Outlook2013邮件自动归档操作

Outlook2013邮件自动归档操作
Outlook2013邮件自动归档操作

1、点击“开始”---“控制面板”

2、打开“控制面板”,选择点击“邮件”

3、在弹出邮件设置对话框中选择点击“数据文件”

4、在弹出的帐户设置---》数据文件,点击“添加”按钮

5、在弹出的创建或打开outlook数据文件,选择好outlook数据文件的保存路径(归档存放的位置),文件名可随意命名(最好是方便记忆的),保存类型不变,点击“确定”

6、在帐户设置中可以看到我们刚设置的数据文件归档所取的名称和位置,确认无误后点击“关闭”

7、我们再打开outlook 软件发现左侧栏多出了我们刚所创建的“zhanghua2015”归档文件夹了

8、在outlook软件中,点击“文件”下拉菜单的“选项”

9、在弹出的outlook选项中点击“高级”,在右侧展开的选项当中点击“自动存档设置”

10、在弹出的“自动存档”窗口,主要是对如下三项进行设置:

①自动存档的时间间隔,这个根据自己邮件的收发数量来设置,邮件量越大的话时间间隔设置相对短一些;

②清除早于多长时间的项目这个起决于您需要存档多久之前的邮件;

③将旧项目移至?这个需要点击“浏览”选择前面第六步已创建好的数据文件位置,设置好存档位置后点“确定”。

到此我们创建归档文件及邮件的自动存档设置完毕,以后outlook软件会按照上述设置的存档配置自动归档到本地电脑,不会再有邮件容量不足的提示了!

2020年法规遵从邮件归档解决方案参照模板

邮件安全归档快速检索一机解决方案 北京赛维思特科技有限公司 中央政府采购网指定供货商 https://www.360docs.net/doc/d69203239.html,

目录 一案例引发的思考——邮件归档的必要性 (3) 二项目背景及需求分析 (3) 2.1项目实施的背景 (3) 2.2 用户的现状 (3) 2.3 邮件归档系统的建设原则 (4) 三夏尔iMArc邮件归档解决方案 (4) 3.1 方案概述 (4) 3.2夏尔iMArc网络拓扑图 (4) 3.3 夏尔iMArc解决方案的技术参数 (5) 3.4 方案特点 (6) 3.5方案收益 (7) 3.6 产品资质 (8) 3.7 服务介绍 (8) 四、公司介绍 (10) 4.1 赛维思特公司介绍 (10) 4.2 夏尔科技公司介绍 (10) 五成功案例分享 (11)

一案例引发的思考——邮件归档的必要性 科尔曼公司的股东罗纳德·佩雷尔曼(RonaldPerelman)将其在公司中的股份出售给Sunbeam,得到Sunbeam的一部分现金和股票。但此后不久Sunbeam就因为财务造假而损失惨重。佩雷尔曼持有其股票,自然也是损失巨大。而当初与Sunbeam的交易,是摩根士丹利撮合而成的。2003年佩雷尔曼将摩根告上法庭,索赔27亿美元。 其理由是摩根士丹利明知或应当知道Sunbeam是问题公司,却没有告诉佩雷尔曼,其行为构成欺诈。 诉讼中摩根无法提交出相应的电子邮件,弄得原告无法取证。最后法官发怒,要求倒置举证责任,即被告证明自己没有欺诈行为。结果摩根一审大败———陪审团判佩雷尔曼共得到14.5亿美元。这笔金额相当于摩根士丹利2005年第一季度的收入。 二项目背景及需求分析 2.1项目实施的背景 如案例所述,随着互联网的广泛应用,电子邮件已经成为企业和企业之间,企业和用户之间信息交流和沟通的重要工具。电子邮件信息每天都呈爆炸式的增长,包含的内容涉及企业诸多商业信息,海量的邮件附件占据了用户和邮件服务器的大量空间,导致邮件服务器整体性能不断下降,同时许多的邮件数据无法长时间保存,造成大量的邮件数据丢失。随着国内很多公司开始遵从美国的萨班斯法案,中国政府也于近期推出了相关的法案,比较具体的是《公务电子邮件归档与管理规则》,对邮件归档做出了更加具体的规定。邮件归档,已经是企业要实现法规遵从不得不面的的问题,也将是企业实现信息化建设进程中不可跨越的一部分。 2.2 用户的现状 企业在建立和应用邮件服务器过程中,经常会遇到下面的问题: 1 邮件数量大,附件内容大量冗余,占用服务器的存储空间,降低了服务器性能。 目前很多企业为了能够保证服务器性能,一般采用让员工将自己的邮件下载到本地,服务器只保存1-3个月的时间。如此一来,如果由于系统重装,或者是计算机出现问题,很有可能就会把非常重要的数据丢失了。 2 无论是对于企业或者是个人,邮件都包含了很多非常重要的信息,如何才能在 大量的数据中,迅速查找到急需的邮件和附件,满足企业邮件用户对历史数据的需求? 3网络管理员如何快速的管理和恢复客户端的邮件数据?

