行政秘书岗位说明书

行政秘书岗位说明书
行政秘书岗位说明书

A公司(呼和浩特分公司)行政部秘书岗位说明书

岗位目的

负责公司的档案管理.往来文件的收发.印章管理和其他日常事务的管理,为经理的日程.会议等准备资料,以及经理对下属工作指示的传达。

工作关系

岗位职责

岗位权限

○1.协助行政经理完成公司行政事务管理

○2.参与公司绩效管理、考勤等工作

○3.参与公司行政、采购事务管理

○4.行政工作问题处理权

业绩考核标准

○1.行政事务完成的质量

○2.文件、资料处理的及时性与合理性

○3.行政事务的协调效果

○4.资料管理的完善程度

任职资格

编写:审核:

审批:编制日期:2016年4月10日

董事长办公室秘书岗位职责及工作流程

董事长办公室秘书岗位职责及工作流程 董事长办公室秘书岗位职责及工作流程工作内容工作要求工作流程 一、 办公室内务 1、办公环境明亮整洁一尘不染家具摆放整齐办公桌无文件累积文件整齐规范图书排放整齐 1、每天准时上班。 2、开窗通风。 3、清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。 4、清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。 5、为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。 6、每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。 7、及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。 8、每两周吸尘一次。 2、文件管理流程齐全分类合理处理及时管理规范 1、对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。 2、外来红头文件:填写收

文处理单,向周浦秘书办索要收文编号,及时送批和传递发放,并留下记录。 3、内部红头文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。 4、外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。 5、内部通知、报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。 6、公司各部门(单位)送交董事长签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。 7、重要的和紧急的文件,须提醒董事长。 8、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。 9、根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。 二、来宾接待彬彬有礼热情接待 1、笑脸相迎,茶水相待。 2、询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。 3、索要名片。 4、及时向董事长请示。 5、按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。

秘书岗位职责说明书

秘书岗位职责说明书 一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。 二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。 三、做好各种会议的记录及会务工作。 四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。 五、做好单位印章管理,按规定开具介绍信。 六、做好来访接待工作。 七、做好联网微机管理工作,每天定时开机接收文件;做好信息收集及报送工作。 八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。 九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理。 1、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。 2、管理饮水。 3、保管登记和按规定发放公司办公用品。 4、负责接转电话和记录工作。 5、负责传真收发与登记。 6、负责接待来宾。 7、负责考勤和加班申报单的报表与汇总。 8、收发报刊函件及整理保管报纸。

9、完成其他临时工作。 一、做好各类行政文件,信函、报告等材料的收发、转递工作,做到手续完备,及时准确。需要清退归档的,资料应做好登记和立 卷工作。 二、负责做好公司内外来访人员的接待工作,认真热情,态度和蔼,做到积极主动、不推诿、不拖拉。 三、负责保管和正确使用公司印鉴,开具介绍信或出具证明,做好登记,做到有据可查不出差错。 四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。 五、负责公司各类行政会议的通知,记录和办公会议纪要、决议、决定的起草,印发,同时协助公司领导起草有关行政文件。 六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜,并将完成情况及时汇报。

办公室文秘岗位职责说明书范文大全

2020 办公室文秘岗位职责说明书范文 大全 MODEL TEXT

办公室文秘岗位职责说明书范文大全 前言语料:温馨提醒,意为教学中作为模范的文章,也常常用来指写作的模板。常 常用于文秘写作的参考,也可以作为演讲材料编写前的参考 本文内容如下:【下载该文档后使用Word打开】 篇一:办公室文秘岗位职责说明书范文篇一:办公室文秘说明书范文 一、做好各类行政文件,信函、报告等材料的收发、转递工作,做到手续完备,及时准确。需要清退归档的,资料应做好登记和立卷工作。 二、负责做好公司内外来访人员的接待工作,认真热情,态度和蔼,做到积极主动、不推诿、不拖拉。 三、负责保管和正确使用公司印鉴,开具介绍信或出具证明,做好登记,做到有据可查不出差错。 四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。 五、负责公司各类行政会议的通知,记录和办公会议纪要、决议、决定的起草,印发,同时协助公司领导起草有关行政文件。 六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜,并将完成情况及时汇报。

篇二: 一、做好各类行政文件,信函、报告等材料的收发、转递工作,做到手续完备,及时准确。需要清退归档的,资料应做好登记和立卷工作。 二、负责做好公司内外来访人员的接待工作,认真热情,态度和蔼,做到积极主动、不推诿、不拖拉。 三、负责保管和正确使用公司印鉴,开具介绍信或出具证明,做好登记,做到有据可查不出差错。 四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。 五、负责公司各类行政会议的通知,记录和办公会议纪要、决议、决定的起草,印发,同时协助公司领导起草有关行政文件。 六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜,并将完成情况及时汇报。 篇三: 一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。 二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。 三、做好各种会议的记录及会务工作。 四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。

