采购报销流程管理规定

采购报销流程管理规定
采购报销流程管理规定

物品采购报销管理规定

为了规范采购报销流程,加强物品及资金的使用管理,保障优质廉价及经营需求,特制订采购报销制度及流程。

一、

申购流程图

具体操作说明:

1、申购部门根据部门需求填写完整《物品采购申请单》。

2、申请人拿着采购申请单依次让各部门签批。

3、把签字完整的采购申请单送至采购部,由采购员进行采买。

注:采购部事宜暂时由人事行政部兼任 4、采购人员根据申请单上的参考价合计金额到财务预借现金。

二、

报销流程图

1、 费用报销流程

具体操作说明: ⑴ 费用报销项目一般包括:汽油费、过路过桥费、外出办公餐费、外出考察费等。 ⑵ 报销人把发票及原始票据依次整齐的粘贴在粘贴单上,并在费用报销单上详细注明费用详细事由。

⑶ 报销人在费用报销单上签字并让各相关领导签字后即可报销。

2、 物品采购报销流程

具体操作说明:

⑴ 采购人员采购完毕后及时办理验收入库手续。

⑵采购人员拿着发票、物品验收入库单、物品采购申请单让财务填写费用报销单。

⑶采购人员拿着相关原始票据让各相关领导审批。

⑷采购人员根据签字完毕的原始单据到财务予以报销,多退少补。

三、采购管理规定

1、申购人员必须详细填写物品采购申请单并办理相关审批手续。

2、采购人员应严格按照申购项目进行采购,如有疑问及时与申购部门沟通,确认无误

后及时安排采买,采购物品必须货比三家,认真对比、筛选,按照质优价廉的原则

予以采购。

3、验收人员必须按照收货标准仔细清点物品并及时办理入库手续,对不符合采购申请

表的物品有权拒收,在验货过程中对物品质量、规格等难以确认的情况下应主动请

使用部门一起验收。

4、购买、验收和使用上的三个相关人员要相互监督,相互合作,共同做好此项工作,

对于有争议的问题各自上报上级领导处理。

5、预借现金3000元(含)以下,采购人员签字可直接预支;3000元——5000元(含)

需上报业主代表知晓;5000元以上需上报刘总知晓。

6、预借现金购买后,采购人员2日内必须到财务销账,严禁白条抵库超过3日。

附件一:《物品采购申请单》

附件二:《物品验收入库单》

2012-7-17

采购流程及管理制度

采购流程及管理制度 一、总则 1. 为了进一步加强公司制度管理,健全企业采购管理制度,监督和控制不必要的开支,保证采购工作的正常化、规范化,特制定此制度。 2. 对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离,其中包括: (1)付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务; (2)采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任; (3)货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。 3.采购原则 (1)采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。 (2)采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑“质量、价格”的竞争,择优选取。 (3)采购经办人应尽职尽责,不能接受供应商任何形式馈赠、回扣、贿赂等,若因严重失职或违反原则作出不适合行为者,给予辞退,情节严重者提交公安机关处理。 (4)物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。 4.采购经办人职责 (1)建立供应商资料与价格记录。 (2)做好市场行情经常性的调查。 (3)询价、比价、议价及定购作业。 (4)所采购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。 (5)做好平时的采购记录及对账工作。 4. 采购部门的划分 (1)生产原材料采购:由采购部门负责办理。 (2)日常办公用品采购:由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。 (3)对于重要材料的采购,必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。 二、采购方式 1.一般情况,选择下列一种最有利的方式进行采购: (1)集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利,采购前,先通知请购部门依计划提出请购,采购部门集中办理采购。 (2)长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定供应厂商,议定长期供应价格,批准后通知请购部门依需要提出请购。 (3)未经公司主管领导书面同意,不得私自变更、替换现有原辅材料供应

费用报销制度及流程.

费用报销制度及流程 (试行) 第一章总则 第一条为加强公司内部管理,规范公司财务报销行为,合理控制费用支出,特制订本制度。 第二条本制度根据公司的实际情况,将财务报销分为日常办公费用、薪酬福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 第三条本制度适用公司全体员工。 第二章借支管理规定及借支流程 第四条借款管理规定 (一)出差借款:出差人员凭审批后的《出差申请单》按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。 (二)其他临时借款:如业务费、周转金等,借款人员应及时报账,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 (三)各项借款金额超过5000元的,应至少提前一天通知财务部备款。原则上单笔支出超过2000元的不宜采用现金支付。 (四)借款销账规定:(1)借款销账时应以借款申请单据为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销账;(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续。 (五)借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从个人工资中扣回。 第五条借款流程

