文件标准格式、编号管理规范
文件标准格式、编号管理规范
1、目的：
建立公司的文件格式和编码系统，使文件条理化和系统化，以利于识别、查询、控制、跟踪和使用。
2、依据：
国家食品药品监督管理局《药品生产质量管理规范（2010年修订）》
3、范围：
适用于公司所有GMP文件的编码、标准格式的管理
4、责任：
质量管理部负责本规程的制定，各部门负责人根据本规程的要求对每份文件进行编号及文件格式的修订。
5、内容：
5.1 编码要求：
5.1.1 全局性：所有的文件均应有编号及版本号，其形式保持一致，以便于识别、控制及追踪，同时可避免使用或发放过时文件。
5.1.2 系统性：公司内相关部门的文件依照本管理标准，并经质量管理部文件管理人员进行登记，确认后方可使用其文件编号。
5.1.3 准确性：文件与编号一一对应，一旦某一文件终止使用，此文件编号即告作废，并不得再次启用。
5.1.4 可追踪性：根据文件编码系统规定，可随意调出文件，亦可随时查询文件及变更的历史。
5.1.5 稳定性：文件编码系统一旦确定，不得随意变动，应保证系统的稳
定性，以防文件管理的混乱。
5.2文件标准格式
5.2.1文件格式要求
5.2.1.1文件标准格式由质量管理部统一下发，各部门起草文件依据此文件执行。
5.2.1.2如无特殊要求，公司文件一律采用A4幅面纸张。
5.2.1.3各种表格、记录根据其所依附文件要求选择用纸。
5.2.2 文件标准格式内容
5.2.2.1 首页
文件编号管理办法
1目的 为规范公司文件的管理，提高工作效益，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2 使用范围 2.1适用于公司文件的编号管理和控制：包括公司的规章制度、管理文件、合同协议、外来文件等；编号文件包括纸字文件以及电子文件。 3 程序规定 3.1文件的分类 3.1.1一级文件：管理性文件、标准性文件、程序文件等 3.1.2二级文件：规章制度、合同协议、流程等 3.1.3三级文件：操作规程、通知、通报等 3.1.4四级文件：记录 3.2文件的编制、审核、批准和发布 文件发布前须得到有关人员的批准，以确保文件的充分和适宜，其审批权限为： 公司一级文件：由常务副总审核，总经理批准后发布实施； 公司二级文件：由部门总监审核，常务副总批准后发布实施； 公司三级文件：由部门总监审核，各部门总监签批后发布实施； 公司四级文件：行政部批准后使用。 3.3文件的编号 3.3.1各部门文件编号自行编制，各分公司文件统一由经营管理部编号，所有编号完毕的文件必须先发行政部门审核文件格式。 3.3.2公司一级文件编号格式 J - XX - AN - QP - 01 部门代码：经营管理部-JG；行政部-XZ；财务部-CW
一级文件类型代码：QS-管理文件 QJ-标准文件 QP-程序文件 3.3.3 公司二级文件编号格式 J - XX - BN - QZ - 01 二级文件类型代码：QZ-规章制度 T-合同协议 QG-流程 3.3.4 公司三级文件编号格式 J - XX - CN - GC - 01 三级文件类型代码：GC-操作规程 TZ-通知 TB-通报 3.3.5 公司四级文件编号格式 J - XX - XX - 001 四级文件类型代码：一、二、三级文件类型代码简称 4 版本号 文件版本号以大写A表示，修订号以阿拉伯数字0、1、2、……表示。 5 文件字体 5.1标题（公司名）：二号字体 5.2副标题：三号字且黑体 5.3文件编号：五号字体
文件格式管理规程
1目的 建立标准文件格式的编制规程，规范标准文件的编制程序 2范围 适用于本公司质量标准、工艺规程、管理和操作规程以及记录 3职责 质量保证部部长负责审核标准文件内容、格式、版式编制。 文件起草人负责标准文件的编制符合本规程。 4 定义 不适用 5程序 文件的编制采用word文档编制，用A4纸张印制，装订成份。 文件版式： 5.2.1页面设置 5.2.1.1页边距：上为厘米，下为1厘米，左为厘米，右为2厘米，装订线为0厘米，装订线位置为左。 5.2.1.2页眉、页脚：页眉为1厘米，页脚为1厘米。 5.2.2页眉版式 5.2.2.1文件首页的页眉内容和格式 包括公司名称（四号字体，加粗，下同）和LOGO，编号、名称、起草、审核、批准、生效日期、页码、颁发部门、分发部门、分发号等类容，管理类文件采用中英文对照，段落为单倍行距，中文字体为宋体，西文字体为Times New Roman，字体大小为小四，格式如下框所示: a)操作规程文件首页页眉：
包括公司名称和LOGO,文件名称、编号和页码，段落为单倍行距，中文字体为宋体，西文字体为Times New Roman，字体大小为小四，格式如下框所示: a）操作规程文件续页页眉 内容为“禁止复印”字符，加粗，小五号字体，格式如下框所示： 字体：中文字体为宋体，西文字体为Times New Roman，小四；
行距：倍行距，对齐方式：两端对齐； 间距：段前断后0行； 缩进：左右0字符。 质量标准编写 “质量标准”文件的编写内容包括： 目的：建立×××质量标准，使×××检验有依据，从而确保药品的质量 范围：适用于×××质量标准 职责： 程序： a）原辅料、包装材料的质量标准一般应包括： 统一指定的物料名称和内部使用的物料代码；印刷性包装材料的标准样张；质量标准的依据；经批准的供应商；取样、检验方法或相关操作规程编号；定性和定量的限度要求；取样量；留样量；贮存条件和注意事项；有效期或复验期；参考资料及附录；文件历史。b）半成品质量标准应包括： 半成品的指定名称和代码；工艺规程及编号；产品规格；取样、检验方法或相关操作规程编号；取样量；留样量；定性和定量的限度要求；贮存条件和注意事项；有效期；参考资料及附录；文件历史。 c）成品质量标准应包括： 产品名称以及产品代码；结构式，分子式，分子量（没有可以不写）；标准依据；工艺规程及编号；产品规格；取样、检验方法或相关操作规程编号；取样量；留样量；定性和定量的限度要求，贮存条件和注意事项；有效期；参考资料及附录；文件历史。 原始记录 页面设置同5.2.1； 记录文件标题字号为小三号宋体字加黑，居中； 记录文件编号为五号宋体字，右对齐。如记录页数多于1页的，应在记录文件编号后加页码，内标明第几页共几页； 表格内为小四号宋体字，居中； 页眉为公司LOGO及公司名称，公司名称为四号宋体，左对齐； 竖版表格表头宽度为厘米；