JMarilarchive邮件归档管理系统用户手册

邮件归档管理系统安装使用说明书上海西钦电脑科技有限公司 目录

第1章安装使用之前必读 1.1系统简要介绍 在网络应用中,电子邮件已经成为企业内部与外部之间信息交流和沟通的最主要的方式之一。目前,许多企业使用ISP提供的企业邮箱服务或者部分企业也建立了邮件系统,但都缺少企业级别的邮件归档。 电子邮件集中了企业日常工作中几乎完整的文档信息资料,在信息数据安全和企业管理日趋重视的背景下,归档电子邮件尤为重要。 邮件归档不是简单的邮件备份,实际上,邮件归档是用于对邮件数据进行有效的归档、备份、管理、保留和长期的访问与检索。企业无论大小,邮件数据都会逐步累计成大量的数据。邮件归档应用于海量的企业邮件数据。 邮件归档软件J-MailArchive(简称:JMA)的主要功能是:把企业邮件自动集中到大型数据库中,如SQLSERVER等,把历史邮件数据保存在邮件服务器和PC机以外的系统中。当邮件用户或企业管理者需要邮件查阅时,可以快速搜索并获取所需数据。同时满足了企业对信息安全和相关法规的要求,实现了归档邮件高度集中、安全可靠,快速检索等功能。 J-MailArchive邮件归档软件不仅具备邮件归档的基本功能,不管企业是用什么种类的邮件服务器,或者是使用企业邮局的方式,它都可以全方位支持。同时它可以将邮件存储在多个数据库中,系统管理方便,维护成本更低。 1.2准备邮件数据源 安装或开始使用JMA系统之前,需要准备邮件数据源。 JMA支持两种数据源:一种是POP3邮件服务器数据源;另一种是邮件文件数据源,即带格式为.eml或.msg等的邮件文件。一般使用第一种比较常见。 企业如果是使用自己独立管理的邮件服务器时,可以在邮件服务器上添加一个如的邮箱,然后设置成将所有进出邮件自动备份或转发到BACKUP均有自动备份邮件到某个邮箱中的功能,邮箱就作为JMA邮件归档系统的数据源。 企业如果是使用第三方ISP提供的企业邮局服务时,可以在ISP提供的企业邮局管理配置中设置一个的邮箱账户,将所有进出邮件备份到中,该功能一般ISP在开设企业邮局时都会提供,如果ISP没提供改功能时,可以向所在ISP申请该功能。配置开通账户backup 后,邮箱就作为JMA邮件归档系统的数据源。 1.3准备邮件数据库 J-MailArchive邮件归档软件目前支持MS SQL server2005数据库,可以使用SQL server2005的企业版、标准版、个人版(Express)。其中个人版的单个数据库限制大小为4G,其它版本对数据库大小或数据库数量都不限制。 以下将SQL server2005 Express版本为例安装说明(仅做参考): 1.3.1安装环境 根据操作系统版本安装 Microsoft .NET Framework 版可再发行组件包 (x86) 微软官方下载地址:

Exchange 2010 增加电子邮件归档功能

微软宣布已经开始全面供货Microsoft Exchange Server 2010,此版本增加了新的数据存储和保护的新功能。电子邮件归档、电子发现、法规遵从和安全数字等功能是该版本的一些亮点地方,另外还有Personal Archive、保留策略、法律保留、单项目找回、多邮箱搜索和访问控制功能等等。 Personal Archive是一种附加于Outlook或者Outlook Web App中主邮箱文件夹的特殊邮箱,这样用户就可以直接访问归档中的电子邮件,类似于查询的强大功能。 Exchange 2010还提供了新的数据库可用性、复制和故障转移功能来加强灾难恢复,存储I/O的减少以及SATA和JBOD支持节约了数据存储的成本。目前EMC、戴尔、Mimosa、赛门铁克、NetApp、希捷/i365、Azaleos和NeverFail 等存储厂商都提供了对Exchange 2010的支持。 Enterprise Strategy Group分析师Brian Babineau表示,尽管新版本增加了一些存储功能,但是仍然为存储厂商留下很大空间。 Babineau表示:“我们相信最新版本的Exchange,包括归档和保留功能,实际上推动了对特定用途归档解决的需求。显然Exchange涵盖了包括存储、数据保护、保留和发现在内的所有功能。然而,当一家企业有大量发现请求、有多个大容量邮箱以及必须执行多种保留策略的时候,这可能会变得非常复杂。” “特定用途归档解决方案带来了能够在主Exchange环境之外管理所有任务的功能。用户可以在任何地方保存归档信息,数据是单实例的,所以可以削减存储开支,律师们可以在不影响主讯息应用的情况下设定法律保留策略和执行搜索,用户可以设定保留策略,自动或者手动实施。” “尽管增加了新的存储功能,但是微软避过了例如单实例这样的存储效率特性,这样用户就无法在Exchange 2010版本中采用分层存储模式,主邮箱和Personal Archive邮箱必须保存在同一个系统中,员工必须自己设定保留策略。”

