甘肃省中小学档案管理暂行办法

甘肃省中小学档案管理暂行办法

第一条根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，为了使中、小学档案工作规范化、制度化、科学化、以适应教育管理的需要，特制定本办法。

第二条中小学档案反映了学校教育发展的历史面貌，它是工作查考、历史研究、科学管理重要条件和依据。

第三条中小学档案工作，是学校工作的重要组成部分，各级学校必须加领导，列入工作议事日程，纳入学校管理工作计划，认真解决档案建设中所需的人、财、物等问题，确保档案建设顺利进展。

第四条中小学档案应根据集中统一管理的原则，对学校全部档案（包括文书、第教学、科技、会计等方面的档案）进行收集、整理和保管，确保其完整与安全，任何部门和个人都不得私自保存和销毁。

第五条中小学应建立档案室，归属学校办公室或教务处管理，配备适应工作的档案专（兼）职人员，并保持对稳定。

第六条中小学档案工作，由各级地方教育行政主管部门统一领导，同时接受地方档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第七条中小学要建立文件材料的收集、整理和立卷归档制度，并将此工作列入各部门工作的职权范围和有关人员的岗位责任制，定期进行检查和考核。

第八条凡是学校各项工作活动中形成的具有保存、查考、利用价值的各种文字、照片、图纸、实物、录音带、录像带等不同载体的文件材料，均属于归档范围（按附件二办理）。

第九条中小学应归档的各种文件材料要收集齐全完整，并进行分类、组卷，按时进行归档，案卷质量按上级有关规定执行。

第十条学校档案柜（架）要符合标准，档案室要安全适用，备有防火、防水、防盗、防虫、防尘、防光、防潮等设施，并定期检查，发现问题要及时处理，确保档案绝对安全。

第十一条学校档案室要根据工作需要，编制必要的检索工具和参考资料，积极主动地开发档案信息资源，为学校各项工作提供服务。

第十二条学校档案室要认真做好档案的登记和统计工作，并按规定及时向上级有关部门报送统计表。

第十三条中小学要建立健全档案管理、借阅和保密等项制度，严格履行档案查阅审批登记手续，对丢失损坏档案和泄密者，应追究责任。

第十四条学校档案室应会同有关部门成立鉴定小组，认真做好档案的鉴定工作，对保管到期的档案应提出销毁意见，经学校负责人批准，方可进行销毁。

第十五条学校撤销时应将全部档案移交当地综合档案馆；学校合并时，应将全部档案移交合并单位；学校档案人员调动工作时，应办理档案移交手续。

第十六条学校档案室所需设备购置等经费，应在学校教育经费内列支。

第十七条各类职业学校、中等专业学校、技工学校、幼儿园参照本《暂行办法》执行，并制定本校档案管理的实施细则或具体办法。

第十八条本《办法》自下发之日起试行。

附件：1、甘肃省中小学分类方案

2、甘肃省中小学档案归档范围及保管期限

附件1：

甘肃省中小学档案分类方案

为了保持文件之间的有机联系，便于保管和使用，特制定甘肃省中小学档案分类方案。

1、文书档案：（1）党群类（党委、工会、团委、少先队）

（2）行政类

（3）总务类

2、教学档案：（1）教学类

（2）学绩类

（3）学籍类

（4）其它

3、科技档案：（1）设备、仪器类

（2）科研类

（3）基建类

4、会计档案：（1）报表类

（2）账簿类

（3）凭证类

说明：

一、根据中小学档案工作实际情况，本保管期限表分为永久、短期两种。

二、确定保管期限的原则|：凡是反映本学校主要职能活动和基本历史面貌的在教育事业和教学研究工作中需要长远利用的档案列为永久保管；凡是在较短时间内本校需要查考的各种文件材料，列为短期保管（短期15年）。

