谈秘书工作的时间管理艺术

谈秘书工作的时间管理艺术
谈秘书工作的时间管理艺术

谈秘书工作的时间管理艺术

【摘要】秘书工作不论在党政机关还是在事业单位等在各级单位中都占有举足轻重的地位,而秘书工作又是一项具有综合性的工作,时间管理对秘书人员而言就显得十分重要。对秘书的时间管理原则及方法的具体应用进行研究,对秘书工作的时间管理方式进行了深入详细地分析与研究,并结合具体的秘书工作的具体案例进行探讨。论文的主体内容分为四个部分:第一部分主要是介绍秘书、时间管理等相关概念及其理论基础。第二部分主要谈秘书的时间管理原则。包括目标原则、计划原则、有序原则、效率原则,并认为几种经典的时间管理原则应巧妙组合使用,以使时间得以充分有效利用。第三部分主要论述秘书的时间管理方法,包括时间计划表控制法、ABC时间管理法。综合运用时间管理方法,以提高时间利用率。第四部分主要探讨在秘书具体工作中适用的时间管理原则及方法。最后指出,时间管理是一门艺术,秘书工作人员应充分发挥自己的想象力、创造力,遵循基本的时间管理原则、时间管理方法,创造出更多符合自身工作实际需求的时间管理方法,提高工作效率,成为新时代的高素质人才。

【关键词】秘书工作时间管理艺术

On the Art of Secretary’s Time Managemen t

【Abstract】 Secretarial work at all levels of party and government organs, enterprises and institutions occupies a very important position. Also it is a comprehensive work and time management is particularly important for the Secretary. In this paper, we focus the secretary of time management as the research object, and make a in-depth and detailed analysis and research on it. By combining with the concrete practice cases to discuss the secretarial work.The main thesis is divided into four parts: the first part is mainly defined secretary, time management, and other related concepts and theoretical foundation. The second part is mainly about the principles of secretary’s time management, which is including target principles, planning principles, orderly principle, efficient principle. We believe that the time management principles should compose and transform skillfully in order to make the time to play the greatest benefits. The third part discusses the methods of secretary’s time management, including the method of time schedule controlling, the method of ABC time management. The fourth part discusses how to use the principles of secretary’s time management and the methods of secretary’s time management in secretarial work. Paper concludes that time management is an art, secretarial staff should give full play to their imagination and creativity, and follow the basic principles of time management to create more ways for their own needs to time management.

【Key Words】Secretarial work Time management Art

目录

引言 1

一、相关概念的界定 1

(一)秘书 1

1. 秘书的定义 1

2. 秘书的地位和作用 2

3. 秘书的职责 2

(二)时间管理 2

1. 时间管理的释义 2

2. 时间管理的意义 3

二、秘书时间管理原则 3

(一)目标原则 3

1. 制定目标以合理使用时间 3 (二)计划原则 5

(三)有序原则 5

三、秘书时间管理方法 6

(一)时间计划表控制法 6 (二)ABC时间管理法 6

1. ABC时间管理法的基本原理 6

2. ABC时间管理法的使用 7

四、秘书工作中的时间管理技巧 8 (一)合理安排工作 8

(二)巧妙利用时间管理小技巧 8

1. 工作秩序条理化 8

2. 合并同类任务 9

3. 善用碎片时间 9

(三)注重时间管理的反思与评估 9

结论 9

参考文献 10

附录 10

致谢 10

引言

一个人的时间是有限,也是弥足珍贵的,我国古代就有“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴”这样的名言佳句,不断提醒人们要重视时间的价值,而时间的价值也折射出了时间管理的意义所在。时间是最缺乏的资源,如果不管理好时间,就无法管理好其他的任何事物。

秘书工作无论是在各级党政机关领导体系中,还是在企事业单位中都占有十分重要的地位,而秘书工作又是一项具有综合性质、辅助性质的工作,涉及文件拟写、文书处理、调查研究、来信来访、会议组织、领导日程安排、档案管理等各类事务,时间管理对秘书工作人员而言就显得尤为重要。这就要求秘书工作人员必须具备科学的时间管理能力,学习科学的时间管理方法,尽量减少时间的浪费,提高时间利用率,为工作的顺利开展奠定基础。

对于时间管理的研究更注重强调其艺术性,突出时间管理是一门艺术,并强调人的作用。无论是时间管理原则还是时间管理方法,都需要人来执行。此外,秘书工作人员在工作时会受到来自内外因素的干扰,如精神不集中、电话铃声、同事问询、领导交办的临时性事务等。如何规避这些因素带来的时间管理效率低下也是秘书人员需要思考的问题。以秘书的时间管理方式作为研究对象,对秘书的时间管理方式进行深入详细地分析与研究,并结合具体的秘书工作实际案例进行探讨,形成理论与实践统一;根据自己的所学知识对搜集到的资料进行分析、总结、归纳;从已有的理论、原则、方法及案例中分析不足,总结经验,创造出更多符合自身需要的时间管理方法。

研究从秘书相关概念、时间管理概念及其理论基础出发,列举几种经典、普遍适用的秘书工作的时间管理原则、时间管理方法,并探讨在秘书人员实际工作情境中这些原则、方法的具体使用。在研究过程中主要釆用以下几种研究方法:

第一,调查法。搜集有关秘书工作时间管理的原则、方法等相关理论,对其进行系统、全面、有计划的了解,形成自己的理论体系。

第二,文献研究法。通过查阅期刊、杂志、报刊、书籍等来收集资料。

一、相关概念的界定

(一)秘书

1. 秘书的定义

秘书主要是指在党和政府机关、企事业单位、社会团体、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理,综合服务,主要工作是公文写作、管理文书档案、接待访客、组织会议、调查研究情况、处理各种信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。秘书人员是协助上级领导处理日常事务、各种办公室繁杂事务、临时性事务的工作人员,是协助领导接待来访,公文写作和其他交办事项的工作人员,以辅助决策,综合协调,沟通信息,办文、办会、办事等为主要职能,是领导者的参谋和助手。秘书工作是直接为领导服务的,是一种具有辅助性质、综合性质的工作。

2. 秘书的地位和作用

秘书工作无论是在各级党政机关领导体系中,还是在企事业单位中都占有十分重要的地位,起着重要的参谋助手作用。秘书办文、办事、办会,工作内容繁杂,涉及面广。秘书部门处于领导与职能部门、下级单位之间的枢纽位置,起着下情上达、上情下传、沟通左右、联系内外的桥梁作用。

3. 秘书的职责

秘书的职责是秘书人员在辅助管理的过程中所承担的工作内容。大致包括:日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理等)、接待事务、会议事务(会议安排、会场布置、会议文件的处理等)、行政事务、信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等)、调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择)、文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)、写作事务、协调工作、督察工作、其他领导临时交办的事务等。

(二)时间管理

1. 时间管理的释义

时间管理是为了提高时间的利用率而对时间进行合理的计划和控制、有序合理的安排及运用的时间管理过程。

在同样的时间条件下,为了提高时间的利用率而进行一系列的计划、控制工作,克服时间浪费现象,选择一切可以利用的科学方法、手段、原则,并加以灵活的运用和组合,以努力达到预期目标。时间管理其实并不是以时间为对象进行管理,而是针对时间进行自我管理,以使个人管理好自己工作生活的方方面面,有意义地利用自己所拥有的有限的时间。

总的来说,时间管理就是要使人们对时间的使用从被动的自然经历与随意打发,转向系统地、集中地、有计划地、有目的地主动分配使用,进行高效率的富有创造性的活动。

2.时间管理的意义

如何面对时间的不停流逝而进行自我管理,把握好当下的每一分钟,运用科学有效的方法做事,就是时间管理的现实意义。

科学有效的时间管理是掌握时间节约规律的需要。节约时间,就像从海绵中挤水,我们要发现寻找时间节约的规律,合理地分配时间,科学有效地使用时间,不断提高时间利用率,进行富有创造性的劳动。所有这些都要求我们掌握科学的时间管理原则和方法,更好地管理和利用时间。

对于秘书工作人员而言,科学有效的时间管理是走向职业成功的重要保障。成功的事业得益于有效的时间管理,善于管理时间是成功人士的重要素质。秘书工作人员每天要忙于处理各种日常事务,同时又必须为领导服务,安排领导的日程,工作繁杂,在身体和心理上承受着巨大的压力。如果秘书工作人员学会科学有效的时间管理,不仅可以在工作上更加出色,也可以更好地为领导提供服务,甚至可以获得比他人更多的休息时间以供整顿,从而走向职业成功。

二、秘书时间管理原则

秘书如何进行时间管理,科学地安排领导和自己的时间,没有固定的模式。但是,时间管理作为一门学问,有其自身的一些规律,也即有一些基本原则。秘书遵循这些基本原则对时间管理有普遍的指导意义。

