档案管理规定

档案管理规定
档案管理规定

xx档案管理规定

第一章总则

第一条为规范xx(以下简称“xx”)档案管理工作,进一步提高档案的管理水平,更好地为基建、安全生产和经营管理服务,根据《中华人民共和国档案法》,国家档案局、国家经委和国家计委联合颁发的《国营企业档案管理暂行规定》等有关企业档案工作的规定,特制定本规定。

第二条本规定规定了档案管理体制及职责、设备设施、文件材料形成和移交归档、分类及保管管理、鉴定与销毁、借阅及开发利用、管理考核等内容。

第三条档案是指xx在生产、经营管理各项活动中形成的对国家、社会和企业具有利用、保存价值的各种文件材料(包括不同的载体形式)。

第四条本规定适用于xx档案管理工作。

第二章管理体制及职责

第五条档案管理的内容涉及建设、生产、经营等各种活动,涉及党、政、群等各个部门, xx应成立副xx牵头领导,归口部门负责管理,相关部门配合的档案管理机构;做到人员到位,职责明确。

档案归口管理部门为综合部,在综合部下设立档案室。

第六条档案管理机构的主要职责如下:

一.负责对档案管理提出指导性意见,

二.负责审核 xx档案管理制度;

三.负责组织处理档案管理管理过程发生的重大事项。

第七条归口管理部门的主要职责如下:

一.负责组织建立及完善档案的管理制度;

二.负责对档案室、阅览室及档案管理办公室设立提出建设性意见;

三.负责制定档案管理规划和年度工作计划。并将规划纳入企业发展规划;并按年度计划做好档案专项费用预算,列入年度费用预算;

四.负责组织档案宣传及培训工作;

五.负责组织档案标准化、现代化的建设和日常管理工作,对不规范事项组织整改及进行考核;

六.负责组织档案鉴定及报废处置工作;

七.负责档案评价、总结档案管理经验与不足,及时、准确向上级报送档案有关数据及信息。

第八条各部门的主要职责如下:

一.负责将收到及在工作中形成的对国家、社会和企业具有利用、保存价值的各种文件材料、实物及时移交归档;

二.参加档案宣传及培训工作等各项活动;

三.配合档案管理建设及档案鉴定工作。

第九条专(兼)职档案管理人员的主要职责如下:

一.认真贯彻《中华人民共和国档案法》及《企业档案管理暂行规定》等,严格执行档案工作的规章制度,做好档案的日常管理工作,保守秘密;

二.负责接收移交及催交应归档文件材料,做好收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。

三.负责按照档案管理标准和规范对归档的档案资料进行分类、组卷、排列、编号、装订、标示保存年限等,制作卷内文件目录(含电子版),对档案进行标准化管理。

四.负责档案、书籍以及各种资料的的保密和安全,科学管理库房、阅览室等,达到有关防护标准;

五.负责对资料的接收、鉴定、销毁和利用进行登记,严格履行交接、发放和借阅手续,对归还档案进行核查,确保档案资料的齐全完整和安全;

六.负责编制档案检索工具,利用现代化、信息化技术积极开发档案信息资源和管理,为利用者提供优质服务;

七.配合做好档案鉴定、销毁处置等工作,并完善后续的各项工作;

八.负责及时、准确统计档案有关数据及信息,并按时向上级报送;

第三章档案设施管理

第十条档案设施建设及现代化管理的经费可按财政部、国家档案局(1980)财企字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》等执行,并列入企业规划及年度经费预算。

第十一条档案设施实行集中统一管理,应建立独立的档案室、阅览室及管理办公室。库房面积应满足10年需要的基础上并有一定余量;阅览室应满足10人同时阅览并有一定余量;办公室及档案管理设备应满足信息化的需要。

第十二条档案柜、卷宗盒的质量、数量、标记、摆放和排列等应符合有关规定。

第十三条档案设施管理现代化管理应列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑,管理应以电子计算机为主,包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段,做到与技术进步同步。

第十四条档案库房应具有良好的卫生环境,库房内应设有防火和空气调节等设备和安全设施,温度、湿度应符合纸质资料及电子等档案规定的要求;应达到防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全要求。

对温湿度要有监测手段和测量记录,对不适宜的温湿度及时进行调整。

第十五条库房内严禁吸烟和使用电炉,严禁存放易燃易爆等危险物品及其他杂物,并备有防火安全设备,定期检

查其有效情况。

第十六条档案库房由专人负责管理,借阅者和无关人员未经许可不得进入库房。

第十七条档案库房门锁钥匙不得随身携带,备用钥匙由档案部门统一保管,以备特殊情况下使用。

第十八条库房要定期清扫,保持清洁卫生,柜架排列整齐有序,下班前检查门窗、电器开关是否关闭。

第四章文件资料的形成与归档、移交

第十九条文件资料的形成、积累应涵盖建设、生产、经营等各项活动的全过程,运转要遵循计划、生产(施工)、技术、经营、等项工作和文书处理的程序。

第二十条管理过程纳入到各部门的职责范围和有关人员的职责中,凡在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须定期向档案部门归档。

第二十一条对归档文件材料的基本要求:

一.归档的文件材料必须完整、系统、准确,各项签字手续完备,正件与附件,印件与底稿,请示与批复,转发文与被转发文要放在一起,不得分开,文电应合一;

二.归档的文件材料必须字迹清楚、工整、无涂改,纸张及文件格式符合国家和行业规范要求(包括文字修改、签字等不能超出左侧装订线),书写材料要适于长期保存,禁

止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水和热敏纸;

