基本建设项目档案资料管理规定

基本建设项目档案资料管理规定
基本建设项目档案资料管理规定

基本建设项目档案资料管理规定

一、总则

1、为了做好基本建设项目档案资料管理工作,充分发挥档案资料在工程建设、生产(使用)管理、工程维护和改建扩建中的作用,根据有关法律法规的规定,结合基本建设工作的具体情况,制定本办法。

2、本规定的编制依据:

(1)《中华人民共和国档案法》

(2)《建设工程项目管理规范》(GB/T50326-2001)

(3)《建设工程监理规范》(GB50319-2000)

(4)《建筑工程施工质量验收统一标准》(GB50300-2001)

(5)国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

(6)建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》

(7)建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》(8)财政部《基本建设财务管理若干规定》

(9)审计署《审计机关对国家建设项目竣工结算审计实施办法》

(10)国防科工委《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》3、基本建设项目档案资料是指在各建设项目从酝酿、决定到建成投产(使用)的全过程中形成的应当归档保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、监理,调试、生产准备、竣工、试生产(使用)、竣工结算审计、固定资产移交等工作活动中形成的文字材料。对建设项目档案资料的收集要以项目为中心。

发展规划处负责项目立项阶段,包括项目提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划等方面资料的收集、整理;人防工程审批项目资料归档的组织协调工作;工程项目部负责项目准备阶段、实施阶段及竣工验收阶段资料的收集、整理;负责项目过程预、决算审计和竣工财务决算审计资料的收集、整理;

各部门要按照统一领导,统一管理档案的原则,管理好基本建设项目的档案资料,确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

二、档案资料的管理

1、项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时,即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作,项目竣工验收时,完成文件材料的归档和验收工作。

2、项目建设过程中,施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。

施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交。

按本规定的具体实施办法,编制、收集、整理好建筑工程资料档案,按时移交。前期策划部、财务处、审计处形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交档案馆。

4、档案资料的汇总整理:

(1)建设项目实行总承包的,各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料,交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向工程项目部提交完整、准确的

项目档案资料。

(2)实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目,竣工时由现场指挥机构向工程项目部提交完整、准确的项目档案资料。

(3)建设项目实行由建设单位分别向几个单位发包的,各承包单位应收集、整理所承包工程的档案资料,交工程项目部汇总、整理,或由工程项目部委托一个承包单位汇总、整理,统一交给工程项目部。

5、建设单位、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作,并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构,配备档案资料管理人员,制定管理制度,统一管理建设项目的档案资料。施工过程中要能保证资料安全的库房和设备。

6、凡有引进技术或引进设备的建设项目,要做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整理工作,无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设备有关的档案资料,均应交档案部门统一管理。档案部门要加强提供利用手段和措施,保证使用。

7、归档的文件材料要字迹清楚,图面整洁,不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

8、对超过保管期限的基本建设项目的档案材料必须进行鉴定,对已失去保存价值的档案材料,经过一定的审批手续,登记造册后方可处理,保密的档案材料应按保密规定进行管理。

9、设计建设大中型建设项目时,应设计与工作任务相适应的、符合要求的档案资料库房,并为档案资料保管和提供利用配置必要的设备,其费用列入工程总概算。

三、工程项目部资料管理的要求

1、工程项目部管理的资料档案分为两类,一类是建筑工程技术资料,另一类是公司内有关部门的管理文件、工程项目部形成的非工程技术类资料。本办法只涉及工程项目部管理的第一类资料。

2、项目参建各方要充分重视工程建设的资料档案工作。项目施工阶段的施工、监理单位都要建立相应的档案形成、积累、归档机制,将工程文件的形成、积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

工程预验收阶段,工程项目部按照国家有关规定及本管理办法,组织对工程资料的全面检查;凡资料检查不满足本规定的工程,不得进入正式竣工验收阶段。

3、用户单位或其他有关部门、人员提出意见和建议,使建筑工程的功能或投资发生较大变化的,必须取得用户单位主管部门、前期规划部签署的确认文件,工程项目部方可同意对其发生变更,工程项目部和施工方应将确认文件作为用户变更的依据资料存档。

由于上述变更使工程投资超出概算的,前期规划部负责调整计划,工程项目部须将调整后的计划归档管理。

4、工程竣工验收合格后三个月内,工程项目部必须向档案馆报送一套符合规定的工程档案。根据国家的有关规定,档案馆接收的工程档案必须是原件,其它单位可以保存复制件或复印件。有关单位归档的复制、复印件应由档案馆与原件校对、签章,并加盖证明专用章,效力与原件等同。

5、全面、完整是建筑工程资料收集的基本原则。

资料收集的范围不能局限于建筑工程主体本身,相关配套工程、室外工程及工程建设前期发生的项目都必须形成翔实完整的记录资料。

从投资角度来看,凡在本工程列支的项目都必须形成相应的档案记录资料。

现将建筑工程资料按九个方面进行分类:

(1)立项、可研、初设及其批复、建设计划;

(2)前期资料;

(3)合同文件;

(4)施工单位内业资料(含竣工图);

(5)监理资料;

(6)竣工结算用技术资料汇总;

(7)竣工验收文件;

(8)工程投资控制资料汇总及统计分析资料;

(9)竣工档案。

6、资料收集整理的具体要求

(1)立项、可研、初设及其批复、建设计划

此属项目立项阶段的资料收集内容,主要包括:项目建议书、立项批文、可研报告及审批意见;可能的初步设计及其审批意见;建设计划。

项目建议书和立项批文由前期规划部完成。

本条由工程项目部配合前期规划部完成。申报、批复及建设计划的取得由前期规划部完成。

(2)前期资料

包括:建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、有关行政主管部门(消防、环保、人防、交通、园林、市政、文物、卫生等)批准文件、勘察设计质量监督合格单、建设工程施工许可证、工程质量安全监督手续等。

经有关部门批准后取得的工程前期文件材料,其原件应立即交给公司资料员存档。如果办理其它工程前期手续需要使用,或者工程项目部在编制竣工文件时需要使用前期资料等情况,可到资料员处借用、复印。

(3)合同文件

基建处管理的合同分类为:

①勘察、设计、施工、监理四大合同;

②各类分包合同;

