e-HR项目需求建议书
目录
一、项目总体要求
（一）概述
（二）e-HR远景
（三）e-HR系统总体目标
二、集团层面业务需求
（一）集团层面业务需求范围
（二）系统的有效控制和管理（权限）
（三）在线自助服务（权限）
三、人力资源管理主要业务需求
（一）组织机构与岗位编制管理
（二）人员信息与档案管理
（三）考勤管理
（四）薪酬管理
（五）绩效管理
四、e-HR系统平台功能分析
（一）员工自助平台
（二）HR部门操作平台
（三）系统兼容与功能拓展
五、e-HR系统实施步骤需求
六、e-HR软件产品需求对比
一、项目总体要求
（一）概述
将人力资源管理办公基于信息化、电子化，使之高效合理运作是目前企业人力资源管理发展的趋势和目标，随着IT技术的发展同时也实现了e-HR （Electronic Human Resource）系统的产生。
e-HR系统一方面提高人力资源部门的工作效率，缩短管理周期，减少工作流程中的重复性操作，减少不必要的人为干扰；另一方面能促使员工养成遵守公司管理制度、工作要求的习惯，使员工自主选择工作程序和信息服务提高工作效率，最终使得公司全员从行政事务性工作解放出来，降低了整体的人工成本、时间成本，提高团队协调性和工作效率。
（二）e-HR远景
首先，整合集团人力资源管理数据和信息，实现数据共享，动态管理，提高数据的时效性、准确性。为人力资源管理提供分析决策依据。
其次，梳理集团人力资源职务职能体系，优化人力资源管理业务流程，形成有机整体，实现集团人力资源的系统化管理。清点、盘活集团人力资源，降低人力资源管理成本，提高人力资源管理效率和水平。使人力资源管理更加有效、灵活的服务于企业战略目标。
最后，搭建集团人力资源服务的网络平台，全面实现人力资源管理信息化，并与集团其他信息化系统无缝集成。
（三）e-HR系统总体目标
全面人力资源管理
人力资源管理信息系统是一种适合于多种人力资源管理解决方案的开放式平台：由HR自行定义多种信息数据项目；实现业务流程自定义与重组；管理工具以组件的形式灵活组配；通过战略模块控制不同层次的业务活动。以保证满足当前人力资源管理要求，同时兼顾未来人力资源管理的变革带来的人力资源业务调整。
人力资源管理系统是涉及全员参与的核心应用平台，包括高级管理层、中层管理者、人力资源管理者和员工等不同角色的人员参与的应用平台。同时，其涉及人力资源管理的全部领域，包括人力资源规划、战略支持、人员信息管理、职务职能管理、招聘甄选管理、绩效考核、培训开发、薪酬管理等各个应用，同时提供灵活开放平台满足当前需要和未来发展的要求，因此具备“内容全面，结构合理”的特点。
提供人力资源管理的全员参与平台。使公司的人力资源管理工作从高层管理者的战略
设定、方向指导，到人力资源管理部门的规划完善，再到中层经理的参与实施，最终到基层的员工自主管理，形成一个统一立体的管理体系。
业务驱动应用
人力资源管理系统为一般员工、直线经理和人力资源管理者以及高层决策者等提供个性化的人力资源管理业务操作窗口，以事件和流程为中心规划业务进程，使琐碎的业务活动变得清晰明了；
用户人力资源管理系统为各种操作角色提供丰富多样的各种打印、查询等模块，方便各种不同条件的组合模糊查询和精确查询，使用起来更方便快捷；
系统预警平台对重大事件或者例外事件进行及时的预警，作为一个灵活的、自动化的例外信息管理和报告工具，可以始终帮助企业了解运行中的关键活动和事件，有助于工作流程的自动化，更快更好地进行经营决策。
系统提供了多种手段和方式，来满足个性化的应用要求。可自行设置：单据模板、查询模板、打印模板，即使是菜单都可自定义：针对每个操作员，都能够定义其菜单的组织方式与个性化的名称，并且能够集成其他系统的应用，为每一个操作员都提供一个真正的一体化、个性化的操作环境与应用平台。
开放灵活
人力资源管理信息系统通过客户化平台提供各种不同系统接口实现系统的开放和灵活，提供包括Excel、Txt等不同格式的数据导入导出接口，方便与不同格式数据的灵活转换。
决策支持