办公室秘书的岗位职责

办公室秘书的岗位职责 办公室秘书的岗位职责 二、负责做好公司内外来访人员的接待工作,认真热情,态度和蔼,做到积极主动、不推诿、不拖拉。 六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜,并将完成情况及时汇报。 如何当好办公室秘书 对于刚刚走上工作岗位的秘书来说,要想胜任秘书工作,在这份事业上干出一番成绩,必须要从以下三个方面下一番苦功。 一、优秀领导秘书,就是要在出谋划策上“参”出高度 而今,新的时代对领导干部决策水平提出了更高的要求,秘书作为领导身边的智囊团,点子库,怎样做一个称职的“谋士”,帮助 领导提供可行性、前瞻性、启发性的建议,使领导更科学、更高效 地做出决策。应该注意以下三点: 秘书工作作为领导工作的组成部分,秘书人员如若没有领导者的视野和高度,则只能平庸、被动地为领导提供服务,而不能成为领 导者的出色助手,这已成为古今中外党史、政史、秘书史上的一条 规律。毛泽东的政治秘书胡乔木同志对此曾一针见血地提出:秘书 要具有政治家的视野。他精辟地论述:秘书一要正确观察、分析、 判形势,尤其是政治形势。 三是参谋上要讲艺术。领导并非圣人,不可能任何时候都能听进意见,要做好参谋,必须和领导有着“默契”,在给领导建言献策时,一方面要尊重领导的想法。对于领导的决策要深刻领会其内涵,把握领导决策意图。 经过深思熟虑后可将自己的意见以请教的方式提出,为领导提供启发的思路,而不是要在某个方面和领导争个高下。

另一方面要照顾领导的心情。与人交往言谈,有修养的人总是会照顾他人的心情和意愿,说话讲究分寸,从而获得他人的信任,作 为一个拥有训练有素的秘书来说,对于上级领导更应如此。既要做 到三思而后行,又要做到思维敏捷,条理清晰。注意场合,把握时间,察颜观色,委婉地表达自己的意见。 二、优秀领导秘书,就是要在优质服务上“做”出亮点 领导秘书的本质在于为领导服务,一名优秀的秘书通过帮助领导妥善处理琐碎事务,将各类琐事梳理得井井有条,让领导从中抽出 身来,集中精力干大事,从而提高工作效率,节省工作时间。而对 于秘书来说,这份工作并不轻松,它要求秘书在工作中必须养成良 好的习惯。 有过秘书工作经验的人都知道,秘书工作无小事,一次失误就有可能酿成不可挽回的损失,一次失误也会给领导工作造成麻烦,影 响工作大局,并使自己在领导心中的印象大打折扣。这就要求秘书 在办文、办会、办事的过程中,力求高标准、严要求,做到精益求精,一丝不苟,努力实现“零差错,零失误,零缺陷”的工作目标。二是注重效率。 随着社会生产力的飞跃,当今时代各项工作的分工越来越细,社会化程度越来越高,工作节奏也越来越快,对于个体来说,时间就 是金钱,效率就是生命。秘书正是为提高工作效率而应运而生的产物,秘书的工作性质要求秘书做一个为领导“铺红地毯”的人,不 管领导步伐是快还是慢,拐弯还是直线,秘书必须保证领导始终走 在“红地毯”上。由于领导的事务繁多,且常常带有突发性,有时 第二天就要召开会议,前一天就要起草文稿,准备会务。 要做一个高效率的秘书,就要学着做一个能抗压的“弹簧”,时间越紧,压力越大时势能就越强。要在时间短、要求高的双重压力 下严谨地完成每一项任务。就要学着做一个神奇的“百宝袋”,对 于领导的各项工作有着深刻的了解和良好的记忆,各项资料档案分 类整理,在领导需要各种资料时总是能迅速找出。就是要学着做一 个精准的“钟表”,对于领导的工作事务做出正确的预见,与领导

办公室秘书岗位职责

办公室秘书岗位职责 一、做好各类行政文件,信函、报告等材料的收发、转递工作,做到手续完备,及时准确。需要清退归档的,资料应做好登记和立卷工作。 二、负责做好公司内外来访人员的接待工作,认真热情,态度和蔼,做到积极主动、不推诿、不拖拉。 三、负责保管和正确使用公司印鉴,开具介绍信或出具证明,做好登记,做到有据可查不出差错。 四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。 五、负责公司各类行政会议的通知,记录和办公会议纪要、决议、决定的起草,印发,同时协助公司领导起草有关行政文件。 六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜,并将完成情况及时汇报。 秘书不应是信息的受体,而是载体,不能独占信息。领导身边无小事,需要领导来过问信息的重要性不言自明。秘书的职责就是把信息原原本本,原汁原味地传递给领导。在信息传递过程中不得“损耗”式“增值”,更不能遗失。如果信息走样,必将影响领导决策,畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策。 办公室姓名* *工作岗位后勤、文秘岗位主要工作职责负责后勤管理、固定资产管理、物资装备、环境卫生、公文收发及档案管理、机要、保密等工作。廉政风险点1、违反规定、不按程序收、发文件;2、不按规定、要求整理、归档、保管文书档案;3、固定资产管理帐、实不相符,登记不及时;4、后勤管理采买办公用品等物资中违反有关规定。防范措施1、加强学习,强化自身素质,不断提高业务技能;2、自觉、严格遵守各项内部管理制度;严格按有关规定处理各项有关业务3、强化服务意识,努力做好后勤管理工作;4、廉洁自律、公开、公正、透明,工作中自觉接受群众监督。 工作描述: 秘书是传统的职业之一,就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐,大致有以下几项: 接听电话,向电话询问者提供信息,记录留言,转接电话; 收发与回复日常邮件; 撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告; 会谈、会务安排;安排商务旅行,做好预订工作;

办公室文秘工作职责

办公室文秘工作职责 一、承办院党政领导的指示和决定,负责院党政工作报告和各种文件的起草工作。 二、负责完成上级组织交办的各项工作。 三、起草、协调、送审、印发院党政组织及院办公室名义发出的各类公文材料。 四、组织筹备召开各种会议,为领导提供报告和讲话文稿资料。 五、检查院属各部门执行院党政会议的各项决定事项的执行情况,落实院领导批示督查的事项、工作。 六、深入各部门调查研究,为领导科学决策提供依据,.做好系统信息及信息交流编发工作。 七、负责领导在对外工作中各项事务的办理。 八、负责文电、函件、简报的收发、印刷、归档、保密、管理和办公自动化工作。 九、负责全院的人事管理、劳工管理和思想政治工作。 十、负责全院的财产物资及行政后勤管理工作。 十一、负责全院的安全管理、普法宣传教育、节假日值班安排工作。 十二、办理党政领导交办的其它事项和工作。 一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。 二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。

