会议策划方案及指导手册
会议模式策划及指导手册
《打造专业会议模式开启成功会议通道》
一、会议宝典
会议营销作为一种独特有效的会销模式，在客户心理研究，市场地位、销售方式、创新等方面做出一定的贡献，而且在销售过程中更加强调服务，使会议营销不仅是一种销售手段，更是成为有利于社会的服务方式。与传统营销方式对比，会议营销具有独特的特征：
1、直接性
传统营销方式通过制造商—批发商—零售商—客户的渠道对外销售产品（终端），产品一般需要经历许多环节才能到达客户手中，这样臃长的供应链不仅降低了产品的时效性，同时也增加了产品成本。会议营销并不是通过传统的终端市场来进行销售，它没有固定的销售场地，通过销售人员已经掌握的客户资源，将目标客户邀请到特定场所（会议现场），从而产生现场销售，这就避免了由于终端限制对客户购买所产生的影响。在一定程度上，会议营销实现了企业与客户之间的双赢。
2、针对性
传统营销方式的关键是“广告+终端”，企业和产品信息是通过大众媒体进行传播的，由于不能区分真正的目标客户，不能满足不同客户的不同需求，传统营销方式所产生的作用越来越小。会议营销的关键是“会议+直销”，通过运用收集到的目标客户资料，非常有针对性地对目标客户进行推广和促销，这样就避免了传统营销的广泛性和不确定性缺陷，避免浪费，让产品的推广更加有效率。
3、系统性
传统营销方式过于简单、粗糙而分散，未能集中统一，不能全面系统地开展会销活动。会议营销中会议的举行时间、地点、主题及内容等，任何一环出现问题都可能导致会销的失败。因此，会议营销必须具有系统性，既包括会前的策划和筹备，也包括会中的执行和过程，还包括会后的跟踪和服务等，这一切都会影响客户的购买行为。
4、参与性
传统营销只是商家的独角戏，很少考虑到客户的意见。会议营销为保证会议的顺利开展，企业在整个过程中能广泛听取参会人员的意见，以更好地满足潜在客户的需求，在会议过程中，参加会议的客户的参与性都很强，企业必须与其实现互动，才能够提高其满意程度。
5、综合性
由于人力、物力有限，传统营销方式覆盖范围比较小，涉及的行业也比较少。会议营销是综合性非常强的经济活动，是人流、物流、信息流、资金流的大集合。
6、可复制性
会议营销作为一种可复制的营销模式，比较容易操作和运用。会议营销有一套可具体操作的流程——会前、会中、会后，只要把各种流程、方案标准化，事先策划好，同时具备三性：系统性、标准性、简单性，就可以把这一模式运用到公司产品在其他地方的会议上。
营销型会议分类：
从对象上看，分为：终端会、招商会、订货会、新产品发布会；
从形式上看，分为：培训会、推广会、技术讲座、户外活动、旅游会议、客户联谊会、客户答谢会、体验式会议营销、餐饮式会议营销；
二、会议营销十大法则
1、合理调研部署
通过前期的简单调研和梳理，确定已经达到可召开会议的程度，同时在确定召开会议后，围绕着会议协调部署需要涉及到的各资源和部门，明确分工各司其职，将各项工作落到实处，进而保证会议的顺利开展。
2、目标清晰明确
期望目标是判断营销会议成功与否的唯一指标，目的则是销售人员前进的方向。营销会议前，营销人员要明确需要邀请的客户数量和所要达成的业绩。只有明确这两个方面，才能够更加深入地确定会议形式和内容。
3、主题鲜明独特
营销会议的主题是会议真正吸引眼球和表达内涵的精髓所在，它决定着能否吸引目标客户持续关注会议的宣传和相关内容，鲜明的主题使客户认知营销会议，有一个参会理由，如果理由不充分就难以说服客户参会，所以鲜明的主题是会议成功的关键之一。
4、会议筹备详尽
会议营销成功与否，筹备工作占到50%，筹备的完善和及时是会议成功的重要保证。会议营销的筹备分两步：一是前期酝酿（会议名称、时间、地点、特邀讲师及嘉宾、主持人、参会对象）二是具体准备（会前的宣传、邀约、人员配置部