电子文件归档与管理规范GBT18894-2002
电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata
指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
企业产品标准编号方法
企业产品标准编号方法 １．企业产品标准号由企业标准代号Ｑ、企业所在行政区划代码、企业代号、标准顺序号、标准发布年代号构成。 示例： Ｑ／０２□□□×××─×× ─┬──┬──┬──┬───┬─ │││││ ││││└─年代号 │││└──────顺序号 ││└──────────企业代号 │└───────────────行政区划代码 └───────────────────企业标准代号 ２．构成标准号各要素及规定：（１）企业标准代号用“Ｑ”表示。（２）企业所在行政区划代码用青岛市行政区域编码中３７０２中的后两位。（３）企业代号用企业名称中三个汉字的汉语拼音字头表示。（４）企业标准顺序号用阿拉伯数字顺序编号。（５）发布年代号用二位阿拉伯数字表示。 （一）强制性国家标准的编号为： GB 50 ＊＊＊—＊＊ ─┬──┬──┬─ └───┼───┼───────强制性国家标准的编号 └───┼────────发布标准的顺序号 └─────────发布标准的年号 （二）推荐性国家标准编号为： GB／T 50＊＊＊—＊＊ ─┬──┬───┬─ └───┼─────┼───────推荐性国家的标准的代号 └─────┼─────发布标准的顺序号 └───发布标准的年号 (一)地方标准的代号汉语拼音字母"DB"加上省、自治区、直辖市行政区划代码前两位数再加斜线，组成强制性地方标准代号。再加"T"，组成推荐性地方标准代号。省、自治区、直辖市代码见附表。示例：山西省强制性地方标准代号：DB14/ 山西省推荐性地方标准代号：DB14/T (二)地方标准的编号地方标准的编号，由地方标准代号、地方标准顺序号和年号三部分组成。示例1：DB××/×××-×× 强制性地方标准代号示例2：DB××/T×××-×× 推荐性地方标准代号
公司文件管理规范
王88
目录 一、制定目的 (2) 二、适用范围 (2) 三、各部门职责 (2) 四、文件类型定义 (3) 五、文件格式及标准 (4) 5.1公文（包括公告和通知等） (4) 5.2红头文件 (5) 5.3质量体系文件 (6) 5.4管理性文件 (7) 5.5通用文件、表格文件 (8) 5.6合同性文件 (9) 六、文件管理 (11) 6.1文件记录编号、发放 (11) 6.2文件的归档 (11) 6.3外来文件接收与归档 (11) 七、其他规定 (11) 八、附文件模板 (11)
公司文件管理制度 一、制定目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制 度化，对公司文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的 工作流程和作业标准作出明确规定，便于文档的识别、追溯和控制，实 现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 二、适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 三、各部门职责 3.1综合部负责公司公文、质量管理体系、管理制度、行政性文件、法 律法规文件、政府相关外来文件的收录、发布、归档等的管理，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2采购部负责采购合同的归档、保管工作；销售部负责报价单及合 作客户相关资料的归档、保管工作；销售合同及其他行政类文件资料由综合部负责归档、保管； 3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责
文件的收录、发布、归档等的管理。 3.4综合部负责公司所有文件的统筹管理； 四、文件类型定义 4.1红头文件：针对公司党支部下发文件及其他特别需求的红头说明 文件： 4.2公文（企业通知、公告、通报、通告、决定、意见、请示、批复、 函等），其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。 公文具有庄重性、广泛性和周知性特点； 4.3质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序 文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。 4.4管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等。为 达到公司管理目标，明确制定的指导性文件，以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的。 4.5技术性文件：设计方案、研发文件、设计图纸、投标文件规范等。 （涉及文档类内容未清楚） 4.6通用文件、表格文件：是表达、解释工作结果和业务信息所运用 的数据传递形式，能够清晰简明地传递所需要表达的信息； 4.7保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息 的各类形式的公文、制度等文件，均属于保密文件； 4.8外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关 活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。
