采购与付款内控流程
目标：加强公司采购与付款管理，规范采购与付款的作业程序范围：
?本程序适用于公司的采购与付款管理
?本程序与公司财务管理制度相衔接
?本程序与公司存货管理程序相衔接
一、采购与付款内控流程——相关部门人员职责
二、供应商筛选以及价格确定控制
管理目标：确定合适的供应商，与符合要求的供应商建立关系；
合理确定采购价格，降低采购成本
关键控制点：
?建立供应商档案，与符合要求的供应商建立合作关系
?要求供应商提供成本核算明细表，由价格管理员对供应商报价的成本构成进行比较与核算
?采购价格需经总经理的批准，副本财务部留底备查
注释：
?价格管理员应知晓公司原材料市场价格水平
?价格管理员建立采购价格信息库，记录历次采购的时间、价格，作为价格核算与价格谈判的依据
?价格管理员进行价格核算时，应详细分析供应商的各项成本构成，并在各供应商之间进行横向比较，充分评估供应商报价的合理性
?根据需要采购的物料种类，寻找供应商；现有供应商可以满足需求，不另寻新供应商?与供应商进行价格谈判过程，应由采购部经理、采购员、价格分析员共同参与，并形成相应得会谈记录
?与供应商谈判确定的价格，需由总经理批准；价格确定后，加入《协作价格表》
三、新供应商开发控制
管理目标：确保新开发供应商的供货能力及供货质量能满足公司生产需要
关键控制点：
?收集供应商资料，采购部内部进行初步审核，确定是否有合作空间
?质量部重点对供应商质量等进行复审，并将相关检测部门报备
?样品检验合格，申请小批量试用；试用结果满足生产要求，将其添加入公司供应商档案?对第一批小批量物资进行全检，检验合格后方可进入合同签订流程
注释：
?采用网络寻找、招标等形式广泛收集供应商资料，从中筛选至少3家备选供应商，?要求供应商提供的样品不少于一个批次的数量
?电器类配件需要申请备案
?对第一批小批量物资进行全检，形成《全检纪录》，交采购部归档
?不符合公司生产要求的样品应及时报废，其相关操作参照固定资产报废流程执行
?若所有备选供应商产品均满足公司生产需要，则报主管副总择优选取供应商，并将未选中供应商资料也添加入供应商档案
?建立供应商档案需提供以下资料
采购部应保证供应商档案资料的真实、准确。需提供以下资料：
1、开票公司名称营业执照副本复印件；
2、组织机构代码副本复印件；
3、国税证副本复印件；
4、一般纳税人需提供国税证盖章页复印件
5、地税证副本复印件
6、收款人姓名或收款公司名称、账号、收款银行
7、以上文件必须（并加盖公章）
三、停止与供应商合作流程
管理目标：对不合格供应商予以淘汰，确保生产
关键控制点：
?终止与供应商的合作应由采购部或供应商提出书面申请，并由采购部经理开具供应商取消资格建议书，以报主管副总评审
?应视供应商对生产影响程度，采取不同措施
?淘汰供应商后通知相关部门
?终止合作后，供应商申请获取货款余额应提出书面申请，由采购部协同仓库、质检等部门进行索赔清查，出具书面报告，由供应商签字确认
?对供应商的处理结果应报主管副总审批；审批通过后方可支付剩余货款
注释：
?在供货过程中出现以下情况，应终止与供应商合作：1）重大质量问题给公司造成损失；
2）出现问题不整改或屡次不参加协调；3）经常不及时供货造成严重脱节；4）供应商主动提出终止合作
?供应商对生产无影响或影响较小，直接淘汰；若供应商对生产影响较大，则应在开发新供应商成功后淘汰
?终止合作后，供应商提出获取货款余额书面申请，应详细说明停止供货原因、产品型号和停止供货时间
?物流中心对供应商所供应产品进行仓库清查，出具《仓库清查报告》；品管部对客户索赔情况以及生产因供方产品造成的损失进行整理，出具书面报告
?采购部汇总相关资料，形成处置结果报主管副总审批
?通知财务部按基本合作合同进行金额付款
四、采购合同签订与复核的控制
管理目标：所有的经济行为都有合同保护；合同符合国家法律法规；合同内容足够详细，保护企业利益。
关键控制点：
?公司建立一套规范的订立合同机制，并书面确定；采购基本合同必须根据公司订立的机制来订立
?采购基本合同须经采购部经理和主管副总审批，合同条款的修改也须经他们的审批?合同的签订权限由管理层决定
?采购基本合同连续标号，副本递交财务部备案
?合同的修改都有相应的依据，所有需求的变化都体现在合同的修改中。
注释：
?采购员同供应商商讨合同条款；合同若需修改，也由采购员出面商讨修改事宜
?公司主要原材料采购基本合同由主管副总与供应商签订合同，其他采购合同由采购部经理签订；
?合同内容包括采购的品种、规格、价格、数量、合同总价、付款方式、付款比例、合同有效期等
?采购基本合同的修改须经采购部经理和主管副总审批
?每月末，采购部将本月订立的合同连续编号，编制合同明细表
?采购基本合同副本送交财务部备案
?及时将供应商资料移交采购部，以便进行采购操作
五、采购程序的控制
管理目标：
公司管理层对采购流程的遵守程度保持监控；原材料采购满足公司的生产需求；发出的订单真实完整，采购的记录真实完整
关键控制点：
?采购订单由公司统一管理，连续编号并连续使用
?只有被批准的采购计划才能填列订单
?订单发出前需经适当复核，确保各项条款的准确性
?订单复核后应根据金额权限由责任人签章以明确责任；订单经责任人签章后方能生效?采购员及时将批准后订单送交供应商签章确认
?技术部门，建立编码（如技术研发用产品(KF......)、工具、劳务用品可用(LS....)