署、会场布置、材料准备、会场服务、流程设计和会务人员的会前沟通动员等）；同时会议营销的筹备还需要有一套标准的操作规范和文本，其中包括会前、会中、会后的各项工作详细要点，并需要以时间为节点，提出工作标准和相关责任人。
5、会议流程紧凑
会议流程设计要环环相扣、引人入胜。会议营销的目的不是会议而是营销，所以流程必须经过精心设计，让参会者在不知不觉中接受企业所要传递的信息和价值。会议的流程力求做到紧凑和流程，需要注意两点：一是逻辑清晰，环环相扣，逐步深入；二是要有互动，让参与者成为主角。
6、资源利用合理
会议营销的所属资源包括员工资源、客户资源和社会资源，其中最为重要的是客户资源，客户资源的使用要注意几点：1、根据会议情况，确定参会人数，会务人员与邀约客户要参照1：5的比例来确定人数；2.前期沟通不足的客户，不要盲目邀请，这样会造成客户资源的严重浪费；3、邀约的客户尽量不要超过预定客户名额；4、若有超员现象带来的现场混乱、照顾不周、会在客户中留下后遗症。
7、细节决定成败
搞“会议”就是搞“细节”，所以会议营销亦可看作“细节营销”，细节之处是许多企业容易忽视的地方，不注重细节可能会让会议事倍功半。如果企业不能在细节之处体现出自身的差异和目标客户的深度关怀，是不会获得目标客户的青睐的。会议营销的效果来源于对流程的精细策划，演练、执行、控制，包括会场布置、迎宾、接待、登记、开场、讲座、互动、游戏、发言、抽奖等环节，事无巨细，任务到人，责任到任。
8、沟通畅通顺利
会议的沟通主要包括内部的沟通和与客户直接的沟通。在企业内部，会前各部门要对相互之间的信息进行交流，包括产品折扣、对外宣传口径、赠送物品、宣传物料和人员分工。同时，成功的会议营销销售的关键在于对客户的前期沟通，会销人员与客户的沟通要懂得换位思考，使得双方有共同的共鸣感。
9、弱化商业氛围
在会议营销竞争日益激烈的情况下，许多追求短期利益的会议营销对客户造成了很不好的负面影响，让客户是身心俱疲，会议营销的商业味道太浓厚，会让客户失去对会议的兴趣，从而使得会议无法顺利开展，所以针对不同的会议营销形式（终端会、培训会、技术推广会、户外会议、旅游会议等）要尽量弱化商业氛围，不要让客户感觉到明显的、浓厚的商业气氛。当然我们弱化商业氛围，不代表着我们就没有商业的目的，如何巧妙的规避商业味道的同时又能够正确及时的传递出企业的信息和价值，达到会议的目的，是我们要重点考虑的要素。
10、会后跟进及时
会议营销的参会对象是我们明确的目标客户，经过会议的刺激和对企业相关内容的深度了解后，客户并不一定能够当场立刻做出决策，一般会出现延迟效应。所以会后的“趁热打铁”及时跟踪就显得尤为重要，因为会后的有效跟踪是一个绝佳的成交机会，一个完整的会议营销也应该包含会后对目标客户的跟进工作，主要是包括对已成交客户的服务履行和未成交客户的原因查询，在服务号已成交客户的同时采取有效措施说服未成交客户达成合作。
总结：
掌握以上十点会议营销的工作要点，虽然不能确保会议营销的绝对成功，但可以保证会议能够顺利开展。会议的成功程度更多地取决于会议执行人员对会议目的的理解、对进度的掌控、对会务工作的绝对主动执行和企业自身产品及服务的竞争力。
三、会议营销分析
会议营销的核心在于会议的策划和实施，策划是对会议完成整体的把控和方向规划，从会议前期的会议背景、会议市场调研、优劣势分析、会议进展等，并对影响会议的要素逐项分析。
1、会议调研
A、市场状况，包括现有产品或服务的市场销售情况和市场需求情况、客户对产品或服务的潜在需求、市场占有份额、市场容量、市场拓展空间等。
B、客户状况，包括对会议参会对象的实际分析和类型属性甄别，针对不同客户群体所需求的要点和会议氛围做出不同的判断分析，同时有的放矢的展开会议策划。