(一)借款人或费用申请人按规定填写《付款审批单》(附件2〉,注明借款或费用申请事由、金额(大小写须完全一致,不得涂改〕、支付方式。 (二)一般审批流程:申请人→行政人事部审核→分管领导确认→总经理审批。 (三)财务付款:凭审批后的《付款审批单》到财务部办理领款手续。 (四)财务从收到己由分管领导签字的付款申请起,正常3个工作日内办结(含申请当天〕;对于紧急的、临时的付款申请,员工可使用邮件方式进行申请,财务以相关领导回复为依据,经财务总监确认,1个工作日内进行及时打款。 (五)无法办理书面申请借款的,以邮件方式走完所有审批流程,财务以打印邮件内容作为付款的附件。 第三章日常费用报销制度及流程 第六条日常费用主要包括差旅费、电话费、市内交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。第七条报销费用的一般规定: (一)报销人必须取得相应的、合法有效的报销单据,且发票背面有经办人签名(原则上要求应取得机打发票并要求对方提供明细清单〉。以下凭证视为合法、有效据,准予报销: 1.有全国统一发票监制章的税务发票; 2.财政机关批准并统一监制的行政事业性收据; 3.邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单; 4.机打发票上必须开具公司全称、纳税人识别号,开户行及账号,公司地址等,定额发票除外。 (二)费用报销单填写及票据粘贴要求:

采购管理制度及流程

采购管理制度与工作流程 部门:采购部

目录 第一章总则 (1) 第二章采购计划管理制度 (4) 第一节采购计划编制制度 (4) 第二节采购预算管理制度 (6) 第三节月度采购计划管理制度 (8) 第三章采购计划管理流程 (10) 一、采购计划工作流程 (10) 二、月度采购计划增补流程 (11) 第四章相关表格 (12) 一、购买申请单 (12) 二、紧急采购申请单 (13) 三、物资采购计划表 (13) 四、年度预算采购表 (14) 五、采购变更审批表 (14) 六、计划外采购申请表 (15) 恩施和诺生物工程有限责任公司 采购管理办法

第一章总则 为了规范物资采购、提高生产效率,堵塞管理漏洞,降低采购成本,特制定本办法。 第一条、采购部隶属生产系统,受生产和财务双重领导。 第二条、本着公平、公正、公开的原则,公司物资采购实行集中统一管理,统一由采购部负责。负责公司(包括肥料厂)全部物资采购(除食堂物资外),包括生产用的原辅材料、低值易耗品;行政办公用品;机器、设备;实验用品、试验材料;基建材料采购。 第三条、根据各部门下达的采购计划,按照规定的时间、物品、数量、规格、质量要求进行采购。 各部门下达采购计划应严格根据申购单下达,应详细列明采购材料名称、时间、数量、规格、质量等内容。 第四条、采购应坚持成本效益原则、质量原则、进度配合原则、公平竟争原则。要求以招标或类似的方式进行,向多家供应商发招标或采购函进行询价和质量比较,在材料质量保证不影响公司产品质量的前提下,按照质优价廉、同质价低的原则采购。 第五条、按照询价、比价、议价、评估、索样、定价、请购、订购流程进行。 第六条、对于进行大宗采购或经常采购的供应商,在采购前应当签订采购合同,货款支付时间上尽量延伸展期和固定周期。

采购管理制度及流程

1 采购管理制度与工作流程 目 录 第一章总则 第二章采购计划管理制度 4. 第一节采购计划编制制度 第二节采购预算管理制度 第三节月度采购计划管理制度 第三章采购计划管理流程 10 、采购计划工作流程 10 二、月度采购计划增补流程 11 第四章相关表格 12 一、购买申请单 12 二、紧急采购申请单 13 三、物资米购计划表 13 四、年度预算米购表 14 五、采购变更审批表 14 六、计划外采购申请表 15 恩施和诺生物工程有限责任公司 采购管理办法 第一章总则

购合同, 货款支付时间上尽量延伸展期和固定周期。 为了规范物资采购、提高生产效率,堵塞管理漏洞,降低采购成本, 特制定本办法。 第一条、采购部隶属生产系统,受生产和财务双重领导。 第二条、本着公平、公正、公开的原则,公司物资采购实行集中统一管理, 统一由采购部负责。负责公司(包括肥料厂)全部物资采购(除食堂物资 外),包括生产用的原辅材料、低值易耗品;行政办公用品;机器、设 备;实验用品、试验材料;基建材料采购。 第三条、根据各部门下达的采购计划,按照规定的时间、物品、数量、 规格、质量要求进行采购。 各部门下达采购计划应严格根据申购单下达,应详细列明采购材料 名称、时间、数量、规格、质量等内容。 第四条、采购应坚持成本效益原则、 质量原则、进度配合原则、公平竟 争原则。要求以招标或类似的方式进行,向多家供应商发招标或采购函 进行询价和质量比较,在材料质量保证不影响公司产品质量的前提下, 按照质优价廉、同质价低的原则采购。 按照询价、比价、议价、评估、索样、定价、请购、订购流程 进行。 对于进行大宗米购或经常米购的供应商,在米购前应当签订米 合同签订应当明确标的数量、规格、型号、单价、金额、供货时 间、地点、运输方式、运费承担方、发票、付款期限等重要事项。 第七条、对本地采购低值易耗品的结算,采取按月凭票结算方式。 第八条、除零星采购外,支付货款必须以银行转账方式支付。 第五条、 第六条、