三、做好各种会议的记录及会务工作。四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。 五、做好单位印章管理,按规定开具介绍信。 六、做好来访接待工作。 七、做好联网微机管理工作,每天定时开机接收文件;做好信息收集及报送工作。 八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。 九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理。 一、做好各类行政文件,信函、报告等材料的收发、转递工作,做到手续完备,及时准确。需要清退归档的,资料应做好登记和立卷工作。 二、负责做好公司内外来访人员的接待工作,认真热情,态度和蔼,做到积极主动、不推诿、不拖拉。 三、负责保管和正确使用公司印鉴,开具介绍信或出具证明,做好登记,做到有据可查不出差错。 四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。 五、负责公司各类行政会议的通知,记录和办公会议纪要、决议、决定的起草,印发,同时协助公司领导起草有关行政文件。 六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜,并将完成情况及时汇报。 一、文件服务 [基本职责]文件的收发、呈送、转递、退存、管理,批示的处理,帐外文件的收集、归档。 [工作要点]

办公室秘书岗位职责

办公室秘书岗位职责 说起办公室秘书,大家都听过,但是关于办公室秘书的具体岗位职责,想必就不太清楚了吧?下面是为你整理的办公室秘书岗位职责,希望对你有用! 办公室秘书岗位职责 企业办公室文秘工作者,作为以辅助决策、协调服务、办文办会办事等为主要职能活动的领导者的参谋助手,现代社会对该岗位从业者的素质要求愈来愈高。那么,如何才能胜任企业办公室文秘工作?下面结合本人在企业从事办公室文秘工作十余年的工作经历,从三个方面来简要加以论述: 一、端正心态,以干事创业的激情面对文秘工作 有人说:“十年政工一场空”,比照这一说法,也许从事企业办公室文秘工作的人员也会有此感慨,究其原因,笔者认为不外乎两个方面:其一,办公室文秘工作者所从事的办文办会等工作比较务虚,决定了秘书工作的成果很难用具体的经济数据来表述。 其二,作为各级领导的参谋和助手,文秘工作者始终处于辅助角色和从属地位,工资收入也相对不高,而文秘工作者整天埋头工作,苦思冥想,案牍劳形,咬文嚼字,寝食难安,“一支笔杆,两眉不展,三更不眠,四季不闲”这句话形象地描述了其岗位特点,文秘工作者有时还会被人戏谑地称作“书呆子”,这与当今物欲横流的社会时代形成强烈反差,导致秘书人员难免会产生一些自卑心理。

在此情况下,还有谁愿意去从事文秘工作,耐得住寂寞,扛得住诱惑,“板凳要坐十年冷”? 照此说法,难道说文秘工作就不重要了吗?文秘工作者就没有价值了吗?毋庸置疑,答案绝非如此。 在传统的官本位思想意识里,人们会说“领导是尊”、“领导难当”,其实了解文秘岗位特点的人会说:“文秘人员也值得尊重”、“文秘人员也不好当”。因为,文秘工作岗位的特点,决定了文秘工作者在职能活动中要充分发挥参谋咨询、辅佐决策、检查督办、沟通协调等重要作用,它要求必须站在领导者的角度观察、分析和处理问题,必须具有全局观念,同时要求必须具有较高的政策理论水平和办文办事能力,熟悉文书、会务、档案、保密、信访、通信、礼仪等方面的知识,会操作现代化办公设施等等。大家知道,判断一个人是否具有价值,关键在于他在一个组织中是否轻易被别人所替代,文秘工作这种较高的专业性素质要求,决定了文秘岗位不是随便一个人就能够轻易胜任和替代的,因此也决定了文秘工作者的价值所在。 所以,办公室秘书人员要克服自卑心理,正确看待自己;要寻找和发挥自己的特长,让自己更加从容自信;要端正心态,正确看待岗位工作;要不计个人得失,有着吃苦耐劳,甚至委曲求全的精神,以干事创业的激情从事秘书工作。 二、培养兴趣,以扎实的语言文字功底从事秘书工作 兴趣,是一个人专注于某项事物的表现。爱好,是兴趣的持久发展。中国的一位学者曾经说过,凡是有生活的地方就有快乐和宝藏。文秘

秘书职位说明书模板

秘书职位说明书模板 秘书职位说明书模板 1、职务名称:总经理秘书 2、直接上级:总经理办公室主任 3、本职工作:协助总经理办公室主任和总经理处理行政事务、董事会的秘书性工作。 4、直接责任:范文搜版权所有 (1)按要求时间完成月、季、年度公司工作总结及工作计划起草 (2)按要求起草总经理的工作报告。 (3)参加指定的公司会议,做好记录。记录要全面准确,有争议的问题,双方观点要记清楚。 (4)根据会议要求和需要,及时整理会议纪要,按规定范围下发。 (5)对会议决定的事项和布置的工作,进行检查督办,并及时向总经理办公室主任和总经理汇报。 (6)了解总经理的’主要活动情况,做好总经理的工作日程安排。

