公文处理实施细则

公文处理实施细则

第一节总则

第一条为规范公司文件管理，减少发文数量，提高发文质量，提高文件办事效率，现参照总公司有关规定，制定本细则。

第二条公司的公文是传达贯彻公司的方针、政策、制度，对公司实行领导与管理，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况与交流经验的重要工具。

第三条公司综合部（以下简称“综合部”）主管并指导公司各部门的公文处理工作，统一办理公文收发、分办、传递、核稿、打印、用印、立卷、归档和销毁工作。

第四条各部门需指定1名人员为兼职文书管理员，协助综合部专职人员办理有关公文事宜，负责对综合部发往本部门的各类文件及本部门所办的各种文件、资料进行妥善收发、传递和管理，监督检查本细则在本部门的贯彻落实情况。

第五条公文处理分为收文处理、发文处理、文件的利用和管理、文书立卷归档和销毁等。各类公文处理必须做到及时、准确、安全、保密。

第二节收文处理

第六条收文的范围包括：总公司来文；有关政府部门来文；金融部门来文；行业来文；业务单位来文；需公司参加的会议、活动通知；与公司相关的业务资料；其他与公司生产经营密切的文件等。

第七条收文处理的程序是签收、拆封、登记、拟办、批办、分办、分发、传递、承办、催办等。

（一）签收。凡通过总公司机要文件交换室、邮局等渠道投递到公司及各部门的机要文件、挂号信件和电报，经办人都要进行签收。

（二）拆封。公司所收信件，凡署名中钞特种防伪科技有限公司、中钞防伪公司及中钞防伪公司党委的，由综合部专职文书拆封；署名公司各部门的，由该部门兼职文书管理员拆封；署名公司领导姓名的信件，除领导授权综合部拆封外，均交收信人自行拆封；署名公司负责人的信件和群众来信，由综合部专人负责拆封；署名公司的外文信件由综合部拆封，交外事人员翻译成中文后转交综合部专职文书。

（三）登记。主送公司的各类正式文件、重要材料、参加总公司和国家有关部委会议以及出国带回的重要文件资料，由综合部统一编号，分类登记。各部门兼职文书管理员对经手的文件和已办签收的资料要在收文簿上按顺序号和来文日期登记。收文

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登记薄应保留3年，以备查询。

（四）拟办、批办和分发。上级来的重要文件、需要急办的文件和下属单位上报的重要请示、报告等，由综合部主任提出拟办意见，送公司分管领导批办；不需要公司领导批示或应先由部门提出意见、建议的一般性文件，由综合部主任批办有关部门处理；属于各部门业务范围内的资料、报表、通知、简报、便条等，由专职文书直接分发有关部门。

（五）传递。综合部专职文书负责公司领导和各部门间的文件传递，传递至各部门的文件，由兼职文书管理员签收，并按部门领导的批示，负责本部门内的传递。

（六）承办。凡需限期办理的事项，承办单位必须抓紧办理，按期完成。特急件要随到随办；急件要求在1个工作日（自收到之日起，下同）内办完；一般件应在3个工作日内办完；办理难度较大或涉及几个部门的，应在1周内办完。确因客观因素不能如期办完的，要及时向上级说明办理进展情况及存在的问题，但最迟不得超过20个工作日。主管领导或经办人员因出差或其他原因不能办理公文时，应明确委托相关人员办理，不得拖压文件，确保公文处理的连续性。

（七）催办。对经由综合部分送、批办的文件和公司领导交办的事项，由综合部负责督查催办。综合部每周清理一次公文办理情况，对领导批示件的办理实行连续督办，掌握办理动态。对因客观原因不能按规定时限办结的，承办部门要向综合部说明原因，对承办部门未在限定时间报告办理结果又不能说明充足理由的，由综合部通报批评。

第八条综合部指定专人负责中共中央文件的收发、传阅和管理。专管人员按文件规定传阅范围或党委领导的批示分送有关人员和部门传阅。

第三节发文处理

第九条公司的公文文种主要包括：

（一）报告。适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级的询问。

（二）请示。适用于向上级请示批示、批准。

（三）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关人员。

（四）通知。适用于传达要求公司各部门或下属单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部；发布规章制度，批转上级和不相隶属的公文。

（五）批复。适用于答复下级单位请示的事项。

（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达情况。

（七）函（复函）。适用于不相隶属的机构之间相互商洽工作、询问和答复问题；向平级主管部门请求批准事宜；也适用于请下级单位协助工作。

（八）会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第十条公司的公文类别主要包括：

（一）公司发文

公司发文主要包括：请示文件；批复文件；向下发的指导性文件；向上级反映情况的报告及时上级交办事项的回复；向不相隶属的单位通报情况、商洽工作的问函或复函；转发上级和相关部门的文件等。

