赠品管理流程

万店通赠品管理流程

一、赠品管理流程目的

1、为了达到赠品在促销环节中达到预期的效果，对各种促销赠品形成准确的配送、分发、实

施、跟踪、回收等形成有效规范。

2、为各职能部门在涉及赠品管理工作方面起到良好的指引，为各门店在促销有效性工作起到

有章可循。

3、加强赠品管理和控制，提高促销赠品的使用效率和促销的整体协同性，以保证公司在促销

环节的诚信形象。

4、实现赠品分发流程化管理，为日后促销分析提供有效数据。

二、适用范围

本流程只适用于万店通DM及每周热点促销活动中的相关赠品。

三、赠品分发流程图

四、赠品、表格、邮件流程图

说明：●灰色框表示：表格填写及邮件的发件人

●橙色框表示：表格及邮件的收件人

五、赠品管理流程说明

1、商品开发部与供应商签订促销协议后（涉及有赠品的促销活动），必须在DM促销开始提

前5天以上，通知供应商将赠品配送到万店通配送中心，并将促销内容与赠品分发原则使用邮件通知相关人员。

邮件格式参照：

收件人：营销促销组; 配送组;

抄送：

邮件主题：XX促销活动与赠品分发原则

邮件正文：

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 促销活动名称：XXX

促销执行门店：XXX

促销活动内容：自定义

相关赠品属性：

促销赠品配送通知表

*赠品配送通知表字段说明：

1、此表内容建议在与供应商确认促销活动时，由供应商填写并签名；

2、字段值说明：

赠品名称——汉字（位数不限，建议在10个汉字以内）

赠品编码——数字（一般为6位数字的店内码，如果当时还没有立项，请填写未定义，由商品开发部事后补充）赠品属性——如果无法填写，可以不填。

款式——数字

包装——√或×（表示有或无）

大小——大或小（当赠品品种有2个以上，且它们的款式、外观、颜色一样的情况下，进行填写区分）体积——重量值

颜色——数字或颜色值

赠品成本——有价赠品的价格

是否回收——√或×（表示回收或不回收）

赠品总量——数字

平均分配原则——自定义填写（至少要包含数量）

非平均分配原则——自定义填写（至少要包含非平均分配对象与数量）

到仓时间——供应商计划赠品送达时间

备注——补充说明

2、配送组在收到‘XX促销活动与赠品分发原则’邮件之时，应在最短时间内反馈促销商品与赠

品的计划配送时间，且所有涉及DM赠品必须是在DM促销开始提前2天以上配送到店。邮件格式参照：

收件人：商品开发部;营销促销组

抄送：

邮件主题：XX促销活动与赠品配送计划表

邮件正文：

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*赠品配送计划表字段说明：

1、字段说明：

赠品名称——汉字（以《促销赠品配送通知表》为依据）

赠品编码——数字（以《促销赠品配送通知表》为依据）

配送方式——配送单、面包车或自定义

计划配送时间——时间单位

备注——补充赠品配送计划说明

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3、营销促销组必须在DM促销开始提前3天以上，完成本期DM促销涉及所有赠品的《赠品

清单表》，通过邮件下发相关门店。

邮件格式参照：

收件人：促销活动执行门店

抄送：配送组;商品开发部;营销促销组;直营管理部;加盟管理部

邮件主题：XXXX年第XX期DM促销活动赠品清单表

邮件正文：

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赠品清单表（XXXX年第XX期DM）

*赠品清单表字段说明：

1、字段值说明：

商品编码——数字（一般为6位店内码）

商品名称——汉字（以商品资料为依据）

促销价——金额

促销活动内容——自定义（以《促销赠品配送通知表》为依据）

促销执行地——深圳门店、深圳地铁店、东莞门店、所有门店或自定义

赠品编码——数字（一般为6位店内码）

赠品名称——汉字（建议不要超过10位）

赠品成本——金额（有价赠品的价格）

平均分配原则——自定义（以《促销赠品配送通知表》为依据）

赠品到店时间——时间单位（以《赠品配送计划表》为依据）

赠品属性——以《促销赠品配送通知表》为依据

是否回收——√或×（以《促销赠品配送通知表》为依据）

赠品陈列要求——自定义

赠品赠送方式——过机结算赠送、随商品赠品或自定义

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4、赠品配送到店后，门店必须在促销开始提前1天以上，根据营销促销组下发《XXXX年第

XX期DM促销活动赠品清单表》的邮件，进行所有赠品的验收与审核，并将赠品差异情况有区域督导汇总给营销促销组、配送组。配送组根据门店反馈的《门店赠品差异汇总表》进行判断配送差异原因，并在最短时间内将配送差异配送到相关门店。

