项目管理信息系统建设与思考

工程项目管理信息系统建设与思考

苏世林

(中国水电顾问集团贵阳勘测设计研究院,贵州贵阳 550081）

[摘要]: 二十一世纪是信息化时代，在国家政策的推动下，工程建设行业的相关单位积极响应号召，正在对工程项目管理信息系统建设进行尝试和探索。从专业级工具软件应用开始，到单项目管理，再到多项目管理，最后发展企业级联盟管理，[1]做得好的单位已与发达国家的项目信息化管理水平相差不远，但大多单位还相差甚远。工程项目管理信息系统已从单纯的项目管理，发展到集OA、供应链、项目管理、财务、预警智能化等一体的企业级集控复杂系统，项目管理的信息之路充满诱惑与艰辛，还需要大家不断积极探索。

[关键词]:项目管理；项目管理信息系统

1．引言

回顾改革开放三十多年来，中国工程建设行业得到了持续快速的发展，工程建设行业在国民经济中的支柱产业地位不断加强，对国民经济的拉动作用更加显著。但与发达国家相比，中国工程建设行业的劳动生产率仅相当于欧美国家的4%，工程建设企业的平均利润率仅为1-2%。导致目前现状是多种原因的结果，其中工程项目管理信息化建设相对落后是一个主要因素，也是制约工程建设行业又好又快发展的重要原因之一。

为了进一步推动工程建设行业信息化建设，2011年住房和城乡建设部又发布了《2011-2015年建筑业信息化发展纲要》。在政府相关政策大力推动和企业自身提升核心竞争力的原动力需求下，越来越多的工程建设企业开始了工程项目管理信息化建设，信息化作为巨大生产力，对工程项目提高效率、提升管理以及降低成本都发挥着越来越重要的作用。2．工程项目管理信息系统建设

2.1工程项目信息特点

工程项目中的信息通常具有以下特征:

（1）信息来源广而大

工程项目信息来自政府监管部门、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、材料供应单位、设备供应单位以及其他组织和部门；来自从工程项目策划、决策、准备、实施、竣工验收和总结评价等全过程；来自工程测量、地质勘察、水文、水工、电气、机电、结构、给排水、暖通、消防等多个专业；同时也来自管理的各个方面，信息数量庞大。

（2）类型复杂

工程项目在实施过程中产生的信息大致可分为两类，一类是结构化的信息，一般是数据信息，如投资数据和进度数据等，这类数据一般保存在关系型数据库的数据表中。另一类是非结构化或半结构化的信息，如工程文档、工程照片以及声音、图像等多媒体数据，占项目信息的80%以上，一般以文档的形式存放在文档数据库中。

（3）具有实时动态性

项目实施过程中大量不确定因素存在，工程项目的信息始终处于实时动态变化之中。

（4）系统性以及时空上的不一致性。

工程项目信息是在一定的时空内形成的，与工程项目管理活动密切相关。同时，工程项目信息的收集、加工、传递及反馈是一个连续的闭合环路，具有明显的系统性。时空上的不一致性体现于在工程项目的不同阶段、不同地点都将发生、处理和应用大量的信息。

2.2工程项目管理信息系统建设目标

工程项目信息要有助于项目的管理和实施，它要符合如下基本要求：

（1）需求的多样性。不同项目管理职能人员，不同项目参加者有不同的信息要求。所以，信息必要按要按不同的需求对象要提供和流动；

（2）信息的真实性。真实的信息才是有价值的信息。一方面要注重收集信息的准确性，另一方面要注意在信息的传递加工过程中信息不失真；

（3）信息的及时性。信息是有时效性的。只有及时提供信息，才能及时的反馈，管理者才能及时控制项目的实施过程。信息一旦过时，就会使决策和管理失去时机，损害项目成果；

（4）传递渠道的畅通性

工程项目实施过程中会产生:工作流、物流、资金流、信息流。工程项目信息流反映了各参加部门、各单位之间、各项目阶段之间的关系，信息流将项目的工作流、物流、资金流，将各个管理职能、项目组织，将项目与环境结合在一起，它不仅反映而且控制和指挥着工作流、物流、资金流。要确保：自上而下、自下而上、横向之间、工程项目内部与外部环境之间、信息集控中心收集和发散的信息传递渠道畅通，[2]确保项目信息在各级之间、内部组织之间与外部环境之间有效流动。

