知识产权外来文件与记录控制程序
知识产权管理程序文件
知识产权外来文件与记录控制程序
文件编号：
编制：
审核：
批准：
受控状态：
文件发放号：
2016年02月20日发布2016年03月01日实施
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1、目的
为做好本公司经营过程中与知识产权相关的外来文件的接收、审核、发放等管理工作，保证外来文件在受控状态下使用；为了对记录的标识、贮存、检索、保存期限和处置等进行有效控制，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据，也作为管理过程的追溯和改进的依据，特制定本程序。
2、范围
本程序适用于集团公司知识产权体系相关外来文件和记录的管理。
3、职责
3.1知识产权办公室是集团公司知识产权体系外来文件和运行记录的主管部门，负责监督、
审查外来文件、记录控制的实施情况。
3.2集团办公室负责对外发文的统一管理及外来公文的接受、登记、审查、标识、分发和保管等。
3.3公司各级负责人负责相关记录的编制、处理的审批。
3.4记录的填写人员，对所记录的每一个数据和文字负责。
3.5各部门接受外来公文，转交集团办公室处理。
4、工作程序
4.1外来文件的控制
4.1.1知识产权办直接对行政决定、司法判决、律师函件等重要知识产权类外来文件进行直接管理，确保其来源与取得时间可识别，形成《知识产权外来文件清单》。
4.1.2每年各部门对文件进行整理归档，交档案室保存，保存期限按《档案管理制度》执行。
4.1.3法律法规等外来文件的进一步控制，详见《法律法规和其他要求管理程序》。
4.2记录的编制、评审、批准和发布
记录可以是固定表格的形式或其他形式，固定表格形式的记录可以作为所附属程序文件或三级文件的附件进行编制、审核和批准，也可以单独作为文件进行审核批准，但审批权限必须和相关程序或三级文件一致。
4.3记录的标识和填写
4.3.1记录的标识内容应包括记录的名称、格式、编号、填写日期、签署。
4.3.2记录的编号可按照《文件编写及编号规则》进行编制。各部门为临时工作需要而编制的记录可由各部门自行编号，报集团办备案。
4.3.3其它媒体形式的记录（如光盘、软盘、磁带、照片等），可采取贴标签的形式进行标识。
4.3.4对有标准格式的记录的填写,应按照记录格式内容的要求填写，对无格式要求的记录的编写应根据实际情况进行编写。
4.3.5记录的填写内容应准确，字迹清晰，采用的书写工具应满足长期保存的要求。
4.3.6记录有签署要求的应进行手签。
4.4 记录的收集和归档
4.4.1各部门在知识产权管理活动中产生的记录，由该部门指定人员负责收集和整理。
4.4.2公司进行新、改、扩项目中产生的记录，由项目班子指定专人组织收集和整理。
4.4.3 来自供方和顾客的记录由接收部门负责收集和整理。
4.4.4记录的归档要求详见《档案管理制度》及《记录清单及保存期规定》中的有关规定。对该两项规定中未列出的各部门自身管理活动中产生的其他记录，由各部门自行保管。
4.4.5新、改、扩建项目产生的记录由项目负责人指定专人进行归档处理。
4.4.6 记录的密级划分应按照《保密管理制度》执行。凡属于绝密级别的记录由项目负责人转交档案室负责。
4.4.7以录像带、照片、录音带、磁盘、光盘等其它媒体形式形成的记录的归档，参照《档案管理制度》的要求执行。
4.4.8记录归档时,交接双方应履行签字手续。
4.5 记录的查阅和借阅
4.5.1 合同要求时,在商定的期限内记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。
4.5.2对属于保密范围的记录，由管理者代表负责审批管理性的记录，技术资料的查阅由分管副总裁批准。绝密级的资料由总裁负责审批才可查阅复制。
4.5.3 各部门的记录应便于检索，公司外有关部门因工作需要要求查阅记录时，由记录提供部门填写《记录借阅登记表》，写明原因经主管领导审核签字，管理者代表批准后外借；公司内人员因工作需要查阅／复制相关记录时，到记录保存部门填写《记录借阅登记表》，记录管理人员详细记录借阅／复制内容、页号，经记录保存部门领导批准后允许借阅，记录借阅记录要留存备案。
4.5.4 所有记录的原件一律不借给公司以外的单位/个人。
4.5.5查阅归档记录时，应按照《档案管理制度》的要求办理查阅手续。
4.6 记录的保管
4.6.1记录的贮存和保管应确保贮存场所防火、防潮、防淋雨、防盗、防止损坏和变质。4.6.2记录的保管部门应确保记录的贮存便于检索和查阅。
4.6.3记录的保管期限,按照《记录清单及保存期规定》执行。对该两项规定中未列出的各部门自行保管的记录,根据其使用价值及其重要性,由部门负责人确定其保管期限。
4.7 记录的发放、印刷管理
记录的印刷由记录的使用部门填写《记录印刷申请表》，写明印刷的记录名称、格式、
QEP-04 文件及记录控制程序
生效日期2009.5.6 质量&环境管理体系文件文件编号QEP -04 文件及记录控制程序页码 1 of 12 编制：xxx 日期： xxx 审核：xxx日期： xxx 批准： xxx 日期： xxx 受控标识 声明：未经同意，不得复制！
生效日期2009.5.6 质量&环境管理体系文件文件编号QEP -04 文件及记录控制程序页码 2 of 12 版次 页 次 制/修订 日期 制/修订 内容概要 制/ 修订 人 相关部门经理会签 核准 行政财务工程生产采购品管PMC 客服 文件分发表 分发单位份数分发单位份数分发单位份数 □总经理1# □采购部1# □生产部1# □副总经理1# □行政人事部1# □客服部1# □管理者代表1# □财务部1# □总经办1# □品管部 1 □工程部1# □市场部1# □研发部1# □ PMC部1# 1# “1”表示书面发放份数，“1#”表示电子档形式共享份数。
