Word常用小技巧_(超实用)

Word常用小技巧_(超实用)
Word常用小技巧_(超实用)

https://www.360docs.net/doc/e115125565.html,/

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dddd使用技巧(超强汇集、合集)

修改

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DDDD默认设置优化操作

其实,Word2003的许多默认设置并不适合我们使用,在此让我们看看如何修改这些默

认设置让

Word使用起来更加方便。

默认图片环绕方式

Word中插入或粘贴的图片环绕方式默认为“嵌入型”,在这种环绕方式下图片既不能

旋转也不能拖动移位,插入图片经常还需要将版式调整为“四周型”再进行处理。其实我们可

以把默认设置改成“四周型”,具体的操作方法:依次选择“工具→选项”菜单命令,在出现的

对话框中选择“编辑”选项卡,单击“图片插入/粘贴方式”下拉列表,从中选择“四周型”项,最后单击“确定”按钮

对象的精确调整

相信不少人都知道,在

Word中按住

Alt键拖动可以对选中对象进行精确调整。其实只

要进行一些简单设置,即使不按住

Alt键直接拖动也可以进行精确调整。

依次选择“绘图”工具栏的“绘图→绘图网格”命令(默认位于

Word窗口下方),在弹出

的“绘图网格”界面中取消勾选“对象与网格对齐”复选框或将“水平间距”和“垂直间距”都设置为“0.01”(如图

1),再单击“默认”按钮,在提示“是否更改网格线的默认设置?”时单击“是”

按钮。这样以后在

Word中直接拖动就可以精确调整了。

1“绘图网格”界面

如果你只需要在当前文档中进行直接拖动微调,而不想彻底改变默认设置,那么修改后

不要单击“默认”按钮。

告别绘图画布

Word

2003中绘图画布会在每次插入自选图形或文字框时自动出现。虽然按

Esc键

可以暂时让绘图画布消失,但总觉得太麻烦,其实我们可以通过以下方法来取消:依次选择

“工具→选项”菜单命令,在出现的对话框中选择“常规”选项卡,取消勾选“插入'自选图形’时自动创建绘图画布”复选框,最后单击“确定”按钮即可。

自选图形的默认格式

默认插入的自选图形格式为

0.75磅黑色连线、白色填充,如需更改默认格式,可通过

以下方法设置:首先画一个自选图形,然后鼠标右击,在弹出的快捷菜单中选择

“设置自选

图形格式”命令,在出现的对话框中选择

“颜色与线条”选项卡,在其中自定义设置

“线条”和“填

充色”,设置完毕后单击“确定”按钮。最后,再次右击自选图形,选择“设置自选图形的默认

效果”命令即可。

启动时打开常用输入法

通常只要一打开

Word

2003就会自动切换到“微软拼音输入法”,如果你惯用的不是这

种输入法恐怕就会觉得很困扰了。能不能让

Word启动时自动打开我们惯用的输入法呢?这

其实并不难做到。

依次打开“控制面板→添加或删除程序”,从列表中找到

“Microsoft

Office

Professional

E

dition

2003”项并单击“更改”按钮。在

Office

2003安装窗口中点选“添加或删除功能”单选项

并单击下一步,接着勾选“选择应用程序的高级自定义”复选框再单击下一步,从中间的列表

中依次展开“Microsoft

Office→Office共享功能→中文可选用户输入法→微软拼音输入法

2

003”,单击“微软拼音输入法

2003”前的按钮选择“不安装”(如图

2),单击“更新”按钮。等

安装完成以后再进入

Word时出现的就不是微软拼音输入法了,而是输入法列表中排在首位

的中文输入法。最后只要让常用的输入法排在首位即可。

2

Office安装窗口

如果你不希望

Word在启动时自动打开中文输入法,那么还有另一个更简单的办法可以

使用。依次选择“工具→选项”菜单命令,在出现的对话框中选择“编辑”选项卡,取消勾选其中的“输入法控制处于活动状态”复选框即可。

按像素显示图形尺寸

Word中的图形都是按厘米为单位来计算的,如果经常需要把

Word中的图形转换成图

片,你可能更喜欢采用像素的形式来显示图片的尺寸,具体的操作方法:依次选择

“工具→

选项”菜单命令,在出现的对话框中选择“常规”选项卡,勾选其中的“为

html功能显示像素”