C、需求分析，包括客户类型选择后，对会议内容做出需求分析，例如客户养殖数量、企业发展情况、企业技术需求分析、市场疾病流行预控情况、客户饲养管理情况、技术管理情况等等，做出有针对性的会议。
2、优劣势分析
A、优势分析，围绕会议主题，将举办会议营销活动，如市场调查、产品开发、市场促销、市场促销、广告宣传等，拥有哪些方面的优势，主要企业自身的优势分析。
B、劣势分析，分析与将要开展会议营销活动的不利因素和自身的弱项、短处等。会议要错开外部的不利因素，同时要策划弥补自身的不足，避开自身的弱项。
3、会议工作
A、会议主题，会议主题是会议营销的招牌，好的主题决定客户参与的热情程度，利用人的好奇心、趋利等心理特点，吊起目标客户的胃口，把他们吸引过来。
B、会议目的，只有明确了会议的目的，才能找到方向。会议营销我们要根据自身的实际情况，弄清自己的会议目的，要推广？还是要销量？要打造品牌？还是要扩大市场影响力？还是要实现多个双重目的？总之要确立好会议目的，才能够使会议活动发挥最大作用，否则就会没有预期的结果。
C、会议地点，会议地点一般要求要有较好的灯光、音响设备、投影设备、无线话筒等物品，宾馆、电影院、酒店会议室、学校礼堂都可以，能容纳的人数与会议邀约数量相符。
D、会议的内容和执行程序，是会议的关键，营销会议按时间顺序分为会前、会中、会后三个阶段。
会前要预定会议场地，提前邀约，派送邀请函或电子邀请函，派发目标根据会议目标客户而定，并对参会人数做出预估。提前完成会场布置，物料制作，成立会务组，明确分工，并对灯光音响设备进行调试。（大型会议可进行预演彩排）
会中要设定好会议流程，会议基本流程：先是主持人商场，宣布会议开始，企业老板或企业代表致欢迎辞，然后老师讲技术或产品或进行主题演讲。中间穿插暖场活动或互动游戏，并派发增名品与纪念品，现场进行特别推广与宣传，结合促销政策进行产品订购与销售，最后进行抽取奖项，这样能够保证参会人员不中途退场的现象发生。
会后进行跟踪服务，会议结束后要第一时间“趁热打铁”进行客户跟踪拜访服务，一是对成交客户进行送货或技术跟踪服务，二是对未成交客户进行再次的拜访沟通，促成会后订单。会后跟踪服务工作一般要持续进行半月或1个月时间。
E、会务小组，会议会务选定合适的人员很重要，跟会议区域市场经理，会议策划组织领导者，相关部门协调的，相关配套服务和特定咨询的都要考虑到。因此，会前，要根据会议的内容和规模安排好工作人员，包括主持人、讲师、会场服务人员、签到登记员、接待人员、礼仪服务和引导人员、会务主管、会议摄影摄像人员等。
营销会议前要由主管、领导负责统筹安排组建会务小组，确定会议策划执行方案后，明确岗位人员合理明确分工，确保会议顺利开展。
4、会议物品
营销会议所需物品哟啊根据会议内容来定，一般会议主要物品有：展示物品：产品展品（大规格包装、小样品（订货会需要））、奖品，礼品等；宣传物品：纸质宣传资料、资料袋、X展架、易拉宝、条幅、喷绘背景布、门票、邀请函、签名墙等；课件物品：课件讲义、笔记本、笔等
5、费用预算分析
根据会议的规模和内容，分析制定出会议需要花费的项目，并列出项目费用预估，有计划地分配各项费用，防止超支和浪费。结合预期的目标，计算出投入和汇报是否合理，并向公司逐级申请费用支持。
6、会议应急方案
为了应对营销会议中出现的突发事件和问题，制定一套应急预备方案是不可缺少的，对一些不确定的因素，只有做好周密的应对措施，才能够保证会议顺利进行，并得到良好效果。
四、会议营销方案分析
会议主题
“XXXXX”
会议目的
1、传递公司实力形象，塑造公司品牌影响力
2、集中有效资源强力推荐XXX产品，增加XXX产品
的市场认知度和影响力
3、通过本次会议，集中资源助销XX产品销售，促成
销售订单/宣传目的。
会议目标
