5S和QCC是日本孖宝

5S 和QCC是日本孖宝

QCC和5S两者都是差不多同一时代，在日本企业内实施的现场管理方法。日本近50年来在工业上的成就，这两种方法的贡献，应是不相伯仲的。但在知名度上，5S却远不及QCC。自80年代到90年代初，QCC有过相当风光的日子。不但在欧美，曾经风靡一时，就算在东南亚，包括中国大陆，也曾掀起过热潮。香港品质圈协会（香港品质管理协会的前身），就是由1983年成立的。早在1978年，QCC已经传入中国大陆。时至今日，在中国质量管理协会的领导下，各省市每年都有优秀QC小组的选拔，而且每年九、十月间，中质协都会在各大城市招开的全国大会，评选国家优秀小组及表杨各地小组的成绩。据统计，每年在中国各地企业内活动的QC小组，不低于一百万个。如果平均每个小组有7至9个小组成员，那未，中国每年参加这项活动的就接近一千万人。这是一个相当庞大的数字，比香港总人口还要多。东南亚，包括香港在内的数字，则从来没有人统计过，也极难有较准确的数字，但每年的ICQCC及IEQCC，参加与会者都有数佰至仟人以上。可见不少企业，在不断坚持QCC活动。这当然是可喜的现象。

相对来说，5S就显得藉藉无名了，既没有类似的协会，更没有5S大会之类的活动出现。日本企业内这个秘密武器，一向鲜为人知。从前，西方人，也包括我们香港人，去参观日本工厂，只感觉到厂房内整洁、干净，还以为是因为有外人远道来参观，厂方理所当然，要打扫一番，这是任何人都会做的事，尤其东方人，最讲面子，因此绝不会怀疑有何玄妙之处。就算看见厂内挂有整埋、整洁等大字，也仅认为是理所应当的。谁不知这个绝大的秘密，就摆在眼前，却没有人留意，更没有人看得出其中的奥妙之处。

奇怪的是，日本人也从来没有一套完整的理论或工具来支持5S。QCC有4M，七工具，PDCA 循环，但5S却除了那五个拼音都以S起头的日本字外，并无任何其它比较系统的方法可循。近年来，才由新加坡和日本合作录制了一系列录像带，由PHP International发行，企业才算是有了一定的实施依据。1995年初，香港工业署邀请了英国Warwick大学何广明教授来港介绍5S；工业署原计划开两班，后来因为报名人数众多，总共开了6班研讨会，算是在香港掀起了一个小小的高潮。香港的工商界开始有人知道5S是什么一回事，及有一些精明的老板开始领悟其中的奥妙之处。

知易行难

5S的理论，绝对简单，也可以说，无需任何理论支持。由其字面的意思，已经可以完全理解是什么及如何做了。因为5个S都是我们大家都懂得，都会做及应该做的一些小事情。试看以下的列表，就可一目了然。

表1

由此可见，5S就是五样我们在平日工作环境中，不论是厂房或是办公室，经常要记得做的事情。因此，也可以称之为「五常法」。

1S-分开处理（一常）

Seiri ，「清除」，是先“分开”后“处理”的意思。分开和处理是一个阶段内的两个步骤。分开是先将要的（必须留下的）和不要的（用不着的）东西分开；过期的和未过期的分开；好的和坏的分开，经常用的和不经常用的分开；原件和复印本分开等等。在分开这一个步骤中，先不要去考虑如何处理。在过程中，如果你脑海中浮现一些处理的方法，最好先把它们写下来，供下一步参考用。分开这一步完成了，然后才考虑如何处理。处理的方法也可以是多样化的。如：弃置、烧毁、切碎、收藏、转送、转让，廉价出售，再循环……视乎物品和内容而定。我有一个朋友，他每年圣诞节都将香港员工要弃置的衣物，带到大陆工厂里，分发给有需要的工人，使她们能在春节时，带返家乡农村给父母弟妹，这也不失为一种很有意义的处理方法。这个例子也可以说明5S并不仅限于工作场地。