注释：
?采购员填列的订单需要包括采购的品种、规格、数量、价格、总金额、交货方式、交货日期、付款方式等
?根据生产部的规定,采购订单由生产部进行适当的审核
?收到供应商签章的订单后，采购部及时了解和跟踪供应商发货情况，确保生产
?收到供应商签章的订单后，采购部应妥善保管，以便与实际运抵货物核对
?计划外的采购指令，需要申请人填写请购单交至采购部，经副总经理签字后。确认采购，物控部拟定计划,采购下订单。
六、收料通知单及发票的控制
填写报
销单
管理目标：
货品入库的记录准确反应真实情况；各相关部门对收货情况充分了解以便沟通；收货数量准确无误；入库的货物质量达到企业要求；入库的货物都有发票，并且发票是真实的；入库时必须清晰填写规格型号（送货单必须有品名、规格型号、数量、单位）
关键控制点：
?要求供应商随货附送货单，采购部将收货数量与订单及送货单核对，若有差异，由送货方签字确认
?采购部根据实收货物数量填制收料通知单，经手人签字
?收料通知单连续编号，连续使用
?品管部检验货物质量，并在收料通知单上签字
?收料通知单在采购部存档，ERP系统中制进仓单（必须清晰填写规格型号）
?采购部填写报销单时，提供入库单连同发票、若为计划外请购单一起转移至财务部，财务部收到发票，须将发票金额、单价与采购基本合同、订单核对无误并鉴定发票真伪后方可入账
注释：
. 根据实际情况,可用一式多联的报检单中的一联代替收料通知单
?及时处理收到的货物，采购部清点货物数量，品管部检验货物质量，并将结果记录在收料通知单上
?实际收货数量与订单或对方送货单有所差异，应由送货方签字确认；若差异巨大，应及时与供应商取得联系
?对质检不合格货物，品管部门提出退货或折让意见
?
七、退货控制
管理目标：
退货符合公司的规章制度；保证退货后货款顺利收回，避免公司的现金流失；保证退货程序高效，避免影响生产经营。
关键控制点：
?品管部对验收不合格货物开出不合格单据并签章，提出退货或折让意见；不合格单据需连续编号
?在限定时间内处理检验不合格的货物
?物控部主管会同生产、技术、采购部等部门人员讨论品管部提出的意见，并决定处理方式：对有略微瑕疵但不影响生产的物资予以让步接收，对不符合生产要求的物资予以退回；相关处理决定形成书面报告，参与讨论人员签字确认
?负责退货事宜的采购部不能经手退货信息的记录
?折让方案须经主管副总批准
?供应商供货不合格信息及时反馈采购部，由采购部职员将相关信息记录在供应商档案中注释：
?品管部全面检验货物，在不合格单据上列明时间、所有不合格原因，并签字确认
?若未能在货物到达时检验出是否合格，则应做到确认保质期，在保质期内检验出是否合乎公司标准
?检验不合格货物在10天内处理
?采购部将检验不合格结果通知供应商，责其整改；若同一原因出现多次，停止与该供应商合作
?采购部需与财务部联系看退回货物的货款是否已付，如已付，尽快催回货款
?采购部应与仓库商讨退货的方式和渠道
八、应付款入账的控制
管理目标：
入账符合公司的规章制度；保证入账记录的准确；保证入账记录的安全性，避免篡改记录给公司造成损失；计划应付账款付款，避免超出付款信用期，给企业以后购货造成不利影响。关键控制点：
?根据齐全合格的收货凭证及其他有效的附件：订单、合同、进仓单、运输凭证等进行账务处理
?核对发票、进仓单、合同、货运凭证等的一致性，复核后签章进行账务处理
?应付帐款在入账前有一独立第三人复核，复核后签章
?收到原始凭证要及时处理，当日收到当日处理
?收到供应商的对账单，及时对账，发现不一致，立即调查并作相应处理
?独立第三人复核的准确性
?严格不能使用手工进仓单入账
注释：
?应付账款会计根据采购员交来的发票，核对发票与合同、订单、收料通知单的品种、数量、价格。依照运输凭证、发票、收料通知单等准确入账
?若发票上列示的与收货单上列示的不一致，与采购员联系，视具体情况处理应付帐款主管复核该业务的记帐，复核后签章
?独立第三人复核，控制公司在合理信用期内合理占用资金
?将批准后的应付账款分析表和应付款清单交其他相关部门（如采购部）
采购业务内控制度试行
采购业务内控制度（试行）1 采购业务的内部控制制度（试行） 一、采购业务的授权 公司的采购业务全权集中于物流配送中心，包括公司工程用物资、燃器具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。公司办公用品的采购由行政部负责。采购业务分为常备采购（预算内）、非常备采购（预算外）、政策性采购（公司战略需要）。 二、采购计划的制定和审批 公司各单位（分、子公司及各部门）每月25 日向物流配送中心报送下月的物资采购计划，物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存、工程施工计划和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批，经审批通过后下发物流配送中心执行，同时转财务部备档作为资金安排的依据。采购计划审批流程（见流程图1）： 三、采购业务的执行 1、供应商的管理 （1）、采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”（见表1），作为选择供应厂 商的参考。“供应商调查表”呈采购部经理核准后存档。 （2）、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库，供应 商档案包括：供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应
商所提供的合格证明、价格表及相关资料 （3）、每批材料供货结束后，供应商的实绩转记于“供应商资信档案” （见表2），作为评审供应商业绩的资料。 （4）、采购人员依据“供应商调查表”每半年复查一次，更正原有资料内容。供应商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理，未经采购部经理允许，不得随便查阅。供应商调查表应每月报一份给财务部存档。 （5）、物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批制度。在下列情况 下，采购人员应填写“供应商审批表”（见表3），提请主管领导审批：A、原有供应商被撤点；B、开发新产品和新项目投资需引进新的供应商；C、原有供 应商由于种种原因拒绝供货需更换供应商；D、新供应商的物资更适合公司的 需求。 2、商品样品的检验： （1）、对通过初审的供应商所送检的样品，必须经质量检验部门进行各项 指标的检验和检测。 （2）、供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。 （3）、对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。如果评审 结果不合格，要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入选供应商资格。 3、请购申请单的处理 （1）、审核采购申请单各栏填写是否清楚，审批者是否签字。 （2）、紧急采购申请单应优先办理。