企业标准编号规则
G Q/MMGS 某某有限公司企业标准 Q/MMGS G1501—2020 企业标准编号规则 2020–08-01发布2020–08-01实施
前言 本标准由某某有限公司综管中心企业管理部提出。 本标准由某某有限公司综管中心企业管理部归口管理。本标准由某某有限公司综管中心企业管理部负责起草。本标准主要修订人： 本标准为2020年*月份首次发布。
企业标准编号规则 1 范围 本标准规定了某某有限公司企业标准代号编制的基本要求和表示方法。 本标准适用于某某有限公司（以下简称“公司”）企业标准代号的编写。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 15497 企业标准体系技术标准体系 GB/T 15498 企业标准体系管理标准和工作标准体系 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 标准 为在一定的范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件。 3.2 标准化 为在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动。 3.3 技术标准 对标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准。 3.4 管理标准 对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。 3.5 工作标准 对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标准。 4 职责 4.1 技研中心按照本标准的规定负责集团公司技术标准编号的确定及管理； 4.2 综管中心企管部按照本标准的规定负责集团公司管理标准编号的确定及管理；
公司文件格式管理规定
公司文件格式管理规定 1总则 1.1 为规范公司文件管理，提升企业形象，使公司经营管理类行文、资料处理工作，规范化、制度化、科学化，特制订本办法。 1.2 本办法适用于公司内部所有正式文件、文档及资料，如体系文件、管理文件、制度、通知、通报、红头文件等； 1.3 本办法不适用于技术文件，技术文件格式由工程技术中心出具； 2职责权限 2.1 办公室负责本办法的制定、修改、解释和实施。 2.2 总经理负责本办法的审批。 2.3 各部门负责本办法的宣贯与实施。 3文件格式排版 3.1纸张 3.1.1公司的文件纸张用标准的A4打印纸； 3.1.2体系文件页眉左上角为文件编号，中间为文件名称，右上角为版本号； 3.1.3企业管理文件页面左上角为公司logo，右上角为文件编号。 3.2结构层次及编号 3.2.1文件在结构层次上由章、条、段、列项、附录组成。章是文件内容划分的基本单元，条是章的细分。段是章或条的细分。列项由一段后跟冒号的文字引出； 3.2.2章：每一章均应有标题。使用阿拉伯数字从1开始对章编号，编号应从“目的”一章开始，一直连续到附录之前； 3.2.3条：同一章节或层次下，有2段或以上的内容时方可以设条。使用阿拉伯数字对条编号，第一层次的条（例如 4.1,4.2）可分为第二层次的条（例如4.1.1,4.1.2等），需要时，一直可分到第四层次（4.1.1.1.1）； 3.2.4段：段不编号； 3.2.5列项：列项应使用数字编号（后带半圆括号的阿拉伯数字）或字母编号（后带半圆括号的小写拉丁字母）在各项之前进行标识；
3.2.6附录：按照条文中提及附录的先后次序编排附录的顺序。每个附录应有一个编号。附录编号由“附录”和随后表明顺序的大写拉丁字母组成，字母从“A”开始，例如“附录A”。如果只有一个附录仍应标为“附录A”。附录编号后跟附录标题。 3.2.7文件编号规则见附录A《公司文件编号规则》 3.3字号、字体 3.3.1标题编号及标题字号及字体 a)文件标题为三号黑体，居中； b)章标题置于编号之后，编号和标题均为四号黑体； c)条标题置于编号之后，编号和标题均为小四号黑体； d)条文字置于编号之后，编号和文字均为小四号宋体； e)列项及其编号均为小四号宋体； f)附录编号及标题均为小四号黑体； 3.3.2正文字号及字体 a)正文中字体为宋体小四号字，无特殊要求字体颜色均为黑色； b)图表大小可根据需要设定，图表标题用宋体，加粗，小四号字体；图表内容中， 标题栏需用宋体，五号字体，加粗；图表其它正文内容文字用宋体，五号字体； c)图表及正文的说明、注解文字用宋体，五号字体； 3.4行距、缩进 3.4.1文件标题为2倍行距； 3.4.2章的编号顶格编排，章的编号与其后的标题之间空一汉字间隙，章编号及标题为2倍行距； 3.4.3条的编号顶格编排，条的编号与其后的标题或文字之间空一汉字间隙，回行时顶格编排，条编号及标题为1.5倍行距； 3.4.4段的文字空2个汉字起排，回行时顶格编排。除编号外，其他各项均应另起一行空2个汉字起排。例如段、列项，均应该另起一行空2个汉字起排。段的文字为1.5倍行距； 3.4.5列项的字母编号均应空2个汉字起排，列项字母编号与其后的文字之间空一汉字间隙，回行时与上一行文字对齐。列项编号及文字为1.5倍行距。