邮件归档系统提升企业邮箱安全管控

邮件归档系统提升企业邮箱安全管控 电子邮件从单纯的收发邮件,到邮件系统与各大办公软件协同办公,最终成为承载企事业单位核心商务信息和最重要的通讯工具,记录各种业务往来的信息交流。随着邮件数量的日积月累,我们个人邮箱数量大多都以百万封计量。如若突然需要找一封或一系列相关邮件,就如同大海捞针。因为有可能已经将其删除,或忘记了主题,忘记了发件人等等。有没有更好的邮箱管理软件可以帮忙呢? 据U-Mail邮件服务器技术人员介绍,企业只需部署邮件归档系统,即便在茫茫“邮海”里找一封记忆模糊的邮件都变得易如反掌。只要搜索“收件人、发件人、主题、邮件正文、附件内容、附件类型、附件大小、发送IP、邮件大小、收件人数、加密附件、域名”等任何一项关联条件,就能快速定位到你想找的邮件。且搜索到的邮件相互关联,让我们轻松掌握整个事件的前因结果。 另外,U-Mail客服人员在给有类似需求单位推荐配置邮件归档系统时,发现大多客户还是没能区分邮件归档与邮件备份的差异。其实备份和归档就好似书库和图书馆的关系。邮件服务器将所有的邮件打包备份,如同储备了一个相同的书库,防止意外的发生,并可随时还原,将损失将到最小,用户只能查询到自己本机的邮件数据;而归档就像给每本书进行编号分类,如同一个图书馆,我们可以快速查阅所需的图书;备份和归档相辅相成,备份是归档的前提和基础,邮件归档是归档备份的升级和优化。很多用户都有遭遇被格式化硬盘,意外删除过邮件、电脑中毒的事情,邮件资料丢失,联系方式、合同、条款等无法挽回。部署邮件归档系统后,所有的邮件都会保留下来,不用担心意外的发生。 如今,根据各行业不同的职能需要,不同行业对于邮件归档管理的认知和机制有所不同,大致上可区分为政府机关和企业。 政府机关 普遍来说,由于没有真正法规的要求,政府机关对于邮件归档管理机制较为忽视,唯独公安安全等机关因职务上的需求和公务类型较为独特,对于邮件归档管理的概念和机制最为重视。一般来说,政府机关侧重「门面」防护,即防火墙机制,例如部署入侵检测,避免发生政府机构网页遭攻击、篡改。然而,伴随着网络安全防护、灾难性意识的加强,国家政府开始重视邮件归档管理,并提出前瞻性的计划,依照机关等级的不同给予规范和防护。 集团企业

邮件系统之邮件归档性能评测标准

邮件系统之邮件归档性能评测标准 根据邮件系统在各企业商务通信的实际应用需要,越来越多的用户已经着手于邮件数据的管理及安全性方面,促使邮件归档成为电子邮件系统的核心应用之一。然而,目前市场上的电子邮件产品功能各异,种类繁多,用户对邮件归档产品的选择一时无从下手。为便于用户对邮件归档市场进行深入了解,本文结合各单位的实际应用需求和使用特点,对邮件归档性能优劣评测的关键性指标进行分析与总结。邮件系统软件是具备优秀的电子邮件归档,重点考评以下几方面: 归档数据完整性 邮件归档核心任务就是将邮件数据进行完整归档,提供数据恢复以及电子举证。这就要求归档系统要能把所有往来的电子邮件都进行归档。包括:外域到本域邮件,本域到外域邮件以及本域内用户之间的邮件。由于各单位电子邮件系统架构和使用习惯不同,同时还要求能对通过客户端方式或webmail方式发送和接收的邮件均可以进行完整归档,保证数据无漏网之鱼。 归档数据安全性 数据安全尤为重要,是否能对归档数据进行安全保存,避免误操作或硬件故障造成的数据丢失,也是考虑归档系统的重要指标之一。 数据恢复便捷性 在归档系统给邮箱用户恢复电子邮件的时候,为减少管理员的压力,邮件归档系统应提供管理员及普通用户的操作权限。可以使邮箱用户在无需管理员参与的情况下自助进行数据恢复。鉴于邮箱用户的使用习惯,归档系统应具有下载、导入、在线调阅以及邮件恢复等方式对归档数据进行管理。 归档数据不可篡改性 为保证归档邮件数据的法律权威性,归档数据应从机制和技术上保证全程不可篡改及可追溯性。 归档的实时性 邮件数据属于实时性数据,邮件归档的数据也应具有实时性的要求。即邮件系统收到一封邮件后,归档系统实时产生归档数据。收与归之间不应该存在时间差的问题,一旦存在归档时间差,就会出现查询的真空时间,存在数据篡改的可能和嫌疑,从而失去电子举证的有效性。 归档的通用性 各单位邮件系统因各种原因,存在邮件系统更换的可能性。这就要求邮件归档系统具有通用性,应该兼容目前市场主流的电子邮件系统,而不应是针对某个特定品牌、特定版本电子邮

XX邮件系统归档方案建议书

目录 一、邮件归档解决方案 (4) 1.1. 需求分析 (4) 1.2邮件归档功能实现 (6) 1.2.1.邮箱归档 (6) 1.2.2.日记归档 (7) 1.2.3.保留期限 (8) 1.2.4.搜索功能 (8) 1.2.5.OWA访问 (9) 1.2.6.PST导入 (9) 1.2.7.离线访问 (10) 1.3.方案设计 (11) 1.3.1. 系统架构设计 (11) 1.3.2. Exchange 邮箱归档设置 (12) 1.3.3.归档存储规划 (13) 2.4. 功能模块配置 (13) 2.5. 软硬件配置推荐 (13) 二、邮件备份系统解决方案 ................................................................................................. 错误!未定义书签。 2.1. 背景和需求分析 ....................................................................................................... 错误!未定义书签。 2.2. Backup Exec的备份解决方案和优势........................................................................ 错误!未定义书签。 2.3. 需求分析和规划 ....................................................................................................... 错误!未定义书签。 2.3.1. 需求分析、实现目标 .................................................................................... 错误!未定义书签。 2.3.2. 备份架构设计 ................................................................................................ 错误!未定义书签。 2.3.3. 备份存储规划 ................................................................................................ 错误!未定义书签。 2.4功能模块配置 ............................................................................................................. 错误!未定义书签。 2.5软硬件配置推荐 ......................................................................................................... 错误!未定义书签。

