论文书档案的重要作用及保管工作

管理论坛论文书档案的重要作用及保管工作

张玉梅

（德惠市政府采购中心，吉林德惠130300）

摘要：文书是事业单位档案一种形式，是事业单位的信息数据库，是事业单位工作开展的基础。文书档案记载了事业单位发展历史，在社会不同发展时期，文书档案记载事业单位的不同数据，以为管理层进行决策提供数据支持。本文主要在讨论财政局的文书档案管理重要性基础上总结文书档案的管理策略，以为财政局文书档案管理提供参考。

关键词：财政局；文书档案；重要性；管理

1引言

文书档案在财政局的日常工作中占重要位置，主要是由财政局行政事务活动形成的文书转化而来，主要包括指示、决定、公告、会议记录、请求等多种形式和内容，是财政局发展过程的记录。文书档案在财政局中有重要作用，需要加强管理以为管理导决策提供数据支持，同时提高财政局的工作效率和工作水平。

2文书档案的重要性

2.1单位发展历史的真实记录

从宏观层面来看，财政局档案的最重要价值是记录财政局发展历史，通过对特定时间和地点发生的事件进行分析，可以推断出一定社会时期内财政发展规律和进程，可以为财政局发展方向进行指导，对财政局的文化建设有督促作用，能助力财政局未来的经济发展。

2.2单位社会活动的客观写照

文书档案是财政局进行社会实践和社会活动的产物，利用这些档案可以促进财政局的整体建设，以帮助财政局站在客观和科学角度进行财政局活动的真实记录，并根据记录进行相关政策的制定，通过调整社会生产方式来促进社会进步。

2.3单位业务考查的依据

文书档案是社会分工是各行业领域业务能力考核的标准，文书档案可以利于上级部门对财政局的业务进行核查，以促进财政局制定良好的发展对策。

3文书档案管理的重要意义

3.1方便信息查询的便捷

在社会不断发展过程中，市场经济体制也在完善过程中，财政局在经济发展过程中的作用越来越重要。财政局在市场中业务的开展主要通过文书档案进行确定和客观记录，这些记录可以为财政局信息完善提供支撑，同时更便于利用，可以为财政局的信息查询提供有价值且有效的数据支持。

3.2法律效力

财政局的文书档案是有一定法律效力的，是财政局进行设立、发展、变更和注销的依据。文书档案对财政局工作的各个环节进行记录，为政府进行定期核查提供了法律依据，即为核查提供了违规情况的依据，也为核查提供了维权诉讼的依据。

3.3优化文化建设

文化建设是财政局建设的核心内容，而全面客观的文书档案可以反映财政局事务发展的进程，为财政局的文化建设提供精准数据，为财政局文化建设提供有效保障。

4文书档案管理对策

4.1提高重视

相关数据显示造成财政局等事业单位文书档案保管和管理效率低下的主要原因是领导的不重视。单位工作成绩突出和顺利开展与领导的重视程度密切相关，文书档案管理作为财政局重要工作之一也不例外。想要做好文书档案的管理首先财政局领导要从自身出发，认识文书档案管理重要性，重视文书档案管理工作，将文书档案管理纳入到财政局日常工作中来，使财政局文书档案管理工作与财政局的服务工作紧密结合，做好档案管理的示范和榜样作用。同时要加强文书档案管

理的宣传作用，使财政局的每一位工作人员都意识到文书档案管理的重要性，自觉参与到文书档案管理工作中来，建立大型档案管理室。

4.2落实基本政策

财政局文书档案管理政策落实是有效管理档案的保障。首先，财政局要完善文书档案管理人员配备，要根据不同部门的工作性质与工作强度进行工作分配，以保证足够数量的工作人员参与文书档案管理，并将工作责任进行明确，按照终身制度进行落实。其次，要实现公共资源的共享，财政局档案科下属部门比较多，如果为了文书档案管理，每一个部门都配备文书档案管理相关的办公设备、用具和信息系统，那么会造成资源的极大浪费。所以需要进行资源规划和统筹，建立完善的办公资源共享制度，科学合理配置办公用品、用具和信息系统，目的是避免资源浪费。最后，文书档案管理系统要及时更新，以增加文书档案管理的时效性、安全性。财政局的拨出专项资金引进先进的数字化管理系统，以替换现有的纸制文书档案管理系统，增加文书档案管理的效率。

4.3逐步完善制度

合理科学的文书档案管理制度是档案管理的核心，也是档案管理高效的关键。财政局要针对目前文书档案管理过程中存在的问题进行分析的探讨，找出不合理地方，并进行整改，以弥补漏洞和不足。要加强工作人员素质提升的培训，使文书档案管理人员专业能力和综合素质都能得到有效提升，以提高文书档案管理的效率。要加强对文书档案管理人员的奖惩制度的制定，并定期对其进行测评，使财政局文书档案管理越来越规范和正规。

4.4加强数字化管理

传统文书档案管理都是纸制化居多，随着科技和信息技术的发展，在文书档案管理上要运用计算机和网络进行，以提高管理效率。为了适应时代发展需求，在进行文书档案管理时要先将电子类档案进行集中，以便于存储并应用数字化进行应用管理。同时将传统纸制文书档案扫描变成电子档案，这样会方便档案管理过程中的查阅和调档使用。数字化文书档案管理也需要专业的人员去管理，需要提高管理人员的数字化水平，做好文书档案的管理工作。

总之，财政局文书档案管理是财政局重要工作内容之一，决定了财政局日常工作效率和服务质量，需要在信息时代在认识文书档案管理重要性的基础上加强文书档案管理，在领导重视基础上制定相关制度，落实国家政策，融入数字化管理手段，以使文书档案管理更加科学化和信息便利化。

参考文献

［1］焦英.事业单位文书档案管理创新［J］.科技创新导报,2016（33）.

［2］胡黎慧.事业单位文书档案规范化管理探讨［J］.时代金融, 2016（14）.

作者简介：张玉梅，单位：德惠市政府采购中心，现有职称：馆员。

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