高职院校二级学院行政秘书工作探讨

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高职院校二级学院行政秘书工作探讨

作者：马晓娜

来源：《管理观察》2015年第10期

摘要：二级学院行政秘书是行政管理工作的基层人员，在学院办公室管理中起着重要的作用，是保证二级学院正常运转的中坚力量。本文结合工作中的实践与体会，介绍了二级学院行政秘书工作的岗位职责，分析了行政秘书工作的特点，并对做好行政秘书工作应具备的自身素质和能力进行了一些探讨。

关键词：二级学院行政秘书素质和能力

行政秘书工作协助学院领导做好办公室的各项工作，是学院领导的助手和参谋，是学院行政事务最主要的执行者。行政秘书是联系学院、学校各职能部门、师生之间关系的桥梁和纽带，起着上传下达的作用，对保证学院各项工作有条不紊地开展起着不可或缺的作用。围绕行政秘书工作岗位职责，根据行政秘书工作的特点，注重学习，提高自身素质，强化自身能力，才能为二级学院教学、科研、学生工作提供良好的服务。

1. 高职二级学院行政秘书工作的岗位职责

行政秘书的工作内容杂乱、琐碎，涉及学院工作的方方面面：

1.1 日常事务工作

协助领导处理日常行政事务，接听电话、联络协调，及时收取、转交各类信函和文件，传达学校和各职能部门的相关通知。按照学校管理的规定，使用和管理印章、介绍信、证明信等。做好会议准备和记录工作，对会场进行合理布置，并做好摄像、文字报道。

1.2 档案管理

应做好文件的签收、呈送、保管和立卷工作。收集、整理日常行政管理工作资料，做好学院大事记工作，做好各类资料的归档工作。

1.3 文字工作

行政秘书应协助学院领导完成学院工作计划、总结等文字材料的打印、校对、上报工作。

1.4 资产的管理和使用