1、有的放矢的宣传公司品牌形象，力求公司品牌及天
蚕素认知达到90%传播率
2、现场参会客户争取达到50%的订单成交率
会议基本信息
本次会议活动由XXX公司/部门提议召开；由集团市场管理部协助支持并指导。
1、会议时间：XXX年XX月XX日（XX具体时间）
2、会议地点：XXX
会议对象
建议参加本此会议的客户，必须具备以下基本条件
（1）企业的老板/技术总监等核心管理决策层领导人；
（2）在行业内企业经营和产品开发思路理念先进，致力于提升产品品质和企业发展；
（4）企业年销售额达XXX以上的客户；
（5）会议参会人数控制在XX人以内。（备注：根据标准自动筛选客户）
备注：会议邀请客户由当地区域业务经理与上级领导共同筛选确定！
会议内容
会议内容安排：
XXXXX（把会议几个重点议程内容编列出来）
具体会议日程安排：
备注要求：
1、会议现场的气氛营造和音乐烘场一定要做到位；
2、所有讲课老师的时间控制一定要在既定的时间段完成讲课；
3、现场所有其他工作人员必须积极维持好现场的秩序和做好应对突发事件。
会议工作
【会前工作】
1、成立会议工作小组
根据会议需要，临时成立会务工作小组，抽调各方人员，合时间主要议程主讲
人备注
理明确分工，保证会议成功进行。
2、客户邀请准备工作
会议开始前10天/一周，通过拜送邀请函的方式，通知客户参加会议；也可以通过电子邀请函的方式与客户电话沟通将邀请函发送至客户制定的接收邮箱或qq/微信等。
会议开始前两天，再次通过电话邀约，通知客户能够准时参加会议，并强调会议时间，让客户提前做好时间安排，避免与会议时间冲突。
会议开始前一天晚上，再次通过短信方式，通知客户次日能够准时参加会议。
会议开始前5个小时内，再次安排人员通过电话方式，通知客户参会，并对有特殊要求需要接送的客户做好登记，安排会务车辆，提前接送客户至会场。
3、会场布置准备工作（会议前一天工作）
A、会议场地的布置
会议桌椅摆放——会场内桌椅按照圆桌/方桌围坐的方式，将桌椅摆放完毕。
会议宣传物料——条幅的悬挂，宣传展架的摆放，会议资料的分拣装袋。
会议产品陈列——根据会议需要，将会议产品提前产列拜访就位，以便会议期间客户了解。
会议背景墙——根据会议舞台背景尺寸，设计制作好会议背景墙，并提前安装。
会议签名墙——根据会议需要，设计制作高2.5米X长3.5米的客户签名墙，并在会议室门前或大厅安装。
会议其他准备——瓶装矿泉水（或酒店会务接待的热水提
供）
B、会场现场多媒体设备调试
电脑、投影仪调试——根据会议场地自身条件，将讲课电脑和投影仪调试好，且保证会议期间的完整使用。
音响、话筒调试——会场布置前，要求场地提供方将话筒和音响等设备调试好，并保证话筒和音响的效果适合会议讲课使用（调试音效）。
会场音乐准备——根据会议需要，将会议音乐准备好，并拷贝至音响电脑，以便音乐DJ调用。
会场摄影摄像——提前申请并要求摄影摄像人员提前一天到达会场，将录像设备调试好，保证电池满电，并现场采好录像站位，保证会议的现场全程录像。
备注：若有条件，尽量提供两台电脑（讲课电脑和音乐电脑）
【会中工作】
1、时间控制
2、现场气氛营造（音乐暖场、节目表演、团队展示……）
3、现场秩序维护
4、会议互动
5、促销造势、引导等
6、活动进行
【会后工作】
1、会后总结
2、会后客户跟踪拜访
3、会后客户资料整理
4、会后短信答谢祝福等
5、会后跟踪填写服务跟踪表单（周表单、半月表单、月表单）
物料准备明细
a、会议邀请函
b、会议宣传展板
c、会议宣传展架
d、会议宣传条幅
e、手提袋
f、会议记录本
g、会议记录笔
h、客户签名墙
i、产品宣传资料
j、会议服装
k、工作牌
l、企业宣传视频
m、奖品的样品展示准备（根据需要会议现场须提供奖品的样品来作为展示）
