层次访问者的存取信息的权限策略。 2. 电子档案安全管理中的常见问题 2.1标准化及规范化程度不够 我国现在所进行的档案信息管理还不是非常成熟,相比于那些发达的国家,还有很大的差距。我国电子信息档案管理才刚刚起步,所以,在管理过程经常会遇到这样或那样的问题。而随着网络技术的发展,人们逐渐明确数字化档案、信息化档案对于档案管理工作是非常重要的。可是我国目前在电子档案管理这方面却没有非常高的标准性和规范性,因此阻碍了数字化档案和信息化档案这个管理目标的实现。 2.2编程人员素质具有差异性 档案管理是一项系统化的工作,需要具备整体素质高的编程人员。但是现状下,编程人员却显得极具复杂性,主要表现为各地各县的系统不一样,达不到档案所需要的标准。并且,最为严重的是编程人员匮乏计算机应用能力,进一步严重阻碍了档案管理工作的良性发展。另外,相关编程人员没有充足的实践经验,在日常档案管理工作中没有形成规范且有效的档案管理体系,从而使得档案信息安全管理不具时效性,不能与未来长期发展相符合。总之,在现阶段编程人员的整体素质需进一步提高。 2.3电子档案软件系统安全 即系统设备硬件和相关设施运行正常,保证系统的实体硬件不受自然和人为的破坏。由于电子档案需要借助设备才能阅读,必须保证电子档案载体所应用的系统设备的安全。系统设备安全主要涉及计算机硬件设备以及网络通信线路的安全,容易受人为破坏和周围电磁信息的干扰和影响,使得电子档案信息在流动的过程中被干扰、截获或发生电磁泄漏。因此,要通过严格的管理和有效的技术手段来对抗这些不利因素。 2.4 电子档案的真实合法性问题 纸质档案上的单位盖章和领导签字具有法律效力,其真实性、合法性比较容易辨别。而电子档案由于其容易复制、修改的特点,其真实性、合法性的鉴别则受到一定条件的制约。 3. 强化档案管理安全性的方法 3.1提高档案管理的规范性及标准性 为了强化电子档案的管理,使其安全性能得到提升,就应该规范档案管理工作。例如:在搜集完电子文件之后,应该形成一个系统的文件,然后再进行细致的整理及积累,最后在相关人员鉴定没有错误后进行归档处理。只要按照以上步骤进行档案归档工作,那么档案的规范性、标准性都会得到相应的提升。同时,当整理完电子档案,并做好归档工作之后,还应该进行保管和移交工作。此外,档案管理部门还应该集中对电子文件进行管理,进而使档案管理工作更加的规范和标准。 3.2提升编程人员的整体素质 提升编程人员的整体素质对于档案工作而言,是非常有必要的。做好这方面的工作,需要从两方面着手:一方面,对编程人员进行培训,努力提升编程人员的文化程度及专业化知识水平,并且在培训过程中将计算机应用作为重点培训内容,以此让每一位编程人员都具备高水准的计算机应用能力。另一方面,编程人员在日常工作中,不但需要努力学习理论知识,还需要以实践作为档案工作的绝对支撑点,擅于总结经验,在工作中激发出高度的积极性,既要熟悉档案业务,又要会操作并设计程序。另外,档案编程技术人员需要充分融入到档案编程工作当中去。例如:为档案部门编程一个能够连接当地OA 办公系统和能够与档案管理系统相配合的系统,实现从文件的收集到档案的归档只需一次输入文件目录就能达到共享的目标。以此让档案信息安全管理更具时效性,并且能够与未来长期发展相契合。 3.3针对软件系统安全的技术措施

电子档案管理系统平台

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目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)

第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段,将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档,通过系统建立与各类相关信息的索引,使得办理事务时,可以非常方便的调用各种资料,提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块,实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来,艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中,这给档案管理、应用带来很多难题:首先,实物档案资料随着档案资料数量的增大,安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力;其次,档案资料的实物形式限制了流通效率,存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置

