企业采购招投标

企业采购招投标

招投标，是在市场经济条件下进行大宗货物的买卖，工程建设项目的发包与承包，以及服务项目的采购与提供时，所采取的一种交易方式。招标和投标是一种商品交易行为，是交易过程的两个方面。

一、形式

招投标有公开招投标和邀请招投标两种形式。

公开招投标，又称无限竞争性招标，是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。公开招标的投标人不少于3家，否则就失去了竞争意义。

邀请招投标，又称有限竞争性招标，是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。邀请招标的投标人不少于3家。

二、招投标原则

招标投标活动原则：公开、公平、公正和诚实信用。

三、企业招投标的意义

企业的采购与个人买东西是有差别的，到商店买东西，一般卖多少钱就付多少钱。但对于企业采购来讲，买东西的过程同时也是卖东西的过程，是卖企业的前景、企业的形象、企业的管理体制。例如企业愿意以比较低的价格把东西卖给沃尔玛，就是因为在交易过程中能得到想要的东西，包括期待将来还有定单，在市场上推广自己是沃尔玛的供应商等，这对企业整体的利益，是有好处的。虽然企业以比较低的价格售出产品，但并不能简单地以亏损而论，因为经济上的暂时亏损可以从别的地方得到利益。企业通过这个过程的管理，可以把资源价值充分体现出来。

【案例】

1984年以前的奥运会，基本上都是政府操办的，每一届都亏损。例如，1972年德国慕尼黑奥运会，恐怖分子劫持了以色列的运动员，这一届奥运会亏损了大概10亿美元；1976年加拿大的蒙特利尔奥运会，亏损了20亿美元；1980年莫斯科奥运会，西方国家抵制，结果这一届运动会亏损90亿美元。

1984年美国洛杉矶奥运会组织委员会主席叫尤伯罗斯，现在是美国奥委会主席。当年他组织奥运会的时候就用到了招投标的工具。

尤伯罗斯当时是一个旅行社的总经理，管理才能非常出众。承担奥运会的组织工作任务后，想了很多办法。先用150美元，在银行为洛杉矶奥运会的组织委员会开了一个账户。然后分析资源，并用招投标的方式把这些资源卖给企业，充分体现出资源的价值。

例如，在奥运场馆里面做广告，哪个企业出钱高，就树哪个企业的广告牌。也就是指定广告商，或者指定唯一的产品。他首先从饮料业开始，美国的可口可乐和百事可乐参加竞标，结果可口可乐中标，一个标就是1500万美元。通过招投标的方式，把一件件的资源卖出去，筹集了足够的资金。本次的奥运会上，电视转播权也是通过这种方式进行销售，结果美国广播公司以2.5亿美元中标。

点评：洛杉矶奥运会的招标方式体现了如下特点，即：通过规范的过程，以便宜的价格购买到比较好的东西，并通过对招投标的管理、策划，把资源真正的内在价值发掘出来，使交易双方达到了双赢的局面。

四、企业熟悉招投标的基本目的

企业掌握招投标的工具，可以在资源整合的过程中使资源最大化，或者最优化,以较低的成本采购最好的货物，创造最大的价值，提高企业的竞争力。

五、招投标流程：

（一）、招标人（即业主）办理项目审批或备案手续（如需要）。项目审批或备案后，招标人开标项目实施。

（二）、招标工作启动。招标人可以委托招标代理机构进行招标，也可以自行招标（但备案程序较为繁琐），多数为招标代理机构（即招标公司）承担招标工作。

（三）、标人进行招标策划。即确定：招标进度计划，采购时间，采购技术要求，主要合同条款，投标人资格，采购质量要求等等。前期准备要有一个组织机构，因为具体的招投标有很多环节，包括准备文件、审查投标者、分析市场价格、与各部门协调等，要完成如此多的工作，责任和决策一定要明确清楚。否则结果不一定符合目标和要求，一定要有一个组织机构做保障。做好分解工作，责任明确到个人。流程要清晰化，例如某人负责招投标管理，哪天收到标书，投标截止日期，哪个部门负责接收投标文件，投标文件接收来了以后谁签字，签完字应该交给谁，谁保管，用什么程序保管。是不是可以利用传真，发过来怎么给它密封，等等，这些程序都要制定规则，没有规则就容易就出现混乱，所以要有管理流程、详细的操作方式以及整体的管理办法。前期准备要有制度，包括保密制度，参与的人都要遵守的要求。结合招投标的特点设计一些管理方法，保密制度就是对信息传递的要求，即不能够传递给谁，应该直接交给谁，哪些是不能泄露的，都要定清楚。

