论办公自动化对传统文书办理程序的冲击

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论办公自动化对传统文书办理程序的冲击

作者：秦海涛

来源：《卷宗》2018年第31期

摘要：目前，自动化在各个行业都被广泛采用，很多企业的文书办理工作运用了相关的

自动化手段，自动化为企业的文书工作带来了极大的便利，同时也给事业单位以及企业以往传统的文书工作模式产生了极大的影响，对长期以来传统的文书、档案工作以及办理程序形成巨大的冲击。

关键词：办公自动化；文书；文书工作；档案

1 前言

自从上个世纪七十年代开始，随着我国科学技术的高速发展，各种新兴学科门类不断出现，其中办公自动化也是在这种背景下应运而生的。办公自动化包含许多内容，其中最为主要的便是在硬件、软件以及管理者三个方面的现代化。它将先进的硬件设备与软件进行有机地结合，成为了当前信息时代较为重要的一个组成部分。具体来说依据不同文书工作的具体需要，一些诸如：计算机网络以及相关的通信线路等设备是必不可少的。此外，在应用办公自动化系统处理文件和文件的工作中，磁性和光学介质材料如缩微胶片、磁盘、光盘等材料也将被用作文件载体。另一方面，对于软件的选择也是十分重要的。办公自动化系统将直接影响着企业文书部门的日常工作，它涉及了文书工作的各个方面，比如：文字的检索、处理、跟踪管理、监督、文件制作、网络传输、综合统计和辅助归档等功能，运用了大量的现代科学技术，对以往传统的工作方法和相关工作理念造成了较大冲击，大大提高了文书工作的自动化，使得企业的文书工作发生了极大的变化。当前的文职人员逐渐将工作重点转向计算机相关的信息数据处理。在此背景之下，文书办理程序面临着前所未有的转变。

2 办公自动化概念

当今社会办公自动化运用越来越普遍。办公自动化（Office Outlook，OA）通常指的是当代的办公系统和计算机信息技术进行有机结合的全新办公模式。它是当前信息时代的直接产物，在各行各业都得到了广泛的运用。

3 办公自动化对文书工作办理程序的影响

随着办公自动化的逐步实现，计算机检索可以快速地扫描大量的文档，并根据编码项目检索出多个文件。文件存取方式大大较少了传统文书程序中检索纸质文件的麻烦，实现了对计算机的直接检索和读取。通常来说，传统纸质文献的终结管理是基于文献与材料的自然联系。然而，电子文件往往没有文件实体，所以它通常必须执行一个虚拟文件，它是基于计算机数据库存储的数据，并模拟人工进行编序，而不是纸文件的实体组合。另外，计算机可以很方便地在