人力资源管理信息系统提供查询模板、查询引擎、数据加工、查询统计、报表工具等不同的查询、统计、分析工具，同时根据规则进行结构分析、变化趋势分析等分析工作，实现强大的数据组合分析功能，实现数据的决策支持。
信息共享
作为企业信息系统的核心平台，人力资源管理信息系统必然与其他相关系统存在接口关系，外部系统的人力资源数据必然也要共享企业人力资源管理信息系统，同时，随着未来信息化发展，也同样存在着复杂系统的对接，用户人力资源管理信息系统通过可扩展平台实现与外部系统的信息共享和无缝对接。
依据此功能，人力资源管理信息系统应从根本上扭转了相对独立的各系统之间信息无法共享的弊端，所有的信息由专人进行维护。通过制定相应的信息浏览、调用、修改权限，保证了系统相应的子模块信息只能在权限范围内被正确使用，从而实现了信息及时、准确、安全地显示在需求人员的桌面。
集团管控
通过开发用户全集团人力资源管理信息系统，逐步实现全集团人力资源管理上下一条主线，充分发挥集团总部人力资源部门与各一、二级下属单位人力资源部门工作的指导、
协调和沟通作用。 二、集团层面业务需求
（一）集团层面业务需求范围
主要实现集团人力资源的宏观管理和关键业务的管理。包括：e-HR 系统的有效控制和管理；人力资源管理数据的挖掘；员工服务中心业务需求。
集团可通过系统工具制定各类数据表结构，如薪酬表、绩效考核表、招聘需求表、培训需求表、培训档案表、员工信息表、职务体系表、劳动合同表、考勤休假表、员工异动表等。也可通过系统下达给各单位。
e-HR 系统日常操作和管理中产生的规范性结果数据通过专门的传输工具通过互联网同步至集团总数据库中。同步内容包括，每个人的薪酬管理数据、社会保险参保标志数据、绩效考核结果、招聘需求信息、培训需求信息、员工培训档案、组织结构信息、职务体系信息、员工基本信息、员工档案信息、劳动合同信息、考勤休假信息、员工异动信息等。
（二）系统的有效控制和管理（权限）
对于集团总数据库和管理系统，在总部局域网范围内可通过各项功能的设定和按不同角色分配权限。如图：
集
成平台
（三）在线自助服务（权限）
1）高管自助
●可查询浏览单位和部门信息。
●可查询浏览各单位和部门所属的人员信息。
●可按各类报表、图表的方式，及时、准确的掌握人力资源状况。
2）直线经理自助
●浏览本部门人员信息、考核结果、薪资发放情况（可按个人和时间范围查询），有
关报表等。
●浏览个人薪资发放以及补扣款情况信息；浏览社保、公积金情况等。
●可以提交部门招聘需求和培训需求。
3）员工自助
●能远程登录填写个人参保信息。提交培训需求，查询培训计划。
●浏览个人薪酬福利、社会保险和公积金发放情况。
三、人力资源管理主要业务需求
（一）组织机构与岗位编制管理
1、现状及问题
目前集团使用的‘职位及编制台账’，并不能完全实现组织结构的全面性，信息不足，解释不足成为目前组织而机构管理的主要难点。并且‘职位及编制台账’从功能上也仅仅是岗编设立无法完全满足组织管理的需要。（如图所示）
2、需求与分析
1）组织管理
●适应集团企业不同的管理需要，支持多种组织机构设计模式，支持显示权限内
的各单位信息及部门信息，并自动生成组织机构图；
●支持集团内跨单位复制部门，实现组织快速复制；
●支持部门新增、更名、合并、转移和撤销等业务；
●记录单位、部门的变更情况，满足对组织机构变更过程的管理需要；
●支持集团内虚拟组织（长期或临时性项目团队等）的设置，灵活制定虚拟组织
人员和分配角色；
●灵活定义单位、部门的各项基本信息与辅助信息。
2）岗位管理：
●支持集团级标准岗位的设置，满足集团内统一建立岗位体系的需要；
●支持集团内跨单位复制岗位信息；
●灵活定义职务、岗位的基本信息、辅助信息、工作职责及任职资格要求等，可
灵活生成岗位说明书，奠定以岗位体系为核心的人力资源管理的基础；
●灵活实现岗位新增、合并、撤消与反撤消等业务；
●记录岗位的变更情况，满足对组织机构变更过程的管理需要；
●支持对后备人才（继任人）管理，保障组织发展的人才储备；
●基于系统登陆日期，实现对历史岗位现任人员和曾任人员的信息浏览、分析、