三.归档的文件材料应为原件(含缩微胶片,照片,录音、录像和计算机磁带等,以下同);重要的电子文件,应另外形成纸质文件材料归档保存;

四.归档的文件材料必须完整,必须准确地反映建设、生产、科研和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程;必须层次分明,符合其形成规律。

归档的文件材料如不符合上述要求,档案室有权要求有关人员进行重新整理和补充。

第二十二条归档工作要求:

一.各部门收到及在各项管理工作中形成的文件材料、实物,应在次年3月底前经部门负责人审阅后将应归档的向档案室归档(也可根据实际情况实行随办随归档);

二.基建工程或其他技术项目,在任务完成后90天内,将应归档的文件材料向档案室归档;

三.科技成果鉴定、基建工程验收、更新改造项目验收必须有档案部门参加,文件材料不完整、不准确、不系统的,不能通过鉴定、验收;

四.新购的设备、重要仪器(含进口)到货,有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料,并及时归档;

五.工作人员因公外出学习、考察及参加各种会议的文件材料,按照文件归档范围的要求归档;

六.资料归档时应办理交接手续,并在接收台帐上进行登记,交接手续应按归档资料进行保管。

第二十三条各类文件材料归档份数一般为一式一份,重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

电子文件应按期归档,保证真实、准确、完整,永久保存的电子文件应打印纸质文件同时归档。

归档的纸质文件应配有电子版,没有电子版的应扫描后归档,扫描版按电子文档的备案保存规定执行。

第二十四条文件材料归档范围:

一.产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件,原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种报表、文件材料等;

二.经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等;

三.设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件,设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料,设备仪器的运行、维修记录,设备改进、改装和报废的文件材料等;

四.技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料;

五.计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料;

六.物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料;

七.劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料;

八.财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等;

九.教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等;

十.党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料,企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等;

十一.科学技术研究方面和工程建设方面,按有关规定执行;

十二.其他方面。

第二十五条实物档案的归档范围:

一.上级领导机关授予的奖状、奖旗、奖章、证书等;

二.上级领导人到本单位视察工作或从事其他活动以及在其他场合形成的题词等;

三.在涉外活动中形成的馈赠品等;

四.单位人员参加国内外重大活动而被授予的荣誉奖

章和证书等;

五.重要建设工程的模型;

六.其他在重要活动中形成的实物。

第二十六条档案移交是指单位撤销或合并时的移交。档案管理部门应组织将全部档案进行认真整理,妥善保管,不得分散,并按有关规定办理移交有关手续。

第五章档案的分类、统计管理

第二十七条选择对归档文件材料进行系统整理的分类方法,要符合国家有关标准和规范的要求。 xx依据《xx工业企业档案分类规则》进行分类。

第二十八条归档文件分类整理根据国家档案局发布并实施的((归档文件整理规则》(行业标准DA/T22—2000)及华能集团公司的有关规定执行。

第二十九条档案的编目与编制检索工具。

一.应编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和专题目录;

二.根据实际需要编制检索工具,并进行档案著录工作,著录方法按照《档案著录规则》(行业标准DA/T18—1999)执行。

三.档案资源目录数据库和全文数据库建设应与档案信息化同步规划建设。建立有完整的档案目录数据库,建立

档案全文检索数据库,建立完善的网上查询功能,有稳定完善的档案信息系统备份措施和信息安全的保密措施,实现文、档一体化的档案管理系统,

第三十条应定期统计档案管理基本情况,认真核对检查,做到数字准确,填报及时,汇总无误,统计结果应按规定向有关部门上报。

一.档案统计应以原始记录为依据,准确、及时、全面、系统地收集整理和记载档案工作的基本情况,统计数据应做到准确可靠。

二.档案统计的基本内容

1、档案工作条件:机构设置情况、本单位档案管理设备设施,库房面积、办公面积、公用房面积、档案柜架数量、各种设备配置数量等;

2、档案工作人员:定编人数、年龄结构、政治面貌、文化程度、专业结构、从事档案工作时间、受专业培训程度情况;

3、档案库藏量:库藏档案总量、各类载体档案数量、专题档案数量、入库量、移出量、销毁量;

4、档案工作质量:各类档案的归档率、完整率、准确率、档案保管情况;

5、档案利用量:借阅量、复印量、编研量、利用效果。

三.做好统计数据的分析工作,根据填报的内容要求,

除以数字统计外,还应附加必要的文字说明。

四.填报的各类统计报表,除上报公司以外,要留存一份归档。

第六章档案保管

第三十一条接收档案要认真验收,并办理交接手续。应填写归档清单,一式两份,交接双方各留一份备查。

第三十二条编制文件材料和实物档案案卷目录,以每一大类为基本单元,以其规定属性为登记单位,依照整理顺序进行流水登记。

对于一些礼品、纪念品等实物要由有关部门、有关人员加以必要的文字说明,包括赠送(颁发)单位、接受单位、赠送(颁发)时间、原由。

第三十三条档案卷宗封面、卷内目录、备考表、保管期限等符合规定;文件分类、组卷、排列、编号、装订等规范,并按定置管理。

第三十四条已经归档的文件材料不得修改,底图除外。修改后的底图入库要认真检查其修改、补充情况。存放档案要有专用柜,底图存放以平放为宜。

第三十五条根据国家档案局及有关部门的规定,编制档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期(16—50年)和短期(15年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:

一.有长远利用价值的档案应永久保存;

二.在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;

三.凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。

第三十六条已经归档的文件材料不得修改。图纸修改应按下述规定执行:

一.修改已归档的图纸要有业务部门审核、领导签批的修改通知单,修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充等情况;

