采购管理体系规划方案V1.0

*****有限公司

采购管理体系规划方案

方案制定：

方案审核：

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版本号： V 1.0

****有限公司

2017年7月

目录

1.采购整体业务蓝图 (2)

1.1.整体业务蓝图 (2)

1.2.整体流程说明 (3)

1.3.重点业务优化整体优化说明 (4)

2.采购核心问题改进方案 (4)

2.1.采购计划管理 (4)

2.1.1.现状描述 (4)

2.1.2.改进方案 (5)

2.1.3.较现有模式的优势 (6)

2.1.4.要求与风险 (6)

2.2.供应商考评管理 (6)

2.2.1.现状描述 (6)

2.2.2.改进方案 (6)

2.2.3.较现有模式的优势 (7)

2.2.4.要求与风险 (8)

2.3.不良回用扣款管理 (8)

2.3.1.现状描述 (8)

2.3.2.改进方案 (8)

2.3.3.较现有模式的优势 (9)

2.3.4.要求与风险 (9)

1.采购整体业务蓝图

1.1.整体业务蓝图

供应商开发

供应商考核供应商档案管理价格管理

生产计划主排程

物料计划需求

采购招投标

收料通知单

检验单采购入库单

采购发票

费用发票

退料处理

两周内

Y

N

采购交货计划

采购预测计划

两周后

供应商备料采购订单设备/零星物资采购

申请

1.2.整体流程说明

1)供应商档案维护管理：采购员接收业务部门提出的供应商开发需求，根据技术中心提

供的图纸找目标供应商，进行现场确认，采购部组织技术中心、质量部、财务部等进行评审，合格后由信息中心在ERP系统对供应商进行维护。

2)价格管理：采购部成本主管根据业务部门提出的报价需求，通知财务部成本中心制定

目标价格，采购成本主管根据目标价格找多家供应商进行询比价，确认最终供应商价格审核通过后由财务成本中心在ERP系统录入采购价目表。

3)供应商考核：采购部根据多系统导出供应商评审数据，供应商的绩效评价主要从技术、

质量、响应、交货、成本和合同条款履行这几个关键方面进行评估，整理系统导出数据进行分析后，按照分析结果分等级供应商，要求排名落后供应商按照整改方案进行整改，供应商整改完成后通知采购员进行验厂。

4)采购招投标管理：需求部门根据公司要求将零星物资申请金额超过五万元或者设备申

请金额超过三十万元的物资进行招投标，制作招标申请书，由财务成本中心内部先发出招标通知，引荐目标供应商，由财务部成本中心成立招标办公室并整理招标文件邀请供应商进行现场投标，招标办公室对现场招标进行汇总评审，确认供应商，董事长进行确认后由财务成本中心在系统录入投标结果。

5)采购订单：生产性物料，根据主生产计划在系统运算后生成物料需求计划，每周六APS

运算出一份物料计划总表，通过系统设定，两周以内的物料自动生成一份物料采购计划，自动传递给ERP生成一张采购订单，物流中心经理审核后，通过SRM自动传递给供应商；两周以外的系统自动生成一份采购预测计划，由物流中心审核后以邮件或者其他方式传给供应商进行备料。

6)供应商送货：供应商按照采购订单在SRM系统录入交货通知单，通过WMS打印贴标，

按照采购订单交期进行送货。

7)来料检验：质量部针对供应商送来的非免检产品进行检验，检验合格入库；检验不合

格由采购部根据检验结果判定是否需要组织回用评审，评审不通过拒收，评审通过入库。

8)采购入库：供应商送来的免检产品或者检验合格后的产品由仓管员核对数量后进行入

库。

1.3.重点业务优化整体优化说明

1)供应商档案维护：由采购员根据需求部分提出的供应商维护需求在OA系统填写供

应商维护申请表，由采购经理审核，审核通过后由信息中心在ERP系统维护供应商档案。

2)价格管理：将物料价格纳入ERP系统管理。

3)采购订单：每周六APS系统根据主生产计划在系统运算后生成一份物料需求计划总

表，通过系统设定，两周以内的物料需求自动生成一份采购交货计划，自动传递给ERP 生成采购订单，物流中心经理审核后，通过SRM自动传递给供应商；两周之后的物料需求APS系统自动生成一份采购预测计划，由物流中心审核后以邮件或其他方式传给

供应商进行备料。

4)供应商送货：供应商按照采购订单交期进行交货，同时严格按照物料设定比例进行

交货数量控制，根据采购订单在SRM系统做交货通知单。

5)供应商考评：供应商考核指标按照系统每月集成数据自动生成一份供应商绩效考核评

估表，通过系统设定根据分数自动生成ABC等级，定期向供应商提供反馈。

2.采购核心问题改进方案

2.1.采购计划管理

2.1.1.现状描述

目前采购订单直接由物流中心物控员在excel通过销售计划和BOM表手工运算物料需求，在ERP系统手工录入采购订单，由物流中心经理审核，通过系统传递给供应商。

2.1.2.改进方案

主计划排程

物料需求计划

总明细

采购预测计划采购交货计划

供应商备料生产

采购订单

供应商交货

物料需求来源：销售业务员每月填报未来三个月的销售计划，经评审后APS自动运算生成主计划排程，物料需求计划来源于未来三个月主生产计划，考虑物料即时库存、采购订单未交量、在途量以及安全库存等信息获得需要采购数量。