(一)目标原则

提到时间管理就必须遵循目标原则,这是一条基本原则。没有目标的时间管理,就如同终点不明的海上航行,如果不清楚到达终点的方向和距离,就不可能控制好自己的速度和精力使用。没有目标的时间管理也不可能管理好时间。从时间管理的角度来看,没有目标或者目标不明确,即使终日忙忙碌碌,但由于精力分散,也难以取得成就,终将白白浪费时间,无法做一个高效、优秀的秘书人员。因此,要进行时间管理,必须遵循目标原则。

1. 制定目标以合理使用时间

秘书每天除了一些日常工作,还有许多临时性事务需要处理,如果做事毫无目标,就会像无头苍蝇一样,整天忙得团团转,但工作做得却并不理想,甚至可能无法按时完成一些重要的工作,影响下一步工作的开展。秘书人员要依工作实际设定目标,并事先做好周密的计划,在工作开始前花几分钟时间思考接下来的工作如何开展,从而为自己节省时间,从容应对临时性事务。

致远公司的秘书小陈在刚参加工作的时候,总是感觉自己每天很忙很累,但工作做得却并不理想,手忙脚乱,且效率低下,经常完不成上司交办的任务,被上司批评。后来,秘书小陈发现自己的工作目标不明确,每天都是忙于应付各种突如其来的事情,没有一个实际目标,疲于应对各种临时性事务。于是,秘书小陈依据工作实际设定目标,并事先做好周密的计划,在每天的工作开始前花10 分钟

时间思考接下来的工作如何开展,从而为自己节省了许多时间,也能更加从容的应对临时性事务。

确立目标,用目标控制自己的工作进度,控制时间,一步步完成既定目标,合理安排领导的时间,并不断地去追求新的目标,从而激发秘书人员强烈的时间管理观念,达到最佳的时间管理效果。

目标的选择是时间管理的关键。目标代表一个人的方向和未来,是前行的路标和灯塔,是一个需要不断实践并加以灵活改变的过程。有所成就的人大都善于界定自身的工作范围,并将范围内的工作尽量做好,所谓限定自身工作范围,实际上就是有一个清晰而且经过努力能够实现的目标,唯有如此,秘书工作人员才能管理好自己的时间,才能从容应对繁杂而又重要的工作。

秘书人员可以将目标分解为若干层次,逐步实现目标,不断为自己提出新的奋斗目标,以符合工作需要和领导要求。这不但可以使自己在工作中步伐更有节奏,更加自觉,也可以让自己在目标的压力下,抓紧时间完成该做的工作,而没有逃避的余地。为自己设定完整清晰的目标,可以根据自身的才能、性格、兴趣、单位实际等信息做一个职业规划,将目标设定为长期、中期、短期目标,短期目标又可以设定为年目标、月目标、周目标、日目标等,并通过不断完成阶段性目标来实现最终目标。

致远公司秘书刘涛在工作岗位上做得非常出色,做任何事情都游刃有余。同事王博对此十分好奇,来询问她做秘书的技巧,秘书刘涛非常坦率地说“其实我也并没有什么高超的技巧,不过,自从我进入秘书这一岗位,我便根据自己的才能、性格、兴趣、单位实际等信息做了一个职业规划。并将目标设定为终身、长期、中期和短期目标,短期目标又设定为年目标、月目标、周目标、日目标等”。由此我们可以知道,秘书刘涛之所以能在秘书工作岗位上做得出色,很重要的一个原因便是她能为自己设定完整而清晰的目标,通过不断完成阶段性目标来实现其最终目标。逐步成为一名优秀的秘书工作人员。

(二)计划原则

时间管理,必须遵循目标原则。目标明确了,就需要制定行动计划。计划是行动的指南。作为秘书工作人员,每天都要面临在一定时间内完成多项工作的问题,如果事情不能按照计划来完成的话,工作势必会一团糟。因此,对于秘书工作人员而言,做事首先进行计划再去执行是非常重要的,只有这样,秘书工作人员在做事时才能有条不紊,忙而不乱。

时间是有限的,但我们可以对时间进行有效的管理,方法就是制定计划。制定科学合理的时间管理计划是为了实现既定目标,时间管理计划制定得越好,就越能提高办事的效率,越能出色的完成任务,越早地实现设定的目标。时间管理计划适用于各个领域和群体,任何一个秘书工作人员都必须对自己的工作、领导的安排等进行规划,从而确保各项事务顺利开展。计划一旦确定,就要严格按照计划实施,迅速采取行动,保证按时完成每一项任务,这样才能成为管理好自己的时间。

(三)有序原则

科学的时间管理还需要有序性。所谓有序性就是先做什么后做什么,要有条理。时间管理,在一定意义上说,就是选择一个较佳的时间次序,从而增加单位时间的功效。

在美国广泛流传着一个施瓦布实行“拟办事项表”的故事:美国伯利恒钢铁公司总裁查尔斯·施瓦布,为自己和公司的低效率而忧虑,于是去找效率专家艾维·李寻求帮助,希望李能卖给他一套思维方法,告诉他如何在有限的时间里完成更多的工作。艾维·李告诉他把明天必须要做的六件大事记下来,再按照重要程度编上序号。明天早上一上班,马上从第一项工作做起,一直做到完成为止,然后用同样的方法对待第二项工作,第三项工作,第四项工作……直到下班为止。即使花了一整天的时间才完成了第一项工作,也要这么做,只要它是最重要的工作,就坚持做下去。每一天都要这样做。最后再推广到全公司。艾维·李说:“这套方法你愿意试多久就试多久,最后你掂量它值多少钱就给我多少”。几个星期后,施瓦布便给艾维·李寄去了一张二万五千美元的支票,并注明这是他得到的最为有益的忠告。五年后,伯利恒钢铁公司从一个默默无闻的小钢铁厂成为整个美国最大的私营钢铁企业。

这就是著名的“六点优先工作制”——价值 2.5 万美金的时间管理原则。它启示人们每天按照重要性标准处理事项,有序完成工作,从而使单位时间的生产力最高。

有序原则是时间管理的一条重要原则。无头绪的盲目工作,往往效率低下。秘书工作人员应该首先明确自己的工作是什么,并使工作秩序条理化、工作方法多样化、工作内容简明化,从而有效地利用时间,掌握时间管理主动权。

善于利用时间的秘书工作人员,具有深思熟虑的能力,并能选择做事的最佳方法。正确的方法将使秘书工作事半功倍。在开始每天的工作之前,首先按照事情的轻重缓急排列顺序,并做好标记,记录任务要求的期限日期,把握重点,优先完成重要且紧急的工作。

目标原则、计划原则、有序原则,此外还有效率原则、平衡原则等都是秘书时间管理的一些基本原则。这些原则并非孤立单一的使用,要将这些原则进行巧妙的组合和变换,以使时间发挥出最大的效益。

三、秘书时间管理方法

时间是现代管理的重要内容,在实际工作中要求秘书工作人员必须具备科学管理时间的能力。因此,秘书工作人员必须学习科学的时间管理方法,尽量减少时间的浪费,提高时间的利用率。

(一)时间计划表控制法

时间计划表是管理时间的一种有效手段,时间计划表是将某一段时间中已经明确的工作任务、工作内容,清晰明确地记录和标明下来的表格,是用来提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动,从而有效地管理时间,达到完成工作任务的方法。

一般而言,时间计划表分为年度计划表、月计划表、周计划表、日程表四种形式。时间计划表的编制需要在准备充分的基础上完成,必须对整体工作安排了如指掌才能真正编制出完善可行的计划表。

秘书工作人员应科学、合理利用时间计划表来控制时间的使用,以使时间得到有效管理和控制,发挥最佳效益。

(二)ABC 时间管理法

秘书工作人员每天面临着纷繁复杂的工作,而且有许多是无法预料的。如突如其来的上级命令、同事询问、接听电话、接待访客等,占去了秘书的大部分时间。因此,秘书工作人员必须把有限的时间进行科学的分配,只让少数重要的工作占用宝贵的时间,从而更好地实现预定目标。

1. ABC时间管理法的基本原理

19世纪末20世纪初,意大利经济学家帕累托偶然注意到19世纪英国人的财富和收益模式。在调查取样中,他发现大部分的财富流入了少数人手里。在经过大量研究后,他指出在任何特定的群体中,重要的因子通常只占少数,而不重要的因子则占多数,因此,只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。这就是现今为管理学界所熟知的“二八法则”,亦称为“帕累托法则”、“犹太法则”等。“二八法则”广泛用于各个领域,同时也适用于时间管理领域。ABC时间管理法的基本原理就是抓住工作的百分之八十的价值,集中在工作的百分之二十的组成部分这一法则,运用“关键的事情占少数,次要的事情占多数”这一普遍规律,根据其价值不同而付出不同的努力来定量管理自己的时间支出,其目的在于用二分的努力达到八分的效果。这是一种分类管理、重点控制的时间管理方法。其具体模式是:

表1

分类特征时间分配

A类最重要、最迫切,具有本质上的重要性和时间上的迫切性占总工作的60%—80%

B类重要,一般迫切 40%—20%

C类无关紧要,不迫切 0

秘书人员可以根据自身的实际工作状况及所属公司的具体情况来确定每种类型的工作内容,制定一张符合自身个人特点和工作实际的工作计划表。

2. ABC时间管理法的使用

时间是一个固定的数值,公平的分配给每一个人,我们不能储存、增加、转让时间,但我们可以科学利用时间,提高时间利用率。为了有效利用时间,秘书人员在使用 ABC时间管理法时,应该注意以下几点:

第一,明确职责范围。即必须清楚领导安排给自己的任务中有哪些工作是需要亲自完成,哪些工作是协助他人完成,哪些工作不参与等。

第二,区分工作的轻重缓急。在领导安排工作后,必须判断工作的重要程度和迫切程度,排列出事情的先后次序,先做重要的、紧急的工作,科学有序地一项一项完成任务。

第三,使用办公辅助手段组织工作。计划表、工作日志、便签、备忘录等,均可用来辅助工作。重要的、紧急的或定时的工作,应该在计划表中明显标注,以引起自己的注意,按时完成重要迫切的工作任务。

秘书工作人员在安排工作时,应该视工作特征决定其分属类别(ABC),再据此决定工作顺序,唯有如此,才能充分利用时间,取得最佳效益。

时间管理的方法多种多样,秘书工作人员应该熟练掌握时间管理的方法,并在实践中不断完善。除了上述方法外,秘书工作人员也可以在秘书工作实践中总结一些小技巧,如随时做日程记录;充分利用零碎时间;每天将办公桌整理干净,物品摆放条理化;定期查阅存盘,整理文件等等,小技巧运用得当,有时候也能够帮助秘书工作人员提高时间利用效率。总之,秘书工作人员要想适应现代化的管理,就必须掌握科学的时间管理方法。

四、秘书工作中的时间管理技巧

时间对于每个人来说,都是公平的,都是有限的。而秘书人员的工作内容繁杂,既有日常工作,又有临时性事务,如何规划利用时间,对于秘书人员来说,尤为重要。

(一)合理安排工作

秘书人员应树立时间观念,时间对于每个人来说都是宝贵的。秘书人员的工作繁杂,工作量大,每天都有大量的日常工作及临时性事务。秘书人员要抓紧时间,提高时间利用率,拒绝拖延,坚持今日事今日毕。在安排时间时应遵循目标原则,首先,为自己设定完整清晰的目标,可以根据自身的才能、性格、兴趣、单位实际等信息做一个职业规划,将目标设定为长期、中期、短期目标,短期目标又可以设定为年目标、月目标、周目标、日目标等,并通过不断完成阶段性目标来实现最终目标。其次秘书人员制定目标后,需事先做好计划表,在工作开始前花几

分钟时间思考接下来的工作如何开展,计划制定完成,需要迅速采取行动,按计划表逐项完成给定任务,避免拖延。合理的目标、周密的计划、有效的行动,三者环环相扣,从而达到节省时间的目的,节约出时间来应对临时性事务。

按照时间“四象限”法将工作进行分类,排列优先顺序,在计划表中进行标注,优先处理重要且紧急的事务,避免影响下一步工作的开展。秘书人员需在实际工作中注意区分事情的轻重缓急,做好分类,有所取舍。

(二)巧妙利用时间管理小技巧

1. 工作秩序条理化

工作无序,没有条理,必然浪费时间。对于秘书工作人员而言,办公桌面是否整洁有序是工作条理化的一个重要方面。秘书人员每天和各类文书、档案打交道,如果将这些资料乱堆,长此以往会使秘书在找东西上浪费太多的时间。因此,为了使工作有条不紊,首先必须整理自己的办公桌面,按照重要性和先后顺序将文件分为“应立即处理的”、“暂时靠后处理的”、“以后处理的”、“留作资料保存的”等,有序排列,定期整理文件柜、存盘,并做好标注。办公用品放置在固定位置,物品摆放以方便使用为前提,避免在找物品上浪费时间。

2. 合并同类任务

有些任务可以合并,集中处理,如把需要复印、打印的材料集中起来一次性复印。将相同类型或处理方式相同的事务集中处理,避免时间的浪费。

3. 善用碎片时间

我们每天都有大量的零碎时间,这些时间应充分利用起来,处理比较琐碎的事务,如整理存档文件、分发通知、邮件等资料、沟通会议活动安排、回复邮件和传真、打印文件等。集中主要时间处理重要的工作,利用零碎时间处理琐事,提高时间利用效率。在工作计划中注意预留一些空余时间,以便应对各种临时性事务。有的人从早忙到晚,到头来才发现白忙一场。而有些人却能工作游刃有余而且完成出色,其中很重要的原因是你是否会管理时间、使用时间。要学会“挤”时间,切实把那些容易被大家忽视的零碎时间用好。美国著名诗人朗费罗每天坚持利用等待咖啡煮好的十分钟时间翻译《地狱》一书,直到完成这部巨著的翻译工作。这种见缝插针的学习方式充分说明利用零碎时间的重要性。毛主席曾经说过:“今日记一事,明日记一理,既久而成学”。要养成在口袋里、公文包里随时装着小记事本的习惯,随手记录,积少成多。利用零碎时间处理琐碎的工作,提高时间的利用效率。

(三)注重时间管理的反思与评估

现代管理学之父彼得·德鲁克提出了管理时间的三个步骤:记录时间、安排时间和集中时间,是管理有效性的基础。秘书人员只有掌握自己的时间,并不断进行自我反思和评估,才能实现自己的工作目标,提高工作效率。

秘书人员需要养成记录自己时间的习惯,定期评估与反思,找出自己在时间管理中的优缺点,并结合自身工作习惯与性格选择符合自己习惯的高效率的时间管理模式,以促进工作效率的提高。

结论

在秘书工作的时间管理中:要遵循目标原则,制定完整清晰、合理可达到的目标;要遵循计划原则,制定周密的计划;要遵循有序原则,在合适的时间做最重要的事;要遵循效率原则,讲究工作速度。在秘书工作实践中,将这些原则搭配组合使用,必将会使时间发挥出最大的效益。同时,时间管理也需要掌握科学的方法,从而提高时间利用率:掌握时间计划表控制法,用自己制定的符合客观实际的时间计划表提醒秘书按照时间计划表的内容采取行动;掌握ABC时间管理法,抓住工作中的重点,集中最高效的时间处理重要的工作。在秘书工作实践中,根据实际情况不断完善时间管理方法,适应现代化管理,成为新时代的优秀秘书人员。时间管理需要艺术,也具备一定的规律和普遍适用性。时间管理的主观性很强,会因人而异。甚至同一个人在不同的时间、地点、情境下,管理和运筹时间的方法也不同。时间管理是一门艺术,秘书工作人员应该充分发挥自己的创造力、想象力,遵循基本的时间管理原则,创造出更多适合自身需要的时间管理方法。唯有如此,才能实现科学的时间管理,提高工作效率,成为新时代的合格秘书人员。

参考文献

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[2]洛塔尔?丁?塞伟特.把时间花在刀刃上[M].北京:民主与建设出版社,2002.

[3]杨树森.秘书实务[M].安徽:安徽大学出版社,2012.

[4]布兰佳,约翰逊.一分钟经理人[M].海南:南海出版社,2009.

[5]伊恩?梅兰特.时间管理[M].上海:上海人民出版社,2006.

[6]郭渊.论秘书的时间管理艺术[D].广东:暨南大学,2013.

附录

致谢

时光如梭,转眼间,毕业将近。我已在石家庄学院度过了美好的大学四年。这是我人生中非常重要的四年,我有幸能够接触到这些传授我知识、学问,指导我的人生与价值追求的良师。他们使我明确了人生的方向,获得了追求的动力,留下了大学生活的美好回忆。在此,我真诚地向各位尊敬的老师表达我深深的谢意!

感谢文学与传媒学院四年来给我提供了一个安静舒适的学习环境,让我学到很多的知识。秘书学本科今年是第一届,文学与传媒学院给予我们专业很多帮助与支持,组织我们参与实践活动,使我们积累了许多实践经验。在此,表示感谢。

在这里,要衷心感谢我的指导老师——陈亮老师。从论文题目的选定到开题报告、论文写作的指导,从内容到文字润饰,都凝聚了她大量的心血。在开题报告答辩中,文秘教研室的老师们对我开题报告进行指导和改正,提出了中肯的建议,为我的论文写作提供了思路,指明了方向,十分感激。老师们多次询问我的论文进程,并为我指点迷津、开拓思路、精心点拨、细心修改、热忱鼓励,感激不尽!在这篇论文的写作过程中,陈亮老师不辞辛劳,多次与我就论文中的核心问题进行深入细致地探讨,给我提出切实可行的指导性建议,并细心全面地对我的论文进行了修改。在此,向陈亮老师致以崇高的敬意和衷心的感谢!