二.修改内容较少时,可直接在图面“杠改…刮改”,并在修改处标注“修改”标记,及在备考表中说明;

三.修改内容较多时应另出新图代替,原图纸作废。新图纸列入原图纸目录,并注明所代替的原图图号和在备考表中说明;作废图纸应注明新图的编号,根据需要另行保管。

第三十七条存放胶片、照片、磁带等要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在胶片柜内。胶片库房应设置在没有有害气体和物理性污染的地段。对有不同保管要求的档案材料,在条件允许时可分库保管;

第三十八条每年末要对档案进行一次清点核对,做到卷帐柜相符。库藏档案发生因移交、作废、遗失等不符时,应查明原因并保存记录,在经过审批后注销账卡;对破损或

载体变质的档案要及时进行修补和复制

第三十九条应制定重要档案异质、异地备份管理细则。明确备份的范围和实施计划,并在规定时限内开展档案异质、异地备份工作。

第七章档案鉴定与销毁

第四十条根据国家和本单位制定的各类档案保管期限表,每三年对档案进行一次鉴定,准确地判定档案的存毁。

第四十一条档案鉴定应成立由主管档案工作的领导、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定小组,负责库存档案的鉴定工作。

第四十二条档案鉴定采用直接鉴定法,即直接对档案内容进行具体分析和详细检查,逐卷、逐份地评定其价值。提出存毁意见时,力求慎重。

第四十三条档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

第四十四条经鉴定小组鉴定,对已确定失去保存价值的档案剔出销毁。由档案人员编制销毁清册,一式两份,经鉴定小组成员签字,并注明鉴定日期,主管档案工作领导批准后,一份报公司备案,一份归档备查。

第四十五条销毁档案由档案部门负责执行。销毁时应

同保密和保卫部门取得联系,并指派两人以上监销;销毁会计档案须有财务人员或审计人员监销,防止档案遗失、泄密。

第四十六条监销人要在销毁清册上签名,并写清销毁日期。档案人员要在检索目录上注明“已销毁”字样,并将批准销毁的鉴定报告和销毁清册归档永久保存。

第八章档案的编研、借阅、开发利用

第四十七条档案管理部门积极开展档案编研工作,组织编写历史沿革、大事记、专题汇编等通用性成果,以满足生产、经营、管理和发展的需要。

第四十八条档案室应建立档案借阅细则,根据档案的机密程度,确定不同的利用范围,规定不同的审批手续。

第四十九条查、借阅档案,均需办理登记手续,爱护档案,不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。

实物档案一般不外借,如有特殊需要,须经领导批准,可以拍摄照片以便利用。

第五十条工作人员调动、离退休时,必须向档案室交还所借阅的档案。

第五十一条档案信息开发利用主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。档案信息开发利用要重点服务于改善经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。主要有以下几种形式:

一.在内部实行档案开架阅览;

二.编制交流档案目录;

三.对档案进行加工整理,汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。

第五十二条归口部门应组织档案管理人员及专业技术人员编写利用档案发挥效益的典型实例,每年应不少于2个;档案人员应编制近3年的档案利用实例汇编。

第五十三条围绕企业中心任务开展档案管理创新工作,努力做好档案管理,力争做到行业领先和区域领先。

第五十四条档案开发与提供利用,必须严格执行保密制度。要求如下:

一.档案工作人员要有高度的责任感,树立良好的职业道德,在案卷的整理、保管和提供利用过程中应保守秘密。不准在私人谈话、电话或通信中涉及档案机密。

二.档案部门要依据上级有关规定,对所保管档案正确划分保密秘级。凡属机密档案资料,经主管领导批准,方可提供查阅、摘抄和复制。

三.凡查阅涉密的专门档案,须经形成档案单位领导同意,档案部门方可提供,并严格履行借阅手续。

四.机密档案在传送时,应严格执行保密制度,须由档案员二人以上专门传递。

五.档案工作人员调动时,要将保管的全部档案交接清楚,记录备案,以明责任。

六.使用涉密档案的单位、部门和个人有责任保守所知道的档案秘密。必要时应与其签署保密协议。

第九章宣传、培训、评价、检查与考核

第五十五条每年职能部门应组织开展至少一次档案宣传活动,活动可采用讲座、板报、广播、图册、观看视频等方式进行,并做好活动记录。

第五十六条每年职能部门应组织专(兼)职档案人员开展业务培训工作,或参加华能系统及政府组织的档案业务培训活动,并做好活动记录。

第五十七条 xx应每年开展1次档案工作评价,测评档案工作的开展情况。通过评价,分析管理存在的主要问题,研究提出改进意见。

第五十八条档案工作评价的主要内容各部门有:组织管理、业务工作、设备设施、档案信息化建设、开发利用等方面。具体见附件。

第五十九条归口部门应不定期按本规定及相关规章制度进行检查及考核,对在档案工作中存在的问题提出整改意见,对做出突出贡献的人员应给予表彰和奖励。

第六十条对于因工作失误或工作人员失职,使档案材

料或档案管理工作遭受损害,对直接责任人应给予批评和处分。后果严重的,追究各级负责人的领导责任。

一.出现失泄密现象,视机密级别及失泄密责任动机,对当事人给记过以上行政处罚及直至移交司法处理,同时对责任人罚款2000元以上;扣罚责任部门当月绩效10000元,取消部门年度评优资格;

二.未在规定期限移交应归档资料及非不可抗力条件下损坏、丢失档案资料,对责任人罚款500元,故意的加倍,扣罚责任部门当月绩效1000元;