③甲供材料、设备合同。

合同签订后,交办公室管理;其中办公室将合同复印两份,工程项目部甲方代表和现场监理各一份,以便监督合同执行。

(4)施工单位内业资料(含竣工图)

施工单位不仅仅指大包单位。在大包施工合同外的其他施工队伍,包括可能发生分包的基础、消防、装饰等队伍,还有室外工程所涉及的施工队伍等等,都在本条所指的施工单位范畴;

内业资料分专业由监理进行一审,甲方代表二审,需要建设单位技术负责人或主管领导审核的,报建设单位审核,审核后由施工单位交基建处资料员保管。

GB/T50326-2001《建设工程项目管理规范》第16.3.4条规定了工程竣工资料的分类及组卷方式。

施工单位内业资料共四大部分内容:

第一部分:工程技术档案资料;

第二部分:工程质量保证资料;

第三部分:工程检验评定资料

第四部分:工程竣工图。

工程质量保证资料的收集和整理,应包括原材料、构配件、器具及设备等质量证明和进场材料试验报告等,这些资料全面反映了施工全过程中质量的保证和控制情况。

工程检验评定资料的收集和整理,应按现行建设工程质量标准对单位工程、分部工程、分项工程及室外工程的规定执行。

竣工图是工程的重要档案。工程承发包合同或施工图的要求,对竣工图的编制、整理、审批、交接、验收做出规定。施工单位不按时提交合格竣工图的,不算完成施工任务,并应承担责任。

工程竣工图应逐张加盖“竣工图”章。“竣工图”章的内容应包括:发包人、承包人、监理人等单位名称、图纸编号、编制人、审核人、负责人、编制时间等。管理竣工图时,应该考虑以下情况:

n 没有变更的施工图,由承包人在原施工图上加盖“竣工图”章标志作为竣工图;

n 在施工中虽有一般性设计变更,但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的,可不重新绘制,由承包人在原施工图上注明修改部分,附以设计变更通知单和施工说明,加盖“竣工图”章标志作为竣工图;

n 结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其他重大改变,不宜在原施工图上修改、补充的,责任单位应重新绘制改变后的竣工图,承包人负责在新图上加盖“竣工图”章标志作为竣工图。

n 竣工图最多形成两套,一套送档案馆,一套竣工结算使用。

(5)监理资料

监理单位按照《建设工程监理规范》第7章的规定“施工阶段监理资料的管理”进行收集、整理、编制,共28项内容。

监理资料在交付建设单位前,由甲方代表一审,工程部经理二审,最后由项目总

监理工程师交工程项目部资料员归档。

(6)竣工结算费用技术资料汇总

建设项目由于建设周期长,施工图之外的各种费用发生情况很多。尽管发生原因各式各样,各种资料手续齐全,但从投资客观控制的角度考虑,有必要进行此类技术资料的汇总。

竣工结算费用技术资料的汇总,主要解决以下几个方面的问题:

n 客观了解图纸外费用的发生情况,避免承包商重复要求进行经济签证;

n 复审现场甲方代表、监理机构现场做出的决定,减少失误;

n 方便工程竣工结算工作的进行。

竣工结算费用资料主要是指图纸不能包括而又实际发生的、涉及工程投资的资料文件。通常施工单位技术内业已包含其内容,但其资料为原件,往往只有一份;故用于本类汇总的只能是复印件。

竣工结算费用资料包括以下几个方面的主要内容:

①工程前期:拆迁、场地平整及管线挪移、树木等发生费用的相关资料等;

②基础施工:障碍处理、浅基础处理,深基础处理等。

③主体工程:图纸会审;设计变更(甲方要求、用户要求、设计院要求);现场签证;技术通知单;技术联系单;监理通知;甲方通知等。

④装饰工程:施工方案、施工图纸、渲染图、照片资料等;

⑤室外工程:室外地沟系统、外给排水系统、外电源系统、弱电系统、室外环境工程量的现场确认、外环境施工的现场变更等。

⑥配套工程:服务于项目的变电所、变压器等,其费用从既定工程列支者;内容须包括图形说明、文字说明等。

承包商按专业将上述资料装订成册,统一编号,一式四份,做好封面;交甲方代表一审,工程项目部经理或主管领导二审;审核后的竣工结算费用资料和施工单位内业资料一起交项目工程项目部资料员。

(7)竣工验收文件

按照建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》和《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》要求所形成的文件,《哈尔滨工业大学基本建设项目竣工验收管理办法》对竣工验收文件的形成进行了进一步细化和要求。

竣工验收文件的形成涉及:建设、施工、监理、勘察、设计单位,涉及包括专项资质在内的各分包单位。各单位应按照档案资料的汇总管理原则进行汇总,将属于建设单位归档管理的资料按时移交工程项目部资料员。

(8)工程投资控制资料汇总及统计分析资料

本条是指,工程项目部管理的工程,在工程竣工资料中,应该包含工程项目部如何进行投资控制的相关内容,以及以投资为核心,对项目各项经济指标进行的综合分析所形成的有关资料的汇总。

主要内容包括:

n 总概算执行情况;

n 结算工作的管理;

n 节约或超支情况及原因分析;

n 结算审计情况;

n 综合经济分析:以投资为核心,对项目的各项经济指标进行综合分析;

n 存在的主要问题及处理意见;

n 项目建设的主要经验和教训;

本条与财务部根据《基本建设财务管理若干规定》规定的“竣工财务决算”工作内容有区别。本条着重强调工程项目部作为建设单位是如何对投资进行控制,由此而形成的相关材料;财务部竣工财务决算的重点是固定资产的形成和移交,审计后的竣工财务决算是固定资产移交的主要内容,是移交的依据。

二者都要接受审计监督。审计处对工程项目部进行的投资控制,进行过程审计和对工程结算进行审价审计;审计处对财务处的竣工财务决算,要按照《审计机关对国家建设项目竣工结算审计实施办法》规定的9个方面进行审计。

基建处经济科完成本项工作。相关资料应装订成册,作为归档工程资料的一个组成部分。

(9)竣工档案

在满足本管理办法上述规定的情况下,还必须按照规定,进行竣工档案资料的整理。

竣工资料的内容,如下、:

(一)建设依据;

(二)已验收的单项工程竣工资料;