感谢与我并肩作战同学们,感谢关心我支持我的朋友们,感谢学校领导、老师们,感谢你们给予我的帮助与关怀。

秘书工作艺术谈

秘书工作艺术谈 一、尊重而别奉承吹捧理顺与领导的关系,是秘书工作者事事碰到,需时时注意、处处慎重的情况,也是表现工作艺术的地点。总的原则是以事业为重,从工作动身,从领导与被领导的地位动身,对正职和副职领导的工作、地位、人格等,要同等尊重、支持、配合、协助。假如某项工作,正职(或常委会)决定由某一副职负责去抓,秘书在配合进行这项工作时就应该以这位负责的副职领导为轴心进行运转。有关这项工作的请示、汇报工作,就直接对这位副职,别要越过他再向正职或其他副职请示、汇报了。对于向正职请示、汇报,或向其他副职沟通事情,那是负责这项工作的副职的责任。秘书如搞多头请示、汇报,算是多余,会把情况弄乱。实践证明,多位领导者,就有多种个性特点或类型。要依照领导者的性格类型相处,逆着来往往会出咨询题。如内向性格的领导,喜欢独自考虑咨询题与办理事务;外向性格的领导,善于人际交往,喜欢同别人一起商议工作。对待前者,秘书最好是在事前当参谋,事后做助手,当领导在独立考虑的时候,就别?quot;参谋"了,否则,就会干扰他的考虑。对待后者,要及时协助他组织人员共同商议工作,秘书要有分寸地参与其中,发挥参谋和助手作用。在与多位领导相处时,一定要以事业为重,从工作动身,竭力维护领导班子的团结和威信,别能从感情动身、看人行事;别能表现出靠近谁、疏远谁,听从谁、别听从谁的行为;更别能当甲领导面吹捧乙领导,当乙领导面吹捧丙领导等。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的清纯、真诚的友谊。二、主动而别越位脱轨秘书工作是以领导工作为轴心,主要紧环绕这一轴心,进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎么样变被动为主动,要看秘书的工作艺术。有四个方面:一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作;二是争取同领导者一样了解和掌握一具阶段的中心工作,可以分清工作的轻重缓急,主动排除干扰中心工作的事项;三是研究领导工作的思路,分析领导的意图,并加以理解、完善和降实,四是积存和储存有关工作资料,该记住的要记熟,该保存的要保存。有了这四个方面的基础,工作中才干与领导者有一致的认识,才有共同情感和语言,商议工作时,补充和修正的意见,才干提到点子上。日常工作中,要善于将领导的决策内容、实施方案和一具阶段的中心工作进行分解、立项,明确先做什么、后做什么和怎么样做的措施等,按打算列出个明细运行图。三、服从而别盲从附和秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽,有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在如此一具重要位置,就得和领导拉一套马车,按领导者的意图前进。但是,服从并别等于盲从和别加分析的附和。"分析"有两层意思:一是从分析中加深理解领导意图,增强执行的信心;二是从分析中拾遗补缺,起进一步完善的作用。按领导者的意见办事,也只能是执行正确的意见,对一些别正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为,别仅别能办,还要坚定抵制和反对。四、补台而别挖角拆台秘书怎么样在多位领导之间当参谋、搞协调?首先,内心要有一杆平衡秤,要一视同仁,别论哪位领导安排工作,都要做好,别能有的去做,有的别去做,或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣动身别一样。在多位领导者面前,别论是在思想感情上,依然在行为活动上都别能产生倾歪度。其次,领导之间产生分歧时,只能被动地双向地劝慰、弥合、消除,别能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和,或者保持沉默。本着工作上的支持,关系上的保护,感情上的友谊去做,这比什么都重要。别能站在一边,冷降一边,更别能为某一边提供反对另一边的材料,对某领导进行挖角、拆台,扩大分歧,加深矛盾。五、沟通而别封闭阻塞秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情也有艺术性,算是调换角度的艺术。在下达的时候,要站在上级角度,把上情别漏地说得清清晰楚;在上报的时候,要站在下级角度,把下情别贪地说得明知道白。现实工作中,上下级领导别论是在看咨询题的观点和办法上,依然在解决咨询题的战略和战术上面,都会存在一些程度别同的差异。这些差异的存在是客观的,能够理解。但是能别能缩小差异、寻出差异的结合点,与秘书日

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最新整理秘书工作的时间管理艺术 秘书工作的时间管理艺术 秘书作为领导的参谋和助手,如何在有限的时间中发挥出高效率的功能,是每个秘书工作人员都应该努力思考的问题。笔者试图从时间管理的角度来秘书工作中时间管理的艺术。 一、何为时间管理 时间对于每个人来说都是尤为宝贵的财富,它对每个人都公平的,同时也是无情的。因此,如何在相同的时间下,能够比别人创造出更高的效率,对于为领导工作的秘书人员来说显得尤其重要。了解时间管理的概念,培养时间管理的意识,这样有助于秘书在有限的工作时间内,提高自身的效率,更好地为领导、领导工作以及机关工作服务。那么,什么是时间管理呢?彭祥松先生在其著作《时间管理的诀窍——时间管理工程学》中提到:“时间管理就是指在同样的时间消耗情况下,为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制工作。是由于每个人在社会生产中所处的地位不同而赋予自己的一种内向管理素质”。从这个解释中,我们可以得到这样几点信息,一是时间管理的目的是为了提高时间的利用率和有效性的,其次它是一种内向的管理素质。正确理解与把握时间管理的概念,有助于秘书人员正确的运用适合自身的时间管理方法,从而达到提高时间利用率和有效性,进而提高自身的工作效率。 二、时间管理的方法 秘书作为领导的参谋与助手,在领导工作的方方面面都能看见秘书辅助工作的身影,对于领导工作而言,如何在既定的时间中,更快更好更高效地完成工作,这不仅仅是需要领导来思考,更多的情况下,是需要秘书人员来专研与思考的。领导工作的内容庞杂且繁多,事必躬亲显得不大可能,更多的时候,是需要秘书

来提供辅助工作的。那么掌握一种适合自身性格特征与职务特点的时间管理方法,对于秘书人员来说就显得十分有意义。笔者将在本文中,介绍几种常见的时间管理方法,秘书人员可根据自身的实际情况来进行选择,结合自身工作的特点加以实施,从而到达预期的成效。 (一)阿尔卑斯山时间规划法。阿尔卑斯山时间规划法又叫“每日计划表”,其重要的原则就是书面表达,将每日的计划以书面的方式记录下来,然后根据个人的主客观因素,来规划自己一天的工作,这样的好处在于可以帮助秘书人员了解任务所需要的时间和干扰时间所消耗的时间,这样可以预留一定的机动时间来处理临时性工作,从而提高时间的利用效率。 (二)艾森豪威尔原理。这个原理又叫做“十字法则”或者是“四象限法则”,这个法则将工作分为五大类:A:必须做的事情;B:应该做的事情;C:量力而为的事情;D:可以委托别人去做的事情;E:应该删除的工作。而每天,将要做的事情写在纸上,按以上五类归类:A:需要做;B:表示应该做;C:表示做了也不会错;D:可以授权别人去做;E:可以省略不做的工作。根据这样的工作分类,将自己每天的工作进行适当的分类,按照工作的重要程度来将一天的工作进行有效分类安排,从而达到提高工作效率的目的。 (三)NLP时间生命管理法。NLP思考逻辑模型由上而下分别是环境、行为、能力、信念和价值,这个模型能够帮助秘书人员学会平衡各方面的事情,而NLP 管理法不仅仅是教人学会如何平衡各方面的事物,它更重要的是教会人们学习xx重要的事,从而可以帮助人们判断如何在众多的事物中判断出重要且紧要的事情、重要却不紧要的事情等,由于二者的紧要程度不一样,因此所需要花费的时间就会不同。学习与掌握NLP管理法,判断每件待办事务的重要程度,从而可以合理地判断出完成时间,做好先后顺序的合理安排,从而达到提高效率的目的。

浅谈秘书工作发展趋势

浅谈秘书工作发展趋势 秘书工作的核心是服务协调二字,要服务领导,服务 基层,服务群众,服务相关部门,传统的秘书工作是“办文办事办会”,大到组织会议,小到端茶送水,全部都要做精细,做到位。可以说,秘书是非常辛苦的,明天领导忽然要到上级参加会议,今晚你必须加班加点写发言材料,同时 还要协调上级和本机关,安排好行程等。据调查无论是政府机关秘书还是大型企业的秘书,加班加点是经常性现象,而且其劳动成果不被人注意和认可,是隐性的。每年机关年终表彰大会上,那些基层单位和业务部门的负责人绘声绘色讲述自己的劳动成果,而秘书部门只能默默地看别人表功,明知自己付出了太多太多,却无从说起,因为总不能某某方案是我策划的,那将有贪功之嫌;也不能说我提了 几次水,陪了几次课,给领导写了几个发言稿,那太庸俗。在秘书工作节奏日渐加快,心理压力日渐增大的背景下, 迎来了新技术革命。这为秘书解压提供良好的技术环境,出现几个趋势; 1秘书工作的专业化、家庭化趋势越来越明显。 秘书可以分为文字秘书、机要信息秘书、宣传秘书、协调办事秘书、办会与接待秘书等,分工越来越精细化了;而有些分工难以明确的机关,秘书可以将文稿写作工作直

