供应商管理办法

供应商管理办法

采购合约部工作手册供应商管理办法XW-GS-CH-14

供应商管理办法

1. 目的

建立健全供应商档案,丰富供应商库,杜绝不合格供应商参与公司相关服务项目,为公司筛选出合格的供应商。

2. 范围

适用于公司供应商的筛选、评审、报批工作。

3. 职责

3.1公司总经理负责供应商评审结果的签批工作。

3.2各项目负责发起供应商评审、报批工作。

3.3供应商评审小组负责对供方的考核、评估工作:评审小组由项目、工程管理部/行政人事部、采购合约部、财务部组成。

3.4采购合约部负责供应商相关信息的收集、整理,分类并建立档案。

4.工作程序

4.1 供应商资料的收集及分类

4.1.1由采购合约部将参与投标/服务的供应商名单整理成册,包含资质、联系人,并分A/B类附投标单位资质证明材料存档。A类为提供服务后经评审合格的单位,B类为有合格资质/产品的单位。

4.1.2 供应商在服务结束后由采购合约部根据评审结果编入合格供应商目录或不合格供应商目录。

4.1.3 对于各部门要求新加入的供应商,由对应部门附相关资质证明材料、实例考察情况经审批通过后交采购合约部编入供应商目录,有过合作并经评审合格的为A类,其余为B类。

4.2 供应商的评审及报批

4.2.1每年12月或供方合同到期前1个月由采购合约部组织评估小组,对供方(业绩、质量、售后服务等)进行综合评价,对全年物资采购价格情况进行分析,并抽取部份采购物资进行市场比价调查,并根据市场调查情况,编写市场调查报告,并填写《供方年度评价表》,编发《合格供方名录》报公司副总经理审核后上报公司总经理审批并存档;

4.2.2凡在年度评价中未达到评审要求的服务供方,报财务总监、常务副总、总经理批准,以下列方式进行处理:取消其合格供方资格

4.2.3评审经果涉及常供物资价格发生变动后,经评估小组审核,由采购合约部及时更新的价目表发放至各项目及相关部门,并修改速达软件中的货品价格。

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4.2.4合同约定的服务结束后,由项目发起供应商服务评审,填写《供应商业绩评定表》,交采购合约部存档。

4.2.5 对于评定为不合格的供应商,由项目发起报告,各级主管部门领导审核后上报总经理审批,建议年限内不允许该供应商参与公司对应项目的服务工作。

4.2.6 采购合约部根据《服务外包方业绩评定表》及审批报告建立合格供应商目录和不合格供应商目录。

4.3 供应商的管理

4.3.1 合格供应商纳入合格供应商目录,并可在以后各类招标/服务中直接邀请参加,不再另做资格预审。

4.3.2 不合格供应商纳入不合格供应商目录,根据审批报告中总经理批复的不予邀请的年限禁止该供应商参与公司各类服务工作。

4.3.3 新邀请的供应商,必须做资格预审,并由工程管理部/行政人事部进行实例考察后交采购合约部存档。

4.3.4 长期使用、批量采购的供应商选择应在集中招标或比价后确定,并签订合同,直接列入合格供应商目录,合同年限内可直接采购。

4.3.5 对首次供应物资的供方,除提供充分的书面证明材料外,对物资应经样品检验或小批量试用,证明合格才能供货;小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供应商经采购小组审核、总经理批准后,可列入合格供应商目录。

5.相关文件

5.1 供应商目录(分A/B两类)

5.2 供应商实例考察表

5.3 供应商业绩评定表

5.4 供方基本信息资料表

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