生产紧急补料需求：生产补料类物料由物控员在系统手工下采购订单，由物流中心经理审核采购订单。

长周期物料：针对采购周期超过三个月的物料（一般为国外采购件），由销售部业务员提供电子档的销售预测，物控员针对销售预测结合BOM做分解，根据外购件实际需求数量及交期系统手工录入采购订单，物流中心经理审核采购订单后传递给供应商进行生产。

采购订单：APS中两周以内的物料需求计划传递到ERP系统生成采购订单，由物流中心经理审核，审核通过后通过SRM系统传给供应商；两周以后的采购物料需求则以采购预测的方式由物控员以邮件方式传给供应商进行备料。

供应商送货：ERP系统中的采购订单自动传输到SRM系统。供应商按照采购订单交期进行交货，供应商在SRM系统根据采购订单送货做交货通知单。（供应商的送货检验报告作为附件插入到通知单中，如没有添加附件，系统控制送货通知单无法提交。）

2.1.

3.较现有模式的优势

1)物料需求计划通过APS系统自动运算，取消人工excel操作，提高效率及准确率。

2)采购订单匹配生产计划，确保物料满足生产需求，同时减少采购订单调整。

3)供应商按照两周采购订单进行交货，对供应商交货数量起到控制作用，降低库存

占用风险。

2.1.4.要求与风险

1)APS需要新增供应商、价格、汇率、税率、币别等基础资料。

2)供应商按照采购预测进行备料，需提高供应商执行力与配合度。

2.2.供应商考评管理

2.2.1.现状描述

现主要由采购员通过ERP系统导出考核相关数据，在excel人工进行维护。质量部工程师汇总后的不合格单给由采购员，采购员整理后传给相对应供应商，并提供整改报告。

2.2.2.改进方案

供应商的绩效考评主要从交期、质量、服务、新产品交付等这几个方面进行评估。

导出交期数据ERP

导出外检、PPM

数据

ERP 导出新产品交付数据ERP 重大客诉OA 评价分析

改进计划

系统自动整理

数据

OA

供应商考评表

整理数据：建立考核指标，根据ERP 的交期数据、外检、ppm 数据，新产品交付数据，OA 系统中的重大客诉，通过多系统的数据集成汇总到OA ，由OA 系统自动整理数据，推算出供应商的评分及等级，生成一份供应商考评表。

评价分析：采购员针对系统生成的供应商考评表做分析（质量原因或交期原因），对供应商现有情况提出整改计划。

供应商整改：系统对供应商评审后评分较低的，采购员应先发整改通知书，强烈要求供应商改善。可根据交期未达成或者品质未达标而影响公司生产情况的程度，给予扣款或延迟付款，以督导并强制供应商改善，供应商无法整改或者整改不合格，应及时报告给客户并建议更换新的供应商。

交期考核：按照订单交期进行考核供应商交期达成率。（订单数量与交期同时满足达成率100%）

2.2.

3. 较现有模式的优势

1) 依据系统数据合理考核供应商，确保证物料的品质及交期满足客户需求。

2.2.4. 要求与风险

1) OA 系统需开发多系统数据传输后自动生成的供应商考评表。

2.3. 不良回用扣款管理

2.3.1. 现状描述

目前质检员检验不合格后，将检验不合格单给到采购员，由采购员组织各部门评审是否回用。确认可回用后将结果录入excel 传给供应商进行确认并通知财务扣款。

2.3.2. 改进方案

来料检验单供应商送货

入库

不良扣款单

不良扣款汇总

表

不良品处理单

收料通知/请检

单

是否回用Y

供应商送货：供应商根据采购订单在SRM 系统做交货通知单，传递到ERP 系统生成一份收料通知/请检单。

品质检验：质检员根据供应商送到的物料进行检验，在系统来料检验单上记录检验结果，由质检员选择缺陷类别，通过系统设定回用等级自动带出关键、重要、一般

（ERP增加字段，对品质缺陷进行归类），传输到需求部门。

确认回用：采购员根据质检员提供的不良品处理单组织评审，不可回用则拒收；可回用则选择选择不良品处理单。

2.3.3.较现有模式的优势

1)通过系统设定回用等级自动生成扣款比率，传输到需求部门进行扣款，保证数

据的真实可靠性。

2)避免人工操作，减少工作量。

2.3.4.要求与风险

1)ERP系统增加字段，对品质缺陷进行归类，由品质判定和确认。

2)ERP系统需要开发不良扣款单和汇总表。