采购管理制度及流程操作

采购管理制度及流程操作 一、目的 为了提高采购效率、明确岗位职责、有效降低成本,满足公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强各部门间的配合,特制定本制度。 二、适用范围 本公司所有采购的物料及其它消耗品 三、基本原则 采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑“质量、价格”的竞争、择优选取。 四、工作程序 (一)采购基本事项 1、日常采购(包括但不限于日常办公用品及其它消耗品)采用现需现购的原则,由综合管理部人员负责采购。 2、非日常用品采购(包括但不限于较大型办公器材及物料)在采购时候应进行比价,与供应商洽谈,控制成本。 3、采购前需要申请人填写采购申请单,经分管领导签署意见报总经

理审批后(注:5000以上的金额采购需要董事长审批)再填写款项支付申请单,领资金再进行采购;提交固定资产申购单前,采购金额在五万以下的采购人应提供至少三家采购物品供应商报价和联系资料,进行比价,择优购买;采购金额达到五万以上的则进行招标。4、采购应索要发票,金额小的没有发票应该索要收据,网络采购应保留聊天记录和付款证明。 (二)、采购申请 1、采购之前,采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写“物品采购申请单或固定资产请购单”。 2、紧急采购时,由采购部门在申请单上注明“紧急采购”字样,以便于及时处理。 3、若撤销采购,应立即通知成本采购人员,以免造成不必要的损失。 (三)采购流程 1、采购人制定采购计划,收集需要采购物品的信息。 2、对需采购的物品进行询价、议价、获取准确的价格信息,采购金额在五万以下的采购人应提供至少三家采购物品供应商报价和联系资料,进行比价,择优购买;采购金额达到五万以上的则对外进行招标。 3、成本采购部决定购买时,填写“采购申请单或固定资产请购单”。 4、申请单或请购单填写完成后按照流程进行审核,分别经请购人、

费用报销流程及管理制度(2011版)

费用报销流程及管理制度 为严格控制费用支出,加强费用管理,为规范本公司报销程序,提升报销流转速度和精确度,充分发挥会计核算及监督职能,提高管理效益,根据公司财务管理制度的有关规定,制定本制度。 一、借款管理制度 1、借款审批流程 根据工作需要,公司员工因公出差或业务活动等可预先向公司借支借款(现金或支票),借支人应填写《借款单》,借支额度根据实际情况确定,并注明借款事由及行程,由部门经理审签后,并送副总经理、财务总监及总经理签批。 2、借款申请要求 (1)现金借款:员工因公参加会议、学习、办理业务需要借现金的,应填写《借款单》,详细注明借款的内容、金额;并依照审批流程签批后,方可交财务部记账存档。员工每次借款原则上不得超过人民币5000元,员工须在工作完毕后的当月将合法的报销单据整齐粘贴后,填写报销单,依照审批流程签批后再交财务部办理报销,结清借款。对借款未还清者,不得再借支款项,对超过一个月不归还的借款,从该员工下月工资中扣回。 (2)其他预付款项:如购买办公用品、维修费、加油费等,通过填写《领用支票审批单》,写明用途、金额,办理审批手续后,财务予以支付。实行定额备用金的借支人须每年结清一次。

注:实行定额备用金制度的人员须经财务总监和总经理签批认可。 3、借款流程:经办人预借现金时,填制借款单,按审批流程签批后交由费用核算会计编制记账凭证,由财务负责人复核、签章,出纳根据复核后的记账凭证,向经办人支付现金,同时经办人须在记账凭证上签字。如需领用支票,经办人按审批流程签批后直接到出纳处领取支票。 现金借款流程:经办人→部门经理→总经理→费用核算员→财务经理→出纳; 支票、电汇申请流程:经办人→部门经理→财务经理→总经理→出纳→费用核算员。 二、差旅费报销管理制度 1、因公出差审批权限 员工因公出差(包括参加工作会议、学习、培训等),应事先填写“出差审批单”。凭审批后的“出差审批单”到财务部办理差旅费借款及差旅费报销手续。 (1)部门经理出差必须经主管副总经理或总经理批准; (2)部门副职及普通员工出差必须经部门经理同意后,呈总经理批准; (3)总经理外出时,员工出差由副总经理批准。 2、出差人员的交通费标准 (1)公司班子成员公出可乘火车软席、轮船二等舱位、飞机普

