OA系统项目售前方案

OA 系统项目售前方案报告-to 客户
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日期 2013-02-01 2013-02-17 2013-03-18
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0.1 创建 0.2 增加现有 OA 功能简介 0.4 增加分期建设
一、项目概况及意义
OA（Office Automation）即办公自动化，是指组织工作人员利用现代科学技术的最新成 果，借助先进的办公设备，实现办公活动科学化、自动化，最大限度地提高办公效率，改进 办公质量，规范与优化办公流程，缩短办公处理周期，并用科学的管理方法，提高管理和决 策的科学化水平。 通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，以计算机为中心，采用一系列现代化的办 公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企 业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作,优化现有的管理组织结构，调整管理体 制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能 的目的。 2013 年是我公司的发展之年,转折之年。长期以来，公司领导高度重视信息化建设，已建 立起自己的企业信息化应用平台,随着企业的发展，早期建设的以业务为核心的系统，不能 满足办公需求的情况,原有办公平台功能与定位也发生很大的变化。因此，现阶段为进一步 提升企业品牌、 支持业务更好更快发展、 为企业办公效率的提升、 为落实精细化管理的需要，

有必要建设一套技术先进， 符合当前办公发展需要的办公自动化系统， 以增强集团同各部门 间、各子公司及人员的协作，发挥信息技术的更大优势，为集团更好发展提供基础。
二、目前原办公平台简介
1. 日常办公 使用对象：办公平台所有使用者。 功能简介： 主要用于日常办公用。 主要模块包括通知公告的发布、群组管理、邮箱管理、统一需求管理，调查报表等。 2．BBS 论坛 使用对象：办公平台所有使用者。 功能简介： 主要用于办公平使用者进行 bbs 论坛的交流及管理。 主要模块包括 bbs 交流论坛，BBS 栏目的管理。 3．数据查询 使用对象：基层店用户。 功能简介： 主要用于基层店对库存，销售，采购单，退货单等业务数据的查询。 主要模块包括连锁店基础数据的查询， 交换信息查询。 4．B2C 网站管理 使用对象：基层店网站管理员。 功能简介：

主要用于基层店对自已网站的信息发布，订单处理及相应数据的统计分析。 主要模块包括信息发布，网站设置，客户管理，订单管理， 统计分析。 5．B2G 管理 使用对象：基层店管理大客户业务人员。 功能简介： 主要用于基层店相关业务人员对大客户信息维护及网上处理订单。 主要模块包括目录维护，大客户管理，B2G 订单查询。 6．博库批发 使用对象：原省店配供部，现博库网络。 功能简介： 主要用于对批发网站的维护及批发网站客户的维护。 主要模块包括信息发布，系统配置（品种折扣及客户下单要求维护），目录管理，日常业务 （客户资料管理，往来帐查询，留言管理），统计分析 。 7．供货商频道 使用对象：省店配供部。 功能简介： 主要用于管理供货商平台用户及相关通知的发布。 主要模块包括通知公告发布，供货商管理，发货包件数设置，品种信息比对等。 8．土特产频道 使用对象：省店综合业务部。 功能简介： 主要用于管理土特产信息的发布及供货商的管理。

主要模块包括供货商管理，土特产品管理，土特产结算，订单查询，信息发布。 9．总部管理 使用对象：省店网群管理人员。 功能简介： 主要用于管理网群品种的折扣、下架、促销等信息。 主要模块包括网站书目管理，博库币促销活动设置，捆绑销售管理，全文检索管理等。 10．邮件短信中心 使用对象：办公平台所有使用者。 功能简介： 主要用于群发邮件及短信的平台。 主要模块包括读者分组，邮件群发，短信群发，短信统计等。
11．账务中心 使用对象：省店财务部。 功能简介： 主要用于网银支付的对账，收款查询，收款录入，退款处理。 主要模块包括 b2c,b2b 收款录入，网银对账单，收款查询，退款处理，银行卡支付补录， 汇款单处理，汇款单网上认领确认，博库币管理等。 12．代发点 使用对象：代发点用户使用（现在只有宁波一家代发点）。 功能简介：