（2）会议操作工具
a、音响/话筒
b、电脑/投影仪（讲课电脑、音乐电脑）
c、摄影摄像机
（3）其他准备物料
a、订货单
b、订货收据（加盖公司印章）
c、领奖卡
e、签到本
f、签名墙设计制作
g、签名笔（大号水性笔3支）
h、讲台台花/桌牌等
会议组织小组
总指挥（1人）对本次会议进行总体指挥和策划，安排会议整体工作
协调指挥（1人）协调场内外小组工作，同时与酒店对接协调相关场地及午餐安排等事宜
场内小组（3人）负责会议会前场地布置，会场音乐的播放（DJ），入场前客户引导入座，会中秩序维护和服务场外小组（2人）负责客户接待，签到，配戴参会证，签名，接送等
迎宾小组（2人）会场门口迎宾，并喊出迎宾语（XX公司欢迎您参加学习，祝您学习愉快）
外联小组（1人）负责会议所有物料准备、分拣、制作、购买等工作
客户管理组（1人）负责客户邀请、协助午餐安排及会后客户短信答谢工作
备注：根据本次会议工作人员人数有限，所有工作人员可以多组分配，协同作业，但是必须要做到分工明确。
会议活动
活动一：祝你好运，必奖成功
道具：圆口径抽奖箱；乒乓球；领取卡；眼罩
规则：1、抽奖人到达抽奖箱前，须带上眼罩，然后一只手伸入抽奖箱，抓取做有标记的乒乓球
2、一次只能抓取一只乒乓球然后拿出递交给主持人，主持人宣读中奖信息。
备注：1、本活动设置：特等奖1名，一等奖1名，二等奖2名，三等奖10名，四等奖若干
2、本活动奖项无空奖设置，所有奖项都有相对应的奖品。
费用预算
五、会议营销指导分析
1、会场选择
会场是企业邀请客户来参加会议的场地，它的根本作用就是营造和烘托会场气氛，调动客户现场情绪。因此会场的选择十分重要，具体会场选择要考虑以下因素：
A、会场的地利位置，包括交通要便利，环境要相对优雅。
B、会场应尽量选择在当地知名度较高的场所，便于客户寻找。
C、会场的容量要大、灯光效果，能够客户提供一个宽松、愉悦的环境。
D、音响等配套设备要完善、服务要周到体贴。
2、会场的布置
会场的布置要根据不同营销会议的要求做出不同的安排，为会议创造出最佳的现场效果，使会议的气氛得以烘托，主题得以突出，体现出我们企业专业、细腻的形象。
A、相对式：主席台与客户采取面对面的形式，突出主席台的位置。这种形式分为：礼堂形、教室形、弦月形。
B、全围式：不舍专门的主席台，所有与会者围坐于一起，这种形式分为：圆形、椭圆形、长方形、多边形。
C、半围式：介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其两面和两侧安排席位，这样既突出主席台的位置，又有融洽的氛围，这种形式分为：马蹄形、T字形、拱桥形。
D、分散式：将会场分为若干个中心，每个中心都有一个主桌，在一定程度上，既能突出主桌的地位和作用，又给客户提供多个交流机会啊，气氛也轻松和谐，这种形式分为：圆桌形、方桌形、V字形。
3、会议物品准备
A、会场要清洁卫生，摆放好会议桌和足够数量的座椅，调整好座椅的位置（桌椅尽量做到前后左右保持在一条水平线上）；定做欢迎条幅，可挂在会场门口，也可在场内适当位置（确保一目了然、突出清晰）。
B、根据会议需要，依照参会人数、人员，打印出座次牌，准备签字笔、笔记本等物品（每人一套）。
C、桌面物品：正前方放置座次牌（根据需要选放），右手正前方放置矿泉水，正中放置笔记本，笔记本右侧放签字笔，注意桌面整齐划一，不可过于拥挤、杂乱。
D、会议会场布置更合理充分地应用宣传工具，如：横幅、X展架、展板、易拉宝、海报、宣传册、展示品等。
E、提前准备并摆放好会场进入导示牌，安排专人引导客户进入会场指定位置落座。
F、会场内，幻灯或都应位置、专家位置、讲师位置等必须统筹安排，一定要利于会议组织工作方便、讲解方便、互动方便和交流方便.