以下是一个根据工具的使用频率来划分的贮藏方法参考例子。

表2

追源溯流

日本人称之为「源头行动」。即不断追溯，直到找出问题的根源所在，彻底加以解决。这种思想跟“Sweep under the carpet”，“眼不见为净”，完全两样。例如：污垢和滴漏的清除，在工厂中其实比任何事情都来得迫切。它们不只使工厂显得不雅，也增加不必要的开支。

对付漏油问题的方法有：

- 检查污垢和滴漏的严重程度

- 计划及动大清除

- 检查污垢和漏油的起因

- 确定最严重的位置

- 详细找出问题的起因

- 寻求相应措施

只要情况许可，从源头着手根除问题，如果不是每次都能直接进入问题源头。也可以把废物收集起来，使受破坏的地方减少。

- 预算开支。订时间表后，全面展开行动。

- ．．．．．

为了避免混乱和重复，可以将工作分配和进展列成图表。第一个5S还包括将需要用到和用不着的物品分开来以杜绝浪费，进行一次大清理。

2S-定量定置（二常）

Seiton整理，含有“定量”和“定置”两重意义。首先，是知道有多少数量：在仓库内，到底有多少种零配件？原材料？半成品？成品？每种的数量有多少？在办公室：有多少枝原子笔？铅笔？meno簿？钉书机？计算器？胶纸座？甚至计算机？打字机？有谁问过？为甚么要这个数量？为甚么要那么多种类？

然后，它们都放在那里？机器安装在那里？器材放置在那里？工具放置在那里？活页夹、文件、图纸、规格、程序、作业指导书等等放在那里？有固定的地方放置点吗？都能够在一分钟之内找到手吗？

认真的进行2S可能会使你吓一大跳，原来公司的浪费惊人，许多东西，没有人知道，或只有一个人知道放置在那里。定量定置，不但可以节省支出，也可以节省时间，更可以节省地方。曾经有一家工厂在实行2S后，将原来的仓库面积，缩小了40%。定置，是规定一个放置的地方，好象很简单，但其中的变量（Variables）很多。举例，你买了一张电影票，凭票入座，就包括了票，座位，持票人和发票人，四个（Variables）；任何一个（Variables）错了，就不能对号入座了。如果是存放一件物品或工具，则要再加上3-4个（Variables）（包括物品、标识、记录表、计算机输入等）。所以出错机会是很多的。因此，定量定置，是一个极关键的段阶和步骤。

简单地说，厂房“整理”基本上是将工具和器材的位置确定下来，以便在需要用时能够尽快找到。以下是一个有用的方法：

①进行现场分析

用图表，详细列出有关的活动和所面对的问题：

注意：这些问题并不需要一个系统工程师来解决。只要留意每位员工在完成任务过程中所做的事，记下问题所在，将资料绘成图表，问题和解决办法就会显而易见。

②决定贮存位置

要注意以下几点：

a. 将用不着的东西移开

b. 决定分类法

c. 名称规范化

在不造成生产延误的前题下，尽量减少存货。贮存位置和分类法简单明了，就不会有浪费时间寻找的情况出现。物品的名称是很重要的，不明确，会造成许多混乱。

③决定贮存方法

在决定贮存方法之前，要注意以下几点：

a. 选择合适的功能贮存法

b. 清楚展示对象/贮存处名称

c. 简化取出/贮存的过程

以工具功能或工作过程为依据，名称和地点都一定要明确，才能确保每个人都知道甚么东西放在那里，方便索取。

④严格导守规则

设计管制贮存方法，要注意以下几点：

a. 日常存货管制

b. 避免缺货方法

c. 不断改进

d. 训练

e. 评估

避免缺货，要订立最低存货水平。要有订货说明，注明数目和日期。如物品有人正在使用，要标明使用者是谁，何时会归还。物品可以根据形状存放，或标明应有的数目，使之一目了然。训练员工熟悉程序，主动遵照规定办事也是很重要的。

