业务档案管理制度

山东岱宗会计师事务所有限公司

业务档案管理制度

第一章总则

第一条、为加强本所业务档案的管理工作，保证信息资料的安全性、实用性，制定本制度。

第二条、综合部是本所业务档案的管理部门，由综合部指派专业人员实行集中统一管理。

第三条、档案管理工作应做到及时、准确，并严格执行保密的有关规定。

第二章业务资料的分类

第四条、业务工作资料主要包括：

（一）审计资料

（二）验证资料

（三）评估资料

（四）基建审计资料

（五）其他资料

第五条、审计资料是指注册会计师再审计过程中形成的审计工作记录和获得的资料。一般分为综合类工作底稿、业务类工作底稿和备查类工作底稿。

（一）综合类工作底稿是指注册会计师造审计计划阶段和审计报告阶段，为规划、控制和总结整个审计工作，并发表审计意见所形成的审计工作底稿。主要包括审计业务约定书、

审计计划、审计总结、未审计会计报表、试算平衡表、审计差异调整表、审计报告、管理建议书、被审计单位声明书以及注册会计师对整个审计工作进行组织和管理的所有记录和资料。

（二）业务类工作底稿是指注册会计师再审计实施阶段为执行具体审计程序所形成的审计工作底稿。主要包括注册会计师对审计循环和审计项目所做的符合性测试和实质性测试的记录和资料。

（三）备查类工作底稿是指注册会计师再审计过程中形成的，对审计工作仅具有备查作用的审计工作底稿。主要包括被审计单位的设立批准证书、营业执照、合同、协议、章程、组织机构及管理层人员结构图、董事会会议记录重要经济合同、相关内部控制制度及其评价记录、验资报告等资料的复印件或摘录。该类工作底稿随被审计单位有关情况的变化而不断更新，应详细列明目录清单，并将更新文件、资料随时归档，注册会计师在上述资料归为备查类工作底稿的同时，还应根据需要，将其中与具体审计项目有关内容复印、摘录或综合后归入业务类工作底稿的具体审计项目之后。注册会计师对从被审计单位或第三者取得的有关文件、资料应标明汽具体来源。

第六条、验证资料主要包括验资工作底稿、资信验证资料及公证资料。一般分为综合类工作底稿，业务类工作底稿和

备查类工作底稿。

（一）综合类工作底稿主要包括验资业务约定书、被审计单位基本情况表、验资计划、验资报告及其附件等。（二）业务类工作底稿主要包括货币资金、存货、固定资产、在建工程、无形资产与往来款项、实收资本、资本

公积等审验工作底稿。

货币资金、实物资产、无形资产等出资的原始凭证复印件应附于上述相应审验工作底稿之后，对其会计处理的审验也应记录于审验工作底稿。

（三）备查类工作底稿主要包括；

1、被审验单位的设立申请报告、可行性论证报告以及

审批机关的批复等。

2、被审验单位的合同、协议、章程等。

3、投资者的法人资格证明或身份证明、投资者的营业

执照及会计报表资料等。

4、工商行政管理部门核准的“企业名称预先核准通知

书”复印件；

5、其他资料。

第七条、评估资料主要包括委托协议书、资产评估立项书、资产评估报告书（附底稿）、送审专用材料（附底稿）、有关协议合同、章程、批复文件、资产评估清查明细表、有关财产权属证明文件等。

第八条、基建资料主要包括业务委托书、工程决（结）算审查报告、工程造价鉴定报告、预决算审定书等。

第三章立卷和归档

第九条各部、室有关人员应重视和支持业务资料的立卷和归档工作。业务资料由项目经理在该项目报告出具30日内，将需存档的资料进行分类整理装订，交综合部档案管理人员。任何人都不得将应存档的资料据为己有，不得以任何理由拖延归档。档案整理装订需符合下列要求：（一）将底稿中的传真件应及时全部复印后放入底稿；（二）工作底稿中的订书订、大头针、曲别针起出。

工作底稿要按照报告、收据、报告会签单和工作底稿的顺序依次排列，不得颠倒。

（三）编制工作底稿页码，并编制、打印档案目录。（四）将档案统一用档案皮装订成册。

第十条各项目组将整理好的工作底稿交本所档案管理人员，并办理好档案交接手续。

第十一条档案管理人员将收集的资料应及时整理、立卷和归档。

第十二条、磁性介质（如磁盘、光盘等）如需归档、各部室人员应帖上标签，标明存放内容、存放时间。不需要归档的磁性介质，需注意保密，未经批准，不得借出。第十三条立卷归档的案卷，应按规定格式认真逐项填

写，字迹要工整、清晰，案卷题目简明扼要，并能反映卷内文件的主要内容，案卷存在问题的，应在备注中说明。

第四章档案保管

第十四条审计、验证档案分为永久性档案和当期档案。永久性档案是指那些记录内容相对稳定，具有长期使用价值，并对以后工作具有重要影响和直接作用的档案。

当期档案是指那些记录内容经常变化，只供当期使用的档案。

第十五条审计、验证档案的保管年限如下：

（五）当期档案报告自签发之日起至少保存十年；（六）永久性档案应长期保存；

（七）不再继续审计的被审计单位，永久性档案的保存年限与一年当期档案的保管年限相同。

第十六条评估、基建档案自报告签发之日起至少保存五年。

第十七条立卷档案必须存放在档案室内，并注意防火、防潮、防蛀、防尘、防磁等工作，要经常保持室内整洁、美观、严禁在室内吸烟，保证档案安全。

第十八条档案管理人员对保存的档案要定期进行检查，发现问题及时报告，妥善解决。

第十九条档案管理人员，不再经管档案时须将本人保管的档案清单移交，并履行交接手续。

第五章保密和查阅

第二十条有关人员应对档案中涉及的商业秘密保密。但由于下列情况需要查阅的不属于泄密；

（一）法院、检察院及其他部门依法查阅，并按规定办理必要手续；

（二）注册会计师协会等行业管理部门对执业情况进行检查。

第二十一条因工作需要，并经委托人同意，再下列情况下，本所以外的注册会计师可以要求查阅档案。

（一）被审计单位更换会计报表；

（二）审计合并会计报表；

（三）联合审计；

（四）本所认为合理的其他情况。

第二十二条档案管理人员必须熟悉本所档案的管理规定，并熟悉所管理档案的历史和现状情况，积极为档案的利用提供便利。

第二十三条借阅档案，要说明借阅的内容、要求和目的，由借阅人再“借阅档案登记簿”上登记。

第二十四条借阅的档案资料，不得擅自带出单位，不得涂改、拆卷、转借，用后及时归还。

第二十五条查阅、借阅档案人员，必须严格执行保密规定。借阅的档案、资料不得擅自复制，确需复制的经主任

会计师批准。

第二十六条非本所人员查阅档案，需持单位介绍信，经主任会计师批准，方可调阅。

第二十七条档案管理人员要严格按照档案管理的有关规定办理借阅手续，并及时将借出档案的案卷催交收回。

第六章档案销毁

第二十八条档案管理人员应根据档案内容的重要程度和保存期限，会同有关人员每年对所管理的档案进行鉴定，对失去保存价值和超过保存期限的档案提出处理意见，报主任会计师批准后销毁。

第二十九条已销毁的档案，应再案卷总目录中注明销毁日期和参加人员。

第三十条本制度自2004年7月1日起执行

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2004年7月