档案馆竣工资料整理指南

银川市建筑工程竣工档案归档整理指南

银川市城建档案馆

二0一四六月

前言

城建档案是城市规划建设管理活动的历史记录，是社会管理和公共服务的重要信息资源，是建设行政主管部门依法实施行政许可，市场监管等行政管理的重要依据，是工程建设、运营养护和维修改造等的必要条件，城建档案工作是城乡建设事业的组成部分，是城乡建设重要的基础性工作。加强城建档案管理，对于促进城市科学管理，统筹城乡发展，保障城市生活生产秩序，维护城市安全、应对城市突发事件等具有十分重要的意义。

为了适应我市城市建设和城建档案事业发展的需要，进一步规范城建档案管理，满足城建档案现代化和信息化管理的要求，紧跟城市建设步伐，现依据《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001、《建筑工程资料管理规程》JGJ/T185-2009、住建部CJJ/T 117-2007号《建设电子文件与电子档案管理规范》和DA/T 38-2008《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》以及档案管理相关规定，结合我市的实际情况，对2009年实施的《银川市建筑工程竣工档案归档整理指南》作出修订。

目录

第一部分建筑工程竣工档案归档整理规范

1 基本职责 (1)

2 工程文件的归档范围及质量要求 (3)

2.1 工程文件的归档范围 (3)

2.2 归档纸质文件的质量要求 (3)

2.3 归档电子文件的技术要求 (6)

3 工程文件的组卷 (8)

3.1 组卷的原则和方法 (8)

3.2 卷内文件的排列 (9)

3.3 案卷的编目和装订 (9)

4 工程档案验收及移交方法 (12)

5 建筑工程档案归档内容及编制顺序 (14)

附件一钢结构外包工程归档内容及编制顺序 (23)

附件二桩基外包工程归档内容及编制顺序 (26)

附件三建筑外装外包工程归档内容及编制顺序 (28)

附件四智能建筑外包工程归档内容及编制顺序 (30)

附件五通风空调外包工程归档内容及编制顺序 (32)

附件六消防外包工程归档内容及编制顺序 (34)

附件七电梯外包工程归档内容及编制顺序 (36)

附件八银川市建设工程电子档案技术规范（暂行） (38)

第二部分银川市建设工程声像档案归档整理规定

1.归档范围 (52)

1.1 工程准备阶段 (52)

1.2工程施工阶段 (52)

1.3工程竣工阶段 (53)

1.4其它 (54)

2.归档内容 (54)

3.归档要求 (55)

3.1 质量要求 (55)

3.2 型号规格 (55)

3.3 拍摄要求 (56)

3.4 移交时间 (56)

4.整理要求 (57)

4.1 照片归档的整理要求 (57)

4.2 底片档案的整理要求 (59)

4.3 光盘、录像带、录音带档案的整理要求 (59)

附件1：施工阶段拍摄内容指南 (60)

附件2：工程等级划分表 (63)

附件3：照片档案卷内目录 (64)

附件4：三级工程照片粘贴衬纸 (65)

附件5：光盘、录像带、录音带卷内目录 (66)

附件6：光盘、录像带、录音带标签式样 (67)

1 基本职责

1.1 建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。1.2 工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。

1.3 在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位作为责任主体，应履行下列职责：

1 在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间，以及竣工图的编制单位等提出明确要求；

2 负责收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；

3 负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成，收集，整理，编制和移交工作；

4 收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；

5 对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向城建档案馆移交一套符合规定的纸质工程竣工档案，同时一并报送一套工程电子档案；

1.4 勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

1.5 建设项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将

本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。建设单位可指定主承包单位做单位工程竣工整体验收数据汇总（填写表G.0.1-1、

G.0.0-2、G.0.1-3、G.0.1-4）

1.6 城建档案馆应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。

1.7 工程资料管理人员应经过工程文件归档整理的专业培训。

2 工程文件的归档范围及质量要求

2.1 工程文件的归档范围

2.1.1 在银川市规划区域内，建筑工程在工程建设活动中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图表声像等各种载体的工程文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。

2.1.2 纸质和电子工程文件的具体归档应符合本归档指南的进馆要求。

2.1.3 工程资料用表应采用最新版各专业规范、规程所附更新表样。

2.1.4 工程声像档案的报送按照《银川市建设工程声像档案归档整理规定》执行。

2.2 归档纸质文件的质量要求

2.2.1 归档的纸质工程文件应为原件。

2.2.2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

2.2.3 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

2.2.4 工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。

2.2.5 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章

手续完备。

2.2.6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm ×210mm ）。图纸宜采用国家标准图幅。

2.2.7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，要求图面反差好，无正面折痕，破损污损不过边框线。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