(7)负责企业大事记的登录与归档。 (8)及时向直接上级汇报本岗位工作的真实情况和有关数据。 (9)定期向直接上级述职。 (10)完成直接上级交办的其它工作。 5、主要权力: (1)对各种文件、讲话、资料有保密权。 (2)行使总经理交办事宜所赋予的权力。 6、任职资格: (1)必备知识 ①具有经济、管理或文秘类专业本科以上学历,并有较强的自学能力。 ②取得经济类初级以上专业技术任职资格。 ③熟悉公司法、合同法、档案法、税收、工商管理等法律、法规知识,熟悉公司经营策略、经营计划、各部门职责分工及各部门的经营目标。范文搜版权所有 (2)技能要求 ①能全面领会工作指令和工作要求。

②能撰写工作计划、总结、报告、指示、会议纪要、发言稿等。 ③思维敏捷,有较强的语言表达能力和公共关系能力,能够大方得体地接待来宾。 ④能独立进行专题调查,并能撰写调查报告。 ⑤能熟练操作微机。 ⑥能熟练使用现代办公设备,并进行简单维护。 ⑦具有一定的英语水平。

董事会秘书职责说明书

董事会秘书职责说明书 董事会秘书职责说明书 董事会秘书职责1 1、董事会秘书职责主要职能:负责公司的对外信息披露和董事会日常事务性工作,对董事会负责。 2、隶属关系:直接隶属董事会管理 3、董事会秘书职责职责与权限: (1)依法准备和递交国家有关部门所要求董事会会议、股东大会出具的报告和文件; (2)筹备股东大会和董事会会议,并负责会议的记录工作,保管会议文件和记录; (3)依法负责公司有关信息披露事宜,建立并完善信息披露制度,并保证公司信息披露的及时性、合法性、真实性、完整性; (4)协助董事处理董事会的日常工作,协助董事及经理在行使职权时切实履行法律、法规、公司章程及其他有关规定; (5)办理公司与董事、证券管理部门、证券交易所、各中介机构和投资人之间的有关事宜; (6)接待来访,回答咨询; (7)保管股东名册和董事会印章; (8)参与组织资本市场融资。 董事会秘书职责说明书2 1负责传达董事会决议、决定和指示,督促检查其贯彻执行情况; 2全面负责董事会办公室的各项工作; 3协助总经理处理日常事务; 4负责协调各部室、公司之间的工作,监督检查其工作情况; 5负责协助总经理掌握企业状况,定期系统地向总经理提供信息和工作建议;

6负责职责范围内程序文件的制订、执行,并及时提出修改建议; 7负责综合性文件、及机械公司等的拟定工作; 8负责董事会等会议的组织和准备工作及计划安排,确定会议时间、地点、与会人员和会议日程,并发出通知; 9负责做好董事会办公会等的会议记录,必要时形成会议纪要并下发; 10负责对董事会提出的问题进行调查、协调和处理; 11负责按有关规定做好机械公司外来宾客的接待工作; 12负责做好重要公文的审稿工作; 13负责综合性公文的传递、传达、催办与检查; 14负责审核人力资源管理有关方案,及报表等; 15负责董事会办公室各项费用及各公司购买单件价值在1000元以上办公用品的有关方案的'审核; 16负责监督全公司印章、总经理名章等的使用; 17负责根据人员编制和岗位任职标准,及时调配人员; 18负责根据工作需要向总经理提出人员任免、聘用、提拔、调动建议; 19负责根据各公司生产计划,确定劳动组织与定员; 20负责组织有关人员审查各公司工资发放情况; 21负责处理职工奖惩事宜; 22负责做好工资计划的审核工作; 23负责组织全公司各类人员的考评工作; 24负责组织人事档案的定期审查和整理工作; 25负责对本部门人员工作业绩进行考核; 26负责全公司防火防盗及厂内治安保卫综合治理工作; 27负责按规定做好公务用车的调度与管理工作;参与车辆外修定点,并提供有关基础资料; 28负责与其它部门的工作协调; 29负责完成机械公司总经理交办的其它工作。

办公室文秘岗位说明书

办公室文秘岗位说明书 一、基本信息 山东黄金集团总部岗位说明书 所在部门:综合部岗位名称:文秘 岗位编号: 岗位级别: 岗位目的:负责分矿文秘相关工作,具体负责会议材料整理,企业文化宣传,新闻报道,宣传分矿生产、安全、经营等先进经验和好的管理措施,对工作突出的先进人物和好人好事先进报道。直接汇报关系直接上级:综合部经理直接下级:无 二、工作职责 职责一行政事务配合综合部经理做好分矿会议组织安排;上级来访接待工作; 职责二文件起草负责组织起草和整理分矿会议文件、领导讲话、工作报告、工作总结、汇报材料和研究性文稿等; 职责三制度修编参与分矿有关文件、行政管理类规章制度的制定、修编;职责四发文审核规范分矿各种文件的格式; 职责五政策调研负责收集分矿职工思想动态,为公司和分矿领导决策提供参考意见; 职责六综合协调协调部门和部门之间,部门和车间工作沟通和文件传达; 职责七会议管理负责分矿各种会议的通知、会前的准备核查、会议过程的协调服务及会议纪要工作等; 职责八其他其他领导交办的工作。 三、工作权限 权限一:对分矿有关工作任务、流转公文有知情权 权限二:对分矿宣传工作有建议权 四、内外部协调关系 对内沟通:分矿各部门、各车间 对外沟通:上级主管部门 五、任职资格 学历大专

您是否还有其他需要说明的问题? 1. ________________________________________________ ___ 2. ____________________________________________ _______ 3. _______________________________________________ ____ 4. _______________________________________________ ____ 5. ____________________________________________ _______

