电子档案管理规定

电子诉讼卷宗集中录入管理暂行规定

（讨论稿）

为建立完整、准确的电子诉讼卷宗数据库，加强电子诉讼卷宗的管理，切实提高审判、执行工作效率，进一步发挥诉讼档案的利用价值、社会价值，有效地保护诉讼案件的原始档案，根据最高法院《人民法院档案管理办法》，结合我院现代化办公进程及诉讼档案管理的实际情况，制定本规定。

为减轻各业务庭电子诉讼卷宗录入工作的负担，提高卷宗录入的效率和质量，自20110年1月1日起，除立案庭、各派出庭受理的材料自行录入外，其他审判和执行业务庭室的诉讼材料统一交由电子诉讼卷宗网络管理系统信息集中录入中心集中录入。

一、录入范围：2011年1月1 日起立案的刑事、民事、行政、再审、执行、信访等案件，与纸质诉讼卷宗内容相同、顺序相同。

二、材料交接时间：每天下午14：00---16：00为材料交接时间。当日移交录入的材料，于次日取回。

三、移交录入材料的标准：所有移交录入中心录入的材料，必须去除订书钉、大头针、曲别针等物，使之成为单页材料；同目录内的材料须按卷宗装订顺序进行排列；录入材料要平整，小于A4纸的要将其粘贴到A4纸上，需要加盖来

源章和核对章的要加盖完毕。总之，移交录入的材料必须达到装订卷宗的标准，否则录入中心拒收。

四、录入材料的交接：移交材料时，由送交人填写《诉讼材料录入移交登记表》，该表一案一份，可多次使用，并由业务庭室保存备查。首次填表时应写明案号、立案时间、案件承办人，每次移交材料时应填写移交时间、材料拟录入目录的代码（和卷宗目录相同）及数量和移交人。如有要特别说明的，可在相应的备注栏内注明。录入中心人员接收材料时，要当面清点核对，确认材料数量无误并符合移交录入材料的标准时方可接收。接收材料时，应向移交人出具收据单。各庭室应凭收据单取回已录入完毕的材料，取回已录入完毕的材料时，亦应当面清点，确认无误后方可接收。

五、材料的录入和保管：录入中心收到材料后应及时录入，证据材料应当日录入完毕，其他材料最迟于次日录入完毕。录入的材料必须整齐、清晰、完整，不得出现重复、遗漏及同份材料页次颠倒等现象。如有要特别说明的，亦可在相应的备注栏内注明。对收到的材料录入中心应认真保管，当日没有录入完毕和没有取走的材料，下班时应锁入文件柜内，并关闭用电设备，锁闭门窗，确保材料安全。

六、移交录入材料的时间界定：

1、由立案阶段录入的材料：民事案件、行政案件、执行案件的立案审批表正面、起诉书、执行申请、执行依据等、

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预交或缓减免诉讼费手续、受理案件通知书送达证、原告身份证明及委托代理人授权委托书、地址确认书。

2、上述材料以外的材料由录入中心录入，各业务庭结合工作流程分段移交，一般应于材料形成之次日起三日内移交录入中心。

七、因特殊情况不能按以上规定移交录入的，须报分管院长批准。

八、检查和处罚：

因延期移交录入材料或因被拒收造成延期送交录入材料的，按每份材料延期一日记1分；同份材料重复移交录入的，每份材料每次记1分；案件归档后发现有遗漏诉讼材料的，按延迟日期双倍记分；上述所记分值由案件承办人承担。录入中心未按标准进行录入的，每错一处记1分，所记分值由录入人员承担。对业务庭室和录入中心的检查由档案室负责，在每月的案件抽查中检查。对上述扣分所在庭室负责人亦承担20%的责任，每件案件的记分情况在案件归档的当月在OA办公系统--日常办公--信息简报浏览中进行通报。