文件标准化管理规定
文件标准化管理规定 做成： 日期： 批准: 日期：2015-10-30
更改记录 *修改类型分为：A –新规 V –换版
1 目的 对公司的文件结构、编号做出统一规定，确保公司在用文件的编号具有唯一性，便于文件的识别、追溯和控制，以保障公司管理体系的有效运转。 2 适用范围 适用于本公司文件的标准化管理，包括各项规章制度执行过程中产生的记录。 3 术语 3.1文件：指规范员工工作方法的作业流程以及明确员工行为标准的规章制度、作业规范等。 3.2记录：阐明所得到的结果或提供所完成活动的证据文件。 4 职责 4.1人事部负责本规定的做成与解释，并维护本文件的有效性。 4.2各部门做成相关文件时应严格执行本规定。 4.3人事部行政专员负责文件编号的统一管理，确保现场在用文件版本的有效性。 4.4技术文员负责技术文件编号的统一管理，确保现场在用文件版本的有效性。 5 内容 5.1编号 5.1.1公司内部文件的编号格式： 版本号（ 文件序号（ 备注： a版本号：指文件的版本序号，按照英文字母顺序自A开始延续，后续版本依次为B、C…（以下同）。 b文件序号：指同一类文件的排列序号，自001开始（以下同）。 c文件分类代码：指根据文件的用途划分的文件类型。其中： 1：指一级文件的分类代码，如质量手册。 2：指二级文件的分类代码，如程序文件。 3：指三级文件的分类代码，如各项规定、作业流程、作业标准等。 d体系文件标志：以Q代表质量管理体系的文件标志。 5.1.2外来文件保留其原始的文件编号，包括国际、国家及行业的标准、客户规定要求等。 5.1.3技术文件的编号格式： 版本号（ 文件序号（1-9） 产品号 客户代码 备注： a文件序号：根据技术文件类型将下表中9类文件的序号予以固定，所有产品的相关技术文件均执行 b产品号：指客户图纸的编号。 c客户代码：指公司为便于管理对客户赋予的区分编号。
【制度编号】规制度编号规定
规章制度编号规定 1 目的 推行企业标准化管理工作，统一公司企业标准的编号，促进公司规章制度体系的科学化、规范化。 2 适用范围 本规定适用于新乡豫新发电有限责任公司各部门的规章制度建设工作。 3 职责 3.1 总经理工作部是规章制度编号的归口管理部门。职责：3.1.1 制定规章制度编号规定。 3.1.2 负责公司规章制度的具体编号工作。对需要纳入规章制度体系的标准予以注册和编号。 3.2 各部门 3.2.1 各部门执行规章制度编号规定。配合总经理工作部，对需要纳入规章制度体系的标准，主动到总经理工作部备案，予以编号。 4 规章制度编号规则 规章制度编号要求与《新乡豫新发电有限责任公司规章制度管理制度》中附件3“规章制度编号规则”一致，具体内容如下：4.1 编号原则 新乡豫新发电有限责任公司规章制度按规章制度类别进行编号。 4.2 编号方式 可修改编辑
标准顺序号 职能代号 企业标准代号 例：Q/YX－2.1.1－2005 表示为：新乡豫新发电有限责任公司企业标准，门类2为管理标准，职能代号1为综合管理标准，1为标准序列号，标准制定年为2005年。 4.3 企业标准代号 4.3.1 企业标准的代号为Q，是“企”字(Qi)拼音字母大写的字头。 4.3.2 新乡豫新发电有限责任公司的规定代号为YX，是豫新二个字的拼音字母大写的字头。 4.3.3 标准的门类号，以阿拉伯字母编排，具体规定如下：4.3.3.1 技术标准的门类号为1。 4.3.3.2 管理标准的门类号为2。 4.3.3.3 工作标准的门类号为3。 4.3.4 职能标准代号 4.3.4.1 技术标准的职能标准代号： 1）燃料技术标准为1。 2）锅炉技术标准为2。 3）汽机技术标准为3。 4）电气技术标准为4。
文书管理规定表格格式
文书管理规定表格格式 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
文书管理办法 第一章总则 第一条为制度化，规范化文书管理体系，特制定本办法。 第二章文件流传细则 第二条分类 *须登记的文书范围：结合《档案管理规定》的要求 外来文件：公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请 示、批复、涵、会议纪要）、电报、传真等等 本部制发文件：本公司内部文件和对外业务文件 第三条收文 1.本公司与外界往来的文件，由办公室统一登记、收文。 2.内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。 第四条发文 1.以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司办公室登记 签发。 2.以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。 第五条分文 1. 外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。 2. 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签 收。 第六条会签 1. 需多部门或多人会签处理的文件应附上"收文处理单"。
