规范公司各类费用报销管理办法的通知(讨论稿)

关于规范公司各类费用报销管理办法的通知

公司各部门：

为了加强对公司各类费用的报销进行规范管理，更好地服务于公司项目建设、生产经营、投资发展的需要，使公司各类费用报销做到流程清晰、权责分明、操作规范、安全可控运行，特规范如下：

一、各类费用的界限划分。

各类费用是指公司基本建设和生产经营过程中发生的：建筑安装费、设备材料采购费、行政办公费、职工薪酬及福利费、产品销售费、财务费用、制造费用七类费用。

1、建筑安装费：指公司基本建设发生的建筑工程费、安装工程费用。

2、设备材料采购费：指公司为基本建设、生产经营采购的设备费、材料费用及入库前发生的各类相关费用。

3、行政办公费：指维护基本建设和生产经营所发生的：差旅费、业务招待费、培训费、交通费、通讯费、资料费、咨询费、办公耗材及其他办公经费。【管理费用：指企业为组织和管理生产经营发生的各种费用，包括企业在筹建期间内发生的开办费（筹建费）、董事会和行政管理部门在企业的经营管理中发生的以及应由企业统一负担的公司经费（包括行政管理部门职工工资及福利费、物料消耗、低值易耗品摊销、办公费和差旅费等）、行政管理部门负担的工会经费、董事会费（包括董事会成员津贴、会议费和差旅费等）、聘请中介机构费、咨询费（含顾问费）、诉讼费、业务招待费、房产税、车船税、

城镇土地使用税、印花税、研究费用、排污费等。企业生产车间（部门）和行政管理部门发生的固定资产修理费用等后续的支出，也作为管理费用核算。】

4、职工薪酬及福利费：指按工资政策发放的各类工资、补贴、津贴及按法律上缴的各类保险公积金费用。

5、产品销售费用：指公司产品在销售过程中发生的运输费、装卸费、广告费、仓储费、保险费、销售用固定资产相关费（折旧费）、专门销售人员工资、（业务费）及其他相关费用。

6、财务费用：指公司为投融资业务发生的存贷款利息、财务顾问费、银行手续费等。（指企业为筹集生产经营所需资金等发生的筹资费用，包括利息支出、利息收入（减）、企业在商品销售时发生的现金折扣、汇兑损益以及相关的手续费等。）

7、制造费用：指为生产产品除采购以外的各类费用支出，具体包括生产用水费、电费、气直接支出，大、中、小修理直接支出，其他费用直接支出。（指企业为生产产品和提供劳务而发生的各项间接费用，如车间管理人员的工资及福利费、车间房屋建筑物和机器设备的折旧费修理费、租赁费、机物料消耗、水费、电费、办公费、停工损失、信息系统维护费等。）

二、各类费用审查审批权限划分：

1、审查审批人员职责权限说明：

1.1、经办人：为提高办事效率，各部门指定经办人员负责本部门费用的报销工作，并配合完成直到报销流程结束前的各项工作，包括

粘贴各类凭证发票单证、审查汇总填写费用报销单，按流程找各级领导签字，通知报销人员收款等全流程服务。

1.2、各部门领导应本着恪尽职守，实事求是的原则履行好本部门费用的审查工作，对本部门费用发生的合理性、合规性负责。

1.3、财务部会计人员对各部门送来审查的各类费用的合理性、合法性、合规性审查，并对金额予以确认，对不合理、不合规、不合法的费用有权质询具体情况进行酌情处理，酌情处理包括请示上级领导签字确认、拿掉重新计算或退回重新填报；对履行完毕的报销费用及时结算。