采购管理制度及采购流程

采购管理制度及采购流程 一、目的: 规范公司采购流程,提高采购工作效率,从而为生产的顺利进行提供保障,并最大化降低企业成本,为企业带来更大的资金支持。 二、适用范围 适用本公司范围内采购管理 三、内容 (一)总则:为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 (二)基本流程:采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算 (三)采购流程图如下:

寻找供应商 审批流程 询价比价议价 采购洽淡 签采购合同付款审批流程下采购订单 交货验收计划对帐财务结算验收合格验收不合格入库退、换货 采购需求

四、制度细则 (一)采购需求的提请 1、定义:采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品,并按照规定的格式填写,按照即定流程申请获得这些物品的过程。 2、采购需求流程如图:

3、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素: ●请购的部门; ●请购物品所属项目; ●请购的用途; ●请购的物品名; ●请购的物品数量; ●请购的物品规格; ●请购物品的样品、图纸或技术资料等; ●请购物品的需求时间; ●请购如有特殊需要请备注; ●请购单填写人; ●请购的部门负责人; ●请购单的审核人; ●财务审核人; ●公司总经理。 4、请购单及其提请规定 ●请购单应按照要素填写完整、清晰,由公司领导审核批准后报采购部门。 ●请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收,请购部门备份。 ●涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交,同时清单的电子文档也需一并提交。

公司采购流程管理制度64515

公司采购流程管理制度 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。 一、请购及其规定 1.请购的定义 请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料,并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。 2.请购单的要素 完整的请购单应包括一下要素: (1)请购的部门; (2)请购物品所属项目; (3)请购的用途; (4)请购的物品名; (5)请购的物品数量; (6)请购的物品规格; (7)请购物品的样品、图纸或技术资料等; (8)请购的物品的需求时间; (9)请购如有特殊需要请备注; (10)请购单填写人; (11)请购部门主管; (12)请购单审核人; (13)采购副总审核; (14)财务审核人; (15)公司总经理。 3.请购单及其提报规定 (1)请购单应按照要素填写完整、清晰,由公司领导审核批准后报采购部门; (2)固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报; (3)其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表.)的格式填写提报; (4)日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批单)的格式填写提报; (5)请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份; (6)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交,为提高效率该清单的电子文档也需一并提交;

(7)遇公司生产、生活急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。 (8)如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,请购部门必须作出书面说明。 (9)请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 4.公司物资请购单的提报部门 (1)公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报; (2)公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报; (3)公司各部门专用的物资由各部门自行提报。 二、请购单的接收及分发规定 1、请购的接收要点 (1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查请购单是否经过公司领导审批; (2)接收请购单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整清晰不采购,图纸及技术资料不全不采购,库存已超储积压的物资不采购的原则; (3)通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存; (4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。 2、请购单的分发规定 (1)对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理; (2)对于紧急请购项目应优先处理; (3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门; (4)重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。 3、采购周期的规定 (1)单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天; (2)单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购,采购周期不应超过15天; (3)单次采购金额预算在20万元以上的项目采购部自行招标采购,采购周期不应超过40天; (4)单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托代理招标公司代理招标,采购周期不应超过60天; (5)请购部门应按照以上(1)-(4)条中规定的时间提前提包请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因; (6)遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略; 三、询价及其规定 1.询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称,了解图纸及其技术要求,遇到问题应及时的与请购部门沟通; 2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;

采购部管理制度与工作流程04578

采购管理制度与工作流程 一、目的: 为规范采购流程,提高采购工作的效率,特制定本制度。 二、适用范围: 适用于本公司采购管理。 三、内容: 1、总则 为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、采购基本流程 采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订(确定付款条件、配送方式、售后服务)----交货验收(仓管)---质检(不合格退货)---入库---计划对账---财务结算

采购流程图如下图所示: 1)采购计划:采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。

2)供应商的选择和考核:供应商的选择与考核,一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定,并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3)询价、比价、议价。 4)合同的签订:买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程,最后双方签订有关协议,合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5)交货验收:采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。 6)质检:货物质检合格则入库,不合格的,需安排补救和退货。 7)财务结算:货物入库后,财务结算 3、申请商品采购流程图 1)销售部提出采购需求, 2)采购部制定采购计划,由采购部负责人报总经理、财务审批; 3)审批通过后,由采购主管下单。 4、申请付款流程图 根据供应商帐

费用报销管理制度及流程.doc

费用报销管理制度及流程4 费用报销管理制度及流程 为了加强公司内部管理,规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想,合理控制费用支出,特制定本制度。本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况,将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 借支管理规定及借支流程 借款管理规定 (一) 出差借款:出差人员凭审批后的《出差申请单》按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。 (二) 其他临时借款,如采购金,业务费、周转金等,借款人员应及时报帐,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 (三) 各项借款金额超过5000 元应提前一天通知财务部备款。 (四) 借款销账规定: (1) 借款销帐时应以借款申请单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销帐; (2)借款者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

