公司行政办事指南

整体篇—办事指南

行政方面：

一、用印申请流程

1.申请人填写《印章使用登记表》在运营部报备；

2.所有借出印章必须当日归还；

3.印章保管人就用印情况如实填写《印章使用登记表》；

4.所有盖章后文件须交一份复印件给运营部存档备案。

二、物品移交明细流程

1.经办人填写《物品移交明细表》；

2.收件人、经办人签字；

3.备注一栏填写需注明事项；

4.直属领导签字；

5.运营部报备。

三、办公用品管理

(一)办公用品管理部门

所有办公用品的购置，保管与发放由运营部统一负责。

(二)办公用品范围

1.办公设备：计算机及附属设备、通讯设备、复印机及传真机等。

2.低值易耗品：

(1)文具类：

1）消耗类：圆珠笔、签字笔、笔芯、铅笔、橡皮、铅笔、胶水、胶带、曲别针、口取纸、笔记本、卷宗、夹子等。

2）限制类：文件夹、档案盒、订书器、计算器、修正液、电池、印泥、印台等。

(2)纸张类：

复印纸、打印纸、信封、宣传用纸等。

(三)、办公用品计划及购置

1.运营部根据实际情况编制办公用品购置预算计划。

2.运营部根据实际用量和库存情况制定购置计划，经主管领导、总经理批准后购买。

3.运营部及时办理验收、记帐、入库等手续。

4.办公用品的计划申报与采购应本着勤俭节约的精神，以满足正常办公为目的，合理使用办公经费，严禁超计划、超标准购买办公用品。

（四）、办公用品的保管

1.运营部管理办公用品。

2.所有办公用品须按手续验收入库、详细填写入库单。

3.办公用品实行出入库登记制度，所有购置与发放的办公用品均需进行登记。

4.未经允许不得挪用办公用品及其它物资。

（五）、办公用品的发放

1.运营部发放办公用品。

2.运营部应严格控制发放的范围、品种、数量、避免浪费。

（六）、运营部负责收回公司调离人员的办公用品和物品。

（七）、公司配置的各类办公用品严禁带回家私用，一经发现将给以书面警告、记过等处理。

（八）、共同使用的办公用品由运营部统一保管，如打孔机、装订机等。（九）、对决定报废的办公用品，要做好登记，注明报废用品的名称、价格、数量及报废处理的其他相关事项。

（十）、凡属长期使用的办公用品，使用时要注意爱护，防止丢失和损失，调换时要以旧换新，调离公司时要及时交回。

四、固定资产及办公设备管理制度

（一）、资产管理总则

1.运营部为公司固定资产管理部门，负责对资产进行统一管理。

2.如需购买办公设备，应提前书面申请，提交运营部做下月的费用预算，经公司

领导审批后进行采购。

3.对公司固定资产应建立严格的出入库登记制度，运营部负责，对公司所有固定

资产逐件进行登记。

4.对分配给个人使用的办公桌椅、文件柜、电脑等固定资产，由运营部进行领用

登记。

5.员工应当珍惜爱护公司的任何资产，不得人为加以破坏。如员工有故意损害公

司或其他员工个人财物行为的，则公司将有权视情节轻重进行处罚直至解除劳动关系。

（二）、资产管理

1.为便于管理,运营部建立固定资产出入库明细，明细内容应包括固定资产的名

称、使用时间、使用地点、保管人（或领用人），并由保管人（或领用人）签字。

2.固定资产损耗无法修理，以及废弃不用的固定资产，由资产管理人提交固定资

产报废出售申请，说明具体情况或处理意见，报总经理审批签字后，由运营部办理报废注销和有关会计核算手续。

3.固定资产由运营部定期盘点。

（三）、办公设备管理

1.计算机管理

（1）使用人应正确使用计算机，保持计算机的清洁卫生。下班时，务必关机并切断电源。

（2）使用人的业务数据，应严格按照要求妥善存储在计算机硬盘里。

（3）未经公司领导许可，使用人不可增删硬盘上的应用程序和系统软件以及业务数据。

（4）严禁使用计算机进行个人娱乐活动。

（5）计算机内的业务数据，由使用人及时进行备份。

（6）公司计算机系统的数据资料列入保密范围。未经公司领导许可，严禁非相关人员私自复制。

（7）未经许可，任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。（8）使用人必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密并自行承担保管不慎的一切责任。

2.复印机、传真机的管理

（1）复印机、传真机由运营部负责管理和维护。

（2）复印或传真文件时，要严格遵守公司管理制度中的保密制度，为公司保守秘密，维护公司权益。

五、档案管理制度

（一）、总则

1.本规定所称的档案是指过去和现在公司各级部门及员工所从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2.公司及各部门、员工有保护档案的义务。

3.档案管理工作实行统一管理，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。（二）、档案管理机构及其职责