生效日期2009.5.6 质量&环境管理体系文件文件编号QEP -04 文件及记录控制程序页码 3 of 12 1.0 目的 1.1 确保公司内部文件、记录、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性; 1.2 确保公司所有与品质/环境管理体系相关的文件、记录、图纸及技术资料在流通、应 用、处理时能在受控条件下进行； 1.3 确保公司各职能部门持有最新的、有效版本的文件、记录、图纸、技术资料。 2.0 适用范围 适用于本厂质量、环境管理体系文件,这些文件包括但不局限于以下各项: 1) 质量、环境方针以及质量、环境目标； 2）一阶文件：质量/环境手册； 3）二阶文件：程序文件； 4）三阶文件：系统性作业指导、产品性作业指导(技术文件)，如产品性作业指导/技术规格/生产指令/检验规范/校正指导等； 5）法律法规:与质量/环境体系相关的国家、国际及行业标准、法律/法规/等； 6）外来文件：与质量/环境体系相关资料以及客户提供的记录、文件、图纸等技术资料。 7）其他类文件:本厂管理体系网络内信息/资料以及各部门相关制度、规定等非受控文件。 8）四阶文件：表格或表单件； 9）记录:填写了内容的表格及某些过期文件。 3.0职责（见下表规定） 文件种类编写审核批准分 发 正本 保存 修改 副本 回收 作废 质量/环境手册ISO工程师管代总经理品管部管代/ISO 品管部品管部 程序文件部门主管 及以上人 员 管代总经理品管部 部门主管 及以上人 员 品管部品管部
文件及记录控制程序(完整版)
文件及记录控制程序 ※※※※※※※※※此文件未经批准﹐不准复印※※※※※※※※※※
1.0目的 确保与质量体系相关的文件不被误用，确保记录于使用、收集、汇总、存档、处理等阶段得到适当控制，特制订本程序 2.0范围 适用于本公司与质量体系相关的内部及外来文件、所有同体系相关的质量记录。 3.0权责 本程序由文控中心制定及管理，相关人员配合执行。 4.0定义 4.1质量手册：有关公司经营组织与各机能的概括性、原则性的摘要说明。 4.2程序文件：有关事务的处理方法、手段、顺序等的说明。 4.3作业指导书:为执行品质要求，在技术、制造上所规定的具体方法、手段与判定要领等。 4.4受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作皆须受到管制的文件。 4.5非受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作不须受到管制的文件。 5.0内容 5.1文件的分类： A.从管制属性可分为受控文件和非受控文件两种。 B.从文件架构上分为四级：一级文件为质量手册； 二级文件为程序文件; 三级文件为作业指导书； 四级文件为表单、记录、资料等。 5.2文件与资料编号方法说明。 A.质量手册的编号为QM-001。 B.程序文件的编号为QP-□□□。代表宏旭日用制品；QP代表程序文件；□□□代表文件的流水顺序号。 C.作业指导书的编号为WI-（□□）-□□□。WI代表作业指导书；其后的三个□代表文件流水号；括号中“（□□）”为可选取项，代表部门。 D.外来文件的编号以原有编号为准。如无原有编号，其编号为QE□□□□□□□。QE代表外来品质文件，其前面的六个□代表年月日，后面的一个□代表外来品质文件的文件序号。 E.各种表单的编号原则：文件编号加序号加版本，FM-□□□□□-□□□，FM代表记录
知识产权保护控制程序
X电子有限公司EICC作业指导书 文件名称：知识产权保护控制程序文件编号：EICC-WI-XXX 制定部门：人力资源部生效日期：2016-06-1 第 1 页，共 2 页版本：1 1．0 目的 加强知识产权、商业秘密的保护，在法律允许的范围制定本文件防范泄密造成公司伤害。2．0 适用范围 适用于骏业公司所有与知识产权有关的人员及活动。 3．0 名词解释： 知识产权包括以下内容，可以是公司的，也可能是客户提供的。 3.1各类专利技术、定义为技术秘密的新技术。 3.2申请的各类产标及客人提供的各类商标。公司定义为商业秘密的事项及资料。 3.3著作权：公司及客人提供的各类图纸、软件、电子布线图、教材、录像等。 3.4国家知识产权规定保护的其它保护项。 4.0 职责 4.1 工程部负责专利申请，总经办负责商标申请及技术、商业秘密的认定。 4.2 财务部负责知识产权文件资料的归档管理。 4.3 法律顾问负责代表公司处理与知识产权有关的纠纷。 5.0 作业流程 公司内部知识产权的保护 5.1 新产品立项开发阶段，研发人员必须上网检索此类开发是否有专利保护，否则不得立项。 5.2 新产品研发取得成功后，报总经理批准是否申请专利，经总经理批准后，研发部经理提供资料向国家申请专利。取得纸质文件后，移交财务部建档并保管。 5.3 有关商标注册申请，由总经办提出，总经理批准后，总经办向国家提出注册申请。 5.4 公司规定研发部所有从事研发的人员电脑不得上网，研发项目负责人必须同公司签定保密协议，严格控制核心机密图纸、技术外泄。 5.5 另外研发部办公场所加密码锁，任何人进出必须得到公司授权，否则不得内进。研发部人员下班后不得单独在办公室，办公场所由研发部经理负责管理及最后锁门。
知识产权申请控制程序
知识产权申请控制程序 1.目的 1.1.为规范知识产权获取流程，保证本公司在知识产权申请过程中符合法律、法规和 保密性要求，特制定本程序。 2.适用范围 2.1.适用于本公司知识产权申请过程的控制。 3.职责 3.1.知识产权办公室负责组织知识产权申请论证及申请流程管理； 3.2.知识产权主管负责知识产权申请审批； 3.3.相关部门负责知识产权申请材料的准备和修改。 4.参考文件 4.1.《商标管理规定》 4.2.《著作权管理规定》 4.3.《专利管理规定》 4.4.《中华人民共和国专利法》 4.5.《中华人民共和国商标法》 4.6.《中华人民共和国著作权法》 4.7.《中华人民共和国反不正当竞争法》 4.8.《知识产权评估控制程序》 4.9.《文件管理程序》 5.程序正文 5.1.需求部门根据部门内部知识产权目标，提交知识产权申请并填写《知识产权申请 审批表》，经部门领导审核后，递交知识产权办公室； 5.2.知识产权办公室组织对提出的知识产权申请进行论证，依照《知识产权检索控制 程序》对相关知识产权进行检索分析，给出检索结论，确定知识产权级别，并将意见填入《知识产权申请审批表》对应栏内； 5.3.知识产权主管审批通过后，知识产权办公室按照知识产权级别分类进行对外申报； 对外申报过程中出现的问题由知识产权办公室牵头协调解决。 5.4.普通级、重要级知识产权申报由知识产权办公室自行办理。其中申请过程中的发