(三)所在地行政主管部门对环保、消防、人防、劳动安全卫生等的单项验收意见,所在地工程质量监督部门质量评定意见;

(四)全部工程档案资料,包括建设时期勘察、设计、施工以及其它综合性的图纸资料;

(五)竣工验收总结报告,主要内容包括:

1、建设概况:建设依据、建设规模、建设过程(包括设计施工单位、承发包、招投标、建设监理及工程质量监督)等;

2、建设完成情况:全部建筑安装工程完成情况,设备仪器配备情况,未完工程,多余和尚缺设备情况及处理意见;

3、工程质量情况:建筑工程质量评审结论,设备安装及试车情况;

4、生产准备情况:人员组织、技术资料、工艺装置、动力供应、生产协作、安全技术、制度建立、生产能力等情况;

5、财务决算情况:总概算执行情况,节约或超支及原因分析,利用固定资产情况,结算审计情况;

6、单项工程交工和全部工程竣工情况,竣工资料、竣工图整理绘制情况;

7、综合经济分析:以投资为核心,对项目的各项经济指标进行综合分析,考核工程投资效益,并预测项目建成后的经济效益和社会效益;

8、存在的主要问题及处理意见;

9、项目建设的主要经验和教训;

10、编制相关报表。

四、归档范围和保管期限

1、建设项目文件材料归档范围和保管期限,一般可根据规定附件二《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》执行。特殊专业的建设项目可参照附表制定补充规定。

2、工程项目部应根据工程规模和工程全过程中应产生的文件材料,规定详细的规定范围和内容,以确保归档文件材料的完整性。

3、基本建设项目档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

长期保管的基本建设项目档案材料实际保管期限不得短于建设项目实际寿命。附录一:建筑安装工程档案归档范围及组卷顺序

第一部分工程准备阶段文件

一、项目审批文件

1、项目建议书

2、立项批文

3、可研报告及审批意见(环境预测、三同时、卫生等文件材料)

4、建设工程规划许可证

5、有关行政主管部门(规划、消防、环保、人防、交通、园林、市政、文物、卫生等)批准文件或取得的有关协议

6、建设工程施工许可证

7、工程质量监督手续

二、建设用地、征地、拆迁文件

1、选址规划意见通知书

2、用地申请报告及哈尔滨市人民政府建设用地批准书

3、拆迁安置意见、协议、方案等

4、建设用地规划许可证

5、绿线图、红线图或标明绿线、红线的总平面图

三、勘察、测绘、设计文件

1、工程地质勘察报告

2、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查

3、有关部门对施工图设计文件的审批意见

四、招投标文件

1、勘察设计承包合同

2、中标通知书

3、施工承包合同

4、监理委托合同

五、建设、施工、监理机构及负责人

1、工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单

2、工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单

3、工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单

第二部分监理文件

一、监理规划

1、监理规划

2、各专业监理实施细则

二、监理月报中的有关质量问题

三、监理会议纪要中的有关质量问题

四、进度控制

1、工程开工审批表

2、工程复工、停工令

五、质量控制

1、不合格项目通知

2、质量事故报告及处理意见

六、工程竣工结算审核意见书

七、合同与其他事项管理

1、工程延期报告及审批

2、合同争议、违约报告及处理意见

3、合同变更材料

八、监理工作总结

1、工程竣工总结

2、质量评价意见报告

第三部分施工文件

一、土建(建筑与结构)工程

1、施工准备文件

⑴图纸会审记录

⑵工程定位测量资料

⑶基槽开挖线测量资料

2、地基处理记录

⑴验槽记录和地基处理记录

⑵桩基施工记录

⑶试桩记录

3、工程图纸变更记录

⑴设计变更记录

⑵工程洽商记录(技术核定单)

4、施工材料(预制构件)质量证明文件及复试试验报告(分材料按汇总表在前,合格证、试验报告在后的顺序排列组卷)

⑴砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、焊条、沥青出厂质量证明及复试试验报告汇总表

⑵砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、焊条、沥青出厂质量证明及复试试验报告

⑶预制构件(钢、混凝土)出厂合格证、结构性能试验记录及合格证汇总表

5、施工试验记录(分项按汇总表在前,合格证、试验报告在后的顺序排列组卷)

⑴土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表

⑵土壤(素土、灰土)干密度、击实试验报告

⑶砂浆(试块)、混凝土(试块)抗压强度试验报告

⑷混凝土抗渗试验报告

⑸商品混凝土出厂合格证、复试报告

⑹钢筋接头(焊接)试验报告

6、隐蔽工程检查记录

⑴基础和主体结构钢筋工程

⑵钢结构工程

⑶防水工程

⑷高程控制

⑸幕墙工程

7、施工记录

⑴工程定位测量检查记录

⑵沉降观测记录

⑶工程竣工测量

⑷新型建筑材料

⑸施工新技术

8、工程质量事故处理记录

9、工程质量检验记录

⑴基础工程验收记录

⑵主体工程验收记录

⑶结构与功能性检测记录

⑷分部和专项工程质量验收记录

二、电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程(按分部工程分别排列组卷,不得混装)

1、图纸变更记录

⑴图纸会审

⑵设计变更

⑶工程洽商(技术核定单)

2、设备、产品质量检查、安装记录

⑴设备、产品质量合格证、质量保证书(使用寿命10年以上的移交)

⑵设备安装记录

⑶设备试运行记录

⑷设备明细表

3、隐蔽工程检查记录

4、施工试验记录

⑴电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录

⑵楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录

⑶变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录

⑷给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录

⑸电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录

⑹电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录;空载、半载、满载、超载试运行记录;

平衡、运速、噪声调整试验报告

5、质量事故处理记录

6、防雷检测报告

7、绝缘电阻检测报告

8、分部(子分部)工程质量验收记录

三、室外工程

1、室外安装(给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等)施工文件

2、室外建筑环境(建筑小品、水景、道路园林绿化等)施工文件

第四部分竣工图

一、综合图

1、总平面布置图(包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等)

2、竖向布置图

3、室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图

4、电气(包括电力、电讯、电视系统等)综合图

5、设计总说明书

二、专业竣工图

1、建筑竣工图

2、结构竣工图

3、装修(装饰)工程竣工图

4、电气工程(智能化工程)竣工图

5、给排水工程(消防工程)竣工图

6、采暖通风空调工程竣工图

7、燃气工程竣工图

8、室外给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、电视、建筑小品、消防、照明、水景、道路、绿化竣工图