1.档案工作由公司总经理统一领导，运营部设专人负责接收、整理、立册、保管，并监督各部门定期向人力资源行政处移交，集中保管公司档案。

2.运营部应逐步完善管理档案的制度，确保档案的安全，以及合理使用，采用科学方法、逐步实现档案管理现代化。

（三）、档案的管理

1.保管期限：档案的保管期限分为永久、长期和短期，其基本原则是：

（1）对公司有长远利用价值的档案应永久保存；

（2）对公司在一定时间内有利用价值的档案分为长期保存和短期保存；

（3）凡介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

2.公司各部门应做好平时文件的收集、整理、分类及立册等工作，并在每月末将本月需归档的立册文件整理成册移交运营部归档备案。

3.因工作需要借阅文档的，应填好档案查阅单，未经批准不得随意外带有关公司重要的文件资料，确因工作需要外带，由部门经理报请总经理批准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

（四）、档案备份制度及归档制度

1.公司的各类证件、文件、报表、业务记录、各种合同协议等原件必须由运营部保管和归档，各相关部门保存复印件备份。

2.各部门应尽量采用电脑管理，便于业务资料的保存。在工作中形成的具有何存价值的文件资料、磁盘、照片、实物等，随时交运营部存档。

（五）、处理条例

有下列行为之一，视为严重违反公司规章制度，将按国家的有关规定追究有关人员的责任：

1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案；

2.擅自向外界提供、摘抄企业档案；

3.涂改、伪造档案；

4.未及时上报归档或管理不善造成损失的；

5.未按手续借阅、外带者或越级查阅者。

六、公文管理制度

（一）、总则

1.公司运营部是公文处理的责任部门，负责公司的公文处理工作。运营部对公司公文进行统一收发、编号、分办、传递、用印、立卷、存档。

2.公司所有外发公文函件都由运营部按公司对外发文流程统一办理。

3.公文处理的原则是及时、准确、安全。行文要简洁、准确、注重效用。（二）、公文种类

依照公司实际情况，公文分为三类：

1.收文类

1）各级政府部门及业务主管机关发布的对公司具有指示、指导和规范作用的政策、法规性文件。

2）公司股东会、监事会向公司发出的公文。

3）与公司具有法律、经济关系或相关业务联系的单位向公司发出的公文。

2.发文类

1）公司向对公司具有业务指导关系的政府部门及其业务主管部门报送的请示、报告等公文。

2）公司向股东发出的报告、议案、请示、通知等公文。

3）公司向与公司具有法律、经济关系或相关业务联系的单位发出的通知、通告、公函等公文。

4）公司内部发布的制度、规定、办法、通知、决定、通报、批复等具有规定性、指令性、指示性、知照性的公文。

5）公司内部部门间、公司内部与外部相关机构之间印发、传递的商洽性、证明性、知照性的公函、证明信、说明及通知。

3.专项类

1）法定代表人授权委托书。

2）公司会议纪要。

3）各部门组织的研讨会及专题会纪要。

4）公司与外部合作方的合人协议、合同、纪要、往来信函等。

（三）、公文处理责任

1.公司各级领导的公文责任：

1）审定、签发以公司、部门名义印发的重要公文并承担其法律和行政责任。2）阅处重要收文并指示处置原则与方法。

3）直接承办最重要的收文。

2.运营部公文处理责任：

1）审核各类综合性公文，并承担其相应的行政责任。

2）拟办和承办重要的收文。

3）解决公司内部公文处理中的一般随机事件。

3.其他部门负责人的公文处理责任：

1）审核本部门分管业务范围内发出的公司公文，并承担相应的行政责任。

2）阅处由本部门直接办理的收文并确定具体处置方案。

3）拟办和承办重要收文。

4）督导本部门的公文处理工作，保证其质量，确保工作效率，向公司领导或运营部反映公文处理中的有关问题，解决本部门公文处理中的矛盾和问题等。

4.专职人员的公文处理责任：

1）分类集中承担公文处理作业，特别是其中具有管理性质的作业。

2）组织公文的具体运转过程，初步审核公司的各类公文。

3）辅助设计、制定公文处理的制度、标准和规程等。

5.一般业务人员的公文处理责任：

1）按规定时限阅读处理公文，提供办理意见。

2）具体承接办理公文，解决其中涉及的问题。

3）起草和修改具体承办的公文。

（四）、行文规则

1.必须按工作关系行文。具体要求是：上级向下级发出的指导性、质询性、规定性的下行文件；下级只能以自已的名义向上级呈送陈述性、呈请性的上行文件；有平行关系和不相隶属关系的部门和单位之间只能相互发送商洽性、知照性、证明性的平行文件。

2.严格按照公司文件操作流程和公文规范格式行文。一般不得越级行文。公司内部各部门之间传递时，应按公司组织结构层次逐级上传下达文件。报公司总经理阅批的各类公文由运营部统一办理。

3.行文要对有关问题协商一致，各部门行文，如内容涉及公司其他部门分管的业务和职权范围，必须对其中的有关问题协商一致，否则一律不得按自己的意见各自行文。

（五）、收文处理流程及管理方式