接交给社会专业机构,比如写作事务所,文秘网站等,这些机构将一批有着丰富行业经验的人组织起来,可以集体办公形式撰写文稿,也可以利用电脑互联网快速传输优势让专业人员在家庭办公,写文稿,并及时与文秘部门取得联系。目前,家庭秘书已经在全国略见雏形,未来10年将形成一定规模。公务员写作热线也就是适应秘书办公信息化、家庭化的大趋势而出现的。 2秘书工作专职化、分离化趋势越来越明显。 大家都知道,在政府机构改革前,会计师事务所的职能归属于政府财政审计部门,相当于一个科室,其通过审计活动出具的审计或者验资报告具有政府的权威性。后来,机构改革其从政府机关剥离出来,代替财政审计机关开展审计验资活动,经过政府授权,其出具的材料同样具有法律效力,如果遇到官司,可作为法庭的证明材料。同样秘书部门也有政府或企业机关分离出来的倾向,这些机关只需要安排1—2名负责协调、办理具体事务的秘书,将办文活动交给社会专业的写作事务所、秘书事务所、文字工作室等,通过签订代理合同,包括保密协定,所有文稿工作有社会文字机构全权负责完成,这样能够节省人力物力。近年来,公务员写作热线网站与几家银行签订了长期文稿代理协议,就顺应了这种秘书工作专职化趋势。当然,目前社会上一些写作机构,良莠不齐,使用没有经验和

时间管理经典案例

时间管理经典案例 一、萨克逊:怎样利用时间 1时间——第三资源 萨克逊是蒙特利尔加拿大自治领糖业公司的总经理。现在他是伦敦拥有35,000多名雇员的塔特莱尔总公司的总经理。萨克逊把时间称为“第三资源”。“时间与其它两种公认的资源资本和劳动力不同,它是不能替换的。任何一个想干一番事业的企业家,都必须明了时间的极端重要性。” “然而奇怪的是,”萨克逊继续说,“我们学会了管理一切资源,只有时间除外。这无疑是第一个障碍。另一个障碍是,我们倾向于做那些我们喜欢的事,而不是我们应该做的事。第三个与时间有关的问题是,别人不承认他们的行为对你的时间有影响,也就是说感觉迟钝, 我想你会注意到这一点。我在时间管理中遇到的第四个障碍是,管理人员普遍不利于旅行的 时间。对多数管理人员来说,这是一段贫瘠的时间。只有少数人在旅行中进行必要的阅读、 思考或写作。时间管理的最后一个障碍似乎是漫天而来、毫无价值的文件,这些文件正在吞 没总经理的职位。需要一种切实可行的办法去拣选文件,并坚持简化文件处理工作。” 同大多数有成效的总经理一样,萨克逊接受了专业管理的概念。“决定管理者效能的关键问题,”萨克逊解释说,“是他举止似‘管理者’还是似‘操作者’。如果是进行管理,他就 会有意识地把相当多的时间和精力用于基本管理职能——计划、组织、激励和控制。” 正如萨克逊所了解的那样,管理者不能凭本能进行日常管理。管理者必须接受各种管理概念,并展开讨论以便深刻理解各项基本原则,还要系统地分析专业管理原则在特定条件下如何恰当地运用。例如,一些管理者采取“开门办公”,鼓励下级“把问题交给自己”,他们几乎是专为下级进行决策。萨克逊说,“如果管理者冒险去考虑所有问题,那无疑是一条愚蠢 的道路,试问如果决策错了由谁负责?” 专业管理者运用决策层次原则(即决策应由能作出判断和获得事实的尽可能低的层次做出)解决了这个问题。这项原则表明,为下属作决策的管理者,是在自己的层次以下工作,换个角度看,他的下属是在“借助他来完成工作”,实际上比他更善于管理。真正需要的是,他借 助他们来完成工作。遗憾的是,萨克逊同其他专业管理人员一样没有提出,当下属确实需要 帮助思考问题时,总经理对他们也无济于事,倒不如总经理提出一些问题同下属一起探讨, 帮助他们思考和得出自己的结论。 萨克逊对决策期很感兴趣。他解释说,“你在组织中所处的层次越低,决策期就越短。我现在认识到,操作方面的决策应该由你的操作职员去做,总经理应该抑制自己不侵入那个领域。” 萨克逊说,“管理者必须有错误观,有权的企业领导不允许别人犯错误,结果就会发现,他的下属会因怕出错而越来越不愿意冒险。关键是要消除在这个问题上的误会。应该有犯错误的自由。当下属犯错误的时候,应该关心他们;帮助他们认识错误,讨论采取的各种步骤, 避免今后再犯此类错误。这是一个学习的过程,而不是一个找毛病的机会。如果因为犯错误 就收回所授予的权利,那就会在管理上出现信用差距,这将摧毁下属人员的信任和士气。” 2有条理的工作者与愚蠢的爬行者

秘书时间管理的案例分析

秘书时间管理的案例分析 关于时间管理的秘书实务案例分析有哪些?下面小编给大家介绍关于秘书时间管理的案例分析的相关资料,希望对您有所帮助。 秘书时间管理的案例分析不便安排约会的时间 琳达是北欧皮具(上海)公司销售部经理的秘书。琳达在给上司安排日程时,很大一部分精力是在安排上司的各种约会。为了避免给上司造成不便,必须把约会安排在合适的时间。下面有5个选项: a、上司下班之后不安排约会 b、上司出差回来上班的第一天不安排约会 c、琳达自己工作扎堆的时候不安排约会 d、上司马上要外出和外出之后回来不久不安排约会 e、中午要开始午餐和刚刚用完餐之后不安排约会 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的,并说明理由。 本题答案c 给上司安排工作日程,要尽可能地考虑周全,既要提高工作效率,又要减轻上司的负担,让上司得到休息。秘书只是上司的助手,所以,即使你自己工作忙一点,如果有必要,仍要给上司安排约会。 制定日程表的方法 琳达是日朗船舶(中国)公司公关部经理的秘书,专门负责上司的日程管理。下面有5个选项: a、安排上司的日程,有全年、本月、本周和当天四种日程表。

这四种表格相互衔接,滚动执行。 b、出现了突发事件后,就应当马上记入日程表。如果它与原定的工作安排在时间上发生冲突,那就要请上司确认哪项工作优先。 c、当上司打算外出时对你说我出去一下,你除了说我知道了外,其它什么都不要一说。 d、对上司的私人安排,最好记在自己的工作手册上,不要详细地记入日程表。 e、如果你估计上司会谈的时间会延长,那你就要在上司去会谈之前提醒上司会谈之后的工作。 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的,并说明理由。 本题答案c 当上司对你说我出去一下,既不告诉你他去哪里,也不告诉你出去做什么,作为秘书就没有必要多问,但是,秘书作为上司日程的管理者,还是有必要问清上司回来的时间,否则后面的工作就不好安排。 上司临时改变日程 琳达是皇冠服饰(上海)公司销售部经理的秘书。这天下午快下班的时候,上司对琳达说:明天早上一上班,我直接去大明公司,与他们的陈总谈些事情。明天上午10点钟佳琪公司的欧阳经理要来公司,你与他联系一下,最好把时间推迟到明下午2点钟之后。琳达按照上司的指示开始工作。下面有5个选项: a、给佳琪公司的欧阳经理打电话,说希望将明天上午10点的约会推迟到明下午2点之后。

浅谈如何做好秘书工作

浅谈如何做好秘书工作 一、“秘书”概说 什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会,你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处; 一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处; 许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。 然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。 秘书一词的来源 1、一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。 2、一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。 3、外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。 4、宫廷里的藏书,尤指***。 5、宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。 秘书的类别 1、从服务的对象上分:

浅谈秘书的时间管理工作

2011年07月下青春岁月 一、概述 人有两样东西最为宝贵,一是脑子,二是时间。即使不花费脑子,也要花费时间,所以很多人意识到时间就是生命。在现代企业中,“时间就是金钱,效率就是生命”的醒目标语激励着很多处于不同职业阶段的人。时间对每个人都是公平的,怎样才能更好地利用时间这个工具呢?答案是必须进行时间管理。 1、时间管理的含义 我们采用一句最简单的表述来说明时间管理的含义。 所谓时间管理就是指对时间进行有效地计划和控制,从而在有限的时间内创造最大的效益。 2、时间管理的作用 在含义里面有一句时间管理的终极作用是帮助人们在有限的时间内创造最大的效益。 一天24个小时,时间分配给每个人都是公平的,要想做有效的时间管理,就要给时间做有效的分配。只有做好轻重缓急的时间安排才能提高工作效益,让时间增值。这样才能让有限的时间变为无限的可能。 3、时间管理的基本要求 在进行时间管理的过程中,有以下两个基本要求: 一是要有时间管理意识。这一点非常重要。这是前提,当然也是平时我们生活、工作中极容易忽视的一点,很多不同工作岗位上的人工作效率不高,究其根本原因就是缺乏时间管理意识,换句话说,还有很大一部分人不知道时间应该被管理,时间需要被管理。 二是采用科学的方法进行有效的时间管理。有了时间管理意识,很多人也还是觉得时间不够用,那么可能就是方法出了问题,没有养成良好的习惯或者没有采用目前较为先进的软件进行科学的时间管理。 所以,具备时间管理意识,再采用科学的方法进行有效的时间管理,工作效率自然就会有很大提高。 二、秘书的时间管理工作 1、秘书时间管理工作的内容 秘书时间管理工作的内容包括两个方面:一是自我时间管理;二是对领导者的时间管理。因为秘书是为领导工作服务的参谋和助手。秘书在进行自我的时间管理的同时,又肩负着对领导的时间管理,相对而言又以第二项内容最为重要。 2、秘书时间管理的原则 (1)时间的有序性原则 时间的有序性原则,是说我们做事情都会有个先后顺序,先做什么,后做什么,如果事先安排好,做事就会有条有理,否则就会乱成一团麻。 在这方面比较著名的理论是6点优先工作制。这是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的,它使这家公司用了5年的时间,从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业,艾维利因此获得了2.5万美元咨询费,故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理理论”。 这一理论要求把每天所要做的事情按重要性排序,分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始,先全力以赴做好标号为“1”的事情,直到它被完成。 (2)争取主动原则 在和时间的赛跑上,秘书要争取主动,跑在时间前面。不管是秘书对自己的时间管理还是对领导者的时间管理,要主动分析问题,区分问题的原因和现象,不要把精力和时间耗费在表面的问题上,在任何特定的情况下,都应当能够提供一些可供选择的可行性解决办法,积极主动地为自己、为领导谋求尽可能多的可控时间,或者把不可控时间转化为可控时间,这就要求秘书需要提高自己的服务能力,要主动服务,要有提前意识,考虑问题要仔细、周密。 (3)轻重缓急原则 对要做的事情分清轻重缓急,按照事情的重要紧急程度分成四类,重要且紧急——必须立刻做;紧急但不重要——只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事;重要但不紧急——只要是没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延;既不紧急也不重要——有闲工夫再说。 3、秘书时间管理的有效方法 (1)时间表控制法 此种方法的好处是避免盲目性,帮助秘书了解工作次序,针对性强,节省时间。大致可以分为两类:一类按照时间分,如年度时间表,季度时间表,以此类推,每月的,每周的,精确到每日的,按照时间安排出要做的事情。 (2)ABCD排序法 这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如,是那20%的客户给你带来了80%的业绩,可能创造了80%的利润,世界上80%的财富是被20%的人掌握着,世界上80%的人只分享了20%的财富。因此,要把注意力放在20%的关键事情上。 根据这一原则,我们应当对要做的事情分清轻重缓急,进行如下的排序: A 重要且紧急(比如救火、抢险等)——必须立刻做。 B 紧急但不重要(比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等)——只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实,许多看似很紧急的事,拖一拖,甚至不办,也无关大局。 C 重要但不紧急(比如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要是没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。 D 既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)——有闲工夫再说。 (3)统计时间法 指的是在实际工作中注意收集数据,找出自己工作及领导工作中的时间消耗数据,通过记录实际消耗时间,诊断目前状况的时间利用率及有效性,找出浪费时间的原因,结合实际情况制定完善措施,从而达到有效利用时间的目的。此种方法需要较长时间的数据收集及系统全面的分析,并能制定切实可行的修改完善措施。 (4)目标时间法 此种方法是通过确定预计目标,限定单位时间完成,利用人在单位时间内的压力和紧迫感从而达到节约时间,提高工作效率的目的。这也是适度压力的好处。给自己规定时限并实行自我约束,持之以恒就能帮助人克服优柔寡断、犹豫不决和拖延的弊病。 (5)编写工作计划 此种方法是方法一和四的综合,将具体时间和事项的名称、进度、时限综合起来制定具体详细的工作计划。绝大多数难题都是由未经认真思考虑的行动引起的。在制订有效的计划中每花费1小时,在实施计划中就可能节省3—4小时,并会得到更好的结果。如果你没有认真编写工作计划,那么实际上你正计划着失败。 (6)建立工作日志 此种方法是方法一和二的综合,结合秘书或领导具体的工作情况和习惯,将效率和时间综合考虑。日志对于有效地利用个人的时间是必不可少的,它应该于前一天下午或当天开始时制订出来,并与近期的目标和活动相一致。 【参考文献】 [1] 张丽琍. 商务秘书实务[M]. 北京: 中国人民大学出版社, 2008. 浅谈秘书的时间管理工作 □ 张 娜(河南省轻工业学校, 河南 郑州 450006) 【摘要】时间就是生命,它不可逆转,也无法取代。一天24个小时,时间分配给每个人都是公平的,这个世界上根本不存在“没时间”这回事,一切完全取决于是否能够成功管理自己的时间,这就是所有成功的秘诀所在。要想提高企业的生产经营效率与社会效益,就必须加强时间管理。秘书身处枢纽部门,工作繁杂,更需要合理地分配和利用时间,树立时间管理意识,掌握科学的时间管理方法,以提高工作效率。 【关键词】时间管理;秘书;工作效率

秘书工作艺术浅谈

秘书工作艺术浅谈 摘要:十一世纪是一个竞争激烈的信息社会,现代企业要生存和发展,需要各类专业的优秀人才,而具有良好素质和丰富经验的企业秘书作为一种复合型层次人才,将在现代企业的动作中发挥辅助与参与决策的作用。秘书是领导者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员,他们以辅助决策,综合协调,沟通信息,办文,办会,办事等为主要职能,是领导者的参谋和助手。要做一名好秘书,不仅要找准自己的位置,具备广博的知识,还需要掌握一定的工作方法和工作艺术。秘书工作艺术就是运用熟练的工作技巧和工作方法,使秘书工作发挥最大功效。近年来对秘书职务的研究越来越多,对其工作的艺术性研究文章亦很多,但研究者对其艺术性多只从秘书的基本职能方面出面,研究得不够深

入、全面和细致。本文从秘书工作的基本职能出发,涉及和论述了其语言艺术,举止艺术,与领导的相处艺术,事务处理艺术和时间管理艺术等几个方面对秘书

工作艺术进行研究分析 关键词:秘书;工作艺术;基本职能;语言艺术; 举止艺术;时间管理艺术 引言 秘书工作是单位行政管理工作中直接协助领导机关或部门提供综合服务的辅助性管理活动。要做好秘书工作,不仅需要秘书工作人员端正思想,立足本职,准确定位,还需要其掌握丰富的科学文化知识,熟练掌握并运用各项秘书技能与技巧。更重要的是要懂得一系列工作方法和工作艺术。秘书工作的艺术,贯穿整个秘书工作, 涵盖秘书工作的各个方面。大致可从以下几个方面进行分析: 二、秘书基本职能及其方法规律 (一)办理事务 秘书的事务工作是相对于领导人的政务工作而言的?政务是指领导者所从事的具有全局性和战略性意义的公务活动,如决策?事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作,如电话接打, 会议服务,信访工作,文书处理等?政务是事务的统帅和核心,事务

浅谈新时期的秘书工作

浅谈新时期的秘书工作 1 新时期秘书工作的主要特点 随着社会主义市场经济体制的建立.社会的运行机制正在转向以经济建设为中心的轨道.当市场经济成为我国目前社会,经济发展的主旋律时.秘书工作出现了新的特点. 1) 秘书工作的地位和作用 改革是一项巨大的复杂的系统工程,又是一项没有现成方案可供采用的伟大事业.同时.在改革时期,情况复杂而多变.这种情况.意味着决策的难度比过去大.各级领导作为不同层次的决策者.单凭个人的经验.才智.或者单凭抽象的理论条文.其决策的成功率是不可能高的.这就提出了一个决策科学化的任务要使决策科学化,就得充分发挥参谋部门的作用,依靠大家的力量和智慧.秘书部门处在领导机关的中抠部位.一方面.秘书人员要准确而迅速地协助领导处理大量的日常事务.使领导能够集中精力于决策工作;另一方面.秘书人员又要利甩自己了解上下左右情况的有利条件,协助领导进行决策.包括提供有关的信息.开展专题调研.协调各方面的不同意见.提出解决问题的方案.改革愈是深入.社会愈是发展,秘书部门的地位和作用就愈是重要.领导就愈需要秘书人员成为得力的参谋助手.