栖霞市人民法院

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电子诉讼卷宗网络管理系统暂行规定

（讨论稿）

电子诉讼卷宗是诉讼案件材料的电子版本，其管理包括电子诉讼文件的形成、收集、处理、整理、归档、保管和利用的全过程，是诉讼案件审判程序管理及实体管理的过程，是法院审判活动的真实记录和反映，并能有效地为法院审判工作和其他工作服务。各业务庭负责电子诉讼卷宗的材料制作；录入中心负责诉讼卷宗材料的录入；档案室负责诉讼电子档案的接收、检查、归档、借阅及监督管理工作；信息中心负责技术保障。

一、总则

1、本规定所指的诉讼卷宗包括：各类诉讼案件、执行案件、司法鉴定案件卷宗，适用特别程序、督促程序、公示催告程序、破产程序的案件卷宗，申诉、再审审查的案件卷宗。

2、电子诉讼卷宗网络管理系统是利用网络技术和诉讼卷宗的数字化手段，将各类案件的纸质诉讼卷宗进行数字化的采集、编辑、存储、更新、查询、输出等网络应用的管理系统。

3、信息采编是通过高速扫描仪、数码相机和其他手段将纸质诉讼卷宗的信息数字化，编辑存储于网络软件管理子系统中。

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4、电子诉讼卷宗网络管理系统的管理职责：由档案室统一协调、管理，信息中心负责技术保障，各审判、执行业务庭和其他部门各司其职、各负其责、密切配合、协调运作。

二、信息采编范围

1、2011年1月1日之后立案的各类案件的纸质诉讼卷宗一律纳入电子诉讼卷宗网络管理系统。

2、各类案件的纸质诉讼卷宗内正副卷的所有信息一律纳入电子诉讼卷宗网络管理系统。

三、电子卷宗的核查及归档

电子诉讼卷宗网络管理系统中电子卷宗的核查：

审监庭按照院内有关规定，和评查纸质卷宗一样以相同的时间、标准对电子诉讼卷宗网络管理系统中电子卷宗各阶段信息进行核查。核查结果在案件评查的当月在OA办公系统--日常办公--信息简报浏览中进行通报。

电子诉讼卷宗网络管理系统中电子卷宗的归档：

1、档案室负责诉讼电子卷宗网络管理系统中电子卷宗的归档。

2、档案室对各业务庭室申请归档的纸质卷宗和电子卷宗一并进行归档。

3、档案室对电子诉讼卷宗网络管理系统中电子卷宗的归档管理采用全面检查的方式，比照纸质卷宗和诉讼卷宗网络管理系统中电子卷宗的相关信息，按照相关的案件归档管

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理规定进行归档，归档结果与纸质卷宗的归档结果一并在案件归档的当月在OA办公系统--日常办公--信息简报浏览中进行通报。

四、诉讼卷宗网络管理系统的查询管理

1、本院法官可使用相应的用户名登录到电子诉讼卷宗网络管理系统中，查询调阅本人承办的案卷信息；本庭庭长可使用相应的用户名登录到电子诉讼卷宗网络管理系统中，查询调阅本庭所有办案法官的案卷信息；本院审委会委员可使用相应的用户名登录到电子诉讼卷宗网络管理系统中，查询调阅审委会讨论案件的案卷信息；院领导可使用相应的用户名登录到电子诉讼卷宗网络管理系统中，查询调阅系统中的全部案卷信息。

2、律师阅卷时按照相应的管理规定在档案室办理借阅手续，根据密码凭条（由档案室出具），律师可自行到触摸屏查询卷宗信息。

五、系统设施的维护与管理

电子诉讼卷宗网络管理系统的硬件包括计算机、高速扫描仪、数码相机、打印机等。信息中心负责电子诉讼卷宗网络管理系统中所有软硬件设备的维护。立案庭的电子诉讼卷宗采编设备由立案庭管理。当事人律师的诉讼卷宗查询触摸屏由法警队管理。

六、附则

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本规定自2011年1月起试行。

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