苗木采购及出入库管理办法
苗木采购及出入库管理办法
一、总则
为加强对苗木采购及出入库过程的规范化管理，确保采购质量和降低采购成本，特制订本办法。
二、适用范围
本办法适用于****有限责任公司。
三、苗木采购管理办法
1、苗木采购管理流程
2、苗木采购申请确认单
花木苗木采购申请确认单
采购部门：
注：1、采购用途分为自种、外销、工程应用，自种请注明具体基地；外销请注明具体购买单位；工程应用请注明项目名称。
2、经办部门为采购发起的牵头部门，协同部门为配合部门。
3、苗木采购询价单
花木苗木采购询价单采购部门：
2、同一品种同一规格苗木，至少三家报价单位参与方为有效询价。
4、苗木采购规范
苗木采购规范
（1）苗木采购要考虑区域性和适应性，掌握第一手信息资料、苗木价格与行情，要求所采购苗木质优价廉。
（2）采购部门负责人需按照采购计划，根据所需采购树种、规格数量和种植的时间，安排采购人员进行采购，并在采购之前完成《苗木采购询价单》流程。
（3）采购苗木需两人以上，采购人员要认真负责，不合格苗木坚决不能上车，上车前要检查苗木的数量，规格质量且无病虫害后方可上车，否则追究其责任。
（4）采购人员采购苗木时需向具体采购部门负责人汇报苗木的价格、质量、生产地等信息，在完成《苗木采购申请确认单》流程之后方可外出采购。
（5）采购人员外出采购或在本地采购需要认真比对苗木价格和苗木的质量，不得盲目的采购，要求价格低、质量好、运费合理，尽可能降低成本与费用。
（6）采购人员掌握信息要准确无误，听到的苗木信息要亲自看到苗木，不可盲目听信不可靠的信息，否则误工、误时，会给公司带来不必要的麻烦。
（7）采购人员必须按采购计划的要求采购树种，不得随意更改品种，降低规格，需要带土球的要按规定带好土球，做好包装，
上车时小心土球损坏，确保成活率。
（8）采购人员要和生产部技术负责人做好沟通，确保苗木安全，快捷到达指定地点，提高成活率。
（9）基地负责人要经常与生产部技术负责人沟通，掌握最佳的栽植时间，条件允许的情况下，按每个树种最佳的栽植时间进行种植；所有采购树苗需有其习性、种植技术，种植的最佳时间等资料，发给基地负责人供参考。
（10）所有采购人员在采购过程中不得虚报、瞒报苗木价格，用“吃、拿、卡、要”或“吃回扣”等方式为个人牟取利益。一经查实，公司将追究其相关责任。
（10）所有采购人员要服从公司管理，以公司利益为重，原则性要强，纪律要严明，信息对外要保密，帐目要明确，每个采购人员要提高自己的技术水平和业务技能，确保工地苗木栽种及时、质量高、数量准、价格低，为公司做出最大的努力。
5、苗木采购监督管理办法
苗木采购监督管理办法
（1）公司苗木采购必须严格执行《苗木采购询价单》及《苗木采购申请确认单》制度，做到采购前有据可寻，采购中有据可依，采购后有据可查。
（2）凡是申请采购的牵头部门直接负责人不得参与或是授权他人参与苗木采购，在每次苗木采购的询价及确认过程中至少应有两个以上部门人员同时参与。
（3）为了加强采购过程的透明、公开、公正，以及对采购部门及相关人员进行监管，公司的采购合同中一律加上监督投诉小组的联系电话。
（4）监督小组由公司分管领导牵头，各部门负责人组成，监督电话为公司座机028-********，处理采购过程中采购人员的“吃、拿、卡、要”及“吃回扣”等违规问题。
（5）建立采购回访制度，针对具体采购事宜，监督小组安排指定人员不定期对各采购清单的供货商进行回访，一旦发现与《苗木采购申请确认单》金额不符的事件，及时报监督小组进行处理。
四、苗木出入库管理办法
此办法仅适用于基地苗木采购后自种的管理，苗木在采购程序完成进入基地之后，将完成检测验收、入库登记、数据录入等管理程序。
1、苗木入库前检测验收办法
苗木检测验收办法
（1）测量苗木产品的干径、基径等直径时使用围尺，读数精确到0.1cm；测量苗木树高、冠高、分枝点高、蓬径等使用钢卷尺、皮尺（要求尺子的长度达到3m以上），读数精确到1.0cm。（2）测量苗木干径，当主干断面畸形时，以测取的最小值为准；测量的基径膨大或变形时，从基部上方正常处测取。
（3）测量乔木树高从基部地面到正常枝上端顶呀之间的垂直高度，不计徒长枝的长度。
（4）测量冠高时，应取每丛三枝以上正常枝从冠底到上端顶芽之间的垂直高度的平均值，不计徒长枝的长度。
（5）测量冠径和蓬径，应取树冠投影面上最大值和最小值的平均值，最大值与最小值的比值应小于1.3，不计徒长枝的长度。（6）检验苗木苗龄和移植次数，应以出圃前苗木档案记录、苗木分枝生长状况、以及移植后根系生长状况综合判定。
（7）观感检测，进行病虫害情况以及生长势、冠形、冠高比等观感检测。
2、苗木入库前检测验收规则
苗木检测验收规则
（1）苗木产品检验地点在入圃或栽植地进行，供需双方同时履行检验手续，供方应提供苗木产品的树种、苗龄、移植次数以及苗木起挖时间、苗木产地等档案记录，供方到场的以需方人员验收结果为准。
（2）同一批苗木应统一进行一次性检验。
（3）珍贵苗木、大规格苗木、特殊规格苗木、特殊质量或特殊造型要求的苗木要逐株进行检验（具体标准由双方预先约定）。（4）成批（捆）的苗木，按批（捆）量的至少10%随机抽样进行质量检验。