2. 各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并 签署意见。 3. 文件收文后，再依"收文处理单"内所指定的会签顺序，转送其他会签部 门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件 转送办公室。 第三章重要文件的审核、执行 第七条审核、批示 涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件，由办公室汇总签办 意见，呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。 第八条执行 经总经理或有关人员的批示后，正本留办公室归档存查，由办公室将 文件复印一份送执行单位处理并督促执行。 第四章撰写文书格式 第九条公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。 第十条对已经统一的文书类（以附件形式下发），要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。
文件排版及编号管理规定
整理部门企管部生效日期2013-8-10 版本G 编制审核批准 1.0目的 为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。 2.0适用范围 适用于公司的所有文件与记录。 3.0内容 3.1文件的编制格式 3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填 写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具 体设置参照附件。（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使 用。） 3.1.2文件编写条目按照以下格式。 1.0 1.1 1.1.1 1.1.1.1 2.0 依此类推，层次分级最多不超过4级。 3.1.3文件页边距设置如下： 竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm 横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm 3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序 列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。 3.1.5文件文档为word文件，表单不限。 3.1.6页眉：1.5cm 页脚：1.0cm 页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。 3.2表格记录的编制格式 3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。 图（1）集团公司logo标示
整理部门企管部生效日期2013-8-10 版本G 3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号， 表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。 3.3文件的编号 3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件） 3.3.2管理体系文件 体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。 3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册） X1-X2-01 流水号：01—99 文件类型标示： QM质量手册 SM安全手册 EM环境手册 公司代码：参照附件 说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。 3.3.2.2二阶文件（体系程序文件） （1）ISO9001质量体系程序文件 X1- X2-01 流水号：01—99 文件类型标示：QP质量体系程序文件 公司代码：参照附件 说明：程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件，分公司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用。 （2）OHSAS18001安全体系程序文件，ISO14001环境体系程序文件 X1-X2-01 流水号：01—99 文件类型标示：SP安全体系程序文件 EP环境体系程序文件 公司代码：参照附件
公文文件格式管理规定.doc
公文文件格式管理规定4 公文文件格式管理规定 公文文件格式管理条例 第一章格式管理规定 第一条公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。 第二条公文眉首一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。 1、文件名称由发文部门全称或规范化简称加“文件”二字，用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，发文字号之上，居中。两个以上部门联合行文，主办部门应排列在前。 2、发文字号包括部门代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线之上、左对齐。几个部门联合行文，只标注主办部门发文字号。 3、签发人向上级部门报送的文件，要由主要负责人签发，主要负责人外出时，由主持工作的负责人签发。签发人姓名置于发文号的同行右端。 第三条公文正文部分一般包括标题、主送部门、内容、附件、发文部门、发文日期、印章等。 1、标题置于眉首之下、主送部门之上、居中。标题一般应当标明发文部门名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章名称和书名外，一般不用标