有些信息在招标方认为是无所谓的，在投标方可能觉得非常重要，泄露出去就可能造成不公平。所以，哪些信息必须要保密，哪些信息是可以发布的，一定要在事前做好规定。

招投标的很多工作在时间上的要求是很严格的，例如招标截止日期，什么时候开标，都要有规定，所以这些节点要控制好。在管理流程里的前期准备中，要很明确地将其文档化。

（四）、招标人根据招标策划编制招标文件（包括上述策划内容和招标公告）。招标文件是供应商准备投标文件和参加投标的依据，同时也是评标的重要依据，因为评标是按照招标文件规定的评标标准和方法进行的。此外，招标文件是签订

合同所遵循的依据，招标文件的大部分内容要列入合同之中。因此，准备招标文件是非常关键的环节，它直接影响到采购的质量和进度。做一个招标文件，要站在投标者的角度去考虑，要使投标者比较准确、完整地理解招标内容。因为投标者要根据招标文件提供东西，所以一定要站在他的角度，看他是不是能够很清晰地理解，是不是可以比较方便地应对，以及将来评标的时候的可比性是不是会比较好。一般应该包括：目的、范围、要求、标准，还包括一些服务的清单、技术规格以及对备件、售后服务的要求，等等，这些都应该描述得很清楚。合同条款是招标文件里很重要的内容。商业交往很重要的依据就是合同。采购合同条款往往不是一两条，会涉及很多因素，一般来说，合同文本的设计有很多层次。合同各类条款：

?通用合同条款，是指这些条款基本上是通用的。一旦设定了以后，就不需要每一次都进行调整；

?专用合同条款，是针对招投标活动的具体内容，需要每次进行调整；

?特殊合同条款；

?专用（特殊）合同条款资料，专用条款或者特殊条款的资料要附在合同后面。

以这就是比较复杂的合同文本的设计层次。

各层次条款的法律地位：

?专用合同条款根据具体项目编写，通常是对通用条款的补充和进一步明确；

?如果“通用条款”不适合于“专用条款”的，可以删去。此外，对通用条款不够具体细致的内容，专用条款可以补充和完善；

?当合同条款内容相互发生矛盾，专用条款的法律地位高于通用条款，因此，对专用条款要格外重视。

招标文件至少应包括以下内容：

1.招标通告。

2.投标须知。即具体制定投标的规则，使投标商在投标时有所遵循。投标须知的主要内容包括：

(1)资金来源。

(2)如果没有进行资格预审的，要提出投标商的资格要求。

(3)货物原产地要求。

(4)招标文件和投标文件的澄清程序。

(5)投标文件的内容要求。

(6)投标语言。尤其是国际性招标，由于参与竞标的供应商来自世界各地，必须对投标语言做出规定。

(7)投标价格和货币规定。对投标报价的范围做出规定，即报价应包括哪些方面，统一报价口径便于评标时计算和比较最低评标价。

(8)修改和撤消投标的规定。

(9)标书格式和投标保证金的要求。

(10)评标的标准和程序。

(11)国内优惠的规定。

(12)投标程序。

(13)投标有效期。

(14)投标截止日期。

(15)开标的时间、地点等。

组成部分

（1）前附表；

（2）投标须知；

（3）合同主要条款；；

（4）合同格式；

（5）采用工程量清单招标的，应当提供工程量清单；

（6）技术规范；

（7）设计图纸；

（8）评标标准和方法；

（9）投标文件的格式。

性质作用

阐明需要采购货物或工程的性质，通报招标程序将依据的规则和程序，告知订立合同的条件。招标文件既是投标商编制投标文件的依据，又是采购人与中标商签定合同的基础。因此，招标文件在整个采购过程中起着至关重要的作用。招标人应十分重视编制招标文件的工作，并本着公平互利的原则，务使招标文件严密、周到、细致、内容正确。编制招标文件是一项十分重要而又非常烦琐的工作，应有有关专家参加，必要时还要聘请咨询专家参加。