明专利审查意见自行撰写或委托专利代理机构撰写；重大级知识产权申请委托专业代理机构办理； 5.5.知识产权办公室跟踪知识产权申请事项，并办理相关手续，并在2年内完成申报， 并通知知识产权需求部门申请结果，如逾期无法完成申报，则应及时与知识产权需求部门联系，并给出计划完成日期，直至申报完成； 5.6.知识产权办公室对申请完成的相关文件进行归档、维护。 6.相关表格 6.1.YYYKJ-IPGL-013-01知识产权申请审批表 7.文件变更历史
知识产权人力资源管理控制程序
修订履历
1 目的 对承担公司知识产权管理职责的人员规定相应岗位的能力要求，并进行培训以满足规定要求。 2 适用范围 本程序适用于公司知识产权管理体系的所有人员，包括各部门兼职人员、知识产权负责人。 3 职责 3.1 人力资源部 3.1.1 负责编制知识产权管理人员的《岗位说明书》。 3.1.2 负责公司知识产权培训计划的制定及监督实施。 3.1.3 负责对公司不同层次的人员按业务领域和岗位要求进行知识产权教育培训。 3.1.4 负责与员工签订有关知识产权的劳动合同，合同中应当明确约定知识产权权属、保密、发明人权 利义务，必要时应约定竞业限制和补偿条款。 3.1.5 负责对入职人员进行适当的知识产权背景调查。 3.1.6 负责对离职员工进行相应的知识产权事项提醒。 3.1.7 负责编制相关文件，明确员工知识产权创造、保护和运用的奖励和报酬，明确员工造成知识产权 损失的责任。 3.2 知识产权管理者代表/总经理 3.2.1 负责批准公司《培训计划》、《岗位说明书》。 3.2.2 负责批准《保密协议》。 4 术语及定义 无 5 程序 5.1 人才需求 5.1.1、需求部门根据部门业务情况或人员情况，提出人才需求 5.1.2、人力资源部从教育、培训、技能和经历等方面考虑，编制知识产权管理人员《岗位说明书》 5.2 入职招聘 5.2.1、入职招聘员工需填写《入职知识产权背景调查表》，进行有相关知识产权背景调查；对与知识产权 密切岗位还应签署知识产权声明文件。 5.2.2新入职的员工都应当签订劳动合同，合同中除约定知识产权权属、保密条款外，对与知识产权密切岗 位还应当明确与知识产权相关的权利和义务；对于涉密人员还要补充签署《保密协议》，协议里约定知识产权保护条款，涉密人员界定依据人力资源部制定的《涉密人员清单》。 5.3 员工培训 人力资源部制定《知识产权年度培训计划》，根据培训计划组织相关人员培训，培训按照知识产权工作人员，中、高层管理人员，研发人员和全体员工进行分类别分批次培训，并形成《培训实施情况记录》。 5.4 员工离职 公司员工离职前应当填写《员工辞职申请单》和《工作交接清单》，《工作交接清单》要进行相应的知识产权事项提醒；核心涉密人员离职，必须签订《保密协议》，核心涉密人员界定依据人力资源部制定的《涉密人员清单》。 6 参考文件
《文件和控制程序》
1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 文件分类： 红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。 一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。 （D）：检验标准、产品规范。 四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 文件分为受控文件及非受控文件： 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会
签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责 文件的审查、批准权限为： 文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。
IPMS-0221-2016知识产权内部审核控制程序
知识产权管理程序文件 知识产权内部审核程序 文件编号： 编制：知识产权办公室 审核： 批准： 受控状态： 文件发放号： 2016年02月20日发布2016年03月01日实施 ****有限公司发布
1、目的 根据公司知识产权手册的要求，审核知识产权管理体系涉及的各部门所开展的各项活动及其结果是否符合要求，确保知识产权管理体系持续有效的运行，并为知识产权管理体系的改进提供依据。 2、适用范围 适用于集团公司知识产权管理体系的内部审核工作。 3、职责 3.1 管理者代表负责审核集团公司年度内部知识产权管理体系审核计划，总裁批准后实施。 3.2 知识产权办负责组织编制集团公司年度内部管理体系审核计划，并组织实施。 3.3 审核组长负责编制每次审核的实施计划，按计划组织审核小组成员对管理体系运行的部门和单位进行审核、评价和报告。 3.4 各部门对审核中发现的不符合项，负责制定纠正措施并组织实施。 4、工作程序 4.1年度内审计划 4.1.1 每年11月或12月份知识产权办策划下一年度的内审方案，策划时要考虑知识产权安全风险评价结果，拟审核的活动和区域的状况、重要性，以及以往审核的结果。应保证每个部门每年至少接受一次内部审核。 年度内审计划由总裁批准后下发。 年度内审计划的内容包括： a)审核目的 b)审核准则 c)审核范围 d)审核频次（时间） e)审核方法。 4.1.2 在以下几种情况，应根据需要进行年度内审计划外的临时内审： a)法律、法规及其他外部要求发生变化； b)相关方的要求或投诉； c)发生重大事故； d)管理体系大幅度变更。 4.1.3公司的临时内审由管理者代表组织实施。
产品销售记录控制程序