点符号。 2、主送部门是指公文的主要受理部门，应当使用全称或规范化简称、统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发公文，可主送几个以上部门;向上请示，一般只写一个主送部门，不宜多头主送， 以免责任不明。如需同时送其他部门，可用抄送形式。 3、内容是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简炼、得体。公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。 4、附件正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、发文部门之前，注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起，并在正文之后。 5、发文部门又称落款。落款应当用全称或规范化简称，置于正文内容末尾的右下方。几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。 6、发文日期一般署会议通过日期或领导人签发日期;联合行文，署最后签发部门领导人签发日期;法规性公文，署批准日期，发文日期应当以汉字写明年、月、日，置于发文部门署名的右下方。决定等不标明主送部门的公文，发文日期加小括号置于标题下、居中。 7、印章除会议纪要外，应当加盖发文部门印章。印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文、下沿略压年月日。如印章盖在正文内容脱离的空页上，要在该空页的左上方标“(此页无正文)”。
文件管理规范
文件管理规范 总则 一、为加强对各类文件的统一管理，减少文件数量，提高发文质量和组织管理工作的效率，充分发挥文件在各项工作中的先导作用，结合公司的实际情况，制订本制度。 二、本制度所称“文件”是指公司的所有文本文件和电子文件，包括： （一）外来文件； （二）公司公文文件。 三、文件管理包括文件的收发、保管、作废等。 四、公司各类文件由行政负责部门归口管理，其他部门、项目公司负责与其业务有关的文 件的管理。 外来文件的管理 一、外来文件包括： （一）法规性文件，包括国家、省、市颁布的相关法律、条例、通知以及行业规范、标 准等。 （二）行业主管部门和相关单位的来函、来文； （三）业务往来单位的商务信函等。 二、公司各级人员在外出时应注意收集与公司及个人业务有关法规性文件。获得外来 文件后，当事人应识别文件的内容、性质。涉及其它部门、人员业务的，应主动告知其它部门和个人，并在取回文件后日内将文件原件交公司机要室，个人可根据需要保存文件复印件。 三、各部门、项目公司每月向人事行政部报送《外来文件登记表》。人事行政部汇总后， 以适当方式予以公布，以便外来文件在公司的共享利用。 四、公司各部门、区域公司及项目公司负责人应在本单位内指定专人下载与本单位职
责相关的法规性文件，并根据文件内容转交给集团人事行政部存档和相关集团领导审阅。 五、文件接收人员在接收行业主管部门和相关单位的来函、来文时，应注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁的函件可拒绝签收。签收后的来函、来文应在当日内交人事行政部，由办公室行政文员拆封。办公室行政文员根据文件内容，送交公司有关领导、有关部门、项目公司，并在《外来文件登记表》上做好登记。 六、文件接收人员在收到各类商务信函后，根据信封的内容分别采取以下处理方式： （一）注明收件人姓名或职务的，应直接交收件人； （二）注明接收部门的，应直接交部门； （三）收件人是公司的，全部交人事行政部处理。 七、任何人员严禁拆看其他人员的信函。错投或误拆的，应及时转交收件人。私自拆看他人信函的，收件人可追究当事人的民事责任。 公文文件 一、公文文件是指公司在经营管理过程中以公司名义发出的形成具有管理效力和规范体式的文件。命令、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等。是传达贯彻上级方针、政策，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。 二、字体字号 1、公司头字体：隶书，字号：小初 2、文头字体：黑体，字号：小三 3、正文标题字体：宋体，字号：三号，加粗 4、正文内容字体：宋体，字号：四号 5、文尾字体：宋体，字号：小四，主题词加粗 三、公文种类 (一)命令(令) 适用于集团公司下达各项重要指令。
文件编号及格式编制规定
文件编号： 文件编号及格式编制规定 版次： 受控状态：
1.0目的 对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。 2.0适用范围 适用于本公司所有部门 3.0职责 3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、 记录编号及格式规定。 4.0工作程序 4.1质量手册的编号规定 HC / QM 质量手册 XX 4.2程序文件的编号规定 HC / QP —×× 程序文件 XX 4.3管理及操作性文件编号规定 HCYL—×××—××—××× 文件流水号 职能代号（见4.3.1） 文件分类（见4.3.3） 医疗 4.3.1 职能代号 “JZ”——技术质量 “SC”——生产采购