第五部分竣工验收文件

一、竣工验收记录

1、单位(子单位)工程质量竣工验收记录

2、竣工报告

3、竣工验收备案文件

二、财务文件

1、结算审计报告(政府投资和大型工程)

2、竣工财务决算

3、竣工财务决算审计报告,交付使用财产总表和财产明细表(政府投资和大型工程)

三、声像、电子档案

1、声像档案

⑴工程照片

⑵录音、录像材料

2、电子档案

⑴光盘

⑵磁盘

附件二:基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表

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项目档案管理制度

项目档案管理制度 第一章总则 第一条编制依据:为强化项目公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。第二条定义:本制度中的档案,是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和, 是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。 第三条目的:在工程管理及项目施工全过程中,妥善处理和保管由项目部管理的工程文件,以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互 关联、衔接有序的工作。 第四条遵循原则:应当遵循“及时整理,分类清晰,检索方便,收发有据。” 的原则。 第五条保密原则:档案管理过程中需做到合理利用,并注意适度保密,确保公司利益不受损害。 第六条归口部门:工程中心为项目档案的归口管理部门,工程助理为本制度的具体执行人(项目兼职档案管理员);公司综合部为公司档案归口管理 部门,综合部档案主管为本制度执行监督人。 第二章工程档案收集、分类、整理 第一条工程档案收集管理依据:《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。 第二条项目档案分类整理及编号管理:工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。2.2附表

第三条档案交接管理:任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档,工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚,并编制移交清单, 部门领导签字认可,不得擅自带走或销毁任何档案。交接人员如未按规章制度办 理交接手续,每发现1次扣1分,部门领导扣2分,如今后出现档案原件缺失的, 发现一次,交接人扣2分,部门领导扣4分。 第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料,由主办部门负责档案的收集、整理、归档,并做好部门资料备查交接工作。 第五条移交归档管理:分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类,即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档;短期非即时存档文件在公司综合部 备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档,超过约定归档时间的,每延迟1 天扣0.5分(特殊情况可酌情考虑不扣分,但必须在障碍解除后7天内完成移交), 并做好文件收发登记记录表;长期非即时存档文件,基本指由施工单位和监理单 位在工程施工管理中形成的施工管理资料,在项目竣工验收时2个月内移交公司

安全档案资料管理制度(最新版)

( 安全管理 ) 单位:_________________________ 姓名:_________________________ 日期:_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 安全档案资料管理制度(最新 版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process

安全档案资料管理制度(最新版) 为加强集团公司安全档案资料的统一归口管理,使各项目在生产经营过程中的各种安全管理资料完整保存,为职业安全健康体系的监督审核、安全生产许可证的审验及日常安全生产管理工作的改进、更新、查阅、事故调查处理等诸多问题提供依据,特制定本制度。 第一章安全档案资料管理人员岗位责任 第一条积极学习安全生产法律、法规知识,掌握安全生产技术规范,熟悉安全资料管理业务,了解集团公司、单位安全生产业务范围。 第二条用科学的方法管理安全资料,熟悉各项方针政策和各项规章制度。 第三条具体监督和指导项目做好安全资料的整理、接收、归档工作,检查资料是否齐全,各种报表是否符合要求,不同项目分别

保管,不断提升管理水平。 第四条做好各种安全资料的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等工作,熟悉资料保管情况。采用适用的查阅方法,迅速准确的查调资,做到积极、主动、为生产一线服务。 第五条保护安全资料的完整齐全,未经批准不得擅自销毁。 第六条对一些有利用价值的安全资料,不得擅自处理。 第七条创造条件,做好安全资料的编制研究工作。 第二章安全档案资料的接收 第八条安全资料实行统一管理,服务于各项目安全生产工作。 第九条凡属集团公司内的一切安全资料均由归口部门统一监管、审核,任何人不得以任何借口拒绝进行移交。 第十条项目安全处负责人按已完工程汇总整理后报公司安全保卫科,安全保卫科审核合格后交公司资料室管理人员分类存档。 第十一条各单位完工项目的安全资料必须由该项目安全处负责人整理,并在一个月内交单位安全保卫科审核移交资料室。 第十二条安全资料交接必须建立清单,材料齐全,由交接双方

单位档案资料管理规定

单位档案资料管理规定

单位档案资料管理规定 一、目的 为加强公司档案管理工作,规范公司资料、文件保管程序,保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性,并符合ISO9001质量体系的规范要求,根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定,特制定本办法。 二、适用范围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理,其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。 三、机构设置及职责 公司设立档案资料室,负责全公司各类档案、资料的管理,隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。 四、档案归档 1.归档要求 归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。合同要存正本,公司文件及外部文件应归档原件,一般不存复印件。文字、图纸与软件(盘)同存时,应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。 归档的文件和资料要求质量优良,图样清晰,字迹工整,装订整齐美观,禁用字迹不牢固的工具书写。 对软盘、光盘、声像、照片等资料,归档时要有保护措施,包装良好,封面书写标题及编号,无涂改。 凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等,各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失,给公司利益造成损害的,有关部门须承担责任。

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(2)凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。 (3)研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档,实行项目负责人负责制,由项目(或技术)负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目(或技术)负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组,对归档资料进行技术审查并签署意见,确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的规范性、完整性负责。 (4)档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后,书面通知管理规划部。此书面通知将作为公司对事业部项目考核的依据之一。 五.档案和资料的保管 1.各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产 的重要组成部分,要严格管理,严防因失密给公司造成损失。 2.管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理,文 件与资料必须编号。 3.档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据,档案资 料室必须确保安全。 (1)健全借阅审批、登记制度,严防文件资料损坏、丢失。未经许可不 得复制、使用保密档案。 (2)做好“五防”工作,即:防火、防盗、防晒、防潮、防虫。 (3)档案室内要经常打扫,保持清洁卫生。 (4)室内严禁吸烟,不得将易燃、易爆物品带入室内。 (5)工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。 六、档案资料的使用 1.公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有 严格的查阅限制,其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制,复制借阅要经归档部门负责人同意,公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料,公司内部职工可以查阅、复制、