复选框即可实现。若取消勾选“使用字符单位”复选框,还可以使本来用字符或行高显示的数据变成按厘米来计算,比如:绘图网格的设置窗口。

如何在

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dddd中高效选择录入表格

每个办公室都少不了上报一些报表什么的,故如何高效率地、正确

地输入变成了大家追求的目标。在一些表格的项目中一定会有非此即

彼的输入项,如果将这些项目设计成下拉列表就会大大提高输入的速

度和正确性,今天笔者就和大家一起来探讨一下这方面的技巧。

一、在

Word中设置“下拉型窗体域”,实现表格的选择性录入方

在这里我们还是举个例子来说明我们的设计思路吧!比如,要上

报一份“2003年计算中心上机情况统计表”,在这个表格中如职称、上机课程等几项是要反复重复输入的,那不妨将它设置成选择性下拉列表式输入方式,只要一点单元格,就会出现一个下拉列表,在列表中选择要输入的项就可以了。如图

1所示为此表的一部分。

1

2003年计算机中心上机情况汇总表

要实现上面如图所示的效果需要进行如下设置。

第一步:设计表格

先打开一个

Word文档,在其中根据需要先设计好表格。可以先

将一些不能用下拉输入的单元格先行输入。

第二步:插入下拉型窗体域

下拉型窗体域是比较常用的窗体域类型。这种类型的窗体域通常

用于非此即彼的选择场合。我们设计的这个表格,在

“职称、上机课

程和所在院、系

”中就可以使用下拉型窗体域,用户在填写表单时可

以直接点击鼠标选定,不必进行输入,省去了重复输入的麻烦。

具体方法:将鼠标移到指定位置,比如上机课程下面的单元格,

点“视图→工具栏→窗体”,弹出

“窗体”工具栏,点“下拉型窗体域

”按钮,

如图

2所示。

2窗体工具栏

窗体域插入后,单元格中会显示出一个带有灰色阴影的小方块

(在按下“窗体域底纹

”按钮的情况下才会显示阴影

)。窗体域底纹只在

屏幕上显示,用于提醒用户该域的具体位置,并不会被打印出来。双击插入的窗体域,系统弹出

“下拉型窗体域选项

”对话框。在

“下拉项”

的框格内添加下拉菜单中的选项。添加的步骤是:首先在

“下拉项”项

目中输入需要添加的第一个列表项,并单击

“添加”按钮(或按回车键

),

然后依次输入其余列表项。所有列表项添加完毕后,可以通过向上 ↑、

向下↓这

2个“移动”按钮改变列表项的排列顺序。选中

“启用下拉列表

项,点“确定”按钮即可,如图

3所示。

3设计下拉项

这样一个单元格的下拉型窗体域就设置好了,下面的单元格就可

以采用复制、粘贴的方法来完成。依次类推,完成其他项的域插入工作。

第三步:保护窗体

下拉型窗体域插入完成之后,单击

“窗体”工具栏上的小锁状的

“保

护窗体”按钮,这样除了含有窗体域的单元格外,表格的其他地方都无法进行修改。此时用鼠标单击任一窗体域单元格,在单元格的右侧会出现一个下拉三角图标,点击该图标会弹出下拉列表,在其中选择即可。全部选择好后,再点

“保护窗体”按钮即可解除锁定。

二、在

Excel中设置“有效性”,实现表格的选择性录入方式

还是上面列举的那个例子吧。在

Excel中可不能在玩儿窗体域

了,得换个方法才行。

4设计表格大体轮廓

先在

Excel工作表中设计好表格的大体轮廓,再在任意一列中输

入要在下拉列表中所显示的内容;选定要使用选择性输入的区域,如图

4所示。

再点“数据”菜单中的“有效性”命令,在“数据有效性

”窗体中的选

“设置”选项卡,在

“允许”栏中选择“序列”;在“来源”栏中输入序列来源

的单元格绝对地址或点

“来源”栏中右侧的隐藏窗体按钮,再用鼠标选

定上面提前输入好的要在下拉列表中所显示的内容单元格,最后单击 “确定”返回,如图

5所示。

5数据来源设置

此时只要用鼠标点中区域中的任一单元格,都会在单元格的旁边

出现一个下拉箭头,单击箭头,会显示出所有的设置序列,我们只要从中单击所需的项目即可完成录入,如图

6所示。

6项目录入

上面说到的两种在

Word和

Excel中实现选择性录入的方法是不

是省事多了?快试试吧!