(五) 借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 (六)借款流程: (1) 借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)。 (2) 审批流程:单笔借支金额在5000元以下的,由部门经理确认,经财务部经理复核后,报总经理审批;单笔借支金额在5000元以上的,由部门经理确认,分管副总审核,财务部经理复核后,报总经理审批;部门经理的备用金借支金额由分管副总审核确认,经财务部经理复核后,报总经理审批。 (3) 财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 日常费用报销制度及流程 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。 费用报销的一般规定: (一) 报销人必须取得相应的合法票据,且发票背面有经办人签名。 (二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。

公司采购管理制度及流程

公司采购管理制度及流程 一、目前公司采购工作状况: 因多种原因,目前公司许多采购工作不能按照正规流程进行, 多由物资所需部门或技术部门单独确定供应商采购,公司采购部门人员有被架空的趋势,导致许多采购工作失去其作用,并直接导致公司竞争被动、效率低下、成本上升。由于其他岗位人员的谈判技 巧及方法上的非专业性,容易导致物资采购成本过高,成本核算较慢,影响公司整体工作的开展等情况。公司考虑到新的制度实施, 大家有个适应过程,因此在以较缓的速度等待大家理解并推行。但不希望公司的苦心给大家形成误解。在采购制度的推行上,公司的决心是坚定不移的;分工与要求是明明确确的;对每一笔采购发生是否合规,管理者时刻都在关注着。20XX年,公司辛苦运作的个 别工程项目都是因操作无章法甚而违规,致使公司在竞争中极其被动,只得在付出了更大的努力乃至舍掉利润后才拿下了项目,教训惨痛而深刻。因此,希望公司全体管理人员认真学习并自觉践行、 并在工作中不断改善。不合理的采购行为是注定要被停止的。利益所在,众目关注,望大家都能坚定自觉的按规而行,而非迎风摇曳! 二、目的:

统一采购流程,对采购过程进行规范和控制,确保产品质量前提下,提高工作效率。节省人力资源成本与降低资金采购成本,保 障企业经营活动的健康有序进行。 三、适用范围: 公司各部门所有经营产品、工程物资、办公资产类、其他临时 用物资、经营中所需要的服务等。均需依照采购原则与流程,统一 由采购部门负责。 四、采购部职责: 1、采购部负责公司所需物资与服务的采购。 2、采购部负责确保采购物资的质优价廉以及供货的及时率。 3、采购部应根据财务状况合理使用资金。 4、采购人员努力锻炼、学习相关工作能力:如成本意识与价 值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、 专业知识。 5、采购工作由采购部经理具体组织,并按相关原则及流程报 批。 6、每一项具体采购工作,采购部门可以接受其他相关部门的 建议,但不受 其他部门撑控。采购部不可违反货比三家的原则。

费用报销管理规定及流程

费用报销管理规定及流 程 文档编制序号:[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]

费用报销管理制度及流程 为了加强公司内部管理,规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想,合理控制费用支出,特制定本制度。本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况,将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 借支管理规定及借支流程 借款管理规定 (一)出差借款:出差人员凭审批后的《出差申请单》按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。 (二)其他临时借款,如采购金,业务费、周转金等,借款人员应及时报帐,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 (三)各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。 (四)借款销账规定: (1)借款销帐时应以借款申请单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销帐; (2)借款者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。 (五)借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 (六)借款流程:

(1)借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)。 (2)审批流程:单笔借支金额在5000元以下的,由部门经理确认,经财务部经理复核后,报总经理审批;单笔借支金额在5000元以上的,由部门经理确认,分管副总审核,财务部经理复核后,报总经理审批;部门经理的备用金借支金额由分管副总审核确认,经财务部经理复核后,报总经理审批。 (3)财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 日常费用报销制度及流程 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。 费用报销的一般规定: (一)报销人必须取得相应的合法票据,且发票背面有经办人签名。 (二)填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。 (三)按规定的审批程序报批。 (四)报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。 费用报销的一般流程: 报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单,费用的报销金额在5000元以下的,由部门经理确认,经财务部经理复核后,报总经理审批;费用的报销金额在5000元以上的,由部门经理确认,分管副总审核,财务部经理复核后,报总经理审

公司采购制度及流程

物资采购支付管理制度 第一章:总则 第二章:物资采购具体内容 第三章:采购业务原则和权限管理 第四章:采购流程 第五章:申请付款基本流程 第六章:预付款及定金管理 第七章:应付帐款管理 第八章:附则 第九章:附件

第一章:总则 为了规范公司采购业务流程,防范采购业务风险,控制采购支出,保证公司正常生产经营活动,降低采购成本和付款风险,特制定本制度。 第二章:物资采购具体内容 一、本制度所指采购物料具体指: 1、日常办公用品、耗材:笔、打印纸、笔记本等。 2、办公设备及交通工具:电脑、打印机、复印机、扫描仪、硬盘、汽车等。 3、生产设备:所有生产用的机器、工治具等。 4、办公家具:桌椅、文件柜、保险柜等。 5、接待用品:水果、烟酒、礼品等。 二、本制度所需招标的支出具体指: 1、大设备支出。 2、工程项目支出。 3、房屋建筑物支出。 第三章:采购业务原则和权限管理 一、采购业务原则 1.公司所有采购业务均由相关对口采购人员负责。 日常办公用品、办公家具、接待用品由人事行政部负责;