浅谈电子档案管理 张德全

浅谈电子档案管理张德全 发表时间:2018-05-08T10:11:51.607Z 来源:《建筑模拟》2018年第1期作者:张德全 [导读] 随着网络信息时代的到来,电子档案管理的优势逐渐显现,能够更加适应当今时代的档案管理工作,加强对电子档案的管理,是目前档案工作信息化的必然选择。 张德全 山东省巨野县人力资源和社会保障局 摘要:随着网络信息时代的到来,电子档案管理的优势逐渐显现,能够更加适应当今时代的档案管理工作,加强对电子档案的管理,是目前档案工作信息化的必然选择。 关键词:电子档案;档案管理;优越性;利用方法;管理制度 1.电子档案的优越性 在档案存储和归档工作上,电子档案极大地提高了统计、分析、归档等的速度。现今社会是信息的、网络的快捷式生活节奏。信息获取和处理的速度体现出了其自身在当今社会的竞争水平和生存能力。电子档案是将文档使用扫描形式录入电脑,避免了人工抄录错误的几率,即使是人工输入,电子档案的信息材料修改起来也非常方便,如果采用专业的高技术系统,还能自得识别相关错误信息,可使其得到及时修正。档案管理工作实行微机化工作方式后,就可以按“件”进行方便快捷的整理归档。由于进行随机管档,就可进行随时整理立卷。通过计算机编码排序后,只要按照电脑呈现的秩序编排,就能清晰地现实文档归置位置,省去了人工费时费力的编排工作。同时,电子档案的存储更为稳定,可采用光盘、U盘、硬盘、存储卡等载体进行存储,其受外部温度、湿度及微生物环境影响小,且储存时间长和信息存储量大大超过了其他介质,具有很强的稳定性。 在档案信息应用上,使用电子档案,利用信息化手段,可以很好地实现档案的体系管理,实现充分的资源共享,使索引、查找等更加快速便捷。同时,由于采用了信息、网络传输等技术,使得电子档案能根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作,更加有利于档案的管理和调度,极大发挥了占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点。电子档案使档案在现实应用中实现了网络化、远程化的自动化操作,加快了信息检索速度,促进了文档信息的交流和共享。在知识经济高速发展的形式下,现代网络环境不仅为归档提供了方便有效的工作方式,并且对信息利用的快速途径也起到了一定的促进作用,废除了立卷归档与检索查找的繁琐工作,改变了繁琐低效率的工作强度,归档质量和检索速度也产生了本质的变化。在传统的工作形式下,各单位、各部门相互间都是靠纸来传输信息,以计算机为载体的电子档案管理系统,可以将各种档案信息通过网络传送出去,不论身在何地都能及时阅览到相关信息。 在档案管理模式上,电子档案在以电子信息技术为支撑的数字化管理模式下,文档的规范性和科学性进一步提高。 传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时,补漏增缺,就得拆卷重做。改为微机网络管理,文档用微机按“件”整理归档,可随时补漏增缺,使文档不形成存积。微机管理省时省力,可以给工作人员充分的时间去提高业务水平。微机管理更有利于文档的保密,将整卷档案内容改为单份文件提供利用,利用者就无法接触整卷档案中其他无关的文件,从而达到了文件保密的要求。 2.加强电子档案管理制度 电子档案的出现,彻底改变了传统档案管理的流程,在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。由于电子档案对软硬件设备的依赖性更强,且更易更改、流失等特点,常常会使人们对电子档案的信息真实性产生质疑,因为电子档案信息的载体与存放地点均可以不固定,复制后真伪难辨,存在难以认定是否为“原件”的问题。因此,只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束,并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式,切实避免信息失真的隐患,这样既可以保证电子档案的规范管理,又能维护电子档案信息的真实性与原始性,使人们对电子档案产生信心。然而,传统管理制度已无法适应电子档案文件的管理,必须结合电子档案发展的具体情况,建立一套完善、健全和科学的电子档案管理制度。 2.1电子档案的形成制度要进一步完善 在形成电子档案的过程中,必须遵照国家规定的统一格式标准,对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时,对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存,以保证形成的电子档案具有完整性。 2.2电子档案要执行更为科学的归档制度 要进一步完善电子档案的管理制度,归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节,但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性;检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件,以保证内容和相关说明与描述的一致性;电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档;电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时,档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定,以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中,应以国家有关规定为参照进行,目前,我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度,对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求,这些规章制度的出台,确保了电子档案在归档过程中的科学性和规范性。 2.3建立严格的保管制度 电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先,要把住存储载体的质量关;其次,要规范存储载体的保管条件,电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境,并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境,同时保持良好的温度、湿度环境;再次,加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的载体不带病毒,并将载体置于保护状态,同时,注意对加密电子档案的管理最后,为了确保记录信息内容的完整性、可读性,以及载体无损伤,应定期对电子档案进行安全性检查,一旦发现信息或载体产生损坏时,及时采取有效的维护措施,进行拷贝或修复工作。 2.4规范电子档案的利用制度 在电子档案利用阶段,相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当