“SB”——设备 “RL”——人力资源 “BG”——办公室 “YC”——营销 “JL”——计量（监视和测量设备） 4.3.2文件分类 “SOP”——标准操作规程 “SMP”——标准管理规程 “STP”——技术、质量标准 “SOR”——记录 “CE”——CE技术文件 “QR”——确认 “YZ”——验证 4.4产品确认资料编号 HCYL –YZ/QR /×××—××× 确认或确认流水号 产品名称首位字母（大写三位） 验证/确认资料 医疗 4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示 如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示 4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。 如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。 4.4.3验证/确认版次、修订按管理及操作性文件执行。 4.5外来文件的编号 如果原文件有编号，引用原文件编号，如无编号按下列编号格式执行。 ×××—××××—××× 流水号
公司文件格式规范
文件制式要求 公司文件的标准字体为黑体和仿宋，如无特殊说明，公司所有文件执行以下标准： 一、封面 标题局中，字体使用黑体小初号，加粗；副标题字体使用黑体一号。 二、标题 各种文件中，文件标题均使用黑体二号字，加粗；副标题用黑体四号字体，不加粗；标题和正文之间空一行。 三、LOGO 均放右上角，封面使用（图案+公司简称）字体黑体一号，文件正文使用（图案+公司全称）字体黑体小五号。 四、正文 一级标题以汉字（一、二、三等）标注为黑体四号字，加粗； 二级标题以括号内汉字（一）（二）(三)等标注为黑体小四号字，不加粗； 三级标题以数字（1、2、3等）标注为仿宋小四号字，正文为
仿宋小四号字，不加粗； 另外，正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用黑体小四号字，不加粗。 五、行距 文件全文行距设置为倍行距，段落之间和条款之间空一行，各条款中的小标题无须空行。 六、段落开头 段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的（如合同）为悬挂缩进。 七、页面设置 页边距上下均为厘米，左右为厘米，页眉距边界为厘米，页脚为厘米。 八、页眉页脚 文件的页眉为靠右公司LOGO;页脚格式正中均为数字“共几页-第几页”（如5-1），使用黑体小五号字。 九、图表 图表大小可根据需要设定，图表标题需用仿宋，五号字体，图表
内容中，标题栏需用仿宋，小四号字体，加粗，其它文字内容用仿宋，五号字体，图表的说明注解文字则用仿宋，小五号字体。 九落款 文件底部落款签名和日期使用黑体小四号字，加粗。 十其它 公司其它固定格式文件（公文、信纸、传真、邮件、合同等），请按附件格式样本（见附件）。 附录部门文件编号格式： 1、行政管理文件TR—XZ—年度后两位+月+顺序号（如 121001） 2、人事管理文件TR—HR—年度后两位+月+顺序号（如 121001） 3、财务管理文件TR—CW—年度后两位+月+顺序号（如 121001） 4、营销管理文件TR—YX—年度后两位+月+顺序号（如 121001） 5、资产管理文件TR—ZC—年度后两位+月+顺序号（如 121001） 6、金融管理文件TR—JR—年度后两位+月+顺序号（如121001）
标准文件管理制度
新桥公司企业管理标准 XQ/GL00-01-2010a 标准文件管理制度
修订页 注：本办法审批流程：编/修订部门→会签（公司各部门）→审核（总助）→审批（总经理）
廊坊新桥商贸公司标准文件管理制度编号：XQ/GL00—01—2010a 企业标准文件管理办法 第一条总则 1.1制订目的 规公司所有企业标准文件的批准、发布、修订、使用、作废和保管等控制流程和要求，使之得到有效控制，特制定本制度。 1.2适用围 本制度适用于适用于新桥商贸公司各部门，适用于企业管理标准文件的编制、修订、废止。 1.3管理部门 综合管理部为本制度的管理部门。 1.4 解释权 本规定的解释权属综合管理部。 1.5制、修、废 本规定由综合管理部负责拟定，经公司总经理审阅批准后下发施行，修改、废止时亦同。 第二条定义 2.1 企业标准文件归口管理部门： 综合管理部是负责组织相关部门起草、修订、解释、废止文件，对文件运行过程出现的分歧或争议进行协调的部门，为文件及其记录的归口管理部门，所有文件的归口管理部门见《企业管理标准清单》。 2.2流程管理部门： 综合管理部为所有企业管理标准文件的流程管理部门，负责管理标准文件的归口管理，保障标准文件流程的合理性、安全性与简洁化；负责稽查各部门文件的执行情况，保障标准文件切实有效的执行；负责评审文件的适宜性和有效性，并参与所有标准文件的会审和发布。 2.3 企业标准文件： 规定公司各部门运作流程和规的文件，这些文件用于界定各领域中共同的、跨部门的和重复使
用的规则，对相关活动事项规定操作流程、工作要求、职责权限以及激励考核式，具有相对的稳定性。 第三条企业标准管理要求 3.1 企业标准文件通用控制流程 3.2 企业标准文件包括： 3.2.1质量、环境管理标准文件及外来文件：综合管理部为流程管理部门，纳入管控体系文件； 3.2.2企业管理标准文件：指公司层面的企业制度类文件，综合管理部为流程管理部门，并进行异常文件的处理，文件的编号按企业管理标准约定的原则进行； 3.2.3业务开发管理标准文件：指业务拓展记录、技术标准、客户维保类文件，业务开发部为流程管理部门； 3.2.4销售运营管理标准文件：指农资物品流转记录文件文件，库房管理类文件，销售运营部为流程管理部门。 3.2.5物控管理标准文件：指农资物品购销记录文件文件，网络信息管理类文件，物控部为流程管理部门。 3.3 企业标准文件的编制、发布、修订、评审、废止、存档 3.3.1质量、环境、业务拓展标准文件、农资经营管理标准文件及外部文件的编制、发布、回收、评审、废止、存档按管控体系文件规定执行。 3.3.2行政公文的编制、发布、回收、评审、废止、存档见《公文管理办法》。 3.4 企业标准文件控制要求 3.4.1标准文件的制/修订、审核、会审、会签及审批 3.4.1.1综合管理部组织相关人员，负责起草、修订、解释、废止等相关工作；