生产设备及其他由配件部负责. 2.供应商的选择应遵循三家报价的原则,如为单一供应商或独家供应商,采购部门必须加以说明或解释; 3.合同管理原则,需要招标的采购必须按照经济合同管理制度与供应商订立采购合同; 4.为了节约采购成本和提高采购效率,一般采购业务应尽量采用集中采购的方式统一采购,寻找供应商并签定年度供应协议,减少紧急采购; 5.年度供应协议每年由采购部门和使用部门共同评估,总经理批复后,决定是否更换供应商; 6.采购货款除小额(1000元以下)采购外必须通过银行结算; 7、各类采购严格执行预算审批额度,超过预算或有特殊情况的需执行追加预算程序。 二、本公司应按以下采购权限进行采购: 1.公司采购部是负责物品采购的管理部门。 2.在保障服务和节约成本的前提下,价值1百元以下的物品(除定点采购外)经公司使用部门负责人批准后由公司采购员于当地采购。 3.招标项目采购支出,须经公司股东会决议后进行招标,后由采购部执行采购。 4.公司各部门协助采购并监督和审查各采购活动。 第四章:采购流程

采购管理制度及流程 改

采购管理流程 一、目的 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。 二、范围 适用于本公司所有采购的物料及耗材品 三、定义 3.1物料:指本公司所经营所需之直接与间接物料 3.2采购人员:采购部执行采购业务人员 3.3需求人员:各部门开具请购申请之人员 四、采购作业流程 4.1.请购的定义:请购是指某人或者某部门根据生产任务需求确定 一种或几种物料,并按照规定的格式填写物料申请给部门经理审核后提交采购部。 4.2采购作业是从接受物料需求到选择适当的厂商,并确定物料之名 称、规格、质理、交货期等要求,和订单发出,确认及物料接收并按时请款之过程。 4.3应在合格供应商中选择供应商,如需采购物品现有的供货商无法达

成,就在网上或朋友介绍开发新的供应商,则由采购部对其供货商进行选择及评估流程对供应商进行选择,考核等作业。如需采购的产品中有被客户批准或指定的供应商,则采购部在采购产品时,必须从客户批准和指定的供应商名单上采购有关产品,如采购部要从其他供货商处采购时,必须将此供货商提供给客户批准,并经客户批准被列与客户指定的供应商后,采购方可从该供应商处采购物料。如客户有新批准的供应商名单或客户对原批准的供应商名单做修改和更改时,采购人员必须及时对此客户批准的供应商名单进行更新。 4.4对直接购买的物料,由采购人员收到请购单时对请购的物料进行审核及供应商价格,数量及交期等的确认。如果是重复性的采购,采购直接在系统里生产采购订单并打印,经采购部主管经理签核后传真给供应商,如果是新物料或新供应商,则进行供应商选择和评估及样品评估流程,进行记录。然后才能执行采购流程传真给供应商。采购须进行采购追踪及监控采购的物料,及时准确的到达公司入库,然后财务根据送货单,入库单进行对账。如供应商无法按交期交货时,采购应征求相关单位是否调料,或采取紧急对应措施(自行提货)如周期较长的物料可先行订货,但要征求采购部门主管及经理的同意. 4.5间接物料采购,由需求人员填写采购申请单,经部门经理批准并写 申请单号后交采购人员进行采购作业。采购人员对申请单进行审核以及交期确认。如采购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何影响的物料采购(如:文具,消耗品,劳保等)由需求部门根据其实际工作需要报经采购经理审批,由采购员直接进行采购作业。 4.6采购产品的质量要求应在采购单上说明,如所采购的产品质量无法 描述清楚时,则需求部门或品质部应附上相关的采购产品的质量 标准,要求。且采购须与供应商确认采购物料之版次是否相符。五,供应商选择及评估流程 5.1新供应商的选择

