2013-7-21-关于对公司邮箱使用平台进行统一的建议

关于建立集团一体化邮箱办公平台的建议

一体化邮箱办公平台的必要性：

1、提高工作效率

公司内部人员的沟通是非常频繁的，通过电子邮件系统可以完成大部分日常工作，如安排任务、发布通知、汇报工作、传递资料等，而这些工作要以传统的书面通知、打电话告知恐怕要浪费大量宝贵工作时间。

2、加强内部管理

如果公司员工早上上班的第一件事就是，先打开邮箱，看看领导安排了那些任务，根据轻重缓急，逐一处理、回复。领导下班前的一件事就是看看员工的回复或工作汇报，用邮件做出指示。这样，就可以大大减少了见面开会、打电话的次数，提高工作效率，不仅可以使领导有效地对公司员工实施行政监管，而且可以适时地掌握着属下的工作进度，掌握工作动态。

3、提高公司办公自动化能力

通过邮箱办公平台的推广使用，可以使公司员工操作计算机及网络办公的能力不断增强，为后期办公自动化、数字化提供过渡。实现办公数字化、自动化是企业未来发展的必然，也是提高企业工作效率实现有效监管的有效手段，不过要直接在我公司导入开展恐怕还需要一段时间的过渡和引导。

4、使部门与部门之间实现有效的衔接

工作中有些大型任务可能会涉及到多个不同的部门，若通过电子邮件沟通，可以使部门与部门之间实现有效的衔接，不仅免去一部分纸质材料的浪费，而且有电子邮件作为工作任务交接的凭证，也可有效地划清工作责任和成果归属。

5、公司内部信息上传下达的有效手段。

有的特殊岗位和工作，员工需要向高层直接汇报工作任务，又必须向部门领导汇报进展。电子邮件便是这种工作很好的工具，当员工向高层发送电子邮件时，在邮箱的“抄送”一栏添加部门领导，这样就节省了多次汇报时间使所有的领导都掌握着具体的工作进度，且信息都保持一致和同步。而高管下达给基层员工任务的时候，在邮箱的“抄送”一栏添加该部门领导。就可以在直接下达给员工的同时，也使该部门领导了解到具体的工作要求，方便部门内部进行有效监管和指导。

进行邮箱使用平台整合统一的两种方式：

1、个人免费邮箱（实名制）+邮箱推送软件

2、企业邮箱+邮箱推送软件

个人免费邮箱（实名制）+邮箱推送软件

实现方式：

1、要求职工向公司提供自己的个人邮箱并进行实名登记，形成公司电子邮箱通讯录；

2、在各个办公电脑终端加装邮件推送软件（如闪电邮、outlook等），并整合电子邮箱通讯录以方便工作沟通；

3、制定并下发《电子邮件使用规范》对电子邮箱办公进行约束和监管。

以这种方式形成的平台主要优缺点：

优点：

1、节省费用、便于快速组建；

2、易于推广，邮箱可以随时随地使用（办公室、家里…）；

缺点：

1、保密性差，员工个人邮箱所收发信息，无法有效监管；

2、对外业务沟通没有统一的邮箱标准，显得不够专业；

3、邮箱可上传附件容量有限

开通企业邮箱+邮箱推送软件

实现方式：

1、开通企业外部邮箱（可以外联）：为各部门负责人、外联人员（如部分业务、财务、采购、供应、商务等人员）添加“个人外部邮箱”，为内勤、行政员工添加属于该部门的集体“公用外部邮箱”（邮箱密码由信息中心保管，暂由企管部代管）；

2、开通企业内容邮箱（只能内联）：为所有拥有电脑终端和电子办公的人员开设企业内部邮箱。

3、在各个办公电脑终端加装邮件推送软件（如闪电邮、outlook等），并整合电子邮箱通讯录以方便工作沟通；

4、制定并下发《电子邮件使用规范》对电子邮箱办公进行约束和监管。

以这种方式形成的平台主要优缺点：

优点

1、全面体现企业形象。以企业域名为邮箱后缀，所有员工邮箱均为“abe@企业域名”，树立统一的企业形象，方便企业形象推广。

2、克服员工流动影响。员工离职，企业邮箱可以顺利收回，从而将所有业务联系保留和延续下来。若日常工作使用个人邮箱，员工离职不会上缴，客户可能仍然与其个人邮箱联系而被一起带走。

3、便于企业管理。可以根据企业需要自主开设企业邮箱，可自由命名、分配容量、分组、群发、设定功能限制等，方便企业的统一管理。

4、增强内部信息沟通和协同办公能力。利用企业邮箱的部分高级功能可实现来信自动分拣，对常见咨询问题自动解答等，提高工作效率，增进内部信息沟通和协同办公能力。

5、提高邮箱的安全性、稳定性和服务品质。企业邮箱在安全性、稳定性以及防病毒、反垃圾邮件功能方面远高于其他形式邮箱，有专门的售后服务支持，服务品质更适于企业商务应用。