三.其他管理责任执行厂绩效有关管理规定。

第十章附则

第六十一条会计档案管理按照财政部和国家档案局颁发的《会计档案管理办法》的有关规定执行。

第六十二条人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。

第六十三条本规定由综合部负责解释。

第六十四条本规定自发布之日起施行。

事业单位档案管理制度

档案管理制度 档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识,从每个人员、从每项工作、每个环节做起,认真加强档案建设。(一)档案收存的范围 1、行政档案: ①上级下发的各类文件 ②发出的的各类文件 ③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等 ④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等 ⑤出具的或盖章的信函、报表等 ⑥各类统计资料 2、人事档案 ①编人员的档案材料 ②人员招聘的相关材料 ③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。 ④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。 ⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。 ⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。 ⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相

关材料。 ⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。 3、财务档案 ②常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。 ②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。 ③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。 ④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。 ⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。 ⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。 ⑦年度、季度及专项财务分析报告。 4、业务档案 ①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。 ②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。 ③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。 ④教员、考评员队伍相关资料。 ⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。 ⑥各类业务会议纪要(记录)、合作协议、项目意见书等相关资

文件档案记录管理制度

文件、档案、记录管理制度 1.目的 确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本,防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制,保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围 适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作,负责 法律 法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作,对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类 文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件 管理文件包括: a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规:适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准:适用于施工生产及各项管理的标准及规范。

4.1.4工程文件:项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文:单位在对内实施管理和对外交往过程中,形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写,管理者代表审核,局长批准;管理制度由各主管职能部门编写,质量管理部组织审核,管理者代表批准,质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准:局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》,各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准,并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件:项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性,可以是编号或其他方式,如利用计算机进行管理记录,应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时,应对原文件重新进行评审、修改、批准,并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止,要做到下沉一级,使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订,经管理者代表审核,局长批准;管理制度的修订由原编制部门负责,管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》,说明更改理由,按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本,各部门应及时更新。

培训中心档案管理制度.doc

培训中心档案管理制度1 宜阳县培训中心档案管理制度 1、严格按照档案法管理,依法办事。 2、严格按照《培训档案管理实施细则(暂行)》的规定进行科学管理。 3、全局培训档案实行统一领导,分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面利用。 4、档案管理建立科学的管理制度,职责分明,责任到位。 5、各门、各类、各种工种的培训档案,从立档、归档、保管到销毁,实行动态管理,规范操作。 6、档案的利用和公布,必须符合法定程序和局里的有关规定,未经同意,任何组织和个人无权公布。 7、档案管理的法定职责落实,依法自律,依法监管。 宜阳县培训中心 物业安保培训方案为规范保安工作,使保安工作系统化/规范化,最终使保安具备满足工作需要的知识和技能,特制定本教学教材大纲。 一、课程设置及内容全部课程分为专业理论知识和技能训练两大科目。 其中专业理论知识内容包括:保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括:岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。

二.培训的及要求培训目的 1)保安人员培训应以保安理论知识、消防知识、法律常识教学为主,在教学过程中,应要求学员全面熟知保安理论知识及消防专业知识,在工作中的操作与运用,并基本掌握现场保护及处理知识2)职业道德课程的教学应根据不同的岗位元而予以不同的内容,使保安在各自不同的工作岗位上都能养成具有本职业特点的良好职业道德和行为规范)法律常识教学是理论课的主要内容之一,要求所有保安都应熟知国家有关法律、法规,成为懂法、知法、守法的公民,运用法律这一有力武器与违法犯罪分子作斗争。工作入口门卫守护,定点守卫及区域巡逻为主要内容,在日常管理和发生突发事件时能够运用所学的技能保护公司财产以及自身安全。 2、培训要求 1)保安理论培训 通过培训使保安熟知保安工作性质、地位、任务、及工作职责权限,同时全面掌握保安专业知识以及在具体工作中应注意的事项及一般情况处置的原则和方法。 2)消防知识及消防器材的使用 通过培训使保安熟知掌握消防工作的方针任务和意义,熟知各种防火的措施和消防器材设施的操作及使用方法,做到防患于未燃,保护公司财产和员工生命财产的安全。 3) 法律常识及职业道德教育 通过法律常识及职业道德教育,使保安树立法律意识和良好的职业道德观念,能够运用法律知识正确处理工作中发生的各种问题;增强保安人员爱岗敬业、

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定-国家档案局

机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定 (2006年12月18日国家档案局令第8号发布)第一条为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定。 第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条机关文件材料归档范围是: (一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料; (二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料; (三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料; (四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条机关文件材料不归档范围是: (一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等; (二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料; (三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料; (四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报

的文件材料。 第五条凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 第七条永久保管的文书档案主要包括: (一)本机关制定的法规政策性文件材料; (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料; (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料; (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等; (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料; (六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料; (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料; (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 第八条定期保管的文书档案主要包括: (一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料; (二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料; (三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料; (四)本机关一般性事务管理文件材料; (五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等; (六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料; (七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料; (八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;

最新文书档案归档范围及保管期限管理规定资料

附件4: 文书档案归档范围及保管期限管理规定 (征求意见稿) 1 总则 1.1 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性,便于提供服务,制定本办法。 1.2 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 2.1 文书档案(Archives) 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 2.2 案卷(File) 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 2.3 保管期限(retention period) 档案部门根据档案鉴定标准,对每个案卷或文件所确定的保存年限。 2.4 归档(filing) 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。 3 基本规定 3.1 职责 3.1.1 档案部门负责文书档案的归口管理,对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导,负责文书档案的验收,并对其实行集中统一管理。 3.1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作,并对其完整、准确和系统负责。