秘书职位说明书

秘书职位说明书 总经理秘书职位说明书 总经理秘书 1、职务名称:总经理秘书 2、直接上级:总经理办公室主任 3、本职工作:协助总经理办公室主任和总经理处理行政事务、董事会的秘书性工作。 4、直接责任:范文搜版权所有 (1)按要求时间完成月、季、年度公司工作总结及工作计划起草 (2)按要求起草总经理的工作报告。 (3)参加指定的公司会议,做好记录。记录要全面准确,有争议的问题,双方观点要记清楚。 (4)根据会议要求和需要,及时整理会议纪要,按规定范围下发。 (5)对会议决定的事项和布置的工作,进行检查督办,并及时向总经理办公室主任和总经理汇报。 (6)了解总经理的主要活动情况,做好总经理的工作日程安排。 (7)负责企业大事记的登录与归档。 (8)及时向直接上级汇报本岗位工作的真实情况和有关数据。 (9)定期向直接上级述职。 (10)完成直接上级交办的其它工作。 5、主要权力: (1)对各种文件、讲话、资料有保密权。

(2)行使总经理交办事宜所赋予的权力。 6、任职资格: (1)必备知识 ①具有经济、管理或文秘类专业本科以上学历,并有较强的自学能力。 ②取得经济类初级以上专业技术任职资格。 ③熟悉公司法、合同法、档案法、税收、工商管理等法律、法规知识,熟悉公司经营策略、经营计划、各部门职责分工及各部门的经营目标。范文搜版权所有(2)技能要求 ①能全面领会工作指令和工作要求。 ②能撰写工作计划、总结、报告、指示、会议纪要、发言稿等。 ③思维敏捷,有较强的语言表达能力和公共关系能力,能够大方得体地接待来宾。 ④能独立进行专题调查,并能撰写调查报告。 ⑤能熟练操作微机。 ⑥能熟练使用现代办公设备,并进行简单维护。 ⑦具有一定的英语水平。

办公室秘书岗位说明书

岗位说明书完善思路建议: 1、要求部门部各岗位职能之和为部门分工之全部,不能有遗漏,以防出现有事没人做的情形。 若有部门目标责任状,可直接参照分解职能;同时要求各岗位职责能全面反应职责容;职责能全面反应工作容。 2、一般要求各岗位之间职能不能出现交叉现象,以防出现责任推诿现象。例外如,领导和下 属同样对某项职能都参与,要分清“指导,监督”和“执行”、“具体负责”之间区别。若有出现两岗位一同完成某项职能的情况,要具体分清“第一责任人”,“协助人”。 3、岗位的各职责、工作容表述同样遵循“不交叉、不遗漏”原则。 4、领导岗位的职责排序要求部门管理职能为先,职责部要求制度制定职能为先。同样地,两 个层次都要求注意逻辑顺序。 5、要求用词简洁、规。 办公室主任岗位说明书 岗位名称主任岗位编号 所在部门办公室岗位定员 1 直接上级薪酬类型 直接下级副主任、秘书、档案管理员、车队工资等级 直管人数11 岗位分析日 期 本职工作概述:负责办公室全面工作,负责外、上下协调及全局性重要文书的起草、审核工作,负责基建维修等工作,完成领导临时交办的临时任务 职责与工作任务:(请按重要性高低依次填写) 职责一职责表述:文秘工作占所有工作的比重:10% 工作容 1、本单位重要公文处理 2、组织起草综合性的文件和市局(公司)领导的重要讲话稿,审核综合性 的材料、文件,编写年度工作计划和总结 3、本单位其他部门重要文字材料修改 承担责任独立负责□主要负责□ √协助支持□ 工作联系 关联单位1、区局(公司)2、市委(政府)3、其他部门 发生频率 经常□ √有时□偶尔□经常□ √有时□偶尔□ 经常□ √有时□偶尔□ 考核指标 1、起草的公文是否符合国家法律法规及行业的有关规定 2、公文及其他文字材料收发、印制的及时性、准确性 工作难点全局性文字材料的撰写 工作禁忌 1、对重要文件、材料、信息审核有误 2、公文处理流程混乱 职责职责表述:筹备、组织各种类型会议及大型活动占所有工作的比重:5% 工作容1、督促发出会议或活动的通知

秘书岗位说明书

秘书岗位说明书 XX集团组织管理文件 核准通过,归档资料。 未经允许,请勿外传~ 核准通过,归档资料。 未经允许,请勿外传~ HY-ZCB-GW-1302 秘书 岗位名称秘书岗位编号所在部门总裁办公室岗位定员直接上级总裁办公室主任工资等级所辖人员岗位分析日期 2007年7月本职工作:协助总裁办公室主任完成行政事务工作 职责与工作任务: 职责表述:会议安排。工作时间百分比:30% 职 责 1(会议通知,包括会议时间、地点、参会人员的安排通知。频次:日常工作一任务 2(拟定、整理会议通知、会议记录和会议纪要。频次:日常第1页 XX集团组织管理文件 职责表述:文件管理。工作时间百分比:30% 1(公司文件的草拟及文字的审核。频次:日常职 2(处理来文、发文登记,填写文件传阅单。频次:日常责工作 3(办公文件的传递及催办。频次:日常二任务 4(收发与回复日常邮件。频次:日常 5(公司文件材料的印发、保管。频次:日常