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采购与付款的内部控制 企业内部采购与付款的控制与管理，确实很重要，它可以保证采购的及时和资金的安全，同时可以降低采购成本。采购活动至少涉及二方：采购方和供应商。因此，采购管理既有程序问题，又有对供应商的往来以及相关资料的管理问题。 采购与付款的内部控制要注意以下几个方面： 一、采购与付款业务的职务分离 在采购业务中需进行职务分离的有： l、采购申请必须由生产经营部门提出，具体采购业务由采购部门完成。 2、货物的采购人不能同时担任货物的验收工作，以防止采购人员收受客户贿赂，购买伪质材料影响生产经营乃至企业整体利益。 3、付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。 付款的审批通常经过验货或验单后执行（预付款业务除外），以保证货物的价格、质量、规格等符合标准，是采购业务的最后一关，不能让其与目标审查人——供应商直接接触。 4、确定供应商和询价人员应分离； 5、货物的采购、储存和使用人不能担任账务的记录工作，防止绕过验单，减少或误记货物数量金额的可能。 6、接受各种劳务的部门或主管这些业务的人员应适当的同账簿记录人员分离； 7、付款的审核人应同付款执行人职务相分离。 8、记录应付账款人不能同时担任付款职务。 二、采购计划的内部控制 （1）采购业务必须经过请购、批准、订货（或采购）、验收、货款结算等环节。 （2）计划部门应该根据生产经营的需要，依据公司的一般授权（制度授权）与特别授
权，向采购部门发出请购通知单。请购通知单要求注明购入材料用途（包括哪个部门、项目使用，何时要用）。请购通知单同时应报送财务部门作为将来付款的依据。 （3）采购部门根据请购通知单，填制订购单，订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等，预先予以编号，并经被授权的采购员签字。订购单同时应致送仓储部门作为将来验收的依据。 （4）物资的采购，必须与供应商签订合同。重大合同应提请财务部门会签并且应得到公司董事会的批准。合同一经签订，必须及时将合同副本送财务部备案。 （5）批量物资采购，应采取竞价或招标的方式确定供应商，以保证供货的质量、及时性和经济性； 其他采购应注意： 1、固定资产的采购申请应按年度预算方案，事前由使用部门提出，经财务部门核对预算后，交采购部门。 2、临时性物品采购，由使用部门提出采购申请，并应详列采购需求的原因及要求，由使用部门负责人签字核准，交采购部门。 3、对于日常常用零星办公用品或费用等项目的采购，除非是初次需要或发生特殊情况，请购手续可相应简化。 4、保险、广告、咨询等劳务的采购，一般应由职能部门指定专门人员提出采购申请。该类采购申请应附拟选择的供应商并列示服务要求及收费标准，由公司管理层进行审批，同意后直接实施。 三、订货报价内部控制 订货报价是采购业务中的核心业务。其中对供应商品的选择又是保证材料成本和质量目标实现的重中之重。控制措施有：
大型集团内控及业务流程详细案例
E R P系统K L公司 企业内控业务流程指导说明书 我的点评: 这份详细的ERP内部控制标准业务流程,是我一个朋友做过的ERP项目,资料我已经修改掉必要的敏感字段.作为一名公司或集团的内控人员,其职责范围远远超过了一般财务会计,必须对其采购/销售/生产/物流/财务控制等整体进行把握与流程管理规划,而ERP的实施正是采用一套综合的软件来整合每个部门的信息.ERP无论成功率失败的高低,是个必然的趋势.我们不要因为中国当前的成功率来推迟或终止对它的学习,尤其是企业内控/CPA审计/财务经理这样的综合职位的朋友. 编制：ERP项目组 日期：2003.06.05
目录 1 KL营销分公司业务流程图 (5) 1.1 采购业务流程 (6) 1.1.1 采购业务流程 (7) 1.1.1.1 发中转仓采购业务流程图 (7) 1.1.1.2 直发中转仓采购业务流程描述 (9) 1.1.2 采购退货业务 (10) 1.1.2.1 采购退货审核流程 (10) 1.1.2.1.1 采购退货财务退货类型审核流程图 (10) 1.1.2.1.2 采购退货（当月退发票）业务流程描述 (11) 1.1.2.2 采购退货（总部未开发票）处理业务 (12) 1.1.2.2.1 采购退货（总部未开发票发票）业务流程图 (12) 1.1.2.2.2 采购退货（当月退发票）业务流程描述 (14) 1.1.2.3 采购退货（退发票方式）业务 (15) 1.1.2.3.1 采购退货（退发票方式）业务流程图 (15) 1.1.2.3.2 采购退货（退发票方式）业务流程描述 (17) 1.1.2.4 采购退货（折让证明方式）处理业务 (18) 1.1.2.4.1 采购退货（折让证明方式）处理业务流程图 (18) 1.1.2.4.2 采购退货（折让证明方式）业务流程描述 (20) 1.1.3 采购暂估业务处理 (21) 1.1.3.1 采购收货当月暂估处理 (21) 1.1.3.1.1 采购收货当月暂估处理业务流程图 (21) 1.1.3.1.2 采购收货当月暂估处理业务流程描述 (22) 1.1.3.2 采购暂估单到冲回处理 (23) 1.1.3.2.1 采购暂估单到冲回处理业务流程图 (23) 1.1.3.2.2 采购暂估业务流程描述 (24) 1.2 销售业务 (25) 1.2.1 销售业务流程 (26) 1.2.1.1 正常商品销售业务流程 (26) 1.2.1.1.1 正常商品销售业务流程图 (26) 1.2.1.1.2 正常商品销售业务流程描述 (28) 1.2.1.2 委托代销业务 (29) 1.2.1.2.1 委托代销业务流程图 (29) 1.2.1.2.2 委托代销业务流程描述 (31) 1.2.1.3 自营店销售业务 (32) 1.2.1.3.1 自营店销售业务流程图 (32) 1.2.1.3.2 自营店销售业务流程描述 (34) 1.2.1.4 售后直销业务 (35) 1.2.1.4.1 售后直销业务流程图 (35) 1.2.1.4.2 售后直销业务流程描述 (37) 1.2.2 销售退货业务流程 (38) 1.2.2.1 销售退货审核流程 (38)
采购管理规定(含流程图)
采购管理规定 一、公司所有采购事项由办公室采购人员统一管理、执行，特殊情况需报分管领 导批准后可直接采购。 二、所有采购事项都应进行审批，由需求部门填写《采购申请表》，经公司领导 签字后，办公室采购人员统一执行采购。 三、工程、设备、生产原材料等重大采购事项应进行相应的市场调查和询价比较。 四、常用办公物品、备品备件、易耗品的采购应经过比价筛选后确定固定的合作 商，签订长期的供货协议。 五、临时性物品的采购应进行性价比询查，做到货比三家，以确保采购到质优价 廉的物品。 六、采购执行完毕后应及时履行入库手续，由保管员进行验收并登记。 七、采购人员应保存好询价记录以便日后进行查阅参考； 八、涉及售后的物品，应将产品说明书、保修单据等相关资料交有关部门保存。 九、因未履行公司采购管理规定给公司造成损失的，要追究相关责任人的责任， 并视损失程度要求责任人进行赔偿，未进行三家比价的按采购额5%予以处罚。 十、坚决杜绝在采购中收受回扣、损公肥私等违法行为，一经查实除要承担赔偿 外一律开除。
采购作业流程 采购作业流程 流程图责任部门责任人 各部门各部门主管 办公室办公室采购人员 办公室办公室采购人员/需求部门/ 需求部门公司领导 NO 办公室办公室采购人员/财务总监 /公司领导 办公室办公室采购人员 办公室/供货商办公室采购人员/供货商 NO 办公室/需求部门需求部门人员 OK 办公室办公室采购人员A：材料需求申请 B：查询库存 C：制定采购计划并比 价，草拟合同 D：合同审批 E：采购跟、催、交 F：供方交货 G：检验 H：入库