浅谈我对档案工作重要性的认识

浅谈我对档案工作重要性的认识 2013年初,刚刚参加工作的我由于工作需要,开始从事市场生产运行科档案的管理工作。到现在,我接触档案工作也不过短短几个月的时间。以前总以为档案工作是个很神秘、很复杂的工作,但是在真正做这项工作之后,发现并没有我想象的那么简单。档案工作平时默默无闻,也不引人注目,因此常常被忽略。但是,一旦档案丢失或销毁,将是一笔无法估计的损失。因此,作为档案工作者,应当时刻高度重视档案管理,这不仅是对本职工作负责的表现,更是对历史的负责。下面我就平时工作中的感悟,来谈谈我对档案工作重要性的一些认识。 一、凭证作用:档案是历史的真赁实据,具有一定的法律效用,这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用,是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为档案是自然形成的,这种形成的自然性,决定了档案记录历史情况的客观性。从档案自身的物质体态上看,它保留了当事人的历史真迹,有些文件还保留了当事人的声音、形象等等,这些都反映了档案是确凿的真凭实据。 二、参考作用:档案作为一种历史记录,不仅具有凭证作用,同样也具有广泛的参考作用。这是因为档案不仅真实地记录和反映了人偿社会实践活动的浓度,而且,也反映了实践活动的广度,为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验档案的参考作用,其主要特点在于它的可靠性和广泛性。 1、档案的参考作用具有较大的可靠性。档案是原始记录,是第一手资料。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”,它比其他资料来源可靠。档案是在社会实践活动中直接形成的,而非后人编造的,这就客观地纪录了历史情况,具有最可靠的凭证。 2、档案参考作用具有一定的广泛性。档案是人类在活动中形成的,人类的活动是广泛的,因而,档案也是很广泛的。其内容也是丰富的,它是各单位和个人广泛利用的资料。每个地区有档案馆,每个单位有档案室,保存着本地区、本单位各种内容的档案,人们遇有难题,都可以到档案部门参考档案,寻找答案。 鉴于档案的重要性,作为档案从业者,我们就要保护好、管理好档案,要依法行使自己的职责,定期接收档案,妥善保管好档案,为档案的利用创造条件,提供方便。同时更要解放思想、勇于改革、大胆创新,以饱满的工作热情、奋发向上的精神,为发挥档案事业的作用多做贡献。

