公司文件管理制度

文件管理制度

一、目的

为了规范公司文件管理工作，保证文件的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

二、文件管理机构及其职责

1、公司文件工作实行二级管理，一级管理是指公司行政部的统筹管理；二级管理是指各部门的文件资

料管理工作。

2、行政部文员为公司的文件总负责人员，负责公司所有文件资料的统一管理及监督，各部门的文件由

各部门负责人负责本部门文件资料的收集、整理，统一存档到指定位置。

3、文件负责人员要严格执行公司文件管理规定，认真细致地做好文件保管以及利用工作，充分发挥文

件资料的作用。

三、文件制度

1、凡是涉及到公司重要文件的资料均属归档范围。

2、凡属于归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，统一指定位置归档，任何个人不得径自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门必须保留的，可归档复印

件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿

及正文备查。

5、工程项目从开始承办、设计到签约完成，所有的资料由业务部统一整理，做好资料清单后归档，并

填写资料归档表。部门需要使用可采取复印的方式，归档范围（见附件一）外的由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留两份原件，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特

殊情况只有一份原件时，由财务部保存原件。

四、文件保管制度

1、文件总负责人员为行政部文员，归档资料要按照制度进行登记，编制归档目录。

2.、归档资料登记编号后放于指定文件柜，并以电子档形式保存于公司服务器一份（填写资料前扫描

成电子档）。

3、文件要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、文件负责人员要熟悉所管理的文件资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

6、根据有关规定及公司实际情况，确定文件保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

7、经确定需销毁的文件，由文件负责人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销

毁的文件清单由文件员永久保存。

8、严格遵守文件安全保密制度，做好文件流失的防护工作。

9、公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

五、文件借阅制度

1、文件属于公司机密，未经许可不得外借、外传。

2、借阅文件资料，须经文件保管负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借

出文件的，须经文件保管负责人批准。

3、借阅文件，必须履行登记、签收手续。

4、借出文件材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期有文件负责人员催还。需要长期借出的，

须经总经理批准。

5、借出文件时，应填写借阅登记表，以便查阅和催还。

6、借阅文件资料者必须妥善保管文件资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证

文件材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出文件材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要文件、机密文件不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

六、附则

本管理办法自颁布之日起实施。

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