项目档案管理工作制度

项目档案管理工作制度 —、总则 为了规范苏州市中环快速路北段(312国道苏州段分流线工程共线段)工程项目路基桥涵工程施工ZH-LQ04标段档案的收集、整理、立卷、归档管理工作,结合本项目无纸化办公要求,参照《江苏省高速公路建设项目档案管理标准》、《工程质量资料规范化管理范本》、《基本表格及用表说明》、《苏州市一级公路标准化施工指南》等相关文件管理的规定、规范、条例、办法等要求,制定本项目档案管理工作制度,确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性,尽力达到“档案资料与工程进度同步进行”的目标。 二、档案管理职责与制度 经理负责档案的全面工作,工程技术档案由项目总工主管。项目经理部诚恳接受苏州市一级公路建设指挥部的指导和检查。 1、档案管理室由工程部下属资料室负责,贯彻执行本制度统一管理档案。 2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。 3、非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷,确因工作需要,须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。 4、档案柜内的档案要进行系统排列存放,不准堆放与档案无关的东西,

做到完整安全,存放有序,查找方便。 5、做好档案柜内“六防”(防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀)工作,平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。 6、对档案柜所藏档案要进行经常检查,发现问题及时采取有效措施。 三、项目管理系统资料的形成、积累、整理、归档和移交 根据业主对于本项目实行的无纸化办公系统《312国道苏州段分流线工程项目管理系统》(以下简称“系统”)的实施,经业主、监理及项目管理系统人员的工作培训,以及业主目前对于资料管理工作的要求,项目部各科室在系统上对应模块需要上传资料的分布如下: 工程部:文档管理、质量管理、日志、文明环保 试验室:文档管理、质量管理 测量班:文档管理、质量管理 安质部:安全管理 合同部:文档管理、计量支付、合同管理、计划进度 办公室:文档管理 资料室:负责“文档管理”模块下的所有文档类型的编号分配,系统 内部资料的上传、下达,以及档案的整理、归档工作。 各部室在使用“文档管理”模块时,请在使用前将需要上传资料的“文档类型”和上传“文件数目”告之资料室,由资料室统一分配编号。待文

档案资料管理办法

档案资料管理办法 为规范深圳分公司各监理部的管理,确保监理数据管理有序,提高监理质量,对监理过程中形成的监理资料按本办法收集、整理。 项目监理部成立后,为了便于日常管理、检索,监理人员应将监理资料进行分类管理,分类管理方法可根据需要自行规定或按如下规定执行。 1、合同类 施工合同;委托监理合同;分包单位资格报审表及分包相关资料;与工程建设有关的其它合同文件。 2、监理工作日志类 监理日志簿;监理文件;监理规划;监理实施细则;监理公司营业执照、资质等级证书(副本复印件);监理工程师上岗证等;总监授权书;见证单位及见证人员授权书;关于更换监理工程师的通知;监理公司其它文件。 3、监理通知及月(季、年)报类 监理工程师通知单;监理工程师通知回复单;监理工作联系单。监理月(季、年)报。 4、进度控制

施工组织设计(方案)报审表及施工组织设计(方案)。工程进度计划(含周、月计划);工程监理延期申请表;工程最终延期申请表;工程暂令;工程开工/复工报审。 5、质量控制 (1)质量控制(验收资料) A 检验批报验资料; B 分项工程报验资料; C 分部工程报验资料; D 单位元工程有关资料。 (2)质量控制(隐蔽工程验收资料); A 隐蔽工程报验申请表及建筑物测理定位放线(复核)记录。 B 基槽(坑)开挖验槽记录。 C 隐蔽工程报验申请表及检验批、分项工程质量验收记录、技术复核单。 D 职工工资工程报验申请及其它隐蔽工程质量验收记录。 E 旁站监理记录表。 (3)质量控制(材料报验); A 工程材料/构配件/设备报审表质量证明文件。 (4)质量控制(见证取样及试验检验报告); A 见证取样单。 B 施工单位试验资质、试验设备计量检定证明、试验人员资格证书。

工程项目文件资料管理制度范本

内部管理制度系列 工程项目文件资料管理制 度 (标准、完整、实用、可修改)

编号:FS-QG-69519工程项目文件资料管理制度 Project document data management system 说明:为规范化、制度化和统一化作业行为,使人员管理工作有章可循,提高工作效率和责任感、归属感,特此编写。 工程项目文件资料的管理包括公司发文、项目对外收发文、418#文件所覆盖的技术资料、其他质量记录等四个方面的内容。 项目资料员在项目技术负责人的领导下,具体负责文件资料的管理工作。 项目各专业工程师及资料员必须具有资料员上岗证。 管理目标是技术资料真实同步,达到长城杯的资料要求;非技术资料编目清晰,便于查阅。 文件资料的日常管理制度 一、文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全,符合《北京市建筑安装施工技术资料管理规定》的要求。 二、项目技术负责人应定期检查各专业工程师内业资料

的收集整理工作,检查资料员的资料归档工作,不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。 三、418#文件涵盖的技术资料要求: 1、项目总工组织各专业工程师和资料员学习418#文件。 2、各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理。每月月底将本月技术资料移交项目资料员。 3、项目资料员负责技术资料的整理、归档工作,资料归档时应按《北京市建筑安装施工技术资料管理规定》的标准来做。::如果技术资料不符合要求,资料员做以详细记录交给专业工程师,专业工程师应及时补齐。 四、为了加强项目管理,除了418#文件的规定之外,其它质量记录由资料员统一管理。 五、各业务口收集、整理本专业质量记录,定期报送资料员处。资料员进行分类归档。 公司发文管理制度 一、对公司发文进行分类收存,类别为党群类和行政类,行政类分为质量体系文件和非质量体系文件两类。 二、公司发文由项目资料员统一接收,留下分类收文登

资料室、档案室管理制度

精选文档 档案室管理制度 一、档案室的设置及基本要求 为建立、健全项目部档案的管理工作,科学完整的保护、保存工程施工的资料,特制订本管理制度 1 、项目部设立档案室,并设置管理员。管理员负责与各部门对接,各部门档案的收集,整理以及分类存档由各部门指派专管员负责。 2 、档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。各部门档案由各部门整理并提交纸张及电子目录交由管理员保管。 3 、档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。 4 、管理员应做好文件资料的安全、保密工作,并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风,注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。 二、档案保管制度 1、项目部设存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2 、归档资料要进行登记,编制归档目录。 3、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便 精选文档