招标文件编制应注意的问题

招标文件的编制要特别注意以下几个方面：

(1)所有采购的货物、设备或工程的内容，必须详细地一一说明，以构成竞争性招标的基础；

(2)制定技术规格和合同条款不应造成对有资格投标的任何供应商或承包商的

歧视；

(3)评标的标准应公开和合理，对偏离招标文件另行提出新的技术规格的标书的评审标准，更应切合实际，力求公平；

(4)符合本国政府的有关规定，如有不一致之处要妥善处理。

合同的风险

?“霸王条款”或不平等条款、变更、依附性条款、指定分包商、不明确或遗漏；

{案例}

很多甲方（招标方）为了保护自己，制定一些“霸王条款”，从合同的字面上虽然是有保护作用的，但是不符合合同公平原则。所有不符合法律要求的条款，都属于无效条款。所以，这类条款对甲方是有风险

的。

?合同的关键名词定义不清；

?缺乏常识和对行业惯例和国际惯例的了解导致的风险；

?无担保要求；

?有利益冲突的代表被委以授权解决争端。

招投标阶段是采购或项目的风险概率最高的阶段，因为在这个阶段什么事情、什么风险都可能出现。风险还没有带来实质性的损失，所以人们比较容易忽视风险的存在。

图4-1 风险曲线示意图

{图解} …

这个曲线图所描述的，细线（左上至右下）是说风险概率是随着采购或者项目实施过程逐渐下降的，但是风险带来的危害见粗线（右下至左上）是逐渐上升的。所以要在前期考虑周到，通过条款、措施的制订，使将来的风险损失控制得比较好。

{案例1} …

有个电信设备采购商，因为采购量很大，就采用招标的形式。竞争很激烈，后来某企业以最低价中标。中标单位的价格远远低于成本价，结果因为产品数量大，企业最后承受不了，做不下去了，直接影响了这个采购商的经营活动。

{案例2} …

地铁工程采购通信电缆，通信电缆是用铜做的。铜的价格在前几年比较便宜，所以投标方中标的时候，中标金额是一亿多人民币，有三四千万的利润。到了去年交货时，因为铜的价格涨得非常快，中标方的利润就变成了几千万的亏损。

结果企业做不下去了，它就和地铁工程的招标方商量，是不是可以给予一些补偿。招标方也有心想帮助，但是在合同里找不到相关条款，没有在市场价格变化了以后，可以做一些相应调整的条款规定。而地铁项目这些预算，在签了合同以后，都是经过政府批准了的，找到补偿办法非常麻烦。导致工程拖了很长时间，对双方都是损害。

点评：对风险的控制和管理，首先要有风险意识，例如，地铁项目这类的合同，要在合同中约定市场情况发生巨大变化时采用哪种补救措施，怎么控制招投标的合同风险，也就是要在前期制定招标文件的阶段就进行策划，这类策划将能有效地化解风险。

招投标除了合同风险之外，还有很多其他的风险。

（1）识别风险的方法和工具

识别风险的方法和工具主要有以下几种：

?审查项目文档：招标文件、设计文件、进度、成本、质量要求、制约和限制条件；

?风险核对表：根据历史资料由团队参与编制；

?信息收集：头脑风暴法、德尔菲专家法、访谈法、SWOT 分析；

?图解法：流程图、因果分析图、影响图；

?假设分析：确定不明确、不一致、不完整的假设的影响。

其中，通过风险核对表可以充分利用以往经验，如果每年都有招投标工作，当时曾经碰过的风险都有记录的话，这时就会起很大的作用。可以核对一下这次的环境、产品和服务，与以往有什么类似的地方，当时采用了什么方法，这样就可以在相当程度上避免风险。还可以通过专家，或者内部一些会议来收集风险的来源，把风险源找出来。

（2）风险登记册

识别风险以后，要把风险文档化，把过程记录下来，建立风险登记册。把风险一项项列出来，包括风险事件发生的时间、风险出现的情况以及风险产生的频率等，从而推断出风险的先兆，通知到相关的管理人员启动预防措施，能使管理更有效。