采购作业细节说明A：1）材料需求申请：各部门根据需求和工作计划，填写采购申请计划表中的名称、规格数量。 B：1）查询库存：办公室采购人员在接到采购申请表后查询库存量，如有类似规格物料可征求部门意见可代用的就代用，最终采购数量需扣除库存数量（仓库备用除外）。 C：1）采购员根据采购申请计划表项目内容要求，进行市场询价、比价，选择至少三家供应商比较（单价、质量、付款周期、服务等），优选合格供应商。 2）比价时，需求部门根据需求，提供专业和技术支持。 3）日常使用设备、备件、材料的供货商，经确认合格，符合公司合作条件的列入合格供应商名录，以备后用。 4）采购申请计划表审批：需求部门——办公室采购人员——审核批准（公司领导）5）办公室采购员依据批准后的采购申请计划表进行采购，与供货商商定草拟供货合同，采购合同需要明确货品规格型号、名称、单价、付款及结算方式、交货期、品质要求、包装要求及违约责任等 D：1）采购合同报财务总监——主管副总——总经理或董事长签字审批同意后方可采购，合同审批不合格的重新与供货方商定后再审批。 2）采购合同附采购申请计划表。 E：1）采购订单下发后办公室采购员每天需密切跟踪、催交货品，确定交货期。 2）供方所供货品不能按期交付于我司时，采购员需提前与需求部门联系沟通，落实情况。 F：1）供方按约定交期送货至我司，办公室采购人员依据采购表《送货单》核对实物是否相符（规格型号、名称、颜色、数量、单价）并办理入库手续。 2）收货时发现所送货品不符我司订购货品要求的，立即要求联系供方，做相关交涉处理。 G：1）货品到经初验符合后，由办公室采购人员及时通知需求部门检验，经检验合格的物品需由需求部门签字认可。 2）所供货品经检验不合格时，由需求部门填写原因，通知采购部、供货商，限期（3天内）要求整改并回复处理措施及改善措施。 H：1）经检验合格的货品由办公室管理人员办理入库手续，并将物品入库或发放需求部门。
采购业务内部控制
第十章采购业务内部控制 一、内控目标 1促进本公司合理采购，满足公司经营需要，规范采购行为，防范采购风险； 2确保采购活动以及供应商的管理方法和程序符合国家法律、法规和本公司内部规章制度的要求； 3保证供应商的资料数据保存完整，记录真实、准确，易于管理，便于追踪，同时合理设置供应商审核程序与审核权限，提高企业的决策效益与效率； 4维护和发展良好的、长期并稳定的供应商合作关系，开发有潜质的供应商，促进企业的长远发展战略； 5确保授权合理，与采购相关的关键岗位、职责相分离，保证采购资料及数据记录的真实、准确、完整； 6加快资金周转，降低采购成本，防止资金占用，提高经营效率。 二、关键风险 1采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致公司销售不及时或资源浪费； 2供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈； 3采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。
三、内控范围 本手册主要描述了上海来伊份股份有限公司（以下简称本公司）关于采购管理的相关控制流程，主要包括供应商管理、食品类商品采购、非食品类物资采购、价格调整、商品生命周期管理等。 (一)购买 1.本公司的采购业务应当集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，降低采 购成本，堵塞管理漏洞。本公司应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。 本公司除小额零星物资或服务外，不得安排同一部门办理采购业务全过程。 2.本公司应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门， 授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。 本公司可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排本公司的采购计划。 具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。 3.本公司应当建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商 签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。 本公司可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。 4.本公司应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。大宗采购应当采用招标方式， 合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。
采购与付款内控管理制度
采购与付款内控制度 第1章总则 第1条为加强公司对采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，公司根据国家有关法律法规，制定本制度。 第2条本制度所指的采购业务包括采购计划、采购订单、合同订立、价格评审、物资入库、购货发票、登记应付账款和支付货款等业务。 第3条本制度适用于公司以及各成员单位。 第4条单位负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施负责，主管采购业务的负责人和财务负责人对采购与付款业务的真实性、合法性负责。 第2章岗位分工与授权批准 第5条公司应当建立采购与付款业务的岗位责任制、明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离，制约和监督。 采购与付款业务不相容岗位至少包括： 1、请购与审批； 2、询价与确定供应商； 3、采购合同的订立与审计； 4、采购与验收； 5、采购、验收与相关会计记录； 6、付款审批与付款执行。 不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。 第6条公司的物流部是负责采购和付款的直接责任单位，其他部门和个人办理采购和付款业务时，必须经采购部经理批准，并执行本制度规定的执行程序和办法。 第7条公司应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务