1.目的 建立产品销售记录的管理程序，确保必要时能在最短时间内收回有关产品。 2.范围 所有的产品销售记录。 3.职责 业务部、品质部、仓储部。 4.内容 4.1销售记录管理的目的 保证可以追溯产品销售去向，确保必要时能以最快的速度收回有关产品。 4.2销售记录的内容 4.2.1产品名称 4.2.2批号、规格 4.2.3发货数量（件数） 4.2.4客户 4.2.5发货人、发货时间 4.2.6发货单号 4.2.7运输方式 4.2.8备注 4.3销售记录及单据的填写要求 4.3.1字迹清楚、内容真实、完整、详尽、不得用铅笔中圆珠笔填写。 4.3.2及时填写，不得提前或拖后。 4.3.3不得随意撕毁或任意涂改，确实需要更改时，应划一横线后，在旁边重写，更改人签名。 4.3.4签名要填全名，不得只写姓氏。 4.3.5按表格内容填写齐全，不得漏项。
产品销售记录控制程序页次：2/ 2 注意：填写时单位要尽量统一。同产品不同批号，或不同规格产品应分别填写。 4.4记录的收集 每批产品发货后，由业务部跟单员负责收集、记录、货位卡，并与收发货台账进行核对。不得有误。要与实物、账、卡核对，确保没有缺失，签字。收集后要逐项逐页复核，特别是关于产品去向及产品特征的项目。如有疑问需及时与有关文件或发货、运输凭证相核实，并将情况注于备注项下，核对人签字后归档。 4.5记录的保存 4.5.1记录由业务部跟单专人专柜保管。 4.5.2注意防火、防盗、防遗失。 4.5.3记录要保存至有效期后一年。 4.6记录的查阅 查阅人应经业务部批准、登记，阅后要及时送还，并在有关记录上签字。 4.7记录的销毁 每年由管理人员将超过贮存期的销售记录帐、卡列出明细表，报业务部经理批准，品质部派人员监督，签字后方可销毁，并及时登记入销售记录管理台账。 5.相关记录 5.1《产品销售台帐》
文件及质量记录控制程序(五金冲压件)
文件及质量记录控制程序 1.目的： 为便于本组织图面、文件制、修订、更改及分发、收回、废止、销毁等管理，避免文件未经核准发行，或过期、失效文件被误用，以确保系统内使用文件的有效性。 2.范围： 包括本公司质量管理体系文件、组织为资料图纸、标准外来资料及顾客提供的图纸、标准。 3.职责： 3.2各部门：负责各阶文件的编制、保存、销毁，并保证其正确性。 文管中心：负责各阶文件、图面的分发、收回、作废及前三阶文件的废止并保证其版本之正确性 4.内容： 4.1文件管制总则： 4.1.1质量体系文件之编写、审核、与批准： 当各单位依需要制、修订相应阶层之文件时，依电子版《质量手册格式》、《程序文件格式》或《作业指导书格式》格式进行编写。待填妥《文件制/修订申请单》后随附文件原件，依3.1要求依次进行审核、批准并会签各相关部门，批示后交于文管中心，由文管中心统一分发。 4.1.2文件及单据编码：依《文件格式及编码作业指导书》及《单据编码作业指导书》执行。4.1.3质量记录要求：填写必须真实、准确、保持清晰，整洁，记录人必须签全名及日期或盖章。 4.2文件接收及分发： 4.2.1文管中心接到各部门制订或修订文件后，将接收之文件登录于《文件接收管制登记表》，依《文件制/修订申请单》会签单位影印相应份数，于影印件盖红色“发行章”并登录于《文件分发签收记录表》发放至各单位，各单位文件接收人员于《文件分发签收记录表》中签收，文管人员将文件版本、生效日期及分发份数等列入《文件总览表》。 4.2.2如《商品用料结构表》、《QIP量测标准》、《包装规格书》、《QC工程表》等资料视同文件管制，但无需建立《文件总览表》；待相关单位制、修订完毕后，原件交文管中心存盘，文管人员依使所需单位影印相应份数分发至使用单位。 4.2.3文件补发： 文件如有破损、缺页、字迹模糊，或份数不够须补发时，使用单位不得私自影印，需填具《图面/文件申请单》，依3.1规定之权限人员批准后，交文管中心予以补发。 4.2.4本公司四阶文件作为前三阶文件之附件，文管中心保存最新版本，建立《质量记录总览表》
知识产权文件控制程序完整版
知识产权文件控制程序 Document serial number【NL89WT-NY98YT-NC8CB-NNUUT-NUT108】
（知识产权）文件控制程序1.目的 对知识产权管理体系有关的所有文件进行有效控制，防止知识产权管理体系运行的各个场所使用无效文件，确保与体系有关的文件处于受控状态，确保体系有效运行。 2.适用范围 本程序适用于公司与知识产权管理体系有关的所有文件的控制，也包括相应的外来文件。 3.组织与职责 3.1总经理负责批准发布公司知识产权管理手册、程序文件、管理制度和年度目标；3.2管理者代表负责审核公司知识产权管理手册、程序文件、管理制度和年度目标；3.3知识产权部 3.3.1负责本程序的贯彻实施，具体负责与知识产权管理体系有关的文件的控制和管理。 3.3.2负责公司与知识产权管理体系有关文件的归档、保管、发放、回收、作废、销毁工作。 3.3.3负责组织公司知识产权管理手册、程序文件、管理制度的编制、审核、更改及管理工作。 3.3.4负责组织各部门对所负责的受控文件进行年度评审，确保文件的有效性。 3.3.5负责监督管理各职能部门知识产权管理体系运行过程的记录运行。 3.3.6负责收集国家最新相关政策法规。 3.4研发中心 3.4.1负责本部门知识产权程序文件的编制、审核、更改及管理工作； 3.4.2负责新产品、新工艺、新技术研发相关文件的管理和专利申报文件的准备工作。 3.4.3负责收集行业内最新相关信息。 3.5其他部门负责本部门文件和资料的管理与控制。 4.程序概要 4.1文件的分类 4.1.1按文件来源分：内部文件、外来文件。 4.1.2按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。 5.1.3按文件类别分： a）知识产权管理手册； b）知识产权管理体系程序文件； c） c）公司内部支持性管理文件（包括公司规章制度等）； d）外来文件：知识产权局下发文件，相关法律法规、政策文件等。
文件和记录控制程序文件