附件2：

甘肃省中小学校档案归档范围及保管期限

1、文书档案

1．1党群类：

1．1．1上级党委、工会、团委、少先队的文件：

（1）针对本单位重要的批复、通知、决定等永久

（2）普发的短期

1．1．2上级党委、工会、团委、少先队召开会议文件材料

（1）针对本单位的永久

（2）其它的短期

1．1．3本校党支部（联合支部）、工会、团委、少先队会议记录、花名册永久

1．1．4本校党支部、工会、团委、少先队召开的各种会议的文件材料

（1）重要的永久

（2）一般的短期

1．1．5本校党支部、工会、团委、少先队各种工作规划、计划、总结、统计表

（1）年度或年度以上的永久

（2）季度、月份的短期

1．1．6本校党支部、工会、团委、少先队制发的通知、通报、报告、批复、决定及规章制度等文件

（1）重要的永久

（2）一般的短期

1．2行政类

1．2．1上级主管机关颁发的属于本单位业务并要贯彻执行的决定、命令、条例、规定、批复、通知、通报等文件

（1）重要的永久

（2）一般的短期

1．2．2上级机关召开的与学校工作有关的各种会议文件材料

（1）本校领导人在会议上的发言（包括本校典型材料）永久

（2）其它短期

1．2．3上级机关或有关机关对本校工作调查、检查形成的文件

（1）重要的永久

（2）一般的短期

1．2．4本校行政会议记录、职工名册永久

1．2．5本校的工作计划、总结、规划、统计表

（1）年度或年度以上的永久

（2）季度、月份的短期

1．2．6本校召开的各种会议和制发的通知、通报、批复、规章制度等文件

（1）重要的永久

（2）一般的短期

1．2．7本校和上级主管机关签定的各种合同、协议书等文件材料永久

1．2．8本校与有关单位签定的各种合同、协议书等文件材料短期

1．2．9本校机构设置、启用印章、人员编制、干部任免、技术职称、职工奖励、处分等文件永久

1．2．10本校职工录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、抚恤等文件短期1．2．11本校干部、工人转移工资、行政、党、团组织介绍信存根短期

1．2．12本校的在大事记、组织沿革及反映本校重要活动的简报、照片、录音、录像带等永久

1．3总务类

1．3．1本单位有关总务方面的文件材料短期

1．3．2本校固定资产统计表永久

2、教学档案

2．1教学类：

2．1．1上级教育部门下发的教学计划、大纲、意见、通知、规定等文件

（1）重要的永久

（2）一般的短期

2．1．2上级教育部门召开的教学、教研、教改等会议材料

（1）针对性重要的永久

（2）其它的短期

2．1．3本校教学、教研、实验教学的规划、规定、条例、办法、制度、计划、总结、教改方案、经验、成果等文件材料永久

2．1．4本校每学期（学年）校历、教（校）务日志等永久

2．1．5本校专业设置、学制、课程安排、教材使用报告、批复永久

2．1．6本校各教研组会议记录、工作计划、总结、教研计划短期

2．1．7本校典型教案、观摩课教案、教学经验介绍、交流材料等

（1）县、区级以上的永久

（2）校级的短期

2．1．8年级主任、班主任工作计划、总结短期

2．1．9本校自编、译著教材、讲义和刊物的定稿、印本永久

2．1．10学生和家长对学校教育、教学工作的反映短期

2．2学绩类

2．2．1本校在一定范围内考试和期中、期末考试材料

（1）统计报表永久

（2）成绩登记册短期

2．2．2本校各科成绩综合分析材料短期

2．2．3本校被评选的优秀作文选

（1）县、区级以上评选的永久

（2）校级评选的短期

2．2．4“三好”学生、优秀团员、优秀学生干部、优秀少先队员的奖励文件材料

（1）县、区级以上永久

（2）校级的短期

2．2．5先进班集体典型材料

（1）县、区级以上永久

（2）校级的短期

2．2．6学校体育活动方面的计划、运动会秩序册、成绩册、学生达标情况等文件材料短期2．3学籍类：

2．3．1学生花名册、录取新生名单及基本情况统计表永久

2．3．2学生学籍登记表永久

2．3．3学生注册表、成绩表短期

2．3．4学生毕业去向统计及学生参军、特招名单短期

2．3．5学生毕业（疑业）证存根永久

2．3．6学生证、校微号码登记册和毕业证登记簿短期

2．3．7学校留级学生、跳级生、休、退、转学等文件和存根短期

2．3．8有关部门在本校录制、摄制教学工作的影片、录音带、录像带等永久

3、科技档案

3．1设备、仪器类

3．1．1教学设备、教具、电教、游艺设备的使用说明书、操作规程等短期

3．2基建类：

3．2．1基建有关文字材料、图纸、竣工验收材料等永久

4、会计档案

4．1报表类

4．2账簿类

4．3凭证类

会计档案保管期限按《预算会计档案保管期限表》划分。