公司费用报销制度及流程

公司费用报销制度及流程 一、目的 为了加强公司的财务管理工作,控制费用,提高效率,统一各部门的报销程序及规定,保证财务支出审核审批管理健康、及时、有序地运行,根据国家有关法律、法规,现结合公司具体情况,特制定本制度。 二、适用范围 本规定适用于*******限公司全体员工。 三、权责 各部门执行本规定,具体费用报销申请核定工作及报账结算工作; 相关部门主管、经理、总经理、董事长负责报销事项及费用的核准; 财务部负责费用的核对、报销等具体工作(财务部在执行报销过程中起监督作用,只对符合有关制度规定、提供完整报销单据、经授权人核准的开支办理报销。费用报销必须依据合法单据,严禁白条、收据报销)。 四、报销的具体要求 (一)、发票的基本要求 1.发票必须合法、真实、有效,自2017年7月1日起,取得的增值税普通发 票(含电子和卷式)应在“购买方纳税识别号”栏填写公司纳税人识别号或统一社会信用代码(***),不符合规定的发票,财务部可不予报销。 2. 发票内容须与实际交易内容完全一致,须开具货物或商品明细,不得笼统填 写“办公用品”、“生活用品”、“食品”、“劳保用品“等。 3.发票不得涂改、挖补、大小写金额必须相符,字迹清楚。发现发票有误,应 当退回重开。 4.要用胶水分类、整齐地黏贴在报销黏贴单上,防止原始凭证在传递过程中丢 失。 5.无论何种原因遗失原始票据的费用一律不予报销,一切损失由当事人自行承 担。

6.对下列不符合规定的发票(票据),不得作为合法会计凭证,财务部有权拒绝办理相关报销手续。 1)填写项目不齐全、内容不真、字迹不清晰、没有加盖填制单位印章; 2)发票收据内容涂改; 3)发票金额、内容填写有误的,出具票据不完整; 4)一式几联的原始票据,报销联未复写; (二)、报销单的填写要求 1.必须按报销费用单的要求填写相关内容。 2.报销事项的内容、用途说明必须清晰准确,并注明费用归属(属于那个单位或项目,便于分类核算或转账),必要时附清单详细说明,另报销招待费(购烟具等)须事先征得单位经理的批准,否则财务部有权不予报销,将自行承担费用,如无法取得发票,经办人应填写招待事项证明单,经办人应填写招待费事项证明清单,并归属那个项目,签字证明后交单位经理审核后交财务部方能取得报销款。 3.报销金额大小写必须一致,不得涂改,不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水填写。 4.财务在审核时按相关制度有权去除不符合要求的票据(如白条、不符合要求的发票等),可以核小报销金额;但审核金额超过报销金融时,应退回经办人重填或按申报金额报销。 (三)、其他报销附件要求 1.除发票外,其他附件必须合法、合规,有关责任人的签字审批。 (四)、报销的时效要求 1.当月费用必须在次月10日前报销,节假日顺延; 2.每月1-10日各部门收集本部门报销单据统一交到财务部; 3.财务部审核单据并在付款日前制作相关付款凭证; 4.财务部出纳在规定日期通过现金或网银转账到报销人的银行账户; 5.费用报销应严格按报销时间规定办理,不得延迟,否则财务部不予办理。

采购管理制度及流程

采购管理制度及流程 篇一 一、目的: 规范公司采购流程,提高采购工作效率,从而为生产的顺利进行提供保障,并最大化降低企业成本,为企业带来更大的资金支持。 二、适用范围 适用本公司范围内采购管理 三、内容 (一)总则:为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 (二)基本流程:采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算 (三)采购流程图如下: 四、制度细则 (一)采购需求的提请 1、定义:采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品,并按照规定的格式填写,按照即定流程申请获得这些物品的过程。 2、采购需求流程如图: 3、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素: l 请购的部门;

l 请购物品所属项目; l 请购的用途; l 请购的物品名; l 请购的物品数量; l 请购的物品规格; l 请购物品的样品、图纸或技术资料等; l 请购物品的需求时间; l 请购如有特殊需要请备注; l 请购单填写人; l 请购的部门负责人; l 请购单的审核人; l 财务审核人; l 公司总经理。 4、请购单及其提请规定 l 请购单应按照要素填写完整、清晰,由公司领导审核批准后报采购部门。 l 请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收,请购部门备份。 l 涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交,同时清单的电子文档也需一并提交。 l 遇公司生产、生活急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话、邮件或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。 l 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,申请部门必须作出书面说明。 l 请购单使用公司规定的统一表单,请购部门有更改和补充的,应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

采购流程管理及仓库管理制度

采购流程管理及仓库管理制度 第一部分总则 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足公司对优质资源的需求,保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。 第二条本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购(以下统称为采购物品)。 第二部分权限 (一)公司所有对外采购须经总经理签字或电话请示同意; (二)公司所有采购物品验收后需在仓库进行入库登记。 第三部分采购原则 1、询价比价原则 凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购,每次采购金额在10万元以下的必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外,超过10万以上的采购须以招标的形式进行。 2、一致性原则 采购人员定购的物品必须与采购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足需求部门要求或成本过高的情况下,采购人员须及时反馈信息供申请部门更改或作参考。如确因特定条件数量不能完全与采购单一致需经总经理同意。 3、低价搜索原则 采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及最低价格,实现最优化采购。 4、廉洁原则: (1)自觉维护企业利益,努力提高采购物品质量,降低采购成本。 (2)廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手。 (3)严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。 (4)加强学习,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。 (5)工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。 5、招标采购原则 凡大宗或经常使用的物品,都应通过询议价或合同会签的形式,由综合办、财务等相关部门共同参与,定出一段时间内(一年或半年)的供应商、价格,签订供货协议,以简化采购程序,提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品,除缩短招标间隔时限外,还应随时掌握市场行情,调整采购价格。 6、审计监督原则 采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为,公司有权对相关人员依照公司《员