2.4工程项目管理信息系统实现

2.4.1工程项目管理信息系统设计

工程项目管理信息系统应涵盖从获取项目信息开始、投标获取项目、项目管理策划、项目实施、项目收尾、项目总结等过程。主要业务要能实现投标管理、项目策划管理、设计管理、采购管理、施工管理、试运行管理；进行项目范围管理，进度管理，费用管理，设备材料管理，资金管理，质量管理、安全、职业健康和环境管理，人力资源管理，风险管理，沟通与信息管理，合同管理，现场管理，项目收尾等。

项目管理主要是以费用和时间管理为两条主线，[3]涵盖了项目管理的各业务板块。其中费用管理为主的主线，覆盖招投标、预算、收入、成本、分包、物资设备、资金拨付等；以时间控制的主线，控制项目分解，形成招标计划、设计计划、物资设备采购计划、工程施工计划、费用计划、质量管理计划、安全管理计划、环境管理计划、验收竣工管理计划等，其中设计计划、采购计划、施工计划有着重要的内在关联关系。各业务板块之间关系见项目管理信息系统流程图。

图一项目管理信息系统流程图

2.4.2项目管理信息系统功能实现

（1）项目经理部与各参建单位之间

由于项目参建方较多，参建各方的项目组合形式会因项目不同而不同，内部管理流程不易固化。其次，项目办公的需交换的信息量较大且单个信息容量也较大，一个附件资料会达几百兆；同时，考虑到信息流转范围分为经理部内部及项目经理部与参建单位之间，需考虑保密要求；最后，信息是在参建单位之间流转和处理，需审批的多，存档的资料多。项目经理部层次的信息交流通过建立项目OA办公系统，一是解决项目经理部与各参建单位之间来往文件审批流程及收发文管理，确保项目资料能全面及时收集、整理、归档管理；同时，确保总承包项目部与院本部之间信息需传递信息能从项目数据库及时提取、整理、传递。

主要的功能模块有：项目公告、公文管理、呈批件管理、项目月报管理、项目档案管理等。

（2）项目经理部与本部职能管理部门之间

项目经理部与本部职能管理部门之间交流信息：一方面是项目目标的确定、下达、检查、总结信息，另一方面是项目经理部项目执行、统计、汇报信息，大量的业务流基础信息来至项目经理部，审批流信息来至本部职能部门，确保它们之间信息的有效传递，是确保本部职能部门实现对多个项目支持和集控的重点。

项目经理部内部参建各方信息通过项目OA收集、整理、汇总，将相关的工程量、物资、材料、费用、成本、资金、合同、工程进度、安全、质量、环境等执行基础数据通过项目管理信息系统上传至本部各职能部门，各职能部门汇总分析项目信息，向领导层汇报，供领导决策、分析。同时，相应的反馈信息通过系统下传到各职能部门和项目经理部。

（3）考核功能的实现

对项目经理部参建各方的评价，通过供方考核功能模块，从供方的投入和执行进行多维度评价。

对项目经理部考核通过项目目标责任书考核来实现。

对本部各职能部门考核通过项目信息流程、岗位职责、工作执行时效性和效果等进行评价。

3小结

工程项目管理信息系统只是工程项目管理的辅助手段，是对项目管理的管理思想实现，要控制好信息系统与项目管理的吻合度，用太先进的项目管理思想来建设项目管理信息系统或用太落后的项目管理信息手段来管理项目都是值得商榷的。其次，项目管理信息系统的建设，是在项目管理规范化基础上进行的。在做项目管理信息化系统之前，要规范化项目管理流程、表单，规定好部门和人员岗位职责，要做好企业的物料编码、部门编码、人员编码、工作编码、费用和成本编码等统一的编码体系，是在大量基础工作规范后才能进行的工作。

参考文献

[1] 2012年中国工程建设行业项目管理软件市场研究白皮书.赛迪顾问股份有限公司，2012年7月

[2]邵彦.建设项目信息系统集成管理理论与方法研究［D］.武汉理工大学硕士学位论文，2006年4月

[3]李岩.工程总承包企业项目信息集成管理方案研究与实践［D］.复旦大学硕士学位论文，2009年4月