3S-清洁检查（三常）

Seiso，清理，是在进行清洁工作的同时进行检查。即是说，不要只做表面工夫，大家看不见就算，马虎了事。3S的精义是：清洁的目的是检查。所以，公司多请几个清洁工就能保持干净，是错误的观念。除了洗手间和一些公众地方如走廊，楼梯以外，所有车间、机位、办公桌，清洁工作必须由当事人做，才能达到检查的目的。尤其是负责维修保养的人员，更加要注意在机修的同时要清洁检查，以便及时发现隐存的问题，及时加以解决。这样做，对停机停产的时间绝对能够有所降低。

3S看来很简单；但牵涉到的工作却不少，要通过不断细心检查与照顾，使厂内的所有对象保

持在最佳状态。这里强调的是：任何污垢或废物都可能减低效率，带来废品或甚至引起意外，细心的检查、例常的清理、以及恰当的预防措施，都是使工作场地保持最佳状态的重要条件。

清理工作可以分为三个不同的阶段。

表3

清理工作场所，可分为四个步骤：

①划定范围、分配工作

可用图表确定每个人应扮演的角色和责任范围。

②根据地方，根据器材清理

有系统地清理个别场地和器材，及时发现潜在问题，避免情况恶化。

③执行改善措施

不断寻找途径，加快清理过程，重点处理难以清理的地方。

④建立整洁规则

群体协作，能例常进行或每天进行。

检查机器，夹具和工具：这类工作，最适合于技术人员，所以又称之为“器材5S”。但一般工人，或工作人员，在接受基本的安全训练也能够进行。而且能对所使用的机器，建立起感情，加以爱护。以下是一个简单的器材5S程序：

表4

4S - 立法守法（四常）

Seiketsu，规格化，包括立法和守法两方面。无规矩，不能成方圆，行之有效的方法，一定要有明文规定，订定守则，告示全员，使大家知所依从，才能持之以恒。1S，2S，3S是短期行为，可以一鼓作气，做出成绩，但这些只是5S的起步。许多企业在学习5S后，进行清除、整理、清理后，就没有下文了。主要原因是没有发展一套明确的系统，以维持及长期实行前面三个

阶段的成果。例如制定视度管理规则，显示机器故障，使机器或任何器材出现故障时，除了操作员，厂内的其它人也能够觉察出来。为了让每一个人知道在紧急时刻如何采取行动，应该准备一本详细的规格书或使用手册。

订立规则、制度，制订年计划、明确责任、授与权力、订明赏罚，以致于制定卷标，标识，设计控制，提高可视度等等，都是属于立法范围。这些要求，都是和ISO 9000不谋而合的。守法，则视乎人员是否合作，自律性是否强，自觉性是否高而定。同时，也视乎所立的“法”是否合情合理。一个有效的方法是尽量让员工参与立法程序，使他们有机会发言，提高他们的参与和归属感。

5S - 保持维护（五常）

Shitsuke，训练与纪律，是要达到保持和维护的目的。企业内人员素质的提高，不断的培训是最有效的方法。培训既可以增加各人的知识，也可以建立他们的能力；在行动中，还可以改变他们的思想行为。这是4S的最佳保证。纪律很重要，不服从纪律的，要进行处罚，这在绝大部份员工也能接受，但最有效的纪律莫过于自律。自律性高，必须先提高员工素质，即个人品质，才能人人自觉，保持维护既定的条规和程序。

5S的最大要点是：发展全面视度管理和让员工参与规格化文件和检查表的制定工作。有一家公司，采用了“我的任务”卡片制度，让每个员工宣布他的目标，使大家有机会知道其它员工的想法。另一家公司，还发展了一套“明星制度”，以突出个人目标，使它成为改进工作的推动力。达到或超越自己所定目标的小组正式被誉为“明星小组”。这个荣誉所带来的自豪感，成了小组成员和其它员工的强大推动力。