中小型公司采购流程管理制度

采购流程管理制度 第一章总则 第一条 为了提高公司采购效率,明确岗位职责,有效降底采购成本,满足公司对优质资源的需求,进一步规范物质采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。 第二条 本制度适用于????????????有限公司(以下简称“公司”)各部门。 第二章申购流程 第三条 申购的定义 申购是指某人或者某部门根据公司经营活动需要确定一种或几种物料,并按照规定格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。 、申购单及其提报规定。 ??、申购单应按照要素填写完整,清晰,由公司总经理审核批准后报采购部门。 ??、申购单的更改和补充应重新填写并由公司总经理签字。 第四条 申购单的接收及分发规定 、 具体负责采购的部门就以下事项对申购单进行审核 ?? 应检查申购单的填写是否按照规定填写完整,清晰,检查申购单是否经过公司领导审批。 ?? 接收申购单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整不清晰不采购,库存已超储积压的物资不采购的原则。 ?? 通知仓库管理人员核查申购物资是否有库存。 ?? 对于不符合规定和撤销的申购单物资应及时通知申购部门。 、 申购单的分发规定 ??对于采购应按照人员分工和岗位职责进行分工处理。审批人与采购人应职责分离。 ?? 对于紧急申购项目应优先处理。 ?? 无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门。 ???? ???? 埬 ???? ???? 谿??????? ???? 觗 ???? ???? 鼚 ???? ???? 溘 ?? 重要项目的采购前应征求公司相关领导的建议。 第五条 采购周期的规定 、询好价后在本市区采购的物资及产品的采购周期不应超过 天。

费用报销流程及管理制度

费用报销流程及管理制度 1.目的 为严格控制费用支出,加强费用管理,为规范本公司报销程序,提升报销流转速度和精确度,充分发挥会计核算及监督职能,提高管理效益,根据公司财务管理制度的有关规定,制定本制度。 2.原则 2.1 费用报销需提前申请 2.2 费用按照标准及要求预算申请 2.3 到司拜访客户由相关负责人带队并统一安排相关食宿 3.适用部门 公司招商部员工 4.执行部门 人力资源部 5.监督部门 财务部总经办 6.借款管理制度 6.1借款审批流程 根据工作需要,公司员工因公出差或业务活动等可预先向公司借支借款(现金或支票),借支人应填写《借款单》,借支额度根据实际情况确定,并注明借款事由及行程,由部门经理审签后,财务总监及总经理签批。 6.2借款申请要求 6.2.1现金借款:员工因公办理业务需要借现金的,应填写《借款单》,详细注明借款的内容、金额;并依照审批流程签批后,方可交财务部记账存档。员工每次借款原则上不得超过人民币1000元,员工须在工作完毕后的第一天将合法的报

销单据整齐粘贴后,填写报销单,依照审批流程签批后再交财务部办理报销,结清借款。 6.2.1.1对借款未还清者,不得再借支款项,对超过一个月不归还的借款,从该员工下月工资中扣回。 6.2.2其他预付款项:如购买办公用品、维修费、加油费等,通过填写《借款单》,写明用途、金额,办理审批手续后,财务予以支付。 6.2.3借款流程:经办人预借现金时,填制《借款单》,按审批流程签批后交由费用核算会计编制记账凭证,由财务负责人复核、签章,出纳根据复核后的记账凭证,向经办人支付现金,同时经办人须在记账凭证上签字。如需领用支票,经办人按审批流程签批后直接到出纳处领取支票。 现金借款流程:经办人→部门经理→总经理→费用核算员→财务经理→出纳; 7.差旅费报销 7.1因公出差审批权限 部门经理因公出差(包括拜访代理商、参加工作会议、学习、培训等),应事先填写《出差申请表》。将凭审批后的《出差申请表》到财务部办理差旅费借款及差旅费报销手续。 7.2出差报销流程 7.2.1员工出差会司当天填写《费用报销单》交至上级领导签字,由总经理审批后方可报销 报销人—→部门经理—→财务经理—→总经理 7.2.2报销单后必须附有所报销所有项目的发票或者消费凭据,否则一律不予报销7.3出差报销程序 报销人按规定要求自行粘贴票据并填制《费用报销单》,按规定流程审批后财务复核,财务根据复核后的记账凭证通过网银打卡方式向报销人支付报销款或收取归还的借款余款;出纳收取归还的借款余款须向报销人开具收据,借款单不予退

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