职责表述:接待、差旅安排。工作时间百分比:30% 1(协助总裁办公室主任做好公司来宾的接待工作。频次:日常职 频次:日常责 2(掌握总裁的日程安排,为总裁接见访客做好预约工作。工作三任务频次:日常 3(接听电话,做好电话记录,并及时转告相关负责人。 4(协助总裁办公室主任安排商务旅行,做好预订工作。频次:日常 职责表述:员工通用职责。工作时间百分比:10% 1(认真执行集团各项规章制度和工作程序。频次:日常 2(服从上级指挥,接受有关人员检查监督,保质保量完成工作任务。频次:日常职 3(做好记录以及记录的保管或移交工作。频次:日常责工作 4(按要求参加培训活动,主动提出合理化建议。频次:日常四任务 5(定期向直接上级述职。频次:一次/半年 6(保守集团秘密。频次:日常 7(完成直接上级交办的其他工作任务并及时复命。频次:日常工作协作关系: 内部协调关系集团各部门 外部协调关系客户、商旅机构、航空公司 任职资格: 教育水平大专及以上学历 中文、文秘及相关专业专业 培训经历秘书、文案写作等方面的培训 经验 1年以上的秘书工作经验 知识掌握秘书工作知识 技能技巧熟练使用WORD,EXCEL等办公软件,具备基本的网络知识 个人素质较强的沟通能力、文字和口头表达能力 其他:

行政人员岗位职责说明书

行政人员岗位职责说明书 (一)负责各部门文件、资料的打印、登记、发放、复印、装订归档 根据公司出勤、休假等工作纪律规定,检查、记录员工的考勤及各种休假信息,负责 出勤及休假信息的收集、核实、汇总、统计,处理员工奖惩事宜,确保公司纪律规定的 准确落实; 1、公司文件必须按照统一固定格式打印,按规定发放各部门,并留档整理以便查阅; 2、公司有关制度,如通知、公司文件,等重要的文件要按类归档整理; 3、所有的资料保证正确无误、完整、美观; (二)负责公司网站的更新及维护 ·建立公司人才库,包括:员工的业绩考核成绩的评比,参加公司组织的各项活动的 获奖员工,各店各部门每月工作表现优秀的员工,公司主管级干部的资料,并根据此类资 料进行汇总,作公司选才、用才、育才、留才之用。 1、每天留言回复; 2、图片内容及时更新; 及时了解自己负责区域内房间的状况,发现房间设施设备损坏或房间物品有损坏,及 时告知客房中心,报至工程部进行维修; 3、公司动态的起草及上传; 会计监督工作。定期进行财产清查,做到账账相符、账实相符、账表相符;定期检查 财会制度的执行情况,发现问题及时向领导报告、提出建议;对单位制定的预算、财务计划、业务计划的执行情况进行监督;积极宣传、维护国家财经制度和纪律,预防违法违纪 行为发生。 4、网站刷新及优化; 5、网站的安全; (三)负责公司办公室办公设备硬件设施维护及保养,保证其正常运行 (四)管理更新人事档案,并负责发布人事招聘信息 1、人事档案包括:员工履历表、身份证复印件,学历证明复印件,试用期合同及劳 动合同:员工试用期过后填写劳动合同《转正申请书》;

2、离职人员档案另外包含《离职申请书》并归入离职人员档案; 3、人事招聘信息必须经总经理审核后方可发布; (五)做好公司会议记录整理后,于会议第二天交予总经理审阅后归档 (六)负责监督打卡和汇总考勤 1、监督公司员工的上下班打卡; 主持工程质量和隐蔽项目的验收,提请业主书面签证并存档。对现场进行施工情况随时进行检查,发现隐患及时整改。 2、负责每月对公司的考勤记录进行汇总,并及时上报公司财务部; 3、请假、休假必须有领导审批的《请假条》; (七)负责公司员工名片印刷、工服等宣传品的制作与管理公司印刷的重要宣传品和代理店形象店宣传广告之物品必须要求领用人签字 (八)监督公司卫生值日安排,监督执行情况及日常卫生检查情况工作 (九)负责公司重要传真、各种快递的收发与登记 (十)负责公司公章、业务章、合同章管理与使用登记 配合综合管理部进行会议室安排准备:采购水果(有固定商家,送货上门);放好会议人员茶杯、纸张、铅笔;与信息部协调准别好投影仪;会后及时锁好会议室门; (十一)负责公司的日常接待工作 (十二)用户的回访工作 1、竣工完毕后,进行首次电话回访,并将回访结果通知相关部门; 2、采暖期前后分别进行回访,并将回访结果通知工程部门; (十三)负责缴纳公司电话费、物业费、网费、购电等事务保证各部门工作正常运行 (十四)采购、保管、登记和规定发放公司办公用品 (十五)公司产品彩页的管理与发放 对施工项目进行隐预检及主体结构验收并签证,以纠正违章施工,必要时下达临时停工指令并及时报主管领导处理。

办公室秘书岗位说明书

办公室秘书岗位说明书 基本信息 岗位名称办公室秘书岗位编号 所属部门办公室直接上级办公室主任助理 直接管理岗位直接下级人数 岗位编制1人岗位类别■管理岗位□ 一般岗位 岗位设置目的 根据公司战略和发展规划,负责公司日常行政工作,密切各部门行政关系,做好协调衔接配合工作,负责检查、督办公司领导布置工作的落实情况,文档管理,统筹管理公司团委工作,协助部门开展企业文化建设、后勤管理、工会工作、女工管理、地方事宜协调、权证报批等。 岗位主要权限 业务类□ 决策权: ■ 建议权:部门内各项工作的建议权□ 监督权: □ 其他: □ 无 财务类□决策权:□建议权:□ 监督权:□ 其他:□ 无 人事类□ 决策权: □建议权: □ 监督权: □ 其他: □ 无 主要工作职责 主要工作具体职责公司内部参照制度 1.文档管理1.1 负责公司文件的收发与管理工作,档案整理、借阅与管理工作,规范公司公文管理 1.2建立健全权证管理台账,规范借阅手续,督促各部门办理年审、换证事宜 1.3负责公司各项规章制度、通知、总结、报告的撰写、制定、执行、修订工作 1.4对二级部门的文档管理进行检查和督促 2. 行政督办2.1根据公司工作计划、公司领导布置的工作,负责对各部门、专业的落实情况进行检查、督办 3.费用管理 3.1 负责公司管理类费用的预算与分配,按月分析费用发生情况 4.通讯管理4.1负责公司办公电话费用的核算、报销手续及因工作需要办理的通讯业务 4.行政接待 4.1负责公司来客的接待与会议组织工作 5.后勤管理5.1协助部门开展食堂管理、后勤物资采购、宿舍设施添置等工作