于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。 5、库存档案必须图物相符,帐物相符。 6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。 7、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。 8 、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。 二、档案借阅制度 1 、档案未经许可不得外借、外传。外单位人员未经领导批准不得借阅。 2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。 3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。 4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经分管副总经理批准。 5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标 明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。 精选文档 6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否

投资项目档案管理规定

投资项目档案管理规定 为加强本公司系统各投资项目的档案管理,特制订本管理办法。??? 第一条? “投资项目”是指:??? (一)? 因本公司参与投资或合作而产生的盈利性建筑工程;??? (二)? 因本公司参与投资或合作而设立的生产经营性企业。??? 第二条? 建筑工程的各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管,生产经营性企业的文件资料由公司总部执委会投资发展室负责建档和保管。以下各条规定均指第二类投资项目文件资料的管理。??? 第三条? 全部档案按类、目划分归纳,根据公司档案现状,设以下四类档案,并将各项目本身作为目:??? (一)? 全资投资项目类;??? (二)? 合资合作投资项目类;??? (三)? 内地投资项目类;??? (四)? 境外投资项目类。??? 第四条? 全资投资项目档案包括的必要文件是:??? (一)? 新上项目预报表和可行性分析报告;??? (二)? 给政府的请求报告和政府批文;??? (三)? 企业章程和董事会决议;??? (四)? 总公司的法人营业执照和工商局批复;??? (五)? 资信证明或资金来源证明;??? (六)? 产权变更有关文件、材料;??? (七)? 项目实际投资金额证明材料;??? (八)? 历年经营业绩。??? 第五条? 合资合作投资项目档案包括的文件是:??? (一)? 新上项目预报表和合资企业可行性分析报告;??? (二)? 外商投资企业名称使用证和各方股东的政府批文;??? (三)? 给政府的申请报告和政府批文;??? (四)? 合资企业合同书;??? (五)? 合资企业章程和董事会决议;??? (六)? 合资各方企业法人营业执照和各方法定代表人证明书;??? (七)? 合资各方资信证明或资金来源证明;??? (八)? 各方(中方)主管单位意见;??? (九)? 合资各方委派的董事名单;??? (十)? 进口设备、办公用品清单;??? (十一)? 工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照;??? (十二)? 产权、股权变更有关文件、材料;??? (十三)? 项目实际投资金额证明材料;??? (十四)? 历年经营业绩。??? 第六条? 内地投资项目包括的必要文件是:??? (一)? 给政府经济协作办公室的申请报告;??? (二)? 企业去内地兴办工商企业的章程;??? (三)? 合资、合作的联营合同或合资意向书;??? (四)? 企业成立或变更时的政府批文;??? (五)? 企业法人营业执照副本的复印件;??? (六)? 派出负责人的法人授权委托证明书;??? (七)? 会计师事务所的验资报告;??? (八)? 当年或上一年度的财务决算表复印件;??? (九)? 银行开具的资信证明;??? (十)? 企业已经在内地投资的经营效益情况;???

公司档案资料管理制度

公司档案资料管理制度 第一条为了规范公司档案资料管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。 第二条档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合办公室的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理。 2、综合办公室负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的内勤负责本部门档案资料的使用管理。 第三条归档制度 1、凡是属于公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理。 3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合办公室保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备

查。 5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由经营管理部按《中华人民共和国会计法》的相关规定保存原件;属于人力资源方面的资料,由综合办公室人力资源保存原件;属于工程建设方面的,由工程后勤部保存原件。 6、公司对外签订的经济合同,应由经营管理部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由经营管理部保存原件。 7、归档范围外的资料包括各部门收集的客史档案、客情通报、经营数据分析、部门下发的内部通启、工作联络单、以及经营部门的小票等由各部门自行保管。 第四条档案资料保管制度 1、公司要设立存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学,以便于查找。 3、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。 4、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

项目档案资料管理制度2完整篇.doc

项目档案资料管理制度4第2页 声像材料整理时应附文字说明。对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。 第六条、项目文件的归档 1、建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后,将经整理,编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求,向建设单位档案管理机构归档。 2、根据基本建设程序和项目特点,归档可按阶段分期进行,也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后于竣工验收文件一并归档。 3、归档文件应完整、成套、系统。应记述和反应建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程;真实记录和准确反应项目建设过程和竣工的实际情况,图物相符,技术数据可靠、签字手续完备;文件质量应符合项目文件质量要求的 规定。 4、勘查、设计、施工及建立单位需向本矿归档的文件,应按国家有关档案管理的规定和附表1的要求单独立卷归档。 5、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文,经翻译人、审校人签署的 译文稿与原文一起归档。 第七条、项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收

集,编制和整理后,应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审,经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。 第八条、项目文件的归档时间 1、除受委托进行项目档案汇总整理外,各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档;有尾工的应在尾工完成后及时归档。即:在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。 2、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱设备验收或接收后即时登记,安装调试后归档(任务结束后一周内向上级档案室移交)。 3、电子文件的逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。 4、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档(一周内)。 5、下列文件材料应随时归档: 5.1、变更、修改、补充的文件材料; 5.2、矿内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料; 5.3、矿产权变动过程中形成的文件材料;

水利工程项目档案管理方案实用制度.docx

专业文档 水利工程项目档案管理制度 为规范水利工程项目档案管理工作,根据国家、地方工程档案管理有关规 定, 结合建设管理中心的特点,制定本制度。一、 工程档案的归档范围及质量要求 ( 一) 工程档案的归档范围:对于工程建设有关的重要活动, 记载工程建设主要过程和现状,具有保存价值的各种载体文件,均应收集齐全, 整理立卷后归档。 ( 二) 归档文件的要求:归档的水利工程文件应为原件;工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。 二、工程档案的收集、整理、立卷、装订、归档及移交、保管、统计 ( 一 ) 工程档案的收集:各工程项目的负责人负责本工程项目从工程准备阶段到竣工 备案验收过程中工程建设文件及影像资料的收集。 ( 二) 工程档案的整理:按照单位工程、分部(分项)工程及文件形成的时间先后顺序 进行分类排列。 ( 三) 工程档案的立卷:工程文件按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、 竣工验收文件五部分立卷; ( 四 ) 工程档案的装订:案卷除有特殊要求外,所有工程资料必须按A4 纸装订成册。 ( 五 ) 工程档案的归档及移交:单位工程竣工验收完成后30 日内,各项目负责人要完成 该工程档案的归档工作。工程竣工验收完成后60 日内,各项目负责人将完整的工程竣工档案 交给工程档案室。 ( 六) 工程档案的保管:工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持 档案室的干燥和通风, 保证工程档案不被腐蚀。