管理制度体系文件的编号、格式、要求
拜登集团管理制度体系文件 文件编号：BDG1001-1 “管理制度体系文件”的编号、格式及要求 1. 目的 1.1 明确规定了整个集团各直属部门、各子公司的管理制度文件的编号方法、 文体格式、字体大小、修改版本及签发生效等行文、发文程序。 1.2完善整个集团公司的“管理制度体系”，提高整个集团公司的管理水准， 改善企业形象，促进企业发展。 2. 范围 本规定适用于拜登集团各直属部门、各子公司。 3. 定义 3.1管理制度体系 ------ 即由一整套完整组合的制度管理文件所组成的体 系。 3.2 建立管理制度体系 ------ 制定和修改制度管理文件的过程,就是一个建立 和完善管理制度体系的过程。 4. 责任 4.1 集团各直属部门、各子公司的总经理（或其代理人），负责本部门、子公司 的“管理制度体系”的完善工作。 4.2 人资中心负责整个集团的“管理制度体系”的完善工作。 5. 程序 5.1 文件的编号方法 5.1.1 集团总部各直属部门（见7.1）颁布的制度管理文件。
文件编号由八位组成(见下图),第一、二位代表公司，用字母BD 表示；第三位为部门代码；第四位为文件类别号；第五、六、七位为文件流水号（用数字001～999表示）；第八位为版本号（1为原版，即第1次颁布；2为修改版，即第2次颁布；以此类推）。 版本号 流水号 文件类别 直属部门代码 公司简称 5.1.1.1直属部门代码表 5.1.1.2文件类别表及适用范围 -
5.1.1.3流水号：颁发文件的顺序号。 5.1.1.4版本号：该文件的颁发版本次数。 如：BDH1007-1，表示集团人资中心颁布的、要求在整个集团范围内执行的、第1次颁布的新文件，文件序号为007。 5.1.2 子公司颁布的制度管理文件。 文件编号由十位组成(见下图),第一、二、三、四位代表子公司；第五位代表子公司内部各部门；第六位为文件类别号；第七、八、九位为文件流水号（用数字001～999表示）；第十位为版本号（1为原版，即第1次颁布；2为修改版，即第2次颁布；以此类推）。 版本号 流水号 文件类别 部门代码 子公司简称 5.1.2.1子公司代码表
企业标准编码规则定doc范文
浙江铁宝电机有限公司 企业标准编码规则 1 目的 为使铁宝公司企业标准和文件的编码工作有章可循，便于企业标准和文件的识别与查询，保证铁宝企业标准和文件的简化、优化和标准的统一性、协调性。 2 范围 本标准规定了铁宝企业标准、技术文件、行政文件和各类表格的编号方法和管理要求。 本标准适用于铁宝公司及下属各部门的企业标准和技术文件、行政文件的编号管理。 3 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版本均不适用本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 4 总则 4.1本标准规定的企业标准和文件代号，公司各部门不得擅自变更。 4.2没有编号和编号重复的企业标准和文件属于无效标准或无效文件，不得发布和使用。 5 企业标准编码 5.1企业标准的编码由以下要素组成 批准年号（四位数公元年号） 标准顺序号 标准二级分类号（分别见表2、表3、表4、表5） 标准一级分类号（见表1） 铁宝公司代码 企业标准代码 5.2 编码要素的规定 5.2.1 企业标准代码 “Q”为企业标准代码，铁宝各类企业标准的标准标识全公司统一使用Q/TB。 5.2.2 标准一级分类号
标准一级分类号执行表1的规定。 5.2.3 标准二级分类号 5.2.3.1 基础标准二级分类号执行表2的规定。 5.2.3.2 技术标准二级分类号执行表3的规定。 表3 技术标准二级分类号 5.2.3.3 管理标准二级分类号执行表4的规定。
表4 管理标准二级分类号 5.2.3.4工作标准二级分类号执行表5的规定。 5.2.4 标准顺序号由各二级分类号建立，从01～99按标准建立时间的先后次序进行编号。 5.2.5批准年号采用四位数公元年号。 5.2.6 依照企业标准的编码规则和上述表1、表2、表3、表4、表5的规定，示例说明。 示例1：企业基础标准编码，如企业标准编制规则编号Q/TB JC0101—2010，其中： Q/TB系指铁宝公司企业标准代码，JC表示基础标准类，01表示企业标准编制的分类号，01为顺序号，2010为批准年号。 示例2：企业技术标准编码，假定产品设计标准编号Q/TB JS0111—2010，那么Q/TB系铁宝企业标准代码，JS表示技术标准类，01表示设计标准分类号，11表示技术标准顺序号，2010表示批准年限。 示例3：企业管理标准编码，假定为Q/TB GL0101—2010，那么（Q/TB）铁宝企业代码（GL）管理标准类（01）行政管理分类号（01）顺序号（2010）批准年号。 示例4：企业工作标准编码，假定为Q/TB GZ0306—2010，那么（Q/TB）铁宝企业代码（GZ）工作标准类（03）高层管理分类号（06）顺序号（2010）批准年号。 5.3 各类图表的编号 5.3.1 表格编号由下列要素组成 顺序号（按表格在标准中的先后排序进行编号） 表单代号 企业标准编号