水利工程档案管理存在问题及措施
水能经济
水利工程档案管理存在问题及措施
江莉
【摘要】随着新疆经济的不断发展，水利工程与建设行业也取得了不断的进步。但随之而来的水利工程档案管理问题却存在着一些技术与管理方式上的问题，制约了对我县水利工程建设现代化发展的脚步。本文以笔者的实际工作经验出发，针对我县水利工程档案管理方面存在的一些问题，提出了部分解决意见与措施，希望能够对从事相关工作的专业人员有所裨益。
【关键词】水利工程；档案管理；解决措施
新疆霍城县水利局 新疆伊犁 835200
引言
霍城县作为新疆省伊犁州的重点发展地区，其水利资源与建设项目上还较为不完善，并且针对工程性的缺水情况较为突出。随着近年来我国对新疆省各个地区逐年增大对水利建设方向的投资，为霍城县持续安排了多项水利工程，主要针对防洪抗涝、控制性水利灌溉枢纽、农业饮水安全、区划高效节水、小型农田水利重点县建设等类型项目，为我县的水利设施基础建设给于了大力的支持，令霍城县的农田灌溉用水得到了有效保障，并且针对防洪减灾的效果明显增高，而针对一些新型水利工程的落实，特别是安全饮水、高效节水等项目，极大地改善了霍城县不安全饮水问题以及农业灌溉覆盖率低的问题。
而随着我县水利事业的发展，在水利工程档案的建设与管理工作上却存在着一些亟需引起我们重视的问题，例如在水利工程的项目建设过程中，缺少对档案管理规范化的相关制度、缺乏相应的专业管理工作人员、缺乏对水利工程档案潜在价值的认识等，这些问题的研究与解决都是对水利工程档案管理工作顺利开展具有重要意义的，尤其对于我县的水利事业发展来讲，加强对于水利工程档案管理的改善，更是能够有效的提高水利工程建设的效率与工程质量的保障。
1、水利工程档案管理存在的问题
1.1 档案的收集归档工作不到位。水利工程档案管理工作不同于其他事业单位或企业的档案管理。尤其是水利工程的档案产生形式主要集中在建设施工过程当中，这就造成了对于这些档案管理工作难度的加大，并且很容易产生一些不确定性因素。例如对于我县一些小型水利工程，大多是要求工程进度快、建设周期短、早期要求高等目标，因此能够形成的有效文件和材料数量不多，也较难形成统一的档案管理方式，从而造成参建单位与管理方的疏漏，甚至导致档案文件的丢失等；而对于我县一些大型水利工程来说，由于其建设施工周期较长，参建单位多，形成的档案文件材料内容繁杂且范围较广，很容易由于施工人员的临时机构解散或者项目变动迁移等因素致使文件材料的遗失。而对于许多水利工程建设项目的档案整理来说，大都是在建设完成或将要完成时才开始着手进行的，忽视对文件材料的及时整理与收集是造成后期建设材料复印件多、原件少、原始资料严重缺失等档案管理问题的主要原因，根据我国相关的《水利工程建设项目档案管理》规定表明，工程档案的归档时间是由项目法人根据实际情况而确定的，应当在工程竣工验收后三个月内完成档案移交工作。但是这种规定在目前的大多数水利工程建设过程中都没有进行有效的落实，甚至对于部分的水利工程档案仅仅是勉强移交。
1.2 水利工程建设档案质量较差。根据我国《水利工程建设项目档案管理》中的相关规定：水利工程的档案质量，是衡量水利工程质量的重要依据，应当将其纳入工程质量管理程序中来。但是在我县的大多数水利工程档案建设与管理工作中，针对档案的质量方面上存在着许多问题：第一，对归档文件和材料的整理责任划分不明确，同时有多个参建单位所共同完成的建设档案资料究竟由谁负责编制或整理提交即可。这种情况下容易出现档案重复或者档案缺失的现象。第二，没有设立专门的档案管理职位，缺乏对档案整理方面的专业人员，导致整理出的档案不完整、书写不规范、纸张标准不统一、卷内的数据与分类不够精细等。第三，文件的材料与整理工作和对文件的接收移交等程序不能够形成相应的有效接轨，导致一些质量较差的案卷在发现无法达到规定要求时，难以进行补救和修改，为后期的养护与管理工作带来不必要的麻烦。第四，随着我国现代信息化建设与网络的不断发展，面对无纸化的办公需求，在水利工程的档案管理上还远远不能够达到这样的数字化、信息化要求，大多数水利工程的建设单位依旧是一传统的纸质文件作为主要的档案载体，在一些信息化意识较高的建设单位也只是将一部分重要的纸质文件材料扫面为电子文件形式，没有从根本上得到进步。
2、针对改善水利工程档案管理提出的建议与措施
2.1 强化水利工程档案收集工作的细致程度。为了保证对于工程档案的收集与管理，应当在工程的前期准备阶段、施工阶段以及最后的竣工验收阶段分别进行不同程度的档案建立与采集工作，相关的档案行政管理管理应当主动与参建单位的相关文件材料管理人员保持沟通，并指导他们建立相应的文件材料保管制度与文件材料的有效收集，另外相关的水利工程档案管理部门应当主动参与到项目的验收活动中来，一旦发现档案验收时存在一定的问题，应当不予决算，要求参建单位重新整理审核档案材料，直至满足规定要求。
2.2 确保水利工程档案整理工作有序进行。水利工程的建设档案整理过程可以通过如下及部分来着手：一是在施工的前期准备阶段，对于一些前期工程的报批文件材料，按照相应的顺序进行排列，确保报批文件的妥善保存并便于后期查验；二是在工程的勘测设计阶段，以各种水文、地质、气象以及其他设计参数的基础性文件材料应当按照专业进行分类整理；三是在工程的建设与施工阶段，应当以施工技术文件材料、相应的竣工验收文件材料以及施工技术文件材料按照单位工程、分部工程、分项工程结合实际施工程序与专业进行统一整理。而对于工程项目的质量评定与审核文件以及验收记录等，应当按照单项工程进行整理。在档案的处理过程中，准确把握好文件材料之间的联系性，前后关系不要混乱，依据相应的规范要求装订成册，构成完整的水利工程建设档案，并进行妥善保存，以满足后期对项目档案材料的管理。
3、结语
由于篇幅有限，针对我县水利工程档案管理工作还有一些建议和改善措施无法加以叙述，只有做好档案资料的收集归档与保存管理工作，才能更好的开发出水利工程档案的价值，从而更好的对水利工程后期质量进行保障，并使水利工程的功能得以有效发挥。
参考文献：
[1]李力.浅析在建水利工程档案管理[J].东北水利水电,2008,(9).
[2]李素花.浅析如何加强水利工程项目档案的收集工作[J].中小企业管理与科技,2010,(9).