（二）综合部发文

综合部发文是公司发文的补充形式。主要用于：对总公司经理部综合部交办工作事项的回复；转发不相隶属的文件；与总公司各部门、兄弟公司、各有关单位商洽工作，批复问题；会议通知；公司内部确需以公文形式处理的事项等。

（三）其他发文

公司的其他发文主要包括：

1.中国共产党中钞特种防伪科技有限公司委员会发文

2.中国共产党中钞特种防伪科技有限公司纪律检查委员会发文

3.中钞特种防伪科技有限公司工会工作委员会发文

4.共青团中钞特种防伪科技有限公司委员会发文

5.各部门发的文件

第十条公司公文的格式包括：公文字头、公文字号、签发人、标题、正文、附件、印章、成文时间、主题词、阅知范围（主送单位、抄送单位、内部发送部门）、秘密等级、急缓程序、印发、封发日期等。

（一）公文字头。写发文的全称；联合发文，主办排列在前。

（二）公文字号。包括代字、文件类别、字号、年份、序号。

用“中钞特种防伪科技有限公司”的名义行文，统一用“中钞防伪”为字头，第三个字则按办文部门确定，按“中钞防伪（XXX）XXX号”的格式，由综合部统一编号。

用“中钞特种防伪科技有限公司综合部”名义行文，按“中钞防伪办字（XXX）XXX号”的格式编号。

联合行文，只标明主办部门发文字号。

（三）密级划分。对涉及保密事项的公文，应根据总行和公司有关密级范围的规定划分密级并标注在稿头纸的右上角。公司公文的秘密等级为三级：绝密、机密和秘密。“绝密”和“机密”文件要注明确密期限和份数序号。

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（四）紧急程度。紧急公文应分别标明“特急”、“急件”。公文的紧急程度的确定由主办部门提出意见，综合部确认。

（五）公文标题由相关介词“关于”、“对”，内容摘要，文种词三部分内容构成。标题应明确、简练地概括公文的主要内容，正确规范公文种类；一般不要用标点符号，但标题中的法规名称要加书名号。

（六）上报的公文应当在页首注明签发人姓名。

（七）主题词。主题词是用于文献的分类和检索的标识符号，由表现公文内容归属、主题内容的词或词组和表现公文形式特点的词或词组构成。标引公文主题词要按照“先内容后形式”的顺序排列词目，每一公文标引主题词的数量一般不超过5个词或词组。

（八）附件。公文的附件包括两部分内容：一是随公文正式发出的文字材料及表格；二是审核签发公文所需的相关背景材料，包括对方来文或上级部门的批示件、有关部门会签意见等。

（九）阅知范围。公文的阅知范围包括主送单位、抄送单位和内部发送部门。公文阅知单位的名称应写全称或规范化简称。

1主送单位是公文的主要接收对象，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位。

2抄送单位是需要了解公文内容的单位或主送单位的相关领导或管理。

3公文有两个以上的主送单位或抄送单位，主送单位或抄送单位应按级别高低或公文内容联系的紧密程度顺序排列。

4内部发送单位为公司需了解公文内容的部门。

（十）成文时间以领导签发的日期为准。

第十一条公文的行文关系根据隶属关系和职权范围确定，行文规则包括：（一）一般不得越级行文，因特殊情况确需越级行文时，应同时抄送或越级的上级。

（二）向上级的请示文件，一般只写一个主送，如需同时送其他，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级。

（三）转发上级、同级和不相隶属的文件，如果没有新的要求和工作部署，一般以综合部形式转发。

（四）“报告”中不得夹带请示事项。

第十二条公文的拟稿过程包括拟稿、会签、审核、签发等程序。

（一）拟稿。拟写公文要做到观点鲜明，条理清楚，层次分明，文字精炼，内容要符合党和国家的方针、政策，行文依据要准确、充分，背景材料要详实，来龙去脉

要交代清楚，人名、地名、数字、日期、引文要准确规范。

1公文中同一人员、机构、地点的称谓要前后一致，使用简称，一般先用全称，并注明简称。

2公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、在具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

3公文中必须使用国家法定计量单位。日期写具体的年、月、日，不用今年、明年、上月等概念。

4引用公文应当先引标题，后引发文字号，也可以只引用发文字号或标题。引用公文一般应原文引用，引用的原文部分应标注引号；不便原文引用的，必须准确引用原意，不标注引号。