3.2 凡属归档范围的文件材料,必须按规定整理归档后向档案部门移交,实行集中统一管理,任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 3.3 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号),文书档案保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 4.1 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的,作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 4.2 归档文件材料的来源 4.2.1 内部形成的文件材料。 4.2.2 执行、办理的外来文件材料。 4.2.3 所属单位和派出机构(包括境外机构)应报给本单位的文件材料。 4.2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。 4.2.5 投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。 4.2.6 参与的合作项目,合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。 4.3 归档要求 4.3.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。 4.3.2 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料(文件材料归档后不得更改)。 4.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。 4.3.4 具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。 4.3.5 归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。 4.3.6 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 4.3.7 两个以上单位合作完成的项目,主办单位保存全套文件,协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 4.3.8 对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

档案管理制度

朝阳市检验检测认证中心档案管理制度 为进一步加强干部人事档案管理工作,全面推进干部人事档案管理制度化、规范化、科学化,有效地保护和利用档案,更好地为干部人事工作、人事决策工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》等有关规定,制定本制度。 第一条严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《干部人事档案工作条例》规定,加强对档案的管理、收集和整理工作,有效保护和使用干部人事档案,自觉遵守党和国家的保密规定。 第二条根据《干部人事档案工作条例》规定,干部人事档案管理部门,要设置专用房间保管档案。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。 第三条干部人事档案库房为机要房,无关人员不得入内。档案库房必须坚固,配置铁质档案柜。库房内保持清洁、安静,定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等设施落实情况,保证档案安全。 第四条严格干部人事档案日常管理,确保归档材料真实准确、规范完整,杜绝虚假材料。 第五条收集档案材料必须认真鉴别,不属于规定归档范围的材料,不得擅自归档。

第六条销毁干部人事档案材料,必须详细登记,并报请分管领导审查批准。销毁档案材料过程中,必须有2人以上参加,不得让无关人员参与,大宗和绝密材料销毁时要有相应保卫措施。 第七条严格档案查阅、借阅审批手续。干部人事档案不准随手拿出库房,查阅、借阅档案必须按规定办理审批和登记手续。 因工作需要查阅干部人事档案,查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》,按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案。 查阅档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。 档案一般不外借。如必须借出使用时,要说明理由,报分管领导批准,并严格履行登记手续,限期归还,不得擅自转借他人。 第八条任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。 第九条凡借、查阅干部人事档案,查、借阅单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅。 第十条借用、查阅档案的单位或个人,不得擅自拍摄复制档案的内容。因工作需要从档案中取证的,必须请示分管领导审查批准后,才能复制(拍摄)。 第十一条干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取,不准邮寄或交干部本人自带。

文件和档案管理制度

文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理,对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制,以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性,与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件,防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制,以证实符合规定要求,为安全管理体系有效运行提供客观证据,在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责,适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责: 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的(程序、规定、制度、表格)组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定,并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责: 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理,根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件:外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序);上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标; b.实现方针、目标和指标的策划; c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于: a.各类分析/评价/统计数据(如OSHA 统计分析数据); b.特种设备(如压力容器等)及其附件的安全技术监察(检测)资料; c.建设(工程)项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见; d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录; e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告; f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南; g.危化品应建立一栏三卡(职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡) h.设施的设计、运行技术资料; i.供应商和承包商档案; j.作业许可证等; k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利,但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改,对所需的文件进行策划并安排专人编写。

文书档案管理细则

文书档案管理细则 第一条为了进一步加强对文书档案的管理,特制定本细则。 第二条本细则适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案的管理。 第三条职责 (一)办公室负责公司文书档案的管理。 (二)各职能部门、项目部负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作,并指定专人(秘书)负责保管公司下发的文书档案。(三)各项目部负责本项目部文书档案的管理工作,并指定专人(秘书)负责保管公司下发的文书档案。 第四条文件材料的归档范围 (一)外单位来的文件材料.: 1、政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。 2、政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决 议、决定、通知、指示、命令等。 3、政府有关机构对本公司及下属项目部检查工作形成的文件 材料。 (二)公司在工作中形成的文件、资料: 1、公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重 要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等。 2、公司总经理办公会、各种专题会议的通知、报告、总结、 总经理讲话、纪要、重要的简报及会议记录等。 3、公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件 材料。 4、公司及各部门、项目部的年度工作总结、计划及报告、简 报。 5、公司编制的各种计划、统计报表等。 6、已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。 7、关于人事任免的文件材料。 8、公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、

计划、总结、重要简报等。 (三)下属项目部报来的专题报告、典型材料、请示等文件材料。第五条文件材料的归档时间 公司各部门(除拆迁部外)形成的档案应在文件处理完七日内向公司办公室移交。 第六条归档文件的系统性要求 (一)应归档的文件材料一定要收集齐全,凡属于归档范围的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。 (二)归档要遵循文件的自然形成规律,按照文件之间的历史联系、依据发文机关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷,使 案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件 应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单 位文件有密切联系的外,一般不和本单位文件一起组卷。需 要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。 第七条归档文件在技术加工方面的要求 (一)案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确,要根据“档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。 (二)卷内文件应按一定次序排列,重要的排在前面,一般的排在后面;正文在前定稿在后;批复在前请示在后。 (三)归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年; 年度计划按开始年;多年总结按最后年;批转、批复按批转、 批复时间立卷。 (四)整理好的案卷要逐张编号,填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”,以上需用打印机或钢笔字迹填写。 (五)拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容,标题的三要素(文件作者、内容、名称)要完整、准确。文字要简练通顺, 概括准确,合乎文法,标点要正确,避免文不对题、词不达 意,避免过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题,一般标题不要 超过二、三十字,特殊情况最多不能超过五十字。 (六)案卷的装订要做到:装订前修整文件,对于破损文件材料要进行修补,装订线上有文字的要进行裱糊。修补文件用防虫