( 七) 工程档案的统计:工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进 行统计 , 及时催促借阅到期文件的归还。 三、工程档案的借阅 工程准备阶段文件为机密级, 监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。没有领导批示,档案管理人员不得私自随便外借档案资料。 四、本制度自发布之日起执行 WORD格式可编辑

设备档案资料管理制度

设备档案资料管理制度 1.目的作用 设备档案资料是设备制造、使用、管理、维修的重要依据,为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态,提高使用、维修水平,充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能,特制定本制度。 2.管理职责 2.1 设备档案资料对公司的资产管理起着至关重要的作用,对其管理的主要负责部门是公司设备动力科,主要应做好的工作是:资料来源的组织工作;归集记录工作;资料加工分析工作;归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。 2.2 设备的档案资料应统一存放于公司档案室。除了设备动力科可保留部分常用设备资料(主要应为复制件),凡是需用资料的部门均应到档案室借用。公司档案室管理员应严格按公司制定的《档案管理条例》,加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。 3.主题释意与说明 3.1 有关设备资料是指从设备规划、设计、制造(购置)、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料,设备管理部门负责将全公司生产设备逐台建立设备资料袋及设备资料的管理工作。 3.2 设备档案资料应包括如下内容: 3.2.1 制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。 3.2.2 设备安装验收移交书。 3.2.3 设备附件及工具清单。 3.2.4 设备大、中修理施工记录,竣工验收单,修理检测记录。 3.2.5 精度校验及检验记录。 3.2.6 设备改装、更新技术。 3.2.7 设备缺陷记录及事故报告单(原因分析处理结果)。 3.2.8 设备技术状况鉴定表。 3.2.9 安装基础图及土建图。

项目档案资料管理制度

项目档案资料管理制度 第一条:项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。 第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任 1、项目准备阶段 建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备,工艺和涉外文件:勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件,并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。 2、项目施工阶段 项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理,并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集,积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核,签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。 3、项目试运行阶段 试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件:项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。 第三条、收集范围 1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件,应收集齐全,规入建设项目档案。 2、项目文件归档范围和保管期限见附表1 第四条、收集时间 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集:引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。 第五条、项目文件质量要求

1、字迹清楚,图样清晰。图表整洁、签字手续完备。 2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。 3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。 4、录音、录像文件应保证载体的有效性。 5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 项目文件的整理与归档标准 第一条、项目文件的整理 1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位进行整理。 2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件,应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理 3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件,应按项目或专业整理。 4、施工技术文件应按单项工程的专业,阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。 5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理;现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件,工程事故处理文件由施工单位整理。 第二条、项目文件的组卷 1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理;法律性文件手续齐备,符合档案管理要求。 2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷:项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组卷;管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。 3、案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。

档案材料收集管理制度

档案材料收集管理制度 一、为对化工企业各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理,使公司档案在最大程度上为公司管理服务,特制定本制度。 二、本制度所称的档案,是指本公司在日常管理过程中形成和收集的具有查考价值的各类文件、与公司有关的各种文字记录、图纸、电脑文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带及其它有关实物。 三、根据来源、内容和密级的不同公司档案可分为以下类别: 1.A类文件 1)公司设立公文:公司章程等; 2)相关证件:法人年检执照正副本;组织机构代码证正副证、统计证正副本、国地税务登记证正副本、车辆登记证等; 3)各类办公合同、协议:如房屋租赁合同、办公设备购买合同、订房协议等;4)上级机关对本公司的批复、指示、通知、要求; 5)获准设立的立项报告、可行性分析、批复、批文、章程、 6)教职员工人力资源档案、劳动合同书及各类资料 7)经营规划、经营决策、项目策划、项目可行性报告、重要会议纪要; 8)重要会议资料、采购资料; 9)公司财务资料; 10)领导特别要求的各种等资料; 11)其他要求归档的重要文件; A类文件仅限校长和副校长和职责范围内工作人员使用或借阅。 2.B类文件 1)按内容传阅到部门的红头文件; 2)各职能部门下发传阅的有关政策、法律、法规、规定等; 3)公司内部公文(除普通、公开的通知、通告等之外)。 4)公司部门各级会议纪要。 B类文件可由部门主任或职责范围内工作人员使用或借阅。 3.C类文件 1)各类普通通知、通告等; 2)各项规章制度。 C类文件直接由职能部门在全体员工范围内传阅并执行。 以上是对公司档案的大致分类列示,但本公司档案并不仅限于此。 四、档案的管理部门 1.条中列示的档案公司档案管理员负责妥善保管。。 2.公司发生的档案由教务处留存原件,指定部门档案管理员负责妥善保管档案的复印件。 3.财务资料、文件由财务部根据有关规定指定档案管理员妥善保管。 4.公司档案管理员、部门档案管理员档案管理职责: 1) 教务处为公司档案的管理部门,负责公司档案的管理,并指导各部门档案管理工作的开展;各部门指定专人为部门兼职档案管理员,负责部门档案的管理。 2) 做好档案的保密、保卫工作,注意防止出现失密、失盗和失火事故。

项目档案资料管理制度

项目档案资料管理制度 项目档案资料管理制度项目的收集标准第一条:项目的形成和积累项目产生于项目建设全过程。 其形成积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职 责范围工作标准或岗位责任制。 并有相应的检查控制及考核措施。 第二条项目建设各阶段的收集及其责任项目准备阶段建设单位各机构负责收集积累和整理项目前期以及设备,工艺和涉外:勘查设计单位负责收集积累勘查设计并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计。 项目施工阶段项目实行总承包的。 由各分包单位负责其分包项目全部的收集积累整理,并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的。 由各承保单位负责收集积累其承包项目的全部;项目监理单位负责收集,积累项目监理。