5公文中结构层次序数，第一层为“一、二…”，第二层为“（一）、（二）…”，第三层为“1、2…”，第四层为“（1）、（2）…”。

6拟稿一律使用统一的中钞特种防伪科技有限公司的发文稿纸，并按规定填写各项内容。

（二）会签。公文的内容涉及其他部门业务的，由拟办部门组织会签。

1会签部门接到会签文稿后，特急件应随到随签；急件应在收文当日、一般性文件应在2个工作日之内将会签后的文稿返还主办单位。部门领导外出，应由指定的临时负责人代签，并将会签公文的情况及时向部门领导汇报。

2会签部门如对文稿有不同意见应附以说明。如主办部门与会签部门的意见不一致，应由主办部门向主管领导写出不能采纳会签部门意见的理由，并附会签部门的意见。

3会签部门领导签字或加盖会签部门的公章，会签意见方具效力。公文经会签后，如作重大改动，应重新核稿并送会签部门重新会签。

4代拟的行文涉及公司两个以上部门（不包括拟稿部门）时，由综合部负责组织会签。

（三）核稿。公文审核实行层层负责制。各部门领导对拟写的公文要严格把关，对文稿内容和数字的真实性、准确性负责。公文在送公司领导签发之前，由综合部进行审核。

公文核稿的主要内容包括：

1把好行文关。是否需要正式行文；行文的级别是否正确；内容涉及其他部门的文稿，是否经过协商、会签，意见是否一致等。要本着精简的原则，对可发可不发的文件一般不发；除公司领导所作的工作报告和重要讲话外，一般不以公司名义印发会议材料；专业性会议一般不发会议纪要和简报。

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2把好政策关。是否符合党和国家的方针、政策，是否符合现行的法律法规。

3把好内容关。审核文稿内容是否正确，是否符合实际；与以前有关同一问题的发文是否衔接，有无矛盾、重复，防止令出多门、朝令夕改。

4把好保密关。是否按照保密实施细则划分了密级，密级和保密期限的划分是否合乎规定。

5把好文字关。文字表达、标点符号是否准确，逻辑关系是否正确，文字是否精炼。

6把好格式关。是否符合公文处理的程序和公文格式的规定；有关的附件、资料是否齐备；主、抄送、内部发送范围是否恰当。

通过核稿，对不该发的文件，坚决不发；遗漏了会签单位的，要补充会签；改动较多或不符合办文程序的文稿，要退回交办部门清稿或修正。

（四）签发。以公司名义发出的公文，由主管总经理签发；主管总经理不在时，由代管领导或主持工作的领导签发；其中上报总行或内容重要、涉及面广的，由分管领导签后送总经理核签（总经理不在时，由主持工作的副总经理核签）。预算、财务收支计划、成本和费用计划、信贷计划、财务专题报告、会计决算报表由主管副总经理签署；涉及财务收支的重大业务计划、经济合同、经济协议等，在本单位内部须经主管副总经理会签；经总经理授权，印发给各部门的文件可由主管副总经理签发。综合部发文由综合部主任签发，重要的要送分管总经理审阅。

党委书记、副书记（受党委书记委托或授权）签批党委、纪委有关文件。

在签批文件时，属于分工职责内的事项，主批人应明确签署意见，一般不用“拟同意”。如需其他公司领导了解情况，可用“同意，请XXX阅知”。其他审批人圈阅，应视为同意。

公司各分管领导在按分工处理公文和事项时需请总经理签发的，应对文件中提出的建议或措施表明自己是否同意的意见。一般签批的原则是：签“拟同意，请XXX 批（核、审、阅）示”，请职位高者批示时可用“批（审、核）示”，请职位低者批阅时可用“批（阅）示”，最后批阅公文者不能再用“拟同意”，应签署明确意见。

公司领导签发文件常用的方式有：直接签署签发人姓名；签发“发”并署名；“请XXX核后发”（指需请职位高者审核手发）；“请XXX阅后发”（指需请职位低者阅知后发）；“请会签后发”（指需请有关部门会签后发）。联合发文时，可直接在签发栏内罢免。以上文件签发时，要签署签发日期，并以此作为公文印发时间。

第十三条经领导签发后的文稿，由综合部专职人员进行登记、编号、确定打印分数，送交打印，所填发文单应妥善保存，连同归档文件一起交档案室。

第十四条发文过程包括打印、校对、用印、分发等程序。

（一）打印。文件打印按缓急程度和传达的先后顺序合理安排，特急件随到随打；急件一般在1个工作时内完成；普通件在2个工作日内完成；简报和资料等非正式文件在3个工作日内完成。如因需要打印的文件过多而出现积压时，要及时向综合部主任报告，以便采取必要的应急措施。