浅谈新形势下人事档案管理工作思路

浅谈新形势下人事档案管理工作思路 随着社会经济的发展,对档案工作也有了更高的要求,本文通过对目前档案工作管理现状的分析研判,发现档案管理工作中存在的一些问题,并根据这些问题,有针对性的提出了以后档案管理工作的新思路,以提高人事档案管理工作的质量。 标签:人事档案档案管理发展思路 人事档案是在组织人事工作管理活动中形成的,经过组织的审查或者认可,并且记录和反映人员经历和德才表现等原貌,以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的原始记录。也是个人经历和实践的历史记录,是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照,是记载人生轨迹的重要依据。它既反映出人们经历、学历和职务或技术职称,同时又反映个人的社会关系和奖惩等情况。它是发现人才、使用人才、管理人才的重要依据,也是国家档案的重要组成部分。人事档案管理工作做为一项基础工作,在人力资源开发、人才预测和人才政策制订等方面具有十分重要的作用,为人事调动、人员聘用、转正定级、干部提拔、专业技术职务晋升以及离退休、养老、医疗保险手续办理等提供帮助。 一、目前人事档案管理现状及存在的问题 近年来随着经济体制的改革,社会的进步,人员类型的多样变化,档案管理也衍生出了很多类型,我国也越来越重视人事档案的管理。根据现状,我国人事档案主要由干部档案、工人档案和学生档案三大类组成。 干部的人事档案管理,一般由有档案管理权限的各单位自行管理,由其独立收集、整理、执行,信息来源单一,仅关系到本单位下属人员。干部档案管理制度是比较传统的管理方法,管理权限分属组织、人事、行政办公室等部门管理;工人档案管理一般由劳资部门来管理,而学生档案由学生工作部门或当地人才交流中心来管理。 随着社会经济的不断发展和人事制度改革的不断深入,传统的管理方式不能适应形势发展的需要,而长期以来的“重人事、轻档案”的陈旧观念也束缚了档案工作的开展。目前,干部人事档案管理工作主要存在以下几个问题: 1.对人事档案重要性认识不足 目前,人们对人事档案的认识还比较肤浅,对档案的重要性意识淡薄。中新网曾经对2068名人员进行调查,49.3%的被调查者认为“工作中注重的是能力,人事档案没用”,12.33%的被调查者则表示“无所谓”,紧紧只有38.64%的人认为“择业自由,但是档案也很重要不能遗弃”。被调查者中近半数的人认为档案并不重要。而“说起来重要,排起来次要,用起来需要,忙起来忘掉”的现象也从一定

关于财务电子档案管理的研究

关于财务电子档案管理的研究 摘要:为提高财务管理水平,以细化基础工作为出发点,对公司财务档案管理现 状进行分析,探索财务电子档案管理,实现财务管理的创新。本课题通过研究财务电子档案管理,结合公司财务制度要求,探索公司财务电子档案的方式和方法,对于财务管理信息化具有重要意义,创新思路使财务档案工作实现制度化、规化和科学化管理,使其在公司建设发展中发挥重要作用。 关键词:财务管理研究电子档案 传统的财务档案大都以纸质为载体,不能适应财务档案管理的信息化要求,必须向数字化档案管理转变。未来的财务电子档案就是财务数据采集源泉和基地,通过分类整理和网络共享,最终为各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。 一、财务档案管理现状 (1)财务档案分类 随着公司电力事业的快速发展和经营管理水平的提高,财务档案资料也日趋增多,主要分为会计档案和财务管理文件两大类。 会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括: 会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。 会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。 财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,