2.2.8 所有竣工图均应加盖竣工图章。

1 竣工图章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

2 竣工图章示例如下：

80

15

7

7

50

7

7

7

20

20

20

20

3 竣工图章尺寸为：50mm×80mm。

4 竣工图章应使用不易褪色的印泥，应盖在图标栏上方空白处（不可压字压线,不得盖在背面）。

2.2.9 竣工图的编制应符合下列规定：

1 新建、改建、扩建的建筑工程均应编制竣工图；竣工图应真实反映竣工工程的实际情况；

2 竣工图的专业类别应与施工图对应；

3 竣工图应依据施工图、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录（包括技术核定单）等绘制；

4 当竣工图没有变更时，可直接在施工图上加盖竣工图章形成竣工图。

2.2.10 竣工图按绘制方法不同可分为以下几种形式：利用电子版施工图改绘的竣工图、利用施工蓝图改绘的竣工图、利用翻晒硫酸纸底图改绘的竣工图、重新绘制的竣工图。

1 利用电子版施工图改绘的竣工图应符合下列规定：

(1) 将图纸变更结果直接改绘到电子版施工图中，用云线圈出修改部位，按下表的形式做修改内容备注表；

修改内容备注表

（2）竣工图的比例应与原施工图一致；

（3）设计图签中应有原设计单位人员签字；

（4）委托本工程设计单位编制竣工图时，应直接在设计图签中注明“竣工阶段”，并应有绘图人、审核人的签字；

（5）竣工图章可直接绘制成电子版竣工图签，出图后应有相关责任人的签字。

2 利用施工图蓝图改绘的竣工图应符合下列规定：

（1）应采用杠（划）改或叉改法进行绘制；

（2）应使用新晒制的蓝图，不得使用复印图纸。

3 利用翻晒硫酸纸图改绘的竣工图应符合下列规定：

（1）应使用刀片将需更改部位刮掉，再将变更内容标注在修改部位，在空白处做修改内容备注表；

（2）宜晒制成蓝图后，再加盖竣工图章。

4 凡施工图结构、工艺、平面布臵等有重大改变，或变更部分超过图面1∕3的应当重新绘制竣工图。

2.2.11不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

2.3 归档电子文件的质量要求

2.3.1 电子文件必须保证所载内容的真实性、完整性、有效性和安全性。电子文件的内容必须与其纸质档案一致。

2.3.2 电子文件存储应当符合下列要求：

1 电子文件应包含相应的元数据，元数据应符合《建设电子档案元数据标准》（CJJ∕T 187—2012）的规定；

2 同一工程（项目）的电子文件著录数据、元数据、各种管理登记数据等，应存储在同一载体上。

2.3.3 电子档案采取离线式归档，归档载体为DVD－R光盘。光盘应当无污渍、无划痕、无病毒，能够正常读出。光盘应当装盒存放，并编制封面。

2.3.4 电子文件应采用表所列开放式文件格式或通用格式进行存储。

表2.3.4 电子文件存储格式表

2.3.5 银川市建设工程电子档案归档要求严格按《银川市建设工程电子档案技术规范（暂行）》执行。

3 工程文件的组卷

3.1 组卷的原则和方法

3.1.1 组卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

3.1.2 一个建设工程有多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

3.1.3 组卷可采用如下方法

1 工程文件可按建设程序和文件属性划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工及竣工验收阶段文件、竣工图四部分；

2 工程准备阶段文件可按同次批复的同一建设项目组卷；

3 监理文件可按监理合同同次签订的同一建设项目组卷；

4 施工及竣工验收阶段文件可按单位工程、编制单位、文件属性等组卷；

5 竣工图可按单位工程，专业组卷。

3.1.4 组卷过程中宜遵循下列要求：

1 每卷文件不宜过厚，文字材料一般不超过20㎜，图纸每卷不超过40㎜；

2 案卷内不应有重复文件，多个单位工程共用的文件只归一份原件，不同载体的文件应分别组卷；

3 案卷内文件应严格按归档指南编制顺序排放。

3.2 卷内文件的排列

3.2.1 文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

3.2.2 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列，原图在前修改图在后；

3.2.3 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸在后。

3.3 案卷的编目和装订

3.3.1 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

3.3.2 页号编写位臵：单面书写的文件在右上角；双面编写的文件，正面在右上角，背面在左上角。折叠后的图纸一律在右上角。

3.3.3 成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷，页码完整，排列顺序和内容均没有变化的，原目录可替代卷内目录，不必重新编写页码和目录；如有变化、无目录的均需要重新编写页码和目录。