1.4、分管公司领导对分管的费用项目进行审查签字确认，对下级费用审查情况进行监督指导。

1.5、最终确认领导对送来的报销费用进行终审，拥有终审权，结合公司财务状况决定付款的先后顺序及付款比例大小，财务部按最终确认领导签字办理结算。

2、费用的分类及办理审批流程：

序号费用名称经办人部门领导公司分管领导最终确认领导

1 建筑安装费

2 设备材料采购费

3 行政办公费

4 职工薪酬及福利费

5 产品销售费

6 财务费用

7 制造费用

各部门经办人

员填报费用报销材料。所属部门领导

审查签字。

财务部会计人

审核，财务部

领导审查签字。

公司分管领导

审批。

三、各类费用的结算的单证管理：

公司结合各类费用的性质，分别印制各类报销单据进行管理，各类费用报销具体规范如下：

序号 费用名称 报销单 用途 报销附件

1 建筑安装费 工程结算书 专用 完工工程量、付款比例、合同等

2 设备材料采购费 采购费用报销单 专用 发票、入库单、合同复件等

3 行政办公费 费用结算报销单 通用 发票等

4 职工薪酬及福利费 工资表 专用 工资表、发票、费用报销单等

5 产品销售费 费用结算报销单 通用 发票、费用清单等

6 财务费用 费用结算报销单 通用 结息、付息收据发票等

7 制造费用 费用结算报销单 通用 费用清单、发票、合同等

8 对公借款 经费借款单 通用 收据等 9

个人借款

个人借款单

通用

无

四、各类费用报销的管理规定：

1、建筑安装费：进场费原则上控制在20%以内支付，分二次在以后工程进度款平均扣除；工程进度款按月结算，按审理完成工程量70%以内支付；工程完工，按程序办理验收移交后，办理工程完工决

最终确认领导 签批。

财务部出纳办 理付款

流程结束

算，支付总工程款95%，5%作为质保金在一年后支付。

2、设备材料采购费：大综设备材料采用招标方式采购，签订合同后首付比例不超过合同款25%，货到现场开具增值税不超过合同款的90%，10%作为质保金在一年后支付；日常材料尽力实现零库存月结方式采购，月中送货到现场验收入库，月末一次性开票结算；矿物油采购一客一议，开增值税专用发票同价返点奖励，按税额50%以内返还。

3、行政办公费：对公对外结算原则上要求开具增值税专用发票报销，对内对员工结算凭票按实报销。加油费、加油卡充值应到加油公司财务开具增值税专用发票报销。

4、职工薪酬及福利费：人力资源部按时造工资表，经审查后办理结算；福利费包括集体福利和个人福利，职工食堂属于集体福利，按实报销，农副产品采购可以凭收据报销。个人福利凭申请经公司领导审批后支付。公司投产后逐步完善公司薪酬管理机制，采用“基本工资+绩效工资（产量、销量、采量、投融资、技改、质量、安全、环保等指标）考评，实行劳取酬、绩效挂钩；鼓励员工“立足岗位，苦练技能，积极创新，多做贡献”

5、产品销售费用：对公对外支付原则上要求开具增值税专用发票报销，个别零星开支如装卸费无法开具增值税专用发票的，需经公司领导签字同意后方可到财务报销。

6、财务费用：凭银行结息票据、贷款利息支付凭证、银行手续费收款凭证按实报销。营改增后，贷款利息可开具增值税专用发票的银

行，应要求开具增值税专用发票。

7、制造费用：水电气费、修理费、其他费支出都属于对公对外支出，原则上要求开具增值税专用发票结算。

五、对外借款的管理规定：

1、对公借款指：采购预付款、工程首付款、修理借款、其他对公付款等，办理时填写（经费）借款单，经部门领导、公司领导签批后到财务部办理付款。采用“谁借谁报销冲账”原则，借款事项办理结束后，办理人员应尽快索取相关发票，并在18个工作日内报销冲账。逾期不办理报销冲账的（按借款金额，万分之五的日息计罚）（罚款100元）并在当事人当月的工资中扣除。

2、个人借款：指因公出差、外出办理其他事项需要借现金的，填写个人借款单经部门领导公司领导签批后到财务办理付款。办理事项完结后，凭各类发票在18个工作日内到财务办理报销冲账手续，逾期不办理报销冲账的，（按借款金额，万分之五的日息计罚）（罚款100元）并在当事人当月的工资中扣除。

3、因特殊原因、紧急情况，仅通过电话通知需要办理对外付款的，经办人须请示部门领导，部门领导请示公司最高领导，最高领导指示分管财务领导、分管财务领导以短信方式指示出纳人员付款。出纳人员收到短信后，向财务总监汇报，与具体经办人联系办理付款事宜。经办人员在付款6个工作日内补齐完善借款手续。逾期不办理借款手续的或者又不到财务部门申诉具体情况的，（按借款金额万分之五的日息计罚）按每笔事项每次罚款100元并在当事人当月的工资中

扣除。

六、本通知的各项规定经公司领导开会讨论后实施。