不断培训是保持高效率工作队伍的重要环节。它不仅提高技术，还加强员工的自信和自豪感。一家日本公司在厂内设立学习场所，鼓励员工在厂房内接受训练。这场所被称为“寺小屋”。“寺小屋”原本指的是一种私人的，自修性质的学校，为提供和一般学校不同的教育而成立。工厂这样做是为了能在友善、自在和实际的气氛中，让员工掌握比较严肃的知识。“寺小屋”的基本概念是建立一套灵活学习方法，提供公司内部教材/个别传授/交错授课。

许多企业在改进计划实行不久，就无以为继，不能坚持，第5个S就是为了培养好习惯和创造有利环境而设计，让员工互相提意见，提出改进工作的方法。自由气氛，加上员工同心协力，不只有助于生产力的提高，同时也提高了员工的个人品质，所以是一项附加值“Added Value”极高的活动，很有推广的价值。

超越5S

许多日本公司及世界先进的企业，已经超越了5S的范畴。近年来，有6S及7S的出现和实施。Motorola更有10S的建立。10S即：1S-Sort 分类；2S-Set 整顿；3S-Shine清扫；4S-Standards 标准化；5S-Strict 纪律；6S-Safety安全；7S-Security 保安；8S-Stout体能强化；9S-Skills技能多样化；10S-Streamline作业精简化。

由此可见，以上范围除了原有5S的工作场所外，还将重点放在个人发展上，同时也隐含了ISO 14000及ISO 18000的范畴。是值得注意的趋势。

起死回生

ISO 9000最令人垢病的是，太注重文件化，没有现场感，员工参与程度不高。在建立体系的过程中，如果不注意这点，会后患无穷。会使员工感觉增加了无谓的负担，减低了工作效率；会使中层管理人员感到处处受制，无法发挥管理才能，也会使高层管理认为这张证书，仅是为了符合顾客要求，符合出口要求，对企业则一无是处，反而增加了负担；要多请人，多填表，多记录，多开会。

ISO 9000的各层文件，其优点是规范化，使各部门，各个人员分工明确。可惜的是，文件一经写了出来，授权签署，发行后，在很短的时间内就可能“死”了。“死”了的原因可能是在编写时就不合实际；可能最产品流程、产品规格、顾客要求有所改变；可能是增添了先进设备，但没有及时更改文件；也有可能是更改文件的程序太繁琐死板；更有可能是有人认为文件不能改动，或不能经常改动。

要将「死」了的文件「起死回生」，是要事倍功半的。笔者有过同样的顾问经验。一家公司已经取得ISO 9002证书，而且已经有过CA V覆审的经验。都过关合格。但公司内部对ISO 9000的维持，怨声载道。一般员工更未知ISO 9000对他们有何用处或好处。各类企业和机构，存在同类情况为数不少。取得ISO 9000证书的企业会越来越多，问题相信也会越来越严重及普遍。要解决这个问题，5S是秘密武器。而且效果立竿见影，十分显著。方法很简单，在建立ISO 9000的同时推行5S。无论是厂房或办公室都可以推行。使员工有参与感和可参与实际行动。而且，要将5S和ISO 9000融为一体，切不要建立两套系统，以免员工无所适从。

5S有看得见的“不一样”，“observable differences”。有“全员的参与”，“total involvement”，更有“每一个人的表现”，“everybody performs”。ISO 9000与5S关系十分密切，可参考下表：

表5

结论

世界上最平凡的事情，最常见的事务，可能就最珍贵，最有价值的东西。5S是一个很好的例子。日本企业内部这种现场管理方法，就摆在我们的眼前，但一直没有人领悟其中的奥秘之处！