主要用于代发点处理收发货。 主要模块包括收货，发货，转移，客户储运信息，打印， 查询收货预告， 收发报表。
三、建设目标
实现 XX 公司应用信息系统和多级用户的协同，提高办公效率；按照“全 XX 公司一套系 统、一个平台、一个门户、分期部署、分级应用”的总体建设思路，构建一个基于互联网的、 电子一体化的、覆盖 XX 公司信息产业的、统一的现代化办公协同平台和企业信息门户，满 足 XX 公司跨时间、跨区域、跨部门的集团化协同办公要求。在总体设计思路上采用集中部 署方式，集团各部门、单位能拥有独立的公文处理子系统。达到灵活应用，易调整，不受组 织机构调整的影响。 任何一个信息系统应用与建设是解决企业实际管理问题、实现企业信息化目标的手段与 工具。 针对上述管理目标与信息化目标， XX 公司协同办公系统需要用协同工作管理机制来 重建企业运作空间， 用流程管理机制来规范行政管理流程和业务管理流程， 用信息门户技术 整合企业信息资源， 用知识管理机制来进行知识资产的整理利用， 打造 XX 公司 “六台合一” 的综合数字化管理平台： 统一信息发布平台 协同办公平台也是一个内部信息发布系统，为信息发布交流提供一个有效的场所，实现 企业内部各种信息（办公信息、文件、函件等）的统一管理和发布，以及个性化的服务。平 台也支持发布互联网上的各种信息，包括行业信息、社会信息以及网上订票订购、网上银行 等在线服务。 统一流程整合平台 充分利用现有建设好的网络环境及已有的网络配置资源，充分地护已有的信息化投资，

实现企业内各种业务工作与管理工作的电子化流转， 范围基本覆盖了纸质办公时期的所有工 作流程类别，各种工作流程均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转 方式，提供可靠的、可追查的公文流转平台，有效的缩短公务处理的周期，加快公文流转过 程，减少路耗、找人、等待等中间环节，保持公务渠道的畅通，并采用尊重工作人员传统办 公习惯的人性化设计，真正顺利实现无纸化办公。 统一知识管理平台 系统利用长久积累的信息、文档、知识资源与专家技能，改进行动决策能力、快速响应 能力、 提高工作效率和公务员整体素质。 平台将传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任 务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理 距离也将会逐渐缩小，提高企业协作能力，将人从繁琐的事务、森严的等级、刻板的环境中 解放出来，最大限度地释放人的主观能动性。 统一信息集成平台 集成与汇总 XX 公司内各部门、各下属企业目前与未来各种业务系统独立的、静态或者动 态的业务数据，包括企业 erp 系统等，并进行统一的统计分析，为企业领导决策服务。将 现有业务功能模块的高度融合，集成到工作流平台中，使用户能有效获取处理信息，提高整 体反应速度与工作效率，也为新业务的拓展提供基础条件。 统一集成工作平台 XX 公司各级领导与人员都以协同办公系统作为工作的主要平台，平台除了集成本项目各 种办公应用，还具备充分的扩展性，尽可能链接与集成目前与未来各种专业业务系统，使所 有用户在统一的界面上使用不同的软件系统。并且，平台的集成框架具备个性化定制能力， 可以按照不同部门、 不同领导的需要， 为不同类型的用户实现不同的界面风格与定制不同的 软件功能使用权限。通过网络与通讯平台的支持，打破时空及地域限制，实现无纸化办公，

远程办公、异地办公与移动办公。 统一实时通信平台 提供了点对点或点对多个点的信息通讯的功能，包括电子邮件、即时通信、短信收发、 网上传真、留言、意见征询、文件传阅、视频会议等等，它为企业提供快捷、灵活、方便的 信息传递机制，实现了用户文件共享、文字信息、语音信息、视频信息的传递及积累；系统 中的工作流以及待办事宜等信息可以发送到相关人员的手机上， 解决外出工作人员的后顾之 忧。
四、OA 系统建设原则
OA 的核心即为 ezOFFICE（easy office），强调的就是办公的便捷方便，提高效率，所以， 作为办公软件，就应具备以下特性与原则。 实用性：以目前需求为基础，充分考虑发展的需要来确定系统规模；软件功能必须与管理实 务紧密结合，并必须能适应企业管理发展的要求。 安全性：本系统对安全级别要求较高，系统应能提供网络层的安全手段，具有有效防止系统 外部成员的非法侵入以及操作人员的越级操作的安全机制，从而保护网络建设者的合法利 益。可支持身份认证锁、可以与 WINDOWS AD、CA 集成使用等； 易用性:管理落地必须面向全员，所以，软件也必须能够被全员所接受，被全员所喜爱。 扩展性：遵循通用的国际或行业标准，开放的系统平台设计需具有良好的扩展性，允许扩充 新的功能模块，能够方便集成不同系统的数据至本系统中，以适应未来发展； 成熟和先进性：系统架构设计、系统配置、系统管理方式等方面采用国际上技术先进、结构 先进同时又是成熟、实用的技术； 健壮性——必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。