5..2协助部门开展车辆调度管理 6.对外协调6.1负责与外联单位的沟通协调及资料台账的建立和相关证件的报批工作 6.2负责每艘外轮靠泊前的报关工作 6.3负责每年度登外轮作业人员的证件更换工作、季度续证及临时登轮证件的办理 6.4根据张家港创建国际卫生海港要求,做好公司媒介工作,每半年度接受地方创建小组检查 7.文明办公7.1定期对公司各部门、工段的办公环境进行检查,督促其营造整洁的办公环境 8.团委工作8.1主持召开团委会议,及时传达上级指示精神,了解、反映团员的思想要求和呼声,团结带领各级团组织创造性地开展各项工作,丰富员工文化生活 9.部门管理9.1领导交办的临时性工作。- 任职资格 学历与资质 学历 □ 博士及以上□硕士及以上□本科及以上 ■大专及以上□ 高中及以上□ 中专/技校及以上 □ 其他:□ 无要求专业 □ 专业: ■ 相关专业:企业管理、人力资源管理、工商管理、行政管 理、文秘等 □ 无要求 职称 □ 职称: ■ 无要求 专业资格(证书) ■ 证书:档案人员从业资格证书 □ 无要求 工作经验■ 工作经验:;3年以上人力资源或行政管理经验;在公司工作期间无违规违纪行为 知识技能 知识 □ 精通:公文写作规范 ■ 掌握:现代企业行政管理模式和实践操作 ■ 熟悉:行政事务各项工作流程 ■ 了解:水泥行业人力资源市场情况; □ 其他: □ 无要求 外语 □ 大学英语四级□ 大学英语六级□ 专业八级 □ 其他■ 无要求 计算机 ■ 能熟练操作:Microsoft Office(Word, Excel, PPT) □ 能使用: □ 其他: □ 无要求 能力要求 ■ 专业能力:公共关系处理;公文写作与摄影 ■ 管理能力:问题分析与解决;影响力;沟通协调;人员发展;团 队协作;推进变革; ■ 核心能力:责任心、执行力、团结精神、创新精神、敬业精神、 奉献精神 ■ 其他:语言表达能力 □ 无要求 个人特征■ 个人特征:吃苦耐劳,有高度的责任感和事业心,具有较好的心理素质、善于沟通

办公室秘书岗位说明书.doc

岗位说明书完善思路建议: 1、要求部门内部各岗位职能之和为部门分工之全部,不能有遗漏,以防出现有事没人做的情 形。若有部门目标责任状,可直接参照分解职能;同时要求各岗位职责能全面反应职责内容;职责能全面反应工作内容。 2、一般要求各岗位之间职能不能出现交叉现象,以防出现责任推诿现象。例外如,领导和下 属同样对某项职能都参与,要分清“指导,监督”和“执行”、“具体负责”之间区别。若有出现两岗位一同完成某项职能的情况,要具体分清“第一责任人”,“协助人”。 3、岗位内的各职责、工作内容表述同样遵循“不交叉、不遗漏”原则。 4、领导岗位的职责排序要求部门管理职能为先,职责内部要求制度制定职能为先。同样地, 两个层次都要求注意逻辑顺序。 5、要求用词简洁、规范。 办公室主任岗位说明书 岗位名称主任岗位编号 所在部门办公室岗位定员 1 直接上级薪酬类型 直接下级副主任、秘书、档案管理员、车队工资等级 直管人数11 岗位分析日 期 本职工作概述:负责办公室全面工作,负责内外、上下协调及全局性重要文书的起草、审核工作,负责基建维修等工作,完成领导临时交办的临时任务 职责与工作任务:(请按重要性高低依次填写) 职责一职责表述:文秘工作占所有工作的比重:10% 工作内容 1、本单位重要公文处理 2、组织起草综合性的文件和市局(公司)领导的重要讲话稿,审核综合性 的材料、文件,编写年度工作计划和总结 3、本单位其他部门重要文字材料修改 承担责任独立负责□主要负责□ √协助支持□ 工作联系 关联单位1、区局(公司)2、市委(政府)3、其他部门 发生频率 经常□ √有时□偶尔□经常□ √有时□偶尔□ 经常□ √有时□偶尔□ 考核指标 1、起草的公文是否符合国家法律法规及行业的有关规定 2、公文及其他文字材料收发、印制的及时性、准确性 工作难点全局性文字材料的撰写 工作禁忌 1、对重要文件、材料、信息审核有误 2、公文处理流程混乱 职责职责表述:筹备、组织各种类型会议及大型活动占所有工作的比重:5% 工作内容1、督促发出会议或活动的通知

办公室文秘岗位职责(共9篇)