对公司质量管理体系的所有相关文件和质量记录进行有效控制，确保文件和记录的充分性、有效性和完整性，并提供对产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的证据。 2.0适用范围： 适用于所有与公司质量管理体系有关文件的控制和为证明产品、过程和体系符合要求和质量体系有效运行的记录。 3.0职责： 3.1. 总经理 3.1.1.负责公司质量手册的批准 3.2. 管理者代表 3.2.1.负责组织质量手册的编制和审核； 3.2.2.负责程序文件的批准。 3.2.3.负责三级文件的批准 3.2.技术部经理 3.2.1.负责技术文件的批准。 3.3. 各职能部门 3.3.1.负责相关程序文件和三级文件（包括各种表单）的起草、制定、修订、更改。 3.3.2.负责本部门三级文件的审批、发放范围的确定。 3.3.3.负责确定本部门编制的记录表单的格式以及记录的填写、收集、整理归档工作。 3.3. 4.负责保持本部门的文件及记录符合《文件和记录控制程序》的要求。 3.4. 品质管理部文控中心 3.4.1.负责ISO质量管理体系文件的格式统一、文件登录、编号及发放。 3.4.2.负责文件的回收、修改、废止、保存和销毁。 3.4.3.负责监督、各部门的记录填写控制情况。 3.4.4.负责与本公司ISO质量管理体系相关的外部信息和资料的收集，并加以识别控制。 4.0定义： 4.1.受控文件：被使用为作业依据的书面文件，须随时保持最新版次，具有分发控制、修订版本时须重新 分发以确保文件正确与适用性。 4.2.外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等，被本公司用来作为质量管 理体系流程中引用的标准。 4.3.质量手册（一级文件）：对公司体系的方针、目标、管理职责和权限等进行整体描述的文件，包括ISO 质量手册等。 4.4.程序文件（二级文件）：根据体系要求所编制的纲领性的通用程序，是各部门的合作基础。 4.5.作业指导书（三级文件）：包括与产品、设备、技术和操作方法有关的详细作业指导书，还包括相关法 规要求、标准规范等。 4.6.表单记录（四级文件）：包括书面记录和电子文档。
知识产权信息资源管理控制程序
知识产权信息资源管理控制程序 1 目的 为及时、全面的获取相关知识产权信息，并组织对其进行分析加工，从而有效利用知识产权信息资源，特制定本程序。 2 范围 本程序适用于公司所有与知识产权相关的信息资源。 3 职责 3.1知识产权知识产权办公室负责专利信息识别、收集、筛选、分析、共享知识产权信息资源。 3.2行政部负责商标和著作权的信息识别、收集、筛选、分析、保存、共享知识产权信息资源。 3.3管理者代表负责对外发布的知识产权信息进行审批。 4程序 4.1建立知识产权信息收集渠道，根据公司实际情况不定期、准确的获取相关信息。 公司新产品、新技术研发前，专利、商标注册申请前，根据公司实际情况不定期且至少三个月一次获取相关知识产权信息（商标信息至少一年获取一次）。 4.1.1知识产权信息收集范围： a）产品所属领域信息:国内外相关行业技术信息，相关专业期刊、图书、杂志等出版物记载的相关技术信息，了解当今世界科技发展的趋势，对高新技术进行跟踪和预测， b）竞争对手的知识产权信息及其产品技术等行业技术信息，规避技术冲突的技术开发路线； c）中外企业发展相关领域的专利申请和授权情况，关注国外同行企业在国内的技术专利申请及授权情况； d）客户及市场技术需求的信息，并了解该技术在国内外的专利申请和授权情况。 4.1.2建立知识产权信息收集渠道应考虑以下方面：
a）各级知识产权网站公布的信息； b）关键词检索； c）相关方的信息提供； d）《超级电容器》、《》、《》、《》、《》等相关刊物刊登的相关信息。 4.1.3应保存知识产权信息并保持获取过程的记录完整、清晰，及时填写《知识产权信息资源获取记录表》。 4.2 技术品控部与知识产权办公室获取信息时，由获取人自动筛选与公司有关的信息，整理分类后填入《知识产权信息资源获取记录表》,技术品控部收集的信息提交给技术品控部部长审批，知识产权办公室收集的商标、著作权信息提交知识产权办公室主任审批，对同行业产品结构改进的相关信息由技术品控部部长或知识产权办公室主任组织相关人员进行会议分析信息的适用性，由获取人将适用性分析结果填入《知识产权信息资源获取记录表》中，并上报分管领导，由分管领导负责确定信息使用安排。 信息获取部门将适用的信息的摘要或全文以纸质文件传阅或电子文件的方式在局域网共享到有关人员，分管领导负责确定传阅、共享范围。 4.3员工论文的发表、产品的上市、宣传册的宣传、网站的宣传等需对外发布的知识产权信息，须填写《对外发布审批表》，属于专利方面的，提交到技术品控部审核，属于商标和著作权方面的，提交到知识产权知识产权办公室审核，经管理者代表批准方可发布。 4.4本公司目前并未建立知识产权信息数据库，日后若建立数据库，由知识产权部进行维护完善。 5相关记录 5.1《知识产权信息资源获取记录表》 5.2《对外发布审批表》
(知识产权)文件控制程序
（知识产权）文件控制程序 1.目的 对知识产权管理体系有关的所有文件进行有效控制，防止知识产权管理体系运行的各个场所使用无效文件，确保与体系有关的文件处于受控状态，确保体系有效运行。 2.适用范围 本程序适用于公司与知识产权管理体系有关的所有文件的控制，也包括相应的外来文件。 3.组织与职责 3.1总经理负责批准发布公司知识产权管理手册、程序文件、管理制度和年度目标；3.2管理者代表负责审核公司知识产权管理手册、程序文件、管理制度和年度目标；3.3知识产权部 3.3.1负责本程序的贯彻实施，具体负责与知识产权管理体系有关的文件的控制和管理。 3.3.2负责公司与知识产权管理体系有关文件的归档、保管、发放、回收、作废、销毁工作。 3.3.3负责组织公司知识产权管理手册、程序文件、管理制度的编制、审核、更改及管理工作。 3.3.4负责组织各部门对所负责的受控文件进行年度评审，确保文件的有效性。 3.3.5负责监督管理各职能部门知识产权管理体系运行过程的记录运行。 3.3.6负责收集国家最新相关政策法规。 3.4研发中心 3.4.1负责本部门知识产权程序文件的编制、审核、更改及管理工作； 3.4.2负责新产品、新工艺、新技术研发相关文件的管理和专利申报文件的准备工作。 3.4.3负责收集行业内最新相关信息。 3.5其他部门负责本部门文件和资料的管理与控制。 4.程序概要 4.1文件的分类 4.1.1按文件来源分：内部文件、外来文件。 4.1.2按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。 5.1.3按文件类别分： a）知识产权管理手册； b）知识产权管理体系程序文件； c）公司内部支持性管理文件（包括公司规章制度等）； d）外来文件：知识产权局下发文件，相关法律法规、政策文件等。 4.2文件编号 4.2.1知识产权管理手册编号： QZG/TF.A00X—×××× 发布的年份 第一层次文件（第X版） 企业代号 企业管理标准代号
