浅谈新时期电子档案管理存在的问题及应对措施

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作者：田力

来源：《科学与财富》2015年第30期

摘要：随着现代科技的不断进步与发展，信息化建设的进程也有所加快，档案是对人民

生活生产的信息进行记录，其管理模式也转变为电子档案管理模式。与传统档案管理模式相比，电子档案管理是以数字化作为核心，通过计算机来完成操作，在提高工作标准化水平的同时也使工作效率获得了提高。由于电子档案具有开放性，所以为公众提供了便利，但是在其实际管理中却还存在较多问题，只有优化管理措施，使其管理效率获得提高，才能令电子档案的利用率获得提高。本文对新时期电子档案管理中存在的问题进行了分析，并提出了几点改善措施，望与业内人士进行交流。

关键词：新时期；电子档案管理；存在的问题；应对措施

前言

在信息化时代背景下，传统的纸质档案管理已不能满足新时期发展的需求，因此必须对其进行优化和改革。电子档案管理是一种现代化的管理模式，主要是运用计算机来完成对电子档案的生成与管理，在设备载体中以数码的形式进行存储，还能在计算机上对档案信息进行阅读与处理。传统所使用的纸质的档案管理方式极易造成档案丢失或者缺失，但是电子档案管理模式不仅能使档案的保存时间有效延长，还能提高其检索效率，令使用者的查询时间大大减少。在使用电子档案管理时也不断有问题或者缺陷显露出来，这些问题在一定程度上会对档案管理现代化进程的发展造成影响，因此，我们应当对其给予重视，积极寻找科学有效的解决措施，以保证电子档案的健康发展。

一、新时期电子档案管理中存在的问题

1.档案的完整性不高

在我国很多电子档案管理企业中，由于其管理体系尚未完善，所以极易在档案管理过程中使其真实性、原始性和完整性受到影响，从而降低了档案的利用价值。独立性和变化性是电子档案内容的特点，电子档案并不是固定不变的，档案管理人员会随着发展变化而对其进行修改，但是却没有对其进行校验，导致电子档案缺乏真实性和准确性。档案管理人员未能按照要求严格地对电子档案进行校验和审核，对于很多错误信息未能及时发现和修改。另外，电子档案的安全系数不高，比起纸质档案管理，更容易被篡改。电子档案不完整的原因主要是其具有较高的变化性和流动性，且储存方式多样，缺失现象的发生率较高[1]。