其他财务报告。 其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。 财务管理文件:指除会计核算专业材料外的财务管理制度、计划批文、通知等各类财务管理资料,是财务档案的重要组成部分。财务集约化管理的不断深入,财务管理文件的积累呈现多元化趋势。财务管理制度包括预算管理、会计核算、工程管理、资金管理、资产管理、资本运营、财务评价与考核等。 (2)财务档案管理规定 自1999年以来采用电子计算机进行会计核算,保存会计档案实行电子存档和纸质存档双规制,2004年发布的《会计电算化管理办法》对电算化会计档案的管理进行的明确的规定,电算化会计档案指储存在磁盘或其他存储介质上的会计数据和程序,以及打印输出的各种账簿、报表、凭证等核算数据和系统开发中的全部文档资料。打印输出的纸质会计资料按照《会计档案管理制度》进行归档管理,储存在硬盘上的会计数据建立定期备份制度,实行电子备份,按年度进行刻盘存档。 二、财务档案管理趋势 为规和加强公司财务管理,公司已经建立了涵盖生产经营全过程的财务管理体系,随着财务信息多元化的发展,积累了丰富的财务管理文件,必须实现由纸质档案管理向数字化电子档案管理转变,才能充分发挥财务管理文件的指导作用。财务电子档案将是财务数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地,通过实时更新和共享,及时、准确地为经营决策提供依据,电子档案将成为财务档案管理的主要形式。 (1)财务电子档案能够提供财务档案信息方便快捷的服务方式 数字化的财务电子档案信息可以通过网络等现代技术实现的远程利用,提供方便快捷的财务档案信息服务方式和途径。 (2)财务电子档案能够使不同载体形式的财务档案信息得到转化与再现

浅谈电子档案管理

浅谈电子档案管理 作者:白秀虾 来源:《办公室业务·上》 2018年第5期 【摘要】档案管理的重要对象就是电子档案,包括电子档案的移交、管理、输出等工作, 做好电子档案管理工作是单位正常运营的重要环节,电子档案的实用价值得以实现。此文对如 何做好电子档案的管理工作进行了系统论述。 【关键词】电子档案;重要性;管理 一、电子档案管理的意义 (一)促进管理效率的提高。管理效率提高意味着以较少的人力、物力、时间完成较高质 量或多数量的工作。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查询、分 类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号,然后按照档号去相应位置调阅相关档案,占用大量时间和人力。信息化后,可直接在档案管理系统中通过查阅关键字查看档案全文 信息。历史档案原件也得以保护。 (二)提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共享,并能远程服务,时效性强,从而提高生产经营的工作效率,并能提升档案部门在企业中的 重要地位,过去简单的档案管理模式,将成为企业的信息中心。 (三)促进各部门之间的和谐。档案资料承载着各种各样极为繁复的信息,记载与反映了 全公司生产经营活动,能为利用者提供决策与参考信息,实现资源共享,减少直接面对面沟通,促进各部门之间更和谐,信息决策反馈得到提升,极大提高了我们主动性。 (四)增进企业结构优化使业务流程更完善。在计算机系统中,管理者将取消控制部门的 监督等职能,加强决策能力和直接面对面沟通的实施,这也就加强了管理水平,同时也减少了 组织规模。通过不同层次,同样信息,使企业内各部门直接的活动变得更加和谐,更快更好地 实现动态管理,使通信畅通并使成本的监督和协调得到降低,市场和信息的决策反馈得到提升,极大提高了各个阶层的潜力和主动性,使知识和经验的交流得到促进,使技术管理达到最佳效率。 二、电子档案系统的概念及特点 (一)概念。电子档案管理系统是人们为了管理电子档案,保证电子档案的行政有效性和 法律凭证作用而设计、实施的软件以及相关的政策、措施等。基于计算的信息系统由硬件、软件、数据库、远程通信、人员和处理过程组成。档案管理系统的主题是管理软件,它由一组软 件程序组成,共同对机构产生的电子档案、基层档案室保存的档案进行管理。 (二)特点。1.有法律证据性。电子档案系统是特殊的档案信息系统,系统里保存的档案 是企业职能活动直接产生的证据。2.具有独特的功能。为了确保档案管理系统的独特功能,在 管理系统开发、设计和试用等各阶段都有档案员全程参与,因为没有人能比档案工作者详细了 解各类目文件作为证据的特点和文件即将成为证据的管理要求,也无法有效管理企业只能活动 的证据。 三、电子档案的特点及优越性