技术研发中心档案管理制度

合资 电器有限公司 技术研发中心档案管理制度 编辑日期:二零一零年十月 技术研发中心档案管理制度 一、适用范围 本制度规定了技术研发中心档案管理人员的职责,以及技术档案的建立、维护要求,规定了公司技术挡案的审查、批准、复审、借阅及消毁的程序与规则。 本制度适用于技术研发中心关于技术档案管理工作。 二、档案管理岗位责任制 1、分管领导(技术研发中心)职责 1、1、组织宣传、贯彻、执行《中华人民共与国档案法》与公司关于档案工作各项规章制度。 1、2、加强对公司档案工作的领导,将档案工作纳入整体发展计划,列入议事日程,督促各相关技术研发项目组按要求做好应做的工作。 1、3、关心档案工作与档案(室)的建设与发展,及时解决工作中的重大问题与困难,改善工作条件,使档案工作与公司各项工作协调发展。 2、档案员职责 2、1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规,贯彻公司档案管理制度。 2、2、对技术研发中心工作过程形成的各种挡案材料,负责收集、整理、立卷与归档,同时负责进行指导与监督。 2、3、负责维护档案的完整、准确与安全,并为技术研发中心的各项工作需要提供服务。 2、4、按年度向公司挡案部门报送完整且备于查询的各类档案统计材料。 3、技术研发项目(小组)分管领导职责 3、1、技术研发项目确定后,负责配备兼职档案管理人员,用于技术研发执行过程中,各类档案的收集、整理与立卷工作。 3、2、帮助兼职档案人员解决工作中的实际困难,并不定期进行抽查。 3、3、组织项目小组人员学习档案法规,执行公司档案工作的规章制度。

3、4、积极配合兼职档案人员做好项目档案的归档工作,对归挡材料的完整性、正确性与及时性负责。 3、5、协同兼职档案人员监督、检查项目执行过程各类文件材料的立卷、整理组卷与归档验收等工作。 3、6、负责检查本项项兼职档案人员履行档案岗位职责。 4、技术研发项目兼职档案人员职责 4、1、根据项目不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,同时便于日常应用,坚持日常整理。 4、2、负责项目文件材料的形成、积累、保管与整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。 4、3、需要归档的项目案卷,做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。 4、4、保管好项目应归档的案卷,注意文件材料的安全与保密。 4、5、主动接受公司档案人员对项目挡案的业务指导与督促检查,按规定时间向公司档案室移交相关档案材料。 4、6、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。 4、7、按公司档案室的要求,对项目档案归挡时再次整理,并编制检索工具。 三、档案文件材料收集与归档制度 收集归档范围:本公司在技术研发过程中,形成的具有保存价值的,与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议记录、图纸、登记表、奖品(奖状)、照片、录音带与录像资料等),都属于技术研发中心工作过程应收集归档的材料范围。 1、项目研发中心文件材料 1、1、各种技术研发项目的专业会议记录或会议纪要。 1、2、技术研发项目工作计划、规定、方案、总结与汇报材料。 1、3、针对技术研发工作形成的各种调查、检查、考察报告。 1、4、向公司请示工作形成的文书。 1、5、各项决定、决议、规定、标准、规范、制度、守则等。 1、6、科研设备、技术/工艺原图、蓝图及文字材料。 1、7、技术研发过程中重要活动的照片、录音/录像资料。 1、8、上级针对公司技术研发而颁发的奖状、奖旗及奖品等。 1、9、电报与重要的研发工作日记。

文书档案管理规定 (2)

文书档案管理规定 为了进一步加强所(园)文书档案管理工作,保障各类文书档案及时归档,有效地保护和利用档案,维护所(园)合法权益,特制订本规定。 一、定义 本规定所称的文书档案是指过去和现在的所(园)各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所(园)有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理,按年代立案,予以归档、保存和备查,并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括:(1)反映所(园)机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;(2)所(园)需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;(3)其他对本单位工作具有查考价值的文件材料(各部门具体归档材料见附件)。 3、属于归档范围的文件材料,必须向综合办公室移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

4、所有文书档案一事(一档)一交,或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行,一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档,科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求 案卷质量要遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。 (1)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 (2)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也应随同绝密文电立卷。 (3)不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总

某局档案管理制度

档案管理制度 一、档案接收制度 (一)凡是我局在基本建设、生产经营、科研技术、工程管理、防汛抗旱等活动中形成的、经过办理完毕、具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录,均应整理归档。 (二)接收时间及程序。各业务部门必须按照各类档案的归档范围,将具有保存价值的材料收集齐全,进行整理,移交给档案室,立卷人认真填写移交目录,对照档案,查点清楚,立卷人与接收人应在移交目录上签字,各保存一份(移交目录表由档案室提供)。 1、科研档案在研究课题结束后,次年6月底前归档。归档前,应先进行整理、分类(一个课题一套材料,实验记录本应按课题分别记录,不得多课题任务内容记在同一记录本上),填写归档文件材料审查意见(签字手续完备),整理后由兼职档案员到档案室预立卷并办理移交手续。 2、机关各部门每年三月底前将预立卷的文件材料移交档案室。 3、基建项目在完工验收后六个月内归档。 4、大型仪器设备资料在验收后归档。 5、文书档案按照“随办随归”的原则,及时或定期归档。 6、会计档案按保存两年后,每年三月底前归档。 7、声像档案每年三月底前归案(录音、录像、题词、照片)。 8、去世五年后的人事档案每年六月底前移交文书档案保管。 9、专利档案由项目负责人每年一月底前归上年度形成的专利材料。 (三)移交的案卷质量必须符合规范,对不符合要求的,要限期整理,待符合标准后才接收。 1、案卷内文件材料要齐全、完整。 2、案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求,必须是钢笔、毛笔书写或打印件。不能有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。 二、档案整理制度

