集团公司会计档案管理制度

集团公司会计档案管理制度为了加强公司会计档案管理工作，根据《中华人民共和国会计法》和《会计档案管理办法》，结合

公司实际，制定本制度。

1.会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料以及会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序。会计档案在会计年度终了，可暂由会计人员保管一年，期满后移交公司档案室统一管理。

会计档案必须严格执行安全、保管制度，财务部指定专人负责管理，严禁遗失、损毁、涂改、泄密和私自销毁会计档案行为发生。

2.集团财务部负责督促有关人员对每年形成的会计档案归档要求将账簿装订成册，凭证装袋，并标明名称、讫止日期、册数、加盖有关人员印鉴，按档案编号移交档案员验收立卷归档。

3.会计档案分为以下几类：

3.1会计凭证：原始凭证、记账凭证和汇总凭证；

3.2会计账簿：即总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账、银行对账单、调节表、固定资产明细账、辅助账簿；

3.3会计报表：月报、季报、中期报表、年度报表；

3.4会计报告、财务分析、审计报告、评估报告；

3.5会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、查阅复制登记簿；

4.一个会计年度形成的会计档案，按报表、账簿、凭证、资料、磁性介质或光盘会计数据五大类，分别组成若干案卷，系统排列，一般不能变动。案卷的形成遵循以下要求：账簿原则上按原卷册封装为基础，填写历任会计一览表，另加封面，对总账、现金、银行存款日记账保持原来的面貌，不能抽出白页；凭证按时间和顺序排列、装订加封面，填写清楚。

会计档案每年要编制案卷目录，一式两份，档案室及财务室各存一份。对以磁性介质或光盘存储的会计档案，要定期检查、定期复制，防止损坏丢失文档。

5.会计档案必须妥善保管，做到存放有序，查找方便，并做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗和防鼠咬、防虫蛀、防霉变等工作。

6.公司会计档案原则上为本企业提供查询，外单位如需查阅复制应持本单位介绍信，经公司财务总监批准同意后，方可查阅。查阅的档案一般不得带出档案室，查阅人员不准在会计档案上作任何记录、符号和标记，更不准抽换或涂改；对存放的磁性介质会计资料查阅时应防止感染病毒。如有违反追究档案管理人员的责任。

7.会计档案的保管期限分为：

7.1会计凭证类

7.1.1原始凭证、记账凭证和汇总凭证

15年

7.1.2银行存款余额调节表 3年

7.2会计账簿类

7.2.1日记账（明细分类账） 15年

7.2.2现金和银行存款日记账、总账

25年

7.2.3辅助账簿 15年

7.3会计报表类

7.3.1月报、季报会计报表 10年

7.3.2年度会计报表（决算）永久

7.4财务报告、审计报告、评估报告

15年

7.5磁性介质或光盘会计数据系统停止使用之1-3年

7.6其它类

7.6.1会计移交清册15年

7.6.2会计档案保存清册25年

7.6.3会计档案销毁清册25年

7.7会计档案保管期限届满，需要销毁时，由财务部提出销毁意见，经由公司分管领导、档案部门、财务主管组成的鉴定小组进行严格鉴定、审查后，对无继续保管必要的保管期限届满的会计档案，由会计档案保管人员填写“会计档案销毁清册”，报公司董事会批准后，方可销毁。

销毁会计档案时，应由档案部门和财务部共同派员监督，监督人员应当认真进行清点核对，销毁后，由档案室、财务部所派人员签名盖章。