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dddd文档精确“

““““减肥”

””””五小招

编辑一篇

Word文档时,随着编辑次数增多,虽然内容增加不多,

但是文档的大小却会迅速增大,这是怎么回事呢?原来

Word在保存

文档时,除了保存文档的内容外,还保存了一些编辑信息,这些信息的存在不但增大了文档的体积,而且会使打开文档的速度变慢,影响工作效率。为此,笔者给大家介绍几种给

Word文档“减肥”的方法。

1.“另存为”法

在对一篇文章多次修改后,选取

“文件→另存为”,将文档改名保

存,这时你会发现

Word文档的体积减少了很多。

2.取消“允许快速保存

点击“工具→选项”,进入

“保存”选项卡,取消

“允许快速保存

”前的

钩即可。

注意:如果为了在别的机器上查看原汁原味的

Word文档,勾选

了“嵌入

TrueType字体”项,则还须勾选

“只嵌入所用字符

”,否则

Wo

rd会把所有的字体一同

“打包”,增大文件的体积。

3.“页面设置”法

在保存之前,点击“文件→页面设置”,在“纸张大小”、“页边距”选项卡中选择任意项,先改变它的值(注意这时不要按“确定”),然后再修改回来,按“确定”按钮后,你会发现文档自动刷新,再保存时文档的体积已经减小了。

4.另存为

RTF文件

Word文档保存为文本文件,文件会小很多,但同时也丢失了

格式信息。所以笔者采用另存为“RTF”格式的方法,这样不但格式信息完好,而且能够被许多

Windows应用程序支持,文件体积也会大

大减小。

5.“更新域”法

如果在

Word文档中插入了目录,则可以用更新目录的方法来为

Word文档减肥。具体步骤是:右击目录,选择“更新域”,在出现的对话框中选择“更新整个目录”,按“确定”即可。设置后

Word会把整

个文档重新分页,这时再保存文档,它的体积就会有所减小。

浅谈

W

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dddd中“

““““分离下划线”

””””

大家知道,在

Word中,为字符添加的下划线,默认情况下是紧

靠字符下方的。能不能调整一下字符和下划线之间的距离呢?答案是肯定的。

1.启动

Word2003(其它版本请仿照操作

),输入字符

“分离下划线

的制作”。

2.选中“下划线”及前后各一个

(多个也可以

)字符(即“离下划线

的”),按

“格式”工具栏上“下划线”按钮右侧的下拉箭头,在随后弹出的

快捷菜单中

(如图

1),选定一种下划线类型

(如“双下划线”等),并通过

“下划线颜色

”菜单,设置好下划线的颜色。

1设置下划线颜色

3.选中字符“离”,然后按住

Ctrl键,再选中字符“的”(这样操作可

以同时选中多处不连续的字符,本操作不支持

Word2000及以前的版

本),通过下划线颜色选项,将这两个字符的下划线颜色设置为“白色”。

4.选中字符“下划线”,执行“格式→字体”命令,打开“字体”对话框 (如图

2),切换到“字符间距”标签下,按“位置”右侧的下拉按钮,在随

后弹出的快捷菜单中,选“提升”选项,然后在其右侧“磅值”后面的方框中输入一个数值(这个数值就是分离的距离,此处为了突出这一效

果,设置为

30磅),确定返回即可。

2设置字体

如何用

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dddd实现在网上开会

1

1111

....安排会议

单击“

““““工具”

””””菜单之“

““““联机协作”

””””。注意:如果此时你的

W

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DDDD中

该菜单文字皆为灰色,那么,对不起,它表示你在安装

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IIIIC

CCCCE

EEEE2

22220

0000时没有装载可选项“

““““M

MMMMS

SSSSN

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eeeet

ttttM

MMMMe

eeeee

eeeet

tttti

iiiin

nnnng

gggg(微软网络会议程序)”