对比，为组织管理领导班子和核心人员的提供依据；
●支持组织内部各层次及各职位任职情况分析；
●支持对历史任职信息的浏览。
3）编制管理
●支持集团内组织编制的管理，分别提供单位编制与部门编制的管理；
●制订及自定义设置单位编制权限两种模式，支持上级单位为权限内下级单位制
订单位编制；
●支持部门、岗位编制的层层分解；
●支持单位编制的多版本管理，支持对相应版本的单位编制下的部门编制及岗位
编制进行多版本管理。
（二）人员信息与档案管理
1、现状与问题
1）目前集团在人员信息管理工作中包含：人事台账、证书台账、劳动合同以及个人销售台账。（如图所示）
人事台账
劳动合同台账
证书台账
一方面，由于台账的繁多导致HR部门员工工作重复性劳动过多，员工陷于复杂繁琐的记录工作和基础管理工作，无法体现出人力资源管理的价值。无法及时根据数据情况进行项目管理和统计分析，且多台账管理存在数据不准确的情况。
另一方面，业务部门员工对个人信息的提交存在遗漏、缺失、拖延等情况。其主要因素是人力资源管理缺乏员工的自我管理和约束。同时也导致了业务部门员工对自己的在司工作信息的认识比较缺乏，如个人薪资结构、个人职级、个人绩效等。
2、需求与分析
1）人员信息采集
●支持外部数据的导入，充分考虑业务数据的整合；
●人员信息采集“转入人员档案”时根据编制数进行超编提醒；
●支持人员信息子集的唯一性校验。
2)人员信息维护
●能适应集团企业的需要，提供对当前单位及权限内下级相关单位人员信息的浏览；
●经过申请确认，实现对跨公司人员的引用，从而实现业务处理中对这些跨公司人
员的参照；
●灵活自定义集团和单位级员工档案结构，完整记录员工从进入单位、发生变动到
离职的全过程的历史信息，包括任职情况、奖惩情况、工作经历、培训信息、考
核信息、合同信息、薪资变动信息等；
●提供对所有员工的信息管理，包括正式员工、解聘员工、离退员工等不同人员分
类的管理；
●提供业务人员、管理人员、技术人员、营销人员等不同序列人员的不同管理模式。
3)人员信息分析
●各级单位可以动态查询、分析权限内下级单位的人员信息数据；
●预置了多种常用的员工信息卡片、花名册、查询统计模板与报表，用户也可根据
需要自定义各种查询、统计、分析方案；
●支持按时间、部门等条件进行查询统计，并可输出个人资料单项、综合列表，为
人力资源优化配置提供依据；
●可按任意条件对人才结构进行统计分析，自动生成统计报表或多种图形，为人才
使用和预测提供依据；
●支持利用预警功能实现员工生日、转正、合同等自动提醒。
4）劳动合同管理
●提供对各类人员合同的全面规范化管理，包括劳动合同、岗位协议、保密协议、培
训协议等，记录签订情况并对合同的变更、续签、解除、终止进行跟踪管理；
●提供各类人员合同模板功能，确定各类合同的基本属性及内容，支持各类人员合同
模板的导入、导出管理，支持附件功能；
●提供劳动合同试用期、合同到期的预警提示，以便及时处理；
●实现劳动争议事件的记录和统计管理。
5）人员类别管理
●系统可将人员类别进行功能行划分，充分利用数据整合；
●根据不同类别的员工信息进行报表分析和统计；
●根据不同类别的员工信息进行统一操作处理，如兼职员工薪酬统计等；
●要求系统可更具企业特点和不同时期的管理需要进行临时性人员类别划分和设置。
1、现状与问题
目前集团考勤管理仍处于手工登记和申报阶段，‘集团信息化管理系统’仅将打卡记录进行公示。但全面的考勤管理不仅仅是上班打卡记录，还包括行对复杂的假别进行管理，且根据各地方不同劳动政策，管理难度直接影响到员工关系。
2、需求与分析
1）考勤记录（略）
2）出差管理
●可以灵活定义单位的出差制度，设置出差类别；
●可制定出差计划，提供出差申请及审批管理，并对出差情况进行记录；
●可在线查询有关人员的出差状态，如出差地点、联系方式、回归时间等；
●提供出差前工作交接及出差后的补休管理。
3）休假管理
●用户可以灵活定义单位的休假制度，设置休假类别、休假规则；
●可根据员工的个人情况，自动计算年休假、医疗期、探亲假等假期天数；