公务电子邮件归档与管理规则

公务电子归档与管理规则 DA/T 32-2005 1围 本标准规定了公务电子的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规化程序与管理规则。 本标准适用于公务电子的归档与管理,在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上,为其安全保管和有效开发利用提供依据。 机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子归档与管理适用本标准。 2规性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。 GB/T 18894 £002 电子文件归档与管理规 GB/T 17678 1 -999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管 理要求第一部分:电子文件归档与档案管理 GB/T 17678 2 -999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分:光盘信息组织结构

DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 22-2000 归档文件整理规则 档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法 3术语和定义 DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。 3 1 电子electronic mail 由电子计算机生成、处理,并通过电子系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。 电子可在一机构部进行传递,也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子分为三种:公务电子、暂时性公务电子、私人电子。 3 2 公务电子electronic mail document 机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子系统传输的电子。 3 3 公务电子系统electronic mail document system 用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子的计算机应用系统 3 4 电子文件管理系统electronic records management

邮件归档的重要意义

邮件归档的重要意义 1.使用邮件归档解决方案,是系列法规方面的要求。 中国企业在海外上市的地点分散在香港,新加坡,纽约、伦敦、新加坡 等地,各地监管规则不同,不熟悉或不遵从当地规则的企业都将面临处罚风险。中国人寿、UT斯达康、新浪等海外上市企业曾因为"虚假、隐瞒信息,信息披露不当,信息披露不及时,信息不完整"等原因相继遭遇诉讼 2009年财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布了我国第一部《企业内部控制基本规范》,意味着中国会计审计领域的又一重大改革举措。该基本规范将于2009年7月1日起首先在上市公司范围内施行,包括在国内上市的公司以及在海外上市的企业。并鼓励非上市的其他大中型企业执行。有知名专家称之为中国版的“塞班斯法案”,并认为是中国市场规则与国际融合的信号之一。 法规遵从工作涉及环节较为繁杂,如企业的核心业务、OA、数据库安全、 决策支持、供应链管理、企业内部邮件审计等,如果采用传统的分散系统、IT 分而治之的策略,是一项较为艰难的任务。且企业需要遵从的法规种类明目繁多,若逐一满足各项法规遵从的需求,会导致成本极为昂贵,且使得企业的风险增大。上市公司对于法规遵从和企业内控极为重视,青睐于借助先进的软件平台,节省费用,简化法规遵从流程 2 .对员工平时往来邮件信息的监控 邮件归档针对所有员工的通过公司邮箱来往的邮件进行归档,并必须保证 所有归档下来的邮件属于最原始的邮件(不能进行数据的更改,删除,只可以用来查询,恢复)管理员可以在其权限的范围内随时查询与公司重要的机密数据相关的邮件,以保证公司的机密信息外泄时进行及时的处理,另外邮件归档设备在法庭上可以做为重要的法庭证据; 3 . 以防恶意删除及误删邮件,丢失邮件情况发生,即时恢复 员工在使用邮件中难免碰到误删除邮件,或者保存到本地的PST文件损坏所造成的邮件暂时不能使用,特别是PST的损坏,正常情况下如果邮件数据在邮件服务器上有保存的话可以很及时的进行恢复,但前提条件是您需要有足够的空间

数据归档解决方案

HP 数据自动归档解决方案 1. 业务需求 随着数据爆炸性地增长以及各行业对信息系统的依赖,对于每个企业来说最重要的是数据,同样最头疼的是如何管理这些数据。据IDC统计,2006年全球的数据存储量已经达到了1610亿GB,如果形象一点,这相当于现有书籍信息量的300万倍,如果将这些信息出书并排列起来,其总长度是地球到太阳距离的12倍。 根据SNIA、Day Software、OpenText 等组织的调查和估算,在如此大量的数据中,有75~90%的数据是非结构化的数据,如文档、邮件、报表、网页、XML、声音、图像、视频、扫描文件、工程图以及演示文稿等,这些数据大量产生于企业的生产和活动中。随着安然事件的发生和萨班斯法案(Sarbanes-Oxley Act)的签署实施,世界各国均制定了相应数据保存、不可修改和检索的强制性法律,实际迫使公司将这些非结构化的数据保留更长一段时间。

Retention timeframes by industry 例如,在美国,就已出台了10,000多项法规,规范信息的存储、可用性和处置方式。中国本身也有多个国家标准的文档管理和文档归档的法规,如《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894—2002、《中国证监会派出机构公文归档范围的规定》。因此如何根据强制实施的管理法规或法律规则,经济高效地存档或销毁这些非结构数据是企业普遍面临的难题,也是目前存储技术发展的热点。 2. HP ILM解决方案概述 人们已经普遍认识到,信息有自己的生命周期,会随着在生命周期中所处的阶段不同而起起落落。当今信息社会,企业使用和管理的信息量每年成倍地增长。这些信息不但需要保存较长的时间,而且需要对其进行查询。因而,企业必须在信息生命周期的过程中有效的放置、移动、保护和处理信息。而随着信息相对于商务价值和相关性的改变,信息生命周期管理(ILM)将根据何处能最有效地创造商务价值来确定其配置信息的地点。

邮件归档是什么意思 [邮件归档的轻型安装术]