认识档案工作的重要性 做好档案管理工作

浅淡正确认识和做好人事档案工作的重要性 来源:郑州市档案馆 我国现代人事档案工作起生于中国共产党成立后开展的革命战争时期,建国后逐步走向成熟和正轨,“文革”期间受到了冲击和破坏,十一届三中全会以后获得了复苏和发展,为革命和建设事业做出了积极的贡献,具有相当重要的历史地位。 在社会主义市场经济条件下,随着政治、经济体制的改革和用人制度的变化,人事档案工作面临着新的形势和任务,既有现实困难,又有发展机遇。因此,如何在新的历史条件下正确分析和认识人事档案工作存在的价值和问题,抓住发展机遇,改革现有的工作体系,以适应现代社会的进步与发展,充分发挥人事档案工作的作用,更好地为社会主义现代化建设服务,是摆在人事档案工作者面前的重要课题。 一、正确认识人事档案的社会价值 人事档案的社会价值,是由其自身的社会属性所决定的。人事档案是在人事管理活动中形成的经过认可的记录和反映人员经历、德才水平和工作表现及人事奖惩、变化情况的,以个体为单位,集中保存和备查的各种人事档案资料,具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下,只要进行人事管理活动,就会形成相关的人事资料,就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作,人事档案就具有存在和利用的社会价值。 在计划经济时期,人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证,也是办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考;人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分,在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。但是,在特定的历史条件下,人事档案的价值作用曾被扭曲和过分地夸大,重档案记载轻现实表现成为人事档案工作的一大弊端。一份档案定终身的现象,更是让不少人一度对人事档案谈虎色变。 在市场经济条件下,随着社会进入信息时代,信息已成为重要的社会资源,信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程,作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接,而这些信息的获取和利用,离不开人事档案工作的有效运转。 因此,正确认识人事档案的社会价值,充分发挥人事档案工作的重要作用,在服务于组织人事工作的基础上,不仅可以为企业和从业者提供良好的信息服务,优化市场人员资源配置,促进经济的繁荣和发展,而且可以强化从业人员的社会化管理,推动国家社会保障体系的建立和完善,维护社会的稳定。 二、人事档案工作面临的问题和困难 目前,人事档案的社会价值没有得到正确地认识和利用,社会公众档案意识淡薄,人事档案工作机制运转不畅,社会地位不断下降。造成这种状况的主要原因有以下几个方面: ㈠档案管理体系的社会化程度不高,难以适应社会进步与发展 现行的管理体系,是以单个的企事业单位或社团组织为管理主体而进行运转的,在这种分散的管理方式下,管理主体之间缺乏有机的联系,与生产活动的日益社会化和从业人员流动性的不断增强极不适应,形成不了社会化的服务网络。分散的管理方式,一方面不便于统一规范档案操作程序和整个社会人事档案资源的整合、利用;另一方面,多头管理和繁琐的流程,影响了档案随从业人员在市场环境中的自由流动,直接造成弃档、丢档的现象发生。 ㈡档案形成的质量不高,降低了人事档案的社会价值 档案的形成和收集缺乏针对性和规范性,工作方式多年不变,程序不够公开、透明,造成人