例如，在美国招投标管理机制里，中标后价格的波动由乙方（投标方）自行负责。而欧洲和中国香港地区的机制，则是如果发生类似事件，甲乙双方可以协商补偿方案。

如果把表格设计得完善一些，而且每一次采购都建立文档，记录过程中有用的一些资料，然后把这些资料整理出来，就叫做风险登记册。如表4-1所示：

{表析

识别了风险以后要进行评估，可以采用定量或定性的办法，根据它的几率、后果和影响进行排列，再针对主要的风险设计一些应对措施，在合同条款中体现出来。

能在合同条款里解决的，或者有应对机制的，要尽可能列出来，总之，把招投标与合同管理结合起来，整个企业的采购招投标操作就会更有效一些。

风险登记册的要点具体包括以下内容：

?辨别风险征兆，这是最理想的内容，可以帮助辨识风险的苗头；

?风险评估矩阵和按等级排列，这是风险评估的效果；

?风险分类；

?风险紧迫性评估，使得应对措施做得及时；

?数据质量评估。

数据质量评估是评估的一项内容。数据怎么采集的，数据的质量如何，可靠性是否高，都要检验。把符合这些要求的数据整理出来，建立起风险登记册，将来就可以用到招投标管理中。

（3）风险对策表

企业采购招投标可以制作风险对策表，将采购某些东西可能碰到的风险以及如何应对的办法都纳入一个表格中，使采购人一看就知道在什么情况下，可以用什么方式去应对。或者查找以前的办法，对新问题的解决有一个启发。风险注册表和风险对策表能够帮助企业设计一个更完整的合同条款。

招标）。投标人看到公告或收到邀请后前往招标公司购买招标文件。招标文件编制出来以后，接下来就是发布招标公告或者定向发布投标邀请函。发布招标公告应具有广泛性，要想办法让更多的投标商看到招标公告，首先要在指定的媒体上发布，如商务部指定了《中国国际招标网》发布机电产品国际招标的招标公告，财政部指定了《中国财经报》和《中国政府采购网》、国家发展和改革委员会指定了《中国采购与招标网》发布招标公告等；同时也可以在其它媒体发布招标公告。

对于投标商来说，要及时准确地掌握招标信息，这是参加投标的前提。要广泛地关注有关媒体。由于邀请投标的范围是招标人确定的，投标商要获得邀请招标的信息相对来说比较困难，需要采用多种方法获取信息。

（六）、获得招标文件后，投标人应研究招标文件和准备投标文件。其间，如有相关问题可与招标公司进行招标文件澄清，必要时招标公司将组织招标项目答疑会。并根据答疑或澄清内容，对全部投标人发布补充文件，作为招标文件的必要组成和修改。一个企业要操作公开招标，首先信息发布平台和内容要考虑周到。信息发布以后，会涉及答疑的问题，答疑也是很容易招致投诉的环节。答疑有一个很重要的原则，即必须以书面的形式回答。也就是不能通过电话进行提问与答复，必须以书面形式提出问题，并盖上公司的公章，回答问题的时候，要把问题和答案同时列到书面上，但是问题的来源通常不需列上。

（七）、招标公司在开标前组建评标委员会，评标委员会负责评标。评委会组成和评标须符合《评标委员会和评标方法暂行规定》。依法必须进行招标的项目，其评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。前款专家应当从事相关领域工作满八年并具有高级职称或者具有同等专业水平，由招标人从国务院有关部门或者省、自治区、直辖市人民政府有关部门提供的专家名册或者招标代理机构的专家库内的相关专业的专家名单中确定；一般招标项目可以采取随机抽取方式，特殊招标项目可以由招标人直接确定。与投标人有利害关系的人不得进入相关项目的评标委员会；已经进入的应当更换。

（八）、招标公司组织招标人、投标人在招标文件规定的时间进行开标。开标包括：招标公司委派的主持人宣布开标纪律>确认和宣读投标情况>宣布招标方有关人员情况>检查投标文件密封情况>唱标(对投标函或投标一览表中的投标人名称/价格/交货期/投标保证金等内容唱标)>完成开标记录并各方签字>开标结束. 开标对时间有比

较严格的要求。《招标投标法》规定，从发出招标公告到开标的时间，一般不少于20天，这是最短的时间限制。

公开招标截止的时间和开标的时间必须一致，也就是接收投标文件截止是12点，那么应该在同一个时刻开标，这是对公开招标的严格规定。

（九）、评委会审查投标文件进行初步评审、详细评审和澄清（如有必要），最终确定中标人。评标方法有：

（1）合理低价法也就是说不是最低价，而是在一个比较合理的价格范围内中标。在这个合理的价格范围内，假如投标者有充分的竞争力，应该是可以获得利润的。更重要的原则是合理低价要有一个计算范围。

