事业单位档案管理存在的问题

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事业单位档案管理存在的问题

史永鹏

山东临沂市兰山区委办公室

摘要:随着信息技术的发展,也对我国的事业单位档案安全管理提出了挑战。但是由于档案的复杂性,导致事业单位在进行档案管理时常常出现问题,影响档案正常的管理工作。本文主要通过研究事业单位档案管理的现状,探讨事业单位档案管理中出现的问题,并提出相应的解决对策,同时强调了事业单位档案管理的重要性。

关键词:事业单位档案;管理问题;解决对策前言

众所周知,当今社会档案作为一个相对客观、理智地描述人的方方面面的材料在日常生活中有着十分重要的作用,尤其是在求职以及人员调动上的作用更为显著,其中在事业单位中档案可以说是影响人一生的重要材料,因此安全的管理事业单位的档案是一件十分重要的事情,但是由于各种因素的限制,目前我国在进行事业单位档案管理的过程中不可避免的出现了一些低级的错误,因此积极采取措施解决事业单位档案管理中的问题是势在必行的。

1事业单位档案管理的现状

事业单位档案在事业单位发展以及进行各项活动时都有着十分重要的地位,因此安全管理档案是十分重要的,但是由于事业单位档案管理十分繁杂,导致目前在进行事业单位档案管理中总会出现各种各样的问题,而这主要是由于以下原因造成的。

1.1重视度低

事业单位档案安全管理一直都是一个各界人士关注的热点,但是尽管事业单位工作人员以及单位领导对其关注度十分的高,但是由于事业单位高层人士没有准确的认识到档案在事业单位发展中所起到的作用以及档案管理内容的重要性,从而忽视档案管理的工作,进而导致从事档案管理的相关工作人员认为自己的工作不重要,不重视自己的工作内容,从而导致档案管理的水平越来越低,严重影响单位的发展。

1.2工作人员的专业素质问题

我国的事业单位档案管理水平越来越低不仅是因为事业单位的工作人员对其重视度较低,档案管理的工作人员的专业素质较低也是重要的一个原因。由于社会上人们的偏见造成对档案管理工作十分的不屑,从而导致从事档案管理工作的人员多为学位较低的人员,这些不具备相应知识水平的工作人员在进行工作时经常会出现档案资料缺失、档案内容泄露的状况,从而严重影响了相关档案人员的正常生活,进而影响事业单位的发展。

1.3设施不够健全随着社会的发展,信息化时代脚步逐渐的加快,而这种快速发展的信息技术也在一定程度上促进了档案信息化时代的到来,不可否认档案信息化后更便于管理,但是信息技术的普及也导致了档案信息易丢失、易篡改的情况发生,而这主要是由于相关的硬件设施不过关,从而导致事业单位档案管理水平不过关造成的。

1.4不能合理的利用档案资源

事业单位档案在一定程度上具有促进事业单位发展的作用,除此之外事业单位档案在人事调动、活动开展方面都有着举足轻重的作用,因此合理的利用档案资源能更快、更健康的促进事业单位的发展,但是由于在档案管理人员退休时未能及时的与下任档案管理人员进行人事交接,从而导致新一届的档案管理人员不能及时的了解过往的档案资料,造成不能及时的与当前的档案一起进行评估和对比,进而影响档案管理的水平。

2改善事业单位档案管理中所出现问题的策略事业单位档案对人、对单位都事关重要,因此采取恰当的措施改善目前事业单位档案管理所存在的问题是非常必要的。

2.1加强对档案管理的重视度

如果想要更好的改善事业单位档案管理中所存在的问题,就必须从根本上进行解决,因此首先要提高对档案管理的重视度。重视度增加了就能极大的提高工作人员的工作责任心,进而改善档案管理水平较低的现状,这就需要事业单位高层人士明确了解档案在事业单位发展中的重要性;另一方面应该提高档案管理室在事业单位中的地位,从而提高员工工作的积极性,以保证档案管理室的工作气氛,进而安全的管理档案。

2.2提高工作人员的专业素质

提高工作人员的专业素质是保证事业单位档案能更好的进行管理的一项重要措施。这是工作人员能更好的掌握档案管理的知识、在工作期间及时的吸取失误教训的途径,提高工作人员的专业素质不仅包括提高工作人员的工作效率,更包括提高工作人员的专业知识水平,而这就需要对员工进行培训,不仅包括岗前培训,还包括继续教育及新技术的培训,通过这些手段不断增强管理人员的专业业务水平,进而提高事业单位档案管理的水平。

2.3健全设施,完善信息化建设信息化时代正加快脚步到来,而实现档案管理信息化也是时代发展之必然,但是由于硬件水平在一定程度上影响着档案管理的信息化建设,所以加强硬件建设,健全档案管理设施同样是十分必要的。而这就需要引进现今的先进的档案设备,并且加大力度研发档案设施以及对硬件的开发,从而更快的实现档案信息化建设来提高档案管理的水平。

2.4合理的利用档案资源

合理的利用档案资源就必须完全掌握所有的档案内容,这不仅需要事业单位建立完善的档案管理制度以及档案监督制度,也需要建立适应的档案管理规则,更需要建立档案管理人员新旧交接的规则,从而保证档案管理人员能大致的掌握档案的位置以及大概内容,以方便档案管理以及利用。

3事业单位档案管理的重要性

我国的事业单位在社会发展以及促进社会和谐中有着十分重要的作用,体现了社会的进步,而事业单位的档案在一定程度上就是这些过程的记录者,因此安全管理事业单位档案不仅可以促进事业单位的发展,还是事业单位更好的服务社会,为社会和谐发展做出极大贡献的需要。

结语

综上所述,事业单位档案在新时代发展中有着十分重要的作用,但是由于事业单位对档案管理的重视度过低、工作人员专业素质过低、相应的档案管理设备不完善以及对档案资源的利用不够合理,导致我国的事业单位档案管理水平过低,影响了社会的发展,但是只要采取恰当的措施改善在档案管理中出现的问题,就一定能使事业单位档案发挥其应有的作用。

参考文献:

[1]张文浩.电子文档保管与保护的新理念、新技术、新策略[C]中国档案学会.档案事业科学发展:新环境新理念新技术.2008年档案工作者年会论文集(上册).中国档案出版社,243-252.

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