（5）成批（捆）的苗木，按随机抽取的检样质量标准，把随机
检样的合格率定为整批（捆）苗木的合格率。
（6）同一批苗木质量的允许误差范围为2%；成批出圃苗木的数量检验的允许误差为0.5%。
（7）大于或等于采购要求的为合格，小于采购要求的，超出允许误差，不论质量、规格误差多少均为不合格产品。
（8）不合格的苗木原则上不予接收，但是可以降级使用的苗木，经双方商定进行降级、降价处理使用。
3、苗木入库
当采购的苗木经过检测验收程序符合采购确认单，满足苗木检验办法后，正式填写苗木入库验收单，办理入库手续。
花木入库验收单
供货商：单号：
送货人：
收货人：库管：财务：采购负责人：
共计五联：第一联存根；第二联：客户；第三联：库管；第四联：财务；第五联：财务记账。
4、库房管理制度
仓库保管员管理制度
第一条记账原则
1、严格审核出入库单据和验收单据，审核内容包括：
（1）内容是否完整，实物与入库单验收单填制内容是否一致；
（2）数字是否清晰、是否有涂改；
（3）经办人、质量检验员、采购负责人签字是否齐全；
（4）对以上审核内容保管员若发现不符合要求的有权拒绝材料物资入库并要求入库人员重新填制。
2、严格审核领料单据。审核内容包括：
（1）领料单据上的物料名称、计量单位是否与入库单上的一致；
（2）领料单据-----是否签字齐全；
（3）对以上审核内容保管员若发现不符合要求的有权拒绝发料并要求领料人重新填制。
3、记账要根据审核无误的出入库单据按编号及日期顺序记账，并在出入库单据上写上正确的材料编码，不准在帐页上填写累计数，摘要要写的简单明了。
4、记账要用专用笔（中性笔或蓝黑墨水笔）字迹要清晰,阿拉伯数字要规范,要占格的 1/2 ，改错要用红笔，发现数字写错要用红笔划掉，在它上面写上正确的，划掉得数字要清晰可见，整行写错的要写上此笔作废，然后另起一行写上正确的，漏写的出入库单据要在摘要上写上补记X月X日X号单据。
5、要做到日清月结，日清是指每日结出物料数量余额，月结是指每月底结出本月入库和发出的合计数，并结出余额，本月合计要用红笔划单杠红线，另起一行结出本年累计数、也要划红线。本页写完要在本页最后一栏写上过次页，在另一页第一栏写上乘前页并把余额结到乘前页上。
6、年度终了要把全部保管帐移交档案室保存，并填写移交清册。第二条物料摆放要求
1、物料的摆放要按类别、品名、规格分别摆放，要划分明确区
别（例：苗木区、工具区、农药区、化肥区、废物区--）并用料位卡标出各类物料名称和规格，不准乱堆乱放。严禁杜绝不同类别、品名、规格的物料混放现象，发现有混放的材料要及时挑出归类。
2、若盘点后发现有不符合摆放要求造成材料物资混放现象应立即纠正。
第三条对帐要求
积极配合财务对帐工作，不准有任何原因推托对帐，每月对帐日期定为日。
第四条验收入库
1、保管员有权对入库的苗木及物料进行验收，对符合要求的仓库保管员签字后办理入库手续，对不符合要求的有权拒绝入库，发现异常要积极上报主管部门负责人。
2、凡是我公司采购的苗木及材料物资必须先入库再出库，保管员未见货物有权拒绝补打出入库手续。
3、货物入库时必须及时填制入库单，对不及时填制入库单的保管员有权拒收。
第五条出入库单据传递程序
（1）入库单一式五联：第一联存根；第二联：客户；第三联：库管；第四联：财务；第五联：财务记账。
存根联由采购人管员留存备查，财务联由采购员附发票后转交财务挂账或执行结算流程，对月底仍未取得发票入库材料物资也要转交财务按暂估价记账，待发票开来后再转交财务冲红原记
账金额后按发票金额挂账或执行结算流程，库管联由保管留存并及时入账。
（2）出库单一式三联分成本会计联、财务联、仓库联，成本会计联由领料人留存备查，财务联由保管转交财务记账，保管联由保管员留存并及时入账。
对违反第四、第五项规定，造成公司经济损失，财务核算数量不真实的，追究相应人经济责任。
第六条物料的领取
（1）领料时应由保管员审核领料单后陪同或亲自去取料，多人（部门）领料情况下，未经保管员许可不得进入仓库自取物品，一经发现将给予当事人相应处分。
（2）领取物料时，发现取放有误时，领料人应将所取物品原物放回，不得随意乱放物料或丢失料位卡牌，保管员有权对此提出警告，对于不听从纠正人员，将给予处分。
5、苗木出库管理办法
（1）因销售或工程需要，相关指令部门必须填写“苗木调拨单”，经指令发出部门负责人、生产部负责人、分管领导签字认可后，经办人凭该“苗木调拨单”到库管处办理苗木出库手续。
（2）基地库管在得到“苗木调拨单”后根据调拨需求，如实填写“出库送货单”并经相关人员签字认可方可出库。
（3）苗木调拨单及出库送货单见下
花木苗木调拨单调拨部门：
花木出库送货单
收货单位：单号：
收货人：
送货人：库管：财务：复核：
共计四联：第一联存根；第二联：客户；第三联：库管；第四联：财务.
五、附则
（一）本办法由****有限责任公司生产技术部负责解释。
（二）本办法由公司生产技术部提出并归口行政部管理。
（三）本办法自发布之日起实施。