的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。 第8条公司的物流部门应建立内部的职责分工权限，确保采购与审批人员分开，采购与货物验收或保管员分开。 第9条公司应根据具体情况对办理采购与付款业务人员进行岗位轮换。 第10条采购部门除对采购及付款的真实性和合法性负责外，还应对公司的存货的安全性和计量的准确性负责。 第11条物流部门要保证对已采购的生产材料及低值易耗品的价值计量准确，以便于成本核算的准确性。 第12条公司物流部门在办理采购业务时应按如下程序执行：根据生产部门下达的采购计划做采购准备，对采购计划进行审核，然后进行询价、比价，由质量管理部审核、主管副总审批后确定供应商，签订合同，采购、办理验收入库，登记账簿、支付采购货款。 第13条物流部门负责编制请购单、询价与价格谈判、签定合同、采购物资、请求付款等。 第14条财务部门负责结算采购款项，登记存货及应付款项账。 第15条财务部门在确保采购业务的真实性、合理性以及符合付款手续后，积极组织资金付款。 第16条付款及审批执行公司的货币资金管理制度： 1、采购资金支出需要先编制物资采购计划，经主管副总、财务副总和总经理审批后履行借款审批程序。 2、经手人负责填写借款单进行资金支出申请，要求填明资金借款的数量、原因、使用部门和数量及支付方式（现金、支票、电汇）,要求经手人本人签字确认。 3、物流经理负责审核采购物资数量和价格的合理性及是否需要采购的适用性，对采购物资的质量进行供应商选择把关，对采购渠道进行审核。对资金支付的风险负责。 4、主管副总负责审批程序的合理性和采购效益性，是否有采购计划、是否符合公司规定标准，采购方的选择及价格是否合理，超标准使用资金需要特殊说明。 5、财务副总负责审核采购审批程序是否健全，对资金的支出计划做出审批。对往来款项进行账目核对，对采购资金进行合同核对，对资金的支出风险进行审批。
采购管理制度及采购流程
采购管理制度及采购流程 一、目的： 规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。 二、适用范围 适用本公司范围内采购管理 三、内容 （一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 （二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算 （三）采购流程图如下：
寻找供应商 审批流程 询价比价议价 采购洽淡 签采购合同付款审批流程下采购订单 交货验收计划对帐财务结算验收合格验收不合格入库退、换货 采购需求
四、制度细则 （一）采购需求的提请 1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。 2、采购需求流程如图：
3、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素： ●请购的部门； ●请购物品所属项目； ●请购的用途； ●请购的物品名； ●请购的物品数量； ●请购的物品规格； ●请购物品的样品、图纸或技术资料等； ●请购物品的需求时间； ●请购如有特殊需要请备注； ●请购单填写人； ●请购的部门负责人； ●请购单的审核人； ●财务审核人； ●公司总经理。 4、请购单及其提请规定 ●请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门。 ●请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请购部门备份。 ●涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。
采购业务内控制度(试行)
采购业务的内部控制制度（试行） 一、采购业务的授权 公司的采购业务全权集中于物流配送中心，包括公司工程用物资、燃器具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。公司办公用品的采购由行政部负责。采购业务分为常备采购（预算内）、非常备采购（预算外）、政策性采购（公司战略需要）。 二、采购计划的制定和审批 公司各单位（分、子公司及各部门）每月25日向物流配送中心报送下月的物资采购计划，物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存、工程施工计划和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批，经审批通过后下发物流配送中心执行，同时转财务部备档作为资金安排的依据。采购计划审批流程（见流程图1）： 三、采购业务的执行 1、供应商的管理 （1）、采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”（见表1），作为选择供应厂商的参考。“供应商调查表”呈采购部经理核准后存档。 （2）、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库，供应商档案包括：供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料 （3）、每批材料供货结束后，供应商的实绩转记于“供应商资信档案”（见表2），作为评审供应商业绩的资料。 （4）、采购人员依据“供应商调查表”每半年复查一次，更正原有资料内容。供应商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理，未经采购部经理
允许，不得随便查阅。供应商调查表应每月报一份给财务部存档。 （5）、物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批制度。在下列情况下，采购人员应填写“供应商审批表”（见表3），提请主管领导审批：A、原有供应商被撤点；B、开发新产品和新项目投资需引进新的供应商；C、原有供应商由于种种原因拒绝供货需更换供应商；D、新供应商的物资更适合公司的需求。 2、商品样品的检验： （1）、对通过初审的供应商所送检的样品，必须经质量检验部门进行各项指标的检验和检测。 （2）、供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。 （3）、对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。如果评审结果不合格，要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入选供应商资格。 3、请购申请单的处理 （1）、审核采购申请单各栏填写是否清楚，审批者是否签字。 （2）、紧急采购申请单应优先办理。 （3）、无法于需用日办妥的采购申请单，须及时通知申购单位。 （4）、接到撤销通知的采购申请单，应先处理，并在采购计划中删除。 4、询价及洽谈： （1）充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。 （2）向供应商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、验货方式、付款方式。 （3）同规格产品的供应商至少对比三家（注明供应商的地址电话，填写采购询价表（见表4），执行询价程序。 （4）寻求其他更适合的替代品。 （5）有没有价格上涨、下跌因素，经成本分析后，设定议价目标。 （6）询价单应注明与供应商议定的成交条件。
采购与付款过程内部控制论文
浙江工业大学成人教育学院 毕业论文说明书 题目企业采购与付款内部控制问题探讨 专业会计学专升本 班级2012级业余（下沙教学点） 学生姓名吴文丽 指导教师金英雷舰 2014 年5月
摘要 本文章，我们将以一家国内生产板式换热器的A企业为研究对象，对其采购与付款的过程与流程进行现状的调查分析，以内部控制的五要素为研究要点，使用风险评估工具对其现状进行风险评估，找出目前的采购与付款过程存在的风险项目，以及这些项目会带来的危害，并评估出各项目的风险系数，针对风险系数高的项目，制定相应的改善或控制活动。针对企业的内部环境，信息与沟通，内部监督等要素上采取一系列的行动来健全针对采购与付款过程的内部控制体系，有效的降低此过程存在的风险，能够达到节省采购成本、避免财产流失的目的，能够维护企业的正常经营运作。 本文章的探讨过程和实施的改善内容给企业如何在某些管理环节上进行或改进内部控制，提供了一个有实践意义的案例。 【关键词】：内部控制采购与付款