有关档案电子化管理现状及对策研究

有关档案电子化管理现状及对策研究 发表时间:2018-06-08T10:09:45.517Z 来源:《电力设备》2018年第3期作者:胡江芸[导读] 摘要:档案指的是单位在发展以及管理过程中所形成的各种文件材料,这些材料对于社会以及国家而言具有非常重要的保存价值,通常情况下在载体形式上主要包括了文字、声音以及图像等几种类型。 摘要:档案指的是单位在发展以及管理过程中所形成的各种文件材料,这些材料对于社会以及国家而言具有非常重要的保存价值,通常情况下在载体形式上主要包括了文字、声音以及图像等几种类型。档案可以对单位内所发生的各项活动进行真实的记载,不仅能为单位内部的经济效益起到非常重要的维护作用,同时还能为单位未来发展提供重要的基础条件。本文主要针对供电单位档案管理的现状进行了分析,并结合实际情况提出了几点有效的建议,希望能为相关人员提供合理的参考依据。 关键词:档案;电子化管理;现状;对策 0前言 在我国社会经济不断发展的背景下,我国大部分供电单位已经逐渐认识到了档案管理工作的重要性。供电单位在开展档案管理工作的过程中,应该实现主观与客观之间的有效结合。如果是站在主观的角度上进行分析,供电单位的档案管理工作应该在传统的管理方式上进行不断的完善和优化,实现对信息化技术的合理使用。如果是站在客观的角度上进行分析,档案管理工作一定要满足相应的真实性,保证所有的资料都能得到有效的保存,这样才能为之后工作的开展提供良好的基础条件。 1、供电单位档案管理工作的现状分析 随着科学技术的不断发展,信息技术在各个行业中得到了非常广泛的应用,并且对于行业发展起到了非常重要的促进作用,同样档案数字化技术在相关单位的档案管理工作中也实现了非常普遍的应用。结合目前供电单位档案管理工作的实际情况来看,在落实过程中还存在着很多的缺陷,这些问题的存在对于档案管理工作的安全性造成了非常严重的影响,具体主要体现在了以下几个方面。 1.1 没有认识到档案电子化管理工作的重要性 档案电子化管理是在科学技术发展背景下逐渐产生的一种先进的档案管理方式,如今已经得到了档案管理部门的高度认可和使用。供电单位在开展档案管理工作时,因为长期受到传统管理观念的影响,还没有加强对档案电子化的认识和了解,甚至将档案电子化管理工作与分类保存之间进行了连接,没有对档案电子化的本质含义进行深入的分析。还存在部分单位认为档案电子化管理不具备可靠性,这就导致在档案管理工作中仍还是采用传统的方式来进行,导致档案电子化管理工作一直得不到有效的实施。 1.2 档案安全性管理存在的问题 在供电单位发展过程中,档案在其中起到了非常重要的价值作用,所以档案管理人员应该对档案的安全性与真实性引起足够的重视。通过对档案电子化管理方式的合理运用,不仅可以对实际的管理流程进行不断的简化,同时还能在很大程度上提升档案管理工作的安全性,实现对档案信息资源的有效共享。计算机档案信息系统属于一种数据库应用系统,在使用的过程中需要保证数据库的安全性,所以这就对档案管理人员自身的专业性提出了非常高的要求。而目前供电单位档案管理人员还没有达到非常高的计算机管理水平,从而对档案电子化管理工作的实施形成了一定的阻碍。 1.3 档案电子化管理技术方面存在的问题 档案电子化管理工作需要在对计算机设备利用基础上才能得到有效的落实,在硬件方面,单机版需要实现对计算机的合理配置,网络版主要涉及到了交换机、网线以及服务器等设备。如果在站在软件方面进行分析,需要具备专业的计算机软件开发队伍,只有经过不断的调研和分析,才能构建出合理的档案管理软件系统,然后严格按照档案管理中的相关规定和要求,完成档案的扫描、录入以及归档等工作。但是,目前我国还没有针对档案电子化管理工作制定出统一的规范要求,导致档案电子化管理工作质量一直得不到明显的提升。 1.4 电子档案的法律效力低 在传统的档案管理工作中,需要相关档案在纸质材料上将加盖印章,具有非常明显的法律效力。同时,在对档案进行查阅或者是传达命令的过程中,都需要对加盖印章的材料进行使用,而在档案电子化管理过程中,法律效力得不到很好的体现。目前,电子版的档案材料只能完成对信息的通报工作,如果是对于一些比较重要的处理或者是决定,同时需要相关部门对原始材料进行加盖印章。 2、加强供电单位档案电子化管理的相关对策 2.1 提高档案电子化管理技术水平 我国相关的档案管理部门之所有没有认识到档案电子化管理工作的重要性,主要是因为目前所具备的档案电子化管理技术还不具备先进性。因此,供电单位要想保证档案电子化管理工作可以实现全面的实施,首先应该对目前的电子化管理技术进行不断的优化和完善。可以对先进的计算机设备进行有效的配置,这样才能为档案电子化管理工作的开展提供良好的基础条件;其次,结合单位实际情况构建出相符的档案信息管理软件,从而可以保证档案电子化管理工作在开展过程中更具有规范性。另外,供电单位的档案管理部门还应该不断提高管理人员的计算机操作水平,这样才能对计算机软件的合理运行起到重要的维护作用。 2.2 维护电子档案的安全性 档案对于单位发展而言起到了非常重要的参考作用,所以,在档案电子化管理工作开展过程中,一定好对档案信息的安全问题引起足够的重视。首先,档案管理部门应该有效维护纸质档案的真实性,在电子档案发生丢失现象的时候,就可以通过纸质档案完成相应的修复工作;其次,档案管理部门针对于相关的信息共享机制,应该结合实际情况进行严格的规划和管理,不可以将单位内部的档案信息发布在网络上,可以构建出符合自己单位的档案安全管理制度;最后,为了可以在最大程度上保证档案电子化管理工作的安全性,还应该制定出相应的使用制度,通过这种方式不但可以实现对档案资料的合理使用,同时还能实现对档案的安全管理,从而有效保证供电单位信息数据的安全性。 2.3 提高档案管理人员的素质水平 在档案电子化管理工作中,管理人员在其中起到了非常重要的执行作用,因此,档案管理人员自身的素质水平在一定程度上将直接影响到档案电子化管理工作的效果。在实际的管理工作中,档案管理人员一定要加强对相关知识的学习工作,对先进的管理技术和方法进行全面的掌握,通过对电子技术的合理使用,从而加强对档案的管理工作,同时还应该在一定程度上保证档案的安全性。 2.4 提升电子档案的法律效力