””””,而此

程序却恰恰是本文的主角。请将它安装上。

现在单击“

““““安排会议”

””””选项,系统弹出

““““会议”

””””对话框。就像我们

填过无数次的个人简历一样,你只须对号入座就行了。但对其中几个

关键的项目应注意:首先,你只须点击一下“

““““收件人”

””””按钮,并在“

““““选

择与会者及资源”

””””的对话框中动动鼠标就行了。另外,那个“

““““这是联机

会议”

””””的选项一定要选定,否则到时你可能无法实时收到对方的信息;在“

““““目录服务器”

””””和“

““““组织者的电子邮件地址”

””””栏中,你也要如实填入你

所使用的服务器名称和你的

E

EEEEm

mmmma

aaaai

iiiil

llll地址;最后,还要在“

““““O

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IIIIC

CCCCE

EEEE

文档”

””””项中选定开会时共享的文档以及会议的“““““类别”

””””——

————————我想还是

““““私有”

””””最合适吧。一切搞定,单击“““““发送”

””””

2

2222

....现在开会

单击“

““““工具”

””””菜单之“

““““联机协作”

””””的“

““““现在开会”

””””选项,W

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DDDD应该

弹出“

““““联机会议”

””””工具栏,同时

W

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iiiin

nnnnd

ddddo

oooow

wwwws

ssss任务栏的系统托盘上也应出

现一个叫“

““““M

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SSSSN

NNNNe

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MMMMe

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eeeet

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iiiin

nnnng

gggg”

””””的程序图标,两者缺一不可。现在再右击系统托盘上的“

““““N

NNNNe

eeeet

ttttM

MMMMe

eeeee

eeeet

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iiiin

nnnng

gggg”

””””图标,选择“

““““打开”

””””——

————————

怎么样,咱们的“

““““网络会议室”

””””够豪华吧。赶快点击“““““呼叫”

””””按钮(注意:

此时,与点击“

““““联机会议”

””””工具栏上的“

““““呼叫参加人”

””””按钮效果相同,并

在弹出窗口中选择相应的服务器,当然还有参加开会的朋友们。单击 “

““““呼叫”

””””后你就静待佳音吧。此时,只要是参加进会议的朋友,首先看到的便是你在“

““““安排会议”

””””时所设的共享“

““““O

OOOOF

FFFFF

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IIIIC

CCCCE

EEEE文档”

””””。

也许性急的朋友现在已经坐不住了,这样的“

““““联机会议”

””””与

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eeeeb

bbbb

浏览有什么区别啊?微软的

N

NNNNe

eeeet

ttttM

MMMMe

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eeeet

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iiiin

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gggg至少为我们提供了三种互

动式交流界面——

————————谈天室、白板和音频视频输出(入)。运用起来都非常简单。其中的“

““““聊天室”

””””,只须单击

N

NNNNe

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MMMMe

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iiiin

nnnng

gggg“

““““工具”

””””菜单的“

““““谈

天”

””””选项即可,交谈方式与其他类型的“

““““聊天室”

””””大同小异(而“

““““音频视

频输出(入)”

””””呢,我因没有家用摄像头而无福消受,只能点点“““““工具”

””””

菜单上的“

““““切换音频和视频”

””””选项解解眼馋了;倒是一个叫做“

““““白板”

””””

的东西让我流连忘返,因为它可以让你发挥无尽的想象,把某种不能用语言方式表达的意思用图案、绘画或别的什么方法表达出来。

3

3333

....W

WWWWe

eeeeb

bbbb讨论

既然是开会没有“

““““讨论”

””””气氛怎么能行?单击

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DDDD2

22220

0000“

““““工具”

””””

菜单之“

““““联机协作”

””””之“

““““W

WWWWE

EEEEB

BBBB讨论”

””””项,并在弹出的工具栏中选择“

““““在

文档中插入讨论”

””””按钮,现在你就可以痛痛快快地高谈阔论了。注意:

在输入讨论之前要确定主题,以便接收方便于查看。

需要说明的是,当你一旦收到或插入了讨论文字,W

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DDDD的窗

口便会自动分成上下两截,上部是原文,下部是插话。插话的部分也并非全文显示,而是在其右边多出一个“

““““信签”