目录 一、内部控制的五大要素 (1) （一）内部环境 (2) （二）风险评估 (2) （三）控制活动 (2) （四）信息与沟通 (2) （五）内部监督 (2) （六）五大要素直降的关系 (2) 二、内部控制的作用与目的 (4) 三、A企业采购与付款过程内部控制的现状与问题点 (5) （一）A 企业概况 (6) （二）A 企业采购与付款过程现状 (6) 四、从内部控制五大要素上看如何进行问题点的改进 (7) （一）风险评估实践 (7) （二）控制活动实践 (8) （三）内部环境改进 (8) （四）信息与沟通改进 (10) （五）内部监督 (10) 主要参考文献 (12) 致谢 (13)
内部控制流程图
. 内部控制流程图
. 目录 第一部分：内部控制工作开展步骤及流程 一、工作步骤 二、工作流程图 三、主要经济活动的管理结构 四、制度框架 第二部分：经济活动控制 第一节预算业务控制 一、工作步骤示意图 二、工作流程图 三、风险点及主要防控措施一览表 第二节收支业务控制 一、工作步骤示意图 二、风险点及主要防控措施一览表 第三节政府采购业务控制 一、工作步骤示意图 二、工作流程图 三、风险点及主要防控措施一览表 第四节资产业务控制 一、工作步骤示意图
二、风险点及主要防控措施一览表第五节建设项目业务控制 一、工作步骤示意图 二、风险点及主要防控措施一览表第六节合同业务控制 一、工作步骤示意图 二、工作流程图 三、风险点及主要防控措施一览表
第一部分内部控制工作开展步骤及流程 一、工作步骤 （一）成立内部控制领导组织机构 单位要单独设置内部控制职能部门或确定常设的内部控制牵头 部门，负责组织协调开展内部控制工作 （二）开展单位层面内部控制 1、建立集体议事决策制度 主要内容：议事成员构成；决策事项范围；投票表决规则；决策 纪要的撰写、流转和保存；决策事项的落实程序；监督程序、责 任追究制度等 2、建立关键岗位管理制度 主要内容：单位内部控制关键岗位；关键控制岗位责任制；关键 岗位轮岗制度和专项审计制度；关键岗位工作人员岗位条件及培 训制度等 3、建立会计机构管理制度 主要内容：会计机构设置；会计人员配置及岗位责任制；财会部 门与其他业务部门的沟通协调制度；会计业务工作流程等 4、按照单位的控制工作需要建立其他管理制度 5、按照内控规范要求建立六项主要经济活动的管理结构(见下文 )（三）开展经济活动内部控制 1、梳理单位六项经济活动的工作流程，明确工作环节，查找风 险点
采购管理流程图
公司采购管理程序 一、目的 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 二、范围适用于本公司所有采购的物料及耗材品 三、定义 3.1物料：指本公司所经营所需之直接与间接物料 3.2采购人员：运营部执行采购业务人员 3.3需求人员：各部门开具请购申请之人员 四、采购作业流程 4.1.请购的定义：请购是指某人或者某部门根据市场及门店需求确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写物料申请给部门经理审核后提交运营部。 4.2采购作业是从接受物料需求一选择适当的厂商，并确定物料之名称，规格质理交货期等要求，和订单发出，确认及物料接收并按时请款之过程. 4.3应在合格供应商中选择供应商，如需采购物品现有的供货商无法达成，就在网上或朋友介绍开发新的供应商，则由运营部对其供货商进行选择及评估流程对供应商进行选择，考核等作业。如需采
购的产品中有被客户批准或指定的供应商，则运营部在采购产品时，必须从客户批准和指定的供应商名单上采购有关产品，如运营部要从其他供货商处采购时，必须将此供货商提供给客户批准，并经客户批准被列与客户指定的供应商后，采购方可从该供应商处采购物料。如客户有新批准的供应商名单或客户对原批准的供应商名单做修改和更改时，采购人员必须及时对此客户批准的供应商名单进行更新. 4.4对直接购买的物料，由采购人员收到采购申请单时对请购的物料进行审核及供应商价格，数量及交期等的确认。如果是重复性的采购，采购直接在系统里生产采购订单并打印，经运营部主管经理签核后传真给供应商，如果是新物料或新供应商，则进行供应商选择和评估及样品评估流程，进行记录。然后才能执行采购流程传真给供应商。采购须进行采购追踪及监控采购的物料，及时准确的到达公司入库，然后财务根据送货单，入库单进行对账。如供应商无法按交期交货时，采购应征求相关单位是否调料，或采取紧急对应措施（自行提货）如周期较长的物料可先行订货，但要征求运营部门主管及经理的同意. 4.5间接物料采购，由需求人员填写采购申请单，经部门经理批准并写申请单号后交采购人员进行采购作业。采购人员对申请单进行审核以及交期确认。如采购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何影响的物料采购（如：文具，消耗品，劳保等）由需求部门根据其实际工作需要报经采购经理审批，由采购员直接进行采
采购管理制度及流程
采购管理制度及流程 篇一 一、目的： 规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。 二、适用范围 适用本公司范围内采购管理 三、内容 （一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 （二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算 （三）采购流程图如下： 四、制度细则 （一）采购需求的提请 1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。 2、采购需求流程如图： 3、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素： l 请购的部门；
l 请购物品所属项目； l 请购的用途； l 请购的物品名； l 请购的物品数量； l 请购的物品规格； l 请购物品的样品、图纸或技术资料等； l 请购物品的需求时间； l 请购如有特殊需要请备注； l 请购单填写人； l 请购的部门负责人； l 请购单的审核人； l 财务审核人； l 公司总经理。 4、请购单及其提请规定 l 请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门。 l 请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请购部门备份。 l 涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。 l 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。 l 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须作出书面说明。 l 请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和补充的，应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
采购与付款内控管理制度