打印文件所用字号、字体和格式等参照《中国人民银行文件的印制排版格式》执行。文件大标题可分一行或多行居中书写，一般用二号宋体字。文中小标题一般用三号宋体字。文件的正文用三号仿宋体字；会议纪要、简报、协议、合同、表格、参考资料等一般用四号或五号仿宋体字。印刷的套印要准确，字迹清楚，纸面干净，无墨迹脏痕。

（二）校对。校对是确保文件文字准确、避免发生错漏的一个关键环节。拟稿人要在文件正式印刷前进行认真校对。校对时如对有原稿有疑问，应及时与经办人或核稿人联系，未经签发人同意，不得更改原文。

（三）用印。文件打印装订完成后，对外发出的文件由综合部专职人员在核对后，加盖公章。盖章位置在公文末尾、日期时间，做到上不压正文，下压成文日期年、月、日4─7字。印章要盖得端正、清晰，严防错盖。

（四）发送。文件用印后，由综合部统一发送。发往总公司或其他国家机关的文件，通过总公司机要交换室进行交换；重要文件由经办人员登记。秘密文件可挂号，一般文件用平信，通过地区邮局寄发；机密、绝密文件交通过机要通讯局传递；特急件通过邮政快递由综合部统一寄发；公司内部的文件发送，一般情况下综合部分发到各部门的文件柜中，由各部门兼职文书管理员到综合部自取；特殊情况下由综合部或办文部门直接发送。公文的发送要做到及时、准确、安全，各种文件、函电的发送，均应有登记签收手续。

第四节非正式公文

第十五条便函。公司各部门与和总公司的对口业务部门以及不相隶属单位之间的业务联系，一般采用便函形式。凡需以公司名义发出的便函，由主办部门拟稿，经主管总经理批准，交综合部统一编号、用印后发出；以部门名义发生的便函，由主管副总经理签发，盖部门的公章，装封后交综合部寄发或自行发送。

第十六条内部请示。各部门遇到重要问题或需要办理的事情超出本部门业务权限，可写内部请示，请公司领导批示。请示内容简洁明了，有相关背景资料，有请示事项，有部门倾向性意见。请示应一事一文，不得在同一请示中出现多项请示内容。内部请示要求打印，提出请示的部分填写好《请示专用笺》后交综合部登记编号，送

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主管总经理批示后，转回提出请示的部门或交有关部门办理。对领导批示的执行情况，综合部要进行督促检查或协调。

第十八条工作总结和工作计划。为总结工作经验和统筹安排工作，各部门要按时写出全年、半年、季度的工作总结和工作要点交综合部：1月10日前交上年度工作总结和当年的工作打算；4月5日前交一季度工作小结和二季度工作要点；7月5日前交上半年工作小结和当月工作要点；10月5日前交三季度工作小结和四季度工作要点。综合部在综合各部门总结的基础上，按公司领导和总公司综合部的要求，起草公司的工作总结和工作要点。重要工作，可根据工作需要和领导要求写出专题工作总结或拟定专题工作计划。

第十九条公司对外联系比较紧迫和简要的事项，可以用电话、传真等现代化通讯工具来进行处理。

（一）公司各级工作人员用电话联系工作、通报情况、回答问题、布置任务，凡涉及实质性问题，均应记载备查。用电话回答书面请示事项，需在请示来文上注明。涉及机密问题要使用保密电话机，禁止在普通电话中谈论秘密事项。

（二）用传真机传送文件、资料，须经部门领导同意。涉及保密事项，由综合部专职人员用保密传真机传送，严禁用普通传真机传递保密文件。

（三）各部门通过计算机网络接收到的文件、资料，需经公司领导批示、参阅的，打印后交综合部分送公司领导。以部门名义通过计算机网络传递文件、资料的，须经部门领导批准，以公司名义传递非正式公文、资料的，须经主管总经理批准。

第五节文件的立卷归档

第二十条公文办完后，及时按文书档案管理的有关要求将文件材料整理、立卷、归档。公司收到的文件和以公司名义发的文件，由综合部负责立卷归档；各部门收到的有保存价值的文件或资料，部门整理立卷后移交档案室。

第二十一条公文按不同价值分类立卷，保证归档齐全、完整，案卷能正确反映各项工作，便于保管、查找和利用。

第二十二条没有归档存查价值的文件资料，由综合部负责定期销毁。

第六节附则

第二十三条本细则由综合部负责解释。

第二十四条本细则自颁布之日起施，公司原有公文处理的规定，凡与本办法

不一致的，以本办法为准。

附表一：中钞特种防伪科技有限公司发文稿纸

附表二：中钞特种防伪科技有限公司请示专用笺附表三：正式文件格式

附表四：文件签收单

附表五：传真格式

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