知识产权外来文件与记录控制程序
知识产权管理程序文件 知识产权外来文件与记录控制程序 文件编号： 编制： 审核： 批准： 受控状态： 文件发放号： 2016年02月20日发布2016年03月01日实施 *********** 发布
1、目的 为做好本公司经营过程中与知识产权相关的外来文件的接收、审核、发放等管理工作，保证外来文件在受控状态下使用；为了对记录的标识、贮存、检索、保存期限和处置等进行有效控制，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据，也作为管理过程的追溯和改进的依据，特制定本程序。 2、范围 本程序适用于集团公司知识产权体系相关外来文件和记录的管理。 3、职责 3.1知识产权办公室是集团公司知识产权体系外来文件和运行记录的主管部门，负责监督、 审查外来文件、记录控制的实施情况。 3.2集团办公室负责对外发文的统一管理及外来公文的接受、登记、审查、标识、分发和保管等。 3.3公司各级负责人负责相关记录的编制、处理的审批。 3.4记录的填写人员，对所记录的每一个数据和文字负责。 3.5各部门接受外来公文，转交集团办公室处理。 4、工作程序 4.1外来文件的控制 4.1.1知识产权办直接对行政决定、司法判决、律师函件等重要知识产权类外来文件进行直接管理，确保其来源与取得时间可识别，形成《知识产权外来文件清单》。 4.1.2每年各部门对文件进行整理归档，交档案室保存，保存期限按《档案管理制度》执行。 4.1.3法律法规等外来文件的进一步控制，详见《法律法规和其他要求管理程序》。 4.2记录的编制、评审、批准和发布 记录可以是固定表格的形式或其他形式，固定表格形式的记录可以作为所附属程序文件或三级文件的附件进行编制、审核和批准，也可以单独作为文件进行审核批准，但审批权限必须和相关程序或三级文件一致。 4.3记录的标识和填写 4.3.1记录的标识内容应包括记录的名称、格式、编号、填写日期、签署。 4.3.2记录的编号可按照《文件编写及编号规则》进行编制。各部门为临时工作需要而编制的记录可由各部门自行编号，报集团办备案。 4.3.3其它媒体形式的记录（如光盘、软盘、磁带、照片等），可采取贴标签的形式进行标识。 4.3.4对有标准格式的记录的填写,应按照记录格式内容的要求填写，对无格式要求的记录的编写应根据实际情况进行编写。
知识产权管理程序
知识产权管理程序 第一章总则 第一条为保护本公司持有的知识产权，加强知识产权管理，鼓励发明创造，根据国家有关法律、法规及规章、制度以及国家《企业知识产权管理规范》的要求，制定本办法。 第二条本办法所称的知识产权包：《专利法》、《著作权法》、《商标法》、《反不正当竞争法》等有关法律所规定的权利，其中包括： （一）专利权和技术秘密：主要包括：新物质、新材料、新产品、新技术、新工艺、新方法、新配方、新设计的专利申请权、专利权、专利实施许可权等以及技术秘密。 （二）商业秘密（含技术秘密和经营秘密）：主要是不为公众所知悉，只属本公司拥有的经营管理、工程、设计、市场、租凭、服务信息等。 （三）其他单位委托本公司承担的科研任务并负有保密义务的科技成果权。（四）本公司引进的知识产权。 第三条公司各级领导、各部门应当采取切实措施加强对公司知识产权的管理，增强员工知识产权法律保护意识，维护公司无形资产的合法权益。公司知识产权管理遵循“统一管理、分工协作、规范有序”的原则。 第四条本公司知识产权部负责知识产权的管理工作。知识产权部的主要职责：（一）商业秘密及知识产权法律事务 1.组织落实商业秘密保护工作； 2.辅助制订与知识产权相关的合同范本或合同条款； 3.技术合作、引进与转让时的法律审查；
4.办理知识产权项目申请相关法律手续； 5.处理知识产权纠纷。 （二）商标管理事务 协助办公室完成商标和LOGO设计、注册、驰名商标申报等； （三）专利及技术创新工作相关事务 2、负责公司专利申请； 2、国内外技术情报信息收集、共享； 3、协调与技术部相关工作。 第五条知识产权部设立知识产权部部长主管知识产权管理相关工作，其主要职责： （一）审核公司知识产权战略及管理制度； （二）确保对知识产权战略实施时的支援及资源的提供； （三）审核专利、商标、著作权等申报项目； （四）最终确认知识产权成果及奖惩； （五）决策其他重大知识产权事项。 第六条研发、生产、销售、采购各相关业务部门需配备兼职的知识产权管理工作人员，作为本部门知识产权工作的联络窗口。 第七条公司的知识产权受国家法律保护，任何组织、个人不得侵犯。凡本公司的员工（含公司各级领导、无固定期限的员工、合同制员工、临时工等，下同），或来本公司实习、学习、进修或合作研究的研究人员，均应遵守本办法。 第二章管理制度 第八条知识产权获取制度
文件记录控制程序
1目得 规范公司记录得管理，为追溯、改进与提高产品质量提供依据，证实质量管理体系运行得持续性、适宜性与有效性，确保其符合标准要求。 2范围 适用于本公司质量管理体系所要求得所有记录得管理与控制。 3职责 3、1 行政部负责记录得统一编号、发放与管理,建立《记录管理一览表》。 3、2 品质部负责产品检验记录得管理。 3、3 各部门负责各自相关联记录得管理. 4流程图 见附件 5内容 5、1 记录得分类 凡就是质量管理体系运行中得记录、报告及与产品相关得质量数据均属于记录范围。 5。1。1 与质量管理体系管理有关得记录主要有: 管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正与预防措施记录、人力资源管理与培训记录、设施管理记录、产品与过程监视与测量记录等等。 5。1。2与采购、销售、生产、检验与交付有关得记录主要有： 产品要求得评审记录、供方评价记录、产品检验记录、监视与测量装置得校准记录、统计技术得应用记录、顾客投诉及服务记录等等。 5.1.３记录得形式为书面形式（如:书面得表格形式、报告文件形式等）、硬拷贝、磁盘等电子媒体等形式。 ５、2 文件记录表格得设计、审批、印制与领用。 ５。2。1 各部门设计自己所需得记录表格，并将空白表格交行政部审核后报管理者代表或其授权人审批后交行政部印制. 5.２.2 印制好得记录表格由仓库负责保管，各部门根据需要从仓库领用. 5、3 文件记录得填写 文件记录由开展该项活动得直接责任人按要求及时填写，填写要求如下: 5。3.1 正确:质量记录所记内容必须真实准确,填写方法必须符合规定要求,字迹清晰，不随意涂改。需更改得部分采取划改，但需更改人签字并注明更改时间。 5。3.２及时:按规定时间填写、传递,发现问题应立即纠正。