建设单位委托的项目监理单位负责监督检查项目建设中收集积累和完整准确系统情况审核,签认竣工。 并向建设单位提交有关专项报告验证材料及其他监理。 项目试运行阶段试运行单位负责收集积累在生产技术准备试运行中形成的:项目器材供应财务管理单位或部门应负责收集积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的。 第三条收集范围反映与项目有关的重要职能活动具有查考利用 价值的各种载体的,应收集齐全,规入建设项目档案。 项目归档范围和保管期限见附表第四条收集时间各类应按形成 的先后顺序或项目完成情况及时收集:引进技术设备应首先由建设单 位或接受委托的承包单位登记归档再行译校复印和分发使用。 第五条项目质量要求字迹清楚,图样清晰。 图表整洁签字手续完备。 需永久长期保存的不应用易褪色的书材料红色墨水纯蓝墨水圆 珠笔复写纸铅笔等书写绘制

复印打印及照片的字迹线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。 录音录像应保证载体的有效性。 长期存储的电子应使用不可擦除型光盘。 项目的整理与归档标准第一条项目的整理建设项目所形成的全部项目在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理的要求,由形成单位进行整理。 建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期设备技术竣工试运行及验收,应根据的性质内容分别按年度项目的单项或单位工程整理勘查设计单位形成的基础材料和项目设计,应按项目或专业整理。 施工技术应按单项工程的专业,阶段整理;检查验收记录质量评定及监理按单位工程整理。 设备技术工艺专利及商检索赔应由承办单位整理;现场使用的译及安装调试形成的非标准图竣工图设计变更试运行及维护中形成的,工程事故处理由施工单位整理。 第二条项目的组卷组卷要遵循项目的形成规律和成套性特点,保

文件和档案管理制度

文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理,对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制,以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性,与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件,防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制,以证实符合规定要求,为安全管理体系有效运行提供客观证据,在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责,适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责: 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的(程序、规定、制度、表格)组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定,并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责: 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理,根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件:外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序);上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标; b.实现方针、目标和指标的策划; c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于: a.各类分析/评价/统计数据(如OSHA 统计分析数据); b.特种设备(如压力容器等)及其附件的安全技术监察(检测)资料; c.建设(工程)项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见; d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录; e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告; f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南; g.危化品应建立一栏三卡(职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡) h.设施的设计、运行技术资料; i.供应商和承包商档案; j.作业许可证等; k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利,但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改,对所需的文件进行策划并安排专人编写。

资料档案管理办法

运营部资料、信息档案管理办法 为了加强档案资料工作的科学管理,逐步实现档案工作规范化,不断提高档案科学管理水平,更好地为本部门各项工作服务,根据工作的具体要求,结合本部门工作实际,制定本管理办法。 本管理办法共七部分: 一、资料、信息档案管理归档范围 二、归档文件的整理原则及质量要求 三、归档文件的整理方法 四、立卷程序 五、归档案卷的整理程序 六、资料档案管理的档案利用 七、资料档案管理的档案员(内勤人员)职责 《运营部资料、信息档案管理办法》 一、资料、信息档案管理归档范围 凡是反映本部门经营管理活动的和具有查考利用价值的公文、簿册、图表、书信、会议材料、表单存根、照片、底片、录音带等均属归档范围;涉及到保密的资料和信息档案,归档范围依照《内部保密管理制度》第二条保密范围实施。 二、归档文件的整理原则及质量要求 1、归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 2、归档文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。 3、己破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4、归档的文件材料应完整、系统、准确,必须是原件。 5、保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、编目编号。

6、档案目录应确切反映文件内容,并区分保管期限。 7、文件材料的归档必须办理移交手续。 8、归档时间 8.1各归档小组于任务完成验收后三天内向内勤移交相关资料和信息档案。 8.2内部人员因工作需要使用已存档的资料,应先办理档案借阅手续,使用完毕,及时归还。 8.3内勤人员需每月26日之前按《归档文件的整理原则及质量要求》整理本月存档的资料。 9、各类文件材料一般归档一式一份,重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。 三、归档文件的整理方法 为确保部门内部资料档案的完整性、严密性、信息更替及时性,应注意以下几点: 1、严格登记: 来往行文、会议材料、内部文件以及外出办事、参加会议、检查工作等带回的文件均应逐件登记保存。 2、及时收集: 对办理完毕,属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。各小组完成任务后按工作任务跟踪单上的内容,必须向内勤人员交纳全部的文件资料。 3、随办随归:“办”是指办理完毕,“归”是指文件经若干整理环节后归入档案盒内。 4、妥善处理: 对办理完毕后已整理的和未办理完毕不需整理的文件资料等,进行分门别类,登记在册,做到有目可查,运转有序,保管安全。 四、立卷程序 1、立卷的原则 1.1、遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。 1.2、卷内文件材料必须准确反映我部门经营管理活动的真实内

工程档案管理制度40219

工程档案管理制度 1.总则 1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统,确保档案案卷合格率,使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》(GBT/50328-2014)的要求,特制定本制度。 1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。 1.3基本建设工程档案资料是企业的宝贵财富,是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》,各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责,各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料,认真做好立卷归档工作,并确保档案的完整性、准确性。 2 工程档案管理制度 2.1档案资料管理 2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分,应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料,对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行

监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交。 2.1.2为了便于各个管理环节的衔接,档案资料室配备专职档案员,为更好地管理好档案资料,应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。 2.1.3工程建设中,各种技术资料交由档案资料室统一管理发放,各有关部门和单位指定专人办进领用手续。 2.1.4购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请,经批准后按计划办理,或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证,一律由档案室签收后方可办理报销手续。 2.2归档文件的质量规定 2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本(即必须有各方代表符合规定的亲笔签名,有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档,签字方不能用副本或复印件归档)。 2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单(含工程联系单)等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件(如表式为复印件,数据虽用合格材料书写也不能作为原件;验收签证单中的各方人员必须签名齐全,不能以盖章或打印件代替签名)归档。 2.2.3调试措施,方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件,不能用复印件或普通色带打印件,以保证字迹的耐久性。 2.2.4主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件(不能用复印件)归档。

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