●为员工制定休假计划，提供休假申请及审批管理；
●提供休假到期预警与销假处理功能；
●可自动计算和累计员工的假期，对休假情况进行统计，结果可提供给薪酬管理
统使用。
1、现状与问题
目前我集团薪酬管理方面也实行多台账管理，其包括‘薪点结构台账’、‘实发薪酬台账’、‘人工成本月报台账’、‘个人销售奖金发放台账’、‘人工预算统计与支出台账’，今后根据业务需要，还将增加“额外薪酬异动指标使用台账”、“业绩薪金台账”等。从目前使用台账分析来看，可分为标准类和计算类，通过e-HR系统管理可将原有核算、记录的工作量大大减少，数据更新更具被关联性和同步性，从把工作重心放在薪酬调研、人力成本分析、薪酬结构合理性等方面，HR员工在薪酬管理方面真正具有管理的功能。（台账图例略）2需求与分析
1）集团薪资管控
●集团e-HR系统应支持设置集团多级薪资体系，包括薪资类别、薪资项目、薪资
期间、薪资规则表、税率表、代发银行等，对于各单位都是相同的薪酬发放方案
的前提下，集团多级薪资类别可直接分配给下级单位使用，而不必分别设置，从
而简化用户操作，同时也满足了集团统一管控需要；
●支持薪资档案中对当前单位人员及跨单位引用人员的选择，支持对当前单位人员
及跨单位引用人员薪资的发放；
●在薪资发放时提供工资总额预警提示。
2）单位薪资处理
●集团e-HR系统应支持国家税务总局出台的新的年终奖计税规定和算法，按照新
规定进行纳税计算；
●支持对薪资发放表、薪资统计报表按部门进行分页打印；
●支持为某薪资类别指定其所包含的薪资发放项目，经理自助与员工自助可按照权
限进行个人及部门的人工成本；
●提供完善的薪资统计分析功能，系统预制多种薪资查询、统计、分析工具，为制
定薪资制度与调整薪资结构提供依据。支持生成不同格式的薪资明细报表和统计
报表。
3）集成应用
●集团e-HR系统应支持薪资数据以与银行自动转帐系统相容的数据格式输出，并
储存于磁盘，方便向银行报盘；
●与考勤休假系统链接，根据员工考勤情况调整员工薪资；
●与绩效考核系统链接，根据员工考核情况调整员工薪资或计发奖金；
●与福利系统链接，可将员工福利数据返回到薪资系统中查看；
●与自助系统链接，实现员工网上查询个人当月薪资及薪资历史情况。
（五）绩效管理
1、现状与问题
目前我集团绩效管理存在的问题有：
1）绩效考核实施过程中手工登记录入，效率低下
2）员工对自我绩效管理认知度不高；
3）绩效考核指标过于笼统，缺乏准确性和及时性（很少修改，修改很麻烦）；
4）绩效制度不健全；
5）绩效周期与岗位划分不明确。
2、需求与分析
●e-HR系统应支持集团-多级单位-多级部门绩效管理业务；
●支持多级指标类型和多级指标构成的指标体系和考核结果逐级汇总，支持BSC、
KPI指标设置；
●支持多级顺序考核流程，支持面对面/背对背的考核设置；
●支持对考核结果的审核功能，同时可按部门/岗位等条件查询选择被考核人，可管
理不同考核人员，并选择不同类别考核人，构成360°、270°、180°等不同纬度的
考评；
●支持对关键事件和述职总结的记录，并提供员工绩效申诉反馈、考核面谈、考核
认可的记录功能；
●提供考核结果的浏览、分析、统计功能，可生成结果分析报表，支持各业务环节
中的消息、邮件、等形式的通知/预警功能；
●可以设置和浏览每个考核方案的定义信息，包括方案基本信息、考核人类别设置、
考核评分规则、考核等级设置、参数设置等信息，这些信息设置在后续业务中可
进一步细化和调整等。
四、e-HR系统平台功能分析
e-HR系统将集团各用户进行角色分类，根据使用功能以及工作需要确定用户的使用权限和角色定位。目前普遍应用与e-HR管理系统中主要分为员工自助平台和HR部门操作平台，主要功能区别在于员工自助平台主要体现人力资源管理中信息数据的体现和过程管理，HR部门操作是将该信息数据进行统计、分析、划分、整理等一系列整合工作。
1、角色分类与功能体现
●根据集团业务需求设置符合集团发展的角色分类，例如高管自助平台、一般
经理人自助平台、一般员工自助平台；