””””似的图标来表示。将鼠

标移动其上,即可看到讨论主题,而右击该图标,又可进行诸如“““““答

复”

””””、“

““““编辑”

””””一类的操作。真可谓傻瓜式的操作,精灵般的效果。

七种办法减少

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dddd容量

利用

W

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dddd生成的文档,每页在

2

22220

0000K

KKKKB

BBBB左右,但看到用记事本生

成的文档,相同的内容只有

1

1111K

KKKKB

BBBB左右,能让

W

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dddd也减减肥吗?其

实我们可以采用一些行之有效的方法来减小

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dddd文档的容量。

1

1111.取消快速保存

当文件打开时,使用快速保存比使用完全保存需要更多的空间。可以在“

““““工具→

→→→→选项”

””””命令中选择“

““““保存”

””””选项卡,取消“

““““允许快速保存”

””””

复选框即可(

((((如图所示)

))))。

2

2222.文件另存法

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dddd在保存

D

DDDDO

OOOOC

CCCC文件时,只把后来修改的信息存入,这样即

使你删除了文件中的部分内容也会使文件越来越大,如果我们使用 “

““““另存为”

””””命令来保存文件,W

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dddd则会重新整理并存盘,如此一来,

就可以有效地减小

W

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dddd文件的容量。

隐藏在

w

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dddd汉字里面的玄机

1

1111打开

w

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dddd

2

2222在

w

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dddd里面敲入汉字

““““胡”

””””

3

3333圈住“

““““胡”

””””字,打开鼠标右键菜单,点击

““““字体

””””

4

4444在“

““““字体”

””””属性栏里面,改变字体为“

““““隶书”

””””

改变效果为“

““““空心

””””

改变大小为:初号

5

5555关闭字体属性栏,将页面的显示比例设为“

““““5

55550

0000%”

””””

事情还没完呢,

,,,,如果将字体设为"

"幼圆"

",你再看看!

!!!!

胡万进?何许人也?搜索一下便知~

~~~~~

~~~~~

~~~~~

~~~~~

~~~~~

~~~~~

~~~~

中国电子信息产业发展研究院综合协调处处长副秘书长:胡万

中国计算机用户副主编:胡万进

中国电子信息产业发展研究院执行总编:胡万进

““““卞扎珐翟”

””””这几个字也同样的结果

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dddd技巧:

::::一次特殊的查找和替换

前不久,领导吩咐我把一些材料整理出来。搞了好几个晚上,终于完工了。把整理好的几十页的材料送给领导审阅,领导很满意。不过,他提了一个小小的要求,就是要求把文中的所有的“

““““第一章”

””””、“

““““第二章”

””””等后面都加上一个顿号。

我心想,这还不简单,查找所有的“

““““章”

””””字,把它替换成“

““““章、”

””””不就行了吗?于是打开

文档,进行了一次全面替换,可是,结果并不如我所料,虽然所有的“

““““第一章”

””””、“

““““第二章”

””””

都变成了“

““““第一章、”

””””、“

““““第二章、”

””””,可是全文中其他出现的“

““““章”

””””也变成了“

““““章、”

””””。这可怎

么办呢?好几十页呀,总不能真要我一个一个地去改吧?

想到

W

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dddd的强大功能,总觉得应该有办法的。还不错,一会儿功夫,果然找到了好

办法。打开“

““““查找和替换”

””””对话框,选择“

““““替换”

””””标签,在“

““““查找内容”

””””中输入“

““““第章”

””””,然后把

光标移到两个字之间,单击下方的〔特殊字符〕按钮(如果没有这个按钮的话,单击〔高级〕按钮就会出现),选择“

““““任意字符”

””””(如图

1

1111),这时查找的内容就是“

““““第^

^^^^?

????章”

””””。接下

来,把光标移到“

““““替换为”

””””框中,单击〔特殊字符〕按钮,选择“

““““查找内容”

””””,就会插入“

““““^

^^^^a

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pppp;

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pppp;

;;;;”

””””,再加上一个顿号,这样就把查找的内容替换成原来的查找内容加上一个顿号了,也就是“

““““^

^^^^a

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