01 国内某家软件企业,目前员工在全国有2000多人,已经部署了Microsoft Exchange Server 2003作为全企业的邮件交换平台。该公司的员工通过该平台处理每天的邮件往来工作。由于业务和IT运维的需要,每个员工的邮箱大小被限制到100MB,每位员工邮箱中超过3个月的邮件将会被自动归档到客户端的PST文件中。 面对这样的设定,该公司的IT运维部门发现,由于客户端的问题经常出现PST文件损坏,管理员不得不找到原先的备份文件将用户邮箱还原,才能找到之前的邮件数据。这样的操作让IT运维人员感到非常繁杂。经过IT运维部门讨论,决定对Exchange 策略进行改变,将邮件存储在服务器上的时间调整到6个月。当调整策略后,问题又出现了,Exchange 的存储空间不断增长,使得他们不得不考虑购买更大的存储设备。 面对这样的问题,Quest 软件公司的Archive manager可以提供帮助。这家软件公司将Archive Manager部署到了Exchange 系统中,当Archive Manager的邮箱收到归档的邮件后,软件的邮件归档处理引擎会将信件进行记录,并把邮件正文和附件分别保存,信件正文保存在SQL Server的数据库上,附件以特定的形式保存在文件服务器上,两者之间的关联保存在SQL Server 上。 Archive Manager 和Exchange 系统工作的方式如图所示。在部署Archive Manager 时,需要把Exchange Message Journaling的目标邮箱指定为特制的Archive Manager账号。当Archive Manager 的邮箱收到归档的邮

OUTLOOK邮件归档

Outlook邮件本地归档操作指引因个人邮箱容量有限,当邮件总量超过一定的比例后,邮件服务器会发出“邮箱将满”的警告,邮件量继续增大甚至将无法继续发送和接收新邮件。 邮件总量指所有邮件含附件的总大小,包括收件箱、发件箱、已删除邮件,因此有几点必须注意: 1、尽量不要发送大附件邮件(一般10M以上就属于大附件,)大附件邮件不但发送和接收速度慢,还会造成同一文件空间的重复占用,应尽量通过即时通讯工具(如MSN)的文件传输功能或者共享文件夹的方式传送。 2、养成定期清除过期非重要邮件的好习惯,这里要说明的是,邮件第一次删除,会进入“已删除邮件”文件夹中,此时邮件并没有真正删除,还是在继续占用邮箱总量,因此需要到“已删除邮件”中再此删除才会释放邮箱空间。 除了通过良好的邮件使用习惯来避免邮箱超载外,一个比较行之有效、立竿见影的方法是通过Outlook中的邮件归档功能,来将指定日期前的旧邮件从邮件服务器上归档到本地硬盘,可以手动归档和也可以自动归档,具体操作方法将在下面详细介绍。

注意: 1、进行归档后,指定归档日期前的邮件将从服务器下载到本地保存,通过WEB 方式访问邮箱的时候将无法读取到这部分邮件,要在工作机器外的其他地方访问归档邮件,必须将归档文件通过移动介质拷贝后,在其他机器通过附加的方式,通过Outlook来读取(具体操作后面将做讲解)。因此建议没有固定办公机器的同事不要进行此操作,以免造成不必要的麻烦。 2、以下操作以Outlook 2007 版本演示截图,其他版本Outlook操作界面不尽相同,但操作过程基本类似。 一、手动归档 1、打开Outlook

DA-T32-2005公务电子邮件归档与管理规则

DA/T 32-2005 1 范围 本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。 本标准适用于公务电子邮件的归档与管理,在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上,为其安全保管和有效开发利用提供依据。 国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。 GB/T 18894–2002 电子文件归档与管理规范 GB/T 17678 1–1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档与档案管理 GB/T l7678 2–1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分:光盘信息组织结构 DA/T l-2000档案工作基本术语 DA/T 18-1999档案著录规则 DA/T 22-2000归档文件整理规则 国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法 3 术语和定义 DA/T l-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子邮件 electronic mail 由电子计算机生成、处理,并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。 电子邮件可在一机构内部进行传递,也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种:公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。 3.2公务电子邮件electronic mail document 国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。 3.3公务电子邮件系统electronic mail document system 用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。 3.4电子文件管理系统electronic records management system 为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类,以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。 4 总则 4.1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。 4.2公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控,保证管理