●根据角色平台的不同设定功能模块，例如高管自助平台可包含人力成本分析、
公司子集人员分析、人员流动分析等。而一般经理人自助平台则针对专项业
务进行划分，例如市场部经理自助平台可包含，团队销售提成分析、人员专
业能力分析等。一般员工自助平台则针对员工个人进行日常考勤、薪酬、绩
效以及人事事务性申报和其他操作。
2、权限划分
●权限划分具有针对性和临时变更的功能；
●具有较强的保密性，放置信息数据的泄露和遗失；
●明确权限给予的流程和步骤；
●部分岗位具有跨权限操作的功能，如临时项目组负责人。
（二）HR部门操作平台
1、信息数据整合
●系统应具有数据更新提醒功能，确保数据的时效性；
●按不同阶段根据不同形式进行数据储存，例如不仅按时间点进行数据结存，
也可按项目类型进行数据结存；
●数据更新应具有关联性，例如薪酬结构发生变化，整体人力成本分析报表也
发生更新数据，体现新的核算结果；
2、报表功能强大
●报表应具有分析功能和第二层数据体现，如人员离职报表一层面反应离职人
数、离职率，进行分析得出去年同时期离职情况比较，并且在二层面可已查
询具体离职的人员信息；
●报表维度的多功能组合，例如将选取相关‘定义词组’即可得到完整的报表
内容；
●报表公式应完全汉化，操作相对简单明了。
（三）系统兼容与功能拓展
1、系统兼容模块要求
●数据导入可兼容excel、txt等多种数据格式；
●具有统一导入模板，节省数据格式重新排序的步骤；
●尽可能多的兼容模式操作，避免上线使用准备工作过于繁琐（是具体情况而
定）。
2、系统功能拓展要求
●e-HR系统应具有拓展功能，目前要求能与考勤录入系统兼容，或实现数据
导入；
●技术层面上，今后能与OA、ERP等信息化管理系统进行对接；
●e-HR本系统中模块的无缝链接，尤其是薪酬与绩效管理中的数据导入、转
换、核算；
●e-HR软件供应商对该系统定期进行软件更新升级，该系统叶应具有更新升
级的功能和空间（主要考察软件供应商的服务水平）。
五、e-HR系统实施步骤需求
目标一：选择合适的e-HR系统和良好的长期系统维护服务。
目标二：建立符合公司需求的实施计划，避免追求完美导致使用缺陷。
第一步：建立e-HR系统项目实施小组（3-5人）。
项目组成员除了HR部门的关键业务人员和有经验的IT管理人员外，还应该有企业的管理者代表参与以加强与企业管理层的沟通。项目组承担e-HR系统需求、软件调研、预算申报、硬件数据参数评价、合同谈判等一系列上线准备支持工作。
第二步：需求确认与e-HR系统产品甄选。
调研集团人力资源管理现状，从工作需求为出发点，设定2-3年功能模块实现，最终满足集团中长期人力资源管理内容和机制。选择能保持长期维护的软件供应商，选择能符合集团中长期人力资源管理的e-HR系统软件。慎重考虑系统软件的延展性。
第三步：确定上线模块和建立系统上线实施进度表。
建议集团分期实现系统上线，一期主要实现人力资源信息化统一管理和薪酬模块，二期完成绩效管理和培训管理的上线计划。由于e-HR系统改变了人力资源管理的模式和理念，前期的数据统计、上传和调试以及员工使用习惯都存在一定的适应过程，所以一期上线主要是基础人事管理模块和薪酬管理模块。绩效管理模块放置二期实施，主要原因是薪酬管理模块功能完全实现后，才能体现绩效薪酬相结合。
注：招聘工作对e-HR系统的依赖性不大，目前集团招聘工作重心应放在拓展招聘渠道等更有效的实施方面。
第四步：系统上线前的准备工作。
准备工作分为两部分，第一部分40-60天主要进行调试、培训和功能设置，第二部分60天主要进行上线试用和最终调试。准备工作主要包括：IT资源测试、数据收集与上传、功能需求设置与调试、软件上线使用培训、个性化需求设置、系统上线数据测试、系统上线试用以及系统最终调试。
e-HR系统模块上线实施计划表：
?建立e-HR系统
数据库
?建立基本人事
管理功能
?建立薪酬管理
?在薪酬管理的基
础上增加绩效管
理模块
e-HR系统二期2014
年年底完成
?与集团OA或ERP、
进行关联，实现
统一的集团人事
审批流程，实现
人事管理电子化、