用友项目实施(八)：供应商控制与业务处理

项目实施（八）：供应商控制与业务处理

作者：倪晓红出处：IT专家网2009-06-04 11:14供应商档案与客户档案是财务管理软件赖以工作的基础，很多的业务逻辑规则都是根据供应商档案中定义的规则来处理的。

连载目录：

项目实施（一）：初始部署与导入“期初数据”项目实施（二）：细节出发做好财务软件初始化工作

项目实施（三）：财务系统初始化之账套问题项目实施（四）：财务系统权限设计中的两条捷径

项目实施（五）：选择合适的总帐实现模式项目实施（六）：善用分类管理便于统计分析项目实施（七）：简约原则设置会计科目

【IT专家网独家】对于大部分企业来说，利用财务系统核算业务是围绕两条线展开的，分别是供应商与客户。也就是说，供应商与客户是财务管理中的两个主角。为此实施顾问建议王晓，在企业中负责财务管理系统，也要围绕着这两条线展开。实施顾问看王晓还是不怎么明白，索引就以供应商控制与业务处理为例，给王晓介绍如何做好这方面的工作。

一、设置恰当的分管人员

在企业中，往往不同的采购人员负责不同的供应商。另外处于安全考虑，不同人员之间的采购信息可能还需要相互保密。不过从财务部门角度出发，需要考虑的是是否要根据采购员来进行采购金额的统计。如企业管理层由于市场原材料或者燃料价格的下降，会要求采购员跟供应商去谈判，要求他们把价格下降10%。然后财务部分的材料会计就需要把当月供应商价格与上个月的采购订单价格进行比较，看采购员是否达到目标。然后把这个考核的结果交给人事部门。

为了在财务系统中完成相关的统计，则在供应商基本信息中必须录入由哪个采购员负责这个供应商。这么做的好处是很明显的。即可以把采购员、供应商、采购订单、订单价格等等信息连接在一起。最后就可以把采购员的价格执行情况统计出来。所以实施顾问就建议王晓，向相关人员确认是否有这方面的需求。如果有的话，则在供应商信息控制中，必须把分管人员的信息填入，并如果有调整的话，也要随之进行调整。在用友财务管理软件中，在供应商档案窗口，可以为供应商指定采购员。在相关的报表中，也可以根据采购员来进行统计。为此现在工作的重点是，要保证这些信息的准确性。并且随着后续采购员的调动，这个信息也需要进行及时的调整。否则的话，根据采购员来统计相关信息时，很容易出现错误。

二、供应商属性的控制

一般情况下，企业的供应商主要分为三类，分别为货物提供商、服务提供商与委外生产厂商。由于供应商分类的不同，其对应着不同的业务处理规则。如这三类供应商其在增值税的处理上就有很大的不同。如某个供应商是委外的话，还需要根据产品的性质来确定委外费用中产生的增值税是直接计入成本还是通过税款客户来核算。为此在供应商档案窗口中，要为每个供应商指定合适的分类。这主要是因为不同的分类，在系统中对应着一套业务处理的规则。如在用友财务管理软件中，系统可以根据这个分类信息，来确定增值税的处理方法。

这就可以减少用户后续手工调整的麻烦，在提高数据数据准确率的同时，提高办公效率。其实不光是用友财务管理软件，像神州数码易飞ERP软件的财务管理模块，也有类似的限制。

不过在现实管理中，可能会出现比较复杂的情况。如同一个供应商即可能使委外供应商，又可能是货物提供商。此时该如何处理呢?如果遇到这种情况，则实施顾问建议王晓，要以供应商的主要业务为准。即如果这个供应商主要为企业提供委外加工的，那么就把这个供应商选择为委外加工商。如此，大部分业务不需要手工调整。需要调整的只是极少一部分业务。这基本上不会影响大局。

三、供应商交易状态控制

在神州数码易飞ERP中，把供应商交易状态分为不准交易、审核中、暂停交易、准许交易等几种情况。这比较符合企业对供应商的管理要求。如企业可能会每年对供应商验厂。如果验厂失败的话，就会暂停跟这个供应商交易，直到其改正为止。此时就可以在供应商档案中，把这个供应商的交易状态设置为“暂停交易”。如此关于这个供应商的应付帐款就无法生成，从而从系统级别上控制相关的操作，杜绝人情化管理。

另外一个有些企业增加新供应商时要求比较严格，要求供应商先递交样品、报价，审核通过后才能够转为企业的正式供应商。如果企业要把这个环节放入系统管理的话，也可以通过这个交易状态来控制。如把递交了样品等待确认的供应商状态设置为审核中。默认情况下，审核中的供应商也不能够生成应付帐款。只有最后审核通过后，状态改为准许交易，才能够生成应付帐款。

其次，为了后续查询的需要，往往其实不跟某个供应商交易了，也不会把这个供应商的信息删除。如果直接删除，则后续查询以前交易的时候，就不会正常显示供应商的名字等信息。故为了信息的完整性需要，其实以后永远不跟这个供应商交易，也往往不建议把这个供应商删除。如果10年、20年后，确定不需要以前的交易信息了，则可以在把相关的交易信息清楚后删除供应商信息。

实施顾问建议王晓，需要确认企业有否这方面的需求。如果有的话，则要跟相关责任人定义好相关的规则。如以后有谁来负责状态的管理，符合什么条件下可以改变规则等等。国有国规，家有家法。只有这些规则都定义出来了，做到说写做一致，才能够提高供应商管理与业务控制的力度。

四、应付余额等查询类科目

在供应商档案信息中，还有不少系统自动维护、用户无法修改的字段，如应付余额等等。这些字段虽然用户无法修改，但是却很有用。如采购员或者企业总经理可能每月月末都比较关心企业外面还欠了多少货款，需要一份应付帐款余额的报表。此时用户就可以通过供应商档案信息来进行查看，或者可以根据这个表格来自定义报表来实现。这个字段不用用户手工维护，而是系统根据应付帐款的余额来自动调整。通常情况下，这里显示的供应商应付帐款余额是跟帐龄分析表中或者其他报表中的余额是同步的。不过这里只能够显示一个总额。如果要查看明细的话，则需要借助其他的报表，如应付未付明细表等等。

在用友财务管理软件中，除了这个应付余额是自动维护的，还有许多类似的字段。如建档人、建档时间、更新者、更新时间等等。这些都是系统根据其他相关作业来收集并自动更新的。这些内容用户无法进行手工修改。有时候，这些信息会很有用。如用户发现某个供应商的状态不对时，就可以根据更新者、更新时间去追踪到这个更改的员工。以判断其是恶意的还是无意的。

客户信息管理跟这个供应商信息管理类似。最后实施顾问建议王晓，这个供应商档案与客户档案是财务管理软件赖以工作的基础。很多的业务逻辑规则都是根据供应商档案中定义的规则来处理的。所以，王晓要根据企业的需要，来一五一十的维护好供应商档案。特别是一些关键的参数字段，要保证百分之百的准确。