文件及记录控制程序
1、目的 对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。 2、范围 适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。 3、定义 3.1受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。 3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。 3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。 3.4 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。 3.5 外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。 3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知” 3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件； 4、职责 4.1集团总经理：负责质量手册的批准。 4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。 4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。 4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。 4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。 4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。 4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。 4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。 4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。 5、文件控制流程图
销售和售后阶段知识产权控制程序
1.目的 本文件用于说明***有限公司在销售和售后服务过程中对知识产权的审查、监控流程，使公司在商业活动中及时规避知识产权风险、跟踪和调查相关知识产权被侵权情况。 2.范围 本文件适用于***有限公司市场经营部、技术中心、知识产权办公室及公司总经理/管理者代表。 3.权责 市场经营部：参与销售活动全过程，对销售产品的知识产权状态进行识别和管控； 技术中心：从事产品研发，把握技术的发展状况和知识产权状况，并做出产品规划； 知识产权办公室：参与销售活动全过程的知识产权管理，给予市场经营部关于在销售活动 中关于知识产权保护的指导和培训； 总经理/管理者代表：掌握销售活动过程中的知识产权管理状态，并对事故处理做出评审 意见或决策。 4.定义 销售活动：包括能产生自主收入的营销业务、公司宣传及产品推广业务、会展业务及上述业务后续的售后服务、市场调查、意见反馈等活动。上述活动均包括售前、实施和售后阶段。 5.作业流程 （转下页）
6. 作业内容 售前的知识产权状态审查与分析： 6.1.1版权，或是否经过权利人合法授权，所用商标或者标识是否已注册完成等，向知识产权办公室提出审查申请，提交《产权状态审查申请书》； 6.1.2 知识产权办公室对产品产权状态审查确认后，在《产权状态审查申请书》上形成审查结果和意见。知识产权办公室将产品资料随同上述与之相关的知识产权审查情况一并交
予市场经营部，市场经营部结合外部的市场营销环境，对产品技术的成熟程度和可推广性进行上市前的全面市场分析和评估； 6.1.3 市场经营部认为产品满足上市要求，则对应制定产品的知识产权保护和风险规避方 案；如产品不符合上市要求的，则出具产品评估报告及建议给知识产权办公室； 6.1.4 知识产权办公室根据市场经营部的报告和建议对产品进行整改，直至产品符合市场 经营部的产品上市标准。 产品宣传的知识产权控制 6.2.1 进行产品宣传活动前，市场经营部制定产品的知识产权保护和风险规避方案，提交 技术中心和知识产权办公室共同评估，作出《营销中知识产权保护及风险规避方案评估报告书》，评估通过，则对方案予以实施，否则重新修改。 日常的知识产权控制 6.3.1 技术中心每月向市场经营部和知识产权办公室发送公司最新的《知识产权清单》。并 按需为市场经营部提供关于知识产权在销售活动中的保护和风险抵御方面的培训和指导； 6.3.2 在日常销售活动中，营销人员应熟知公司《知识产权清单》各类知识产权状况，搜 集市场上同类产品、技术、商标、版权的疑似侵权或被侵权情况，一旦发现疑似事件，对事由和取证等相关信息形成摄像、录像、文字等记录，5个工作日内提交知识产权办公室作甄别，如存在侵权或被侵权情况，执行《知识产权法律纠纷控制程序》。 产品升级和市场环境变化的监控和调整 6.4.1 当产品发生升级时，技术中心和知识产权办公室对改进技术的知识产权状态如上述 行调整，以适应市场销售行为； 6.4.2 相关技术的发展情况等，进行识别和分析，对既有的知识产权保护和风险规避方案适应环境变化的部分予以保留并沿用，不适应的内容进行调整和修订，并在实际销售活动实施。