电子邮件归档解决方案:对于电子邮件合规

事实是写在墙壁上,企业需要保护他们的业务数据精确,准确和无缝。简单地说,他们从未像现在这样需要保护的数据!2012年网络犯罪和安全调查报告已明确指出了一个惊人的事实,企业正变得更有针对性的网络攻击,每五个目睹严重的网络犯罪案件之一。为了确保他们的业务数据,并从黑客因此,企业投资,而更高的安全性,屏蔽他们的敏感数据。是的,也许这就是为什么越来越多的企业依赖于基于云的电子邮件的垃圾邮件过滤服务。 有没有拒绝的事实,安全肯定是世界各地的组织关注的主要问题之一,因此,越来越多的企业也开始转向基于云的电子邮件归档解决方案以不可思议的方式归档,保留,管理和也屏蔽公司通讯和业务数据。 事实上,2013年云存储和安全已经成为一个业务对应归档,数据采集和数据管理,而接受的方法。是的,即使垃圾邮件过滤服务,云意识形态通常会成为常态。 每导入门户网站所做的研究中,采用云计算获得了巨大的动力,主要的原因之一是因为服务可以实际应用到企业基础架构的各个方面,包括电子邮件管理,文档管理,还垃圾邮件过滤。 然而,由EMC和NetApp推出了一份研究报告表明,在存储产品的销售上一年同期增长已经出现了急剧上升,并已分别增加33%和41%。这还指出了纯粹的普及和兴起,基于云安全的数据存储。 基于云的电子邮件归档解决方案的电子邮件法规遵从 要诚实,组织信息是强制性的,并没有更多的只是一个选择,该公司时下,行业法规和严格的法律授权组织应遵守与电子发现请求。 MiFID的信息自由法案,HIPAA,SOX,DPA,FINRA,IDA也很少,最常见的法律法规还要求企业在保持一个较长的一段时间内(最多7年)的电子邮件信件和商业信函。 看来,在这场官司友好的世界,每一个业务对应需要归档规定的格式对任意以备将来参考。也许你知道这一点,几乎所有的企业未能遵守该等法规可能要面对严重的财务和法律动荡。 是的,法律问题作物起来,因此存储和归档数据采用磁带和磁盘可以是一个严重的法律责任。先不谈访问磁盘和磁带的困难,但也坚守着那些古老和传统的方法的原因,存钱也变得多余,当你考虑到面临诉讼的律师费用。 基于云计算更简单的方法在处理电子邮件法规遵从归档看台。此外,在最近几年中,惊人的数字,通过Web安全违规记录的机构也获得了一个陡峭的上升。垃圾邮件过滤器对云服务,从而成为一个值得信赖的老传统和过时的前提系统和精确的补充。 猎豹浏览器官方下载

Teamsun邮件系统备份归档方案

北京华胜天成科技股份有限公司邮件及办公系统归档备份技术方案

目录 目录 0 1 现状分析 (1) 2 工程建设需求 (1) 3 技术方案建议 (2) 3.1 邮件系统归档建设 (2) 3.2 集中数据备份系统建设 (3) 3.3 数据离线系统建设 (4) 4工程技术实现保证 (4)

1现状分析 北京华胜天成公司的邮件系统为IPLANT5.2,运行在1台SUN 420R服务器上,运行操作系统为Solaris。现阶段每天全体员工的收入、发出邮件数量约为2万封,每月的收发邮件数量约为60万封。我们以每位员工每周的收发邮件容量为50MB计算,全体大约1500名员工,每周的收发邮件总量约为75GB。那么1个月的收发总量约为300GB。如需要保存2年的邮件数据则需要7.2TB左右的可用容量空间来做邮件数据归档。由于现阶段没有一个完整的邮件归档系统,因此员工邮件都是由邮件服务器直接收到员工电脑本地保存,这样对于公司邮件信息的安全性与完整性存在很大安全隐患。当一封重要邮件丢失,或一名重要员工离职后公司可能损失重要的数据信息。因此建立一套完整的邮件归档系统变得尤为重要。 除了邮件系统外,华胜天成在RPM数据系统、BI服务系统、公司配置管理服务、文件服务器、ERP系统、SSO单点登陆系统、KMP知识管理系统等系统约存在1.5TB数据。 为了符合上市公司的法规要求,保证公司重要数据的安全性与完整性,公司需要对所有的邮件系统进行归档、备份。对所有的办公环境系统进行有效的数据备份。以上所有系统基本都在办公时间运行,办公时间外的访问需求并不大。 2工程建设需求 鉴于华胜天成信息中心系统状况,决定建立基于以太网络的的数据归档、备份。实现对各个信息中心数据的集中备份,对邮件系统实现全面的数据归档。全面提高信息中心系统的安全性、可靠性与数据的完整性。为保证邮件数据的完整性提供基础硬件平台,实现备份硬件资源在各系统之间的共享和动态分配,适应华胜天成快速发展的业务数据存储的增长需要,简化存储备份管理,降低系统运维成本,提高企业的数据安全性与完整性。 目前,华胜天成信息中心运维着十几套办公系统,本期工程所承载的各现有系统应当能够满足到2010年年中办公系统备份与邮件系统归档发展的需要。对于未建系统,需要提供先进的、稳定的备份环境框架,能够满足信息中心系统未来2年内数据归档、备份发展需求。 工程建设的具体目标总结如下: 满足对所有员工收发的邮件进行统一的归档保存,保证邮件信息的安全性与完整性,并实现对归档邮件的快速索引查询。

邮件系统切换解决方案

邮件系统切换解决方案
目 录
一、 公司目前邮件服务器的现状和问题 ...................... 2 二、对国内邮件系统市场情况分析 ........................... 4 1、系统可靠性及性能 ................................... 5 2、功能与界面 ......................................... 6 3、管理与维护 ......................................... 8 4、邮件安全 ........................................... 9 5、总结 .............................................. 11 三、推荐公司采用的拓波邮件的特点 ........................ 12 1、TurboMail 的技术架构............................... 12 2、拓波邮件的特点 .................................... 14 四、拓波邮件的产品优势 .................................. 15 1、国内独有 .......................................... 15 2、领先技术 .......................................... 16 3、邮件管理 .......................................... 18 4、额外增值 .......................................... 20 五、部署方案 ............................................ 23 1.硬件配置 .......................................... 23 2.服务器部署 ........................................ 24 六、拓波邮件界面预览: .................................. 25
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某单位邮件归档项目技术规范

密级:秘密 文档编号: 项目代号: XXX 邮件归档技术规范书 V 1.0

目录 1项目背景 (3) 2邮件系统现状 (3) 3归档需求 (5) 4归档体系架构 (6) 5容量规划和硬件需求 (7) 5.1存储容量计算 (7) 5.2硬件需求 (7) 6归档系统功能要求 (8)