公司档案管理制度流程

公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理,规范公司文件档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活 动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑 盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。四、职责 1、行政人事部: 1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理; 2)建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4)负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全; 5)提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通; 6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员: 1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政人事部; 2)向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件; 3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料; 3、各部门档案主管人员 1)负责部门档案的管理。 4、各部门负责人

1)负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。 2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间:每季度结束后次月 10 日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见后。 c)档案资料的日常管理: ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便 检索利用。 ⑶ 文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐 排放在文件/档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续,填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内, 不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准; ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须 当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级; ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续; ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏; e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门 总经理批准,批准后方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由行政人事部人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目 录上签字。最后,把销毁目录和批准手续文件,一并存档永久保存。

文书档案管理制度(新版)

( 安全管理 ) 单位:_________________________ 姓名:_________________________ 日期:_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 文书档案管理制度(新版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process

文书档案管理制度(新版) 1、目的与适用范围 本制度规定了文书档案的归档、整理、保管、鉴定、销毁等环节的管理原则们及其管理方法, 本制度适用于公司文书档案的管理。 2、工作内容 2.1文书档案的归档 2.l.l各部门承办完毕需要归档的文件材料,由办公室分类保管,第二年年初立卷移交归案。 2.1.2各部门兼职档案员都必须严格执行归档制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作调动不得私自带文件到其它单位。 2.1.3凡需归档的文件材料必须做到字迹工整,严禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝和红墨水书写。 2.1.4移交归档的案卷应编写部己,由交接双方在移交目录上签

字。 2.1.5归档的案卷必须符合下列要求: 2.1.5.1案卷必须用统一的卷皮装订。 2.1.5.2标题要文字概括、简洁、准确,而且标题不宜过长,一般不超过50个字,统一用黑笔写案卷。 2.1.5.3根据保管期表规定,注明该卷的保管期限。 2.1.5.4卷内文件要逐张编号,填写好卷内目录和备考表。 2.2文书档案的整理和保管 2.2.1本单位全部档案统一用一种分类文法,系统地加以分类整理、编号、立卷、登记入库保管, 2.2.2要做到档案卷册存放条理、整齐,便于查找和检索。 2.2.3档案要编号、分保管期限保存,并制订案卷目录。 2.2.4为确保档案的安全,其档案库房和存储设备必须防火、防盗、防尘、防潮、防光、防鼠、防虫的七防要求。 2.2.5档案保管要按照永久、长期、短期分类保管,重要档案要加锁妥善保管。

文书档案归档范围及保管期限管理规定

文书档案归档范围及保管期限管理规定 文件编码(008-TTIG-UTITD-GKBTT-PUUTI-WYTUI-8256)

附件4:文书档案归档范围及保管期限管理规定 (征求意见稿) 1 总则 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性,便于提供服务,制定本办法。 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 文书档案(Archives) 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 案卷(File) 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 保管期限(retention period) 档案部门根据档案鉴定标准,对每个案卷或文件所确定的保存年限。 归档(filing) 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。

3 基本规定 职责 档案部门负责文书档案的归口管理,对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导,负责文书档案的验收,并对其实行集中统一管理。 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作,并对其完整、准确和系统负责。 凡属归档范围的文件材料,必须按规定整理归档后向档案部门移交,实行集中统一管理,任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号),文书档案保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的,作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 归档文件材料的来源 内部形成的文件材料。 执行、办理的外来文件材料。

档案管理制度

档案管理制度 一、总则 1、本制度所指的档案,包括文书档案、人事档案、财务档案、工程技术档案、声像档案等。 2、公司的各类档案必须按年度立卷。各部门内部在工作中形成的各种有保存价值的文件资料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统性和完整性,公文上的各种附件一律不得抽存。公文结案后,应及时交由本部门文书管理人员归档。工作变动或因故离职时,必须将文件材料向接办人员办理移交手续,不得擅自带走或销毁。 二、档案的收集与管理 1、坚持按部门收集、管理文件资料的制度。公司各部门均应设立兼职档案管理员,负责管理本部门的文件资料,并保持相对稳定。人员变动,应及时通知总经办。 2、公司档案的主管部门为总经办。 3、凡本公司缮印的公文(含定稿和正件与附件、批复、请示、报告、转发文件含被转发的原件)一律由公司行政专员统一收集管理。 4、一项工作由几个部门参与办理,在工作中形成的文件资料,由牵头主办部门收集归档。公司召开会议形成的文件由会议主办部门收集归档。 5、公司工作人员外出学习、考察、调查研究或参加行业主管部门召开的会议等公务活动的人员,在核报旅差费时,必须将会议的主要文件资料交总经办办理归档手续,由行政专员签字认可后,财务部门才能给予报销。 6、本公司召开全公司性的会议,由会议主办部门指定专人将会议资料、声像资料等向总经办办理归档手续,由行政专员签字认可后,财务部门才能报销相关的会议费用。 7、公司专(兼)职档案管理人员的职责是: (1)了解本公司(部门)的工作业务,掌握本公司(部门)文件资料归档的范围,收集并管理本公司(部门)的文件资料; (2)认真执行文件资料归档制度,对本公司(部门)承办的文件资料及时收集归档。每个季度更新的文档由行政部网络专员进行电子档更新。 (3)承办人员借用档案资料时,应按照档案借用程序办理借用登记手续。 三、归档范围 1、重要的会议材料,包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、经验材料、会议纪录等。 2、上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例规定、通知等文件资料。 3、本公司制发的所有正式文件和与有关单位往来的文书。 4、本公司向上级的请示与上级机关的批复。 5、反映本公司生产经营活动的计划、总结、报告、请示、批复、报告、会议纪录等。 6、本公司与相关单位签订的合同、协议等文件资料。 7、本公司关于中、高层管理人员职务任免的文件资料,以及员工考核、奖惩的文件资料。 8、本公司员工劳动、薪酬、福利等方面的文件资料。