管理“落地”必须面向全员，所以支撑“落地”的软件也必须能保证全员应用的稳定性，尤 其是针对集团型企业，软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。 开放性—能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。 管理“落地”在现实管理中渗透到管理的各个方面，而没有哪一套软件能够独立的完成所有 方面的管理需求，所以，支撑制度“落地”的软件必须具备全面而广泛的整合性，能够从其 它软件系统中自动获取相关信息，并完成必要的关联性整合应用。 严密性——必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一。企业，尤其是集团型 企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各 个子公司部门相对独立的信息空间。所以，软件不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维 管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现“用户、 角色、权限+数据”的四维管控，具备全面的门户功能。
五、目前主流 OA 功能
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门户：按照集团、子公司、各部门、个人、业务类型等形成多维门户:根据单位内部 不同岗位、不同部门、不同下属公司的员工本身的工作范畴，建立内部的统一的不同级别的 信息门户，信息门户的展现形式、内容都可以根据用户的不同个性化的展现，加强工作信息 的利用价值。
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流程管理：建立全公司统一的工作流程管理平台，采用电子化的流程，突破各种边 界，进行跨部门、跨企业的即时沟通，构造协作的环境。系统支持自定义各种简单到复杂的 流程，如公文流转、行政审批、费用管控、合同审批、采购申请、任务安排等，从信息表单、 流转步骤，到流转条件、操作人员等，可在平台中快速设置符合企业规范的流程。 包括日 常工作类、行政管理、人力资源类、财务管理等：

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协作沟通: 自建或与通用沟通平台的融合应用 综合管理： 电子邮件：支持内部邮件发送，支持群发功能，能查看邮件的查阅情况，支持通过账号绑定 的方式实现与现有邮箱之间的无缝集成； 内部短信：用内部短信实现重要信息的提醒，用户能查看、管理短信； 手机短信：支持用手机短信实现重要信息的提醒，支持手机回复至 OA； 日程计划安排：支持个人日程安排或他人任务指派，实现日程提醒，领导可以查看员工的日 程安排,计划的制定、执行、监管、考核； 工作日志：员工可以撰写个人工作日志，并将日志共享给指定人员； 会议管理： 实现内部会议申请发起和审核以及决议的执行管理， 同时可满足避免时间冲突和 会议提醒；以及对会议形成的决议一个追踪，包括对会议决议的任务下达、在执行过程中的 监督、反馈处理。 ； 车辆管理：实现车辆的申请、审批与用车登记，私用租用报销记录的申请登记，可以进行车 辆维护登记； 办公用品：实现办公用品的申请、采购、领用登记和列表查看，可查询统计生成报表； 资产管理：对公司内部的办公用品的采购，领用以及领用记录查询和统计、分析。公司固定 资产清单、进出和档案建立等，办公用品、固定资产； 人事档案：单位人事档案资料、人员持证的管理、查询、统计和分析； 考勤管理：实现单位人事考勤、请假、出差等日常事务的查询、统计和管理； 5、个人办公:为用户提供一个个人办公平台，提供日常管理办公所需的电子工具和文档信息 服务