1项目背景 XXX也于近期推出的《公务电子邮件归档与管理规则》,要求邮件系统必须确保邮件的真实性、完整性和有效性。并对邮件传输和归档的各个环节做出了更加具体的规定。因此邮件归档,已经是XXX要实现法规遵从(Compliance)不得不面对的问题,也将是XXX实现信息化的进程中不可跨越的一部分。 XXX正在实施信息保密系列项目,防止机密信息泄漏,而外部邮件系统已经成为泄漏企业机密信息的主要途径,因此,需要对公司的邮件系统进行安全归档,为及时发现XXX员工通过邮件系统往外发送的电子邮件是否有保密的和涉及知识产权的信息,对所有员工收发的邮件进行归档,通过方便易用的邮件安全检索功能,快速找到可疑的邮件。 此外,需要对内部邮件系统的部分邮箱进行归档,提供无限制的邮箱容量,更方便的邮件搜索功能。 XXX计划分阶段建设邮件归档项目。第一阶段,需要实现外部邮件系统的归档和部分内部邮件系统用户的日志归档和邮箱归档。第二阶段,推广实施邮件系统的整体归档。 2邮件系统现状 XXX邮件系统目前分为外部邮件系统和内部邮件系统。外部邮件系统采用Sun邮件服务器,在集团部署了2台Sun邮件服务器构建外部邮件系统。 内部邮件系统采用Microsoft Exchange 2003服务器,其中,在大亚湾有6台Exchange服务器,集团有1台Exchange服务器,宁德、大连、阳江等分公司各部署2台Exchange邮件服务器。大亚湾和集团之间采用千兆光纤连接,异地分公司和大亚湾或集团采用8M-20M的广域网连接。目前采用的Exchange

Atempo邮件归档解决方案

Atempo智能邮件归档解决方案 随着电子邮件成为企业信息往来最主要的方式之一,邮件数据膨胀性的增长也成为企业需要面对的最主要问题。邮件数据量翻倍的增长,邮件服务器随时面临崩溃危机,邮件及附件种类繁多,杂乱无章,如何安全高效地管理邮件信息,如何从大量邮件中快速搜索出所需的历史邮件和附件,是企业信息管理必须要面对的问题。选用适合本企业的电子邮件归档管理系统是目前最常采用,也是最有效的解决方案。 目前市场上很多把邮件备份当成了邮件归档,而实际上,邮件归档是对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问,主要是针对海量数据的应用,是对数据进行有效的迁移和管理,当数据停止改变或不被频繁使用时,通过邮件归档系统把他们转移到低成本的存储硬件上,使之存于日常的备份窗口外,当需要时,可以即时获取所需数据并快速搜索。为企业电子邮件的法规遵从和规则的执行,实现了高度集成化,中心化,并可实现实时监测等功能。 Atempo邮件归档系统ADAM解决方案: 首先,邮件归档系统ADAM针对法规遵从设计的企业邮件架构,通过将归档后的电子邮件存储到企业邮件归档系统ADAM上,对电子邮件监管,从而实现相关法规的遵从,可快速查找和获取电子邮件的历史数据,满足法律证据查找需求。在保证遵从法规的同时,用户可以大幅减少在邮件存储系统上的支出,并降低邮件系统的复杂性。邮件服务器也因为存储的数据的减少而变得更容易管理。 第二,邮件归档系统ADAM数据挖掘有对海量数据的处理性能,在中心平台上智能地自动捕获,索引,存储邮件数据信息,同时能够进行邮件内容搜索,获取,查看,重新发送,打印和保存在介质上传送。在任何地方,通过互联网,每个员工都能够方便灵活访问获取他本人的历史邮件;在重要时刻,如关键员工的流动,或需在限定时间内反馈客户时,人力资源部门和部门经理能够更好的直接利用那些在ADAM存储仓库里的邮件数据。销售人员能在数秒之内查到历史报价而保住潜在客户;更新和比较不同版本的设计图时,产品开发组将不再需要花很长的时间在outlook或PST文件里搜索查找工程师之间的邮件。毫无疑问,通过ADAM数据挖掘功能,企业就能够省下用于法规遵从和满足诉讼要求的昂贵的传统查找方法,同时还能即时在线访问中心化的企业邮件数据库,使得企业面临的风险大大降低,同时整体的生产力,准确性,和效率都得到提升。 第三,邮件归档系统ADAM可以对企业邮件进行监督管理,对企业邮件实时的监控功能使得公司能够及时捕获任何违规行为,而提前采取必要的行动。ADAM按照策略执行监控和行为追踪,自动记录所有的访问,查看,和邮件归档行为,确保对法规的遵从。 ADAM运用了基于层级和部门管理监督的结构,能有效管理大中型企业内的工作流,显著提升企业在电子邮件和通讯方面的效率。详尽的内容分析加强了在企业部门层次上的监控和管理,提升了公司邮件通讯的效率,并减少了出错的可能。 第四,邮件归档系统ADAM自动化智能归档(HSM)方案,能够安全稳定,准确快捷地将企业内部、以及企业与外界交流的所有邮件过滤分析、分类归档、优化存储到ADAM系统