采购与付款内控管理制度 一、为了加强对公司采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为， 防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》和《内部会计控制规范》等法律法规，制定本制度。 二、本规范适用于公司全体在册人员 三、单位负责人对本单位的采购与付款业务的真实性、合法性负责。 四、公司应该将采购与付款业务不相容岗位职能相分离，不得由一人同时完成采购、付款业务的全过程。采购与付款不相容岗位职能包括： （1）请购与审批相分离 （2）询价与确定供应商相分离 （3）采购合同的订立与审定相分离 （4）采购与验收相分离 （5）付款审批与付款执行相分离 五、公司应当根据具体情况对办理采购与付款业务的各岗位人员进行 定期岗位轮换。 六、采购与付款应该严格按照授权审批规定及程序办理，不得超越审 批权限。 （一）由需购人提出《请购核准表》（附表一）写明所需数量、规格等，报主管审批；
附表一：请购核准表 制表人：________________ 说明：本表由请购人批准购买后交财务，作为付款依据及索票挂账依据；经办人购物后须负责将发票交财务，若无票挂经办人帐待票到销账。 （二）请购审批核准后分三种情况： （1）、机器设备零部件耗材，交由财务进行询价，然后由采购员购买，交由使用单位验收领用，由采购员将购物发票和验收单一并交与财务核对进行财务核算。 （2）、机器、电子设备，由采购业务部门签订合同，交由财务询价核价后，再交主管领导审核后购买；购后交由使用部门验收领用，将发票、验收领用单一并交与财务核对进行财务核算。 （3）、原材料，交由财务进行询价，然后由采购员购买，交由
采购业务内控流程
四川东风四通车辆制造有限公司 采购内部控制流程 一、采购业务的定义 ?定义：采购业务主要是由商品（泛指广义的商品，包括所有的外购辅助材 料、零配件、半成品、成品等商品）、原材料、和固定资产三个部分的采购供应组成。它一般包括以下三个环节： 签订购货合同； 验收原材料或商品入库； 结算支付货款。 二、采购业务内部控制的基本要求 ?采购工作中计划、订货、验收、结算等各个环节必须分工负责。对重大的 物资或设备采购事项要进行特别授权。 ?采购人员除经过特别授权外不得擅自改变采购内容，只能按批准的品种、 规格、数量进行采购。 ?除零星采购外，采购业务均需签订采购合同，采购合同必须报财务部一份。 ?采购支付货款必须经过认真审查、核对合同后，方可付款结算。除小额采 购外，采购货款必须通过银行转账结算。 ?采购的物资必须经过验收方可入库。采购过程中的损耗必须查明原因，经 过相关领导审核批准后方可处理。 ?采购部应付供应商的货款明细必须定期与财务部核对并保持金额一致。三、采购业务内部控制流程 ?采购前先填写“物资采购计划单”，办理申请手续。公司各部门所需要的材
料、商品和其他物质，或者仓库认为某种货物的储备量已达到最低储备限额而需要补充时，应当通过填写“采购计划单”的方式，申请购货。“申购单” 由负责这类支出预算的主管人员签字后，送交采购部门负责人审批，并授权采购人员办理购货手续。采用这种方式，能使每一次采购业务都有相应的依据，这对于提高采购的计划性，节约使用资金，分清各有关部门和个人的责任都有较好的作用。 ?“采购计划单”一般采用一式两份的方式，详细注明：申购部门、申购物资名称、规格、数量、到货日期及用途等内容，一并交采购部。采购部据此办理订货手续后，其中一份退回申购部门或人员，以示答复。 ?采购时要签订“采购订货单”，规范采购业务。公司除零星物品的采购可随 时办理外，大量采购业务应尽可能签订采购合同并采用订货单制度，以保证采购业务规范化。“采购订货单”是采购部进行采购业务的一种业务执行凭证，也是购销双方应当共同遵守的一种契约，它不仅使采购业务在开始时就置于计划控制之下，而且便于在任何时候、任何环节下对整个采购业务进行查询。 ?“采购订货单”可根据实际情况，采用数张复写的方式，其中一张送交销货单位，请求发货；一张交仓管部门，作为核收物品时与到货票据核对的依据，即验收货物的依据；一张由采购部作为存根归档保存，以便对所有的订货与到货情况进行查对、分析。 ?采购物资到达时应填写“入库单”，严格验收之后方可入库。采购部门购回 的各种原材料，都应及时送交仓库验收。验收人员应对照销货单位的发货票和购货订单等，对每一种货物的名称、规格、数量、质量等严格查验，在保证货、单相符的基础上填写“入库单”。
采购内部控制流程图
采购内部控制流程图 (一)组织规划控制。1.不相容职务的分离。应当加以分离的职务通常有：授权进行某项经济业务的职务要分离;执行某项经济业务的 职务与审核该项业务的职务要分离;执行某项经济业务的职务与记录 该项业务的职务要分离;保管某项财产的职务与记录该项财产的职务 要分离等等。2.组织机构的相互控制。一个单位组织机构的设置和 职责分工应体现相互控制的要求。具体要求是：各组织机构的职责 权限必须得到授权，并保证在授权范围内的职权不受外界干预;每类 经济业务在运行中必须经过不同的部门并保证在有关部门进行相互 检查;在对每项经济业务的检查中，检查者不应从属于被检查者，以 保证被检查出的问题得以迅速解决。 (二)授权批准控制。授权批准控制指对单位内部部门或职员处理经济业务的权限控制。单位内部某个部门或某个职员在处理经济业 务时，必须经过授权批准才能进行，否则就无权审批。首先，要明 确一般授权与特定授权的界限和责任;其次，要明确每类经济业务的 授权批准程序;再次，要建立必要的检查制度，以保证经授权后所处 理的经济业务的工作质量。 (三)预算控制。预算控制是内部控制的一个重要方面，包括筹资、融资、采购、生产、销售、投资、管理等经营活动的全过程。对单 位各项经济业务编制详细的预算和计划，并通过授权，由有关部门 对预算或计划的执行情况进行控制，其基本要求是：第一，所编制 预算必须体现单位的经营管理目标，并明确责任;第二，预算在执行中，应当允许经过授权批准对预算进行调整，以便预算更加切合实际;第三，应当及时或定期反馈预算的执行情况。 (四)实物资产控制。第一，限制接近，以严格控制对实物资产及与实物资产有关的文件的接触，如现金、银行存款、有价证券和存 货等，除出纳人员和仓库保管人员外，其他人员则限制接触，以保 证资产的安全。第二，定期进行实物资产清查，保证实物资产实有
采购流程及采购流程图
采购流程及采购流程图 1 采购过程 1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》 对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制，确保所采购的产品或服务符合规定 的要求。PMC部是采购过程的归口管理部门。 1.2 公司确保按如下要求预先评定供方： A、根据公司的需要，按提供产品或服务的能力评价和选择供方； B、明确各类供方的评定方式和评审程度； C、根据公司的需要，按规定的周期选定或重新选定或评价供方； D、评定合格的供方列表明确，以便公司采购时选定； E、形成并保留相关的记录或资料，包括可能要求采取的纠正措施要求。 2 采购信息 2.1 公司采用统一的采购文件，在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关 的验证要求。 2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。 