广东省实施公路建设项目文件材料立卷归档管理办法

关于印发《广东省实施公路建设工程项目

文件材料立卷归档管理办法》的通知

（粤交办函［2002］404号）

各市交通局（委）、公路局、档案局；顺德市交通局、公路局、档案局：为规范我省公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证工程项目档案的质量以及项目建设与项目档案工作同步进行，根据交通部印发《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》（交办发［2001］39号）在广泛征求有关部门和各建设单位意见的基础上，制定了《广东省实施公路建设工程项目文件材料立卷归档管理办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

二00二年七月四日

广东省实施公路建设项目文件材料立卷归档管理办法

第一条为规范我省公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证工程项目档案的内在质量，根据交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，结合我省实际情况，制订本办法。第二条本办法适用于全省新建和改建公路建设项目（包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口），自立项开始至竣工验收过程中直接形成的各种门类和载体的全部档案文件材料。第三条公路建设项目档案是指工程建设项目从规划、立项、勘察设计、施工到竣工使用全过程中形成的具有查考利用价值的应归档保存的文件材料。其具体归档范围按本细则“附件二”执行。

第四条各市交通局（委）、公路局和同级档案行政主管部门根据统一领导、分级管理的原则，依法对所辖范围内公路建设项目竣工文件材料立卷归档工作进行监督和指导。

第五条公路建设项目建设、勘察设计、施工、监理等单位应按照国家对项目档案工作的有关要求，明确各自职责，把公路建设项目竣工文件材料立卷归档工作作为项目建设的重要组成部分，纳入公路建设项目的管理工作中。各单位要建立公路建设项目档案管理领导人责任制，配备专人负责公路建设项目文件材料的收集、整理和立卷归档工作，保证项目建设与项目档案工作同步进行。

第六条公路建设项目单位在与参建各方签订承包合同时，应明确项目文件材料的积累、整

理和移交责任。

第七条各级交通。档案行政主管部门要负责监督、指导本部门、本地赠设项目的文件材料工作，履行事前指导、中间检查、最后验收的职责。国家重点建设项目由国家档案局或委托省档案局组织档案验收：省级重点建设项目由省档案局和省交通厅档案管理部门组织档案验收：凡经省审批兴建并由省交通厅（或部委托）主持竣工验收的项目，由省交通厅档案管理部门与当地档案行政管理部门组织档案验收：各市（县）审批的建设项目分别由相关的地方档案行政管理部门及该项目主管机构的档案部厂二组织档案专项验收。

第八条公路建设项目交工验收前由建设单位档案室进行档案预验收，交工验收后36个月内，由建设单位向批准该项目初步设计单位的档案主管部门申请档案专项验收。并按照《广东省建设项目档案验收暂行办法》（粤档发[1999]40号）文的规定申报。

第九条公路建设项目文件材料由建设单位组织各参建单位根据交通部《公路工程竣工验收办法》所确定的文件归档范围和编制分工，按文件形成的不同阶段、施工工序先后顺序分别收集、整理组卷。原件组卷后移交建设单位，各单位形成的文件材料如需保存由各单位复制归档。组卷应遵循文件材料的自然形成规律和项目档案的成套性、连续性、系统性的原则，分类科学，便于查找利用。

第十条归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、表格A4，图纸A3，禁止使用园珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。

第十一条竣工图归档应符合下列要求：

（一）竣工图应能全面、准确地反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式交叉工程、交通工程等全部施工实际造型和特征；

（二）施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图：凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图；（三）凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图幅变更面积超过10％，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章；

（四）重新绘制的竣工图应保留原设计图图标的内容，图纸标题栏上还应增加一栏“编制人”、“技术负责人”、“驻地监理”等栏目，不用加盖竣工图章；

（五）竣工图章应使用不褪色的红印泥，盖竣工图章的部位在图纸的右下角设计标题栏上方或靠近标题栏不压盖图形和文字的地方；

（六）重复使用叱标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；

（七）图纸按297mm× 420mm（A3）规格装订整册对折入盒；大于A3规格的图纸应逐张按手风琴式折叠成297mm×210mm（A4）规格，图标外露；图纸目录中图号与页号对应的不编页号；不对应的需重新编制卷内目录。底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于1号的底图可卷放装筒。

第十二条建设单位各承包机构和承包单位在项目完成时，应按本细则中附件《公路建设项目竣工文件材料归档范围和保管期限表》要动，向建设单位移交经系统整理过的全部档案材料、。项目竣工验收三个归内，由公路建设单位向使用单位及其他有关单位办理档案移交手续。

第十三条凡属国家级、省级重点建设项目的竣工档案，均由公路建设单位负责将“附件二”中规定的内容向广东省综合档案馆和省交通厅档案部门移交；在城市规划区内的建设项目，建设单位应按照《城市建设档案归属与流向暂行办法》的规定向项目所在市城建档案馆移交有关档案。

第十四条公路建设项目建设单位负责按照不同阶段和不同单位移交的全部案卷进行系统理顺、排列和编制裆号。其中施工文件按起讫里程和单位工程的顺序依次排列，并编写科技档案归档目录一式三份。

第十五条收尾工程和后评价形成的文件按本细则有关规定整理归档。

第十六条大修及改建工程形成的文件材料参照本细则有关规定执行。

第十七条根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，对在项目档案工作作出突出贡献的人员应给予表彰和奖励。

第十八条本办法细则由省档案局和省交通厅档案部门负责解释。

第十九条本办法自发布之日起施行。

附件一：公路建设项目文件材料收集、整理和组卷要求

一、公路建设项目竣工文件材料按下列分工收集组卷：

（一）项目准备阶段、工程管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件材料，由交通主管部门和建设单位各承办机构负责收集。可行注研究、项目建议书及批复、总体规划设计、审批的各阶段设计及有关文件、竣工验收鉴定书、验收委员会名册等由交通主管部门和建设单位收集、整理；征地拆迁文件、标投标与评标文件、承包合同、合同协议和交、竣工验收文