对外贸易 6.5.1 市场部向境外销售产品前通过邮件、OA或会议邀请告知知识产权部即将销售产品的信息或销售目的； 6.5.2 知识产权部调查产品在目的地是否有专利、商标等知识产权保护，具体分析销售产品是否落入知识产权保护范围，调查产品涉及的知识产权的法律状态，到期时间；咨询相关的代理机构或专家调查目的地的知识产权法律、政策及其执行情况，了解行业相关的诉讼信息，分析可能涉及的知识产权风险，并参照《销售和售后管理程序》形成《知识产权保护及风险规避方案评估报告书》将结论告知给市场部。 6.5.3 知识产权部根据目标市场和知识产权的重要级别，制定知识产权申请策略，在有效期内，适时在目的地进行知识产权申请、注册和登记。 6.5.4 对于拥有自主知识产权的产品，市场部可向海关申请登记，采取相应的边境保护措施。 7.表单/记录
文件控制程序的基本要求 记录控制程序
文件控制程序的基本要求记录控制程序 **医疗科技有限公司程序文件记录控制程序文件编号：HLK-QP-02 版本：A.0 生效日期： 分发号： 编制： 审核： 批准： 日期： 日期： 日期： **医疗科技有限公司程序文件文件编号 HLK--QP-02 版号 A.0 记录控制程序页次 1/2 生效日期 1.目的对记录进行控制，为保证产品质量符合规定要求、质量管理体系有效运行、产品、服务、活动的可追溯性及采取的纠正、预防和改进措施提供证据。 2.范围适用于质量管理体系运行产生的所有记录，包括外来记录（如供应商提供的原材料检验报告，计量检定报告等）的控制。 3.职责 3.1综合部负责汇总各部门质量记录编写《质量记录一
览表》，保存本公司各类记录的样本。 3.2各部门负责对本部门的质量记录进行整理、归档。 4.定义记录：指为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，它为证明满足质量要求的程度或质量体系要素运行的有效性提供客观证据，同时也为证实、可追溯性以及已采取的纠正和预防措施提供客观证据。 5.工作程序 5.1 记录的产生按质量手册职责的分配、程序文件以及三阶文件的要求，各部门产生相应质量记录。由各部门根据《文件管理程序》中的规定对质量记录进行编号，以便于检索。 5.2 记录的填写 5.2.1记录填写要及时，内容需正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签名要签全名。 5.2.2记录不可随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的方法进行更正，并签名、注上日期。 5.3 记录的收集、标识和归档 5.3.1各部门应及时收集汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续以便于 **医疗科技有限公司程序文件文件编号 HLK-QP-02 版号 A.0 质量记录控制程序页次 2/2 生效日期检索。 5.3.2 记录的归档方式应便于存取与查阅，一般以本册、文件夹、活页夹等方式保存。 5.3.3 保存质量记录的本册、文件夹、活页夹或其他文具应标识记录的名称，一般情况下各部门应每月对记录整理一次，装订成集，在文具的封面或侧面注明部门、记录名称及月份，每年进行一次总的
知识产权程序文件—记录控制程序
更 改 记 录 修订次 实施 日期 页 码 对应 条款 更 改 内 容 文件更改申请号 1 2 3 4 5 制订 审核 批准 深圳***科技有限公司 Shenzhen *** Co.,Ltd 记录控制程序 文件编号 ***-IPCX4.2.4-2018 受控类型 程序文件 制定部门 管理部 版本 1.0 生效日期 2018-07-16 总页码 4
1 目的 对记录进行有效的控制和管理，提供知识产权管理规范要求和知识产权管理体系有效运行的客观证据，为保持和改进知识产权管理体系提供信息，为制定、纠正和预防措施提供依据。 2 范围 适用于对记录的填写、传递、标识、贮存、保护、检索、保留、借阅、归档、保存期限、处置和销毁等做出了具体规定。 3 职责 3.1 管理部是本程序的归口管理部门，其职责为： 3.1.1 对知识产权记录的完整性、符合性和真实性进行监督、检查。 3.1.2 负责对公司所有知识产权表单进行年度评审，对需更改的记录表单召集各部门进行评审更改，并上报管理者代表批准后执行新版表单。 3.1.3 负责保管超过一年的知识产权记录。 3.2 管理者代表负责批准各部门执行的知识产权记录表单。 3.3 各部门负责按本程序规定的要求具体实施知识产权记录的控制和管理。 4 工作程序 4.1 知识产权记录的控制范围和分类 4.1.1 记录的控制范围包括：知识产权管理体系文件中规定提供的记录，以及在知识产权管理体系运行中形成的其它记录（包括音像记录、磁带、照片、光盘、文字资料等）。 4.1.2 记录的分类包括：各项管理记录、操作记录、审批记录、申报记录、更改记录及相关原始记录。 4.2 记录的形式：记录可以是表格、图表、报告的形式并用纸张作为记录的媒体，以后有条件也可以采取其他任何的媒体，如硬拷贝或电子媒体（磁带、磁盘、胶片、照片等）。 4.3 记录格式的规定 4.3.1 记录一般采用表格方式（特殊情况除外），记录必须有规定的编号和顺序号，编号按本程序的规定执行，表格一般应设制编制、审核、批准和日期栏。 4.3.2 各部门知识产权记录的格式，由各部门负责编制，经部门负责人审批后使用，但必须报知识产权管理部门备案，以备查询。 4.4.3 各部门可根据工作需要提出记录格式的设计更改，但必须执行本程序 4.2.2 规定。 4.4 记录的编制和编号：书面记录由文件编制部门/人员进行编制记录表式后按《文件控制程序》的规定编上唯一性的编号作为记录的标识。其底样交给管理部备案，管理部将所需的记录建立【记录控制清单】，各部门应将本部门所需使用的记录建立【记录控制清单】。 4.5 记录的填写、更改 4.5.1 填写记录的人员只能用钢笔、圆珠笔、签字笔填写记录。记录的填写应做到：填写及时、内容正确完整、字迹清晰、数据真实，并有日期和签全名等。如有不需填的栏目用“ / ”