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公文管理: 按照目前的规定或制定的公文格式，形成标准化的满足日常公文处理要 求。公文自动流转，节省时间、提高效率、减少人为失误；方便地查询流程执行情况，以及 流程的责任人、 相关文档等信息； 根据执行状态， 自动进行下一步操作及决定工作的执行者。 实现无纸化办公，企业中的所有文档进行集中的电子化管理，包括档案、财务文档、工程文 件、技术文档、报告、合同等；
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移动办公：移动 OA，即移动办公自动化，是利用无线网络实现办公自动化的技术。 它将原有 OA 系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机，可以 随时随地进行掌上办公， 对于突发性事件和紧急性事件有极其高效和出色的支持， 极大方便 是管理者实时、高效地进行流程等的处理。
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知识管理：通过建立企业规模的文档管理机制，将目前主要由员工个人维护管理的 文档， 集中在部门、 公司一级进行管理， 在这个基础上实现文档在企业范围内的共享和传递。 将各种文档分门别类进行层次化的目录及处理周期的管理，包括文档的撰写、审阅、批准、 发布、存档等各个环节。实现文档处理过程的工作流自动化。
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系统集成: 与其他信息系统信息集成，使企业员工能有效获取处理信息，提高员工 工作效率，提高企业整体反应速度。同时其他信息系统作为底层数据平台，相关数据报表可 通过协同管理平台报表门户以图形化方式展现。
六、项目建设方式
目前 OA 系统的主流技术，已逐步向.NET、Java 迁移，主流的软件公司已经将 JAVA 作为 根本技术路线，而原有 Domino、php、.NET 路线的产品，在高端用户需求面前，逐步成 为明日黄花，此类公司也在悄然转型，沿着 JAVA 路线开辟新产品。 随着业务逐步规范与成熟，技术的不断进步，作为 OA 系统，所涉及的面及深度较广，OA

的通用功能也逐渐相对成熟，但随着业务管理应用的深入，更多的 OA 和 ERP 的边缘需求， 开始旺盛出来。如何与 ERP 系统进行数据集成、信息集成、门户集成，与即时消息进行消 息集成，甚至如何进行数据拆分和重建等成为项目的核心因素之一。 针对当前 OA 系统实际的使用现状， 就如何选择合适的 OA 系统建设方案， 来提升目前的业 务及管理效率，信息部对以下三种建设方式进行了初步的探讨，建设方式主要包括： 一、自建 OA 系统（现有方式） 优点：信息高度集中，自主可控。 缺点：需要专门团队组织调研、学习、开发、维护，从头开始，工作量极大。稳定性与实现 性比较难保证，存在一定风险。 二、与第三方合作开发 优点：信息高度集中，自主可控。可以有第三方提供技术支持和服务。 缺点：需要专门团队组织调研、学习、开发、维护，从头开始，工作量极大。对寻找有经验 的合作伙伴也是件艰难的工作。费用较高，有较大风险。 三、利用第三方成熟 OA 系统，做系统集成与开发 优点：在较为成熟的基础上能较快实施，风险小。企业级的响应支持和服务，对日常应用能 较快启用；日常维护等有成熟支持。对二次开发可积极参与。 缺点：需要 OA 系统开放接口，做好与现有业务功能的集成。 结合集团公司当前使用情况及现状， 从技术层面及系统稳定性来考虑， 我们更加倾向于使用 第三种方法， 来建立集团 OA 管理平台。 目前由于信息部及集团其他部门对 OA 系统的研究 较少，同时社会对 OA 使用的日常功能也较为成熟。针对前两种方式，都需要信息部门依靠 自己的技术力量加以实现，从零开始，工作量较为繁重,最终成果也很难确定；同时后期对 OA 系统新的功能等更新、维护也更要持续投入人力和财力，且很难达到现有 OA 系统运行

所需的稳定与丰富性。充分利用外力，让专业的机构做专业的事情，达到效益的最大化。在 现有时间要求及项目能稳定推进的情况下， 建议充分利用专业 OA 公司， 快速高效实现集团 OA 系统的上线。
七、项目分期实施建议
1. 建设第一期建议 1）第一期目标： 实现省店及全省门店主要日常工作流程的自动化和无纸化， 实现内部协同应用解决。 让总部 或各店的通知、公告、新闻、任务、安排、文档共享等协同任务灵活高效地运行起来。 2）第一期目标重点：常规功能实施 先做常规实施，功能模块包括：公告、新闻和图片新闻的发布、报销审批等流程的设计和应 用；文档的共享和管理网络化、权限化；固定资产的管理应用；档案中心的应用等综合管理 功能等。 3）实施时间： 常规功能实施速度是很快的，双方配合得力，2-3 个月左右可开始应用。培训和部署可以针 对内部和分支机构分批分功能逐步铺开培训和使用范围。 2．OA 建设第二期建议 1）第二期目标： 针对目前业务系统，对业务关心的关键常用点的作二次开发，以方便整合业务系统。发挥 OA 流程管理及平台的优势。 另一方面， 可以针对业务系统的核心数据定制开发个性化报表， 部署到 OA 上让公司领导层 能通过报表实时掌握公司各业务环节的关键指标。为决策和管理提供便利高效的参考。