学校文书档案管理办法

学校文书档案管理办法 文章来 源初中教师网w 9 1 一、总则 为了适应办公自动化及档案管理现代化的需要,更好地开发利用档案信息资源,根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》,结合本校实际,制定本办法。 本办法所称归档文件整理是指本单位在职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,以件为单位,进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。 二、整理原则 遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 在归档文件整理过程中,贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针,简便、高效、科学地开展归档工作,推进归档文件整理工作的制度化、标准化、现代化。 三、整理要求 归档文件应齐全完整,并按照本单位制定的归档范围和保管期限表,准确划分保管期限。

整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整,字迹模糊或者褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上,运用计算机归档文件目录管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件符合陕西地方标准《文书档案文件级目录数据库结构及交换格式》要求。 四、整理方法 ⑴文件的确定 归档文件一般以每份文件为一件;正件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;转发文与被转发文为一件;会议记录、介绍信存根等一本为一件;成套的会议材料各为一件;重要的文件的正文与历次修改稿各为一件;计算机及其网络环境中形成的文件、无定稿的、或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示、定稿不存档的,将正文与发文稿纸为一件;正文与文件处理单为一件;来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)可为一件;经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件的,则将所有的来文、复文分别作为一件;报表、名册、图册等按其原来的装订方式,一册(本)为一件;未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,装订在一起作为一件。

档案管理制度

档案管理制度 一、目的: 规范档案管理工作,使各部门的档案资料得以按类收集、妥善保存。 二、适用范围: 公司档案管理全过程 三、档案整理原则与方法: 1、档案整理原则: 办理完毕的文件、培训资料,其他资料收集齐全,按类编码分类存放,每年3月检查齐全后将资料整理立卷归档。 档案整理方法: (1)、按公司制定的编码分类整理。 (2)、每天要进行清理归档,以免资料堆积。 (3)、每年3月前要对档案整理,销毁不必要保存的材料。 (4)、准确地做好文件索引,以便于查找。 (5)、归档要注意整洁,归档前要先把资料进行分类,可把材料按类别组装入一个代办卷宗,以便要归档时,所有材料都是能随手而得,避免盲目的查找。(6)、案卷厚度一般在1.5公分至3公分为宜,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹材料,要用纸加衬边;纸过大的书写材料要按宗卷大小折叠整齐;对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件;按宗标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,用毛笔或钢笔书写、字迹端正。 (7)、根据卷内文件之间的联系,还要进行系统排列、编号等,档案目录要有:全宗案卷目录、卷内目录组合而成。 (8)、每年对档案的材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。 2、档案室管理规定 (1)、认真贯彻国家对档案管理的有关法律法规及上级半于档案工作的方针、政策和制度,严格执行国家档案局有关档案局工作的有关条例,在总经理的领导下,做好公司档案局工作。

(2)、凡各小区、大厦建设以来在各项工作活动中形成,己办理完毕、有保存价值的档案材料是公司工作的真实历史记录,是今后工作考察的主要依据。按国家规定,由档案管理员统一管理,任何人不得据为己有。 (3)、档案管理员要忠于职守,遵守纪律、保守秘密;当档案管理人员或职责有变动时,应填写《档案移交清单》并将档案移交接受人。 (4)、档案室是重要场所,任何无关人员未经许可不得入内。档案室的房门窗要坚固,做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。(5)、保护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。3、档案文件借阅规定 (1)、借阅档案(包括文件、资料、图纸、合同),必须填写《内部文件借阅登记表》后方可借阅;秘密级以上档案文件经领导批准方能借阅。 (2)、目录不给借出,只供在档案室阅; (3)、借阅档案局的人员必须爱护档案,要保证档案的安全与保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏,否则,按反保密法追究当事人责任。 4、档案销毁管理 (1)、档案管理员应每年检查一次所辖范围内的档案资料,将超出保管期限的档案或其他原因需要销毁分类列表,填写《申请档案销毁单》报部门经理审核签认,交回行政管理部。 (2)、行政管理部经理需逐项进行核对,发现不确认项目,应认真查明原因,有必要时,需向总经理请示汇报。 (3)、行政管理部核对清楚,确认后上报总经理。 (4)、总经理认为无误后批示,行政管理部牵头实施档案销毁程序。 (5)、实施档案销毁程序时,参加人员必须包括前台文员、行政管理部经理(或指定责任人)、记录员。销毁过程应做好保密工作,销毁完成后,由记录员写出销毁现场记录填写《文件销毁记录表》,参加人员签字确认整个销毁工作全部完成。 (6)、销毁完成后,档案管理员负责在原有关文件的目录登记栏内注明“己销毁”字样。

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