件、竣工决算及审计、环保、档案验收等报告应分别根据文件材料形成的阶段、内容分类收集、整理组卷。

（二）勘察设计文件由勘察设计单位负责收集；地质勘察材料、总体规划设计、方案设计、初步设计、技术设计、施工图设计、工程概预算等文件材料技项目、阶段、专业结构分别整理组卷。变更设计文件和变更图纸由完成的单位负责组卷。

（三）施工阶段形成的文件材料，凡实行总承包的，由总承包单位进行汇总并负总责；包单位应各自完成分包部分的施工文件，向总包移交，由总包汇总和理顺后向建设单位移交；凡由建设单位分别发包的，由建设单位进行汇总并负总责，各承包单位负责各自文件材料的收集和整理，向建设单位移交。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别技合同段组卷。单位、分部、分项（汇总表）工程质量检验评定表组成专卷。各分项工程按施工工序先后形成的工程质量检验报告单、施工检查、检测表及该分项质量评定（放在首页）组成专卷。原材料出厂证明、成品半成品出厂证明和各种试验记录等按单应工程分别单独组卷（试验合帐放在首页，并将自检抽检[不含监理抽检]、送检试验记录按顺序排列）。若一个单位工程试验文件较多时，可按若干分部（项）工程组卷。重大质量事故处理和施工中遇到非正常情况记录分别单独组卷。围绕具体单位工程的会议纪要和监理文件按单位（项）工程组卷。

（四）监理文件由监理单位负责收集：一般可按专业一文种一时间整理组卷。管理依据性文件如监理大纲、监理规划、监理实施细则等文件在形成后组卷。工作性文件如工程质量控制文件、计量与支付（含变更支付、索赔支付）要分别单独组卷。监理月报按年度组卷。与各有关单位的往来文件等由监理单位按阶段、问题分类整理组卷，监理日记按时间先后顺序单独组卷。组卷时注意把过程文件（如请示与批复、来文与复文等）一并归档。没有结论的请示报告可单独存放，待竣工验收后处理。

监理独立检查、抽查的标准试验或平行试验按分项分部工程排序

单独组卷（便于比较对照).

（五）科研课题文件材料由承办单位负责收集和整理。

（六）交通安全设施和机电系统项目文件材料由承包单位负责收集和整理。

二、卷内文件材料按以下要求进行排列：

（一）管理性文件接问题或重要程度排列；

（二）项目技术文件材料按来往文件、质量评定、原材料试验文件、施工原始记录等顺序排列；

（三）声像（照片）按《照片档案管理规范》(GB/T11812-89）的要求组卷。一般以一组照片为单位填写文字说明（分组说明）、表示一组照片的内容基本上反映同一组题材：录像材料要有文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人、带长及年、月、日）贴在背面上，并在脊背处逐件编号；

（四）设备文件材料按依据性、设备开箱验收，随机图样、设备安装调试和运行维修等材料排列；

（五）机电系统工程项目文件材料按省交通厅印发的《广东省高速公路机电系统工程项目竣工文件编制、整理及验收暂行办法》（粤交办［2001］172号）要求扫列；

（六）科研项目文件材料技课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列；

（七）房建项目按项目依据性文件、地质勘察报告、工程设计各专业施工文件与图纸（含土建、机电安装、电梯、消防等）依次排列；

（八）竣工图按里程、专业、图号排列；

（九）卷内文件材料一般文字材料在前，图样在后。

三、案卷应由案卷封面和脊背、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。

（一）档号，填写档案分类号和案卷顺序号；分类号编制方法是以建设单位制定的档案分类大纲为基础结合工程项目设置类目；

（二）案卷题名，应包括公路建设项目的名称、起讫里程。单位工程（含分部、分项）名称及文件名称。案卷题名应简明扼要、准确地揭示卷内文件材料的内容；

（三）立卷单位，是指项目文件材料组卷的部门或项目负责部门；

（四）起止日期，是指项目文件材料形成的起止日期；

（五）保管期限，填写其划定的保管期限；

（六）密级，按保密规定填写；

（七）脊背需填写案卷题名和档号。案卷题名从右至左排列，首列空二个字位。

四、卷内文件目录由下列项目组成：

（一）顺序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起次标注（卷内目录，备考表不编页码）；

（二）文件编号或图样图号，填写文件材料的原始编号或图号；

（三）责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采用通用的标准简称；（四）文件题名，应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，

怕会议纪要、通知等)应自拟标题；

（五）日期，指文件材料的形成日期；

（六）页次，填写每份文件首页上标准的页号，最终件注起止号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，己编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数，并在各考表中注明合计页数。

卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。

（七）备考表排列在卷内文件材料的尾页之后，其内容应标明卷内文件材料的件数、页数及在组卷和案卷使用过程中需说明的问题。

（八）案卷的编制应按照工程施工的顺序，对案卷进行系统排列，参建单位完成案卷的编制后，用铅笔在封面和脊背编写案卷流水号。并根据本办法“附件二”中保管期限的规定把组成的案卷划分为永久、长期、短期三种，并依据交通部有关保密规定，标明案卷密级。

五、归档文件材料采用三孔一线方法装订，装订时靠装订边和下边取齐。对批语、签注意见是在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对用纸欠规范的文件要进行补贴或折叠。图纸可装订或不装订，不装订的图纸需每张加盖档号章。档号章内容包括分类号、案卷号和件号。六、案卷卷皮、卷内表格规格按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）中规定的样式、尺寸执行。