2）实施时间： 具体看需求的复杂程度。 3．OA 建设第三期建议 1）第三期目标： 针对一些比较集中的模块需求，或业务的具体需求，通过 OA 平台提供的系统接口，与现有 系统进行深度二次开发，充分发挥 OA 的流程管理、一体化显现、Internet 的优势，结合 原有业务系统内部强大的流程管理， 形成集团业务信息沟通与整合平台。 即通过 OA 平台来 集成其他目前成熟的第三方业务系统的数据，真正让 OA 成为企业核心业务系统的支撑平 台。 2）实施时间： 具体看需求的复杂程度。
八、项目费用预算
九、合作方式
通过与以上公司的沟通，在常规功能的实现上，各公司应都能实现，不同在于各公司产品在 操作习惯、操作方式、界面展示、功能关联性上存在差异，这些与产品开发时间、后续市场 用户关注及持续开发投入有关。 与现有系统的整合或与第三方系统的对接上， 各产品都提供对接方案， 实现方式上有所不同。 同时对于系统间的对接功能，也是建设 OA 系统的较为重要的部分。还需进一步深入了解。 对以上公司(不限于)的初步沟通，各方对此项目均较为重视，
十、项目实施计划

OA 建设计划时间表 项目 具体事宜 责任人 协助部门 集团各部门 计划 完成 时间
1.成立项目组织架构(建立领导小组、 总经办 项目实施办公室) 项目立 2.确定本次信息化建设的目标、应用 项 范围 3.上线 OA 系统哪些功能模块 1.软件公司做信息化建设知识讲座 2.结合集团各部门(子公司)的需求， 项目前 整理项目目标和要求 期需求 3.围绕项目目标和要求做具体的实施 分析 方案（包括：网络、软件和维护管理 的详细实施方案） 4.报董事长审批项目立项方案 1.议定项目整体实施方案 （含责任人） 项目实 施【第 一阶 段】 2.项目实施方案及计划的审批确认 3.各部门流程、运行体系、需求的梳 理 4.实施团队的建立及分工 5.确定项目最终的实际需求
项目实 施【第 1.选型小组的成立 二阶 段】 2.建立软件选型制度 3.软件商范围的确定 4.合格软件商的实地考察（包括：典 型用户的考察） 5.确定软件商（签订软件合同、项目 实施计划） 1.软件商实施小组的入场，成立软件 实施小组 2.实施小组梳理项目目标、要求和需 求 项目实施 3.确定项目实施计划 【第三阶 5.确定项目实施、运行、管理及维护 段】 机制和团队建设 6.整合项目流程、体系及运行程序 7.审核确认实际需求的流程、体系及 运行程序 项目实施 1.根据审核后的流程、体系及运行程

【第四阶 序整理数据 段】 2.根据审核后的流程、体系及运行程 序统一表单 3.根据审核后的流程、体系及运行程 序做权限控制机制 4.项目培训机制确定并启动 5.服务器群的建设 6.软件安装、调试 7.软件试运行方案 8.软件测试方案的确定 10.软件试运行启动， 流程表单的上线 1.软件测试启动，做好测试记录 2.根据测试结果，做出项目第二次调 试方案 项目实施 3.集团内部流程、体系及运行程序根 【第五阶 据调试方案做调整 段】 4.软件商根据调试方案做软件第二次 开发 5.再次导入测试数据进行测试，做好 测试报告 1.整理项目相关的软件、网络、管理 项目实施 体系资料 【第六阶 段】 2.项目验收 项目管理 1.项目管理及维护办法的梳理和实施 及维护 2.做好维护日志
浙江省新华书店集团有限公司 OA 项目小组 2014-4-14