篇一:办公室文秘岗位职责 办公室文秘岗位职责 办公室文秘岗位职责 1、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。 2、管理饮水。 3、保管登记和按规定发放公司办公用品。 4、负责接转电话和记录工作。 5、负责传真收发与登记。 6、负责接待来宾。 7、负责考勤和加班申报单的报表与汇总。 8、收发报刊函件及整理保管报纸。 9、完成其他临时工作。 办公室秘书岗位职责: 1、负责总公司办公会议和其他重要会议的准备、记录和资料整理等工作。 2、主动收集总公司的运行情况,及时做好宣传报道工作。 3、负责编排每周主要工作安排表,安排节假日干部值班工作。 4、协助主任做好来宾接待和信访工作,认真接听师生投诉电话,并做好记录和反馈工作。 5、负责总公司文件、资料的电脑打印和校对工作。 6、及时做好各类文件的收发、传递、呈批、立卷、归档工作。 7、严格执行保密制度,定期收集、整理有关档案资料,及时整理归档。 8、按时收发各中心(部门)的考勤考核表和部门工作月度报表,及时交主管领导审阅。 9、协同做好员工的考勤考核工作,负责审核员工请、销假手续,核签补休证明。 10、协助做好招聘员工的登记工作,负责发放上岗证件。 11、完成领导交办的其他工作。 篇二:办公室秘书工作职责 办公室秘书工作职责 一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。 二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。 三、做好各种会议的记录及会务工作。 四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。 五、做好单位印章管理,按规定开具介绍信。 六、做好来访接待工作。 七、做好联网微机管理工作,每天定时开机接收文件;做好信息收集及报送工作。 八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。 九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理 1.在日常事物工作中,我将做到以下几点: (1)协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作,并把原来没有具体整理的文件按类别整理好放入贴好标签的文件夹内。 (2)做好了各类信件的收发工作。 (3)做好低值易耗品的分类整理、出入库、各类帐务的报销工作。 (4)协助办公室主任做好公章的管理工作。公章使用做好详细登记,严格执行 [1] [2] [3] 下一页

办公室文秘岗位职责说明书范文大全

办公室文秘岗位职责说明书范文大全 篇一:办公室文秘岗位职责说明书范文 一、做好各类行政文件,信函、报告等材料的收发、转递工作,做到手续完备,及时准确。需要清退归档的,资料应做好登记和立卷工作。 二、负责做好公司内外来访人员的接待工作,认真热情,态度和蔼,做到积极主动、不推诿、不拖拉。 三、负责保管和正确使用公司印鉴,开具介绍信或出具证明,做好登记,做到有据可查不出差错。 四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。 五、负责公司各类行政会议的通知,记录和办公会议纪要、决议、决定的起草,印发,同时协助公司领导起草有关行政文件。 六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜,并将完成情况及时汇报。 篇二: 一、做好各类行政文件,信函、报告等材料的收发、转递工作,做到手续完备,及时准确。需要清退归档的,资料应做好登记和立卷工作。 二、负责做好公司内外来访人员的接待工作,认真热情,态度和蔼,做到积极主动、不推诿、不拖拉。 三、负责保管和正确使用公司印鉴,开具介绍信或出具证明,做好登记,做到有据可查不出差错。

四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。 五、负责公司各类行政会议的通知,记录和办公会议纪要、决议、决定的起草,印发,同时协助公司领导起草有关行政文件。 六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜,并将完成情况及时汇报。 篇三: 一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。 二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。 三、做好各种会议的记录及会务工作。 四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。 五、做好单位印章管理,按规定开具介绍信。 六、做好来访接待工作。 七、做好联网微机管理工作,每天定时开机接收文件; 做好信息收集及报送工作。 八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。 九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理。 篇四:

办公室文秘的工作职责

办公室文秘的工作职责 导读:工作职责就是工作者具体工作的内容所负的责任。及达到岗位要求的标准,完成上级交付的任务。比如:办公室文书岗位职责、办公室公文处理工作职责。下面是办公室文秘的工作职责4篇,请参考! 篇一:办公室文秘的工作职责 一、做好各类行政文件,信函、报告等材料的收发、转递工作,做到手续完备,及时准确。需要清退归档的,资料应做好登记和立卷工作。 二、负责做好公司内外来访人员的接待工作,认真热情,态度和蔼,做到积极主动、不推诿、不拖拉。 三、负责保管和正确使用公司印鉴,开具介绍信或出具证明,做好登记,做到有据可查不出差错。 四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。 五、负责公司各类行政会议的通知,记录和办公会议纪要、决议、决定的起草,印发,同时协助公司领导起草有关行政文件。 六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜,并将完成情况及时汇报。 办公室主任(副)主任岗位责任制: 一、按着办公室的职责,负责主持办公室的全面工作。二、在经

理领导下,负责组织起草公司行政综合性的工作报告、决议、规划和决定等文件。负责各种事项的通知,会议决定的草拟和发布θ 三、负责办公室内部的基础建设和业务知识的学习,监督检查部门的岗位责任制的执行,努力提高工作水平和工作效率。 四、协助经理组织安排经理办公会议议程,并做好会议记录,同时负责检查会议的执行情况。 五、负责审核以公司名义所发的决定、报告等文稿,并及时转呈领导签阅,建立相应的登记薄。 六、认真及时处理,批转传阅上级有关文件和其它事项的通知。 七、负责公司人事档案及统计等项工作。 八、负责公司的安全保卫工作。 九、负责组织协调各部门共性的综合性工作,及时做好领导交办的其它事宜。 十、注意了解与全局有关的情况和问题,搞好信息反馈工作,并提出解决办法,为领导决策提供参考。 十一、会同党支部共同抓好办公室的政治和业务学习,思想政治工作,坚持“两个文明”一起抓。 篇二:办公室文秘的工作职责 一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。 二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘

相关文档
最新文档