电子档案管理存在的问题与发展前景

电子技术

102 2015年21期电子档案管理存在的问题与发展前景

胡伟民

国网鸡西供电公司，黑龙江鸡西 158100

摘要：电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料，它是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，档案人员要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。

关键词：电子档案；管理方式；发展前景

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1671-5810(2015)21-0102-02

1 引言

计算机技术的快速发展，电子文件在现代化社会得到广泛应用，无纸化办公已成为一种趋势。但目前的电子档案管理仍存在一些问题，使的电子档案的真实性、保密性、安全性和长久性都受到威胁。因此，对电子档案进行现代化管理保证其真实性安全性是至关重要的。

2 电子档案的特点

与传统档案相比，电子档案具有如下特点：

2.1 依赖性和不可识别性

电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。纸质档案都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读记录。

2.2 信息存储的高密度性

无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。

2.3 载体的多样性

传统的档案，记录信息的载体是纸，变化的是纸张规格的大小，但电子档案载体有磁盘、磁带、光盘等，呈现多样性。

2.4 信息共享性

传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了因特网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。

2.5 信息与载体之间的可分离性

电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。

总之，从电子档案的特性可以看出，电子档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，实现异地远程调阅，给人类、经济、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题，如：数据的易消失性；信息的不安全性；信息的易改动性；信息的易出错性；由于这些特性，给原有的档案工作的基本理论和原则提出了新的挑战，决定了电子档案在收集、鉴定、编目、检索等方面与传统的纸质档案有本质的不同。

3 电子档案管理存在的主要问题

3.1 电子文件档案的原始性，真实性容易被破坏

保证电子文件的原始性，真实性，完整性的技术难度较大，档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性，计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或篡改内容都很难被识别。

3.2 电子档案的长期可读性问题

当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，才能识别它的信息内容。因此，电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性，决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。随着电子技术日新月异，计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，不同软件、硬件环境形成的电子档案载体互不兼容，难以互换，对于需要长期归档保存的电子档案来说，若干年以后，很可能出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备。这是一个比档案载体寿命更为重要的问题。

3.3 电子文件档案信息安全问题日益突出

随着全球化，信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性，开放性，共享性，动态性发展，使得任何人都可以自由地介入INTERNET，电子政务系统中大量的政府公文通过INTERNET发布，高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听，泄密，篡改和伪造，同时，电子档案在发送，接收，保管，归档时又面临病毒的入侵。

4 电子档案管理过程中具体措施

4.1 电子文件全过程管理

由于电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

4.2 切实可行的信息保护措施

信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从人口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证，防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。

4.3 重视和加强对档案管理人员的培养

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。

4.4 加强对电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理

软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务