企业电子档案管理平台建设方案

企业电子档案管理平台建设方案 大连恒智科技发展有限公司

目录 一、建设背景 (3) 二、建设目标及内容 (3) 三、建设方案 (4) (一)企业电子档案管理系统建设方案 (4) 第一节系统管理 (4) 第二节档案收集 (6) 第三节档案整理 (8) 第四节档案管理 (10) 第五节档案利用 (10) 第六节档案借阅 (11) 第七节审批流管理 (12) (二)企业档案数据资源建设方案 (12) 第一节工作内容 (12) 第二节工作标准 (13) (三)应用及存储体系建设方案 (15)

一、建设背景 什么是档案?档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着国家经济的飞速发展,我们已然迎来了大数据时代。随之而来的,人们越来越重视信息,越来越重视档案,越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。 我国早在2000年的全国档案工作会议上,就已经提出:“大力加强档案信息化建设”。并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。 2017年9月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆(室)建设指南》。企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录,是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。越来越多的企业开始懂得档案的重要性,懂得档案信息化的价值,纷纷加入了建设“企业数字化档案馆(室)”的队伍档案中。 二、建设目标及内容 (一)建设目标 通过企业数字档案馆(室)的建设,实现企业档案工作提质增效与创新发展,全面提升档案管理、开发共享服务能力,促进企业提高管理水平,增强核心竞争力,为企业持续健康发展提供有力支撑。 (二)建设内容 1、建设企业电子档案管理平台系统 企业数字档案馆(室)将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中,实现数字档案资源的自动化管理,档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。 2、建设企业档案数据资源库 通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工,以数字形式存储各种档案信息,并应用于电子档案管理系统中。 3、建设应用及存储体系 企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应

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