如果市场竞争很充分，有足够数量的投标方，那么平均价格就能够反映出目前市场的状况。计算合理低价，可以从平均价入手，然后在平均价格基础上，下调多少个百分点，作为基本的依据或者参考的评标界限，高于或者低于这个依据都会减分。

基本方法

?采用所有投标价的平均值（或进行适当处理），有时对所有不超出预定范围的投标报价进行二次平均，作为评标基准价；

用二次平均方式算出一个平均价格，然后在平均价格里再定一个方案，确定一个范围，在这个范围的报价，才能够进入下一轮的计算，再二次平均，设定一个合理计价的基准。

?将二次平均值下降若干个百分点（可以现场随机确定）作为评标基准价；

预先设定红标线和蓝标线，也就是最高价和最低价，确定一个范围，做一个初选，把不在这个范围的价格淘汰，然后再进行考虑。

?投标价等于评标基准价（或在一定范围之内）得满分。高于或低于基准价的会被按比例扣分。

必须在基准价基础上设计不同的准则，高于这个基准分会减分，低于这个基准分也会适当减分，例如每高出1%减2分，低于1%减1分，使得低价有一个倾向性。

亏本经营对招投标双方都是不利的，所以合理低价应该有最广泛的适用范围。一些大宗的采购、工程项目，或者一些设备、原材料的采购，都可以用这种方法。

?合理低价的关键之一是确定相关的计算系数和基准价的计算公式；

?评标基准价的计算和评分原则通常在招标文件里说明，在评标期间保持不变。

合理低价法的风险防范

风险因素和问题

最严重的一个问题是围标和串标，这种情况在目前一些工程项目里经常出现。一些比较有实力的企业，在地区性招投标项目中互相了解，如果某次招标中招标方的优势比较明显，投标方就会联合起来，把基准的价格抬上去。因为用合理低价法计算价格，是在平均价的基础上，如果投标方报价都很高，这个基准的价格就提高了，将来中标的价格就会比较高。

?围标就是某个投标方中标以后，利益由各串通的企业分享，只要参与配合，不中标也会分得一定利益。

例如对1000万元的一个项目进行围标后，中标方会拿出一部分钱分给每个参与围标的单位，这是一种违规的方法。

?串标就是局部地联合起来，也是合理计价法经常会碰到的一种情况。

如何解决围标问题

比较大的项目吸引力是非常强的，完全杜绝“围标”现象有一些困难。

{案例1}

一个工程项目招标，有8个投标者。在正常投标的情况下，投标的价格最高是9100多万，最低的是7200多万，按照二次平均算出来的价格是7700多万。在这个价格基础上下调2%作为基准价，就是7500万元，这是最优的（如下表所示）。也就是说，投标方要是报价正好是7578万元的话，能拿到100分，高于或者低于这个基准价都会被扣分，例如在注解中标明：高于1%的扣2分，低于1%的扣1.5分，这是合理低价的评标方法。

?商务标

主要是一些费用，包括报价和管理费用。

?技术标

包括企业的信誉、管理人员的资质，过去的质量水平，交货期管理等，还可以再分细一点（见图8-1），如企业信誉，包括资质、荣誉、现在的组织机构、银行信用，管理人员情况，具体操作项目负责人，负责人背景，有什么经验，等等，都可以作为指标。

根据不同的权重，按照同样的方式排列出来，分别把这两个部分进行评分。再通过加权评分模型，看看综合得分是多少。根据得分高低，依次排列出三个候选人。

图8-1 综合评标法评估因素示意图

适用范围

适用于技术特别复杂的招标项目，例如，复杂的工程承包项目等。

综合评估法的风险防范

风险因素：

这种方法的运用会因为人为的因素而出现问题。因为技术评标，会邀请一些专家参加，专家作为个人，总会带有一些主观因素。

{案例}

甲专家说这个方案比较好，乙专家可能更倾向另外一种方案，其实这两个专家可能都是对的，只是个人熟悉的领域不太一样，有些主观因素就可能影响到评估的客观性。

特别是现在很多参与评标的专家都是随机抽取的，各自有熟悉的领域，各自的素质和背景都不一样，对参与的评标就会有不同的看法，人为的因素是不可避免的。