2.3 在相关的采购文件中明确如下信息要求： A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求； B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求； C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。 2.4 按要求保存有关的记录和资料。 3 采购验证 3.1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》，按照经批准的检验文件，对所有采购物料实施进货检验或验证，以验证采购物料是否符合采购文件的要求。 3.2 公司可以根据合同或协议，派代表到货源处进行复查或验收，或在本公司的顾客有要求时，由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证，但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任，也不能排除其后的复验和拒收。 3.3 公司应做好进货检验或验证记录，以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量
企业采购业务内部控制资料
企业采购业务内部控制 资料 文稿归稿存档编号：[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-
【最新资料,Word版，可自由编辑！】 摘要：企业采购业务表现为企业内和企业外、物资流和货币流、流通和生产的相互影响、相互交织。企业采购业务是企业经营生产重要的组成部分，主要是以支付货币资金或者负债代价的形成来换取生产经营中所需要的活动。怎样进行有效的采购业务内部控制和提升企业的经济效益，是企业面临严峻市场形势下能够持续发展的必然选择。 关键词：采购业务；内部控制；企业采购 企业采购业务内部控制要加强防范采购业务的风险，防止资金的不当使用和闲置，把采购成本和采购付款风险尽可能的降到最低，同时能够供应上企业经营活动所需要的物料使用。目前我国采购业务引发高犯罪率而且呈现逐步上升的趋势，引发犯罪的主要原因是一些企业经济业务的处理程序和内部控制制度存在很大的问题，企业想要很好的对采购业务进行控制，就必须建立和加强以及完善采购业务的处理程序和内部控制制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资按质按量按时和经济高效地满足生产经营的需求。 一、采购需求计划的控制 采购业务从计划开始，采购需求计划是向市场采购各种物资或组织订货的依据，需求计划规定着采购的时间、采购的物品、采购的数量、采购的方式等。 需求计划分为以下三点进行阐述：1.要强化需求计划的管理，需求计划通过项目管理来明确方向、落实计划、来源资金、安排资金、订货要求和时间，确保需求计划物资的准确性。2.企业全面预算管理与需求计划管理共同发展，需求计划要与设计、技术、工程、生产等部门及时进行信息交流和沟通，提高需求计划的准确性。3.要提高计划审核人员和计划提报人员的业务技能，针对计划审核人员和计划提报人员开设业务技能培训班。主要培训计划审核人员和计划提报人员的物资信息分类管理、计划管理和物资计划专业知识，通过培训来确保物资信息分类、提报依据的准确性符合标准要求。二、采购方式和价格的控制 首先，采购部门应当定期了解、研究大宗通用重要物资的成本构成、市场供应形势、市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。为了避免信息不准确造成采购成本增加，同时确保采购的价格公平合理，采购人员要时刻盯紧市场的变化，适当的调整采购战略，根据市场价格的波动情况及时对材料采购价格进行调整和控制。其次对于报价管理，价格管理人员要整理收集各种物资的价格信息、成交的历史价格信息、供应商产品报价信息来编制物资采购的价格。最后对于采购方式，采购方式要依据科学经济情况进行具体分析，要打破传统的采购思维模式。在采购的过程中认真的分析什么物品可以通过招标方式采购、什么物品可以通过策略协议方式采购、什么物品可以通过竞标方式采购等。 三、采购合同的控制
采购管理和流程图
采购管理流程图
采购流程 目的 便于在最适当的时间，可能的围，以最低价格，向最适当的供应商购买品质最佳、数量最恰当的原料、商品和服务。对采购过程和合格供应商进行控制，确保所购物资满足工厂生产的需求。 过程 1、生产计划部门制定《采购申请单》，仓库对常用材料可制定《月采购计划》。 1.1生产计划部制定的《临时采购申请单》,需经部门负责人审批。重大、重要物资需经高层领导批准，经仓库核实后送交采购部。仓库制定的《月采购计划》每月底交采购部。 1.2采购单必须注明所购产品的名称、型号、质量、数量、交货日期、理想单生产价、验收标准等相关事项。可推荐供应商。 1.3采购部收到采购单后，根据实际情况认真组织、收集供应信息合理安排。 1.31对一些需要定做的材料,假如计划量达不到厂家一次性定做的量,此时我们就必须与计划部门协调,根据生产实际情况,加大定量, 以期达到最理想的定量。 1.32对一些专用的产品，请生产计划部门对产品的规格型号进行认真细致的确认，以便完全正确。方便我们采购时找到生产的源头 厂家。 1.33对一些专用的，价格较昂贵的产品，及时的与生产计划部及技术工艺部沟通，讨论是否可以使用替代产品。 2、根据所购材料对最终产品性能的影响程度，将采购物资分成三类。 2.1重要物资：直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客投诉的物资； 2.2一般物资：不影响使用性能或即使稍有影响可采取措施予以弥补的物资； 2.3辅助物资：包装材料及在生产过程中起辅助作用的物资。
3、识别、掌握采购要求，确定供货方向。 3.1识别、掌握所购产品的性能、精密度、品牌、厂家及其它的特殊要求。 3.2确定产品的采购方向。 3.21对于重要物资,确定采购方向时,不能局限于一个地区,一个围,要尽可能多的找不同的地区的不同的厂家进行比较，在同等质量的前提下，寻求合理的价格。 3.22对于一般物资、辅助物资，只要在质量能保证的前提下，我们应尽可能的找价格低的厂家。即不管生产产品的厂家的规模如何，只要它的产品质量符合我们的使用要求，价格合理，我们就选用。 3.3了解产品的申购部门及申购人，以便进行技术洽谈。 4、对供方的评定三类物资的区别。 4.1对于重要物资，需要经过样品测试和小批量试用测试。然后由技术部把测试结果反馈给采购部，测试不合格时，允许供方重新送样，但最多不能超过两次。测试合格后，通知供方小批量的送货，技术人员对送样产品检验合格后，交由生产部门试用。 4.2对于一般物资，采取样品试验的方法，样品试验后由技术部把测试结果反馈给采购部，测试不合格时，允许供方重新送样，但最多不能超过两次。测试合格后，通知供方小批量的送货，技术人员对送样产品检验合格后，交由生产部门试用。 4.3对于辅助物资，采用使用前对其进行检验或验证的方法作出评价。并且保存检验或验证记录，评价合格后由采购部通知其送货。 5、询价、报价、招标。 5.1对供应商进行最大限度的询价，供应商应不少于两家。对其价格性能进行综合比较、对市场趋势和前景进行分析。 5.11询价采购：同时找几家供应商进行比质、比价、比服务。 5.12竞争性采购：同时找多家供应商，根据我们产品要求、技术指标进行竞争性的招标采购。 5.13单一来源采购：对一些因为受技术、工艺、专利等原因控制的产品，只由单一的供应商提供。既然产品是单一的，那么它的用