采购单据1管理流程

采购单据管理流程及办法

采购入库是公司业务开展的源头，采购入库单据的规范管理是该环节工作完成质量的保证，对公司下一步工作的开展至关重要，将直接影响到公司整体工作完成的效果。

针对目前应付会计核算采购入库单据出现的问题，已严重影响到了财务部对商品采购入库及供应商往来款的核算管理，对公司整体业务的开展造成了不良影响，同时采购入库程序的烦琐重复导致门市工作压力增大，为理顺当前采购入库及单据核算工作，明确各个工作岗位职责，提高工作效率，经相关部门开会讨论决定，现出台新的采购入库单据管理工作流程，请大家按新的流程执行，以公司整体利益的高度来认真对待这个问题，严格按照规定中的要求执行。流程过程如下：采购人员签单→交单→审核→入库→整单→交接→财务审核→财务备份→财务结算

采购签单：

采购员在采购商品时，应取得供应商开具的能证明我公司采购入库的单据（销售单或送货单），如对方没有格式单据，则填列由我方提供的格式单据，供应商开具的单据上需注明供应商名称、日期、货品名称、数量、单价、金额合计、有无付现、折扣等数据及信息。采购员在验收货品无误之后，才能在完整的单据上签名，采购员在供应商那里只允许签收一联，自己带走的一联也必须签名；信息不全的签名每单罚款3元/次，由入库专员登记人员名单和误差次数。

采购交单：

采购员采购完商品后，把单据和货品交采购专员核实或者店长核实，在特殊情况下交打单员签字确认或者销售完毕后再补签手续，核签完毕之后再把单据放到指定的地方，采购单据必须在当天5点钟之前交单，特殊情况的在次日5点钟之前交单，未交单据或者遗失单据的罚款5元/次。

采购审核：

采购录单员审核每张单据是否完整，单据上是否注明供应商名称、日期、货品名称、数量、单价、金额合计、有无付现、折扣等数据及信息。采购单据上是否有采购员的签名，是否有审核签名等，信息准确无误后才能录单入库。

采购入库：

采购录单员把所有的供应商单据进行分类整理，同一家的订在一起，然后每个单据对应一张采购单入库，并在备注栏注明供应商单据编号，采购单无编号的自编一个编码录入电脑，对于价格偏高的，必须马上和供应商沟通联系，供应商同意更改的及时修改，如果确实是涨价的原因请供应商提供涨价通知，再按照现行价格入库，并及时修改电脑采购进价和批发价格；低于成本价的不用与供应商联系，按低价录入电脑。

采购退货处理：

退换供应商的货品必须开具采购退货单，并让供应商在我们的采购单上签名确认，写上"冲抵货款",并交应付专员保管，冲减供应商货款。

现金采购：

是临时性现金采购的由采购员跟领导报批，采购单信息完备后，由采购录单员入库后直接打印，一份附清单交与手银员做现金帐，一份附清单随采购单交与财务。短期帐期结算的单据经应付专员确认未付的，由收银员结算给供应商，并盖结算章，在财务系统上进行现结审核。

采购单据整理：

采购录单员在次日早上把已录的采购单进行整理，把相同供应商的单据整理在一块，并把当天已录的单据导出明细，用A4纸打印出来附在采购单上面，并把单据总数统计在A4纸上面。

采购单据交接：

在次日早上收银员随销售单据一齐交接给财务，并让财务在当天的门店日志上签字确认，这一工作由收银员进行登记，统一写入日志，并在门店日志本上备份。

财务审核：

应付会计根据明细汇总核实每笔采购单据的准确性，采购录单员当天的误差不许超过5%，超过部分罚款5元/单。然后对单据进行分类保管。

财务备份：

考虑系统安全问题，建议财务每个月对财务单据进行备份保存，以免意外情况发生，导致数据损失。

财务结算：

采购现付的由门店直接打印采购单附在供应商单据上，并写付出传票交与店长审核签字，月结或有部分帐期的供应商由应付会计导出明细汇总附在单据上，并做付出传票签字审核，交与天天向上负责人签字审核确认，最后交与出纳付款。

以上门店所有人员都必须严格执行采购流程管理，出现纰漏按罚款处理，店长（尹春香）承担门店每月罚款总额的5%，直销郝佳承担直销部罚款总额的5%，物流中心程玉荣承担物流部罚款总额的5%，肖亚辉承担采购部罚款总额的5%，李彩虹承担连锁加盟罚款总额的5%。