2) 秘书部门遇到的矛盾更多.协调任务就更重 改革时期,实际生活中的矛盾错综复杂.暴露得相当充分部门之间的矛盾,地方之间的矛 盾,部门与地方之间的矛盾,通过各种渠道纷纷反映到领导机关来.这些矛盾往往都是一些难 题.从本质上看·有些是属于新旧体制的矛盾.有些是属于权利方面的矛盾.有些是属于认识上 的矛盾.有些是属于主观疆望与现实条件之间的矛盾.这些矛盾反映到领导机关.秘书部门不 能简单地把它们交给领导,而必须弄清楚矛盾的来龙去脉,把有关部门找来进行协调,寻找矛 盾各方的共同点.集中各方意见的合理成份,然后从全局利益出发向领导提出解决矛盾的建 议.可以说.秘书部门现在是天天处于各种矛盾的漩祸之中,心调的任务空前繁重. 3) 秘书部门需要处理的信息量更大 对决策机关来说,信息是程重要、很宝贵的.特别是在改革时期.在发展商品经济的条件 下.更是这样如果没有正确的指导思想,当然不会有正确的决策,而如果没有足够的、准确的 信息。同样不可能有正确的决策.改革本身的需要、科学技术的进步、政治生活的民主化,使得

秘书工作人员做好时间管理的9条建议,提高工作效率好方法

秘书工作人员做好时间管理的9条建议,提高工作效率好方 法 无论对于组织还是个人,时间都是最宝贵的资源之一。时间管理是秘书人员的一把钥匙,没有这把钥匙,就打不开做好秘书工作的大门。作为领导的参谋和助手,秘书人员应该如何在纷繁复杂的工作中做好时间管理?从实践中我总结,要科学把握好计划、执行和总结三个环节。科学计划环节1.分清轻重缓急。要分清各项任务的轻重缓急,提前沟通,科学安排,协助做好领导全年、月度以及每周的工作计划表。在计划表中,要区分常规工作和应急工作,按任务的重要性、紧急性优先级来协调安排领导的时间。要把日常性工作和临时性事务分开,固定日常性工作的时间,如在相对固定的时间段给领导报送文件等。根据服务领导的工作计划,做好自己的工作计划,安排好完成各项任务的时间。2.集中办理要事。要掌握和配合好领导的时间节奏,合理有效地安排时间和任务,让领导能够在精力最旺盛的时间段处理最重要、最困难的工作。就自身而言,要把主要时间和精力集中在完成重要和紧急的任务上,不要因为铺天盖地的琐碎小事而贻误了领导交办的大事。对于像起草重要文稿这类时间上不紧迫但需要集中精力的重要任务,要放在一个可以集中注意力思考的时间段。3.善用碎片时间。我们每天都有大量的零碎时

间,这些时间应充分利用起来,处理比较琐碎的事务,如整理存档文件、分发通知和纪要、沟通各类会议活动安排、回复邮件和传真等。积细流成江河,这有助于我们做到案无积卷、事不过夜。在工作计划中我们也要注意安排预留一些小块的空余时间,便于应对突发的工作任务。执行环节4.立说立行立改。接到领导指示和任务时,特别是遇到突发性、临时性事件时,要立说立行、马上就办。对重要工作任务要逐一登记,及时分解细化,抓住关键点,设定工作完成期限,倒推各步骤的时间节点,有序推进落实。5.及时沟通协调。领导部署工作任务时,要迅速准确领会领导意图,对拿不准或容易出错的地方,要和领导再次确认清楚。对于领导的各项部署,要协助做好后续落实,及时与职能部门沟通,抓好协调、跟进和督办,并及时向领导反馈情况。6.实现同频共振。“身在兵位,胸为帅谋”,秘书要从大局和全局出发考虑问题,多从领导的视角来换位思考,多替领导想办法、出思路和提建议,与领导形成“共振”。在服务领导的过程中,逐步把握和契合领导的工作风格,形成适合领导的服务模式。总结环节7.做好工作日志。要做好每天的工作记录,列清第二天的工作安排。勤用“烂笔头”,记录下工作内容、花费时间以及在工作过程中遇到的问题、解决思路和结果,记下工作中的收获、体会和感悟。记录的过程就是体悟升华的过程,经过长期的积累,一定可以不断提高自己的业务水

【秘书基础】浅谈如何做好办公室文秘工作

浅谈如何做好办公室文秘工作 办公室在行政部门中处于承上启下、联系左右、协调各方的重要位置。如何做好办公室文秘工作,成为新形势下办公室文秘工作人员必须深入思考的问题。本人结合自身工作感悟,从文秘的角度浅谈自己的工作经验。 一、办公室文秘必须养成主动学习的良好习惯 作为办公室文秘人员,学习好基本理论知识是写作的根基,领悟好文字实质内涵是下笔的前提。没有对文字的敏感性与熟练应用,就不容易做好基础文秘写作工作。因此,在日常工作、生活中,文秘一定要养成自觉学习、敏锐捕捉、善于思考借鉴、勇于创新的良好习惯。狭义的理解,学习的内容只是帮助自身更好的开展工作的工具。因此,学习不可死板、拘于形式,急功近利。学习是让我们“博闻而多识”,通过“多听、多看、多思、多悟”达到一种综合能力的提升。同时,要多与他人沟通与交流,开阔耳闻与眼界的同时,锻炼自身的综合分析、调查研究、语言表达和组织协调能力,切实达到开口会讲、提笔能写、遇事巧。 二、办公室文秘要加快工作节奏、提高办事效率、提升办文质量 办公室工作看似无大事,实则千头万绪、细致繁琐。要求时效性、细致度比较高。这就要求办公室文秘必须树立效率意识,提高快速反应能力,对领导交办的事项要第一时间即交即办,切勿等、靠、盼,达到积极主动、又好又快的做好本职工作。 1.提高办理公文的质量和效率。公文处理是公司的一项基础性工作,是系统内部方针政策、指示要求等传达的途径之一,综合反映企业的工作水平,必须严格程序,规范及时行事。作为文秘人员,要熟知公文处理的规程、正确使用文种,严格审核把关,要在发文校核、格式校核、内容校核上下功夫,克服公

文文字粗糙、格式不规范等问题,确实提高公文处理质量。同时,对于需要紧急处理的公文,要在第一时间内处理完毕,并适时地提醒相关领导及时办理,提高公文办理的效率。 2.强化文字撰写的能力。文字起草是办公室文秘最基本也是最重要的工作之一。公务文书的撰写,要表达上级的意志,体现上级的想法,要站在领导的高度和全局的层面上审视问题,切不可以个人的想法为准;其二,文秘人员要熟悉本系统工作各个环节大致内容,没有业务工作的实践,就不容易写出准确反映业务的文章;其三,俗话说“读书破万卷,下笔如有神”,文秘人员只有大量的阅读与练习,才能不断提升文字撰写能力。 3.坚持大事报告、小事提醒。作为文秘人员,首当其冲要做好各类事项的报告、请示工作。凡在自身职责内应当请示的事项,应积极与办公室主任汇报。如遇重大紧急或突发事件,要及时向领导报告,使各种信息及时传递给上级。同时,有些小事往往容易被忽视,具体的细节等容易出现偏差,这就要求文秘人员尽可能的做到适时提醒与建议,在此过程中也可学到许多处理问题的方法,提升处理事务的能力。 4.不断要求自己做到手勤、嘴勤、腿勤。办公室的工作都是具体的、实在的,哪项工作都不能拖、不能等、不能推;漏了、省了、虚了哪个环节都不行,要做到严谨细致,就要求我们要多动笔杆子、少说空话,多请示汇报、少邀功请赏,多干实事、少空穴来风。认认真真地把每一件事情都做细致,不拖泥带水,糊涂度日。 三、办公室文秘工作要围绕中心工作、服务大局、努力创新 办公室工作,追根究底是服务一线,服务业务。我们不可因自身处于文秘宣传科室,就不闻不管业务一线。要坚持站到全局的高度,紧业务一线,围绕

浅谈秘书应具备的素质和修养

浅谈秘书应具备的素质和修养 论文摘要:秘书是领导人的智囊和助手。他辅助领导人从事各项管理工作,负有参政设谋、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查等重大责任。秘书素质与修养的强弱直接关系到工作质量与效率的高低,关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。本文从秘书应具备的品德、知识、能力、心理、政治和作风素养等方面予以阐述,并就提高素养的方法和途经进行了探讨。 关键词:素质与修养参谋协调服务 今天人们谈到秘书,往往与文牍、领导的助手、智囊、参谋等联系在一起,有的联系得更广泛一些。因此,秘书素质的强弱直接关系到工作质量与效率的高低,关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。因此,秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素质。但仅有其基本素质显然是不行的,欲达到完成秘书使命的优化标准,还应有自己特殊的知识素养、品德素养、作风素养方面的要求。知识素养、能力素养、心理素养好不好,是一个秘书称职不称职的问题;品德修养、政治修养、作风修养好不好,是一个秘书合格不合格的问题。因此,秘书要自觉地、全面地加强这六个方面的素养,努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员。 一、品德素养

“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”,也不能算是一个合格的秘书。秘书工作处于领导机关的纽带的地位,秘书人员的言行举止,往往直接影响领导机关的形象和威信,影响领导工作的正常运转。秘书要不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄,没有一个全心全意为人民服务的心是不行的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。秘书应注重养成良好的品德素养。一是正气。保持正气,就是善与恶、正与邪、美与丑等对立的道德观念之间的尖锐斗争。秘书是为领导服务,要尊重领导,只可以向领导献策,不要妄想改变领导意图。但是,服从不等于盲从,要有原则地协助、服务领导。领导出现错误,在适当场合时,要直言敢谏,阐明自己的观点,为领导拾遗补漏。另外,秘书总是围绕着领导工作,在领导面前,对一个人的评价,一言一行都会影响其地位的升降,甚至前途命运,因此,秘书的嘴巴必须谨慎,不能因为对某人偏见而“公报私仇”。二是朴实。秘书工作的性质需要秘书必备的一种修养。实践表明,交际轻浮,夸夸其谈,是秘书修养的大忌。秘书工作繁琐,需要秘书沉着稳重、踏踏实实、认真负责,才能出色地完成任务。另外,秘书为领导服务,也是为人民服务的公仆,因此,秘书的工作对象一方面是领导,另一方面是群众,在尊重领导的同时,还必须尊重群