邮件格式参照：

收件人：配送组;营销促销组

抄送：

邮件主题：XX区门店赠品差异汇总表

邮件正文：

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*门店赠品差异汇总表字段说明：

1、字段值说明：

门店 ID——A0XX（门店号）

门店名称——XX店

赠品名称——汉字（以《赠品清单表》为依据）

赠品编码——数字（一般为6位店内码）

赠品属性——以《促销赠品配送通知表》为依据

应到数量——以《赠品清单表》为依据

实到数量——实际到店赠品数量

差异数量——应到数量-实到数量

备注——补充差异原因说明

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5、促销活动结束后，对于有价值赠品，并在《促销赠品配送通知表》说明需要回收的赠品，

请门店制作退货单进行返仓，对于不需要返仓的赠品，门店必须在最短时间内向督导反馈赠品的剩余情况，由督导通过邮件发送《赠品剩余汇总表》。

邮件格式参照：

收件人：营销促销组

抄送：

邮件主题：XX区门店赠品剩余汇总表

邮件正文：

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*门店赠品剩余汇总表字段说明：

1、字段值说明：

门店 ID——A0XX（门店号）

门店名称——XX店

赠品名称——汉字（以《赠品清单表》为依据）

赠品编码——数字（一般为6位店内码）

赠品属性——以《促销赠品配送通知表》为依据

实到数量——实际到店赠品数量

剩余数量——促销结束后还剩下的赠品数量

备注——补充剩余原因说明

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6、营销促销组根据门店提交的《门店赠品剩余汇总表》决定剩余赠品是否需要门店回收到总部。

并进行邮件通知到直营管理部、加盟管理部。

邮件格式参照：

收件人：促销执行门店

抄送：直营管理部;加盟管理部;商品开发部

邮件主题：XXXX年第XX期DM赠品回收通知表

邮件正文：

*赠品回收通知表字段说明：

1、字段值说明：

赠品名称——汉字（以《赠品清单表》为依据）

赠品编码——数字（一般为6位店内码）

赠品属性——以《促销赠品配送通知表》为依据

剩余数量——《门店赠品剩余汇总表》汇总数量

是否回收——√或×

建议回收时间——建议以一周为周期

备注——补充回收原因说明

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六、赠品管理原则。

1、热点促销及DM促销所有涉及赠品必须在系统进行立项。（对于配送到总部的无价值赠品

例外）

2、商品开发部必须在DM促销开始提前5天以上，通知供应商将赠品配送到万店通配送中心。

3、商品开发部必须在DM促销开始提前4天以上，进行赠品的立项，制作赠品分货单,并将

分货规则通知到配送组。

4、营销促销组必须在DM促销开始提前3天以上，完成《赠品清单表》，下发相关门店。

5、配送组必须在DM促销开始提前2天以上, 根据赠品分货单将赠品配送到店。

6、门店必须在DM促销开始提前1天以上，根据《赠品清单表》进行赠品的验收审核，并将

《门店赠品差异汇总表》由区域督导汇总反馈给配送组、商品开发部、营销促销组。

7、配送组必须收到《门店赠品差异汇总表》之后，在最短时间响应，正确核实差异原因，协

调资源，重新配送赠品差异数。

8、门店必须在促销期结束一周后，填写《门店赠品剩余汇总表》，以邮件形式汇总给区域督导，

由区域督导审核后统一提交给商品开发部与营销促销组。

9、对于有价赠品，商品开发部必须在促销期结束后第二周，通知配送中心进行退货。并在促

销期结束后第三周通知供应商进行退仓。

10、对于无价赠品，营销促销组必须在促销期结束后第二周，通知门店是否将赠品回收总部，

还是再次促销。并在促销期结束后第三周将门店赠品合理处理完毕。

七、相关部门职责

1、商品开发部

◆负责按时让供应商将赠品配送到仓。

◆负责赠品的立项与赠品的分单工作。

◆及时与供应商进行，负责赠品数量的补差工作。

◆负责联系供应商对赠品的退仓工作。

2、配送组

◆负责将赠品按时按量配送到门店。

◆及时地跟进赠品到店的差异工作。

◆负责促销结束后的赠品退仓工作。

3、营销促销组

◆负责在整体促销过程中，赠品的配送、执行、监控、回收工作。并随时发生的赠品问题，

及时与相关部门进行沟通与协调资源，在最短时间内回应问题、解决问题。

◆负责赠品回收再利用事宜。

◆负责整个赠品管理流程的有效执行。

4、门店

◆负责促销赠品的验收与反馈工作。

◆负责促销结束后的赠品统计与回收工作。