6、有助于网上推广和产品宣传。当收到一封陌生邮件，根据来信域名查询网站是个初步了解对方的好方法。有了企业邮箱，日常通信中即可毫不费力附带宣传自己。缺点：

1、开通企业邮箱需要支付额外的费用（服务器设备费用、或者是外包托管的服务费用）

2、需要额外的工作人员进行“维护和保养”

企业邮箱相对个人邮箱的好处：

1、更能提升品牌形象和电子商务水平

企业邮箱和个人邮箱最大的区别之一就在于企业邮箱以企业域名为后缀，方便企业品牌形象推广，能够进一步提升企业形象以及让客户增加对贵公司的信任度。使用个人邮箱与客户交流，显得不够专业，在一定程度上影响了品牌形象的推广，与之联系的客户也无法通过邮箱地址的后缀方便的了解到公司网站，从而也影响了电子商务水平的提升。

2、便于统一管理，提高一体化办公效率

企业邮箱和个人邮箱最大的区别之二就在于企业邮箱有个人邮箱所没有的管理后台，能够帮助企业实现统一管理，提高企业办公效率。若使用个人邮箱，在公司统一管理上就存在很大的难度。

3、高效率的企业邮箱可以改善纸质办公、传统公告通知效率

告别告别传统的内部公告牌，将公司活动以及政策变化，在企业内部邮箱发一则系统公告，所有的内部员工都能及时准确的接收到公司信息，安全准确、方便快捷。若以个人邮箱去通知，无法确保邮件有效的送达，更没有送达反馈。个人邮箱不受约束、没有“地域”限制，即使离开公司也可以在家里收取邮件，没有保密性可言，对于传输企业内容公告还尚有欠缺。

另外使用企业邮箱进行通知和公告，在一定程度上可以节省传真费用和电话费用，但这些肯定是建立在公司的办公人员都使用企业邮箱的基础之上的。若仍有一些员工使用个人邮箱，则必须还要使用传统的传真机和电话来沟通，这方面的费用也就无法节省了。

4、能够保障公司机密的安全性

若使用个人邮箱，公司便很难对其邮箱设置安全管理的功能，比如邮件监控、审核功能，那么公司机密就很容易通过邮件的形式泄露出去；另外，当员工中有人离职，邮箱不会上缴，无法被企业收回，客户可能仍然与其个人邮箱联系，造成企业客户资源的流失。使用企业邮箱可以改善这一状况。

建立企业邮箱的几种方式

1，企业邮箱托管型：将邮箱服务进行外包托管，是专业的企业邮箱产品，由运营商将客户购买的邮箱统一部署在同一个地方集中进行管理。（适用于所有企业）2，企业邮箱自建型：专业的软硬件公司提供产品，企业自行在企业内部进行部署和管理。（适用于有多个分支机构的大型企业）

集中邮箱平台的功能特点比较

通过上表的比较我们可以发现托管型邮箱和自建型邮箱都需要投入一定的成本。各项功能基本类似不同之处就在于管理上，一个外包托管给服务公司，一个是自主管理（这需要投入必须的服务器设备和相应的专业管理人员）。就目前我公司现阶段的邮箱使用情况，应用托管型邮箱会更加实际一些，不但节省一定的财力、物力，并且能得到运营商的专业服务。

关于公司邮箱管理及抄送的重要规定

为了加强公司统一邮箱的管理，规范邮箱的日常使用及各部门人员能更好的沟通及协调项目进展情况，所有员工一旦成为公司邮箱的合法用户，必须严格遵守以下规定：

1、公司鼓励和提倡各部门采用电子邮件进行内外交流，各部门对外联系时必须使用本公司制定的邮件服务。公司会对各部门的邮箱进行统一的规范及管理。

2、各部门员工每个工作日应定时对邮件进行处理，外发邮件必须填写邮件主题，不得以空白主题发送邮件。在接收到邮件的时候，必须回复相关内容的邮件并及时做到阅读、回复、转发邮件内容，应该在邮箱外做好相应的备份。

3、员工离职时，其专用的企业邮箱及密码在离职交接时转交给到接受人，公司邮箱也必须将原始密码和邮件转给接收人接收，交接方和接收人均需签名确认。

4、各部门在提交项目所需相关资料并抄送部门相关负责人，包括与客户沟通的往来邮件，公司规定必须抄送给到公司管理层，以便了解项目的进展及各部门人员的工作情况。

5、在与客户沟通时，所有涉及项目资料、项目内容及与客户沟通的情况必须以邮件的形式，并抄送给到部门相关人员及公司管理层。特别是客户给到的方案、稿件、报告必须提交给到公司周总，以便大家日后学习、交流。

6、以上规定还请各部门严格按照公司的规定执行。涉及到所有人员的邮件必须抄送给到集团办公室、集团企管部。

7、对于以上规定公司会安排相关责任人进行督导，一旦违反上述规定，将视情节轻重给予20-100 元的罚款。