关于公司邮件归档的建议

关于公司邮件归档的建议 邮件归档的需求 电子邮件已经成为企业无形的资产,大量的重要信息和业务资料以邮件的形式保存在企业的邮件系统中,一旦发生数据丢失,企业的损失不可估量。(如查询历史邮件,比如查找与海关沟通的邮件)为此,不少企业开通邮件归档功能来备份数据,普通的邮件系统只能备份数据,无法满足审计的要求,需要企业花更大的成本去应对,主要情况如下: ?以防恶意删除及误删邮件,丢失邮件情况发生,即时恢复 员工在使用邮件中难免碰到误删除邮件,或者保存到本地的PST文件损坏所造成的邮件暂时不能使用,特别是PST的损坏,正常情况下如果邮件数据在邮件服务器上有保存的话可以很及时的进行恢复,但前提条件是您需要有足够的空间来保存庞大的邮件数据,备份的方式也可以进行恢复,但是从时间,效率来说就要差了很多,而去必须需要邮件管理员,数据管理员一起进行操作,并且在短时间内很难进行数据的恢复,并且很难保证数据的完整性; ?对员工平时往来邮件信息的监控 邮件归档针对所有员工的通过公司邮箱来往的邮件进行归档,并必须保证所有归档下来的邮件属于最原始的邮件(不能进行数据的更改,删除,只可以用来查询,恢复)管理员可以在其权限的范围内随时查询与公司重要的机密数据相关的邮件,以保证公司的机密信息外泄时进行及时的处理,另外邮件归档设备在法庭上可以做为重要的法庭证据; ?邮件系统崩溃 当邮件系统处于瘫痪的状态下,员工在邮件服务器瘫痪之前的数据都可以在归档服务器直接查询要使用的数据,管理员只需要把邮件服务器处理好就可以正常使用了,也可以从归档服务器中把之前所有的数据恢复到邮件服务器上(如果不做恢复的话,员工可以直接从归档服务器上读取先前的邮件数据)相对于备份恢复,管理员可以节省2/3的时间; 建议方案 梭子鱼邮件存储网关是一款软件结合硬件的一体化集成解决方案,它帮助企业用户存档发送和接收到的所有邮件。梭子鱼邮件存储网关可以自动存储并实时索引所有邮件,使管理员和用

JMarilarchive邮件归档管理系统用户手册下载

JMarilarchive邮件归档管理系统用户手册下载邮件归档治理系统 安装使用说明书 上海西钦电脑科技 目录

第1章安装使用之前必读 (3) 1.1 系统简要介绍 (3) 1.2 预备邮件数据源 (3) 1.3 预备邮件数据库 (4) 1.3.1安装.net环境 (4) 1.3.2安装SQL 2005 Express (4) 1.3.3安装SQL 2005 Management (7) 第2章安装软件 (9) 2.1 服务器端安装 (9) 2.2 客户端安装 (10) 第3章服务器端使用说明 (12) 3.1 系统设置 (12) 3.2 数据源配置 (13) 3.3 运行JMA服务端 (14) 第4章客户端使用说明 (15) 4.1 客户端登陆 (15) 4.2 查阅或检索邮件 (16) 4.3 用户治理 (17) 第5章系统注册 (20)

第1章安装使用之前必读 1.1 系统简要介绍 在网络应用中,电子邮件差不多成为企业内部与外部之间信息交流和沟通的最要紧的方式之一。目前,许多企业使用ISP提供的企业邮箱服务或者部分企业也建立了邮件系统,但都缺少企业级别的邮件归档。 电子邮件集中了企业日常工作中几乎完整的文档信息资料,在信息数据安全和企业治理日趋重视的背景下,归档电子邮件尤为重要。 邮件归档不是简单的邮件备份,实际上,邮件归档是用于对邮件数据进行有效的归档、备份、治理、保留和长期的访问与检索。企业不管大小,邮件数据都会逐步累计成大量的数据。邮件归档应用于海量的企业邮件数据。 邮件归档软件J-MailArchive(简称:JMA)的要紧功能是:把企业邮件自动集中到大型数据库中,如SQLSERVER等,把历史邮件数据储存在邮件服务器和PC机以外的系统中。当邮件用户或企业治理者需要邮件查阅时,能够快速搜索并猎取所需数据。同时满足了企业对信息安全和相关法规的要求,实现了归档邮件高度集中、安全可靠,快速检索等功能。 J-MailArchive邮件归档软件不仅具备邮件归档的差不多功能,不管企业是用什么种类的邮件服务器,或者是使用企业邮局的方式,它都能够全方位支持。同时它能够将邮件储备在多个数据库中,系统治理方便,爱护成本更低。 1.2 预备邮件数据源 安装或开始使用JMA系统之前,需要预备邮件数据源。 JMA支持两种数据源:一种是POP3邮件服务器数据源;另一种是邮件文件数据源,即带格式为.eml或.msg等的邮件文件。一样使用第一种比较常见。 企业假如是使用自己独立治理的邮件服务器时,能够在邮件服务器上添加一个如backup@company 的邮箱,然后设置成将所有进出邮件自动备份或转发到BACKUP均有自动备份邮件到某个邮箱中的功能,backup@company 邮箱就作为JMA邮件归档系统的数据源。 企业假如是使用第三方ISP提供的企业邮局服务时,能够在ISP提供的企业邮局治理配置中设置一个backup@company 的邮箱账户,将所有进出邮件备份到backup@company 中,该功能一样ISP在开设企业邮局时都会提供,假如ISP没提供改功能时,能够向所在ISP 申请该功能。配置开通账户backup后,backup@company 邮箱就作为JMA邮件归档系统的数据源。

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