3.3.4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页码。

3.3.5 卷内目录的编制要求：

1 序号栏以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。图纸一张即一份，文字材料一份可多页；

2 责任者栏填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”字代替；

3 文字编号栏填写工程文件原有的文号或图号。文号一般写发文号，没有的可不填；

4 文件题名栏填写文件标题的全称，没有的可根据内容填写；

5 日期栏填写文件形成的起至日期，竣工图应填写竣工图章上的日期；

6 页次栏填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起至页号；

7 卷内目录表排列在卷内文件首页之前；

8 卷内目录应用70g以上的白色书写纸制作，幅面统一采用A4尺寸。

3.3.6 案卷封面的编写要求：

1 案卷封面的内容应包括；档号、档案馆代号（以上两项由档案馆填写）、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷；

2 案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容；

3 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。工密级程准备阶段文件填写建设单位；勘察、设计文件填写勘察、设计单位；监理文件填写监理单位；施工文件填写施工单位；

4 起止日期应填写案卷内全部文件的形成的起止日期；

5 保管期限分为永久、长期、短期三种：

永久是指工程档案需永久保存。

长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限从长。

6 密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同的文件，应以高密级为本卷密级;

7 案卷封面用70g以上的白色书写纸制作，幅面统一用A4尺寸。

3.3.7 卷内备考表的编写要求:

1 卷内备考表填写需要说明的问题，主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），页数须是阿拉伯数字。以及立卷单位对案卷情况的说明，如文件完整，应给予评价；

2 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后；

3 卷内备考表应用70g以上的白色书写纸制作，也可以内封面的封底作备考表，幅面统一用A4尺寸。

3.3.8 装订前必须剔除金属物。

3.3.9 案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料必须装订，图纸可不装订。既有文字材料又有图纸的案卷应装订。装订采用棉线绳三孔左侧装订法，装订线位臵距左侧15㎜，在案卷背面打活结，装订要整齐、美观、牢固，便于保管和利用。

4 工程档案验收及移交办法

4.1 凡列入银川市城建档案馆接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收后，办理工程竣工验收备案前，应提请城建档案馆对归档的竣工档案进行归档验收。

4.2 城建档案馆归档验收合格后，应出具工程档案归档验收合格文件，备案机关在办理竣工验收备案时，应查验工程档案归档验收合格文件。

4.3 建设单位在工程竣工验收后三个月内，必须向城建档案馆报送两套（一套纸质工程档案，一套电子工程档案）符合进馆要求的工程档案。

4.4 建设单位在工程竣工验收后三个月内如未按时向城建档案馆报送符合进馆要求的工程档案，将依照《建设工程质量管理条例》的规定处罚。具体规定如下：

1 建设工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或其它有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处以1万元以上10万元以下的罚款；

2 给予单位罚款处罚的，对单位直接负责的主管人员和其它直接责任人员处单位罚款数额5﹪以上10﹪以下的罚款。

4.5 停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。

4.6 对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充、和完善原工程档案。对改变的部位，应当重

新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆移交。

4.7 建设单位向城建档案馆移交工程档案符合进馆要求后，双方办理交接手续。建设单位工程档案归档工作完成。

5 建筑工程归档内容及编制顺序

5.1 工程准备阶段文件

5.1.1 工程准备阶段文件（一）

1 建设项目决策立项文件

2 建设项目用地文件

3 建设项目规划文件

5.1.2工程准备阶段文件（二）

1 勘察合同

2 岩土工程勘察报告

3 设计合同

4 施工图审查报告及合格书

5 消防设计审核意见书

6 建设工程报建表

7 中标通知书

8 施工合同

9 施工许可证

10 建设工程质量监督申报书

11 承担建设工程质量监督通知书

12 开工前原貌影像资料

5.2 监理文件

5.2.1 监理中标通知书

5.2.2 监理合同

5.2.3 监理规划及实施细则

5.2.4 监理工作总结

5.2.5 工程暂停令

5.2.6 工程延期审批表

5.3 施工及竣工验收阶段文件

5.3.1 施工管理材料

1 建设工程竣工验收备案表

2 工程概况表

3 勘察、设计、施工、监理、建设单位五方竣工验收报告

4 建筑节能工程验收备案表

5 设计、施工、监理、建设单位四方节能验收报告

6 建设工程竣工规划确认书及规划核实图

7 消防验收意见书

8 其它专项验收认可文件

9 单位工程质量竣工验收记录表

10 单位工程质量控制资料核查记录

11 单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

12 单位工程观感质量检查记录

13 基础分部、分项工程验收记录

14 主体分部、分项工程验收记录

15 装饰（装修）分部、分项工程验收记录

16 屋面分部、分项工程验收记录

17 水暖分部、分项工程验收记录

18 电气分部、分项工程验收记录

19 节能分部、分项工程验收记录