4、会场布置细节要求
1、迎宾区：会议引导要主动上前迎接客户，将其领到签到区；迎宾区入口应有醒目的指示牌，并配备一到两名引导元，以引导客户顺利入会场。
2、签到区：签到区设置在会场的入口处或酒店大厅，要干净、整洁、最好有台布，签到桌、座椅，桌台摆放签到登记表、签到笔、客户贵宾证等；客户走到签到桌前落座后，签到人员应面带微笑双手向客户递上签到笔示意签到登记，登记结束后，由另一名礼仪人员负责将会议贵宾证面带微笑亲自为客户佩戴，佩戴好后并递上一份手提袋资料，并引导客户进入签名墙区，引导签名。
3、签名墙：签名墙处一般配备一到两名礼仪接待，手持托盘，托盘内放置4支签名水笔，并示意客户在签名墙处签名。签名同时另配备一名摄影摄像人员全程录制摄像签名环节。
4、条幅/LED：会场的大门口、出口处的正上方、入口处的对面、主席台的正上方都可以悬挂条幅（主席台的正上方悬挂带有会议主题的条幅），烘托现场气氛。
5、产品展示（根据不同类型会议定，如订货会、招商会、产品发布会）：产品摆放要醒目、突出、整齐，产品样品要干净、整洁。
6、会议礼品/奖品：会议礼品/奖品可以提前放置在现场内，礼品/奖品的采购原则要遵循外形大、实用、醒目、性价比高。
7、客户区：客户区的布置要便于客户观看投影和录像，同时桌椅摆放间隙要适中。
5、客户邀约
会议开始前10天/一周，通过拜送邀请函的方式，通知客户参加会议；也可以通过电子邀请函的方式与客户电话沟通将邀请函发送至客户制定的接收邮箱或qq/微信等。
会议开始前两天，再次通过电话邀约，通知客户能够准时参加会议，并强调会议时间，让客户提前做好时间安排，避免与会议时间冲突。
会议开始前一天晚上，再次通过短信方式，通知客户次日能够准时参加会议。
会议开始前5个小时内，再次安排人员通过电话方式，通知客户参会，并对有特殊要求需要接送的客户做好登记，安排会务车辆，提前接送客户至会场。
6、入场仪式
1、迎宾：会的迎宾时间一般是会议开始钱1个小时，要在会场设报到处、咨询处；会场门口引导身披绶带，看到客户到来时要主动上前迎接，并将客户带到签到处。
2、签到：签到处配备1-2名工作人员。接待处要防治签字笔和签到本，向客户递笔时应脱下笔套，笔尖对着自己，双手地上，要耐心。细致的解说会议报到须知及有关事宜，发放资料时，应礼貌地双手递上，客户签到后签到接待人员要对嘉宾的参会表示感谢（语言：感谢您能参加会议，祝您学习愉快）
3、欢迎：在会前5分钟客户进场期间，会务迎宾要在门口列队，故障欢迎客户入场，此时背景应约应让客户放松心情。
4、引座：客户进入会场内后，场内引导员应有礼貌性地将客户引导会场前排就座。
5、接待：客户入座后，会务人员应给客户倒上茶水（视情况而定，有些会议可提供矿泉饮用水）并简单向客户介绍本次会议活动情况，积极与客户沟通，所有工作人员要主动热情地与自己熟悉或不熟悉的客户打招呼。
7、会中营销要素
1、会议负责人负责组织召开会前的工作沟通会，重点强调会议纪律及会议操作注意事项，严格按照会议流程进行，一切工作积极主动，听从会务组安排和指导。
2、所有会务工作人员必须在会议前1个小时到场就位，对会议准备工作进行一次全面、详细的检查，有考虑不周或落实不到位的要及时补救，将所有的硬件、文件、环节检查并对音响设备、投影等电子设备测试一遍，保证准备工作万无一失。
3、所有工作人员在会中现场都要微笑自信的接待好每位客户，会间茶歇也要积极主动做好客户服务工作。
4、会议正式开始后，所有工作人员要进入会场制定区域，各岗位人员就位。
5、对于客户的询问，工作人员必须正确使用礼貌语言，如：“您好！有什么能够帮到您的？”并耐心解答。如遇到自己无法解答的问题，不能轻易说“不知道”，而要说：“对不起！请您稍等，我叫专业人员帮您解答。”或者说：“请您跟