秘书工作艺术谈 2_秘书基础

秘书工作艺术谈2_秘书基础 秘书工作艺术谈2 秘书工作的艺术性,表现在技能与技巧的运用上面。要想做一名好秘书,不仅仅要明确认识自己所处的位置,找准自己的坐标,要具备广博的科学知识,还要懂得一系列工作方法和工作艺术。其方法和艺术主要体现在"三服务"方面。那么,怎样表现秘书工作的艺术呢? 一、尊重而不奉承吹捧理顺与领导的关系,是秘书工作者事事碰到,需时时注意、处处谨慎的事情,也是表现工作艺术的地方。总的原则是以事业为重,从工作出发,从领导与被领导的地位出发,对正职和副职领导的工作、地位、人格等,要同等尊重、支持、配合、协助。如果某项工作,正职(或常委会)决定由某一副职负责去抓,秘书在配合进行这项工作时就应该以这位负责的副职领导为轴心进行运转。有关这项工作的请示、汇报工作,就直接对这位副职,不要越过他再向正职或其他副职请示、汇报了。关于向正职请示、汇报,或向其他副职沟通情况,那是负责这项工作的副职的责任。秘书如搞多头请示、汇报,就是多余,会把事情弄乱。实践证明,多位领导者,就有多种个性特点或类型。要根据领导者的性格类型相处,逆着来往往会出问题。如内向性格的领导,喜欢独自思考问题与办理事务;外向性格的领导,善于人际交往,喜欢同别人一起商量工作。对待前者,秘书最好是在事前当参谋,事后做助手,当领导在独立思考的时候,就不?quot;参谋"了,否则,就会干扰他的思考。对待后者,要及时协助他组织人员共同商量工作,秘书要有分寸地参与其中,发挥参谋和助手作用。在与多位领导相处时,一定要以事业为重,从工作出发,尽力维护领导班子的团结和威信,不能从感情出发、看人行事;不能表现出靠近谁、疏远谁,听从谁、不听从谁的行为;更不能当甲领导面吹捧乙领导,当乙领导面吹捧丙领导等。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。二、主动而不越位脱轨秘书工作是以领导工作为轴心,要紧紧围绕这一轴心,进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动,要看秘书的工作艺术。有四个方面:一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作;二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作,能够分清工作的轻重缓急,主动排除干扰中心工作的事项;三是研究领导工作的思路,分析领导的意图,并加以理解、完善和落实,四是积累和储存有关工作资料,该记住的要记熟,该保存的要保存。有了这四个方面的基础,工作中才能与领导者有一致的认识,才有共同情感和语言,商量工作时,补充和修正的意见,才能提到点子上。日常工作中,要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项,明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等,按计划列出个明细运行图。 三、服从而不盲从附和秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽,有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置,就得和领导拉一套马车,按领导者的意图前进。但是,服从并不等于盲从和不加分析的附和。"分析"有两层意思:一是从分析中加深理解领导意图,增强执行的信心;二是从分析中拾遗补缺,起进一步完善的作用。按领导者的意见办事,也只能是执行正确的意见,对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为,不仅不能办,还要坚决抵制和反对。四、补台而不挖角拆台秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调?首先,心里要有一杆平衡秤,要一视同仁,不论哪位领导安排工作,都要做好,不能有的去做,有的不去做,或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前,不论是在思想感情上,还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次,领导之间产生分歧时,只能被动地双向地劝慰、弥合、消除,不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和,或者保持沉默。本着工作上的支持,关系上的爱护,感情上的友谊

秘书的时间管理

office opertions 办公室业务?秘书园地 98 办公室业务2012?4 文/申屠佩贞 浅谈秘书的时间管理 【摘要】秘书工作事情繁杂,容易顾此失彼,手忙脚乱,为提高工作效率,充分发挥自身的职能,更好地为领导服务,秘书必须对时间进行科学有效地管理,成为时间管理的“高手”。 【关键词】秘书;时间管理;工作效率 时间对于每个人来说,都是公平的,都是有限的。实践证明,在竞争激烈的 现代社会,多数成功者之所以能成功,“时间管理”是非常重要的关键因素,哈佛管理百科全书将“时间管理”列为成熟管理者九项标准之一,美国许多企业也都已把时间管理列入企业管理人员的训练过程。作为一名辅助领导管理的秘书人员,也必然需要认真思考如何提高时间利用效率这个问题。 一、“时间管理”的概念 “时间管理”是指对时间进行科学合理的计划和控制,以切实提高有限时间内的工作效率和工作质量。“时间管理”并不仅仅指要在最短的时间里,完成更多的任务,而且要分清事情的轻重缓急,有条理、有系统地工作,避免“本末倒置”。 秘书工作事务繁杂,有些人能应对自如,而有的人却是疲于应付,不得要领。许多秘书成天忙忙碌碌,搞接待、写材料、组织会议、发工资、洽谈业务,若没有对时间做出科学的管理就会在工作中理不清头绪,分不清轻重缓急,不是顾此失彼,就是丢三落四、手忙脚乱,工作效率低下。“时间管理”将指引我们在繁琐的工作事务中,找到提高效率的切入点。 二、秘书时间管理方法 (一)明确工作职责和工作目标。这是需要解决的首要问题。作为秘书必须非常清楚上司安排的工作任务中,哪些 工作需要亲自完成;哪些工作不需要事必躬亲,可以请求他人协助;哪些工作可以授权给下属去完成;哪些工作可以不参与;哪些工作可以用更简便的途径解决。而且,秘书应明确本单位本阶段的工作目标,然后围绕这个工作目标合理分配时间,否则会南辕北辙,投入的时间越多,浪费就越大。 (二)区分工作任务的轻重缓急。面对纷繁复杂的工作,一定要分清工作的轻重缓急,并以此判断任务的先后次序。重要的工作、紧急的工作先做,其他杂事、琐事可以后做;重要的工作安排在精力最佳的时段去做,琐事可以利用零碎时间或休息时间做,把工作任务科学有序地一项一项地完成。切忌简单地按照任务接手的先后顺序或按照自己的兴趣随意排列去做,耽误重要工作的及时有效完成。确保把精力最佳的时间用来做那些重要的、关键的工作上面。 (三)巧妙利用时间管理小技巧。1.思考周密不反复。工作时,秘书一定要集中精神,专心致志,考虑周详,尽可能一次就做好。如果工作经常返工,比着手前花一定的时间思考或理清思路更加浪费时间。2.合并同类任务。有些任务可以合并,集中完成,如把一天里需要复印的材料集中起来一次性复印。3.充分利用零碎时间。无论怎样严密的计划与管理都会存在着零碎的时间,如等候开会的时间、赴约途中的时间。这些零碎时间累加起来为数也不少,不容忽略。其实,秘书的很多杂事、琐事都可以在这些零碎时间段里完成。如在赴约途中可以浏览资料、查看邮件。4.确保工作的松弛有序。文武之道,一张一弛。“时间管 理”并不意味着所有的时间都安排得满满的,如果出现突发性或临时性的事情,整个计划就会被打乱,陷入僵局。而且,每天十几个小时的疲劳苦干,工作效率也不一定高。辛勤工作与享受生活并不对立。因此,在时间安排上需要留有适当的余地,确保工作松弛有序,同时也可以劳逸结合。5.养成整洁、有条理的习惯。养成在日常工作中物品摆放整洁、有条理的好习惯也是时间管理一个很重要的方法。“整洁条理”能节省很多“寻找”的时间,比如,钥匙集中管理,防止丢三拉四。已办文件与待办文件分开放置,方便寻找,也可以节约年底整理立卷的时间。哪里拿东西哪里放,不用等到使用的时候再到处乱翻浪费时间。就是在公司里尽量秉承复杂的问题简单化,简单的问题条理化、程序化! (四)回顾评估时间利用的有效程度。“时间管理”的技能是需要在实践中提高的,秘书应尽量坚持回顾总结,认真分析自己利用时间的有效程度,哪些工作时间安排太过紧张,哪些工作浪费了时间,在经验的总结中不断调整与改进。时间对于每个人都是有限的、十分宝贵的,善用则多,滥用则少,在这个快节奏的社会里,秘书学会对时间进行有效的管理,势在必行。 参考文献: ①张丽荣,王军.办公室事务[M ].辽宁:大连理工大学出版社,2008. ②金常德,覃一静.职业秘书办公室综合事务管理教程[M ].北京:清华大学出版社,2008. ③李玥.时间管理理论在高校秘书工作中的运用[J ].教育教学论坛,2012,(5). (作者单位:浙江金华职业技术学院)

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