新版公文制作与常见问题解决办法

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新版公文制作与常见问题解决办法

作者：卢台生

来源：《办公室业务》2013年第01期

党政机关公文格式新标准从2012年7月1日开始执行，半年来，虽然全国各地都在积极执行新版公文标准，但是由于部分公文制作人员对现代办公技术不熟悉，造成了公文制作的不规范，从形式上给党政机关公文带来了不好的影响。为了进一步推进党政机关公文建设，帮助广大文秘工作者掌握公文制作的正确的方法，本文将从以下四个方面探讨公文制作和处理的有关问题。

一、常见问题及解决办法

根据《党政机关公文格式》的要求，从2012年7月1日起，党政机关公文已经统一采用国际标准A4纸型印发，并对公文格式做了新的调整。尽管各地都在积极认真地执行新版标准，但是仍然存在着诸多问题，现针对目前涉及面较大的主要问题提出以下解决办法：

（一）使用小标宋字体标识文件版头和标题文字。由于计算机系统中没有预装小标宋字体字库文件，所以很多单位的公文中文件版头和标题文字未使用小标宋字体。解决办法是：先在网上下载小标宋字体库，复制后粘贴到计算机硬盘上的C：＼Windows＼ Fonts文件夹中即可。

（二）设置发文机关标志上边缘与版心上边缘间隔为35毫米。办法一：选中第一行，单击菜单栏上的“格式/段落”，在段落对话框中将第一行的行距设置为固定值：99磅，即35毫米（注：1磅=0.353毫米）；办法二：插入一个隐藏了边框的表格，设置第一行表格的行高为3.5厘米固定值。

（三）设置每页22行、每行28字。单击菜单栏上的“格式/段落”，在段落对话框中将行距设置为固定值：28.8磅，即可保证每页22行；全选正文所有文字，将字号设置为15.5磅，即可保证每行28字（如果将字号设置为16磅或三号，则每行只能容纳27字）。

（四）设置页码使其左右两边的一字线距离版心下边缘7毫米。在“页面设置”对话框中的“版式”标签下，将页脚设置为2.55厘米，然后进入页脚编辑状态，把字体设置为宋体，字号设置为四号，再插入页码，在页码的左右分别输入破折号（各删去半段），并将第1页页码右对齐后右空1字，第2页页码左对齐后左空1字即可。

（五）附件格式设置。当附件多于1个时，附件的序号左端应上下对齐，这可以通过调整水平标尺上左边的倒三角游标来实现；当附件的标题文字多于一行时，回行文字应该与上一行附件名称的首字（不是序号）对齐，这也可以通过调整水平标尺上左边的倒三角游标，设置悬挂方式来实现。