公司报刊信件管理制度

公司报刊、信件管理制度

第一条：为规范公司报刊、信件的收发以及保管工作，提高工作效率，特制定本制度。

第二条：办公室全面负责公司报刊征订、信件收发和保管工作。

报刊

第三条：报刊申请：

（1、）在新一年报刊征订开始的前一月，由办公室提出报刊征订的种类报总经理审批；

（2、）部门因工作需征订报刊的在新一年征订开始的前一月向办公室提出报刊征订的申请；

（3、）不得征订与工作无关的报刊。

第四条：采购

由办公室人员按照办公用品的程序进行购买。

第五条：接收保管与发放：

（1、）由办公室每天登记接收的报刊并按照日期进行整理；

（2、）及时将报刊送呈领导以及相关部门，做好不漏送、不错送；

（3、）定期对报刊进行回收整理。

第六条：报废处理：

对回收的报纸进行分类摆放，由公司档案人员对报刊价值进行评测，凡涉及公司信息的、业务工作内容的、公司形象的等等编纂成档案保存，其他则装订整理存储于仓库，年末集中处理。

第七条：负责报刊管理人员要具有高度责任心，做好相关报刊的防潮、防霉等工作。

信件

第八条：邮件（信函）的收发：

（1、）公司办公室负责接收外界寄到公司的所有邮件（信函）并进行登记。有具体收件人的，办公室直接交与收件人并进行签收登记，无具体收件人的，办公室分选后再交与相关部门人员，接收人员也需进行签收登记；

（2、）公司重要邮件（信函）由公司董事长、总经理亲自签收，非重要邮件（信函）注明是董事长、总经理签收的，在董事长、总经理不在公司的情况下，由公司办公室负责人签收处理；

（3、）当收件人不在本岗位时，可由其同事代理签收，签收人应及时与收件人取得联系并告知邮件（信函）情况，未经收件人许可，签收人不得私自拆封收件人的邮件（信函）；

（4、）寄出邮件（信函）需经部门负责人批准，涉及到公司机密邮件（信函）的需上报公司总经理批准，任何人不准寄发与工作无关的邮件(信函)；

（5、）寄出邮件（信函）后应及时与收件人联系其是否收到，如因邮件在途中遗失的，要采取补寄措施，不得因邮件（信函）遗失而耽误工作；

（6、）公司电子邮箱由办公室进行管理，如有客户发送电子邮件，办公室应及时查询并向收件人报告。

第八条：工作责任：

（1、）收件人必须进行邮件（信函）签收登记，如因个人原因造成邮件(信函)丢失的,要等价赔偿;

（2、）代他人签收的邮件（信函）要注意妥善保管,如造成丢失，由当事人负责赔偿；

（3、）未经收件人许可,不准私自拆封邮件（信函）,不准泄漏公司的商业机密，违者按公司将严肃处理；

（4、）月末办公室人员进行汇总整理，年末进行年末汇总整理。

第九条：费用报销：

以上所述相关业务费用，均按财务报销程序进行报销。

第十条：附则：

本制度经各部门代表讨论后报总经理审批后执行。

聪哥